Sammanträdande organ. Tid Måndagen den 18 augusti 2014 kl Plats. Kommunfullmäktige. Safiren, Drottninggatan 19 i Katrineholm

Transkript

1 1 1 KALLELSE Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Sammanträdande organ Kommunfullmäktige Tid Måndagen den 18 augusti 2014 kl Plats Safiren, Drottninggatan 19 i Katrineholm Nr Ärenden Handl. Sid Allmänhetens fråga 1 Protokollsjustering 2 Sammanträdets laga tillkomst 3 Övergripande principer för serviceöverenskommelser 4 Årsredovisning samt revisionsberättelse för Vårdförbundet Sörmland Internationell strategi, Katrineholms kommuns internationella arbete KS/2014:97 PJ 2 KS/2014:217 MSK 32 KS/2014:330 KR Fråga om skolidrott i Katrineholms kommun KS/2014: Fråga om förtelärartjänsterna i Katrineholms kommun 8 Fråga om konsultuppdrag i Katrineholms Logistikcentrum KS/2014: KS/2014: Fråga om oskicket på vägen till Aspenbadet KS/2014: Interpellation om Katrineholms Logistikcentrum KS/2014: Motion om anhörigvänlig arbetsgivare KS/2014: Tillkommande ärenden 149 Leif Tronelius, Ordförande Gunnar Westermark, sekreterare G:\Gemensam\KF\2014\ \KF Kallelse docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: 1

2 2 2 `~~~' '~~-; I~atrineholms kommun \ `~,~ KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Dnr KS/2014: Handläggare: Per Johansson Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige uppdrar till nämnderna att övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare implementeras och verkställs. 2. Vidare uppdras kommunledningsförvaltningen att göra en utvärdering av de övergripande principerna för serviceöverenskommelser efter två år. De synpunkter som tidigare lämnats av nämnderna bör i tillämpbara delar beaktas i kommande uppföljning av principerna för serviceöverenskommelser. Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har tagit fram förslag till principer för serviceöverenskommelse mellan beställare och utförare. Bakgrunden är en revisionsrapport från mars 2011 som pekar på brister i kommunens hantering av de interna kostnaderna mellan förvaltningarna. Principerna för serviceöverenskommelser, inklusive mall för serviceöverenskommelse, redovisas i sin helhet som av ärendets handlingar. Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet för kommunstyrelsens räkning. I beredningen av ärendet har förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelse remitterats till samtliga nämnder. Vid remisstidens slut hade samtliga nämnder, med undantag för socialnämnd och viadidakt, yttrat sig över förslaget. Ärendets handlingar Kommunledningsförvaltningens tjänsteutlåtande, Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare, kommunledningsförvaltningen, OS Sammanträdesprotokoll från byggnadsnämnden, 28, Sammanträdesprotokoll från miljö- och hälsoskyddsnämnden, 16, Sammanträdesprotokoll från service- och tekniknämnden, 23, Sammanträdesprotokoll från vård- och omsorgsnämnden, 48, Sammanträdesprotokoll från kultur- och turismnämnden, 14, Sammanträdesprotokoll från bildningsnämnden, 30, 2014-OS-06 Justerandes sign :~T: 2

3 3 3 1\atrineholms kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KOMMUNSTYRELSEN Blad Kommunstyrelsens överläggning Under kommunstyrelsens överläggning yttrar sig Johan Hartman (M), Inger Fredriksson (C), Göran Dahlström (S), Gudrun Lindvall (MP) samt ekonomchefen Sari Nilsson och kommunchefen Sari Eriksson. Under kommunstyrelsens överläggning uppdras kommunledningsförvaltningen att komplettera 7:2 med exempel på vad som kan anses som annan part inför att ärendet skickas ut till kommunfullmäktige. Justerandes sign Protokollsutdrag till -- ~~~ Akten ~ ~' ;~ Utdragsbestyrkande 3

4 4 4 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/2014: Stab Vår handläggare Per Johansson Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har tagit fram förslag till principer för serviceöverenskommelse mellan beställare och utförare. Bakgrunden är en revisionsrapport från mars 2011 som pekar på brister i kommunens hantering av de interna kostnaderna mellan förvaltningarna. Principerna för serviceöverenskommelser, inklusive mall för serviceöverenskommelse, redovisas i sin helhet som av ärendets handlingar. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet för kommunstyrelsens räkning. I beredningen av ärendet har förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelse remitterats till samtliga nämnder. Vid remisstidens slut hade samtliga nämnder, med undantag för socialnämnd och viadidakt, yttrat sig över förslaget. Sammanfattning av inkomna yttranden Bildningsnämnden Bildningsnämnden anger i sitt yttrande att klara och tydliga interna spelregler bidrar till en effektivare verksamhet. Det måste dock finnas utrymme för fortsatt dialog mellan utförare och beställare med möjlighet att korrigera överenskommelserna. Konskevensbeskrivningar bör, enligt bildningsnämnden, bifogas till överenskommelsen. Nämnden pekar också på att det i överenskommelsen ska framgå vilka lagkrav som ställs på olika verksamheter. En väl underbyggd och genomarbetad överenskommelse bör på sikt medföra ökad tydlighet och långsiktighet. Byggnadsnämnden Byggnadsnämnden säger att i nuvarande nämndorganisation ingår byggnadsnämnden inte den aktuella typen av avtal. Byggnadsnämnden har inget att invända mot de föreslagna principerna för serviceöverenskommelser. I övrigt beslutar byggnadsnämnden att tillstyrka förslaget. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: per.johansson@katrineholm.se 4

5 5 5 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/2014: Stab Kultur- och turismnämnden Kultur- och turismnämnden har inget att erinra mot förslaget till övergripande principer. Nämnden välkomnar att klarhet har skapats vad som gäller i samband med interna överenskommelser, att det finns en prislista för olika tjänster. Vidare, att det finns förslag till hur avtal utformas. Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden anger att i nuvarande nämndorganisation ingår Miljö- och hälsoskyddsnämnden inte den aktuella typen av avtal. Nämnden har inget att invända mot de föreslagna principerna för serviceöverenskommelser. I övrigt beslutar byggnadsnämnden att tillstyrka förslaget. Service- och tekniknämnden Service- och tekniknämnden välkomnar tydliggörandet av former för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. Kommunledningsförvaltningens skrivelse verkar fånga de frågor som är eller kan komma att bli viktiga i den typen av överenskommelser som avses. Nämnden ser det som mycket positivt att det tydligt fastslås att tjänster som tillhandahålls av kommunens egna verksamheter inte får köpas av extern part. I det sammanhanget kan det dock vara lämpligt att definiera någon form av undantagsregel för de eventuella fall där en tjänst som normalt tillhandahålls internt inte kan tillhandahållas. I den skrivelse från service- och teknikförvaltningen som är en del av nämndens underlag, lämnas också ett antal synpunkter på mallen för serviceöverenskommelser och dess innehåll. Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden anser det vara befogat med tydliga riktlinjer. Nämnden uttrycker dock önskemål om tillägg och förändringar i den föreslagna mallen enligt följande: Det ska tydligt framgå hur prissättning har gjorts då den ska baseras på självkostnad. Tydliggörande av vad som menas med respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten samt av hur minskad verksamhet ska hanteras för att inte beställande förvaltning ska stå med alla risker. Beställaren av tjänsterna måste ha rätt till kompensation vid utebliven eller felaktig leverans. Leverantören är skyldig att ersätta köparen för de merkostnader beställaren ådragit sig. Helst bör också en vitesklausul finnas främst som påtryckning vid felaktig leverans, då det i dessa fall ofta är svårt att ange en direkt merkostnad. Slutligen att tvist löses mellan förvaltningarna och om överenskommelse inte nås beslutar kommunchef i tvisten. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: per.johansson@katrineholm.se 5

6 6 6 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/2014: Stab Kommunledningsförvaltningens bedömning Förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelser har arbetats fram av kommunledningsförvaltningen. Till arbetet med att ta fram förslaget, har en referensgrupp bestående av representanter för vård- och omsorgsförvaltningen, bildningsförvaltningen samt service- och teknikförvaltningen varit kopplad. Kommunledningsförvaltningen rekommenderar att alla interna debiteringar till följd av en utförd tjänst följer de övergripande principerna. Denna åtgärd bör skapa tydlighet mellan förvaltningarna vad som ingår i de tjänster de betalar för, skapa möjligheter till en bättre styrning i samband med att respektive förvaltning kan se och påverka sina kostnader i samband med olika verksamhetsförändringar och beslut. De övergripande principerna bör göra det lättare att så bra som möjligt följa de nya reformer kring valfriheten som finns i kommunen. Vidare, bör de också följas upp kontinuerligt och en utvärdering bör göras. Kommunstyrelsen föreslås därför besluta att föreslå kommunfullmäktige att uppdra till nämnderna att övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare implementeras och verkställs. Vidare, uppdra till kommunledningsförvaltningen att göra en utvärdering av de övergripande principerna för serviceöverenskommelser efter två år. De synpunkter som lämnats, främst från service- och tekniknämnden samt vård- och omsorgsnämnden, bör beaktas i kommande uppföljning av principerna för service- överenskommelser. För kommunledningsförvaltningen Per Johansson KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: per.johansson@katrineholm.se 6

7 7 7 1 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum Vår handläggare Maria Martini Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Bakgrund En granskningsrapport avseende hanteringen av de interna kostnaderna inom Katrineholms kommun gjordes av revisionsbyrån PWC och redovisades i kommunstyrelsen i mars Rapporten visade på brister i kommunens hantering av de interna kostnaderna mellan förvaltningarna. Det saknades tydlighet av vad som ingick i den kostnad som debiterades mottagande förvaltning. Det fanns ingen enhetlig hantering av de interna debiteringarna inom kommunen. En viss variation av finansiering av de olika tjänsterna förekom också, en del av de interna tjänsterna var finansierade via anslag och en del finansierades via intern debitering till övriga verksamheter. Detta har således lett till en försvårad styrning av verksamheten samt en osäkerhet i redovisningen, dvs om kostnader och intäkter egentligen hamnar på rätt ställe. Skriftliga anvisningar för interna debiteringar har saknats och det har heller inte funnits tydliga incitament för att få en kostnadseffektiv verksamhet. En svårighet har varit att vissa av kostnaderna för verksamheterna inte kan påverkas och beslut på ett ställe påverkar kostnaderna på ett annat ställe, oavsett om verksamheten minskar eller ökar. Det har inte heller funnits ett enhetligt sätt som anpassning av verksamheten sker på vid förändrade resurser och vid förändrade behov och frågan hanteras på olika sätt för olika områden. Rapporten visar också att det inte görs någon särskild kontroll av den interna verksamheten. I maj 2012 redovisades en rapport angående Hantering av interna kostnader i Katrineholms kommun gjord av NHG 2. Enligt rapporten fanns det en del brister i Katrineholms kommuns hantering av de interna kostnaderna. Rapporten innehöll också rekommendationer och förbättringsområden i hanteringen. De förbättringsområden rapporten visade var: Styrningen av interna kostnader inte är tydlig och helt ändamålsenlig. Finansieringen av interna kostnader skiljer sig åt mellan olika verksamheter. Det finns inte en tydlighet i hur anpassning av verksamhet ska ske med hänsyn till förändrade behov och förutsättningar. Verksamhetsföreträdare har inte tillräcklig kunskap om vad som ingår i tjänsten och den löpande rapporteringen brister. 1 KS/2011: Nordic Healthcare Group nb 7

8 8 8 2 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum Rekommendationer som rapporten tog upp var: Tydliggör spelregler vad som gäller mellan beställare och utförare. Säkerställ rapportering och uppföljning till beställare. Tydliggör tjänstens innehåll, vad verksamheterna betalar för. Tydliggör hur anpassning ska ske efter förändrade förutsättningar. Överväg om överenskommelser mellan beställare och utförare bör införas. I samband med rapportens redovisning beslutade kommunstyrelsen att uppdra till kommunledningsförvaltningen att ta fram övergripande principer (spelregler) för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. I uppdraget ingick också att ta fram ett system för skriftliga överenskommelser och specificering av tjänsternas innehåll. De reformer som skett de senaste åren med fristående skolor som alternativ till den kommunala skolan, lagen om valfrihet inom hemtjänsten (LOV) och de lagstadgade likabehandlingsprinciperna som styr ersättningarna till privata aktörer har ändrat förutsättningarna markant för kommunen. Skolpengen som ges till de fristående skolorna ska baseras på kommunens egna kostnader för de olika delarna i skolverksamheten och detsamma gäller hemtjänstersättningen. Gällande lagstiftning ställer krav på rimligt detaljerad redovisning och jämförbara beräkningsunderlag. För kommunerna innebär den nya lagstiftningen en ny situation som ställer krav på nya lösningar. Konkurrensneutrala förutsättningar bör eftersträvas för egenregi och enskilda anordnare. På rimlig sikt bör därför ökad/minskad volym elever/brukare för egenregin vara möjligt att parera med ökade/minskade kostnader för insatstjänster såsom IT, måltider, vaktmästeri, städning, etc. Leverantörerna av insatstjänster bör på motsvarande sätt ges förutsättningar att ta ansvar för ekonomin i en situation med osäkrare intäkter jämfört med en anslagsfinansierad verksamhet. Som en följd av ovanstående blir vikten av tydliga interna spelregler ännu viktigare. Parterna bör kunna komma överens om övergripande riktlinjer som är hållbara över tid. Kommunfullmäktige fattade beslut om övergripande plan med budget I beslutet görs en flyttning av medel mellan den utförande nämnden (service- och tekniknämnden) och beställande nämnder avseende måltider, städning och vaktmästeri. Detta innebär en ny situation för den kommunala organisationen och ställer krav på både beställarna och utförarna. Det blir ännu viktigare att ha tydliga spelregler mellan de olika förvaltningarna. Omvärldsbevakning Nedan presenteras en omvärldsbevakning kring några revisionsrapporter som granskat interna kontrakt och debitering av interna kostnader/handel. 3 KS/2013:

9 9 9 3 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum Granskningsrapporter Granskningsrapport Västerås kommun Ernst & Young har granskat Västerås Stads rutiner för debitering av internhandel mellan nämnder/förvaltningar i staden. Västerås har en hel del internhandel i en beställar-utförarmodell. Granskningen visade på brister i den interna hanteringen. Det fanns ingen gemensam rutin för hur förfarandet mellan förvaltningar och nämnder skulle gå till. Västerås hanterade en mängd fakturor med mindre belopp och granskningens rekommendationer till staden var att höja beloppsgränsen för att få internfakturera. Avtal fanns mellan de olika förvaltningarna i de flesta fall om de olika tjänsterna. En del muntliga överenskommelser existerade också. Utförande förvaltning har som utgångspunkt att sätta självkostnadspriser, ett resultatkrav på 0,5 % finns. Granskningsrapport Halmstad kommun PWC har granskat Halmstads kommuns arbete med interna kontrakt. I Halmstad tillhandahåller servicenämnden kompetens och tjänster till beställande nämnder avseende städservice, måltidsservice, IT-service, kontorsservice samt transport och maskintjänster. De kontrollområden som granskningen inriktade sig på var b la: Hur fastställs servicenivå och mål för de tjänster som Servicenämnden tillhandahåller? Hur är kommunikation och samverkan med de beställande nämnderna ordnad? Granskningen visar att i huvudsak är servicenivå och mål tydliga för förvaltningarna. Det finns en del oklarheter på en del håll som muntliga överenskommelser och att förvaltningarna inte riktigt alltid är överens om servicenivån. Samtidigt arbetar Halmstad systematiskt med förbättringsarbete med de brister som finns och även oklarheter redovisas. Kommunikationen och samverkan mellan förvaltningarna fungerar för det mesta, men kan utvecklas. Inom serviceförvaltningen finns en uttalad kontaktperson och i de beställande förvaltningarna finns en eller flera kontaktpersoner. Här har det varit svårare att få kommunikationen att fungera eftersom kompetens inom serviceområdet varierar. Det finns också ett reglemente för att effektiviseringsarbetet inom Servicenämnden ska bedrivas i samverkan med de beställande nämnderna. Här är det också en förutsättning att serviceförvaltningen samverkar aktivt med övriga förvaltningar. Att driva förändringar tillsammans kan enligt rapporten också utvecklas ytterligare. Sammanfattning För att skapa så bra interna principer och serviceöverenskommelse har efter en genomgång av PWC:s och NHG:s rapporter om Katrineholms kommun lagts ett fokus på de brister som rapporterna visar, vilka förbättringsområden och rekommendationer som påtalades samt att det gjordes en omvärldsbevakning om 9

10 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum ämnet. Vad fungerade i andra kommuners hantering och vad fungerade inte? Fanns det några gemensamma nämnare? Vilka rekommendationer gavs till de olika kommunerna i granskningen av deras hantering? Varje brist och framgångsfaktor från de olika kommunerna (Katrineholm, Västerås och Halmstad) punktades ner uppdelat i ämnesområde. Dessa ämnesområdespunkter skickades ut till en referensgrupp som bestod av representanter från Service- och teknikförvaltningen, Bildningsförvaltningen och Vård- och omsorgsförvaltningen. Gruppen valdes ut med tanke på den nya situation och de nya krav som flytten av medel som skedde inför 2014 för framförallt dessa förvaltningar kommer att innebära. Deltagarna i gruppen skulle återkoppla ämnesområdespunkterna till ledningen i sina förvaltningar och från ledningen återkoppla synpunkter på materialet till kommunledningsförvaltningen. Efter att ha tagit del av förvaltningarnas synpunkter, farhågor och idéer kopplat till vad de olika rapporterna visade på för olika brister och framgångsfaktorer har ett antal grundläggande övergripande principer och en mall för intern överenskommelse tagits fram som också svarar upp mot det uppdrag som kommunstyrelsen gav kommunledningsförvaltningen: att ta fram övergripande principer (spelregler) för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. I detta ska också ingå system för skriftliga överenskommelser och specificering av tjänsternas innehåll. Övergripande principer Kommunledningsförvaltningen tillhandahåller övergripande principer över vad som ska gälla mellan beställare och utförare. Det är sedan upp till förvaltningarna att lösa de olika delarna mellan varandra och följa de uppsatta principerna. Principerna bygger på ett ömsesidigt förfarande där båda förvaltningarna har rättigheter och skyldigheter. I dessa rättigheter och skyldigheter ska det specificeras vilken uppföljning som ska levereras till den andra förvaltningen. Uppföljningen ger möjlighet till underlag för en intern kontroll av de olika verksamheterna och tjänsterna. Det ska också finnas en tydlig beskrivning om de olika förvaltningars bestämmanderätt och vilken påverkan de har kring hur tjänsterna ska utföras, vad tjänsterna innehåller och hur en eventuell förändring av tjänst hanteras. En samverkan mellan förvaltningarna ska finnas kring tjänsterna och kontaktpersoner ska finnas utsedda. Det ska finnas en skriftlig serviceöverenskommelse som baseras på principerna och som är uppdaterad, godkänd och påskriven av de inblandade förvaltningarna. Finns det eventuella bilagor till serviceöverenskommelsen ska detta framgå tydligt och finnas bifogade. Internpriserna ska ge information om vilka kostnader som de olika tjänster har som tillhandahålls av annan förvaltning, samt ge en mer rättvis bild av vad de olika verksamheterna kostar. De interna priserna och den interna överenskommelsen ska 10

11 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum också medverka till att en mer korrekt och optimal resurshantering bedrivs samt bidra till ökad resursmedvetenhetenhet och bättre hushållning av resurser. Utförande förvaltning ska eftersträva en rättvis fördelning och prissättning av tjänsten. Prissättningen baseras på självkostnad 4 och den utförande förvaltningen får maximalt höja priser, utöver överenskomna kvalitetsförändringar, motsvarande den löneökning som hanteras i budgetprocessen och för eventuell kostnadsökning av varor. Det får inte debiteras extra avgifter kring hanteringen av tjänsterna. De löneökningar som ska tillfalla utförande förvaltnings beställartjänster tillfaller de beställande förvaltningarna. I samband med budgetprocessen ska den serviceöverenskommelsen som skrivs mellan förvaltningarna ses över och eventuella förändringar göras samt eventuella kostnadsökningar inför nästkommande år ska hanteras i förvaltningarnas prioriteringsordning i budgetprocessen. De tjänster som tillhandahålls av kommunens egen verksamhet beställs av den egna regin. Det är inte tillåtet att köpa dessa tjänster från annan extern part 5. Varje förvaltning är ansvarig för sitt kostnadsöverskott respektive kostnadsunderskott. Varje förvaltning ska ha en skriftlig plan kring hur verksamheten ska ställa om och anpassa eller förändra sin organisation kring en eventuell minskad eller utökad verksamhet. Det ska också framgå i serviceöverenskommelsen hur eventuella volymförändringar ska hanteras mellan förvaltningarna. Principerna rörande hantering av lokaler ingår inte i denna översyn utan hanteras separat. Överenskommelse Det ska finnas en skriftlig överenskommelse mellan de olika förvaltningarna som är godkänd och påskriven av de inblandade förvaltningarna och baseras på de övergripande principerna. I överenskommelsen ska det finnas: Detaljerad information om vad tjänsten som beställs/utförs innehåller. Eventuella bilagor ska specificeras i överenskommelsen. Tydlig information hur ofta överenskommelsen ska ses över. Vilket pris tjänsten har. Hur ofta prisnivån ska regleras. 4 Självkostnad är ett begrepp som används inom självkostnadskalkylering. En självkostnad är en fullständig kostnad för ett kalkylobjekt eller en kostnadsbärare. 5 Med annan part menas att tjänsten ej får beställas av en annan leverantör om de tjänster som beställs tillhandahålls (kan dock utföras av extern part) internt i den kommunala organisationen. 11

