Verksamhetsberättelse 2013 Till extra distriktsstämma 6 april 2014 sida 1/10
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Ledning och styrning... 3 2.1 Distriktsstyrelsens sammansättning och ansvarsområden... 3 2.2 Distriktsfunktionärer... 3 2.3 Revisorer... 4 3 Mål för 2013... 4 3.1 Övergripande beskrivning... 4 3.2 Fastställda mål av Distriktsstämman 2012... 4 3.3 Måluppfyllnad... 5 4 Förvaltning... 5 4.1 Distriktsstyrelsen... 5 4.2 Ekonomi... 5 4.3 Information... 6 4.4 Arbetsgrupper... 7 4.5 Påverkanstorg... 7 4.6 Distriktsstämmor... 7 4.7 Förändring av scoutkårer... 7 4.8 Husarö Scoutgård... 8 5 Utbildning... 8 6 Arrangemang... 9 7 Regionsamarbete... 9 8 Rekrytering/fält... 9 9 Utmanarscouternas arbetsutskott... 10 10 Tack... 10 sida 2/10
Verksamhetsberättelse 2013 1 Inledning Årsredovisningen för s verksamhetsår 2013 består av verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning samt revisionsberättelse. 2 Ledning och styrning 2.1 Distriktsstyrelsens sammansättning och ansvarsområden Martin Lundqvist Elias Selinder Åsa Lyvik Felicia Krusell Stefan Wirström Wilhelm Hansson Lotta Törnström Alba Stjärnkvist Distriktsordförande Vice distriktsordförande Webbansvarig Sekreterare Kontaktperson för arbetsgrupp Arrangemang Kontaktperson för arbetsgrupp Utbildning Kassör Ekonomiansvarig UtmanarscoutAU-representant UtmanarscoutAU-representant Kontaktperson för arbetsgrupp Regionsamarbete 2.2 Distriktsfunktionärer Ellinor Nordqvist Gustav Pettersson Veronica Sjödén Gitten Abrahamsson Michael Sandberg Husaröstiftelsen Husaröstiftelsen Sammankallande arbetsgrupp Arrangemang Sammankallande arbetsgrupp Utbildning Sammankallande arbetsgrupp Regionsamarbete sida 3/10
2.3 Revisorer Leif Nilsson Ordinarie revisor Revisorsuppleant Godkänd revisor, Handenrevisorerna Leif Åkerlöf Daniel Eriksson 3 Mål för 2013 3.1 Övergripande beskrivning s uppgift är att tillhandahålla en mötesplats för scoutkårerna inom sitt geografiska område. Detta sker genom att erbjuda exempelvis utbildning, arrangemang, rekryteringsstöd samt verksamhet för roveroch utmanarscouter. Distriktet stödjer och företräder kårerna efter deras önskemål och behov, vilka uttrycks i verksamhetsplanen. Distriktsstyrelsen ansvarar för att distriktets bokföring och förvaltning sker på ett betryggande sätt. 3.2 Fastställda mål av Distriktsstämman 2012 Distriktsstämman 21 oktober 2012 fastställde en verksamhetsplan för 2013 samt behandlade två motioner. En motion avslogs, en motion bifölls. Stämman gjorde ett tillägg till den avslagna motionen som innebar att distriktsstyrelsen ska: 1. Se över reglerna för de olika arrangemangen vad gäller klädsel. Den bifallna motionen innebar att distriktsstyrelsen skulle: 2. Inleda diskussioner med övriga distrikt om hur samordning av kansliresurser kan ske. 3. Ta fram ekonomiskt underlag för vad nuvarande lösning kostar jämfört med en framtida lösning inklusive distriktets material. 4. Undersöka vilka tjänster distriktets scoutkårer vill ha för att kunna bevaka att dessa tjänster finns med i ett samarbetsavtal med övriga distrikt. 5. Rapportera i månadsbrevet till distriktets kårer hur dessa diskussioner fortlöper. 6. Ta fram ett beslutsunderlag angående process för samordning av lokaler och personalresurser inför extra distriktsstämma våren 2013. 7. Aktivt bidra i arbetet om ökat framgångsrikt regionsamarbete med övriga distrikt för att regionen ska ge kårerna ett effektivt stöd i deras arbete. sida 4/10
