1 (6) Regler och riktlinjer för sociala medier i Örnsköldsviks kommun Version 1.1 Innehåll Inledning Vad är sociala medier? 2 Hjälp och råd 2 Syfte med kommunens användning av sociala medier 2 Dokumentation 3 Vem får använda sociala medier för Örnsköldsvik kommuns räkning? 3 Ansvar 3 Uppträdande på sociala medier 4 Allmänna handlingar och sociala medier 4 Dokumentering och arkivering 4 Anställdas privatanvändande av sociala medier på arbetsplatsen 5 Tänk på att 5 Uppdatering av Regler och riktlinjer 5 Källförteckning 6 Dokumentet framtaget av:
2 (6) Inledning Vad är sociala medier? Sociala medier är kommunikationsverktyg som kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat innehåll. Det kan ta sig uttryck i Internetforum, communities, bloggar, wikier, gruppvara, poddradio och artikelkommentarer. Termen används ofta som sammanfattning för sådana tjänster. Egentligen inget nytt alls, bara benämningen, som är ett inlånat uttryck. Exempel på sociala medier: Externa webbplatser så som till exempel Facebook, Twitter, kik och YouTube. Bloggar antingen på den egna webbplatsen eller på en extern webbplats. Bildsajter där man släpper rättigheterna till bilden, på egen webbplats eller på en extern, till exempel Flickr, Day views med flera. Mycket av innehållet i dessa riktlinjer utgår från Facebook och bloggar, men gäller även för andra befintliga och eventuellt kommande sociala medier. Sociala medier är kommunikationsverktyg som Örnsköldsviks kommun kan använda för att marknadsföra, föra medborgardialog, informera, och kommunicera med medborgare, företag, anställda, besökare med flera. Det ska dock påpekas att sociala medier i dagsläget har vissa tillgänglighetsproblem. Så låt inte sociala medier bli den enda kanalen då det kan utesluta personer med olika funktionsnedsättningar. Hjälp och råd hjälper till och stöttar er i frågor rörande användning av sociala medier. Syftet med kommunens användning av sociala medier Att använda sociala medier är inte ett ändamål i sig utan ska ses som kanaler för kommunikation. Dessa riktlinjer har tagits fram för att vi i kommunen ska kunna använda sociala medier på ett positivt och effektivt sätt. Det främsta syftet med att använda sociala medier är att skapa dialog med Örnsköldsviksbor och andra intressenter. Det blir också en plattform där frågor kan besvaras och kritik bemötas. Sociala medier kan användas av till exempel olika verksamheter eller avgränsade projekt inom kommunen, utan att för den skull ett övergripande konto finns för kommunen, exempelvis på Facebook.
3 (6) Sociala medier kan även användas för exempelvis: Omvärldsbevakning Öka kunskapen om Örnsköldsvikbornas åsikter genom att följa vad som skrivs om kommunen på sociala medier. Marknadsföring av kommunens evenemang. Rekrytering av ny personal. Ytterligare ett sätt för kundtjänst att möta medborgaren. Kommunikationsväg vid en krissituation. I intern kommunikation. Dokumentation Det ska vara lätt att hitta information och allmänna handlingar från Örnsköldsvik kommun. Vi har samlat kommunens sociala medier på en samlingsida på den externa webben: http://www.ornskoldsvik.se/socialamedier Vem får använda sociala medier för Örnsköldsvik kommuns räkning? har ett samordnande ansvar för sociala medier. Örnsköldsvik kommuns officiella kanaler hanteras i enlighet med offentlighetsprincipen och bestämmelser om arkivering. Kom även ihåg att inlägg i andras sociala medier också ska följa riktlinjerna för dokumentering och arkivering Chef beslutar om och när det finns ett behov av att använda sociala medier och utser vilka personer som i tjänsten ska ansvara för kontot. Det är viktigt att den som använder sociala medier som anställd, inte blandar ihop detta med sitt eventuella privata användande. Ersättare ska finnas utsedda vid frånvaro. De som utsetts som ansvariga för kontot ska ha administratörsbehörighet. ska också ges behörighet för att vid behov kunna komma åt handlingar på kontot. När en förvaltning väljer att finnas på sociala medier ska det meddelas till kommunikationsavdelningen. Uppgifter som ska lämnas är webbadress till kontot, inloggningsuppgifter och ansvarig person. Ansvar Örnsköldsviks kommun ansvarar för de personuppgifter som publiceras på våra sociala medier. Enligt Datainspektionens vägledning ansvarar kommuner för både de personuppgifter som vi publicerar själva och de som andra personer publicerar på våra officiella konton. Medarbetaren ansvarar för sitt inlägg, medan dennes chef har det yttersta ansvaret.
