Förstudie Verktyg för omvärldsbevakning

samhällsskydd och beredskap 1 (15) Enheten för ledningssystem och beslutstöd Henrik Larsson 010-240 51 76 henrik.larsson@msb.se Förstudie Verktyg för omvärldsbevakning The Internet is the first thing that humanity has built that humanity doesn't understand, the largest experiment in anarchy that we have ever had. Eric Schmidt, Google

samhällsskydd och beredskap 2 (15) Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 3 1.1 Mål och syfte... 3 1.2 Genomförande... 4 2. Beskrivning av kommuners och länsstyrelsers behov av omvärldsbevakning... 4 2.1 Behov av omvärldsbevakning under krisens olika skeenden... 5 2.2 Tabell utvisande behoven av omvärldsbevakning... 5 2.3 Exempel på krissituationer... 5 3. Beskrivning av befintliga system... 6 3.1 Jämförelse mellan system för omvärldsbevakning... 7 4. Slutsatser... 12 4.1 Översiktligt exempel (under en händelse)... 12 4.2 Rekommendation om fortsatt arbete... 14

samhällsskydd och beredskap 3 (15) 1. Bakgrund Kommuner och länsstyrelser har behov av behöver ett databaserat verktyg för att enkelt kunna genomföra omvärldsbevakning. Området för omvärldsbevakning är i första hand att ta del av internets alla källor till information. Efter genomförd regional behovsanalys i Kronobergs län fram gick det tydligt att det från lokal och regional nivå fanns ett behov av att göra en fördjupning inom området omvärldsbevakning. Behovet förstärktes även efter att ha genomfört en behovsanalys i Västernorrlands län. Förstudien skall ge en inriktning på hur kommuner och landsting kan använda ett databaserat verktyg för att genomföra omvärldsbevakning. Rapporten inventerar några av de befintliga verktygen som finns i dag. Samt skall ge kommunerna ett bra underlag för ett införande av ett tänkbart system. Förstudien ger inte i någon större utsträckning kunna ge någon vägledning avseende metoder eller arbetssätt utan kommer att fokusera på verktygens tekniska förmåga. Verktygens egenskaper och förmågor kommer att presenteras i tabellform för att ge en förståelse och översikt. 1.1 Mål och syfte Målet med förstudien är att kartlägga vilka verktyg som finns i dag och att utgöra ett beslutsunderlag för nästa steg. Förstudien skall också kunna fungera som ett stöd till kommuner och länsstyrelser vid val av verktyg för omvärldsbevakning. Målet för MSB avseende förstudien är att den: skall ge exempel på verktyg som kan användas för omvärldsbevakning ska ge stöd i metodik och vara mall för tillämpningar visar på att verktyg för omvärldsbevakning är en del på ledningsplatsen redovisar kostnader för olika verktyg bekräftar att verktygen kan användas i den dagliga verksamheten och krissituationer redovisar om verktygen är enkla att använda

samhällsskydd och beredskap 4 (15) 1.2 Genomförande Enheten för ledningssystem och beslutstöd (Henrik Larsson) har med stöd av Combitech (Fredrik Revelj) tagit fram förstudien. Strukturen i förstudien följer följande upplägg. 1. Kort beskrivning av kommuners och länsstyrelsers behov 2. Identifiera olika verktyg genom studier och kontakter med myndigheter (t.ex. MSB omvärldsfunktion, Regeringskansliet, Länsstyrelsen i Kronobergs län) 3. Enkel analys utifrån enkelhet, sökning och kostnad 4. Slutsatser med förslag till fortsatt arbete 2. Beskrivning av kommuners och länsstyrelsers behov av omvärldsbevakning Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap syftar till att kommuner och landsting ska minska sårbarheten i sina verksamheter och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner och landsting ska arbeta med att stärka förmågan att motstå allvarliga störningar, så att prioriterad samhällsviktig verksamhet kan upprätthållas. Att tidigt upptäcka och verifiera kriser är en viktig del i krishanteringen. Detta främst för att tidigt kunna dimensionera sina resurser för att kunna möta krisen. Om uppstarten och uppbyggnaden av resurser blir försenad, riskerar hela krishanteringen att försvåras och samhällsviktiga verksamheter kan komma att påverkas negativt. Kommunen har det geografiskta områdesansvaret på den lokala nivån. Det innebär att kommunen har ansvar för samordning av de inblandade aktörerna i det geografiska området, detta såväl inför som under och efter en kris. Under en kris finns behovet av att enkelt kunna följa händelseförloppet och att tidigt kunna se trender. För att på bästa sätt kunna använda hela samhällets resurser. Arbetet ska utgå från samhällets grundprinciper för krishantering, vilka är ansvars, likhets och närhetsprincipen.