3.3 Måluppfyllnad 4 Förvaltning 4.1 Distriktsstyrelsen 4.2 Ekonomi Den fastställda verksamhetsplanen för 2013 innehöll ett 50-tal mål. Nedan redovisas de fem övergripande målen. 8. Distriktets scoutkårer ska på ett enkelt sätt kunna följa distriktsstyrelsens arbete. 9. Arbeta för att enskilda medlemmar och kårer engagerar sig i distriktets arbete 10. Att s ekonomi är i balans 11. Att efter behov och önskemål stödja kårerna i deras utvecklingsarbete 12. Få till stånd fungerande arbetsgrupper inom i första hand Utbildning, Fält och Arrangemang Distriktsstyrelsen anser sig ha uppfyllt samtliga ovan redovisade mål frånsett nr 6 då processen redan var inledd samt att distriktet vid tidpunkt för extra distriktsstämman saknade personal. Mål nr 12 är delvis uppfyllt då intresset för en arbetsgrupp för Fält är ringa. Däremot genomfördes en av distriktets mest påkostade rekryteringsinsatser genom deltagandet i Vildmarksmässan. Det visade att det finns intresse att genomföra fältinsatser av engångskaraktär. Distriktsstyrelsen har genomfört 15 protokollförda möten. Därutöver har det genomförts två längre planeringshelger, 1-2 februari i Handens scoutstuga samt 6-7 september på Husarö (tillsammans med Stockholm, Roslagen och Birka scoutdistrikt). Under året har distriktsordförande deltagit i fyra distriktsordförandemöten med distriktsordföranden från Stockholm, Roslagen och Birka scoutdistrikt. Under januari 2013 gjorde distriktsstyrelsen en bedömning av förutsättningarna att uppfylla verksamhetsplanens mål om ekonomi i balans under 2013. Slutsatsen var att kostnaderna var för höga i förhållande till intäkterna. En genomgång av samtliga kostnadsposter ledde till att distriktsstyrelsen fattade beslut om att avsluta konsulentens anställning. Beslutsunderlaget publicerades på hemsidan samt kommunicerades via månadsbrev, facebook och kårordförandeträff. sida 5/10
4.3 Information Därefter avslutades ett antal kostnadsdrivande avtal rörande konsulentens arbetsplats och distriktets förvaltning såsom mobiltelefon, bredband, kopiator, portomaskin, städning mm. Distriktsstyrelsen fann att lokalen i Stuvsta inte nyttjades i den utsträckning som dess kostnad motiverade. Det resulterade i att ett nytt hyresavtal skrevs med hyresvärden om en 100 kvadratmeter stor förrådslokal i Flemingsbergs centrum. Under hösten tömdes lokalen i Stuvsta på allt som inte var lägermaterial. Lägermaterialet flyttades till nya förrådslokalen medan det övriga materialet kunde hämtas kostnadsfritt av alla distriktets scoutkårer. Därefter avslutades förhyrningen av den 275 kvadratmeter stora lokalen i Stuvsta. Sommaren 2013 uppdagade landstinget att deras bidragsutbetalning 2012 var felaktig. Landstinget hade utbetalat 150% av beviljat bidrag för 2012. Det resulterade i att distriktet fick återbetala 50% av 2013 års beviljade bidrag för att kvitta 2012 års felaktiga utbetalning. Den reella effekten innebar att den av distriktsstämman 2012 fastställda budgeten för landstingsbidraget 2013 på 485 000 kr endast blev 153 562 kr i faktisk utbetalning. Södertörns distriktsstyrelse har sagt upp det avtal som reglerade kursdagpeng mellan distrikten i Stockholmsregionen. Kursdagpeng var en administrativ konstruktion som funnits i minst 10 år och som inneburit att ett kurshållande distrikt fakturerade en administrativ avgift utöver kurskostnaden till det distrikt vars medlem gått en kurs. Då Södertörns distriktsstyrelse endast vidarefakturerat kurskostnaden, och inte den administrativa avgiften, till deltagarna har distriktet subventionerat utbildning med 20 084 kr för 2013. Distriktsstyrelsen