Dnr: 137-KB 463-2012 1. Parter RAMAVTAL Kungliga biblioteket, organisationsnummer 202100-1710 med adress: Box 5039,102 41 Stockholm, (härefter benämnt KB ) och Ebsco Industries INC, organisationsnummer FC 16 134 med adress Box 1943, Birmingham, Alabama 35201-1943, USA. (härefter benämnd Ramavtalsleverantören ), KB och Ramavtalsleverantören benämns härefter gemensamt Parterna. Mellan Parterna har avtal slutits på de villkor som framgår nedan i detta avtal jämte bilagor. 2. Definitioner Begrepp Huvudtext Ramavtal Parter Kund Ramavtalsleverantör Avrop Förnyad konkurrensutsättning Leveransavtal Förklaring Med Huvudtext avses detta dokument. Med Ramavtal avses denna Huvudtext inklusive Bilagor samt handlingarna i punkt 3. Med Parter i denna Huvudtext avses KB och Ramavtalsleverantören. Kund är part i upphandlingen/ramavtalet. Med Kund de organisationer inom offentlig förvaltning som deltagit i upphandlingen enligt fullmakt, se Bilaga 1. Med Ramavtalsleverantör avses den leverantör som tecknar Ramavtal med KB. Med Avrop avses köp eller beställning av tjänster som Kund gör genom användande av detta Ramavtal. Innebär att Avropet föregås av en avropsförfrågan som sänds till samtliga Ramavtalsleverantörer inom aktuellt anbudsområde. Med Leveransavtal avses det kontrakt som upprättas 1(10)
Begrepp 3. Bakgrund Förklaring mellan Kund och Ramavtalsleverantören i samband med Avrop. Ramavtalet har tillkommit genom upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Kund kan utan att själv genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet. Genom Ramavtalet ska Ramavtalsleverantör till Kund tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet enligt de villkor som följer av Ramavtalet och Leveransavtalet. I Ramavtalet ingår, förutom denna Huvudtext samt handlingarna i stycket nedan, följande bilagor: Bilaga 1 Allmänna villkor för avropsavtal Bilaga 2 Avropsberättigade Ramavtalet regleras av nedanstående handlingar. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan med följande ordning: 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till detta Ramavtal. 2. Det slutliga Ramavtalet. 3. Förfrågningsunderlaget inklusive svar på inkomna frågor samt eventuella förtydliganden under upphandlingen. 4. Kompletteringar och förtydliganden till Ramavtalsleverantörens anbud. 5. Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor. Inga andra handlingar än dessa gäller. 4. Uppdraget/Åtagandet Ramavtalsleverantören ansvarar för att avtalad kvalitet kännetecknar tillhandahållandet av Tjänsten under ramavtalsperioden. 1. Ramavtalsleverantören skall vid Avrop tillhandahålla de tjänster som omfattas av Ramavtalet, i enlighet med vad som anges i Ramavtalet. 2. De tjänster som ingår i Ramavtalet skall uppfylla de i förfrågningsunderlaget ställda skall-kraven under hela Ramavtalets giltighetstid. Ramavtalsleverantören ansvarar för att avtalad kvalitet kännetecknar alla leveranser av tjänster under ramavtalsperioden. 3. Giltig ansvarsförsäkring skall finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och finnas under hela avtalsperioden. Ramavtalsleverantören skall vid anmodan kunna visa upp giltigt försäkringsbevis. 4. Ramavtalsleverantörens skal ha en leveranskapacitet skall hållas intakt under hela ramavtalsperioden. 2(10)
5. Ramavtalsleverantören skall stabil och långsiktig relation vad gäller leveranser under hela ramavtalsperioden. Anskaffningar under Ramavtalet skall präglas av ett storkundsförhållande mellan Ramavtalsleverantören och offentlig förvaltning. Detta skall gälla även vid mindre anskaffningar. Kund som är berättigad att göra Avrop får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Ramavtalet. I tider av stor efterfrågan och förlängda leveranstider skall Kund tillhöra Ramavtalsleverantörens högst prioriterade Kunder. 6. I Ramavtalsleverantörens åtagande ingår att tillse att Kund informeras om Ramavtalet och verka för att Avrop sker i enlighet med Ramavtalet. 7. Ramavtalsleverantören åtar sig att medverka i de uppföljningar av användningen av Ramavtalet som KB kan komma att genomföra. 8. Ramavtalsleverantören skall ha väl dokumenterade rutiner för ramavtalsadministration, som garanterar samtliga åtaganden enligt detta Ramavtal. 9. KB äger rätt att från Ramavtalet ta bort tjänster som enligt KBs tolkning inte omfattas av upphandlingen. 5. Ramavtalsavtalstid och avtalets ikraftträdande Detta avtal skall anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när behöriga företrädare för Parterna har undertecknat två likalydande originalavtal. Avtalet träder dock ikraft tidigast efter det att tilldelningsbeslut har fattats av KB och lagenlig tid för överklagande har löpt ut, samt under förutsättning att följande inte föreligger att en förvaltningsdomstol beslutar om inhibition i ärendet. I detta fall träder Ramavtalet ikraft tio (10) dagar efter att beslut om inhibition hävts och/eller, att en förvaltningsdomstol fattar beslut med innebörd att KB inte kan fullfölja upphandlingen enligt tilldelningsbeslut. Ramavtalet upphör att gälla utan uppsägning den sista dagen i den månad som infaller två (2) år från Ramavtalets ikraftträdande. Parterna kan komma överens om förlängning av Ramavtalets avtalsperiod med högst1+1 år (ett + ett år). Förlängning regleras genom tilläggsavtal. Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Leveransavtal som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. Leveransavtal kan emellertid inte ingås efter det att Ramavtalets avtalsperiod har gått ut. Detta hindrar dock inte att leverans kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att Leveransavtal tecknats inom Ramavtalets avtalsperiod 3(10)
