Kvalitetsberättelse för verksamheten personlig assistans samt särskilt boende vuxna 1 januari 31 december 2013

Kvalitetsberättelse för verksamheten personlig assistans samt särskilt boende vuxna 1 januari 31 december 2013 Dokumentnamn Kvalitetsberättelse för verksamheten personlig assistans samt särskilt boende vuxna 1 januari 31 december 2013 Dokumentansvarig Camilla Isaksson verksamhetsutvecklare Dokumentdatum 2014-04-14 Godkänd av Eva Bascom verksamhetschef Version 1.0 Reviderad 2014-04-14

Innehåll Inledning... 3 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete... 4 Ny riktlinje för hantering av enskildas privata medel... 4 Rutin för rapportering av missförhållande enligt lex Sarah... 4 Fortsatt arbete med ledningssystemet... 4 En lärande organisation... 5 Förbättringstavla... 5 Klagomål och synpunkter... 5 Avvikelser... 6 Utredning av Lex Sarah rapporter... 6 Tillsynsbeslut från IVO... 6 Förbättringar av processer och rutiner... 7 Likvärdiga insatser... 7 Årshjul för verksamheten... 7 Verksamhetsuppföljning och egenkontroll... 8 Tillsynsrapport från IVO... 8 Tydliggöra uppdraget för verksamheten - A3... 8 Samverkan... 9 Brukarsamverkan... 9 Umeå 2014... 10 Fika i parken... 10 Bas-utbildning... 10 Kompetenshöjning... 11 Projektet Bas-utbildningen... 11 Gemensam introduktion för sommarvikarier... 12 Ambassadörer inom vård och omsorg... 12 Programråd... 12 Till sist... 13

Inledning Kvalitetsberättelsen omfattar det kvalitetsarbete som genomförts inom verksamheten Intraprenad personlig assistans samt särskilt boende vuxna 1 januari- 31 december 2013. Kvalitetsberättelsen ska utgöra en överskådlig bild och är skriven för en bred målgrupp. Att säkra och följa upp att de verksamheter som socialnämnden är ansvarig för håller god kvalitet är ett prioriterat område. Nationellt ökar kraven på att de verksamheter som bedrivs ska följa upp sitt kvalitetsarbete, redovisa resultat och kvalitetsaspekter öppet. Under året har två verksamheter fogats ihop till en. Intraprenad personligassistans har slagits ihop med personligassistans vuxna och boende för fysiskt funktionshindrade. Syftet var att använda de gemensamma resurserna på bästa sätt både utifrån ekonomi och kvalitet. Verksamhetens rutiner har synats, en Bas-utbildning har startats för att alla inom verksamheten ska ha samma grundläggande kunskaper inom funktionshinderområdet. Verksamheten arbetar enligt målsättningen att vara en lärande organisation, att se avvikelser och klagomål som möjligheter till förbättringar. Ambitionen är en samlad presentation av de aktiviteter och resultat som genomförts under 2013 som på ett bättre sätt ger en helhetsbild av verksamhetens kvalitetssäkring och det arbete som görs.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Alla vårdgivare och den som bedriver verksamhet inom socialtjänsten ska enligt Socialstyrelsens föreskrifter ansvara för att det finns ett ledningssystem för kvalitet. Syftet med ledningssystemet är att ge stöd och struktur till ett systematiskt och målmedvetet arbetssätt med ständiga förbättringar för bästa möjliga kvalitet i de insatser och det stöd socialtjänsten ansvarar för. Några nya övergripande mallar, rutiner och handlingsplaner har fastställts. Det är mallar för risk och händelseanalys samt rutin för hantering av enskildas privata medel och rutin för synpunkter och klagomål. Ny riktlinje för hantering av enskildas privata medel De sociala nämnderna har beslutat om en ny riktlinje för hantering av enskildas privata medel (ekonomi). Av riktlinjen framgår det bland annat att varje verksamhet som hanterar enskildas ekonomi ska ta fram skriftliga rutiner för att säkerställa att hanteringen sker på ett enhetligt och säkert sätt och för att minska risk för stölder eller andra ekonomiska oegentligheter. Det är respektive verksamhetschef som ansvarar för att det finns rutiner. Av riktlinjen framgår att det kan bli aktuellt för socialtjänstens personal att hjälpa den enskilde med sin ekonomi oavsett om personen har en ställföreträdare eller inte. Det ska då finnas skriftliga överenskommelser. Hanteringen av pengar ska i största utsträckning ske på sådant sätt att kontanthantering minimeras. I verksamheten har två rutiner kring detta tagits fram och kommunicerats. En för särskilt boende och en för personlig assistans. Rutin för rapportering av missförhållande enligt lex Sarah Lex Sarah är en del av socialtjänstens kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Syftet med Lex Sarah är att verksamheten ska utvecklas och att missförhållanden ska rättas till för att förhindra att liknande missförhållanden uppkommer igen. Det är därför viktigt att det finns ett tillåtande klimat som medger resonemang om missförhållanden och att rapporterade missförhållanden hanteras som en del i verksamhetens arbete med förbättrad kvalitet. Alla missförhållanden, och påtagliga risker för att missförhållanden ska uppstå, ska rapporteras till den som är ansvarig för verksamheten. Under hösten fick verksamhetens samtliga ledare information om rutinen. Enhetschef är ansvarig för att all personal är informerade om rutinen. Rutinen skall även finnas i assistentpärmen på arbetsplatsen. Fortsatt arbete med ledningssystemet Rutinbibliotek SharePoint Verksamhetens rutiner ska finnas samlade, lätt åtkomliga och vara kvalitetssäkrade. Detta är en förutsättning för ett fungerande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Under hösten 2013 påbörjades arbetet med att samla verksamhetens rutiner i rutinbiblioteket. Detta arbete kommer att fortsätta under våren 2014.

