verksamhetsberättelse 2014

verksamhetsberättelse 2014 ordförandes förord FSL har nu funnits och verkat i 20 år. En tid fylld med aktiviteter av många olika slag. Som förening är FSL behövd som en viktig funktion i det ständigt föränderliga samhället där begreppet kulturarvsbevarande är ett nyckelord. Året 2014 har varit ett förändringens år för FSL. Förutom att hösten bjöd på ett glatt jubileumsfirande där vi kunde se tillbaka på händelserika år, men även med gott mod blicka framåt, så har föreningen haft förändringar innebärande att ny person kommit till kansliet. FSL:s sekreterare sedan tio år har på egen begäran lämnat sin tjänst och har under hösten efterträtts av en ny administratör. Ordförandeposten har även ändrats. Monica Frumerie, FSL:s ordförande om FSL Föreningsarkiven i Stockholms län FSL är en ideell förening som bildades 1994 utifrån ett samarbete mellan Länsbildningsförbundet och Folkrörelsernas arkivförbund. Vår primära uppgift är att fungera som en resurs- och samarbetsinstitution för föreningar och arkiv i Stockholms län. FSL har däremot ingen egen arkivdepå. FSL vill göra länets alla föreningar medvetna om vikten av att arkivera och registrera för att bevara sitt material. Vi arbetar också för att tillgängliggöra arkiverat material på ett bra sätt. FSL vill verka i nutiden med dåtiden för framtiden. Länets föreningsarkiv förvaras i såväl kommunarkiven som annan arkivlokal tilldelad av kommunen. FÖRENINGSARKIVEN I STOCKHOLMS LÄN ORG NR 802400-1391 1

medlemmar Föreningen hade vid årets utgång 84 medlemmar, varav 21 kommuner, 58 föreningar, organisationer och institutioner samt fem enskilda personer. Fem lokala föreningar och en kommun har tillkommit som medlemmar under året och en lokal förening har valt att lämna FSL. styrelsen Monica Frumerie, ordförande Göran Rydeberg, vice ordförande Jessica Andersson, ledamot Maria Bring, ledamot Erland Nilsson, ledamot Karin Sandberg, ledamot Leif Gidlöf, suppleant Urban Johansson, suppleant Magnus Lindvall, suppleant arbetsutskottet Monica Frumerie, ordförande Göran Rydeberg, vice ordförande Jessica Andersson, april september 2014, styrelseledamot Maria Bring, oktober 2014 mars 2015, styrelseledamot Eva Wetterborg / Maria Tannemyr, kansli revisorer Håkan Andersson Bo Albinsson Carl-Göran Backgård valberedning Catharina Wikström, sammankallande Lars-Erik Eriksson, ledamot Anita Andersson, ledamot Danderyds föreningsarkiv Mälaröarnas folkrörelsearkiv Föreningsarkivet i Södertälje och Nykvarn Lidingö stadsarkiv IOGT-NTO Stockholm TAM-Arkiv Brännkyrka hembygdsförening Norrtälje släktforskarförening Svenska Baptistsamfundet auktoriserad revisor vald revisor, Frälsningsarmén HK vald revisorssuppleant, Södra Roslagens släktforskarförening Nacka lokalhistoriska arkiv Mälaröarnas folkrörelsearkiv Danderyds föreningsarkiv styrelsemöten Styrelsen har haft fyra protokollförda möten under verksamhetsåret. Arbetsutskottet har sammanträtt vid fem protokollförda möten. Planeringskonferens för styrelse och personal hölls den 11 september på Citykyrkan, Wallingatan i Stockholm. Föreningens verksamhet och styrelsens inre arbete diskuterades. Verksamhetsplan och budget för 2015 upprättades. FÖRENINGSARKIVEN I STOCKHOLMS LÄN ORG NR 802400-1391 2