samhällsskydd och beredskap 5 (15) 2.1 Behov av omvärldsbevakning under krisens olika skeenden Det främsta behovet av att genomföra omvärldsbevakning är att tidigt upptäcka en möjlig kris och kunna förbereda aktuell personal. Nästa behov är att kunna verifiera händelsen och få omfattningen bekräftad. Larmad personal kan nu påbörja analysarbetet och larma berörda delar inom kommunens organisation, alternativt inom sitt geografiska område. Under krishanteringsarbetet övergår behovet av omvärdsbevakning till att följa händelseförloppet samt att försöka upptäcka trender och nya hot. En mycket stor del av krishanteringen är att informera egen personal samt allmänheten. Informationen bygger i många fall på analyser av den gjorda omvärldsbevakningen. 2.2 Tabell utvisande behoven av omvärldsbevakning Behov Upptäcka Verifiera Larma Informera Syfte med omvärldsbevakning Tidigt kunna identifiera händelser som kan leda till kriser och stora påfrestningar Få bekräftelse på händelsen Larma den egna organisationen och starta upp krishanteringsarbetet Informera egen personal, media och allmänhet Följa Söka efter förändringar och trender 2.3 Exempel på krissituationer Nedan beskrivs exempel på krissituationer eller händelser som kan leda till en kris, där det finns behov av omvärldsbevakning: En förtroendekris hos kommunen eller myndighet Omfattande olycka med många skadade personer som sker inom eller utanför kommunens geografiska område Smitta och smittspridning Väderrelaterade störningar väg, tele, el, livsmedel, m.m

samhällsskydd och beredskap 6 (15) 3. Beskrivning av befintliga system Nästan alla verktyg för omvärldsbevakning på marknaden ser idag ganska lika ut. De har ungefär samma källor och utfallet av sökningarna ger därmed mer eller mindre samma resultat. Några kanske har några källor mer än vissa, men i det stora hela är detta rätt ointressant. Vad en användare skall fråga sig istället är vad systemet ger för möjligheter att sortera och tolka informationen. Det viktigaste är vilka filter systemen erbjuder, samt att användare ges möjligheten att analysera, prioritera, summera och kvantifiera data på ett överskådligt sätt. 1 I det följande ger vi en kort textbeskrivning av olika system. För jämförelse har vi i nästa avsnitt gjort en sammanställning av viktiga data i en matris. Syftet är inte att göra ett fullständigt beslutsunderlag utan att genom dessa exempel skapa en förståelse för vilka utmaningar ett fördjupat arbete kring dessa system kan komma att hantera. MSBs enhet för omvärld och beredskap använder sig av flera system för omvärldsbevakning, det mest avancerade systemet som enheten använder är Silobreaker. Men även enklare system som Tweetdeck används, allt för att göra omvärldsbilden så tydlig som möjlig. 1 Texten är i stort hämtad från http://www.connycom.com/ som jag tyckte fångade detta bra.