6. Avropsförfarande Avrop kan göras av de Kunder som är avropsberättigade enligt Bilaga 2. Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning skall en myndighet använda Ramavtalen om myndigheten inte finner annan form av avtal sammantaget bättre. Avrop sker genom en Förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 LOU. Avrop från detta Ramavtal sker genom en Förnyad konkurrensutsättning och ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som avropsberättigad gör för att värdera vilken Ramavtalsleverantör som kan erbjuda den kvalitetsmässigt mest fördelaktiga tjänsten. För avropsförfrågan gäller följande: 1. Avropsförfrågan skall ställas till samtliga Ramavtalsleverantörer som är i stånd att genomföra Leveransavtalet. I avropsförfrågan skall Kunden referera till de avtalsvillkor som angivits i Ramavtalet. Vid behov får Kunden i avropsförfrågan precisera ramavtalsvillkoren och komplettera med andra villkor som angetts i upphandlingens förfrågningsunderlag. 2. Kunden skall ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av Leveransavtalet. Dessa kriterier skall omfattas av de kriterier som har angivits i upphandlingens förfrågningsunderlag. Kunden avgör vilka av dessa kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället. 3. Kunden skall ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna tidsfrist skall fastställas med hänsyn till ramavtalsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4. Avropssvaren skall vara skriftliga och Kunden får ta del av innehållet i dem först när den angivna svarstiden har löpt ut. 5. Leveransavtalet skall tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det för Kunden bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. 6. Kunden skall snarast möjligt skriftligen meddela de Ramavtalsleverantörer som deltagit i den Förnyade konkurrensutsättningen om beslut om tilldelning av Leveransavtalet och redovisa skälen för beslutet. 4(10)
Det är Kundens ansvar att följa LOU vid den Förnyade konkurrensutsättningen. Vid Avrop skall ett skriftligt Leverensavtal upprättas mellan Kund och Ramavtalsleverantör. I Leveransavtalet ska minst följande delar preciseras i ett Kontrakt: Detta Ramavtals benämning och nummer Kontraktets parter Kontaktpersoner Beskrivning av Programvaror och Tjänster som ingår Priser Avtalad leveransdag Leveransadress om tillämpligt Ramavtalsbilaga1- Allmänna villkor för avropsavtal -ska alltid medfölja Kontraktet. 7. Förtida upphörande Om inte förtida upphörande är särskilt reglerat på annat sätt i Ramavtalet äger KB rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet enligt detta avsnitt. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Ramavtalsleverantören svarar i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med Ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtal. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om det framkommer att Ramavtalsleverantören inte längre uppfyller skall-krav i förfrågningsunderlaget och denna brist inte är oväsentlig. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU, nämligen om det framkommer att Ramavtalsleverantören, enligt lagakraftvunnen dom, är dömd för brott som innefattar: 5(10)
1. Sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2. Bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. Bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. Penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om Ramavtalsleverantören är en juridisk person, kan Ramavtalet sägas upp om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i 1-4 ovan. KB äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom dömd för brott avseende yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende svenska skatter eller socialavgifter, eller 6(10)