Arbetsutskottet (AU) har fungerat som redaktionsråd med planering och korrekturläsning av medlemsbladet Ordna & Vårda med kanslisten som redaktör. representation föreningens representation FSL är medlem i Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI), Arbetsgivareföreningen IDEA, Centrum för Näringslivshistoria och Föreningen för folkbildningsforskning. styrelseledamöternas representation Leif Gidlöf deltog i Folkrörelsernas Arkivförbund (FA) och Näringslivsarkivens förening (NAF) den 14-15 maj i Visby. Monica Frumerie deltog vid Grant Thorntons seminarium den 17 september rörande de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell förening. Monica Frumerie och Urban Johansson deltog var sin dag i Folkrörelsernas Arkivförbunds (FA) höstmöte den 11-12 november i Uppsala. Monica Frumerie och Eva Wetterborg deltog och representerade FSL vid Vallentuna Folkrörelsearkivs 25 årsfirande den 25 november. Styrelseledamöterna deltog och representerade FSL vid jubileumsfesten den 23 oktober på Medelhavsmuseet. Vid framtagningen av FSL:s jubileumsskrift Att verka för föreningslivets kulturarv har Leif Gidlöf varit redaktör. Redaktionsgruppen bestod av Urban Johansson, Nils-Bertil Nilsson, FSL:s hedersledamot Uno Sköld och Monica Frumerie. Eva Wetterborg försåg gruppen med bilder. personal Eva Wetterborg har under året varit anställd på kansliet. Förutom sedvanliga administrativa uppgifter och rådgivning, så har hon även skött bokföring och betalningar på kansliet, uppdatering av hemsidan samt registrering och registervård av ASL (Arkivregister Stockholms län). Eva Wetterborg avslutade sin tjänst den 31 augusti. Då ingen efterträdare ännu fanns på plats så arbetade Eva Wetterborg kvar på konsultbasis. Från den 1 oktober anställdes Maria Tannemyr som administratör på kansliet. Eva Wetterborg kvarstår som ansvarig för ekonomiadministrationen till och med 31 mars 2015. Under året har Hannelie Hillertorp, Karin Sandberg, och Leif Gidlöf anlitats som kursledare. Erik Zetterstedt har anlitats som konsult för systemtekniskt underhåll av ASL. årsmöte 2014 Årsmötet hölls den 19 mars 2014 i Nacka lokalhistoriska arkiv i Dieselverkstaden i Sickla. Innan årsmötet gavs en visning av lokalerna och arkivet. Drygt 30 personer deltog, 15 anmälda ombud och 15 observatörer. Vid årsmötet valdes Monica Frumerie som ny ordförande efter Nils-Bertil Nilsson som haft ordförandeposten i fyra år. Karin Sandberg gick från suppleant till ledamot och Leif Gidlöf FÖRENINGSARKIVEN I STOCKHOLMS LÄN ORG NR 802400-1391 3

nyvaldes som styrelsesuppleant. Magnus Lindvall och Urban Johansson omvaldes för ytterligare ett år som suppleanter. Till ny revisor efter Jonas Hök valdes Bo Albinsson. kansli Kansliet finns i Stockholms stadsarkivs lokaler på Kungsklippan 6 i Stockholm. Under våren har FSL fått tillgång till ny och ljus lokal i entréplanet vilket har gjort kansliet mer tillgängligt. Detta har även skapat bättre kontaktmöjligheter med stadsarkivets personal och även besökande till stadsarkivet. Kansliet är tillgängligt för funktionshindrade. inventering och registrering av arkiv Arkivregister Stockholms län (ASL) ASL är en databas som ägs och förvaltas av FSL. Databasen innehåller arkivinformation från de större arkivinstitutionerna i Stockholmsregionen och uppgifter om arkivbestånden i länets kommunarkiv, museer, bibliotek, arkivföreningar och hembygdsföreningar. FSL uppmuntrar att föreningarnas arkiv registreras i ASL och finns sökbara. Under året har ca 140 nyregistreringar och nästan 390 uppdateringar tillförts databasen. ASL utvecklas löpande bl a genom ett planerat samarbete med Riksarkivet om en koppling av NAD till databasen. Vidare har ASL fått en ny funktion för publicering av digitala dokument. När funktionen är fullt utvecklad kan ASL:s arkivförvarare här tillgängliggöra delar av sina arkiv via databasen. ASL statistik Tabellen nedan visar förändringar i antal enskilda arkivbildare, nyregisterade och uppdaterade arkiv under 2014. Begreppet enskilda arkivbildare innefattar förenings-, person-, släkt-, gårds-, by- och företagsarkiv. Arkivregister Stockholms län 2014 KOMMUN ARKIVBILDARE NYREGISTRERADE UPPDATERADE ANTAL 2014 (2013) ANTAL 2014 (2013) ANTAL 2014 (2013) Danderyd 202 (197) 5 (5) 42 (21) Lidingö 152 (134) 18 (0) 8 (0) Nacka 958 ( 886) 72 (18) 227 (165) Norrtälje 1 312 (1 295) 17 (23) 14 (51) Nynäshamn 246 (244) 2 (6) 3 (42) Täby 1 (0) 1 (0) 0 (0) Upplands Väsby 147 (135) 12 (0) 75 (1) Vallentuna 150 (137) 13 (0) 18 (12) Österåker 15 (14) 1 (0) 1 (0) SUMMA 141 (52) 388 (292) Källa: ASL samverkan En stor del av verksamheten bygger på samverkan med andra organisationer på regional nivå. De utgör en viktig länk till lokala föreningar. FÖRENINGSARKIVEN I STOCKHOLMS LÄN ORG NR 802400-1391 4