12 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum En tydlig beskrivning om de olika förvaltningarnas bestämmanderätt kring de olika tjänster som utförs. Vilken påverkan utförande respektive beställande förvaltning har på tjänsten som utförs. Vilken samverkan det ska finnas mellan de inblandande förvaltningarna. Vilken uppföljning som ska göras och till vem den ska göras. Utsedda kontaktpersoner på de olika förvaltningarna. Hur en beställning resp avbeställning av tjänst ska hanteras. Tidsramar för beställning resp avbeställning av tjänst. På vilken nivå eventuella oklarheter, tvister ska lösas. Uppdaterad överenskommelse ska finnas hos förvaltningarna vid eventuella förändringar. Förvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen rekommenderar att alla interna debiteringar till följd av en utförd tjänst följer de övergripande principerna. Denna åtgärd bör skapa tydlighet mellan förvaltningarna vad som ingår i de tjänster de betalar för, skapa möjligheter till en bättre styrning i samband med att respektive förvaltning kan se och påverka sina kostnader i samband med olika verksamhetsförändringar och beslut. De övergripande principerna bör också göra det lättare att så bra som möjligt följa de nya reformer kring valfriheten som finns i kommunen. De övergripande principerna bör också följas upp kontinuerligt och en utvärdering bör göras. Kommunstyrelsen föreslås därmed besluta att Föreslå Kommunfullmäktige att uppdra till nämnderna att övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare implementeras och verkställs. Uppdra till kommunledningsförvaltningen att göra en utvärdering av de övergripande principerna för serviceöverenskommelser efter två år. Ärendets handlingar Mall serviceöverenskommelse 12

13 13 13 XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen intern överenskommelse Serviceö verenskömmelse mellan XXXfö rvaltningen öch XXX-fö rvaltningen Innehåll 1. Allmänt Inledning Syfte/Mål Avtalstid Kontaktpersoner Samarbete Samarbetsformer Beställande förvaltnings ansvar Utförande förvaltnings ansvar Tjänster XXXX XXXX XXXX XXXX Fakturering Förändrade förutsättningar Prisnivå Semester Minskad verksamhet Ökad verksamhet Tvist Beställning och avbeställning av tjänst Beställning av tjänst Beställande förvaltning Annan utförare Avveckling av tjänst

14 14 14 XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen intern överenskommelse 1. Allmänt 1.1 Inledning För att skapa ett gott samarbete och en tydlig ansvarsfördelning träffas följande överenskommelse mellan XXX-förvaltningen och XXX-förvaltningen avseende 1.2 Syfte/Mål Syftet med detta dokument är att tydligt definiera vilket ansvar som åligger respektive förvaltning så att förvaltningarnas förväntningar och förutsättningar hålls på rätt nivå, samt hjälper de ansvariga att dimensionera sin organisation för att kunna möta upp de krav som ställs från verksamheten. Målet med denna överenskommelse är: Att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan förvaltningarna Att definiera beställare och utförare för de specifika tjänsterna Att definiera de tjänstenivåer som gäller Att sätta rätt förväntningar rätt mellan förvaltningarna för att undvika konflikter Att skapa resursmedvetenhet 1.3 Avtalstid 2014-XX-XX 2014-XX-XX med genomgång och vid behov revideringar av överenskommelsen en gång per år. 1.4 Kontaktpersoner XXX-förvaltningen XX Mail: Telefon:XXXXXX Förvaltning: XXX-förvaltningen XX Mail: Telefon:XXXXXX 2 14

15 15 15 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 2. Samarbete 2.1 Samarbetsformer XXX och XXX på respektive förvaltning ska kontinuerligt träffas för uppföljning och planering. Kontakt sker också löpande per telefon och e-post. 2.2 Beställande förvaltnings ansvar Förvaltningen ansvarar för att ha en utsedd kontakt gentemot utförande förvaltning. (exempel på ansvarsdelar) Beställningar Uppföljningar Samverkan 2.3 Utförande förvaltnings ansvar Förvaltningen ansvarar för att ha en utsedd kontakt gentemot beställande förvaltning. (exempel på ansvarsdelar) Beställningar Uppföljningar Samverkan 3 Tjänster 3.1 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 3 15

16 16 16 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 3.2 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 3.3 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 3.4 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 4 16

17 17 17 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 4 Fakturering Fakturering sker till beställare XX gång per månad. Betalning sker snarast efter korrekt mottagen faktura. Faktureringsavgift eller liknande betalas ej. 5 Förändrade förutsättningar 5.1 Prisnivå 5.2 Semester (exempelvis hur semesterperioder hanteras) 5.3 Minskad verksamhet (exempel på hantering vid minskad verksamhet) Personal Portioner 5.4 Ökad verksamhet (exempel på hantering vid utökad verksamhet) Personal Portioner 6 Tvist Eventuella tvister löses mellan inblande förvaltningar. 7 Beställning och avbeställning av tjänst 7.1 Beställning av tjänst Beställande förvaltning 5 17

18 18 18 XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen Utförande förvaltning intern överenskommelse Annan utförare Tjänster som tillhandahålls av utförande förvaltning får ej köpas av annan part Avveckling av tjänst Vid eventuell avveckling av tjänst.. Exempel på frågeställningar: Hur länge ska de olika förvaltningarna vara bundna av avtalet? 1 Med annan part menas att tjänsten ej får beställas av en annan leverantör om de tjänster som beställs tillhandahålls (kan dock utföras av extern part) internt i den kommunala organisationen. 6 18

19 19 19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BYGGNADSNÄMNDEN Blad Allm Yttrande över övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Byggnadsnämndens beslut Byggnadsnämnden tillstyrker förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare och överlämnar sitt beslut till KS/KF. Ärende Kommunledningsförvaltningen har upprättat ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan ärendet behandlas i kommunstyrelsen och fullmäktige ges nämnderna möjlighet att yttra sig över förslaget. Yttrande Från samhällsbyggnadsförvaltningen har inkommit yttrande daterat den 24 mars Byggnadsnämndens överläggning Under nämndens överläggning yttrar sig Erik Liljencrantz. Justerandes sign Protokollsutdrag till Kommunledningsförvaltningen, akten Utdragsbestyrkande 19

20 20 20 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Datum Vår beteckning SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Allm Bygg Miljö Trafik Vår handläggare Eva Frykman Ert datum Er beteckning KS/2014: Byggnadsnämnden Yttrande över övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har upprättat ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan ärendet behandlas i kommunstyrelsen och fullmäktige ges nämnderna möjlighet att yttra sig över förslaget. Ärendets beredning I nuvarande nämndorganisation ingår byggnadsnämnden inte den aktuella typen av avtal. Byggnadsnämnden har inget att invända mot de föreslagna principerna för serviceöverenskommelser. Förslag till beslut Byggnadsnämnden tillstyrker förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare och överlämnar sitt beslut till KS/KF. Eva Frykman Avdelningschef Bygg, miljö, trafik C:\Users\pkkaos\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\QAC2564N\Tjänsteutlåtande övergrip principer serviceöverenkommelser (3).docx SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Trädgårdsgatan 1 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: eva.frykman@katrineholm.se 20

21 21 21 _ l~atrineholms kommun MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSNÄMNDEN Dm : SAMMANTRÄDESPROTOKOLL samma~c~adesaa~~m ~~dl~lefiolms KOMMUN p 3Kommunstyrelsen Handläggare ~Q14 -G4-0 8 Yttrande över övergripande principer för "'~"~ `" serviceöverenskommelser mellan beställare oc u Beslut Miljö- och hälsoslcyddsnämnden tihstyrker förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare och överlämnar sitt beslut till KS/KF. Under nämndens överläggningar yttrar sig Erik Liljencrantz (M) ordförande, Göran Ivarsson (C) 2:e vice ordförande och Lars-Åke Eriksson (S). Samhälisbyggnadsförvaltningens skrivelse : Kommunledningsförvaltningen hac upprättat ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan ärendet behandlas i kommunstyrelsen och fullmäktige ges nämnderna möjlighet att yttra sig över förslaget. Ärendets beredning I mivarande nämndorganisation ingår Miljö- och hälsoskyddsnämnden inte den aktuella typen av avtal. Miljö- och hälsoslcyddsnämnden har inget att invända mot de föreslagna principerna för serviceöverenskommelser. Justerandes sign /-' Prorokollsutdrag till ~ /' Kommunledningsförvaltningen 21

22 22 22 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Datum Vår beteckning SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Bygg Miljö Trafik Vår handläggare Eva Frykman Ert datum Er beteckning KS/2014: Miljö- och hälsoskyddsnämnden Yttrande över övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har upprättat ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan ärendet behandlas i kommunstyrelsen och fullmäktige ges nämnderna möjlighet att yttra sig över förslaget. Ärendets beredning I nuvarande nämndorganisation ingår Miljö- och hälsoskyddsnämnden inte den aktuella typen av avtal. Miljö- och hälsoskyddsnämnden har inget att invända mot de föreslagna principerna för serviceöverenskommelser. Förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden tillstyrker förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare och överlämnar sitt beslut till KS/KF. Eva Frykman Avdelningschef Bygg, miljö, trafik C:\Users\pkkaos\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\QAC2564N\Tjänsteutlåtande övergrip principer serviceöverenkommelser.docx SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Trädgårdsgatan 1 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: eva.frykman@katrineholm.se 22

23 23 23 ~~ ' ~, Katrineholms kommun \ SERVICE- OCH TEKNIKNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum g Blad Dnr STN/2014: Handläggare: Håkan Pettersson Yttrande över övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Beslut Service- och tekniknämnden beslutar ställa sig bakom förvaltningens yttrande och ta det som sitt eget samt att vidaresända yttrandet till kommunstyrelsen. Yttrandet redovisas som service- och teknikn~imndens handling nr S/2019. Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan förslaget slutligen behandlas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige, önskar kommunledningsförvaltningen inhämta nämndernas synpunkter. Ärendets handlingar Service- och teknikförvaltningens skrivelse, Förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Nämndens överläggning Under nämndens överläggning yttrar sig Johan Hartman (M), Ylva G. Karlsson (MP) samt verksamhetsstrategen Håkan Pettersson och avdelningschefen Camilla Wiström. Justerandes sign Protokollsutdrag till ~ Kommunstyrelsen, akten Utdrags styrkande 23

24 24 24 Datum Vår beteckning SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN : Stab 1 (2) Vår handläggare Håkan Pettersson Ert datum Er beteckning Yttrande över övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan förslaget slutligen behandlas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige, önskar kommunledningsförvaltningen inhämta nämndernas synpunkter. Service- och teknikförvaltningens yttrande Service- och teknikförvaltningen välkomnar tydliggörandet av former för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. Kommunledningsförvaltningens skrivelse verkar fånga de frågor som är eller kan komma att bli viktiga i den typen av överenskommelser som avses. Service- och teknikförvaltningen ser det som mycket positivt att det tydligt fastslås att tjänster som tillhandahålls av kommunens egna verksamheter inte får köpas av extern part. I det sammanhanget kan det dock vara lämpligt att definiera någon form av undantagsregel för de eventuella fall där en tjänst som normalt tillhandahålls internt inte kan tillhandahållas. När det gäller formen för överenskommelser har Service- och teknikförvaltningen ett antal synpunkter. I texten står att överenskommelser ska innehålla bland annat detaljerad information om vad tjänsten som beställs/utförs innehåller, vilket pris tjänsten har samt att eventuella bilagor ska specificeras i överenskommelsen. Det är troligt att text som beskriver vissa tjänster kommer att vara omfattande, och även troligt att vissa avtal kommer att kräva omfattande prislistor snarare än ett pris. Därför vore det lämpligt att redan i skrivelsen (på sida 5 av 6) ändra frasen I överenskommelsen ska det finnas till I överenskommelsen eller i tydligt specificerade och daterade bilagor ska det finnas. På det sättet går det att hålla grundavtalen relativt kortfattade och överskådliga samtidigt som all nödvändig detaljerad information ryms i bilagor. S:\Nämnd\Kallelser + handlingar (fr aug 2013)\2014\140403\STN Yttrande över övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare.docx SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vingåkersvägen 18 Org.nummer Telefon: Katrineholms kommun Telefax: E-post: hakan.pettersson@katrineholm.se 24

25 25 25 Datum Vår beteckning SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN : Stab 2 (2) Mallen för serviceöverenskommelser är i huvudsak bra. Även här finns dock vissa synpunkter. Först och främst bör det redan i avtalets inledning (förslagsvis punkt 1.1 Inledning) definieras inte bara tjänst, utan även vilken förvaltning som är beställare och vilken som är utförare. Tjänstespecifikationen (3 Tjänster) innehåller flera underpunkter som redan behandlas i den övriga avtalstexten (t.ex. avbokning, kontaktperson, uppföljningar). Den detaljerade tjänstespecifikationen skulle rent allmänt kunna tjäna på att placeras i bilagor, för ökad överskådlighet. Punkterna 5.2 Semester, 5.3 Minskad verksamhet och 5.4 Ökad verksamhet kan slås samman till en punkt, förslagsvis med namnet Frekvens- och volymförändringar. Punkten Annan utförare är en mycket viktig punkt. Vi känner oss dock tveksamma till om den över huvud taget behöver finnas med som en punkt i avtalet, eftersom det redan framgår tydligt på sidan 5 av de övergripande principerna att tjänster som tillhandahålls av kommunens egen verksamhet beställs av den egna regin. Om detta ändå behöver framgå i varje enskilt avtal bör det komma tidigare, förslagsvis som en underpunkt till 1.1 Inledning eller 1.2 Syfte/Mål. Avslutningsvis skulle Service- och teknikförvaltningen gärna se att mallen för serviceöverenskommelser förseddes med tydligare instruktioner avseende: vad som ska behandlas under vilka rubriker, vilka rubriker som kan/bör/ska hänvisas till bilagor, samt vilka rubriker som måste vara med i varje avtal och vilka (om några) som är exempel på rubriker som kan användas vid behov. Den sista punkten kommer av att förvaltningen ser det som ganska troligt att ett avtal som till exempel behandlar löpande, daglig, matlagning och ett avtal som behandlar anläggning av en lek- eller aktivitetspark till viss del kan kräva olika utseende. Förslag till beslut Service- och tekniknämnden föreslås besluta att ställa sig bakom förvaltningens yttrande samt att vidaresända yttrandet till kommunstyrelsen. Ärendets handlingar Förslaget till övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare bifogas som separat bilaga. Håkan Pettersson S:\Nämnd\Kallelser + handlingar (fr aug 2013)\2014\140403\STN Yttrande över övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare.docx SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vingåkersvägen 18 Org.nummer Telefon: Katrineholms kommun Telefax: E-post: hakan.pettersson@katrineholm.se 25

26 26 26 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Blad Dnr VON/2014: Handläggare: Johanna Gustafsson Yttrande över remissen Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Vård- och omsorgsnämndens beslut Vård- och omsorgsnämnden ställer sig bakom förvaltningens synpunkter och överlämnar dem som sina egna till kommunledningsförvaltningen. Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har den 19 februari 2014 översänt ett förslag för Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare till samtliga nämnder för yttrande. Svar önskas senast den 30 april Förslaget bygger på ett ömsesidigt förfarande där både beställare och utförare har rättigheter och skyldigheter. Utifrån detta har en mall för interna överenskommelser tagits fram. Sammanfattning En granskningsrapport avseende hanteringen av de interna kostnaderna inom Katrineholms kommun gjordes av revisionsbyrån PWC som redovisades i kommunstyrelsen i mars 2011 (KS/2011:52-007). Rapporten visade på brister i kommunens hantering av de interna kostnaderna mellan förvaltningarna. Det saknades tydlighet av vad som ingick i den debiterade kostnaden och det fanns ingen enhetlig hantering av de interna debiteringarna. Skriftliga anvisningar för interna debiteringar har saknats. En svårighet har varit att vissa kostnader för verksamheterna inte kan påverkas och beslut på ett ställe påverkar kostnaden på ett annat ställe. I maj 2012 redovisades rapporten Hantering av interna kostnader i Katrineholms kommun (gjord av Nordic Healthcare Group) som innehöll rekommendationer och förbättringsområden i hanteringen av interna debiteringar. I samband med rapportens redovisning beslutade kommunstyrelsen att uppdra till kommunledningsförvaltningen att ta fram övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare och att ta fram ett system för skriftliga överenskommelser och specificering av tjänsternas innehåll. Kommunfullmäktige fattade beslutade den 18 november 2013 om en flyttning av medel mellan den utförande nämnden (service- och tekniknämnden) och beställande nämnder avseende måltider, städning och vaktmästeri. Detta innebär en ny situation för den kommunala organisationen och ställer krav på såväl beställare som utförare. Det blir ännu viktigare att ha tydliga överenskommelser mellan de olika förvaltningarna. Justerandes sign Protokollsutdrag till Kommunledningsförvaltningen, akten Utdragsbestyrkande 26

27 27 27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Blad Vård- och omsorgsförvaltningens synpunkter Vård- och omsorgsförvaltningen har tagit del av förslaget Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. Förvaltningen ställer sig bakom att tydliga riktlinjer behövs, dock med en del tillägg och förändringar i nuvarande mall Serviceöverenskommelse. Det ska tydligt framgå hur prissättning har gjorts då den ska baseras på självkostnad. Tydliggörande av vad som menas med respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten. Här bör det stå att beställaren har möjlighet att flytta/omfördela beställd tjänst inom verksamheten utifrån behov. Tydliggörande av hur minskad verksamhet ska hanteras för att inte beställande förvaltning ska stå med alla risker. Beställaren av tjänsterna måste ha rätt till kompensation vid utebliven eller felaktig leverans. Leverantören är skyldig att ersätta köparen för de merkostnader beställaren ådragit sig. Helst bör också en vitesklausul finnas främst som påtryckning vid felaktig leverans, då det i dessa fall ofta är svårt att ange en direkt merkostnad. Här talar vi mer om en olägenhet för beställare/brukare. Det är inte tillfredsställande att skriva att en eventuell tvist löses mellan inblandade förvaltningar. Det bör stå att tvist löses mellan förvaltningarna och om överenskommelse inte nås beslutar kommunchef i tvisten. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden ställer sig bakom förvaltningens synpunkter och överlämnar dem som sina egna till kommunledningsförvaltningen. Ärendets handlingar Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. Vård- och omsorgsnämndens överläggning Under vård- och omsorgsnämndens överläggning yttrar sig Monica Johansson (S) och Glenn Rindhoff (V) samt ekonom Johanna Gustafsson. Justerandes sign Protokollsutdrag till Utdragsbestyrkande 27

28

29

30 30 30 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN Blad Dnr 2014:31, 049 Handläggare: Helene Björkqvist Yttrande gällande Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Bildningsnämndens beslut Bildningsnämnden instämmer i yttrandet och överlämnar det till kommunledningsförvaltningen. Bakgrund Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan förslaget slutligen behandlas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige, önskas synpunkter från nämnderna. Bildningsförvaltningens yttrande Bildningsförvaltningen har deltagit i referensgruppen för framtagande av övergripande principer och mallen för intern överenskommelse. På detta sätt har förvaltningen kontinuerligt kunnat lyfta fram synpunkter. Verksamhetsmässiga aspekter Klara och tydliga interna spelregler bidrar till en effektiv verksamhet. Det kommer att ställas krav på bägge parter att ta fram väl underbyggda underlag för att kunna skriva en gemensam överenskommelse. Det måste finnas utrymme för en fortsatt tät dialog mellan utförande och beställande förvaltning och möjlighet för att korrigera överenskommelsen. Förvaltningarna bör också inkomma med konsekvensbeskrivningar som bilaga till överenskommelsen och inför förändringar i uppdrag eller kostnader. Utifrån de krav på likabehandling som ställs på verksamheten sedan friskolornas etablering ser bildningsförvaltningen positivt på att dessa spelregler tagits fram. Den tydlighet som överenskommelsen bidrar till ger större möjlighet för varje enskild skolledare att i större utsträckning styra över alla delar av sin verksamhet och i den mån det är möjligt styra resurser till de områden som ger mest nytta för barnet/eleven. Juridiska aspekter I överenskommelsen ska det tydligt framgå vilka lagkrav som finns för olika verksamheter och vilken förvaltning som ansvarar för att uppfylla kraven. Justerandes sign Ekonomiska aspekter En väl underbyggd och genomarbetad överenskommelse bör på sikt innebära en ökad tydlighet och en långsiktighet. Protokollsutdrag till Utdragsbestyrkande 30

