Att göra en kommunikationsplan
Innehåll i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering
När behövs en kommunikationsplan? Avgränsade projekt Kommunikationsplan ofta en del av projektplanen Kanske flera planer? Skilja på kommunikation under tiden arbetet pågår och kommunikation för att senare nå ut med projektets resultat.
Skilj på plan och strategi Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Kommunikationsplan: avgränsat i tid eller ekonomisk ram, knutet till ett projekt eller t ex verksamhet under ett år. Mål + målgrupper + åtgärder
Kommunikationsstrategi övergripande Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Strategi är långsiktiga vägval, vad göra och inte göra, kanalval Strategi vilket är vårt förhållningssätt: är vi rådgivande, lyssnande, experten Ska du använda en offensiv eller defensiv strategi, det vill säga ska du aktivt föra ut dina budskap eller ska du låta dina målgrupper själva skaffa sig den information de är i behov av? Strategi: vilken ton ska vi använda oss av (provokativt, informellt, sakligt, känslosamt) Ska vi använda bilder, hur? Värdegrund, etiska överväganden
Omvärldsanalys Tänk till finns det något utanför eller inom vår egen organisation som kan påverka kommunikationsprocessen? Exempelvis nytt budgetår, ny regering, nya lagar, omorganiseringar, andra informationskampanjer som krockar med vår etc. SWOT (hot, möjligheter, styrkor, svagheter). Vilka trender råder idag? Miljövänligt, wellness, sociala medier Namnval på projektet finns det något annat som också heter som vårt projekt? Är det redan upptaget, behöver namnet varumärkesskyddas? Googla på namnet och på liknande projekt Vilken slags organisation har vi? Kultur?
Mål med kommunikationen Varför kommunicerar vi? Vad vill vi uppnå? Exempelvis för att informera intressenter, för att ändra ett beteende, för att spara tid eller pengar, för att stärka sitt varumärke. Mål ska vara mätbara och realistiska. Mål ska vara uppnådda inom en viss tid. Man kan ha ett övergripande mål och sedan flera delmål.
Kunskap, attityd, beteende Man brukar skilja på kunskapsmål, attitydmål och beteendemål Kunskap = veta om att det finns miljöbilar Attityd = tycka att det är bra med miljöbil Beteende = att köpa och köra miljöbil
Vilken effekt vill du uppnå med kommunikationen? Kunskap Känna till veta allt Attityd Tolerera älska Engagemang Tänka sig att brinna för Beteende Prova alltid göra
Mall för formulering av mål Vid tidpunkten V ska X procent av målgruppen Y veta/ tycka/vilja göra Z Den 1/1 2012 ska 80 procent av alla GU-anställda ha registrerat bisysslor i egenrapporteringen
Mål några exempel Hösten 2008 ska minst 80 procent av alla medarbetare vid Göteborgs universitet veta att namnet för Göteborgs universitet är University of Gothenburg. Namnet University of Gothenburg ska användas på webben, brevmallar, i trycksaker, skyltar och alla andra sammanhang. Det gäller både den engelska logotypen och när namnet skrivs i text eller sägs muntligt. Det ska vara uppnått inom ett år från att beslutet om namnbytet har tagits. Bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet Minimera missnöje bland medarbetarna Att inom ett år etablera personliga kontakter med cheferna i våra fyra dotterbolag
Budget, arbetsperiod, arbetsgrupp Vad kommer kommunikationsinsatserna att kosta? När genomförs kommunikationsinsatsen? När ska det vara klart? Vilka arbetar med att nå ut med den här kommunikationen? Vem gör vad? Fördelning, t ex IT-avdelning, Personalavdelning Vilka resurser har du och hur använder du dem på effektivast möjliga sätt? Väg de resurser du måste avsätta mot den potentiella uppmärksamhet dina aktiviteter kan få.
Målgrupper vilka kommunicerar vi med? Interna målgrupper Externa målgrupper
Interna målgrupper - exempel Chefer Alla nyanställda Alla med beställar-id Alla som uppdaterar på webbplatsen Personalavdelning Ekonomiavdelning IT-avdelning Växeltelefonister
Externa målgrupper - exempel Verk och myndigheter Intresseorganisationer Investerare Samarbetspartners Andra forskargrupper Andra universitet Politiker Allmänheten
Målgruppsanalys Vilka egenskaper har de olika målgrupperna som man måste ta hänsyn till när man kommunicerar med dem? Vilka förkunskaper har de? Är de positiva/negativa till projektet? Vilka behov har de? Demografiska egenskaper (geografisk placering, ålder etc).