Eva Wetterborg har under våren besökt kommunarkivarien i Österåker som ett led i att presentera FSL och specifikt ASL. I november hade vi vår årliga konferens för de lokala föreningsarkiven. Åtta av nio inbjudna föreningar deltog och under temat Inspiration diskuterades erfarenheter, idéer, tips och tankar som kan stärka och ge nya infallsvinklar samt nytänk till de lokala föreningsarkiven. Dessutom gavs en genomgång om den nya funktionen med digitala dokument i ASL. Under konferensen diskuterades även idéer och utformning av de lokala föreningsarkivens hemsidor. rådgivning, kurser och forskning rådgivning En viktig del av verksamheten är rådgivning i arkivfrågor till föreningslivet. I de flesta fall har denna givits per telefon eller e-post. Även på hemsidan finns råd och anvisningar i arkivfrågor. FSL arbetar för att ge snabba och korrekta svar av alla frågor, stora som små. Vi kompletterar vår rådgivning med försäljning av vår handledning Ordning i arkivet. kursverksamhet I samarbete med lokala folkrörelse- och föreningsarkiv, kommunarkiv och föreningslivet har under året kurser anordnats i arkivkunskap och dokumenthantering. Under året har tre grundkurser och en fortsättningskurs hållits. Samtidigt har många förfrågningar kommit om kurser och planen är att dessa kurser äger rum under kommande år. Efter en intern kursledarträff i januari beslutades att revidera befintligt kursmaterial, såväl kompendier som presentationsmaterial. Detta har genomförts under året. arkivens dag Flera av våra medlemsarkiv anordnade aktiviteter på Arkivens dag den 8 november. Årets tema var Orostider som gestaltats på olika sätt i de lokala föreningsarkiven. T ex så presenterade Danderyds föreningsarkiv sin utställning Levande föreningshistoria med tjugo affischer från tjugo föreningar med avslutning på Enebybergs bibliotek. Norrtälje stadsarkiv respektive Nynäshamns bild- och folkrörelsearkiv ordnade utställning och filmvisning m m. seminarium för FSL:s medlemmar Årets seminarium ägde rum den 11 februari på Trygg-Hansa huset i Stockholm och hade rubriken Föreningens e-arkiv i exempel och belysning. Arkivarierna Martin Olsson och Per- Ola Karlsson belyste i teori och praktik digital arkivering. studiebesök för FSL:s medlemmar I maj bjöds medlemmarna in till studiebesök på Svenska Filminstitutet i Rotebro. Företaget Rotebro Filmservice tar hand om och lagrar film som biovisats i Sverige, detta är således ett filmarkiv. Intresset var stort och visningen genomfördes i två grupper. FÖRENINGSARKIVEN I STOCKHOLMS LÄN ORG NR 802400-1391 5