samhällsskydd och beredskap 7 (15) 3.1 Jämförelse mellan system för omvärldsbevakning Till största delen är informationen nedan hämtad från respektive hemsida. Benämning Inriktning Sökområden Analysförmågor Återrapportering Kostnad Länk Yahoo Pipes Bevaka utifrån egen sökfras, kan delas av kollegor Arbetar med Yahoos sökmotor Visar resultatet som en träfflista. Sammanfattar i överskådliga grafiska modeller med möjligheter att koppla ihop sig med vänner Ingen kostnad Googlereader Samla identifierade RSS flöden på ett ställe. Googles sökmotor Hemsidor och bloggar med RSS flöden Samlar en mängs RSS flöden och redovisar i en träfflista. Möjlighet att dela med sig av informationen via den offentliga sidan. Ingen kostnad Silobreaker Silobreaker Premium är en prenumerations baserad onlinetjänst för företag och myndigheter som söker efter sätt att övervaka och analysera nyheter och sociala medier. Sociala medier, digitala medier, offentliga källor, platsannonser, eget medie arkiv, svenskt twitter även historiskt. Mycket omfattande. - löpande automatiska analyser. - mäta antalet artiklar över tid - snabbt sammanställa källistningar - gruppera efter hur stor uppmärksamhet olika artiklar får - mäta geografiskt genomslag i antal artiklar - mäta genomslag i form av antal läsare (möjliga kontakter för exponeringen) -Epost -Mobilt lösningar för telefon och läsplatta Har en kostnad YouTube

samhällsskydd och beredskap 8 (15) Benämning Inriktning Sökområden Analysförmågor Återrapportering Kostnad Länk Tweetdeck Bevakning av twitter Är ett system för realtidsbevakning av twitter. Sök området är från de twitter konton man har valt att följa. Kan användas under en händelse för att följa förlopp och för att få bekräftelse. Ingen, Kräver ständig övervakning. Är inte lämpligt för larmning Ingen kostnad Aitellu Bred användning för olika behov. digitala medier, offentliga källor, platsannonser, sociala medier, eget medie arkiv, svenskt twitter även historiskt. Mycket omfattande. Har ett arkiv för twitter och andra källor. - gruppera efter hur stor uppmärksamhet olika artiklar får. - löpande automatiska analyser. - mäta antalet artiklar över tid - snabbt sammanställa källistningar - mäta geografiskt genomslag i antal artiklar - mäta genomslag i form av antal läsare (möjliga kontakter för exponeringen) - jämföra olika varumärken och dess mediegenomslag -Epost -Mobilt -Gruppkonton Ingen kostnad för sociala medier (reklamfi nansierat ) Däremot för övriga funktione r

samhällsskydd och beredskap 9 (15) Benämning Inriktning Sökområden Analysförmågor Återrapportering Kostnad Länk Connycom F Bevakning och analys av sociala medier. Redovisas ej tydligt men sociala medier omnämns och att det har ett mycket stort antal källor. Analys av hur varumärket framställs på nätet. Kartlägger Demografi på de som deltar i konversationen. Kanalkartor. Redogör i vilka kanaler konversationen är mest omfattande. Webbläsaren, surfplattor och telefoner.? YouTube Produktuppdelning. Vilka produkter/tjänster skapar mest diskussion? Incitament. Vad är det som driver personer att dela med sig? Branschanalys Widenarrow Vill påverka sättet att arbeta med omvärldsanalys. Arbetar med att skapa vardagsnytta kring omvärldsbevakning. Framgår ej av hemsidan Skapar en organisation för omvärldsbevakning som kan använda systemen. Research, omvärldsbevakning, omvärldsanalys, rapportering och kunskapsdelning samt en kunskapsbank där all information är återsökningsbar. E-post Årslicens

samhällsskydd och beredskap 10 (15) Benämning Inriktning Sökområden Analysförmågor Återrapportering Kostnad Länk Meltwater News Verktyget kombinerar enligt hemsidan branschens mest kraftfulla sökfunktionalitet med djupgående analysmöjligheter och ett konsultativt kundstöd. 190.000 källor i 190 länder och 100 olika språk. Använder avancerad boolesk sökmetodik för att söka av obegränsat med nyckelord globalt i digitala medier Få dagliga rapporter vid den tid du vill ha dem, så ofta du vill, samlade och presenterade i ämneskategorier du själva väljer E-post Kostnad Man måste välja vilka moduler man vill bevaka. Recorded Future Fokuserar på att söka efter framåtsyftande information på nätet. Syftet är att kunna förutsäga vad som kommer att hända. Söker i alla medier och ser kopplingar till olika länder och platser. 150 000 realtidskällor. Kan se trender och varna för kommande händelser. Kopplar till geografi. Sammanfattar i överskådliga grafiska modeller med interaktiva möjligheter. Kostnad YouTube Google Alerts Bevakar valfri fras Googles sökmotor Sorterar bort dubbletter Sammanställning av hittade träffar. E-post Ingen kostnad Inga analyser. Social agent Bevaka nätryktet för din organisation i sociala medier. Bloggar, Facebook, Forum, Twitter, YouTube & Nyheter Sammanställd analys av omnämnanden. Diagram Rapportsammanställning Rapporter kan genereras Kostnad YouTube Jämföra eget varumärke med andra

