SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (23) Utförarstyrelsen Plats och tid: Harven kl. 8.30-11.45 Beslutande: Ersättare: Karl-Gustav Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Lars Johansson (S), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Jan-Olof Bohlin (M) Kjell Hjalmarsson (S) Klas-Åke Jansson (C) 58-62, 64-73 Ove Nordström (V) för Klas-Åke Jansson (C) 63 Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Bengt Sävhammar (KD) Ove Nordström (V) Per Svensson (S) Övriga närvarande: Lena Skogh, sekreterare Göran Gustafsson, förvaltningschef Pernilla Geidvall, controller 58-62 Mats Flygelholm, controller 58-66 Stefan Svensson, avdelningschef fastighet 58-69 Åsa Alvner, avdelningschef lokalvård 58-66 Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kost 58-70 Bo Hermansson, trafikingenjör 65-66
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (23) Justering : Jan-Olof Bohlin Plats och tid: Harven den 2 oktober kl. 16.00 Justerade paragrafer: 58-73 Underskrifter Sekreterare: Ordförande: : Lena Skogh Karl-Gustav Bynke Jan-Olof Bohlin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: : Datum då anslaget sätts upp: 2013-10-03 Datum då anslaget tas ned: 2013-10-24 Skara-Götene utförarstyrelse för service och teknik Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (23) Innehållsförteckning Us 58 Godkännande av dagordningen... 4 Us 59 Delårsrapport 2013-08-31 med prognos för bokslut 2013... 5 Us 60 Övrig fråga om gatubelysningen i Källby... 6 Us 61 Information om förändringar i årsbeställningar 2014... 7 Us 62 Budget 2014 och verksamhetsplan 2015-2016... 8 Us 63 Förslag till förändrade föreskrifter för bidrag till vägsamfälligheter... 9 Us 64 Information om post och repro... 10 Us 65 Yttrande förslag till hastighetsbegränsning genom Svenstorp, Götene kommun. 11 Us 66 Övriga trafikfrågor... 12 Us 67 Information om utredning av samordnad fastighetsförvaltning... 13 Us 68 Övriga frågor om fastigheter... 14 Us 69 Förslag att sälja fastigheten Skara Rådhuset 1, förskolan Bullerbyn... 15 Us 70 Förslag till fördjupad förstudie av nytt centralkök i Götene... 16 Us 71 Anmälan av delegationsbeslut... 21 Us 72 Redovisning av meddelanden... 22 Us 73 Övriga frågor... 23
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (23) Us 58 Dnr: US12-139 Godkännande av dagordningen Utförarstyrelsens beslut Ärende tio på dagordningen, Förslag till försäljning av förskolan Bullerbyn utgår.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (23) Us 59 Dnr: US12-139 Delårsrapport 2013-08-31 med prognos för bokslut 2013 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen godkänner delårsrapport för perioden januari-augusti med prognos för bokslut 2013. Utförarstyrelsen förklarar paragrafen omedelbart justerad. Sammanfattning av ärendet Förvaltningen för service och teknik redogör för delårsbokslut med prognos för bokslut 2013 utifrån bokförda intäkter och kostnader samt kända fakta efter åtta månader. Beslutsunderlag Delårsrapport för utförarstyrelsen januari-augusti 2013. Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelserna i Skara och Götene Ekonomicheferna i Skara och Götene
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (23) Us 60 Övrig fråga om gatubelysningen i Källby Kjell Hjalmarsson (S) tar upp en fråga om gatubelysningen i Källby. Det uppfattas som att belysningen inte är på när behovet finns, på morgnar och kvällar. Många är på väg till arbetet vid 6-tiden på morgonen och då är belysningen släckt.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (23) Us 61 Information om förändringar i årsbeställningar 2014 Sammanfattning av ärendet Service och teknik har reviderat offerten för årsbeställningarna 2014 till Götene. Hyran är nu beräknad till 5,5 % och är beräknad på en underhållsbudget på 6 miljoner 300 tusen kronor. Det är den summa som minst behövs för att inte ytterligare försämra statusen på Götenes fastighetsbestånd. När hyrorna ändras så påverkar det kostpriset.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (23) Us 62 Dnr: US13-122 Budget 2014 och verksamhetsplan 2015-2016 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen godkänner förslag till budget 2014 för Götene och Skara samt verksamhetsplan 2015-2016. Sammanfattning av ärendet Utförarstyrelsen har ingen egen budget utan finansieras via de beställningar och avtal som tecknas med verksamheterna i Götene och Skara kommuner. I investeringsbudget finns ett behov på 3 miljoner 260 tusen kronor där den största delen gäller fordon och maskiner. Ove Nordström (V) påtalar att målindikatorn att minska andelen rökande personal borde tas bort ur budgetdokumentet, eftersom det kan uppfattas som registrering av beteende. Beslutsunderlag Budgetdokument 2014. Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelserna i Skara och Götene Ekonomicheferna i Skara och Götene