Målgruppernas attityd till projektet Stor påverkan Positiva x x Negativa x x x x Liten påverkan
Övning formulera mål
Budskap Vad är det vi vill säga när vi kommunicerar? Kort och kärnfullt och lätt att ta in! Ska genomsyra informationen i de olika kanalerna. Mottagaren är kanske inte så intresserad Gör henne intresserad! Whats in this for me En avvägning mellan A) Det som sändaren/projektet egentligen vill ha sagt och B) Var mottagarna befinner sig (vilken kunskap, attityd de har). Bra budskap skapar fokusering, samlar, bygger en historia, ger rätt känsla, signalerar att parter är enade Dåligt budskap är om det är osammanhängande, dubbla budskap, inte trovärdigt, inte omsätts i praktiken (inte leva som man lär), budskapsinflation (för många budskap, spretigt) Lista för och emot, vilka är de starka argumenten, vilka tar ut varandra
Modell för att formulera budskap Delbudskap Delbudskap Orsaker, varför Huvudbudskap Konsekvenser, för oss innebär detta Stödargument, till exempel det här har lyckats tidigare
Budskap ett exempel Använd sociala medier för att stärka universitetets kommunikation, men tänk efter först! Sociala medier gör oss mer öppna, mer mitt i staden och mitt i debatten. Göteborgs universitet är en myndighet följ lagar och regler! Sociala medier är kommunikation all kommunikation behöver en strategi.
Avsändare Fel sändare gör att mottagaren inte tar emot budskapet oavsett hur bra det är Ju känsligare ämne desto större vikt på avsändaren Avsändare kan vara opinionsledare som kändisar (beundran), experter (auktoriteter), peers (jämlikar som vi kan identifiera oss med)
Övning formulera budskap
Dags att välja kanaler! Muntliga Skriftliga Digitala
Ambitionstrappan för att skapa effekt Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: kännedom, förståelse, kunskap Effekt: engagemang, handling Ingen information Tryckt info, intranät, e-post Muntlig information Muntlig information + möjlighet att ställa frågor Dialog hur och varför? Dialog, hur, varför och sätta mål tillsammans
Muntliga kanaler Den närmaste chefen! Ta en promenad runt! Ring upp! Informationsmöten (bjud på fika! Eller frukost! ) Seminarium Öppet hus Frukostmöte Mingel Besök nätverkträffar, arbetsplatsmöten
Sociala medier Twitter, YouTube, Facebook Bloggar Yttrandefrihet, tryckfrihet gäller När kommunicerar man som privatperson och när som myndighet? Vad är målet, syftet? Ska inlägg diarieföras? Skärmdumpa och gallra!
Webb och e-post E-postlistor Nyhetsbrev Webb - extern Intranät
Interna tidningar Personaltidningar Nyhetsbrev Andra tidningar till särskilda målgrupper
Trycksaker Broschyr Affischer Flygblad Buss- och spårvagnsreklam Vykort Roll-up Brev Dela ut information på stan
Annonsera 7 x 11 cm: 10 000 En kvarts sida: 20 000 Helsida: 100 000
Massmedia Lokala medier, fackmedier, utländska medier Pressmeddelande Presskonferens Presseminarier Debattartiklar
Ta det i rätt ordning! Mål Målgrupper Budskap Kanaler
Översikt - aktivitetslista Aktivitet Mål/syfte Vem ansvarar Målgrupp Tidsperiod Deadline Tidsåt gång E-post till kanslichefer Ge bakgrund Malin Kanslichefer, indirekt adm personal Vecka 38 1/9 2 h Banderoll Väcka uppmärksamhet Carina Främst studenter, även allmänhet Vecka 40 1/10 40 h Frukost möte Dialog Carina Förvaltningschefer Måndagar v 44-48
Utvärdering och analys av kommunikationen Nåddes målen? Hur går vi vidare? Vad kunde ha gjorts annorlunda? Fokusgrupp Enkät Studentuppsats Medarbetarenkät nöjd-medarbetar-index Egen reflektion
Avsluta Avsluta projektet så att det är tydligt att nu är det slut! Berätta om resultatet summera arbetet Ge beröm och fira det som gått bra fram med tårtan! Vad har gått bra, vad kan vi göra bättre?