31 31 31 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN Blad Det måste tydligt skrivas in i överenskommelsen vad som gäller vid löneöversyner och prisökningar. Det är viktigt att bildningsförvaltningen fortsätter att tillföras medel för varje tillkommande barn/elev likväl som att det finns möjlighet för bildningsförvaltningen att påverka omfattningen av tjänsten i det fall barn/elevantalet minskar. Det är av största vikt att utförande och beställande förvaltning kan enas om en rimlig tid för omställning av verksamhet. Flickors och pojkars perspektiv Granskning av ärendet har skett ur ett jämställdshetsperspektiv. Ärendets handlingar Förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser Bildningsnämndens överläggning Under bildningsnämndens överläggning yttrar sig Helene Björkqvist förv.chef, Carina Björk-Andersson (FP), Anneli Hedberg (S) och Johanna Siverskog ekonom. Justerandes sign Protokollsutdrag till Utdragsbestyrkande 31

32 32 32 _ ~~ _ ~ 1\atrineholms kommun KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantrådesdatum Blad Dnr KS/2014: Handläggare: Marie Sandström Koski Årsredovisning och bokslut 2013 för Vårdförbundet Sörmland Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner Vårdförbundet Sörmlands årsredovisning för 2013 och beviljar ansvarsfrihet för direktionen och dess enskilda ledamöter samt i övrigt lägga årsredovisningen och revisionsrapporterna till handlingarna. Ärendebeskrivning Vårdförbundet Sörmland har inkommit med sin årsredovisning för 2013 tillsammans med revisionsrapporter och revisionsberättelse. Förbundet uppvisar ett negativt resultat för 2013 på kronor. Det negativa resultatet beror på att den förhöjda målsättningen för det externa patientintaget ej kunnat fyllas. Detta har medfört att förbundet inte lyckats kompensera för anslagsbortfallet då tre medlemmar lämnat förbundet från och med Förbundet har beslutat att det negativa resultatet inte ska återställas i enlighet ned kommunallagens bestämmelser. Soliditeten är den samma som föregående år och uppgår till 80 % om hänsyn tas till att anslagen för 2014 har redovisats i balansräkningen för Revisorerna tillstyrker att respektive fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för direktionen och de enskilda ledamöterna i den samman. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen har inte funnit något att anmärka på i årsredovisningen och instämmer i revisorernas bedömning. Därför föreslår förvaltningen kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige att godkänna Vårdförbundet Sörmlands årsredovisning för 2013 och bevilja ansvarsfrihet för direktionen och dess enskilda ledamöter samt i övrigt lägga årsredovisningen och revisionsrapporterna till handlingarna. Ärendets handlingar Kommunledningsförvaltningens tjänsteutlåtande, Missiv till årsredovisning och bokslut för 2013 Vårdförbundet Sörmland Årsredovisning 2013, Vårdförbundet Sörmland Revisionsrapport: delårsrapport 2013, PWC Revisionsrapport: granskning av årsredovisningen 2013, PWC f 'i ~~ Protokollsutdrag till 32

33 33 33 ~,,'~ ; 1\atrineholms kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KOMMUNSTYRELSEN Blad Revisionsrapport: granskning av rutiner för löneutbetalningar, PWC Revisionsberättelse för år 2013 med revisorernas redogörelse för år 2013 Justerandes sign Protokollsutdrag GII ~~ Akten,: Utdrags estyrkande 33

34 34 34 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/2014: Staben Vår handläggare Utredningssekr Marie Sandström Koski Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Årsredovisning och bokslut 2013 för Vårdförbundet Sörmland Ärendebeskrivning Vårdförbundet Sörmland har inkommit med sin årsredovisning för 2013 tillsammans med revisionsrapporter och revisionsberättelse. Förbundet uppvisar ett negativt resultat för 2013 på kronor. Det negativa resultatet beror på att den förhöjda målsättningen för det externa patientintaget ej kunnat fyllas. Detta har medfört att förbundet inte lyckats kompensera för anslagsbortfallet då tre medlemmar lämnat förbundet från och med Förbundet har beslutat att det negativa resultatet inte ska återställas i enlighet ned kommunallagens bestämmelser. Soliditeten är den samma som föregående år och uppgår till 80 % om hänsyn tas till att anslagen för 2014 har redovisats i balansräkningen för Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet för kommunstyrelsens räkning. Under beredningen av ärendet har socialnämnden yttrat sig. Socialnämndens yttrande Socialnämnden har låtit meddela att nämnden avstår från att yttra sig. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen har tagit del av Vårdförbundet Sörmlands årsredovisning samt revisionsrapporterna och revisionsberättelsen. Som redan omnämnts ovan, uppvisar förbundet ett negativt resultat på kronor för Förbundets verksamhetsintäkter består i huvudsak av anslag från huvudmännen och vårdavgifter från andra intressenter. Förbundet har inte lyckats kompensera det bortfall av anslag som blivit en konsekvens av att tre kommuner valt att lämna förbundet. K:\Beredningsmöten\2014\140618\ MSK\ Vårdförbundet NY.docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 34

35 35 35 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/2014: Staben Medlemskommunerna har nyttjat sina avtalade vårdplatser till 107 % vilket medfört ett lägre genomsnittligt pris per vårddygn än vad som beräknats i budget. Revisorerna gör följande bedömning: Direktionen har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt. Balanskravet för 2013 är inte uppfyllt. Beslut om att inte återställa resultatet har tagits i enlighet med kommunallagens bestämmelser Direktionen har beslutat om mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning för Inget av de finansiella målen har uppnåtts. Två av de sju verksamhetsmålen har inte uppnåtts. Räkenskaperna är i allt väsentligt rättvisande. Den interna kontrollen kan utvecklas. Revisorerna tillstyrker att respektive fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för direktionen och de enskilda ledamöterna i den samman. Kommunledningsförvaltningen har inte funnit något att anmärka på i årsredovisningen och instämmer i revisorernas bedömning. Därför föreslår förvaltningen kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige att godkänna Vårdförbundet Sörmlands årsredovisning för 2013 och bevilja ansvarsfrihet för direktionen och dess enskilda ledamöter samt i övrigt lägga årsredovisningen och revisionsrapporterna till handlingarna. Ärendets handlingar Missiv till årsredovisning och bokslut för 2013 Vårdförbundet Sörmland Årsredovisning 2013, Vårdförbundet Sörmland Revisionsrapport: delårsrapport 2013, PWC Revisionsrapport: granskning av årsredovisningen 2013, PWC Revisionsrapport: granskning av rutiner för löneutbetalningar, PWC Revisionsberättelse för år 2013 med revisorernas redogörelse för år 2013 Marie Sandström Koski K:\Beredningsmöten\2014\140618\ MSK\ Vårdförbundet NY.docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 35

36 ~:"i`~ i "~--~'~ ~!11tD~ i ~I~ti(_ ~i\suet S(~t~.~iL\_\D KATRI~'~HOLMS KaMMUN ~ KnmmunstvraiSPn! 2Gi4 -i 4- ~ g Till Kommunfullmäktige [i Årsredovisning och bokslut för Vårdförbundet Sörmland Vårdförbundet Sörmlands förbundsdirektion har vid sammanträde godkänt bifogade årsredovisning och bokslut för förbundets verksamhet för år Vårdförbundets totala årsresultat är negativt med 669 tkr. Det negativa resultatet beror på att den förhöjda målsättningen för det externa patientintaget på Vårnäs behandlingshem, om 5,5 patienter per vårddygn, ej kunnat uppfyllas. Utfallet för året uppgick endast ti112,9 patienter per vårddygn, vilket medförde att intäkten för de externt sålda platserna på primärbehandlingen blev avsevärt lägre än den beräknade och att förbundet ej lyckats kompensera för anslagsbortfallet till Vårnäs, efter att tre medlemmar utträtt urförbundet from Medlemskommunerna har nyttjat sina avtalade vårdplatser till 107 %inom det Öppna intaget,vilket medför ett lägre genomsnittspris per vårddygn än det som beräknats i budgeten. Vid jämförelse med vårddygnspriset för en extern patient är detta ca 580 kronor billigare. Halvvägshusen för kvinnor respektive män uppfyllde budgetmålet om 6,0 patienter per vårddygn och visar ett positivt ekonomiskt utfall om ca 290 tkr. Det samlade resultatet på Vårnäs behandlingshem uppgår till ca tkr. Familjerådgivningen som är en resultatenhet inom Vårdförbundet påverkar ej driftredovisningen och resultaträkningen då resultatet endast redovisas i balansräkningen. Årets balanserade resultat är positivt. Även Upphandlingsverksamheten redovisar ett positivt resultat. Soliditeten är lägre för 2013 jämfört med föregående år vilket förklaras av en större balansomslutning, på grund av att anslagen för första kvartalet 2014 redovisats i balansräkningen för Vid exkludering av denna bokföringspost blir soliditetsmåttet 80 %för Årets verksamhetsintäkter består av anslag från huvudmännen för köpt verksamhet med 16,9 Mkr (16,4 Mkr) samt av vårdavgifter från andra intressenter och övriga intäkter med 5,9 Mkr (6,9 Mkr). Förbundsdirektionens arbetsgrupp har vid ett par mötestillfällen haft politiska överläggningar med företrädare för VOHJS, Regionförbundet Sörmland samt RAR, 36

37 37 37 det senaste i samband med Regionförbundet Sörmlands årsstämma. Personal föreläste i samband med stämman om verksamheten vid Vårnäs behandlingshem. Diskussioner och kontakter med landstingets ledning om dess eventuella medlemskap i förbundet, ledde i slutet på året fram till ett avtal mellan Landstinget Sörmland och Vårdförbundet Sörmland gällande till och med Avtalet reglerar landstingets årliga ekonomiska anslag till avgiftningsverksamheten som bedrivs vid Vårnäs behandlingshem. Landstinget ges genom avtalet närvarorätt vid förbundets direktionssammanträden genom tre insynsplatser för förtroendevalda från landstinget. Ett utvecklingsarbete pågår även med att undersöka förutsättningarna för en HVBverksamhet för ungdomar i Vårdförbundets regi. Detta sker under medlemskommunernas ledning och kommer att fortgå under Förbundet ser det mycket positivt att dess medlemmar under senare tid i allt högre utsträckning ser Vårdförbundet Sörmland som en samarbetspartner, när det gäller att utveckla vård- och behandlingsinsatser för nya målgrupper. Det arbete som nu pågår sker i en nära samverkan mellan företrädare från Vårdförbundet/ Vårnäs samt representanter för medlemskommunerna. Förbundsdirektionen ser med stor tillförsikt fram mot det nya verksamhetsåret, där dialogen med Er som medlemskommuner är avgörande för den fortsatta utvecklingen av förbundet och dess nuvarande samt framtida verksamhetsområden. För ytterligare upplysningar om förbundets verksamhet och ekonomi hänvisar vi till bifogad årsredovisning och bilagda sammanställningar. För Vårdförbundet Sörmland ~~ Torgerd jans n ordförande i förbundsdirektionen Birg~t a Hag a förbu dschef r' ter'' ~- _~~ ~ ~c~-~ /Lennart Svensson adm chef 37

38 38 38 Å R S R E D O V I S N I N G Vårnäs i vinterskrud V Å R D F Ö R B U N D E T S Ö R M L A N D Org nr

39 39 39 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ORDFÖRANDES KOMMENTARER 3 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE 4 Uppdrag och verksamhet 4 Vision 5 Värdegrund 5 Mål, service- och kvalitet samt särskilda uppdrag och aktiviteter 5 Omvärldsanalys 5 Väsentliga händelser under och efter verksamhetsåret 7 Intern kontroll 8 Personal 9 Anställda inom verksamheterna 9 Sjukfrånvaroredovisning 10 Kompetensutveckling 11 Arbetsmiljö 12 Rehabiliteringsarbetets utveckling 12 Förebyggande personalhälsovård 12 Framtid 13 Ekonomi 14 God ekonomisk hushållning 14 Årets resultat Balanskrav Upplysning om pensionförpliktelse och ansvarsförbindelse 15 Driftredovisning 16 Verksamhetsmått 17 Investeringsredovisning 18 RÄKENSKAPER 19 Resultaträkning 19 Balansräkning 20 Kassaflödesrapport 21 Noter till resultat- och balansräkning samt kassaflödesrapport 22 Allmänna redovisningsprinciper 25 Sex år i sammandrag 26 REDOVISNING AV VERKSAMHETERNA 27 Förbundsgemensamt förbundsdirektion och vårdförbundets kansli 27 Uppföljning av inriktningsmål 27 Uppföljning av särskilda uppdrag och aktiviteter 28 Vårnäs behandlingshem 29 Kvalitetsutveckling 30 Uppföljning av inriktningsmål 30 Öppet intag utfall/budget - diagram 32 Vårddygn per månad - öppet intag och externa placeringar - diagram 33 Uppföljning av verksamhetsmål 34 Uppföljning av kvalitets- och servicemått 35 Uppföljning av särskilda uppdrag och aktiviteter 36 Upphandling 37 Uppföljning av mål 38 Uppföljning av kvalitets- och servicemått 39 Familjerådgivning 40 Utåtriktad verksamhet 40 Uppföljning av verksamhetsmål 41 Uppföljning av kvalitets- och servicemått 42 Uppföljning av särskilda uppdrag och aktiviteter 43 Besöksstatistik 44 FÖRKLARINGAR OCH BEGREPP 47 Vad är ett kommunalförbund 47 Politisk organisation 47 Bilaga: Vårnäs behandlingshem - Statistik

40 40 40 ORDFÖRANDES KOMMENTARER Verksamheten i Vårdförbundet 2013 har i hög grad ägnats åt utvecklingsfrågor. Särskilt glädjande är att ett långsiktigt avtal tecknats med landstinget angående finansiering av de medicinska insatserna vid sjukavdelningen vid Vårnäs behandlingshem. Avtalet innebär också att tre politiker från landstinget adjungerats till direktionen. Detta i syfte att öka landstingets insyn och påverkansmöjligheter, samtidigt som en ökad kompetens tillförs ledningsfunktionen. Under flera år har arbete pågått med att pröva möjligheterna att anordna en särskild behandlingsverksamhet för människor med långvariga och kroniska missbruksproblem. Medlemskommunerna har dock kommit fram till att behovet av detta inte är särskilt stort för närvarande. Planerna har därmed lagts åt sidan. Av större intresse, har medlemskommunerna kommit fram till, är att pröva möjligheterna för Vårdförbundet att bygga upp en verksamhet för yngre personer. Det handlar då dels om ungdomar i tonåren, dels om yngre vuxna. Behoven av kvalificerad behandling för dessa grupper har ökat kraftigt, inte minst då beroende på den ökade användningen av nätdroger. Utvecklingsarbetet sker under medlemskommunernas ledning och kommer att fortgå under Att ytterligare öka försäljningen av vårdplatser vid Vårnäs behandlingshem till externa aktörer har emellertid visat sig mycket svårt. I och med att flera medlemskommuner lämnat Vårdförbundet har de avtalade platserna minskat, och kravet på ökad försäljning externt ökat. Detta har också skett i viss utsträckning, dock inte tillräckligt trots intensiva insatser för marknadsföring. Primärbehandlingen vid Vårnäs behandlingshem uppvisar därmed ett relativt stort underskott för verksamhetsåret, samtidigt som medlemskommunerna utnyttjat fler platser än de avtalade. Överläggningar med medlemskommunerna om hur detta skall lösas framöver kommer att ske under våren Halvvägshusen vid Vårnäs visar däremot ett fortsatt överskott. Det gör även övriga verksamheter, dock inte tillräckligt för att förbundet skall kunna uppvisa ett positivt resultat för Verksamheten vid familjerådgivningen har fortgått på sedvanligt sätt. Ledningsfunktionen har dock setts över vilket inneburit att en ny chef tillsatts på halvtid. Denna person ingår också i förbundets ledningsgrupp. Under året har också nya lokaler för familjerådgivningen i Katrineholm eftersökts. Detta arbete kommer att fortsätta Upphandlingsverksamheten har också fortsatt planenligt. Ny upphandling har genomförts avseende konsulentstödda familjehem. Efter förfrågan från Strängnäs kommun har också arbete inletts angående möjligheterna för Vårdförbundet att upphandla vård och behandling även för nya målgrupper. Arbetet fortsätter under Överläggningar har under året också skett med länets kommuner, Regionförbundet Sörmland och landstinget Sörmland angående ytterligare samordning och samarbete inom missbruksområdet. Detta i anledning av ny lagstiftning. Från Vårdförbundets ledning vill vi tacka all personal för deras gedigna och engagerade arbete i våra olika verksamheter. Genom dessa har många människor fått möjligheter till ett bättre och rikare liv. Torgerd Jansson ordförande 40 3

41 41 41 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Uppdrag och verksamhet Vårdförbundet Sörmland är ett kommunalförbund med numera fyra av Sörmlandskommunerna som medlemmar. I förbundsordningens ändamålsparagraf anges förbundets uppdrag som är att svara för gemensam behandlingsverksamhet inom socialtjänstens område omfattande hem för vård och boende (HVB-hem) och/eller öppenvårdsformer, att svara för familjerådgivning och att genomföra viss upphandling som avser vård- och behandlingstjänster för individ- och familjeomsorgens behov. Därav följer de i förbundsordningen nedanstående formulerade uppgifterna som ligger till grund för verksamheten och eventuella tillkommande verksamheter inom Vårdförbundet Sörmland. - ansvara för driften av Vårnäs behandlingshem enligt Anonyma Alkoholisters 12-stegsprogram omfattande abstinensbehandling, primärbehandling, förlängd behandling samt individuellt anpassad eftervård - verka för att samordna vårdkedjor mellan förbundet och olika aktörer - på uppdrag av medlemskommunerna genomföra viss upphandling och teckna ramavtal med vårdgivare för socialtjänstens behov avseende vuxna, barn/tonåringar och familjer - ansvara för familjerådgivningen för Eskilstuna, Katrineholm, Strängnäs och Vingåkers kommuner. I familjerådgivningen ingår att bearbeta och förebygga kriser i familjer genom rådgivande insatser i öppna former och genom informations- och utbildningsinsatser - bevaka omvärldsförändringar som påverkar verksamhetsområdet Vård och omsorg samt ha en öppenhet för att i samverkan med medlemskommunerna uppta nya verksamheter inom förbundet med denna inriktning Det är förbundsmedlemmarnas förtroendevalda i förbundets beslutande församling som har att förverkliga ändamålet och ambitionerna med förbundet. Den beslutande församlingen inom Vårdförbundet Sörmland består av en förbundsdirektion, där varje medlemskommun representeras av en ordinarie ledamot samt en ersättare. Ledamöter till förbundsdirektionen utses av kommunfullmäktige i respektive medlemskommun. Direktionen har under verksamhetsåret haft sju sammanträden och ett ägarmöte. Vision Med stödjande ägare/medlemmar som grund vara en offensiv aktör i Sörmland inom verksamhetsområdet Vård och behandling. Det offensiva aktörsskapet säkerställs bl a genom en aktiv bevakning av omvärldsförändringar som kan påverka verksamheten. Verksamheten utvecklas och anpassas med beaktande av omvärldsförändringar, ägar- och länsintressen samt aktuell forskning inom området. 41 4

42 42 42 Värdegrund Vi vill säkerställa att alla boende i medlemskommunerna, med en beroendeproblematik avseende alkohol/droger alternativt relationsproblem inom familjen, får tillgång till lättillgänglig och effektiv vård och behandling. Vi vill över tid trygga dessa verksamhetsområden genom en långsiktig stabil finansiering, som bygger på samfinansiering mellan flera huvudmän. Verksamheten bedrivs med hänsynstagande till och utifrån övertygelsen om människans ansvar för sin och andras sociala situation och inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Verksamheten präglas av respekt för individens självbestämmanderätt och integritet samt tro på varje individs förmåga att själv göra sitt/sina livsval. Mål, kvalitet -och service samt särskilda uppdrag och aktiviteter I verksamhetsplanen för 2013 anges mål, kvalitets- och servicemått samt särskilda uppdrag och aktiviteter som beslutats av förbundsdirektionen. Målen och kvalitets-/servicemåtten ska vara vägledande för verksamheten. Hur Vårdförbundet lyckats uppfylla dessa under verksamhetsåret redovisas i förvaltningsberättelsen för respektive verksamhet. Omvärldsanalys Den verksamhet som Vårdförbundet Sörmland ansvarar för åt medlemskommunerna kännetecknas av lättillgänglighet. De rådgivande/behandlande insatserna bygger på att hjälpa människor att hitta sina egna resurser för att kunna påverka sina liv i en för dem gynnsam riktning. De professionella hjälpinsatser Vårdförbundet Sörmland erbjuder både på Vårnäs behandlingshem och inom Familjerådgivningen syftar i stor utsträckning till att erbjuda människor verktyg för hur detta skall gå till. Verksamheterna kännetecknas av personal med mycket god kompetens inom respektive område - såväl utbildningsmässigt som erfarenhetsmässigt. Vårdförbundet Sörmland har under flera år haft ett samarbete med Landstinget i Sörmland. Samarbetet avser de medicinska insatser som utförs på Vårnäs behandlingshem. Under verksamhetsåret har detta samarbete reglerats i form av ett långsiktigt avtal gällande anslag och att Landstinget också har insynsplatser i Vårdförbundet Sörmlands direktion. Detta samarbete ligger i linje med den nya lagstiftning som trädde i kraft 1 juli 2013, där kommuner och landsting har en skyldighet att ingå gemensamma överenskommelser om samarbete i fråga om personer som missbrukar alkohol, narkotika, läkemedel, dopningsmedel eller andra beroendeframkallande medel. Verksamheterna som ingår i Vårdförbundets uppdragsområde, utför professionella hjälpinsatser i samverkan med medlemskommunerna via de kontaktnät som finns uppbyggda kring Vårnäs, Familjerådgivningen och Upphandlingsverksamheten. Samverkan sker också med de externa uppdragsgivare som köper vårdtjänster från Vårnäs, främst via tecknade ramavtal. I Upphandlingsverksamheten har avtal tecknats med de sörmlandskommuner som ej är medlemmar i förbundet, varför samverkan sker mellan samtliga kommuner i Sörmland gällande upphandling av vård och behandling för socialtjänstens behov. 42 5