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (23) Us 63 Dnr: US13-122 Förslag till förändrade föreskrifter för bidrag till vägsamfälligheter Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige godkänna reviderade föreskrifter för utbetalning av bidrag för enskilda vägar. Sammanfattning av ärendet Gällande föreskrifter är antagna av kommunfullmäktige 2006 Kf 13/06 och innehåller inget avgiftstak. Den 11 september 2012, beslutade serviceutskottet om 2013 års budget där det bland annat ingick ett avgiftstak på 450 tusen kronor för utbetalning av bidrag för enskilda vägar, dnr KS 12-172. Föreskrifterna för enskilda vägar blev inte ändrade i samband med beslutet. 2013 års budget för bidrag till vägsamfälligheter är efter serviceutskottets beslut, 450 tusen kronor och utbetalningarna för 2013 uppgår till 666 tusen kronor. Med de reviderade föreskrifterna handlägger vi utbetalningar för bidrag till enskilda vägar på samma sätt i både Skara och Götene, där även Götene har en begränsning av utbetalningarna. Klas-Åke Jansson anmäler jäv och deltar inte i beslutet. Paragrafen ska skickas till Kommunfullmäktige i Skara
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (23) Us 64 Information om post och repro Åsa Alvner informerar om hur arbetet med repro fortgår med anledning av utförarstyrelsens beslut om att upphöra med extern försäljning av reproverksamheten samt att reprotjänsterna ska upphandlas. Arbete pågår med att förbereda för upphandling av reproverksamheten. Tidplanen är att kommunen kommer att ha en ny leverantör av reprotjänster i april 2014. En översyn av postverksamheten har också startats för att se om det finns möjligheter att bedriva den effektivare.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (23) Us 65 Dnr: US13-110 Yttrande förslag till hastighetsbegränsning genom Svenstorp, Götene kommun Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen tillstyrker med hänsyn till säkerheten för oskyddade trafikanter, att hastigheten på väg 2746 genom Svenstorp begränsas till 50 kilometer i timmen på en stäcka av 900 meter. Sammanfattning av ärendet Länsstyrelsen har för yttrande lämnat ansökan från boende i Svenstorp om hastighetsbegränsning på vägen genom byn på en sträcka av 900 meter. De boende önskar att hastigheten sänks för säkerheten för barn, djur och vilt. Vägens standard, bredd, kurvor och backkrön talar för en begränsning av hastigheten. Trafikverket är väghållare på väg 2746. Beslutsunderlag Länsstyrelsens remiss med ansökan om hastighetsbegränsning genom Svenstorp. Paragrafen ska skickas till Länsstyrelsen
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (23) Us 66 Övriga trafikfrågor Owe Rosenberg (M) frågar om möjligheten att införa parkeringsskiva i Götene. Det skulle underlätta p-vaktens arbete. Bo Hermansson håller med om att det skulle underlätta arbetet och ge förbättrad efterlevnad av regler ökar det tillgängligheten till p-platserna. För att införa p-skiva krävs ny skyltning, information samt distribution av p-skiva. De lokala trafikföreskrifterna behöver skrivas om, om man inför p-skiva. Owe Rosenberg påpekar också att vore bra att göra en informationsinsats om trafikregler i Götene.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (23) Us 67 Information om utredning av samordnad fastighetsförvaltning Stefan Svensson informerar om den utredning om samordnad fastighetsförvaltning som kommunledningen i Skara beställt av en extern konsult. Utredningens syfte är undersöka vilka olika delar i fastighetsförvaltningen som är gemensam för de kommunala fastighetsägarna, Skara kommun, Centrumbostäder och Rådhuset.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (23) Us 68 Övriga frågor om fastigheter Owe Rosenberg (M) frågar om fastighet fått någon hyresgäst till den del av brandstationen som sotarna just nu har. Stefan Svensson förklarar att lokalen är i ganska dåligt skick och ska en ny hyresgäst in måste en del underhåll genomföras beroende på hyresgäst. Jan-Olof Bohlin (M) fråga om rivningen av förskolan Ving. Serviceutskottet har fattat beslut om rivning men finansieringen är inte klarlagd. Klas-Åke Jansson (C) frågar vem som står för hyran av förskolan Ving. Hyran ingår i de tomhyror som hyreskollektivet står för. Vi sköter gräsklippning och värmer huset så att ledningar inte ska frysa. Owe Rosenberg framför en synpunkt från Johnny Johansson (C) om brister i beräkningen för renoveringen av Nils Tolsgården. Förvaltningen bör ta ansvar för den felberäkningen. Vid upphandlingen för renovering fick förvaltningen ingen entreprenör som ville åta sig arbete till ett fast pris, då det bedömdes som ett riskprojekt. Detta kommunicerades med kommunledningen i Götene. Just nu pågår diskussion kring fortsättningen av projektet. Clemens Nordentoft (GF) frågar hur Hällekis idrottshall ligger till ekonomiskt. Den ekonomiska prognosen följer budgeten. Under december månad är idrottshallen tänkt att tas i bruk.