En lärande organisation Förbättringstavla Ledningsgruppen använder en förbättringstavla där förbättringsförslag, aktuella aktiviteter med ansvariga samt slutdatum skrivs ner. På tavlan följer man även verksamhetens resultatmått per enhetschef samt verksamhetschef. Syftet är att diskutera och reflektera goda exempel men även svårigheter man står inför samt lära av varandra och de avvikelser som skett i verksamheten. Mått på tavlan 2013 var genomförandeplan/dokumentation, sjukfrånvaro, basutbildning samt ekonomi. Klagomål och synpunkter Den nya rutinen innebär att synpunkter och klagomål hanteras direkt i verksamheten. Alla klagomål registreras, följs upp och sammanställs som en del av verksamhetens kvalitetsarbete. På så sätt utvecklar vi våra verksamheter och ger bättre kvalitet. Socialt ansvarig samordnare var inbjuden till ledningsgrupp i september och informerade samtliga i ledningsgrupp kring den nya rutinen. Inkomna klagomål registreras löpande av enhetschef. Enhetschef är ansvarig för att all personal är informerade om rutinen. Detta inrapporteras årligen till socialt ansvarig samordnare (SAS) enligt anvisningar i rutinen. Datum för när detta ska vara gjort finns i verksamhetens årshjul.

Sammanställning av inkommna klagomål och synpunkter Enhet: Personlig assistans Vuxna År: 2013 NR Ankomstdatum Kön på person som klagomålet rör Kategori 1 2013-03-14 Kvinna Organisation/ledning/styrning 2 2013-03-20 Kvinna Organisation/ledning/styrning 3 2013-04-18 Kvinna Organisation/ledning/styrning 4 2013-01-11 Man Inflytande/delaktighet/självbestämmande 5 2013-01-13 Kvinna Samverkan 6 2013-01-13 Kvinna Organisation/ledning/styrning 7 2013-06-11 Kvinna Lokaler Alla 7 klagomål är hanterade och återkopplade till den som lämnat klagomålet. När det gäller klagomål för Organisation/ ledning /styrning håller en rutin på att arbetas fram som en förbättringsåtgärd i verksamheten. För klagomål gällande samverkan och inflytande/delaktighet skapades individuella handlingsplaner för detta för att förbättra situationen för den enskilde. Klagomål gällande lokaler är fortfarande under utredning. Klagomålet gäller oklarheter i ansvarsfördelning i gemensamhetsutymmen i särskilt anpassad bostad mellan boende och kommunen. Avvikelser Avvikelserapportering i verksamheten har ökat betydligt 2013. I verksamhet för personlig assistans har avvikelser gällt brister i beviljad insats och brister i läkemedelshantering. I verksamhet för boende med särskild service har avvikelser också gällt brister i beviljad insats och läkemedelshantering. Avvikelser ska tas upp i ledningsgrupp för lärande och reflektion. Vid granskning av de inkomna avvikelserapporterna har vi funnit att dessa ibland berör annan personal än boendehandledare och assistenter. Det finns även brister i händelseanalys som ska följa en avvikelserapport. Ytterligare information kring avvikelsehantering planeras som åtgärd för att avvikelser och klagomål ska hanteras korrekt och inom rätt verksamhet. Utredning av Lex Sarah rapporter Två händelser har rapporterats som Lex Sarah under året. En av händelserna gäller personlig assistans och en händelse gäller Boende med särskild service. Ingen av händelserna har bedömts som allvarlig. Tillsynsbeslut från IVO Ett tillsynsbeslut har inkommit till verksamheten från IVO. I beslutet riktas kritik mot verksamheten där man inte fört social dokumentation.