I december fick medlemmarna möjlighet att besöka Stockholms stadsarkiv och visning av Stockholms stads byggnadsritningar som listats som ett av Unescos världsminnen Unescos Memory of the World. information Nyhetsbrevet Ordna & Vårda har under året utkommit med fyra nummer som sänts ut till medlemmar och arkivinstitutioner. Som tidigare beslutats så skickas den, förutom till medlemmar och övriga arkiv, även till kursdeltagare under ett år efter genomgången kurs och till alla huvudbibliotek i länet. FSL:s hemsida foreningsarkiven.a.se har uppdaterats under året och förbättringar planeras under kommande år. Den grafiska profil som använts till våra fyra broschyrer har även applicerats på kursmaterialet och planeras användas i större utsträckning för annat informationsmaterial. På kansliet finns även vår instruktionspärm Ordning i arkivet, en handledning för föreningar och distriktsorganisationer. Våra roll-ups med information om FSL, kan användas i olika sammanhang och finns tillgängliga för utlåning. ekonomi Medlemsavgifterna under året har varit 100 kronor per år för lokala föreningar och enskilda personer, 500 kronor per år för distriktsorganisationer och institutioner samt 1 000 kronor per år för kommuner. Årets resultat blev ca 100 000 kronor. Denna summa är hög i förhållande till tidigare års resultat och kan betraktas som engångsföreteelse. Flera anledningar kan nämnas. Den största bakomliggande faktorn är att den reservering som gjordes för FSL:s jubileumsfirande upplöstes och samtidigt beslöts att inga nya reserveringar ska göras. mål och måluppfyllelse De mål som formulerats i årets verksamhetsplan har inte helt uppfyllts i den omfattning som föreningen hade hoppats. Anledningarna är flera, man kan nämna personalförändring på kansliet, förändring i styrelse och därtill stor uppmärksamhet på förberedelser och planering runt det till hösten förlagda 20-årsfirandet som även innehöll framtagning av en jubileumsskrift. Detta har tagit tid från det ordinarie arbetet, men den erfarenhet som sammanställningen av föreningens samlade minnen och verksamhet från de 20 gångna åren har gett, lägger grund för gott självförtroende framöver. FÖRENINGSARKIVEN I STOCKHOLMS LÄN ORG NR 802400-1391 6

Vi kan i alla fall se att ett antal uppskattade kurser har genomförts. Även seminarieverksamheten har genomförts samt två givande studiebesök. Inga nya lokala föreningsarkiv har initierats trots att intresse finns. Många frågor inkommer kontinuerligt till kansliet inom arkivvård som visar på ett kunskapsbehov och kanske en viss nyfikenhet inom området. Några nya föreningar har anmält intresse om medlemskap. Någon annan har fallit bort. FSL:s 20årsjubileum FSL firade 20 år och höll en jubileumsfest i slutet av oktober på Medelhavsmuseet i Stockholm för speciellt inbjudna. Det var ett 40-tal gäster och till de inbjudna hörde bl a Riksarkivet, Stockholm stadsarkiv, stads/kommunarkiv, FA, FSL:s tidigare och nuvarande styrelseledamöter. Tal hölls och gåvor överlämnades till FSL och avslutningsvis utdelades till alla gäster den nyskrivna och nytryckta jubileumsskriften Att verka för föreningslivets kulturarv. slutord Vi framför ett stort tack till våra anslagsgivande myndigheter, Riksarkivet och Stockholms läns landsting, Kultur- och utbildningsnämnden. Utan deras stöd hade vi inte kunnat bedriva denna verksamhet. Till alla de kommuner i länet som välvilligt ställer arkivutrymme till förfogande för lokala föreningsarkiv vill vi också framföra ett stort tack. Tack vare denna inställning kan kommuninvånarna ta del av det lokalhistoriska arv som finns i föreningarnas arkiv. För det goda samarbetet och det värdefulla stöd vi erhållit från Stockholms stadsarkiv, andra arkiv och bibliotek, ber vi att få framföra ett varmt tack. Ett stort tack även till FSL:s kansli. Stockholm i februari 2015 Monica Frumerie Monica Frumerie Jessica Andersson Jessica Andersson Erland Nilsson Erland Nilsson Maria Bring Maria Bring Göran Rydeberg Göran Rydeberg Karin Sandberg Karin Sandberg FÖRENINGSARKIVEN I STOCKHOLMS LÄN ORG NR 802400-1391 7