samhällsskydd och beredskap 11 (15) Benämning Inriktning Sökområden Analysförmågor Återrapportering Kostnad Länk Socialmedia-mansion Marknadsföring via sociala media. I detta ingår övervakning av hur det går. Målgruppen är företag som vill synas. Sociala medier. Kostnad

samhällsskydd och beredskap 12 (15) 4. Slutsatser Förstudien ger en bra ögonblicksbild över vilka tekniska verktyg för omvärdsbevakning som finns på marknaden i dag. Det finns inga garantier för att alla system är identifierade och presenterade. Det finns ett stort utbud där alla de större sökmotorerna t.ex. Google och Yahoo har sina egna system för omvärldsbevakning. Många verktyg kan erbjuda enklare gratisversioner som ett komplement till sina mer avancerade system. 4.1 Översiktligt exempel (under en händelse) Figur 1 principiellt exempel av omvärldsbevakningen Förstudien har inte haft som uppgift att titta på metodfrågor. För att förstå helheten kring hur systemet för omvärldsbevakning ska användas har ett exempel gjorts kring hur systemets omvärld ser ut under en inträffad händelse. Nedan ges en kort beskrivning med förstudiens rekommendationer kopplat till fortsatt arbete. Siffrorna refererar till bilden ovan. 1. En allvarlig händelse inträffar. I exemplet har vi valt en olycka men den får representera alla möjliga händelser. Händelsen föranleder att människor påverkas på olika sätt. En del är direkt drabbade och andra indirekt. I dagens samhälle kommer många privatpersoner och journalister omedelbart att uppmärksamma händelsen på olika sätt. 2. En dominerande andel av allmänheten har tillgång till telefoner, surfplattor, datorer och andra vägar att sprida sin uppfattning om den inträffade händelsen. Det kommer också att föras fram åsikter om hur hanteringen av

samhällsskydd och beredskap 13 (15) händelsen sköts och det kan skapas felaktig information om vad som pågår. I värsta fall kan felaktig information motverka samhällets skadebegränsande insatser. Parallellt med privatpersoner arbetar medier på olika sätt för att via sina nyhetskanaler rapportera om det inträffade. Förstudien rekommenderar att organisationer i förväg skapar forum som är kända där allmänheten han hitta rätt information. Om information saknas är det vanligt att allmänheten själv skapar den. 3. Den som ska använda ett tekniskt omvärldsbevakningssystem måste skapa kriterier för vad systemet ska leta efter i källor på Internet. Kikaren representerar sökandet på nätet och molnet Internet och alla dess källor i form av sociala medier, nyheter, databaser med mera. Förstudien har inte hittat någon bra vägledning för hur detta urval ska göras göras. Exempelvis får den informationssökande olika resultat om hen först gör urval på brand och sedan väljer plats och vice versa. Här rekommenderar förstudien att en vägledning med metodstöd utvecklas. 4. Förstudien har identifierat tolv system som scannar av Internet och sammanställer resultatet i olika rapporter vilka symboliseras i tårtbitsdiagrammet i tankebubblan. Troligen finns det flera system på marknaden men med hänsyn till tid och att det är en förstudie har sökandet begränsas. Systemen har olika inriktning och valet av system beror på vad informationen ska användas till. Förstudien har saknat en tydlig vägledning om vilka behov som systemet ska fylla. Svårigheten i arbetet med att inreda en funktion för omvärldsbevakning förefaller inte vara att hitta olika system utan att specificera vem som ska använda systemen samt varför och hur. Därefter gör urvalet. Förstudien rekommenderar att fortsatt arbete med att detaljstudera olika system stoppas och istället en invänta en metodstudie som svarar på hur behoven ser ut. 5. Den funktion som omvärlds bevakar måste veta vad som är relevant för övriga inom den lednings-/samverkansfunktion som den betjänar. Förstudien rekommenderar att man här skapar en vägledning med exempel på hur detta samspel ska fungera. Exempelvis hur lednings-/samverkansfunktionen bör strukturera de frågor den behöver besvara och hur resultatet av omvärldsbevakningen ska presenteras och med vilket intervall. 6. Lednings-/samverkansfunktionen måste analysera innebörden av den omvärldsinformation som presenteras och utarbeta förslag till åtgärder. Detta blir en del av det ordinarie stabsarbetet. Förstudien rekommenderar att det även här ges vägledning för hur ett sådant arbete kan bedrivas i de delar som påverkas av omvärldsbevakningen. 7. När analysen är gjord bör identifierade avvikelser åtgärdas med en påverkan på skeendet kring den inträffade händelsen. Slutligen börjar loopen om igen och systemet ger feedback genom stegen 1-7.