43 43 43 Målsättningen är att fler aktörer önskar samverka kring förbundets verksamheter i framtiden genom att gå in som medlemmar i förbundet. Ett visst intresse har skönjats från ett par sörmlandskommuner. Under 2013 har en kraftig ökning av användningen av s k nätdroger uppmärksammats från Vårnäs, liksom från medlemskommuner. De vanligaste - under namn som Spice, MDPV och 3mkk - förefaller vara oberäkneliga i sina symptom och abstinensen är ofta mer kraftfull än för traditionella droger. Tillgängligheten förefaller vara stor, då handeln till stora delar sker utan någon form av kontroll och insyn på internet. Under verksamhetsåret beräknas ca 50 % av de inskrivna patienterna på Vårnäs ha använt eller prövat nätdroger, vilket ställer nya krav på exempelvis drogtester och medicinsk abstinensbehandling. Kommunerna har signalerat om att en del av personerna, som använder nätdroger, inte klarar av den strukturerade behandlingen på Vårnäs, varför diskussioner pågått och pågår för att utveckla Vårnäs med en ny avdelning med delvis annat behandlingsinnehåll, för att bättre kunna behandla denna grupp. Gruppen kallas unga vuxna och är åldersmässigt mellan 18 och 25 år. Kommunerna vittnar också om att man i dagsläget ofta inte har någon annan behandlingsform än LVM-behandling (tvångsbehandling), vilket är en mycket kostsam behandling med dåligt resultat. Parallellt med detta arbete pågår även ett utvecklingsarbete med att undersöka förutsättningarna för en HVB-verksamhet för ungdomar. Kommunerna beskriver att antalet ungdomar som vårdas i slutna former blir allt fler. En HVB-verksamhet i Vårdförbundets regi, skulle redan från början bygga in samverkan med insatser i hemkommunen, s k växelvård, vilket skulle gynna förutsättningarna för ungdomen vid hemkomsten. Utvecklingsarbetet sker i samverkan med kommunrepresentanter. Det får ses som positivt att kommunerna i högre utsträckning under senare år alltmer ser Vårdförbundet Sörmland som en samarbetspartner när det gäller att utveckla vård- och behandlingsinsatser för nya målgrupper, även om alla idéer ej leder fram till att verksamhet startas. Det arbete som nu pågår sker i en nära samverkan mellan företrädare från Vårdförbundet och Vårnäs samt representanter från medlemskommunerna. Familjerådgivningen startade för drygt 50 år sedan för att ge stöd till föräldrar i skapandet av en så trygg uppväxtmiljö för barn som möjligt. Det är även i framtiden viktigt att möta detta behov genom att vara en lättillgänglig verksamhet. Framtidens familjebildningar kommer att vara mer komplexa. Paren har en mer mångkulturell sammansättning och olika religioner kan rymmas i en och samma familj. Mer än hälften av alla relationer kan komma att upplösas, där barn från olika familjer ska bo på två eller flera ställen - ibland tillsammans med syskon och/eller tillsammans med andra barn och vuxna. För att kunna följa en allt mer komplicerad och snabb samhällsutveckling krävs att familjerådgivarna är uppdaterade om vad som händer i samhället. Allt fler använder internet och sociala medier för att skaffa sig information och för att få den hjälp som behövs i olika frågor. Därför krävs det att familjerådgivningen når ut, och kommer in i så tidigt skede som möjligt när behov av stöd och rådgivning uppstår, samt kontinuerligt utvecklar det förebyggande arbetet. Det senare kan exempelvis ske genom medverkan i föräldrautbildning, i utveckling av hemsidan och i användandet av sociala medier. En annan del i det förebyggande arbetet är samverkan med närliggande vårdgivare och utbildning av föräldrar i de omställningsprocesser som par ställs inför när man skaffar barn, separerar, bildar nya familjer eller hanterar egna och andras barn. Familjerådgivningens roll i framtiden blir att erbjuda en trygg plats för par, där man i lugn och ro kan ta sig tid att diskutera svåra och livsavgörande frågor. 43 6

44 44 44 Detta kan komma att bli mer aktuellt än någonsin, då uppmärksamheten i vardagen alltmer störs av telefoner, datorer, TV m m redan från tidig ålder. Att samtala med varandra har i vissa fall blivit en bristvara, vilket kan komma att ha en påverkan i relationen för kommande generationer. Verksamheten med upphandlingstjänster enligt LOU sker i samverkan med en samrådsgrupp, där representanter från samtliga deltagande kommuner ingår. Gruppen definierar behov av vård/behandling för vissa målgrupper och gruppen är även delaktig i att formulera krav och servicenivåer för kommande vårdgivare inför en ny upphandling. En fråga som har väckts från politiskt håll är huruvida VFS:s avsatta resurser för verksamheten är tillräcklig. Denna fråga kommer att behandlas på ägarmötet En annan fråga som diskuteras med företrädare för kommunerna är att utöka omfattningen av upphandlingen till att gälla även målgrupper inom socialpsykiatrin och/eller LSS. Även den här frågan kommer att behandlas på ägarmötet. Väsentliga händelser under och efter verksamhetsåret Ägarmöte har genomförts i Malmköping under april, där samtliga fyra medlemskommuner deltog. Förbundet redovisade verksamhet och ekonomi från det föregående året och ett förslag till budgetramar för 2014 som godkändes av ägarna. Vidare fattades beslut om att ej starta HVB-verksamhet för äldre personer med missbruksproblem, efter att frågan tidigare utretts av en extern konsult. Beslut togs även att tillsätta en kommungemensam utredningsgrupp, med uppdrag att genomföra en förstudie för en gemensam HVB-verksamhet för ungdomar i förbundets regi. Förbundschefen gavs i uppdrag att tillsammans med ansvarig tjänsteman i Strängnäs kommun, utreda förslag om utökning av upphandlingsverksamheten, för att även omfatta personer inom LSS-området och socialpsykiatrin. Ett förslag om avgiftsbeläggning vid mernyttjande av vårdplatser inom det öppna intaget på Vårnäs och parsamtal vid familjerådgivningen, som överstiger den budgeterade grunden, tillstyrktes för genomförande fr o m år Direktionens arbetsgrupp har besökt Katrineholms kommun under januari och Eskilstuna kommun under mars Strängnäs samt Vingåkers kommuner besöktes i slutet av det föregående året. Vid dessa möten diskuterades kommunernas syn på nuvarande verksamhet och eventuell utveckling av dessa, samt om kommunerna har behov av annan verksamhet som kan samordnas inom Vårdförbundet. Vid ett av besöken tydliggjordes behov av HVBverksamhet för unga människor, eftersom vårdinsatserna hos denna grupp skjutit i höjden. Vårdförbundet och Vårnäs behandlingshem har tagit emot studiebesök från ordförande för den gemensamma nämnden - VOHJS - i Sörmland, som auskulterade en hel dag på Vårnäs. Besöket hade föranletts av att förbundsdirektionens arbetsgrupp haft politiska överläggningar med företrädare för VOHJS, Regionförbundet Sörmland samt RAR på Vårnäs. Politiska överläggningar genomfördes därefter även i samband med Regionförbundet Sörmlands årsstämma, där även personal från Vårnäs behandlingshem föreläste om verksamheten. Den politiska ledningen och ledande tjänstemän från Örebro socialtjänst besökte Vårnäs behandlingshem och informerades om förbundet samt om verksamheten med Öppet Intag till behandling på Vårnäs. 44 7

45 45 45 Vid ägarmötet tillsattes en arbetsgrupp bestående av ifo-cheferna i medlemskommunerna samt förbundschefen, med uppdraget att göra en förstudie om behov och eventuell uppstart av ny verksamhet i förbundets regi. Arbetet i gruppen har dock inte tagit fart förrän i början av 2014 och kommer att redovisas vid nästkommande ägarmöte. Diskussioner och kontakter med landstingets ledning om dess eventuella medlemskap i förbundet, ledde i slutet på året fram till ett avtal mellan Landstinget Sörmland och Vårdförbundet Sörmland gällande från till och med Avtalet reglerar landstingets årliga ekonomiska anslag till avgiftningsverksamheten som bedrivs vid Vårnäs behandlingshem. Landstinget ges genom avtalet närvarorätt vid förbundets direktionssammanträden genom tre insynsplatser för förtroendevalda från landstinget. Intern kontroll Ansvaret för den interna kontrollen anges i kommunalagens kapitel 6, 7, där förbundet skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Den interna kontrollens syften är att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm efterlevs att verksamhetens kvalitet upprätthålls Vårdförbundet förmedlar information om ekonomi och verksamhet till sina ägare/ medlemskommuner tre gånger om året i årsredovisning, delårsrapport och tertialrapport. I årsredovisningen sker en uppföljning av de finansiella målen och av de verksamhetsmål som angivits i verksamhetsplanen. Verksamhetens mål och andra väsentliga måttbegrepp och nyckeltal följs upp och kommenteras med avseende på hur de uppfylls. I delårsrapporten görs uppföljning av de finansiella målen och vissa av verksamhetsmålen. Dokumenterade rutiner för den ekonomiska redovisningen har upprättats. Varje månad görs en avstämning av bokföringen som även utgör en kontroll av att den ekonomiska redovisningen är korrekt och rättvisande för den aktuella delen av året. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria tillämpas. Dokumentation om avvikelser och tillbud görs av medicinskt ansvarig sjuksköterska som överlämnas till verksamhetschefen, som i sin tur beslutar om åtgärder samt rapporterar till direktionen. Apoteket genomför årligen en kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen enligt SOSFS 2001:17, vilken ligger till grund för förbättringar inom området. Manual för rådgivarnas behandlingsarbete på Vårnäs finns och den programansvariges ansvarsområde är bl a att se till att denna följs i behandlingsarbetet. Samtliga patienter, som fullföljer sin behandling, ombeds besvara en enkätundersökning om hur de upplevt vistelsen på behandlingshemmet. Resultaten följs upp i rådgivargruppen. Regelbundna kvalitetsmätningar i form av enkäter genomförs även vid familjerådgivningen samt i upphandlingsverksamheten. Ett kvalitetsarbete pågår inom Vårdförbundet, som den interna kontrollen är en del av, med syfte att verksamheten ska ha en dokumenterad kvalitet som har förtroende från omvärlden. 45 8

46 46 46 Dokumenterade rutiner för verksamhetens internkontroll ska utarbetas inom denna arbetsprocess. En interkontrollplan med angivelser om vilka processer/rutiner som ska granskas har upprättats för 2013/2014. Personal Vid verksamhetsårets slut var 25 personer tillsvidareanställda inom Vårdförbundet Sörmland. Dessutom var tre personer visstidsanställda samt två personer timanställda. De timanställda - en läkare % av heltid samt en kökspersonal på deltid - har arbetat hela verksamhetsåret. En visstidsanställd person påbörjade sin anställning (nystartsjobb) på Vårnäs i december 2010 och avslutade anställningen Två visstidsanställda personer på familjerådgivningen har arbetat hela verksamhetsåret. Vikariefrågan för sjukskrivna rådgivare har i perioder varit svårlöst på Vårnäs. Under verksamhetsåret har tre tidigare anställda, numera pensionerade personer, vikarierat vid korttidsfrånvaro. Ytterligare en intermittent anställd har haft korttidsvikariat. Verksamhet Antal årsanställda Upphandling 0,50 Familjerådgivning 4,65 Vårnäs behandlingshem 21,65 Vårdförbundets kansli 1,60 Summa 28,40 Av 29 anställda personer vid Vårdförbundet är 11 män och 18 kvinnor. Medelåldern för samtliga anställda i Vårdförbundet är 51,3 år (2012: 50,5 år). Vid familjerådgivningen är medelåldern 54,8 år (2012: 55,4 år), medan den på Vårnäs är 49,3 år (2012: 48,2 år). En läkare har varit knuten till Vårnäs under hela verksamhetsåret på konsultbasis, % av en heltid. Familjerådgivningen har under året genomfört en omorganisation i samband med att en tjänst som assistent avvecklades i samband med pensionsavgång vid halvårsskiftet, och den administrativa chefens uppdrag som verksamhetsansvarig för familjerådgivningen avslutades vid årsskiftet. I stället har familjerådgivarresursen utökats med 50 % av en heltid och rekrytering av en enhetschef genomfördes under hösten, med tillträde den 1 januari Två familjerådgivare (1,65 tjänster) rekryterades i slutet av året som tillträder sina tjänster den 1 mars Det är låg personalomsättning i båda arbetsgrupperna. Vårdförbundet eftersträvar en jämn könsfördelning, både i personalgruppen på Vårnäs och vid familjerådgivningen. 46 9

47 47 47 Sjukfrånvaroredovisning mm De anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid, timmar Total sjukfrånvaro, timmar Total sjukfrånvaro i % 8% 5% Sjukfrånvaro 60 dagar eller mer i procent av den totala sjukfrånvaron 48% 19% Kvinnornas sammanlagda arbetstid, timmar Total sjukfrånvaro för kvinnor, timmar Kvinnornas sjukfrånvaro i procent 9% 6% Männens sammanlagda arbetstid, timmar Total sjukfrånvaro för män, timmar Männens sjukfrånvaro i procent 5% 4% Uppgift om sjukfrånvaro uppdelad på åldersgrupper lämnas inte då uppgifterna kan hänföras till enskilda individer. Den ordinarie arbetstiden räknat i antal timmar är timmar fler än Den ordinarie arbetstiden för 2012 var dock lägre än för år 2011, bl a orsakat av vakanser på Vårnäs och att familjerådgivningen minskade sin bemanning med 50 % tjänst. Under 2013 har ca 85 % av en heltid på Vårnäs ersatts av vikarier, då den ordinarie personalen går som trainee som rådgivare utöver ordinarie bemanning. Tidigare arbetsuppgifter var kökstjänst och som chaufför. Detta är en vedertagen rekryteringsmetod för rådgivare på Vårnäs. Den totala sjukfrånvaron har ökat med 3 % sedan personer (9 kvinnor och 2 män) har låg eller ingen sjukskrivning, mindre än 1 % under Tio av dessa personer har ej varit sjukskrivna. Sjukfrånvaron 60 dagar eller mer har ökat med 29 % sedan Ökningen beror till stor del på att två personal varit sjukskrivna hela år 2013, varav en på halvtid. Rehabiliteringsåtgärder pågår för en av dessa anställda. Den andra personalen avslutar sin anställning den 1 februari 2014 genom pensionsavgång. Ytterligare en person var sjukskriven på heltid under första månaderna 2013 fram till att anställningen avslutades. En annan bidragande orsak till att den totala sjukfrånvaron ökat är att ett fåtal personal haft flera sjukskrivningsperioder under året, som dock var och en understigit 60 dagar. Sjukskrivningsperioderna har bland annat varit föranledda av personliga kriser, där rehabiliteringsinsatser via företagshälsovård genomförts. Dessutom av sjukdomstillstånd, där Landstinget ansvarat för rehabiliteringen. Av dessa sjukskrivningar har ingenting framkommit som skulle kunna tyda på att sjukdomarna haft arbetsplatsanknutna orsaker. De insatser som arbetsgivaren gör för att anställda under och efter en rehabilitering skall kunna återgå till arbetet sker främst genom anpassning av arbetsuppgifter och arbetstider för att exempelvis möjliggöra deltidsarbete den första tiden. Även arbetsträning förekommer i samverkan med Försäkringskassan

48 48 48 Kompetensutveckling Vårdförbundet - kansli och ledning Förbundschefen deltog i en tredagars studieresa till Wien i april, arrangerad av branschrådet för vård inom KFS. Gruppen tittade bl a på missbruksvården i Wien. Förbundschef samt verksamhetschef på Vårnäs deltog i en endagskonferens arrangerad av VoB Syd i Växjö - en gemensam konferens för chefer och nyckelpersoner inom Vårljus, Gryning, Cura individutveckling, Vårdförbundet Sörmland och BoB Syd. Temat för konferensen var Det goda exemplets makt - att lyfta fram och sprida positiva erfarenheter. Ekonomi- och kansliassistenten deltog i endagskurs med SIPU som arrangör, som hölls i Stockholm i mars under rubriken Rätt ordning och reda i ekonomihandlingar. Under oktober deltog ekonomi- och kansliassistenten på två endagskurser, dels KFS:s pensionskurs och dels kurs om ekonomisystemet på Soft One, båda förlagda till Stockholm. Vårnäs Rådgivare och sjuksköterskor har cirka en gång per månad löpande handledning av extern handledare. Handledaren har psykoterapeutbildning - steg1 - och systemteoretisk handledarutbildning på högskolenivå, samt 12-stegsutbildning och en lösningsfokuserad bas- och ledarskapsutbildning. En rådgivare har under verksamhetsåret genomgått GSK:s utbildning 12-stegsprogrammets lärprocesser, som ledde fram till certifiering och ytterligare en rådgivare beräknas påbörja sin utbildning under våren Målsättningen är att samtlig behandlingspersonal (rådgivare) skall genomgå denna utbildning. Under hösten har en rådgivare påbörjat en treårig KBT-utbildning. Kansliassistenten har deltagit på en föreläsning i Nora i oktober - Craig Nakken - som handlade om Missbruk i familjen - hur missbruket och missbrukaren påverkar familj och vänner. Kansliassistent och programledare har deltagit på DOK-konferensen i Växjö under tre dagar i november. Konferensen som arrangeras av IKM - Institutet för kunskaps- och metodutveckling inom ungdoms- och missbruksvård - innehåller föreläsningar inom området missbruks- och beroendevård. Delar av kökspersonalen har deltagit på Gastronomidagarna i Stockholm. Upphandling Förbundschefen deltog i endagarskonferens arrangerad av KFS om Lagen om offentlig upphandling. Familjerådgivning Samtliga familjerådgivare har deltagit i en omcertifiering i HBTQ-frågor. En familjerådgivare deltog i en utbildning under två dagar om hur tidig anknytning påverkar parrelationen. Personalgruppen har extern handledning regelbundet, som också är den huvudsakliga kompetensutvecklingen

49 49 49 Arbetsmiljö Arbetsmiljögruppen bestående av huvudskyddsombud och tre skyddsombud med den administrative chefen som sammankallande har ej haft något möte under verksamhetsåret. Nästa möte i gruppen planeras att genomföras i februari Gruppen har som uppgift att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Vårdförbundet. En arbetsmiljörond med inriktning mot den fysiska arbetsmiljön har genomförts på Vårnäs under juni Arbetsmiljögruppen följer en rullande agenda med återkommande arbetsmiljöaktiviteter under en treårsperiod. Rehabiliteringsarbetets utveckling Vårdförbundet Sörmland har avtal om företagshälsovård för sina anställda. De tjänster som förbundet använt under verksamhetsåret är individinriktade och tidsbegränsade, exempelvis psykologsamtal vid ett visst antal tillfällen. Målsättningen är att personal som drabbas av personliga kriser, alternativt allmänt försämrat hälsotillstånd, snabbt skall få inledande hjälp. I dessa inledande behandlingar får även arbetsgivaren en återkoppling från företagshälsovården huruvida problematiken är att betrakta som arbetsrelaterad. Under verksamhetsåret har ingen ohälsa bedömts som arbetsrelaterad. Om behov av stöd kvarstår efter de inledande kontakterna, görs individuella planeringar för eventuellt fortsatt stöd från arbetsgivaren, alternativt fortsatt hjälp genom den ordinarie sjukvården. Övriga rehabiliteringsinsatser som genomförts under verksamhetsåret är att personer efter sjukdomstillstånd, som ett led i rehabiliteringen, till att börja med återkommit till arbetet på deltid. Arbetsgivaren har medverkat till att göra återgången till arbetet så fri från yttre stress som möjligt. Arbetsprövning är också en rehabiliteringsinsats som pågått under verksamhetsåret. Vårdförbundets personalpolicy är att ha regelbunden kontakt med de personer som på grund av sjukdom inte kommer till arbetsplatsen. Kontakten sker genom återkommande telefonsamtal samt besök. De medarbetare som är långvarigt sjukskrivna bjuds alltid in att delta vid olika former av sammankomster för personalen. Förebyggande personalhälsovård Personalen inom Vårdförbundet Sörmland har tillgång till en friskvårdspeng om kronor per år och anställd, att användas utifrån individuella önskemål och behov och i enlighet med Skatteverkets rekommendationer. Majoriteten av personalen använder friskvårdspengen till olika aktiviteter såsom besök på badhus, massage samt som delbetalning av årskort vid gym eller liknande. Arbetsmiljögruppen genomför vartannat år en arbetsmiljöenkät bland personalen, vars resultat utgör ett viktigt underlag för ledningen i bedömningen av behov och vid beslut om generella insatser gällande förebyggande personalhälsovård. Under verksamhetsåret har ingen enkätundersökning genomförts