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende denna punkt 7. Ramavtalsleverantören äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om KB i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom. Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande i vissa situationer och punkt 19 äger Ramavtalsleverantören eller KB inte göra gällande annan påföljd vid avtalsbrott enligt detta Ramavtal. 8. Samråd/Utvärdering Kungliga biblioteket avser hålla återkommande möten med Ramavtalsleverantörerna för uppföljning av Ramavtalet. 9. Ramavtalsleverantörens skyldigheter Ramavtalsleverantören ska inneha F-skattesedel. Om denna förpliktelse inte kan uppfyllas upphör detta avtal omedelbart att gälla utan ersättningsskyldighet för KB, såvida inte bristen är av endast tillfällig karaktär och går att åtgärda utan menlig inverkan på Ramavtalet eller för KB. Ramavtalsleverantören har det fulla ansvaret för personal som används i uppdraget och ska ansvara för samtliga skatter och sociala avgifter avseende sin personal. För det fall KB åläggs att betala skatt, sociala avgifter eller annan kostnad för Ramavtalsleverantören ska Ramavtalsleverantören hålla KB skadeslös härför. 10. Fullständig reglering Alla skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser som föregått avtalet ersätts av innehållet i detta Ramavtal jämte bilagor. 11. Rubriker Indelningen av avtalet i olika avsnitt och åsättande av rubriker skall inte påverka avtalets tolkning. 12. Passivitet Parts underlåtenhet att utnyttja någon rättighet enligt avtalet eller underlåtenhet att påtala visst förhållande hänförligt till avtalet skall inte innebära att part frånfallit sin rätt i sådant avseende. 7(10)
Skulle part vilja avstå från att utnyttja viss rättighet eller att påtala visst förhållande skall sådant avstående ske skriftligen i varje enskilt fall. 13. Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig, skall detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt utan skall, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkar parts rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet, skälig jämkning i avtalet ske. 14. Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för arbetets genomförande. 15. Överlåtelse av Ramavtalet Part får inte helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan den andra partens skriftliga godkännande. 16. Meddelanden Reklamation och andra meddelanden avseende avtalets tillämpning skall översändas genom rekommenderat brev till Parternas i ingressen angivna eller senare ändrade adresser. Meddelandet skall anses ha kommit mottagaren tillhanda tre (3) dagar efter avlämnande för postbefordran. 17. Faktura Ramavtalsleverantören skall fakturera Kund. Ramavtalsleverantörens F-skattebevis ska åberopas och organisationsnummer skall alltid anges på fakturan. Fakturerings- och expeditionsavgifter får inte debiteras. Fakturan skall specificera arten och omfattningen avtjänsten. Betalning erläggs senast 30 dagar efter fakturans ankomstdag till Kund. Dröjsmålsränta får endast påföras i enlighet med räntelagen, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till KB. Ramavtalsleverantören skall utforma fakturor till Kund på ett enkelt och lättförståeligt sätt. Flexibilitet i fakturering skall tillgodoses så att Kund erbjuds möjlighet att välja detaljnivå på faktura och fakturaspecifikation. Ramavtalsleverantören skall erbjuda Kund elektroniska fakturor. De elektroniska fakturorna skall använda standarden Svefaktura (VERVAFS 8(10)
2007:1) - eller annan på marknaden etablerad standard för elektroniska fakturor - och i övrigt vara specificerade enligt överenskommelse mellan Ramavtalsleverantören och Kund. 18. Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. 19. Force majeure Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal, om underlåtenheten har sin grund i omständighet (Befriande omständighet), som part inte råder över och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphör skall förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom Befriande omständighet skall anses krig, krigshandling, myndighets åtgärd, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden och därmed jämställda omständigheter. För att få befrielse enligt första stycket ovan skall part utan dröjsmål meddela den andra parten härom. Oavsett vad som ovan sägs om befrielse från påföljd äger part under angivna omständigheter häva avtalet om motpartens fullgörande av viss förpliktelse försenats med mer än tre månader. 20. Ansvar Ramavtalsleverantören skall för att uppfylla sitt ansvarsåtagande inneha sedvanlig företagsförsäkring omfattande person- och sakskada. 21. Ändringar och tillägg Ändringar av och tillägg till detta Ramavtal skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna. 22. Tillämplig lag/tvist Svensk lag skall tillämpas vid tolkning och tillämpning av detta avtal. Tvist i anledning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol i Sverige. 23. Kontaktpersoner För Kungliga biblioteket: Samordnare e-resursutveckling Marja Haapalainen, Tel. 010 709 3604 E-post: marja.haapalainen@kb.se 9(10)
För Ramavtalsleverantören: Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav Parterna tagit var sitt. Stockholm 2013-04- Kungliga biblioteket Ebsco Industries INC Gunilla Herdenberg Riksbibliotekarie Robert Schonvogel General Manager 10(10)