Klagomålet från enskild rör bemötande och verkställighet i ärende där brukare har personlig assistans. IVO anser det allvarligt att insatsen inte dokumenterats enligt SOSFS2006:5 under en viss period. IVO kan dock konstatera att nämnden är medveten om bristerna och att riktlinjer för dokumentation finns i verksamheten samt att en utbildningsinsats för all personal som innehåller bland annat dokumentation är planerad. IVO avser inte att vidta några ytterligare åtgärder i ärendet. Ärendet är avslutat. Förbättringar av processer och rutiner Processer och rutiner ska användas för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Samtliga rutiner och processer som tagits fram i verksamheten har en processägare som är ansvarig över att dessa uppdateras enligt plan, men även att dessa tas upp vid förändringar i verksamhet som påverkar rutinen. Samtliga rutiner ligger i verksamhetens årshjul, så det blir tydligt för ledningsgruppen när dessa skall uppdateras. Likvärdiga insatser Det är viktigt att ett likvärdigt stöd ges oavsett vilken kommundel som insatsen utförs i, kvalitén i stödet ska och får inte skilja sig åt. En kartläggning av insatsen personlig assistans i kommundelarna har genomförts under våren 2013, i syfte att uppnå detta. Informationsmaterial samt rutiner tittades över och beslut togs om gemensamt arbetsätt kring utförandet av insats. Medarbetarna i Holmsund-Obbola, Hörnefors samt Sävar deltar även i bas-utbildningen. Årshjul för verksamheten

Verksamhetsuppföljning och egenkontroll Verksamhetsuppföljning och egenkontroll ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att verksamheten ska kunna säkra kvalitén. Genomförandeplan samt dokumentation Handläggningen av ett ärende som rör enskild samt genomförande av beslutad insats enligt LSS ska dokumenteras. En genomförandeplan ska även tas fram som praktiskt beskriver beslutad insats. Genomförandeplanen följs upp minst var 6:e månad, detta för att kvalitetssäkra insats. Vid granskning av dokumentation under 2013 har vi sett en ökning i verksamheten sedan början av året. Även kvalitén på dokumentationen har förbättrats och fler brukare har aktuella genomförandeplaner som består av både praktisk beskrivning av beslutad insats och mål. Det finns dock fortfarande förbättringsområden i utformandet av konkreta mål i genomförandeplaner. Fortlöpande följer ledningsgruppen upprättandet av genomförandeplaner i verksamheten. Enhetschefer följer upp dokumentation på arbetsplatsträffar som ett led i kvalitetssäkring. Genomförandet av Bas-utbildningen startade under 2013. Utbildningen omfattar samtliga inom verksamhetsområdet, från verksamhetschef till medarbetare. Utbildningens innehåll har varit empowerment, genomförandeplan samt journalföring. Utbildningen har avslutats med seminarium på arbetsplatsen för att bryta ner kunskapen till kompetens. Allt för att brukaren ska få den insats den har beslut om samt att kvalitén av insatsen säkras. Tillsynsrapport från IVO Varje år tas en tillsynsrapport fram av IVO (inspektionen för vård och omsorg). Under 2013 har tillsynen varit fokuserad på enskilda tillståndpliktiga verksamheter med personlig assistans. Under våren 2013 genomförde tillsynsmyndigheten en nationell tillsyn av 50 medelstora enskilda assistansanordnare som har tillstånd att bedriva assistans för barn (Tillsynsrapport Tillsynens viktigaste iakttagelser verksamhetsåret 2013, IVO 2014-5). Tydliggöra uppdraget för verksamheten - A3 Uppdraget från kommunfullmäktige till socialnämnd och ut i verksamhet ska vara tydligt och lätt att förstå. Därför har verksamheten tagit fram en sammanställning av uppdraget med aktiviteter knutna till dessa. Detta för att vi tydligare ska kunna följa upp uppdraget under året samt ett kommunicerbart sätt att förstå sammanhang. (Bilaga 1)