4 (6) Uppträdande på sociala medier Det är viktigt att vara tydlig och öppen med att man representerar Örnsköldsviks kommun. Aktuell lagstiftning ska följas så att man bland annat inte kränker någons rättigheter. Språket ska följa kommunens skrivregler och tonen vara personlig, men inte privat. Se avsnittet Så uppträder du på sociala medier. Allmänna handlingar och sociala medier Inlägg och kommentarer är det vanligaste sättet att kommunicera på sociala medier. De inlägg/kommentarer som görs är att betrakta som allmänna handlingar om det sker inom ramen för kommunens verksamhet. Detsamma gäller Facebook-meddelanden, bilder och filer. Inlägg i andras sociala medier ska också följa riktlinjerna. Alla inlägg som leder eller tillför information till ett ärende ska tas hand om enligt respektive förvaltnings registreringsrutiner. Allmänna handlingar, som inte är sekretessbelagda, ska synas öppet för alla besökare på kommunens konton. Den som fått en fråga måste så snart som möjligt lämna ett svar. Sekretessbelagda handlingar får inte förekomma på sociala medier. Inlägg som kan omfattas av sekretess ska plockas bort, där det är möjligt, och registreras i kommunens diarium. För att underlätta allmänhetens sökande efter allmänna handlingar ska det finnas en beskrivning över vilka handlingar som finns. Kommunens aktivitet på sociala medier framgår därför av en förteckning på den egna externa webbplatsen, se avsnittet Dokumentering och arkivering. Dokumentering och arkivering Medarbetaren har uppsynsplikt och måste direkt ta bort inlägg som på något sätt kränker enskildas personliga integritet. Ansvarig tjänsteman eller dennes ersättare ska kontrollera inläggen varje vardag. Kommentarer, synpunkter eller svar som exempelvis kan antas strida mot gällande lagstiftning ska snabbt raderas. Innan radering måste innehållet av meddelandet sparas, till exempel med hjälp av en skärmdump och hållas ordnat i pärm eller digitalt. Det gäller även inlägg i andras sociala medier. Om kontot ska avslutas så tacka för alla inlägg och följ ovanstående samt kontakta kommunikationsavdelningen.
5 (6) Anställdas privata användande av sociala medier Det är viktigt att särskilja sina arbetsrelaterade konton på sociala medier från de man har privat. Det får aldrig råda osäkerhet om det är kommunen som gör ett inlägg/kommentar eller om det är du privat. Privat användande av sociala medier under arbetstid är inte tillåtet. Tänk på att: det som skrivs på ex. Facebook kan spridas även om man bara har privata vänner där, t.ex. genom att någon sparar statusuppdateringen eller delar med sig av din formulering till sitt eget Facebooknätverk. det som skrivs alltid finns kvar. juridiskt är det mer riskfyllt att kritisera skriftligen än muntligen, det kan användas som bevis i t.ex. en rättegång. förtal och personangrepp är en brottslig handling. skriv inte i affekt det som skrivs ska kunna läsas av vem som helst rykten sprids snabbt och kanske på felaktiga grunder kan du stå för uttalandet öga mot öga? den det gäller kan inte bemöta det som är skrivet t ex på en blogg Uppdatering av Regler och riktlinjer? reviderar dokumentet en gång om året om inte behov uppstår oftare.
6 (6) Källförteckning Personuppgifter i sociala medier, informationsblad, Datainspektionen Sociala medier och handlingsoffentligheten, skrift, Sveriges Kommuner och Landsting Övrigt: Arbetsmiljöverkets sida på Facebook, Arbetsmiljöverket Riktlinjer för sociala medier, Södertälje kommun Riktlinjer för sociala medier, Rättviks kommun Riktlinjer för användning av sociala medier, Katrineholms kommun Regler och riktlinjer för Lidingö kommun Anders Lundin, expert på sociala medier Marknadsföring och kommunikation i sociala medier, Lena Carlsson