Inledning Bakgrunden till införandet av systemet har bl a varit att minska dubbelarbete och automatisera sammanställningen av tidrapporterna samt överföringen av underlaget för kostnadsfördelningen till kommunens ekonomisystem. Tanken har även varit att underlätta för medarbetare som rapporterar tid med t ex automatiska beräkningar, valbara aktiviteter och överskådliga sammanställningar. Logga in För att förenkla och ge bättre överblick över sin arbetstid har var och en som tidrapporterar sina unika inloggningsuppgifter. Starta webbläsaren och ange adressen nedan för att komma till inloggningen. http://www.xit.se/gatu_park/login.asp Ange ditt användarnamn och lösenord i rutan efter respektive rubrik och klicka därefter på knappen Logga in (Här nedan kan du anteckna dina egna inloggningsuppgifter som komihåg ) Användarnamn: Lösenord:
Bildskärmen i läget, Tidredovisa Efter inloggningen hamnar man automatiskt i tidredovisningsläget för aktuell dag och det är i detta läge som all tidredovisning utförs. I exemplet nedan finns inga registreringar gjorda! Längst uppe till höger finns 3 knappar som används för att: Tidredovisa: Redovisa eller kontrollera dagens registreringar (eller någon annan dag). Tidrapport: Få en sammanställning över aktuell vecka (eller någon annan vecka) Logga ut: Avsluta registreringarna och göra det möjligt för någon annan att registrera tid Raden under visar vem som är inloggad och dagens datum. Knapparna Föregående dag och Nästa dag används för att bläddra mellan dagar. T ex för att kontrollera om föregående dag är ifylld eller för att i förväg registrera t ex frånvaro. Längst till vänster i höjd med knapparna visas datumet för den valda dagen. Rutan Urval för sökning används för att söka verksamheter som man vill kunna registrera tid på och som inte redan finns i rutan under, Senast använda. (Den är tom första gången innan man hunnit börja tidredovisa) I mitten till vänster väljer man och fyller i detaljer kring den arbetsuppgift man utfört. T ex. aktivitet, om någon maskin använts, nedlagd tid o s v. Under detta kommer sedan de olika registreringarna för den aktuella dagen att listas och sammanställas.
Tidredovisa Innan man kan påbörja registreringen av detaljerna i den vänstra delen så måste man först välja vilken verksamhet man jobbat med. För att kunna välja verksamhet måste den visas och vara klickbar i rutan längst ned till höger. Eftersom listan skulle bli för lång och oöverskådlig om alla verksamheter skulle visas finns det två sätt att komma åt och välja verksamhet. 1) Genom att söka efter en ny verksamhet 2) Eller genom att använda en gammal verksamhet som man tidigare registrerat tid på. När man registrerat och sparat tid på en verksamhet kommer den automatiskt att hamna överst i rutan Senast använda. Sökning av verksamhet Om du inte vet vare sig nummer eller namnet på verksamheten finns en knapp kodplan i sökrutan som visar ett Excel-dokument med samtliga verksamheter och aktiviteter. Klicka i rutan till höger om verksamhetsnr eller verksamhet beroende på vilka uppgifter du känner till. Fyll i uppgiften och klicka på knappen Sök. Sökresultatet visas i rutan under urval för sökning. OBS! Man behöver INTE veta det fullständiga namnet eller numret för att söka. T ex: sökning på nr: 151 Ger både 15110, Barmarksunderhåll ensk.vägar OCH 15120 Vintervägunderhåll ensk.vägar som sökresultat. T ex: sökning på verksamhet: barmark ger både 15110 Barmarksunderhåll ensk.vägar OCH 15210 Barmarksunderhåll centralorten som sökresultat. Klicka på verksamheten i rutan Senast använda eller Sökresultat för att registrera tid. T ex på: 15210 Barmarksunderhåll centralorten
Registrera tid När verksamheten valts visas namnet uppe till vänster i registreringsdelen. Beroende på vad som gjorts så skall detaljerna kring verksamheten registreras. Där det finns listpilar t ex vid rubrikerna Aktivitet och Maskin, väljer man genom att klicka på pilen och därefter vilket alternativ. För att mata in tid så klickar man i rutan och skriver in tiden på tangentbordet. Om maskin valts anges även tid för maskin vissa fall, välj även annan kund, objekt, projekt. När allt registrerats, klicka på knappen Spara.
Om någon uppgift saknas visas en varningsruta. Bekräfta genom att klicka på OK och korrigera därefter. OBS! Tid för aktivitet samt kommentar måste fyllas i! När all tid registrerats så har de utseendet på skärmen förändrats jämfört med innan inmatningen påbörjades. De senast använda verksamheterna visas valbara i högra delen och dagens detaljer visas nere till vänster. Ändra tid Om någon registrering behöver ändras så klickar man på den rad som blev fel. T ex på verksamhetens namn. Uppgifterna visas i registreringsdelen ovanför. Ändra uppgifterna och klicka därefter på Spara.
Tidrapport När hela veckans tid har registrerats är det dags att kontrollera och godkänna veckorapporten. Klicka på knappen längst upp till vänster Tidrapport. Bildskärmen visar nu en sammanställning för hela veckan. I mitten visas vilken vecka man tittar på (och mellan vilka datum). Här finns möjlighet att bläddra framåt och bakåt för att se föregående eller kommande veckor med knapparna till höger. Hela veckans arbetsuppgifter och tider visas fördelat per dag inklusive vilka maskiner som nyttjats. Summeringen av antalet timmar per dag visas på summaraden och under det, till vänster, den totala arbetstiden för hela veckan samt en summering per maskin. Till höger visas de kommentarer som gjorts, fördelat per dag. Kontrollera att allting stämmer innan du klickar på knappen godkänn vecka! Om någonting behöver korrigeras innan du godkänner kan du antingen klicka på knappen Tidredovisa och bläddra till den dag som skall ändras eller ta genvägen genom att klicka på dagens namn i tabellern. D v s Mån, Tis el Ons o s v.
När veckan godkänts så visas ett meddelande längst ned till vänster som bekräftar att veckan är godkänd. Det innebär att din tidrapport har godkänts för attestering av arbetsledningen och är klar för överföringen till kommunens ekonomisystem. Inga ändringar kan därför längre göras! Om du ändå skulle upptäcka något i efterhand så kan arbetsledningen låsa upp veckan för korrigering under förutsättning att den inte skickats vidare. Om föregående vecka inte godkänts kommer meddelande om detta att visas. Klicka på knappen föregående vecka och kontroller/godkänn. Har du t ex varit sjuk eller bortrest kanske det är flera veckor som måste godkännas. Bläddra i så fall bakåt tills veckan visas med knappen Godkänn vecka.