Samverkan Verksamheten ska samverka för att säkra kvaliteten på de insatser som utförs. Brukarsamverkan Verksamheten ska verka för brukarinflytande och egenmakt, så att brukarnas egna resurser tas tillvara och att förmågan att leva ett självständigt liv stärks. Samverkan i verksamheten sker genom årliga brukarträffar, samtliga brukare/företrädare är inbjudna. Med på dessa träffar är verksamhetschef och verksamhetsutvecklare. Träffen 2013 ägde rum 22 augusti och punkter som tog upp var bl.a. aktiviteter 2013, syfte och upplägg på bas-utbildningen, Umeå 2014, inbjudan till fika i parken samt uppföljning av sommaren 2013. Samtliga som var där var mycket positivt inställda till bas-utbildningen och tyckte upplägget och innehållet verkade mycket bra. Under träffen frågade vi upp kring hur sommaren hade upplevts för brukarna. Detta kan upplevas som en jobbig tid, då många nya medarbetare ska inskolas. De var positiva till hur sommaren upplevdes och om något inte fungerat som tänkt blev de lyssnade på. De kom med några förslag på förbättringsområden: tydligare information kring användandet av mobiltelefoner under arbetspassen tydligare genomförandeplaner tillgängligare och synligare enhetschefer Positivt i verksamheten tyckte de var: att det finns en grundstomme i arbetsgrupperna bra kompetens i arbetsgrupperna flexibla assistenter Det verksamheten fick till sig togs upp i ledningsgruppen för att jobba vidare med och kommer att följas upp vid kommande brukarträff.

Umeå 2014 Verksamheten ska förverkliga ambitionerna kring kulturhuvudstadssatsningen. Önskemål samt frågor kring Umeå 2014 togs upp på brukarträffen. Dessa frågor/önskemål togs upp. Finns information kring evenemangen som lättläst, bliss eller inläst. Om detta finns, var kan man få tag på dessa? Önskemål att det även ska finnas kortare konserter, då många inte orkar vara i den miljön en längre tid. Kan vara svårt att ta sig ut när man vill gå tidigare samt att det inte känns bra att avvika mitt i evenemang. Önskan att många evenemang blir lätt tillgängliga och inte bara de riktade. Dessa frågor och önskemål har skickats till kulturchef Fredrik Lindegren. Fika i parken Samtliga brukare var under september inbjudna till fika i parken utanför det nya kontoret på Storgatan 28c. Detta var en mycket uppskattad aktivitet, syftet var även att alla skulle få möjlighet att se och veta var ledningsgruppen med administration sitter efter flytten och finns tillgängliga. Bas-utbildning Vid framtagandet av bas-utbildningen har brukarorganisationer medverkat genom att delge sina erfarenheter och kunskaper inom funktionshinderområdet.