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (23) Us 69 Dnr: US13-120 Förslag att sälja fastigheten Skara Rådhuset 1, förskolan Bullerbyn Ärendet utgår.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (23) Us 70 Dnr: US13-67 Förslag till fördjupad förstudie av nytt centralkök i Götene Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att göra en fördjupad förstudie med inriktning att bygga ett nytt Centralkök i Götene i anslutning till det nuvarande enligt alternativ ett. Sammanfattning av ärendet Befintligt centralkök är byggt på 1950-talet. Verksamheten har sedan dess utvecklats och utökats. Tekniska installationer och en del utrustning är föråldrad och det är svårt att uppnå optimal arbetsorganisation. Centralköket är i behov av både renovering och modernisering med avseende på teknisk utrustning, arbetsytor och arbetsflöden. Kommunstyrelsen i Götene har beslutat (2013-06-19) att en förstudie skall genomföras gällande om-och/eller nybyggnation av centralköket. Förstudiet skall belysa olika handlingsalternativ. En extern konsult har gjort förstudien och en sammanfattning av den delges här nedan. Sammanfattning av förstudien Möjliga framtidsbilder - Centralköket i Götene 1. Bygga nytt kök i anslutning till det nuvarande Ett nytt kök byggs i anslutning till det nuvarande. Ett helt nytt kan redan från början ge möjligheter till bättre arbetsmiljö och bra flöden etc. Att bygga ett helt nytt kök eller renovera det befintliga kostar sannolikt ungefär lika mycket, cirka 15 miljoner kronor. Rivningskostnad för det gamla köket är inte med i beräkningen. Konkret kommer priset för en skollunch att behöva höjas med 2 kronor per portion. Fördelen är att produktionen hela tiden kan ske i det gamla köket under byggtiden. Eventuella kringkostnader, till exempel väg, är inte med i beräkningen.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (23) Fortsättning Us 70 Aspekt Effekt Kommentar Arbetsmiljö Blir bättre Personalkostnader Kan minskas med bättre flöden Eventuellt kan antalet medarbetare minskas med hjälp av effektivare flöden. Det behöver utredas ytterligare. Transporter Förblir desamma Varmhållningstider Förblir desamma Lokalkostnader Ökar Nya kapitalkostnader tillkommer. 2. Renovera nuvarande kök Nuvarande kök renoveras och byggs ut i begränsad omfattning. Fokus på förbättring av arbetsmiljö och flöden. En renovering kan kosta cirka 15 miljoner kronor. Konkret kommer priset för en skollunch att behöva höjas med 3 kronor/portion. Byggtid uppskattas till 10 månader vilket ställer krav på temporär lösning under byggtiden. Aspekt Effekt Kommentar Arbetsmiljö Blir bättre Renoveringen antas lösa flera av de arbetsmiljöproblem som finns. Personalkostnader Förblir desamma Transporter Förblir desamma Varmhållningstider Förblir desamma Lokalkostnader Ökar Nya kapitalkostnader tillkommer.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (23) Fortsättning Us 70 3. Bygga nytt kök på annan plats Ett nytt kök byggs på annan plats än det nuvarande. Ge bättre arbetsmiljö och bra flöden. Ökar transporter eftersom även den mat som serveras på Fornängsskolan och Prästgårdsskolan behöver köras. Byggkostnaderna beräknas till cirka 15 miljoner kronor. Priset för en skollunch beräknas öka med 2 kronor per portion. Aspekt Effekt Kommentar Arbetsmiljö Blir bättre Personalkostnader Kan minskas med bättre flöden Eventuellt kan antalet medarbetare minskas med hjälp av effektivare flöden. Det behöver utredas ytterligare. Transporter Ökar Den mat som serveras i Fornängs- och Prästgårdsskolans matsalar måste också transporteras. Varmhållningstider Ökar Transporterna förlänger varmhållningstiden. Lokalkostnader Ökar Nya kapitalkostnader tillkommer. 4. Samordnad produktion Skara och Götene Idag sker ingen samordning kring produktionen och distributionen mellan Skara och Götene. Centralköket i Götene producerar även de portioner som produceras idag i Skara. Centralköket i Skara producerar även de portioner som produceras i Götene. Investeringsbehovet minskar i Götene eller Skara. Innebär kyld mat i någon av kommunerna, eftersom kraven på varmhållningstider inte kan uppnås.