50 50 50 För all personal som arbetar i människovårdande yrken, är regelbunden handledning av professionell handledare ett mycket viktigt inslag i det förebyggande personalhälsovårdsarbetet. De yrkesgrupper som arbetar med behandlande insatser har regelbunden handledning som ett obligatoriskt inslag i sitt arbete. Framtid Vårdförbundet har formulerat sin värdegrund och vision i verksamhetsplanen som äger giltighet för den närmaste framtiden. Tillsammans är dessa en grund för utvecklingstankar och idéer inför framtiden. Vid de kommunbesök, som direktionens arbetsgrupp tillsammans med ledande tjänstmän gör årligen, uttrycktes önskemål från en medlemskommun om att undersöka förutsättningar att samverka kring HVB-verksamhet för ungdomar. En grupp utsågs på ägarmötet med uppdrag att utföra en förstudie i frågan, som inleddes kring årsskiftet 2013/2014. Förstudien skall presenteras vid kommande ägarmöte. En utökning av Upphandlingens uppdragsområde till att gälla även målgrupper inom socialpsykiatrin alternativt LSS-området har även det väckts vid kommunbesök. Förbundschefen har i uppdrag att utreda detta för ställningstagande på ägarmötet Förhoppningen är att det tidigare omnämnda avtalet som träffats med landstinget ska leda till en förbättrad samverkan runt verksamheten vid Vårnäs, där även samverkan vid en eventuell utvidgning av HVB-verksamheten till att omfatta även ungdomar kan bli aktuell. Vårdförbundet fortsätter att arbeta aktivt för att möta och informera kommuner som uttrycker intresse av medlemskap, eftersom fler antal medlemmar skulle stärka förbundets ställning i framtiden. Utvecklandet av ett väl fungerande kvalitetsledningssystem fortsätter i första hand inom verksamheten vid Vårnäs. Målsättningen är att kvalitetsfrågor skall stå i fokus och vara en källa till löpande förbättringar i verksamheten. På sikt kommer detta utvecklingsarbete genomsyra all verksamhet inom Vårdförbundet. Marknadsföring som syftar till försäljning av externa behandlingsplatser på Vårnäs är en väsentlig uppgift under 2014 och de följande åren. Fokus för insatserna kommer att vara samtliga kommuner med vilka Vårnäs har ramavtal. Se vidare under avsnittet Väsentliga händelser under och efter verksamhetsåret, sidan

51 51 51 Ekonomi God ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ska mål för god ekonomisk hushållning formuleras och utvärderas i samband med årsredovisning och delårsrapport. Under respektive verksamhetsavsnitt finns ett avsnitt om Uppföljning av mål/ eller verksamhetsmål och i verksamhetsplanen har även formulerats hur vissa av dessa mål anknyter till en god ekonomisk hushållning. Måluppfyllelse innebär även att kriteriet för en god ekonomisk hushållning är uppfyllt. Se vidare under respektive verksamhetsavsnitt. Vårdförbundets finansiella mål är att under 2013 uppnå ett positivt resultat med lägst 2 % av omsättningen, samt att det egna kapitalet under planperioden ( ) i genomsnitt skall uppgå till lägst ca 11,5 mkr. Verksamhetsårets negativa resultat om 669 tkr innebär att det första resultatmålet ej har uppfyllts. Det egna kapitalet uppgår vid verksamhetsårets slut till tkr, vilket innebär att den treåriga ( ) planperiodens genomsnittliga mål om lägst ca 11,5 mkr ej är uppfyllt för det redovisade året. Motiven för de uppställda finansiella målen är att kunna göra reinvesteringar i fastigheterna samt att skaffa en tillräcklig marginal för särskilda händelser. Ett exempel på det senare är att kunna finansiera pensionskostnader som beror på oförutsedda premieökningar i pensionsåtagandet. Utvecklingsprocessen med att utforma tydligare verksamhets- och kvalitetsmål, som även har samband med begreppet god ekonomisk hushållning, planeras fortsätta bl a inom den pågående kvalitetsprocessen som har grund i ISO-9000 modellen. Det är viktigt att framhålla att verksamheten kan vara svår att följa upp avseende god ekonomisk hushållning, med avgränsning till förbundet eller en enskild medlemskommun, då den ur samhällsperspektiv kan framstå som otvedtydigt positiv i detta hänseende. Missbruksproblematiken kan exempelvis inte avgränsas inom snäva kommungränser då den berör hela samhällslivet. Årets resultat Vårdförbundet redovisar ett negativt årsresultat inklusive finansiella poster med 669 tkr. Verksamhetens resultat före finansnetto uppgår till tkr. Årets verksamhetsintäkter består av anslag från huvudmännen med 16,9 Mkr (16,4 Mkr) samt av vårdavgifter och övriga intäkter med 5,9 Mkr (6,9 Mkr). Intäkten underskrider den budgeterade (24,4 Mkr) med 1,5 Mkr. Den totala kostnaden som redovisas för verksamheterna inklusive avskrivningar uppgår till 23,6 Mkr, vilket är 200 tkr mindre än de kostnader som är upptagna i budgeten. Avskrivningar har gjorts med ca 750 tkr. Årets negativa verksamhetsresultat på 696 tkr avviker från budgeterat resultat (+ 661 tkr) med tkr. Den sammanlagda anslagsnivån från medlemskommuner och landsting har ökat med 0,5 Mkr jämfört med föregående år. Den externa efterfrågan av behandlingsplatser på Vårnäs behandlingshem har minskat jämfört med föregående år med 0,9 patient per vårddygn

52 52 52 De sammanlagda vårdavgifterna är ca 1 mkr mindre jämfört med budgeten, vilket beror på att det externa patientintaget på Vårnäs underskrider beräkningen i budgeten motsvarande 2,6 patienter per vårddygn. Den förlängda behandlingen för kvinnor och män har en minskad patientbeläggning, från 6,7 patienter per vårddygn föregående år till 6,0 patienter per vårdygn i år. Intäkten från avgifter har minskat med ca 1 mkr vid jämförelse mellan åren. Vårdförbundets negativa verksamhetsresultat påverkas även av att AFA försäkring - kollektivavtalade försäkringar - ej har återbetalt beslutad premieåterbetalning för avtalssjukförsäkringar samt avgiftsbefrielseförsäkring för 2005 och 2006, vilket gjorts till landets kommuner, landsting och regioner. Premieåterbetalningen som utbetalas under 2014 är enligt uppgift från AFA Försäkring ca 250 tkr. Årets negativa resultat innebär att kommunallagens grundläggande krav om ekonomisk balans ej är uppfyllt. Trots förbundets negativa resultat är den ekonomiska ställningen ändå stark. I KRL 4 kap 4 anges att återställande av ett negativt resultat ska ske inom tre år. Bedömningen är att kommunallagens bestämmelse om undantag från balanskravet, med hänvisning till synnerliga skäl, kan åberopas som tillämpligt. Detta innebär att årets underskott täcks av det egna kapitalet. Balanskrav Balanskravsutredning Not Redovisat resultat enligt resultaträkning Avgår realisationsvinster mm 0 0 Justerat resultat enligt balanskrav KRL Upplysning om pensionsförpliktelse och ansvarsförbindelse Enligt rekommendation nr 17 av Rådet för Kommunal Redovisning - RKR - ska upplysning lämnas om pensionsförpliktelse. Vårdförbundet Sörmland har fr o m tecknat en tjänstepensionsförsäkring genom särskilt avtal med KPA Pension, som gäller för anställda medarbetare vars anställning upphört före år Pensionsförpliktelsen är därigenom tryggad med denna försäkring. Premiens omfattning i pensionsförpliktelsen, som är konstant under åren, uppgår till ca 5,6 mkr. Vid försäkringstillfället kunde förmånen för fem individer ej fastställas då de ännu ej uppnått pensionsåldern. Dessa personers förmåner måste därför skuldföras och omfattas då heller inte av försäkringen. Pensionsskulden för dessa personer redovisas som en ansvarsförbindelse som vid årsskiftet uppgår till tkr. Premiekostnaden för ansvarsförbindelsen i år uppgår till ca 70 tkr, vilken har kunnat kvittas mot ca 73 tkr i premieåterbetalning under året. En avsättning om ca 89 tkr (ca 111 tkr inklusive löneskatt) och som ej ingår i ansvarsförbindelsen avser en tidigare medarbetare vars anställning upphörde , d v s tre månader efter brytpunkten för PA-KL. För anställda efter 1998 gäller pensionsavtalen (PA-KFS) för anställda födda tidigare än 1954 och PA-KFS09 för anställda födda 1954 och senare. För anställda som lyder under avtalet PA-KFS betalar Vårdförbundet en årlig premie per anställd till försäkringsföretaget SPP

53 53 53 Anställda som lyder under avtalet PA-KFS09 erbjuds att göra ett självständigt val av pensionsbolag för placering av avtalspremien, som administreras av Pensionsvalet. Dessa premier betalas in löpande av Vårdförbundet till Pensionsvalet. Årets kostnader för pensionspremier och löneskatt för avtalen PA-KFS och PA-KFS09 uppgår till tkr inklusive löneskatt, vilket är en minskning med 14,3 % jämfört med föregående år (år tkr). Kostnadsminskningen från 2012 till 2013 med ca 230 tkr inklusive löneskatt avser avtalet PA-KFS som omfattas av så kallade förmånsbestämda pensioner, där Vårdförbundet har avtal med pensionsföretaget SPP. Årets totala pensionskostnader inkluderande premieregleringen med KPA Pension uppgår till tkr (1 770 tkr). Förbundet har inga visstidsförordnanden eller förtroendevalda med rätt till visstidspension. Ytterligare information om det ekonomiska verksamhetsutfallet för 2013 visas i nedanstående driftredovisning. Driftredovisning (tkr) Förbundsgemensamt - De förbundsgemensamma kostnaderna omfattar kostnader för förbundsdirektion, ledning, revision, administration samt pensionsavgifter för samtliga anställda inom förbundet. Dessa fördelas till verksamheterna med nyckeltal som har respektive kostnadsandel i budgeten som grund. Kostnaderna under året uppgår till tkr, vilket är 178 tkr mindre än de budgeterade på tkr. Verksamheter Intäkter Kostnader Nettoresultat Budget Avvikelse Redovisat resultat 2012 Familjerådgivning Vårnäs primärbehandling Halvvägshus kvinnor/män Upphandling S:a verksamheter * Finansiering S:a inkl finansiering Familjerådgivningen som är en resultatenhet inom Vårdförbundet påverkar ej driftredovisningen och resultaträkningen då resultatet redovisas som en skuld eller fordran i balansräkningen. Årets balanserade resultat är positivt med 9 tkr. Behandlingsverksamheten vid Vårnäs omfattande avgiftning, primärbehandling samt förlängd behandling för både kvinnor och män redovisar tillsammans ett ekonomiskt driftunderskott med ca 700 tkr inklusive avskrivningar. De redovisade intäkterna för de externt sålda platserna på primärbehandlingen vid Vårnäs, inklusive de två särskilda avgiftningsplatserna är ca 1,9 mkr lägre än den beräknade i budgeten, beroende på att beläggningen varit 2,6 patienter per vårddygn lägre än planerat. Intäkterna för de externt sålda platserna är ca 690 tkr lägre än föregående år. En externt placerad patient motsvarar ca 745 tkr för helåret

54 54 54 Patienter inom det Öppna intaget, som finansieras av anslag från medlemskommunerna, är dominerande på primärbehandlingen. Under året har patientbeläggningen inom det Öppna intaget varit ca 107 % (114 % ) jämfört med planeringen i budgeten. Halvvägshusen för kvinnor och män redovisar ett driftöverskott med ca 290 tkr. Intäkter av avgifter överstiger budgeten med 63 tkr. Den genomsnittliga patientbeläggningen under året uppgick till 6,0 patienter per vårddygn vilket helt överenstämmer med planeringstalet i budgeten. Fastighetsunderhållet på Vårnäs har i stort följt underhållsplanen. Fönster har bytts i tidningsrummet, en toalett har renoverats, stenfarstun till sjukavdelningens ingång har ytrenoverats och föreläsningssalen har målats. Underhåll av kostsammare slag redovisas som investeringar. Se särskild investeringsredovisning enligt nedanstående. Upphandlingsverksamheten - redovisar ett positivt resultat med 32 tkr. Verksamhetsmått Vårnäs behandlingshem Kostnad (anslag) per invånare och år i de medlemskommuner som anslagsfinansierar Vårnäs behandlingshem. (Eskilstuna, Katrineholm, Strängnäs, Vingåker) 58:15 kronor per invånare (56:54 för 2012) Upphandlingsverksamhet Kostnad (anslag/avgift) per invånare i de medlemskommuner och kommuner som finansierar upphandlingsverksamheten. (Eskilstuna, Flen, Gnesta, Katrineholm, Nyköping, Oxelösund, Strängnäs, Trosa, Vingåker) 2:40 kronor per invånare (2:33 för 2012) Familjerådgivning Kostnad (anslag) per invånare och år i de medlemskommuner som anslagsfinansierar familjerådgivningen. (Eskilstuna, Katrineholm, Strängnäs, Vingåker) 19:39 kronor per invånare (18:56 för 2012) 54 17

55 55 55 Investeringsredovisning (tkr) Projekt Budget Redovisning Differens Ombyggnad, ny dusch och toalett, boende för anhöriga Renovering av tvättstuga/personal inkl ny tvättmaskin, ventilation och VA Ytrenovering av korridor och patientrum - sjukavdelning Ytrenovering av samtliga rum på n v samt dränering Anhörighuset Aluminumramper till huvudentrén och KF-huset Utbyte av ledningsnät inkl detektorer för brandlarm sektion för kök och källare Summa Årets investeringar i anläggningen (580 tkr) har delvis genomförts som planerat. Investeringsobjektet avseende Anhörighuset skjuts på framtiden med anledning av fördyring av andra planerade objekt som genomförts under året. Ny dusch och toalett i anhörigboendet färdigställdes i början av 2013, varefter sista fakturan för objektet betalades. Objekter är redovisat i årsredovisningen för Den sammanlagda kostnaden uppgick till 125 tkr. Aluminiumrampen vid huvudentrén anlades i början av Investeringar i anläggningen och inventarier för 2012 var tkr. För vidare information avseende förbundets ekonomi under verksamhetsåret hänvisas till den ekonomiska redovisningen med noter

56 56 56 RÄKENSKAPER Resultaträkning (tkr) Not Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader *Anslag för köpt verksamhet Finansiella intäkter Finansiella kostnader Årets resultat Kommentar: * Anslag betalas av förbundets medlemskommuner för köp av patientplatser inom primärbehandlingen på Vårnäs, för familjerådgivning och för upphandling av ramavtal inom vård- och omsorgsområdet. Landstinget betalar ett årligt anslag om tkr för sjukavdelningens avgiftningsverksamhet på Vårnäs

57 57 57 Balansräkning (tkr) TILLGÅNGAR Not Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Likvida medel *Kortfristiga placeringar Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Eget kapital därav årets resultat Avsättningar Långfristiga skulder 0 0 Kortfristiga skulder 10 Leverantörsskulder Övriga kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL Ställda panter Inga Inga Ansvarsförbindelser 11 Pensionsförpliktelse Löneskatt på pensionsförpliktelse Leasingåtaganden Summa

58 58 58 Kassaflödesrapport (tkr) Not DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat Justering för av- och nedskrivningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster 0 0 Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ökning/minskning av kortfristiga fordringar Ökning/minskning av förråd och varulager 11-8 Ökning/minskning av kortfristiga skulder Medel från den löpande verksamheten INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i materiella tillgångar Investering i finansiella tillgångar Medel från investeringsverksamheten FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån 0 0 Amortering av skuld 0 0 Medel från finansieringsverksamheten 0 0 ÅRETS KASSAFLÖDE Likvida medel vid årets början Likvida medel vid årets slut (inkl kortfristiga placeringar)

59 59 59 Noter till resultat- och balansräkning samt kassaflödesrapport (tkr) Samtliga belopp redovisas i tkr om ej annat anges Not 1 Verksamhetens intäkter Vårdavgifter Övriga intäkter * 879 * Verksamhetens kostnader Personalkostnader ** ** Lokalkostnader (inkl fastigheten) *** *** Leasingkostnader Verksamhetskostnader ** Personalkostnader för 2012 påverkas av en återbetalning för kollektivförsäkringar (AFA) med knappt 300 tkr samt premiekostnad på ca 190 tkr, för tjänstepensionsförsäkringen som avser anställda inom förbundet före 1998, som inbetalts till KPA Pension. *** I posten lokalkostnader ingår samtliga driftkostnader för fastigheten Vårnäs (Gäringstorp). * Övriga intäkter (specifikation) 2013 (kr) Försäljning, kiosk Avgift Upphandling - Flen, Gnesta, Nyköping, Oxelösund, Trosa Måltidsersättning, personal Vattenavgifter Ersättning från försäkring m a a skador mm vid åsknedslag Arrendeavgift, mark Arrendeavgift, jakt Oppunda häradsallmänning vägsamfällighet Handledning, FamR (Flens kommun) Hyresintäkter, FamR 650 Övrigt 711 Återbetald moms (Ludvika) Summa Not 2 Anslag från medlemskommuner Kommun Anslag 2013 (tkr) Anslag 2012 (tkr) Eskilstuna Katrineholm Strängnäs Vingåker Anslag från landstinget Not 3 Redovisat resultat enligt RR Verksamhetens resultat före finansiella poster uppgår till tkr

60 60 60 Not 4 Mark, byggnader och lokaler Ingående anskaffningsvärde Årets Anskaffningar Utrangeringar mm, justering 98 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ingående ackumulerade avskrivningar Årets avskrivningar Utrangeringar mm, korrigering Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående planenligt restvärde Inventarier Ingående anskaffningsvärde Årets Anskaffningar 35 0 Utrangeringar mm, justering Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ingående ackumulerade avskrivningar Årets avskrivningar Utrangeringar mm, korrigering - 75 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående planenligt restvärde Summa Materiella anläggningstillgångar Not 5 Finansiella anläggningstillgångar Andelar i Mellanskog Aktieindexobligationsfond Sol & Vind - Nordea Tillväxtkonto Bonuskonto Räntefond - Nordea Strateg Summa finansiella anläggningstillgångar Not 6 Kortfristiga fordringar Kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förråd Summa Not 7 Likvida medel Kassa 11 9 Postgiro Bank Summa Kortfristiga placeringar * Aktieindexobligationsfond (Nordea) - Norden Chans * Aktieindexobligationsfond (Nordea) - Norden Trygg Tillväxtkonto Räntekonto (3 mån) Stratega ränta (räntefond) Placeringsfördelare Summa * Aktieindexobligationsfonderna har ett garanterat värde på förfallodagen med minst de nominella beloppen. Marknadsvärdena per den 31/12 är kr för Norden Chans och kr för Norden Trygg

61 61 61 Not Ingående eget kapital Årets resultat Utgående eget kapital Not 9 Förbundet erlägger en försäkringspremie för de årliga intjänade pensionsförpliktelserna som avser personal som anställts efter Not 10 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Personalskatter mm Semesterlöneskuld Avräkning familjerådgivning Övriga skulder Summa Not 11 Ansvarsförbindelser Vårdförbundets samtliga leasingavtal är av operationell karaktär. Följande uppgifter för avtal med löptid > 3 år föreligger. Fr o m 2006 redovisas enbart leasing- och hyresavtal som har en löptid som överstiger tre år. Vårdförbundet har tre leasingavtal med 5 års löptid. Kopiator med löptid t o m med återstående leasingavgift på 112 tkr, telefonväxel med löptid t o m med återstående leasingavgift på 196 tkr samt frankeringsmaskin med löptid t o m med återstående leasingavgift på 23 tkr. Leasingavgifter Inom 5 år Efter 5 år Inventarier Totalt Pensionsmedel enligt avtal PA-KL Ansvarsförbindelser för pensioner före Summa