Kompetenshöjning All personal omfattas av kompetenskrav. Att all personal har rätt kompetens är en förutsättning för att de ska kunna medverka i kvalitetsarbetet och ge god vård och omsorg. Verksamheten ska kunna utveckla och säkra kvaliteten och ska därför planera för personalförsörjning och kompetensutveckling. Projektet Bas-utbildningen Bas-utbildningen är ett resultat av förslag på förbättringar från medarbetare och tidigare förbättringsarbeten. Utbildningen ska enligt ledningsbeslut genomföras av all tillsvidareanställd personal inom funktionshinderområdet förutom socialpsykiatrin. Genom en gemensam bas-utbildning skapas samsyn och förutsättningar för all personal oberoende av vilken verksamhet de befinner sig i eller vilka brukare som stödet riktas till. Resultatet visar på behov av kompetensutveckling inom följande områden: Dokumentation Lagstiftning inom funktionshinderområdet Funktionsnedsättningar och dess konsekvenser Arbetslagsutveckling Bemötande och förhållningssätt Kommunikation Konceptet ska senare ingå i introduktionen för nya medarbetare inom funktionsnedsättningsområdet. Syfte och mål Syfte med utbildningen är att skapa en gemensam grundläggande kunskap för medarbetare och chefer. Genom utbildning inom dessa sex områden skapar vi förutsättningar i arbetet att ge brukare möjlighet till utveckling och att bli självständiga utifrån sina förutsättningar. Målet är att tillsvidareanställd personal samt långtidsvikarier inom funktionsnedsättningsområdet ska ha genomgått utbildningen 2016. Kvalitetssäkrat underlag Socialstyrelsen har i uppdrag av regeringen utformat ett vägledande informationsmaterial för arbetsgivare kring vilka kunskaper och erfarenheter som kan behövas för arbete inom verksamheter som ger stöd, service och omsorg till personer med funktionsnedsättning. Socialstyrelsens informationsmaterial Rätt kompetens hos personal i verksamheter med funktionsnedsättning presenterades 2012 och innehåller vilket ansvar arbetsgivaren har för att medarbetare har rätt komptens. I denna vägledning hänvisar socialstyrelsen bland annat till de kompetenskrav som projektet Carpe har arbetat fram. Dessa kompetenskrav har därför fått vara vägledande i bas-utbildningens innehåll och utformning. Underlaget har kommunicerats med brukarorganisationer och deras synpunkter har tagits tillvara Sammanställning av bas-utbildningen hösten 2013 Block 1 Dokumentation - Uppstartsträff den 23 september för samtliga ledningsgrupper. Inbjuden till denna träff var Carin Bergström som jobbar inom forum Carpe en kommungemensam funktion för verksamhets- och yrkesutveckling i Stockholms län för att delge sina erfarenheter och tips.

Föreläsningen om dokumentation startade i oktober med målgruppen ledare. Efter denna föreläsning så korrigerades innehållet i föreläsningen, så att den möter behovet i våra verksamheter. Mellan 22 oktober och 14 november så utbildades 97 % av samtliga medarbetare i dokumentation. De som uteblev, har fått möjlighet att gå på uppsamlingsheat samt se filmen på nätet. Totalt har ca 800 medarbetare utbildats. Under föreläsningen har det kommit fram många bra frågeställningar och utvärderingarna var genomsnittligt mycket höga. Föreläsningen höll en generell nivå och inte verksamhetsspecifik därför pågår ett stort arbete ute i verksamheterna för att konkretisera och implementera nya arbetssätt med dokumentation för att kvalitetsäkra insatserna. Förväntad effekt av blocket är att vid uppföljning efter sex månader kunna påvisa att det finns en röd tråd i dokumentationen och att dokumentationen används aktivt i det dagliga arbetet genom att följa upp, utveckla och säkerställa brukarens insatser. Gemensam introduktion för sommarvikarier Verksamheten samlade i juni 2013 till en gemensam introduktion för sommarvikarier. Syftet är att ge tydlig och likvärdig information till samtliga. Detta för att skapa förutsättningar till medarbetarna att utföra insatser av god kvalité under sommaren. Ambassadörer inom vård och omsorg I verksamheten vård och omsorg finns nio ambassadörer som har i uppdrag att sprida kunskap och väcka intresse för yrken inom området. Detta är ett mycket viktigt uppdrag så det sprids en positiv och realistisk bild av hur det är att arbeta inom vård och omsorg. De har bl.a. informerat på Dragonskolans branschdag - barn och fritid, på Fridhemsgymnasiet - vård och omsorgcollege samt på Meadlearn. Programråd Verksamheten deltar på Dragonskolans programråd. Syftet är att diskutera och tydliggöra vikten av innehållet i utbildningen barn och fritid med inriktning boendehandledare och personlig assistent. Detta för att möta behovet av kompetens i verksamheten. För att säkra personalförsörjningen i framtiden är det mycket viktigt att delta i programråd och att ha goda ambassadörer för verksamheten, då behovet av utbildad arbetskraft med rätt kompetens kommer att vara stort i framtiden.

Till sist Genom att arbeta med ständiga förbättringar kommer vi att fortsätta att kvalitetssäkra verksamheten. Under 2014 kommer vi att mäta upplevelsen av insatsen personlig assistans genom en brukarenkät. Resultatet av enkäten kommer att återkopplas till brukarna samt finnas med i kvalitetsberättelsen för 2014. Kvalitetsberättelsen kommer att kommuniceras till samtliga i verksamheten. Den kommer att tas upp på brukarträff under våren, medarbetarträff samt i ledningsgrupp. Den kommer även publiceras på umea.se. De förbättringar som gjorts under 2013 kommer vi att följa under 2014.

Bilaga 1