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (23) Fortsättning Us 70 Aspekt Effekt Kommentar Arbetsmiljö --- Personalkostnader Bör minska Samordnad produktion i ett centralkök minskar personalbehovet. Transporter Minskar Leverans av mat sker en eller två gånger i veckan, jämfört med de dagliga transporter som sker idag. Varmhållningstider Minskar Maten kyls ner direkt, och värms upp då den skall serveras. Lokalkostnader Minskar Kostenhetens samlade lokalbehov minskar. 5. Köpa huvudkomponent Huvudkomponenten köps in från ett annat kök, antingen genom samverkan med andra kommuner, eller upphandling. Huvudkomponenten är kyld. Det nuvarande köket måste ändå renoveras men kravet på renovering minskar. Utrustningen i köket och även övriga kök i kommunen måste förändras samt att det krävs större lagringsutrymmen för framför allt kyld mat i samtliga kök. Aspekt Effekt Kommentar Arbetsmiljö --- Personalkostnader Minskar Personalen i mottagningsköken blir kvar. Delvis minskat behov av personal i centralköket. Transporter Minskar Maten transporteras från Lidköping eller annan plats men inte varje dag. Varmhållningstider Minskar mycket Maten kyls ner direkt, och värms upp då den skall serveras. Lokalkostnader Förblir desamma (viss modifiering av mottagningsköken kan behövas). Kostenhetens samlade lokalbehov minskar.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (23) Fortsättning Us 70 6. Sammanfattning och inriktning Förstudien har på ett övergripande plan gett fem olika alternativ. Oavsett vilket alternativ som väljs fordras en fördjupad utredning som mer specifikt går igenom förutsättningar för projektering och byggnation. Att bygga ett helt nytt kök eller att renovera det befintliga kostar sannolikt ungefär lika mycket. Fördelen med att bygga nytt är att man får ett helt modernt kök utformat efter dagens krav. Vidare kan produktionen av mat ske utan störningar under tiden det nya köket byggs. Man slipper både kostnader och störningar i köks- och skolverksamheten. Alternativen att köpa kyld huvudkomponent och/eller att producera mat tillsammans med annan kommun bedöms i dagsläget som mindre realistiska. Ett nytt kök kan utformas så att kapaciteten kan utökas om eller när köket ska leverera till fler mottagare än idag. Vidare kan förberedelse göras så att kapacitet finns för att laga och leverera kyld huvudkomponent. Detta skapar förutsättning för samarbete och leverans till andra kommuner. En fördjupad förstudie med inriktning på ett nytt kök ska ge ett tydligare underlag och en säkrare kostnadsbedömning inför beslut om fortsättning. Kostnaden för detta beräknas till 250 tusen kronor. Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen i Götene
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (23) Us 71 Dnr: US13-18 Anmälan av delegationsbeslut Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar godkänna redovisning av delegationsbeslut enligt förteckning nummer 34-38. Beslutsunderlag Förteckning nummer 34-38 över delegationsbeslut.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22 (23) Us 72 Redovisning av meddelanden Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar godkänna redovisning av meddelande nummer 67-106. Beslutsunderlag Förteckning över meddelanden nummer 67-106.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23 (23) Us 73 Övriga frågor Jan-Olof Bohlin (M) har sett att det finns trasiga cykelställ bland annat vid busstationen och Tellus. Det behövs tillsyn och åtgärder. Förvaltningen får i uppdrag att rapportera om läget vid nästa möte den 14 november. Jan-Olof Bohlin framför på förfrågan från företagare om eventuell sopning åt privata företagre. Utförarstyrelsen har tidigare beslutat att vi ska upphöra med all försäljning av tjänster till externa kunder. Kommun kan inte konkurrera med privata aktörer. Kommunens ytor kring Jula har en servicenivå för slaghack och klipps två gånger per säsong. Jan-Olof Bohlin tar också upp problemet med mycket kajor i centrala Skara. Det pågår en diskussion inom kommunen hur man bäst kan lösa problemet med kajorna. Jan-Olof Bohlin önskar en redogörelse av ärendet vid nästa möte. Owe Rosenberg (M) påtalar att problemet med kajor också är stort i Götene. Kjell Hjalmarsson (S) påtalar att på kortsidan vid Källby idrottsplan har folk börjat lägga trädgårdsavfall och undrar om vi inte kan sätta upp en skylt om att det är förbjudet. Göran Gustafsson undersöker vem som ansvarar för området.