samhällsskydd och beredskap 14 (15) 4.2 Rekommendation om fortsatt arbete Målet med förstudien har varit att kartlägga vilka verktyg som finns i dag och att utgöra ett beslutsunderlag för nästa steg. Det innebär att många viktiga komponenter som måste fungera i en helhet endast berörts översiktligt. Förstudien lämnar härmed följande förslag till upplägg för fortsatt arbete med området omvärldsbevakning. Nedan en sammanfattande bild och sedan följer en förklarande text. Figur 2 förslag till mål och vägen dit Förstudien tror inte att ett projekt eller annan verksamhet kan implementera förmågan att omvärldsbevaka i alla organisationer som ingår i Sveriges krishanteringssystem. Däremot kan vi skapa förutsättningar som underlättar för de organisationer som har ansvaret och själva vill skapa förmågan. Därmed föreslår förstudien följande målsättning. Skapa förutsättningar för organisationer att uppnå en bra omvärldsbevakning före under och efter en kris. Dessa förutsättningar föreslås vara tre stycken leverabler. Vägledning för omvärldsbevakning i perspektiven före, under och efter en kris. Vägledningen bör innehålla en utbildande del kring ämnet samt en konkret vägledning för hur en organisation kan gå till väga för att bygga förmågan. Viktigt att vägledningen är synkroniserad med Lednings- och Samverkansprojektet som MSB driver. Under implementeringen av förmåga till omvärldsbevakning är det bra att ha ett enkelt utbildningsmaterial som kan användas av den som driver införandet. Stora delar av ett sådant material skulle kunna tillhandahållas av MSB För att skapa förutsättningarna att skapa en bra omvärldsbevakning krävs att de som är målgruppen vet om att det finns stöd för detta. Därför behövs det göras en informationsinsats. Den kan redovisas som en kommunikationsplan.

samhällsskydd och beredskap 15 (15) Vägen fram till mål tror vi kan genomföras i tre spår som är Teknik Metod Kompetens Teknikspåret har redan gjort en första inventering i och med denna förstudie. Bedömningen är att vi nu inte kommer längre utan att identifiera de förutsättningar de tekniska systemen ska arbeta under. Vi föreslår därför att teknikspåret avvaktar en metodutredning som identifierar behoven och hur arbetet med omvärldsbevakning kan bedrivas. Detta sammanfattas i vägledningen. Teknikspåret bidrar med de kunskaper som skapats under förstudien. När metoddelen är färdig föreslås ett eller flera tekniska system införskaffas för provdrift, lärdomar kring val av system dokumenteras i vägledningen. Samtidigt skapas ett utbildningsmaterial. För att validera vägledningen och utbildningsmaterialet genomförs en utbildning i en pilotorganisation och därefter en mindre valideringsaktivitet. Förstudien rekommenderar en valideringsövning för valda delar i vägledningen. Valideringsövning är en övningsform där målet är att validera en plan eller som i detta fallet en vägledning. Det innebär att de som övar inte får skapa egna rutiner eller göra åtgärder som bryter mot det som valideras. Om det inte går att arbeta efter vägledningen är den bristfällig och utvärderingen redovisar de förändringar som måste göras. Målet med övningen är inte att utveckla eller mäta förmåga hos deltagarna. Slutligen uppdateras leverablerna och levereras.