62 62 62 Allmänna redovisningsprinciper Belopp anges i tkr om inte annat anges. Jämförande värden för år 2012 redovisas. Årsredovisningen är uppställd enligt den kommunala redovisningslagen, KRL, och anpassad till den praxis som bl a kommer till uttryck i rekommendationer och uttalanden från Rådet för kommunal redovisning. Resultaträkningens uppställning avviker från den kommunala redovisningslagen eftersom verksamheten finansieras med medlemsavgifter och olika former av uppdragsintäkter. Använd uppställningsform bedöms ge en mer rättvisande bild av verksamhetens utfall. Enligt KRL skall en beskrivning upprättas över tillämpat redovisningssystem. Vårdförbundet har i början av 2013 upprättat en dokumentation av förbundets redovisningssystem. Värderingsprinciper mm Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärden om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till belopp varmed de beräknas inflyta. Avskrivningsprinciper för anläggningstillgångar Avskrivningar enligt plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden och beräknad ekonomisk livslängd. Avskrivningen påbörjas från det år då den tas i bruk. Vårdförbundet Sörmland tillämpar följande avskrivningstider för anläggningar och inventarier: 30 år - Fastigheten 20 år - Energi-, mark - och VVS-anläggningar 15 år - Övriga anläggningar 10 år - Specialanläggningar, renovering och långtidsinventarier 5 år - Telefonväxel, maskininventarier, vissa inventarier 3 år - IT-utrustning, vissa inventarier Tillgångar avsedda för stadigvarande bruk med ett anskaffningsvärde överstigande ett basbelopp klassificeras som anläggningstillgångar/inventarier. Korttidsinventarier med ett värde upp till ett basbelopp och en livslängd upptill tre år redovisas som en driftskostnad

63 63 63 Sex år i sammandrag (tkr) Intäkter Kostnader Tillgångar 31/12 * * Finansnetto Avskrivningar Årets resultat Nettoinvesteringar Pensionsskuld (Inklusive löneskatt) Eget kapital Nyckeltal Soliditet * 54% 75% 81% 80% 80% * 61% Investeringar/avskrivningar 211% 188% 23% 107% 151% 88% Kommentar: Vårdförbundet Sörmlands soliditet för 2013 uppgår till 61 %. Soliditeten är ett nyckelmått som jämför det egna kapitalets storlek med summan av tillgångarna (anläggningstillgångar och omsättningstillgångar). Soliditetsmåttet ger en uppfattning om den långsiktigt finansiella stabiliteten i organisationen. Ju större andelsprocent desto större stabilitet. * Den låga soliditetsgraden och de större tillgångarna för 2008 påverkades av en stor balansomslutning, som var beroende av medlemskommunernas inbetalningar för upplösning av pensionsskulden (ca 7 mkr). Den lägre soliditetsgraden för 2013 beror på en större balansomslutning på grund av att anslagen för 1:a kvartalet 2014 har fakturerats och bokförts i slutet av Anslagen redovisas som en kundfordran i balansräkningen. Den tidigarelagda anslagsfaktureringen gjordes av likvididetsskäl för betalning av investeringsobjekt i slutet av året. Vid exkludering av anslagen (4 427 tkr) i kundfordran blir soliditetsmåttet 80 % för

64 64 64 REDOVISNING AV RESPEKTIVE VERKSAMHET Förbundsgemensamt förbundsdirektion och vårdförbundets kansli Förbundsdirektionen Förbundsdirektionens uppdrag och skyldigheter anges i förbundsordningen och reglementet. Förbundets uppdrag är att svara för en gemensam behandlingsverksamhet inom socialtjänstens område omfattande hem för vård och boende, s k HVB-hem och/eller öppenvårdsformer, att svara för familjerådgivning för Eskilstuna, Katrineholm, Strängnäs och Vingåkers kommuner och att genomföra upphandling med vårdgivare för socialtjänstens behov avseende vuxna, barn/tonåringar och familjer. Förbundsdirektionen skall fastställa mål och planer för förbundets verksamheter samt följa upp att dessa uppfylls. Samråd med förbundsmedlemmarna om de ekonomiska ramarna för verksamheten, samt om frågor av väsentlig ekonomisk eller organisatorisk betydelse, skall årligen ske under april månad. Direktionen skall förvalta förbundets medel i enlighet med lagstiftningens krav på god ekonomisk hushållning. Vårdförbundets kansli Vårdförbundet leds av förbundschefen som på uppdrag och delegation av förbundsdirektionen har det verkställande ansvaret för hela verksamheten. Verksamhetsansvaret för Vårnäs behandlingshem har delegerats från förbundschefen till verksamhetschefen och för familjerådgivningen till den administrative chefen. Fr o m 2014 har delegationen för familjerådgivningen flyttats till en nyinrättad tjänst som enhetschef. Den primära uppgiften för vårdförbundets kansli är att ge stöd i förbundsdirektionens uppdrag och fullgörande av dess skyldigheter enligt gällande förbundsordning och reglemente. Uppföljning av inriktningsmål Vårdförbundet fortsätter under 2013 den tidigare inledda processen med att utveckla ett ledningssystem för kvalitet med stöd av ISO 9000 med inriktning mot Vårnäs behandlingshem. Arbetsprocessen ska ha inriktningen att uppfylla kraven för en certifiering. Syftet med att uppnå certifieringsstatus är att verksamheten har en dokumenterad kvalitet, som har förtroende från omvärlden, och kan möta konkurrerande alternativ till Vårdförbundets verksamhet, bl a vid anbudsupphandlingar. Den inledda processen har koncentrerats kring Vårnäs behandlingshem, men kommer på sikt att genomsyra all verksamhet inom förbundet. Inriktningsmålet är uppfyllt såtillvida att den inledda processen fortsatt under året. Se punkt 2 - Särskilda uppdrag och aktiviteter. Arbetet beräknas ta längre tid i anspråk än vad som förutspåddes

65 65 65 Uppföljning av särskilda uppdrag och aktiviteter 1. Genomföra en organisatorisk översyn av familjerådgivningens ledning och administration. Under året genomfördes en organisatorisk översyn av familjerådgivningens ledning och administration, som föranletts av pensionsavgångar inom verksamheten. Översynen resulterade i att en heltidstjänst som assistent avvecklades vid halvårsskiftet och att en enhetschef för verksamheten med omfattningen 50 % (halvtid) inrättades med tillträde fr o m I samband med förändringen utökades familjerådgivarresursen under året motsvarande en halvtid. 2. Fortsätta att utforma och utveckla ett kvalitets- och ledningssystem med stöd av ISO 9000 för utvärdering och bedömning av verksamheten vid Vårnäs behandlingshem. Systemet ska uppfylla de krav som ställs på kvalitetsarbete i socialtjänstlagen samt i socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd - SOSFS 2011:9 - om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Från och med den 1 januari 2012 gäller Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS-2011:9) om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Föreskrifter är bindande regler och gäller bl a för verksamhet som bedrivs enligt hälsooch sjukvårdslagen och enligt 3 kap tredje stycket socialtjänstlagen. Under första kvartalet 2013 utformades ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom hälso- och sjukvårdens arbetsområde på sjukavdelningen. Arbetet utfördes med hjälp av en konsult och är utformat helt i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS-2011:9). Samma struktur används även som grund i beskrivningen av ledningssystemet för behandlingsarbetet som sker enligt Socialtjänstlagen. Detta arbete pågår

66 66 66 Vårnäs behandlingshem Målgruppen för Vårnäs är män och kvinnor från 18 år med en beroendeproblematik till alkohol och/eller andra sinnesförändrande droger. Verksamheten vid Vårnäs innehåller flera delar: Abstinensbehandling: 10 platser, varav två platser kan användas för enbart abstinensbehandling. Övriga platser ses som ett första steg i primärbehandlingen, se nedan. Vårdtid 7-14 dagar. Primärbehandling: 16 platser, som fördelar sig på två behandlingsgrupper. Vårdtid 28 dagar. Primärbehandlingen grundar sig på AA:s (Anonyma Alkoholisters) 12-stegsprogram. Behandlingen är förhållandevis kort, mycket strukturerad och intensiv. Patienterna skrivs in på en sjukavdelning, där man parallellt med den medicinska avgiftningen även påbörjar 12-stegsbehandlingen genom att ingå i ett dagligt behandlingsschema, som innehåller morgonmöten, föreläsningar, gruppsamtal med olika inriktningar, AA- resp NA-möten samt kvällsmöte. Efter 7-14 dagars vistelse på sjukavdelning, eller då den medicinska behandlingen är avslutad, fortsätter behandlingen i s k 12-stegsgrupp under fyra veckor. Därefter är primärbehandlingen avslutad. Eftervård: Patienterna återkommer efter primärbehandlingen till behandlingshemmet på återbesök vid fyra tillfällen à tre dagar den kommande sexmånadersperioden. Patienterna rekommenderas även att regelbundet gå på AA- respektive NA-möten i sina hemkommuner. I Eskilstuna kommun erbjuds även en eftervårdsgrupp, som träffas en gång per vecka tillsammans med rådgivare från Vårnäs. Förlängd behandling för kvinnor respektive män: För patienter med en mer komplicerad problembild finns möjlighet att fortsätta behandlingen efter primärbehandlingen i s k förlängd behandling under 1-3 månader. Behandlingen är uppdelad i kvinno- respektive mansbehandling med fem platser i kvinnogruppen och sju i mansgruppen. Behandlingsprogrammet i den förlängda behandlingen är inte lika intensivt som tidigare, och i stället läggs större vikt vid att planera för livet efter behandlingen i samverkan med socialtjänsten i hemkommunen och/eller annan remittent. Viss social träning ingår också under behandlingstiden samt friskvård. Utrymme ges för mer individuellt anpassade behandlingsinslag. Anhörigprogram: I vårdavgiften ingår att varje patient ges möjlighet att bjuda in tre närstående personer till anhörigprogram. Övriga anhöriga och andra intresserade är också välkomna till anhörigprogrammet mot en avgift. Anhörigprogrammet omfattar tre dagar samt minst en återbesöksdag efter en månad. 12-stegsprogrammet används som grund i behandlingsarbetet och fokuserar på anhörigproblematiken. Deltagarna rekommenderas därefter att söka stöd i självhjälpsgrupp, Alanon, som finns i många städer. Återvändardag: Första lördagen i juni bjuds gamla patienter och anhöriga in till Vårnäs på en återvändardag. Den 1 juni 2013 ägde återvändardagen rum. Det vackra vädret lockade cirka 130 personer till Vårnäs och de bjöds på fylld baugette och kaffe

67 67 67 Kvalitetsutveckling på Vårnäs I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2011:9, anges vad ett ledningssystem för kvalitet i verksamheten enligt SoL, LVU, LVM och LSS skall innehålla och dessa föreskrifter ligger till grund för det kvalitetsutvecklingsarbete inom ISO-standarden som påbörjats på Vårnäs och inom Vårdförbundet Sörmland. Implementeringen av det IT-baserade journalsystemet har fortsatt under 2013 och är nu i full funktion. Systemet är anpassat till de krav och förutsättningar som finns på Vårnäs och till de krav som exempelvis Socialstyrelsen ställer. Ett IT-baserat kvalitetsmätningssystem i form av remittent- och patientenkäter genomförs i samband med behandlingens avslutning. Det finns även en klagomålshantering åtkomlig på Vårdförbundets hemsida, där personer som kommit i kontakt med Vårnäs, (exempelvis patienter, anhöriga, remittenter) kan lämna synpunkter på verksamheten direkt till verksamhetschefen. Enkäterna och synpunkterna från klagomålshanteringen är en del av den kontinuerliga verksamhetsutvecklingen på Vårnäs. De redovisas och diskuteras kontinuerligt vid arbetsplatsträffar. Uppföljning av inriktningsmål Sörmlänningar med missbruksproblem skall enkelt och snabbt själva kunna söka och få hjälp som ett komplement eller alternativ till vård på hemmaplan. Ambitionen är att öka mottagningen av patienter utöver den anslagsfinansierade delen, vilket ska möjliggöras genom aktiv bevakning och deltagande i anbudsupphandlingar gällande tolvstegsbehandling och behandling i halvvägshus, med presumtiva avtalspartners inom rimligt geografiskt avstånd, samt genom offensivare informationsinsatser/ marknadsföringsinsatser riktade till andra möjliga kunder/uppdragsgivare. Öppet Intag: Sedan 1996 har medlemskommunerna möjlighet att låta kommuninnevånare med missbruksproblem själva söka hjälp vid Vårnäs genom s k Öppet Intag. De kan då helt anonymt gentemot hemkommunens socialtjänst ringa direkt till Vårnäs och bestämma tid för en behandling. Genom detta förenklade tillvägagångssätt når man personer med missbruksproblem tidigare i beroendeutvecklingen och även en bredare grupp människor med beroendeproblematik - en grupp som vanligtvis inte vänder sig till socialtjänsten. Denna del av verksamheten vid Vårnäs finansieras via anslag från deltagande kommuner (4) samt med anslag från landstinget. Under verksamhetsåret har samtliga fyra medlemskommuner deltagit i Öppet Intag

68 68 68 Inriktningsmålet är uppfyllt genom att vårddygn under 2013 använts av Sörmlänningar från medlemskommuner, som själva sökt hjälp vid Vårnäs ( vårddygn). att bevaka och lämna anbud på samtliga upphandlingar i Mellansverige Ramavtal har träffats med 62 kommuner. 22 nya ramavtal har tecknats under året. Separata avtal finns även med Nykvarns kommun och med ett antal privata vårdgivare. att nedan beskrivna aktiviteter genomförts, vars syfte är att göra Vårnäs varumärke känt Offensiva informationsinsatser: Under verksamhetsåret har informationsverksamheten vuxit. Fyra ordinarie informationsaktiviteter har genomförts under året med cirka 100 deltagare. Programledaren har genomfört en föreläsningserie inom omsorgsförvaltningen i Nyköping. En ST-läkargrupp i Nyköping har fått information om Vårnäs och det öppna intaget. Förbundschef och verksamhetschef informerade om verksamheten för hela VOHJS-nämnden. Politiker och ledande tjänstemän från Örebro har fått infomation om Vårnäs och det öppna intaget. Personal från Vårnäs informerade på en informationsdag för alla kommunerna i Örebroregionen. Vidare så har informationer genomförts för sörmländska politiker. Personal har deltagit med monter på socionomdagarna i Stockholm. En samrådsgrupp har skapats, bestående av tjänstemän från medlemskommunerna, för informationsöverföring och verksamhetsutveckling. Verksamhetschef och programledare har deltagit i en samverkansdag dag med det privata rehabföretaget Ljung&Sjöberg i Stockholm. Avtalskommunerna får uppdaterad information från Vårnäs varannan vecka

69 69 69 Antal vårddygn 4000 MEDLEMSKOMMUNERNAS NYTTJANDE AV VÅRDDYGN JÄMFÖRT MED BUDGET Utfall 2013 Budget Kommun Eskilstuna Katrineholm Vingåker Strängnäs Öppet intag utfall och budget Kronor per Nyttjade Budgeterade Nyttjande vårddygn vårddygn vårddygn i % av budget Eskilstuna ,3 Katrineholm ,6 Vingåker ,3 Strängnäs ,6 Anm. Budgeterad kostnad per vårddygn är kronor

70 70 70 Under 2013 har andelen externa placeringar minskat jämfört med 2012 och uppgick till 13,0 % (15,6%). Målsättningen är att den externa delen skall öka sin andel av det totala patientintaget. Genomsnittsbeläggningen på primärbehandlingen har minskat sedan föregående år, från 24,4 patienter per vårddygn 2012 till 22,2 patienter per vårddygn Minskningen har skett både inom de externa placeringarna som minskat från 3,8 patienter per vårdygn 2012 till 2,9 för 2013 och placeringarna genom öppet intag. Budgeten utgår från en genomsnittsbeläggning på 23,5 patienter/vårddygn. Patienttillströmningen till den förlängda behandlingen för män och kvinnor har fortsatt att ligga på en jämn nivå. Genomsnittsbeläggningen under året har varit 6,0 patienter per vårddygn jämfört med 6,7 föregående år. En liten minskning men budgetmålet är uppnått, vilket varit 6,0 patienter per vårddygn. Diagrammet visar antalet vårddygn månadsvis inom det Öppna intaget (grå stapel) och externa patientplaceringar (röd stapel) under året Vårddygn per månad - Öppet intag och externa placeringar Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Öppet intag Externa placeringar Biståndsplaceringar samt externa placeringar Trots det stora antalet avtal har externa placeringar minskat under året. Ett antal placeringar har gjorts av kriminalvården och av arbetsgivare. Genom separata avtal har ett antal avgiftningar gjorts på beställning av privata vårdbolag och behandlingshem. Enstaka patienter betalar sin behandling själv

71 71 71 Uppföljning av verksamhetsmål 1. Den årliga patientbeläggningen på primärbehandlingen ska uppgå till 23,5 patienter per vårddygn. En god ekonomisk hushållning är att flertalet av tillgängliga patientplatser nyttjas då det innebär ett maximerat resursutnyttjande såväl ur individens som verksamhetens och samhällets perspektiv. Målet är ej uppfyllt då patientbeläggningen uppgått till 22,2 per vårddygn. 2. Minst 50 % av patienterna som nås genom uppföljningen skall vara aktiva i självhjälpsgrupper (AA- och/eller NA-gemenskapen) ett år efter avslutad behandling. Målet är uppnått. 16 personer av 18 tillfrågade är aktiva i Anonyma Alkoholister (AA). 3. Minst 50 % av patienterna som nås genom uppföljningen skall ha uppnått en stadigvarande drogfrihet ett år efter avslutad behandling. En god ekonomisk hushållning är att de flesta patienterna ett år efter avslutad behandling är drogfria och har fått förutsättningar att leva i en fortsatt drogfri tillvaro, då det innebär ett maximerat resursutnyttjande såväl ur individens som verksamhetens och samhällets perspektiv. Målet är uppfyllt. Av 18 tillfrågade personer, vilka samtliga brukat alkohol tidigare, har 11 svarat ej bruk av Alkohol de senaste sex månaderna. Av fem personer, som tidigare även brukat Heroin, har fem personer svarat ej bruk av heroin de senaste sex månaderna. Av sex personer, som tidigare även brukat Kokain, har sex personer svarat ej bruk av kokain de senaste sex månaderna. Av åtta personer, som tidigare även brukat Amfetamin, har sex personer svarat ej bruk av amfetamin de senaste sex månaderna. Av sex personer, som tidigare även brukat MDMMA/Ecstacy, har fem personer svarar ej bruk av Ecstacy de senaste sex månaderna. Av fyra personer, som tidigare även brukat Andra medel,(inkl. nätdroger) har tre personer svarar ej bruk av Andra medel de senaste sex månaderna. Av nio personer, som tidigare även brukat Hasch, har sju personer svarat ej bruk av Hasch de senaste sex månaderna. Av sex personer, som tidigare även brukat Benzodiazepiner, har fyra personer svarat ej bruk av Benzodiazepiner de senaste sex månaderna. Uppföljning sker varje år av ett urval patienter - under 2013 var femte patient som genomgår primärbehandlingen. Under 2013 har 34 patienter plockats ut för uppföljningsintervju via telefonsamtal. Efter fyra försök har 16 av dessa inte gått att nå. Övriga 18 har genomfört intervjun och deras svar ligger till grund för ovanstående resultat. Uppföljningsintervjun är en del i de strukturerade intervjumallar som finns tillgängliga inom DOK-systemet

72 Att genomföra kvalitetsmätning genom att erbjuda samtliga patienter som genomför primärbehandlingen möjlighet att fylla i en IT-baserad enkät med frågeställningar som mäter hur nöjd patienten är med behandlingens olika delar. Att det samlade resultatet från kvalitetsmätningen skall uppgå till minst 75 % av enkätens maxpoäng. Samtliga patienter besvarar en IT-baserad enkät som matas in i ett datasystem. Det samlade reultatet var vid årskiftet 84,6 % av enkätens maxpoäng. Uppföljning av kvalitets- och servicemått 1. Målsättningen är att alla patienter skall beredas plats inom två veckor från kontakten. 302 patienter har skrivits in på Vårnäs under Medelbeläggningen var under året 22,2 patienter/vårddygn. Beläggningen var som högst under oktober med 27,1 patienter/ vårddygn. Trots det höga patienttrycket har väntetiden endast under korta perioder varit längre än två veckor, då den under några enskilda månader i vissa fall kunde vara dagar. På behandlingshemmet finns för närvarande 26 platser. 2. Minst fyra gånger per år skall socialsekreterare och annan behandlingspersonal bjudas in till informationsträffar på Vårnäs. Informationsträffar har ägt rum vid fyra tillfällen under året - vid två tillfällen under våren och vid två tillfällen under hösten. Socialsekreterare och andra samarbetspartners bjuds in till dessa träffar. Dessutom har socialsekreterare och andra samarbetspartners tagit initiativ till informationsträffar/studiebesök på Vårnäs vid flera tillfällen under året. Under 2013 har cirka 130 personer deltagit i informationsträffarna. 3. Enskilda presumtiva patienter och dem närstående personer skall alltid erbjudas möjlighet till ett informationsmöte med behandlingspersonal innan ställning tas till inskrivning. Detta har skett och informationerna ges av programansvarig och verksamhetschef i de flesta fall. Många gånger är även anhöriga, arbetsledare eller socialsekreterare med vid informationsträffarna. Under 2013 har 45 informationsbesök genomförts (2012: 54 tillfällen). 4. Samtliga rådgivare skall uppfylla kunskapskraven för GSKehf certifiering för tolvstegsbehandlingens lärprocesser (CTL ) för att tillförsäkra patienterna en god professionalitet i behandlingen på Vårnäs. En rådgivare har genomgått utbildningen under året och blev klar under våren Ytterligare en rådgivare kommer att påbörja sin utbildningen våren Övrig fast anställd behandlingspersonal har genomgått certifieringsutbildningen. 5. Patienterna på Vårnäs skall erbjudas en näringsriktig och fullgod kost i form av frukost, lunch och kvällsmål (husmanskost) dagligen samt tillgång till frukt/mellanmål i syfte att stimulera tillfrisknandeprocessen. Kökspersonalen iordningsställer fullvärdig frukost, lunch och kvällsmål varje dag. Dessutom finns mellanmål i form av kaffe/te, frukt och några gånger per vecka kaffebröd. Grundkonceptet för matlagningen är husmanskost.vegetarisk kost kan erbjudas. För patienter som är allergiska/intoleranta mot vissa födoämnen iordningsställs specialkost