fann att distriktet hade fyra olika banker varvid en konsolidering genomfördes till att endast ha en bank vid årets slut; SEB. Likaså genomfördes målet i verksamhetsplanen 2013 om att minska riskexponeringen av distriktets tillgångar. Det innebar att SEB-fonden såldes och sattes in på sparkonto. Försäljningen gav en engångsintäkt på 174 684 kr. Distriktslägret var verksamhetsårets största genomförda arrangemang. Distriktslägret gick med ett överskott om 101 226 kr, vilket motsvarar 5 % av distriktslägrets omsättning. Ovanstående omstruktureringsåtgärder medförde att distriktet sänkte ett stort antal kostnader. Samtidigt uppstod ett par engångskostnader såsom flyttkostnad på 51 121 kr och flyttstädning på 18 000 kr. Tack vare att distriktet fick ett överskott från distriktslägret och en vinst i samband med fondförsäljningen blev distriktets slutliga resultat ett överskott om 90 692 kr. Distriktsstyrelsen föreslår att årets överskott överförs i ny räkning. Distriktsstyrelsen har kontinuerligt uppdaterat hemsidan. Under hösten har hemsidan uppgraderats till riksorganisationens nya layout och fått en kortare webbadress; www.sodertorn.scout.se sida 6/10
4.4 Arbetsgrupper Distriktsstyrelsen har skickat ut ett månadsbrev via e-post till 1500 prenumeranter första söndagen varje månad hela året. Månadsbrevet har innehållit aktuell information om vad som hänt, pågår och kommer i distriktet. Distriktsstyrelsen har även informerat på kårordförandeträffar, påverkanstorg och distriktsstämmor. Distriktsstyrelsen har kontinuerligt följt upp de tre arbetsgrupper som fick intresse från ett antal distriktsmedlemmar under distriktsstämman 2012. Arbetsgrupp för arrangemang Arbetsgrupp för utbildning Arbetsgrupp för regionsamarbete 4.5 Påverkanstorg 4.6 Distriktsstämmor Distriktsstyrelsen har genomfört tre påverkanstorg. Det första hölls i april inför den extra distriktsstämman. Det andra hölls i augusti under distriktslägret. Det tredje hölls i oktober inför den ordinarie distriktsstämman. Distriktsstyrelsen följde beslutet från distriktsstämman 2011 om att från och med verksamhetsåret 2012 ha en tvådelad stämma med en extra distriktsstämma på våren som behandlar tidigare verksamhetsår och en ordinarie distriktsstämma på hösten som behandlar kommande verksamhetsår. Extra distriktsstämma hölls 21 april 2013 i Handens scoutstuga med 23 ombud. Ordinarie distriktsstämma hölls 17 november 2013 i Trollbäckens scoutstuga med 57 ombud. Då det saknades valbara personer för en ny distriktsstyrelse vid den ordinarie distriktsstämman genomfördes en extra distriktsstämma den 17 december 2013 i Trollbäckens scoutstuga med 43 ombud. 4.7 Förändring av scoutkårer Följande scoutkårer har tillkommit i : S:t Tomas Scoutkår, Södertälje S:t Mina Scoutkår, Södertälje Följande scoutkårer har avvecklats i : S:t Jacob Scoutkår, Södertälje Skogås Scoutkår, Huddinge sida 7/10
4.8 Husarö Scoutgård 5 Utbildning Husarö är en anläggning som drivs av Södertörns, Birka och Roslagens scoutdistrikt gemensamt. Representanter för Husarö har varit på ett styrelsemöte under våren och ett under hösten för att informera om vad som har hänt och vad som kommer att hända. Numera sker bokningen av Husarö scoutgård via Stockholms scoutdistrikts kansli. Kursteamet har under året bestått av: Gitten Abramsson, Jeanette Englöfh, Åsa Lyvik, Roger Hellstrand, Lotta Öström, Emil Nyström, Per Axelsson och Håkan Rönngren. För att en ackrediterad ledare ska få behålla sin ackreditering måste ledaren deltaga på en kurshelg vartannat