73 Lokalerna på Vårnäs ska erbjuda och tillhandahålla en god standard, vilket bl a säkerställs genom att de årligen planerade förbättringsåtgärderna genomförs. Tre av fem objekt har genomförts i investeringsplanen under året. Ett av objekten genomfördes ej med anledning av att det budgeterade investeringsutrymmet var förbrukat. Fyra av sju förbättringsåtgärder i underhållsplanen genomfördes under året. Sammanlagt uppgick de planerade investeringarna och underhållsåtgärderna till 730 tkr och kostnadsutfallet för utförda investeringar/utfört underhåll blev 748 tkr. Planerade investeringar och underhållsåtgärder som ej utförts tas upp till förnyad prövning i samband med den årliga genomgången och prioriteringen av fastighetens investerings- och underhållsbehov som görs inför den nästkommande budgetprocessen. Uppföljning av särskilda uppdrag och aktiviteter 1. Skapa ett nätverk av företrädare för medlemskommunerna för att kontinuerligt utvärdera och utveckla verksamheten på Vårnäs. Gruppen ska träffas 5-6 gånger per år och har även som uppgift att se vilka behov som finns i kommunerna och att utveckla det öppna intaget. Fyra träffar har genomförts med samrådsgruppen. Det har varit vissa svårigheter att samla alla kommuner samtidigt. Syftet med dena grupp är informationsöverföring och verksamhetsutveckling. 2. Utöka utbudet av könsuppdelad gruppverksamhet genom att involvera professioner utanför Vårnäs i den förlängda kvinnobehandlingen. Vårnäs behandlingshem strävar efter att utveckla behandlingsinnehållet för speciellt utsatta grupper, exempelvis missbrukande kvinnor. Några enskilda försök har gjorts med utsatta kvinnor i den förlängda behandlingen. Samverkan med hemkommunen måste dock utvecklas så att tydliga vårdkedjor kan skapas. 3. Marknadsföra verksamheterna på Vårnäs med inriktning mot nya presumtiva kunder/uppdragsgivare, med särskilt fokus mot kommuner som har ramavtal med vårdförbundet. Marknadsföringen har påbörjats under året. En strategi har utarbetats med aktiviteter som startade under våren. Samtliga avtalskommuner har fått riktad information om Vårnäs behandlingshem varannan vecka. Kommunerna har bjudits in till Vårnäs för studiebesök och för att auskultera direkt i verksamheten. Besök i kommunerna har avvisats med hänvisning till upphandlingsregler. Vårnäs har deltagit i en samlad information för alla avtalskommuner i Örebroregionen och vid socionomdagarna i Stockholm. 4. Erbjuda kommunerna att köpa rådgivarkompetens till öppenvårdsinsatser i kommunerna. I Eskilstuna kommun erbjuder rådgivare på Vårnäs en eftervårdsgrupp en gång per vecka, som besöks av cirka personer regelbundet. Diskussioner har pågått med Vingåkers och Strängnäs kommuner om samarbete runt eftervård/behandlingsgrupper. I början på 2014 startar en eftervårdsgrupp i Strängnäs med samma koncept som i Eskilstuna. Ingen särskild ekonomisk ersättning har utgått för dessa tjänster under året

74 74 74 Upphandling Förbundschefen ansvarar för Vårdförbundet Sörmlands uppdrag att samordna viss upphandling åt medlemskommunernas socialtjänst - individ- och familjeverksamheten. Övriga kommuner i Sörmland - Nyköping, Oxelösund, Trosa, Gnesta och Flen - deltar också i den samordnade upphandlingen genom avtal. Under verksamhetsåret 2013 har totalt 51 ramavtal varit aktuella för avrop från kommunerna. Samtliga avser HVB-verksamhet för barn/familj, ungdomar samt vuxna och avser flera olika problemområden. Giltighetstiden för dessa avtal gick ut i och med årsskiftet 2013/2014, men förlängdes med mellan sex och nio månader för 50 av dessa ramavtal. Nya upphandlingar kommer därför att påbörjas under första halvåret 2014 och då med en upphandling per område. Upphandling av ramavtal för konsulentstödd familjehemsverksamhet för både barn och vuxna har genomförts under verksamhetsåret. Tilldelningsbeslutet överklagades till Förvaltningsrätten, som beslutade till Vårdförbundets fördel, varefter upphandlingen kunde slutföras. Upphandlingsprocessen försenades därmed. Totalt tecknades 11 ramavtal (sex för barn och fem för vuxna) med totalt sju olika vårdgivare. Beslut har fattats av förbundsdirektionen att påbörja upphandling av Skyddat Boende som annonserades i december 2013 och kommer att slutföras under våren Arbetet med att ta fram förfrågningsunderlag i upphandlingarna sker med hjälp av en konsult och i nära samarbete med en samrådsgrupp. I samrådsgruppen finns representanter, ofta ifo-chefer eller motsvarande, från varje deltagande kommun. I samrådsgruppen finns den kunskap och kompetens som krävs för att beskriva behov, målgrupper och hur hjälpinsatserna som handlas upp skall vara utformade. Detta ligger sedan till grund för utformning av förfrågningsunderlag. Kompetensen runt Lagen om offentlig upphandling finns hos konsulten och hos förbundschefen, som också ansvarar för all administration runt varje upphandling. Under verksamhetsåret har fem samrådsträffar ägt rum. Upphandlingsverksamheten innehåller även en rådgivande funktion gentemot handläggare i deltagande kommuner, där rådgivning ges per telefon och mejl. Frågorna rör oftast val av vårdgivare eller avtalsfrågor. Information om gällande ramavtal finns aktuell på förbundets hemsida. Dessutom tillhandahåller förbundet USB-minnen till varje kommun med mer utförlig information om ramavtal, förfrågningsunderlag samt de anbud vårdgivarna lägger. Nya upphandlingar annonseras i Visma TendSighn - ett nätbaserat verktyg för upphandlare och inköpare. Annonsen läggs även ut på Vårdförbundet Sörmlands hemsida. Uppföljning av ramavtalen görs vid minst ett tillfälle per år genom handläggarenkäter, där handläggare som är ansvariga för placeringar hos vårdgivare med ramavtal, får svara på en enkät gällande de olika vårdgivarna, som berör flera områden. Målsättningen är att resultaten från enkätundersökningen även skall komma vårdgivarna till del. Hittills har detta genomförts vid de tillfällen vårdgivare fått dåliga omdömen från handläggarna. Under verksamhetsåret har detta skett vid ett tillfälle och då tillsammans med tjänsteman från berörd kommun. Uppföljning av ramavtal är en viktig del av den samordnade upphandlingen, som dessvärre begränsats på grund av tidsskäl

75 75 75 Uppföljning av inriktningsmål Säkerställa att kommunernas inköp av behandlingsinsatser kan ske hos seriösa vårdgivare till en rimlig kostnad. Att på sikt sprida upphandlingsprocessen över tid, så att upphandlingar genomförs löpande för olika målgrupper/kategorier. Detta sker genom att i samverkan med deltagande kommuner inventera behoven av olika behandlingsinsatser och utforma tydliga kravspecifikationer till de förfrågningsunderlag som arbetas fram av förbundet. Vårdförbundet har även en rådgivande funktion gentemot Socialtjänsten när det gäller ramavtalen - både att avtalen följs av vårdgivare och i valen av lämplig vårdgivare. Arbetet med att sprida upphandlingsprocessen över tid pågår och under verksamhetsåret har upphandling av konsulentstödda familjehem genomförts. En ny upphandling har förberetts gällande Skyddat boende. Uppföljning av ramavtalen har genomförts med handläggarenkäter vid två tillfällen under verksamhetsåret, samt genom besök hos vårdgivare vid enstaka tillfällen. Uppföljning av verksamhetsmål Att följa upp samtliga placeringar som sker hos vårdgivare med ramavtal (HVB-hem) under ett kvartal under 2013 genom en remittentenkät innehållande18 frågor. Det samlade resultatet av enkätundersökningen skall uppgå till minst 75 % av maxpoängen i enkäten. En god ekonomisk hushållning är att kommunernas placerare är nöjda med de vårdgivare med vilka Vårdförbundet tecknat ramavtal och att vården som erbjuds svarar mot behoven, att innehållet i vården håller en bra kvalitet, att samarbetet mellan placerare och vårdgivare fungerar bra samt att vårdkostnaderna ses som rimliga. Målet har ej uppnåtts. Medelvärdet för svarspoängen uppgår till 72 % av maxpoängen (2012:71 %). Ovanstående procenttal grundar sig på totalt 39 enkätsvar. Mätningarna har genomförts under två olika tidsperioder - en i slutet av år 2012 och en under en fyramånadersperiod Resultaten har lagts ihop. Ramavtalen är desamma under dessa två år. Totalt har remittenterna lämnat svar gällande 16 olika vårdgivare (HVB-hem) med ramavtal. Av enkätsvaren framgår att frågan om personalens anträffbarhet generellt sett har fått bra omdömen, medan frågor om eftervård och genomförandet av den fått sämre omdömen, vilket stämmer överens med de signaler Vårdförbundet fått från tjänstemän i kommunerna. De upplever problem med att koppla HVB-hemmens eftervårdsinsatser till de öppenvårdsinsatser kommunerna driver i egen regi. Av länets nio kommuner har sju kommuner inkommit med enkätsvar. En kommun har meddelat att de ej haft några placeringar

76 76 76 Handläggarenkät vårdgivare med ramavtal Maxpoäng Svarspoäng Kvalitetspoäng 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Fråga Uppföljning av kvalitets- och servicemått 1. Genom samordnad upphandling tillse att medlemskommuner och avtalskommuner erbjuds ett utbud av vård- och behandlingsplatser för placeringar jämlikt Socialtjänstlagen, som väl motsvarar kommunernas behov. Samrådsgruppen består av en representant från socialtjänsten i varje sörmlandskommun. Samrådsgruppens respresentanter kommer med förslag på de behovsområden som är aktuella inom socialtjänsten och där upphandling av ramavtal är befogat. Förfrågningsunderlag arbetas fram av förbundet i samverkan med samrådsgruppen. Samrådsgruppen deltar i hela upphandlingsprocessen och är särskilt aktiv i att formulera vilka behandlingsmässiga krav som skall ställas på vårdgivarna i förfrågningsunderlaget. 2. Att genom den samlade kompetens som finns i samrådsgruppen säkerställa en hög kvalitet, när det gäller behandlingsinnehållet hos de upphandlade vårdgivarna och att upphandlad vård och behandling arbetar efter metoder som är evidensbaserade. Upphandlingsenhetens samrådsgrupp har haft regelbundna träffar i framtagandet av framförallt kravspecifikationer i förfrågningsunderlaget under hela Vid samrådsträffarna medverkar även den av förbundet anlitade konsulten, som har mycket god kompetens gällande LOU, vilket förmedlas i samrådsgruppen. Genom konsultens kompetens i kombination med samrådsgruppens kompetensområde framställs tydliga förfrågningsunderlag och kravspecifikationer för att säkerställa kvaliteten på de upphandlingar som genomförs. 3. Garantera återkoppling från vårdgivarna gällande avvikelshantering samt kvalitetsmätning i kommande ramavtal. Ett IT-baserat redskap finns för att genomföra både kvalitetsmätning och avvikelsehantering. Kvalitetsmätning och avvikelsehantering är även inskrivet i de ingångna ramavtalen. Kvalitetsmätning har genomförts genom remittentenkäter. Återkoppling sker även via samrådsgruppen gällande enskilda vårdgivare, som kan leda till uppföljningar av förbundet genom besök hos vårdgivaren. Avvikelsehantering för vårdgivare finns på förbundets hemsida, men används för närvarande inte av vårdgivarna. HVB-hemmen är skyldiga att ha egen avvikelsehantering i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter

77 77 77 Familjerådgivningen Familjerådgivningen är en lagstadgad verksamhet för kommunerna (SoL, 5 kap 3 3 st). Vårdförbundet Sörmland har i uppdrag att bedriva familjerådgivning för de fyra medlemskommunerna - Eskilstuna, Strängnäs, Katrineholm och Vingåker. Familjerådgivningens uppgift är: - att genom samtal bearbeta relationsproblem och konflikter i familjerelationer - att i samverkan med andra intressenter medverka i kunskapsförmedling och information om samlevnadsfrågor. Kontakten med familjerådgivningen bygger på frivillighet och verksamheten omfattas av sträng sekretess. Ingen journalföring förekommer och möjlighet finns till anonym kontakt. Relationsbehandlingen är i första hand inriktad på att bidra till konstruktiva lösningar på problem i parrelationer och andra nära familjerelationer. I relationer där separation sker är uppgiften att minska de negativa konsekvenserna och stödja det gemensamma föräldraansvaret för barnen. Familjerådgivningen kommer in tidigt i familjernas relationsproblem, bl a på grund av korta väntetider och lättillgänglighet per telefon. En stark integritet är ett annat kännetecken för verksamheten. Den förebyggande delen av Familjerådgivningens uppdrag, sker främst i samarbete med mödra-, barnavårds- och familjecentralerna. Samverkan och metoddiskussioner kring våld, separationer och möten med nybildade familjer, förekommer med viss regelbundenhet. Två av fyra familjerådgivare har under året varit auktoriserade av KFR - Föreningen Sveriges Kommunala Familjerådgivare. Utåtriktad verksamhet I familjerådgivningsverksamheten ingår ett förebyggande arbetet som innebär att i samverkan med andra intressenter medverka i kunskapsförmedling och information om samlevnadsfrågor. De insatser som planeras och genomförs i denna delen av verksamheten kan variera över tid beroende på efterfrågan i huvuduppgiften att ta emot klienter för samtal. Två av familjerådgivarna har besökt familjecentralen i Vingåker. Hela rådgivargruppen har deltagit i en regiondag för familjerådgivare i Köping. Tre familjerådgivare har deltagit på en föreläsning på Mälardalens högskola kring våld i nära relationer och på en föreläsning på Mälarsjukhuset om hedersvåld. Två av familjerådgivarna har deltagit på en seminariedag i Malmköping om hedersvåld. Två samarbetstillfällen kring våld i nära relationer har genomförts med frivilligorganisationen Frida i Katrineholm. Familjerådgivarna ordnade en träff om mångfald för familjerådgivare i Sverige. Viadidakt i Katrineholm har besökts för en dialog om att nå människor med annan kulturell bakgrund. Två av familjerådgivarna har föreläst om familjerådgivningen på Åsa Folkhögskola. Familjerådgivarna har deltagit i ett möte med individ- och familjeomsorgen vid socialtjänsten i Katrineholm

78 78 78 Familjerådgivarna har träffat familjerätten i Eskilstuna vid två tillfällen, varav hela gruppen deltog vid ett tillfälle. Vid ett flertal tillfällen har en familjerådgivare deltagit i ett samarbete med Strängnäs kommun angående familjevåld. En av familjerådgivarna har cirka en gång i veckan deltagit i föräldrautbildning på familjecentralen i Strängnäs. Samordnaren ingår i en samverkansgrupp i Strängnäs kommun där flera andra verksamheter är företrädda. Samordnaren deltog tillsammans med verksamhetsansvarig och förbundschef på studiebesök hos Smålands familjerådgivare i Jönköping. Anledningen till besöket var den organisatoriska översynen av familjerådgivningens ledning och administration, som genomförts i samband med pensionsavgångar inom verksamheten. Under året har administrativ chef och samordnare för familjerådgivningen besökt ledningarna för socialtjänsten i Katrineholm, Strängnäs och Eskilstuna för dialog och information om verksamheten. Uppföljning av verksamhetsmål (Uppgifter som lämnas inom parentes avser föregående året 2012). 1. Minst 70 % av klienterna ska uppleva att deras livssituation, gällande relationen, ska ha förbättrats efter samtalen med familjerådgivare. En god ekonomisk hushållning är att majoriteten av klienter upplever en förbättring av sin livssituation efter samtalen då det innebär ett maximerat resursutnyttjande för klienten, verksamheten och samhället. Målet är uppfyllt. Vid en klientundersökning i början av november svarade drygt 80 % att kontakten med familjerådgivningen i hög grad eller i mycket hög grad hade hjälpt besökarna att hantera sina svårigheter. Se vidare diagram över kvalitetsmätningen på sidan Minst 80 % av klienterna ska vara nöjda i kontakten med familjerådgivningen. En god ekonomisk hushållning är att de flesta klienterna är nöjda i kontakten med familjerådgivningen då det innebär ett maximerat resursutnyttjande för klienten, verksamheten och samhället. Målet är uppfyllt. Drygt 97 % svarade att de var nöjda med bemötandet och knappt 92 % att de hade förtroende för familjerådgivningen. 93% av klienterna upplevde att familjerådgivningen hade förståelse för deras problem. I samma klientundersökning svarade 100 % att de skulle rekommendera familjerådgivningen. Se vidare nedanstående diagram över kvalitetsmätningen

79 79 79 Uppföljning av kvalitets- och servicemått Minst 75 % av bokade samtal under året genomförs. (Återbudsfrekvensen under året bör ej överstiga 25 % av bokade samtal.) En god ekonomisk hushållning är att de flesta bokade samtal fullbordas då det innebär ett maximerat resursutnyttjande för klienten, verksamheten och samhället. Målet om att minst 75 % av bokade samtal genomförs under året har uppfyllts, medräknat ombokade återbudstider. Socialstyrelsen redovisar inte återbud i sin statistik. I statistikprogrammet FAM 2000 redovisas återbud som lämnas dagen innan bokad samtalstid samt de som uteblir. I nedanstående statistik redovisas både tidiga och sena återbud, vilket innebär att statistikuppgiften är större än i FAM Av (2 234) inbokade samtalstider har 468 (609) återbud lämnats, vilket motsvarar 20 % (27%). Av uppkomna återbudstider har 93 (70) bokats om för andra klienter, vilket motsvarar ca 20 % (11 %) av de sammanlagda samtalstiderna för lämnade återbud. Se vidare statistikuppgift nedan över antal återbud och uteblivna från bokat samtal. 2. Sökanden skall senast inom två veckor erhålla en bokad tid. Medelväntetiden i nya ärenden har under året varit 11 (10) dagar. 3. Besöksfrekvensen skall i genomsnitt vara minst tre inbokade besök per arbetsdag och heltidstjänst som familjerådgivare. Har uppfyllts. Med en nettoarbetstid som grund - där dagar för samverkan, utbildning och handledning är frånräknade - uppgår inbokade besök i genomsnitt till 3,3 (3,2) per dag. De planerade klientkontakterna är drygt sex timmar per dag. 4. Regelbundna brukarundersökningar genomförs som mäter klienternas omdöme om kontakten med familjerådgivningen och undersöker orsaker till att återbud lämnas på bokade samtalstider. Kvalitetspoäng Kriterier Kvalitetsmätning Maxpoäng Svarspoäng 79 42

80 80 80 Kommentar: Kvalitetsmätningen omfattar 127 besvarade enkäter innehållande åtta frågor. Den genomsnittliga svarspoängen uppgår till 4,4 på den femgradiga skalan. Bland de orsaker till återbud på bokade samtalstider som framkommit är bl a svårighet att komma ifrån arbetet. I många fall uppstår förhinder som är relaterade till klienternas barn. Sjukdom är en vanlig anledning till förhinder, oavsett om det gäller barnen, barnvakter eller de besökande själva. Det krävs en noggrann planering, som ofta kan gå i stöpet, för att komma på en förbokad tid till familjerådgivning. Uppföljning av särskilda uppdrag och aktiviteter 1. Kartlägga eventuella språkliga eller kulturella hinder för kontakt med familjerådgivningen. Efter kartläggning genomföra möjliga åtgärder eller anpassningar i verksamheten för att underlätta kontakten med presumtiva sökanden. En temadag om att arbeta som familjerådgivare i ett mångkulturellt samhälle har genomförts vid familjerådgivningen i Eskilstuna med ett femtontal deltagare. En familjerådgivare har deltagit i en liknande dag i Örebro. 2. Undersöka samverkansmöjligheter med andra verksamheter med syfte att underlätta tillgänglighet och kontakter med social samhällsservice där språkliga och kulturella hinder kan finnas. Se under punkt 1. Viadidakt i Katrineholm har besökts av två familjerådgivare för att skapa en dialog med människor med annan kulturell bakgrund. Hedersproblematik har diskuterats vid ett flertal tillfällen. 3. Undersöka samverkansmöjligheter med andra verksamheter avseende insatser gällande mäns våld mot kvinnor. Kontakter har tagits och ett samarbete pågår med socialtjänsten i samtliga fyra medlemskommuner. Familjerådgivarna har deltagit i seminariedagar på Mälardagens högskola, Mälarsjukhuset och i Malmköping angående våld i nära relationer

81 81 81 Besöksstatistik (jämförande uppgifter från föregående år är angivna inom parentes) Antal samtal och ärenden Under verksamhetsåret har 1840 (1652) behandlingssamtal genomförts, vilket innebär en ökning med 11 % jämfört med föregående året. Totalt antal ärenden under året har varit 565 (523). Antal nya ärenden har uppgått till 517 (431). Därutöver har 72 (61) ärenden ej aktualiserats på grund av att klienterna avstått från kontakt. Antal samtal i genomsnitt per avslutat ärende - medelbesöket - uppgår till 5 (4). Intentionen är att antal samtal per par begränsas till fem, såvida detta inte strider mot familjerådgivarnas behandlingsansvar. Ytterligare samtal ges efter särskild behovsprövning. Begränsningen till fem samtal per ärende har uppfyllts till 67 % (75 %), eftersom denna andel redovisas inom samtalsintervallet 1-4. Av samtliga ärenden omfattar 15 % (8 %) nio samtal eller fler. Den större samtalfrekvensen inom denna grupp beror på en mer komplex psykosocial problematik, som t ex är påverkad av separationer, sjukdomar, sviktande föräldraansvar och ibland förekomsten av våld i relationen. Parsamtal (1408) samtal med par har genomförts under året, vilket är knappt 89 % (85 %) av samtliga ärenden. Enskilda samtal (221) samtal med man eller kvinna har genomförts under året, varav 68 (81) med man och 112 (140) med kvinna. Samtal i grupp - 25 (23) samtal där även barn deltagit har genomförts under året. Initiativ och hänvisning 83 % (90 %) av de besökande kommer på eget initiativ 10 % (6 %) av de besökande kommer efter hänvisning från läkare, kurator m fl 3 % (4 %) av de besökande kommer efter hänvisning från sociala myndigheter Kommentar: Av de besökande klienterna på familjerådgivningen under 2013 kom 83 % av dessa genom bokning av samtalstid på eget initiativ, ofta genom information från en vän eller släkting, och 10 % kom efter hänvisning från läkare eller kurator m fl. Mindre än 3 % av besöken tillkom efter hänvisning från sociala myndigheter

82 82 82 Procentuella anslag i förhållande till antal samtal per kommun anslag i % antal samtal i % Eskilstuna Katrineholm Strängnäs Vingåker Kommentar: Efterfrågan är varierande mellan kommunerna vid en jämförelse mellan anslag och antalet genomförda samtal under året. Eskilstuna och Strängnäs kommuner har under året haft en större efterfrågan än vad som motsvarar anslagets storlek, varav Strängnäs haft den största efterfrågan i förhållande till anslaget. Katrineholms och Vingåkers kommuner har haft en lägre efterfrågan än vad som motsvarar anslagets storlek, varav Katrineholm haft den lägsta efterfrågan i förhållande till anslaget. Åldersfördelning av besökande klienter (nya ärenden) < 20 år 2 (3) år 92 (126) år 315 (359) år 244 (281) år 66 (56) år 27 (24) 70 år 9 (1) Hemmavarande barn (nya ärenden) Par med hemmavarande barn under 18 år 294 (312) 66,1% (72,4%) Par utan hemmavarande barn under 18 år 133 (99) 29,9% (23,0%) Vet ej 18 (20) 4,0% (4,6 %) Totalt berörs 522 (431) barn under 18 år av familjerådgivningens insatser i dessa familjer. Antal uteblivna från bokat samtal (samtliga ärenden): Sent återbud 247 (227) Uteblev 28 (44) Summa 275 (271) 82 45

83 83 83 Behandlingskontaktens omfattning (avslutade ärenden) % 21% 19% 1 samtal 2-4 samtal 5-8 samtal 9 el fler samtal 45% Kommentar: Diagrammet visar samtalsintervaller i avslutade klientärenden under året. Ett samtal = 21 %, två-fyra samtal = 45 %, fem-åtta samtal = 19 %, nio el fler samtal = 15 %. Behandlingsarbetets innehåll (avslutade ärenden): Innehåll Antal % Klargörande samtal/information 68 (137) 21,9 (34,0) Reparationsarbete i parrelation 177 (187) 56,9 (46,4) Separationsarbete i parrelation 42 (51) 13,5 (12,7) Redan separerade med vårdnads- och umgängesfrågor 11 (10) 3,5 (2,5) Problem i andra relationer 10 (12) 3,2 (3,0) Övriga 3 (6) 0,9 (1,5) 83 46

84 84 84 FÖRKLARINGAR OCH BEGREPP Vad är ett Kommunalförbund Kommunalförbund är en form för samverkan, som kommuner/landsting kan använda för praktiskt taget vilken kommunal angelägenhet som helst. Idén med kommunalförbund är att kommuner och/eller landsting överlåter viss verksamhet på förbundet, som de önskar samverka om. Kommunalförbundet är en självständig juridisk person med ansvar för sin verksamhet. När kommunalförbundet har bildats har det självbestämmanderätt inom ramen för förbundsordningen, kommunallagen samt annan lagstiftning som kan gälla för verksamheten - för Vårdförbundet Sörmlands del är det Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen som är aktuella. Kommunalförbundet övertar uppgifterna och anses ha en exklusiv kompetens att sköta dessa. Ett kommunalförbund har i stort sett samma organisatoriska uppbyggnad som en kommun eller ett landsting och kan jämföras med en specialkommun. I kommunallagen regleras vad som skall ingå i förbundsordningen. Hit hör t ex förbundets ändamål, föreskrifter om styrmedel och styrsystem som budget, löpande rapportering, uppföljning och yttranderätt i principiella frågor. Annat som regleras är organisation, medlemmarnas andel i förbundets tillgångar och skulder, fördelning av förbundets kostnader mellan medlemmarna, förfarande vid en medlems utträde, uppsägningstid m m. Medlemmarna har kvar ett ekonomiskt ansvar för verksamheten och är skyldiga att täcka brister när förbundet saknar tillgångar för att betala sina skulder. Politisk organisation Förbundsdirektion Ordinarie ledamöter Torgerd Jansson (s), ordförande, Katrineholm Björn Andersson (m), vice ordförande, Vingåker Marie Svensson (s), Eskilstuna Tord Tjernström (s), Strängnäs Ersättare Ewa Callhamar (fp), Katrineholm Tomas Ring (s), Vingåker Åke Bjurstam-Wejéus (kd), Eskilstuna Marianne Andersson (c), Strängnäs Revisorer Carl-Åke Söderqvist (s), Katrineholm Bertil Stensgård (kd), Strängnäs Ingvar Lind (s), Vingåker 84 47

85 85 85 Revisionsrapport Annika Hansson, certifierad kommunal revisor Oktober 2013 Granskning av delårsrapport 2013 Vårdförbundet Sörmland 85

86 86 86 Granskning av delårsrapport 2013 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Revisionskriterier Metod 3 3 Granskningsresultat Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Resultatanalys God ekonomisk hushållning Finansiella mål Mål för verksamhet 7 Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland PwC 86

87 87 87 Granskning av delårsrapport Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av förbundets förtroendevalda revisorer granskat förbundets delårsrapport för perioden Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år Syftet med den översiktliga granskningen är att ge förbundets revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige fastställt. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i medlemskommunerna i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden är -0,3 mnkr (0,1 mnkr), vilket är 0,4 mnkr sämre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om -0,3 mnkr. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet inte kommer att uppfyllas. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av förbundets delårsrapport: - Vi bedömer att förbundets delårsrapport är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har översiktligt granskat de periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster så vitt vi kan bedöma har periodiserats korrekt. Utifrån gjord övergripande granskning av räkenskaperna bedömer vi att förbundets ekonomiska resultat på -0,3 mnkr och ställning per är i allt väsentligt rättvisande. Vi bedömer att den analys som gjorts och de kommentarer som lämnats i allt väsentligt ger information om den ekonomiska situationen och utvecklingen. Vi bedömer att verksamhetsmått och jämförelser finns i tillräcklig omfattning. - Vi bedömer att utvärderingen av de två finansiella målen som redovisas i delårsrapporten ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen. Utifrån delårsrapportens prognostiserade resultat bedömer vi att det finansiella målet om att resultatet ska vara lägst 2 % av omsättningen inte kommer att uppnås, medan det finansiella målet om att det egna kapitalet ska vara minst 11,5 mnkr nästintill kommer att uppnås. - Vi bedömer att utvärderingen som görs av de två mål för verksamheten som följs upp i delårsrapporten ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen. Utifrån vår översiktliga granskning av redovisingen i delårsrapporten bedömer vi att måluppfyllelsen avseende mål 1 avseende Vårnäs behandlingshem inte är förenligt med det fastställda målet, medan måluppfyllelsen för mål 4 är förenligt med målet. Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 1 av 9 PwC 87

88 88 88 Granskning av delårsrapport Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner, landsting och kommunalförbund är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av förbundets mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av direktionen fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av direktionen fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2.3 Revisionskriterier Direktionen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige i medlemskommunerna. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 2 av 9 PwC 88

89 89 89 Granskning av delårsrapport 2013 Fullmäktigebeslut i medlemskommunerna och direktionens beslut avseende god ekonomisk hushållning 2.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Intervjuer med berörda tjänstemän - Analys av relevanta dokument - Granskning av specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa ett rättvisande resultat - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Översiktlig analys av verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av direktionen fastställda målen Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Rapporten är faktagranskad av förbundets administrativa chef. Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 3 av 9 PwC 89

90 90 90 Granskning av delårsrapport Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti. Resultatet för perioden uppgår till -0,3 mnkr. Förbundets delårsrapport består förutom av förvaltningsberättelse av resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. Förvaltningsberättelsen i förbundets delårsrapport 2013 innehåller avsnitt om direktion och ledning, förbundsgemensamt, Vårnäs behandlingshem, familjerådgiviningen och upphandlingen (inklusive väsentliga händelser för samtliga avsnitt samt redovisning av inriktningsmål och verksamhetsmål), personalekonomisk redovisning, ekonomisk översikt (innehållande driftredovisningen och prognos, investeringsredovisning, periodens resultat och balanskravet, ekonomiska mål och pensionsförpliktelser). Driftredovisningen kommenterar på ett tydligt sätt de olika verksamheternas utfall och årsprognosen. Av investeringsredovisningen framgår att 10 tkr av investeringsbudgeten har förbrukats. Detta är en rest från föregående investeringsplan. Investeringsbudgeten för 2013 uppgår till 580 tkr och den beräknas utnyttjas innan årets slut. Den personalekonomiska redovisningen lämnar information om sjukfrånvaron i enlighet med KRL 4:1a. Det framgår att sjukfrånvaron har ökat från 3 % till 7 % av total arbetstid i jämförelse med motsvarande period förra året. Avsnittet innehåller information i tillräcklig omfattning. Uppställningsformen för resultaträkningen regleras i KRL. Dock kan detaljeringsgraden vara lägre i delårsrapporten än i årsredovisningen. Resultaträkningen är uppställd på likartat sätt som i föregående årsredovisning. Uppgifter om utfallet för motsvarande period föregående år anges som jämförelse. Prognos och budget för 2013 redovisas. Noter finns i tillräcklig omfattning. Periodisering har skett av väsentliga poster. Kassaflödesanalysen visar förändringen av likvida medel under perioden. Jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Balansräkningens uppställning regleras i KRL. Detaljeringsgraden kan dock vara lägre än i årsredovisningen. Balansräkningen i förbundets delårsrapport redovisas i huvudsak på likartat sätt som i föregående årsredovisning. Jämförelsesiffror lämnas för motsvarande period föregående år. Noter finns i tillräcklig omfattning. Ansvarsförbindelser har tagits upp inom linjen. Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 4 av 9 PwC 90

91 91 91 Granskning av delårsrapport 2013 Bedömning I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att förbundets delårsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har översiktligt granskat de periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster så vitt vi kan bedöma har periodiserats korrekt. Vi bedömer att den analys som gjorts och de kommentarer som lämnats i allt väsentligt ger information om den ekonomiska situationen och utvecklingen. Verksamhetsmått och jämförelser redovisas i viss omfattning i delårsrapporten. Vi bedömer det som tillräckligt för att vara en delårsrapport. Flertalet av verksamhets-, service- och kvalitetsmåtten följs endast upp i årsredovisningen. Vår samlade uppfattning är att delårsrapporten i allt väsentligt uppfyller syftet att ge direktionen möjlighet att använda den som underlag för styrning, ledning och kontroll av förbundets samlade verksamhet. 3.2 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett negativt resultat, -0,3 mnkr, vilket är 0,8 mnkr sämre än budgeterat. Avvikelsen beror på: Verksamhetens intäkter avviker negativt med 1,2 mnkr mot budget. Verksamhetens kostnader avviker positivt med 0,4 mnkr mot budget Finansnettot förväntas överensstämma med budget I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2013, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Resultaträkning mnkr Utfall delår 2012 Utfall delår 2013 Prognos 2013 Avv. mot budget Verksamhetens intäkter 4,6 4,1 6,2-1,2 Verksamhetens kostnader -14,9-15,1-22,6 0,4 Avskrivningar -0,6-0,5-0,8 0,0 Verksamhetens nettokostnader -10,8-11,5-17,2-0,8 Kommunbidrag 11,0 11,3 16,9 0,0 Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 Finansiella kostnader -0,1-0,1 0,0 0,0 Årets resultat 0,1-0,3-0,3-0,8 Utifrån gjord övergripande granskning bedömer vi att förbundets ekonomiska resultat på -0,3 mnkr och ställning per i allt väsentligt är rättvisande. Vi instämmer i förbundets bedömning att man inte kommer att klara balanskravet. Någon redogörelse för hur det ska återföras lämnas inte. Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 5 av 9 PwC 91

92 92 92 Granskning av delårsrapport God ekonomisk hushållning I verksamhetsplanen med budget har förbundet redovisat mål och riktlinjer för verksamheten, vilka även är kopplade till begreppet god ekonomisk hushållning. Förbundet har beslutat om 4 inriktningsmål, 7 verksamhetsmål, 2 finansiella mål, särskilda uppdrag och aktiviteter, verksamhetsmått samt serviceoch kvalitetsmått. Inriktningsmål 1. Vårdförbundet fortsätter under 2103 den tidigare inledda processen med att utveckla ett ledningssystem för kvalitet med stöd av ISO 9000 med inriktning mot Vårnäs behandlingshem. Arbetsprocessen ska ha inriktningen att uppfylla kraven för en certifiering. Syftet med att uppnå certifieringsstatus är att verksamheten har en dokumenterad kvalitet, som har förtroende från omvärlden, och vi kan möta konkurrerande alternativ till Vårdförbundets verksamhet, bl a vid anbudsupphandlingar. 2. Sörmlänningar med missbruksproblem skall enkelt och snabbt själva kunna söka och få hjälp som ett komplement eller alternativ till vård på hemmaplan. Ambitionen är att öka mottagningen av patienter utöver den anslagsfinansierade delen, vilket ska möjliggöras genom aktiv bevakning och deltagande i anbudsupphandlingar gällande tolvstegsbehandling och behandling i halvvägshus, med presumtiva avtalspartners inom rimligt geografiskt avstånd, samt genom offensivare informationsinsatser/marknadsföringsinsatser riktade till andra möjliga kunder/uppdragsgivare. 3. Förebygga och minska relationsproblem genom att erbjuda hjälp med att bearbeta konflikter i nära familje- och parrelationer och vid separationer, oberoende av de sökandes ekonomiska ställning, etniska tillhörighet eller sexuella läggning. I de fall barn berörs är det särskilt angeläget att beakta deras perspektiv i samlevnadskonflikten. Av särskild vikt är att uppmärksamma barn i våldsrelaterade relationer och i styvfamiljer. 4. Säkerställa att kommunernas inköp av behandlingsinsatser kan ske hos seriösa vårdgivare till en rimlig kostnad. Att på sikt sprida upphandlingsprocessen över tid, så att upphandlingar genomförs löpande för olika målgrupper/kategorier. Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 6 av 9 PwC 92

93 93 93 Granskning av delårsrapport 2013 Uppföljning av inriktningsmål 1,2 och 4 sker i årsredovisningen. Det tredje inriktningsmålet är inte avsett att särskilt följas upp Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning av finansiella mål som fastställts i verksamhetsplan med budget : Finansiella mål, fastställda i verksamhetsplan med budget Prognos 2013 Måluppfyllelse, förbundets bedömning Att under 2013 uppnå ett positivt resultat med lägst 2 % av omsättningen. Det egna kapitalet skall under planperioden i genomsnitt uppgå till lägst ca 11,5 mnkr. Strävansmålet är att det egna kapitelet i slutet av planperioden skall uppgå till ca 12 mnkr, som vid en försiktighetsbedömning anknyter till resultatmålet. Resultatet per är -0,3 mnkr. Prognos för helåret 2013 är -0,3 mnkr Det egna kapitalet uppgick till 11,5 mnkr. Prognosen för helåret är 11,5 mnkr ( tkr) Prognosen pekar på att målet inte kommer att nås. Prognosen pekar på att målet uppnås nästintill i årsbokslutet. Vi delar förbundets bedömning om måluppfyllelsen. Bedömning Vår översiktliga granskning visar på att prognostiserat resultat inte är förenligt med förbundets mål om resultatet, medan det nästintill är förenligt med målet om det egna kapitalet Mål för verksamhet Verksamhetsmål 1 och 4 för Vårnäs behandlingshem ska följas upp i delårsrapporten. Övriga fem verksamhetsmål ska följas upp i årsredovisningen. Vårnäs behandlingshem 1. Den årliga patientbeläggningen på primärbehandlingen skall uppgå till 23,5 patienter per vårddygn. En god ekonomisk hushållning är att flertalet av tillgängliga patientplatser nyttjas då det innebär ett maximerat resursutnyttjande såväl ur individens som verksamhetens och samhällets perspektiv. Målet bedöms som ej uppfyllt då patientbeläggningen för delårsperioden uppgår till 21,8 patienter per vårddygn. Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 7 av 9 PwC 93

94 94 94 Granskning av delårsrapport Minst 50 % av patienterna som nås genom uppföljningen skall vara aktiva i självhjälpsgrupper (AA och/eller NA-gemenskapen) ett år efter avslutad behandling. 3. Minst 50 % av patienterna som nås genom uppföljningen ska ha uppnått en stadigvarande drogfrihet ett år efter avslutad behandling. En god ekonomisk hushållning är att de flesta patienterna ett år efter avslutad behandling är drogfria och har fått förutsättningar att leva i en fortsatt drogfri tillvaro, då det innebär ett maximerat resursutnyttjande såväl ur individens som verksamhetens och samhällets perspektiv. 4. Att genomföra kvalitetsmätning genom att erbjuda samtliga patienter som genomför primärbehandlingen möjlighet att fylla i en IT-baserad enkät med frågeställningar som mäter hur nöjd patienten är med behandlingens olika delar. Att det samlade resultatet från kvalitetsmätningen skall uppgå till minst 75 % av enkätens maxpoäng. Målet bedöms som uppfyllt då 84 % av patienterna är nöjda med behandlingen i förhållande till enkätens maxpoäng. Familjerådgivningen 1. Minst 70 % av klienterna ska uppleva att deras livssituation, gällande relationen, ska ha förbättrats efter samtalen med familjerådgivare. En god ekonomisk hushållning är att majoriteten av klienterna upplever en förbättring av sin livssituation efter samtalen då det innebär ett maximerat resursutnyttjande för klienten, verksamheten och samhället. 2. Minst 80 % av klienterna ska vara nöjda i kontakten med familjerådgivningen En god ekonomisk hushållning är att de flesta klienterna är nöjda i kontakten med familjerådgivningen då det innebär ett maximerat resursutnyttjande för klienten, verksamheten och samhället. Upphandlingen 1. Att följa upp samtliga placeringar som sker hos vårdgivare med ramavtal (HVB-hem) under ett kvartal 2013 genom en remittentenkät innehållande 18 frågor. Det samlade resultatet av enkätundersökningen skall uppgå till minst 75 % av maxpoängen i enkäten En god ekonomisk hushållning är att kommunernas placerare är nöjda med de vårdgivare med vilka Vårdförbundet tecknat ramavtal och att vården som erbjuds svarar mot behoven, att innehållet i vården håller en bra kvalitet, att samarbetet mellan placerare och vårdgivare fungerar bra samt att vårdkostnaderna ses som rimliga. Uppföljning av inriktningsmål, service- och kvalitetsmål, särskilda uppdrag och aktiviteter sker i årsredovisningen. Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 8 av 9 PwC 94

95 95 95 Granskning av delårsrapport 2013 Bedömning Vår översiktliga granskning visar på att måluppfyllelsen avseende de verksamhetensmål som följs upp i delårsrapporten inte är förenligt med det fastställda målet för mål 1 som följs upp medan det är förenligt med mål 4. Vi instämmer i förbundets bedömning Annika Hansson Uppdragsledare Oktober 2013 Vårdförbundet Sörmland 9 av 9 PwC 95

96 Annika Hansson, certifierad kommunal revisor april 2014 Granskning av årsredovisning 2013 Vårdförbundet Sörmland 96