år. Kurshelgen för 2013 hölls vecka 11 och Gitten Abramsson deltog. Under året har distriktet haft gemensamma möten med de andra utbildarna i regionen inom ramen för RUS. Mötena har genomförts en gång i månaden för att samplanera utbildningsinsatserna. Distriktet har deltagit i kårutbildningsträffar. Kursteamet har även deltagit i utbildningsträffar hos studieförbunet Sensus. Kurser som genomförts under 2013: Utbildning patrull. Del 1 gick på Ålstäket. Del 2 gick i Handens scoutstuga och i friluftsområdet runt omkring. Utbildning bas. Vi har varit i Nacka (Modulerna 1,3,5) och Handen (Modulerna 2,4) februari. I Saltsjö-boo var vi och hade en lördag (Modulerna 2,3,4,5) och en kväll (Modul 1) i mars. Utbildning Bas genomfördes för den nya kåren St Thomas från Södertälje, i början av juni. Gitten höll i friluftsdelen. På Fridhemsplan hade vi Bas Modul 1 den 21/11 På Växtkraft 22-24/11 hölls Modulerna 2,3, 4 och 5. Växtkraft är s egen kurshelg. Den helgen samlar distriktet ett antal kursledare som håller flera kortare kurser, ca 3 timmars pass. Helgen hölls 22-24/11 i Huddinge Scoutstuga. Kurserna som hölls var bl.a. Ukulele, Ljusspår, Meteorologi för friluftsfolk, Anpassat ledarskap, Tälja, Silversmide, Trygga Möten och Utbildning Bas del 2,3,4 och 5. Det deltog 20 deltagare under kurshelgen och 85 kurspass genomfördes. sida 8/10
6 Arrangemang 7 Regionsamarbete 8 Rekrytering/fält Distriktsstyrelsen har beviljat 9 ansökningar till TG-stipendium, varav en är utbetald under 2013. Distriktets medlemmar har genomfört ca 200 kursdagar hos andra distrikt inom Stockholmsregionen. Distriktets dag uppgraderades detta år till en motsvarande regional tävling kallad Scouternas dag där alla fyra scoutdistrikt i Stockholm deltog. Tävlingen genomfördes 4 maj 2013 och Södertäljekretsen ansvarade för spårarbanan vilken besöktes av ca 120 spårarpatruller. Övriga delar av Scouternas dag hanterades av de andra scoutdistrikten. Södertörns distriktsläger Skörbjugg 2013 genomfördes 3-11 augusti på Myttinge, på Värmdö, med ca 1 500 deltagande scouter från ca 20 scoutkårer. Lägertema var piratliv och de programpass som anordnades riktades sig främst till scouter i åldrarna 8-17 år. Tävlingen HHISS genomfördes 21-22 september med 20 anmälda scoutgrupper. Strålande dag med fint väder och bra humör. Scouterna sov på Djurgården i tält och vindskydd. Funktionärerna fick middag på vita dukar och nattkontrollen genomfördes av Radioscouterna. Vinnare i utmanarscoutklassen var De tre kottarna från Bagarmossen och vinnare i roverscoutklassen var Dream Team från olika scoutkårer. Tävlingen Kruthornet genomfördes 28-29 september. Det samkördes med arrangemanget Scouternas natt. Från deltog två startande lag vilka placerade sig 3:a (Vårby gård/segeltorp) och 5:a (Dalarö Sjö). Distriktsstämman i oktober 2012 var mycket angelägna om ett utökat samarbete mellan scoutdistrikten i Stockholms län. Distriktsstyrelsen har deltagit i en planeringsdag i februari och en planeringshelg i september, båda tillsammans med de övriga scoutdistriktets styrelser. Likaså har distriktsordföranden mellan de fyra scoutdistrikten träffats vid fyra tillfällen utöver planeringsdagarna för att samtala om möjligheter till samarbete samt informera varandra om aktuell status. De fyra distrikten har inte funnit ett behov av mer djuplodat samarbete än det som finns för närvarande. Likaså har inte heller Södertörns distriktsstyrelse känt ett behov av samarbete för att utföra sin administrativa förvaltning (kansli, bokföring, personal). Arbetsgruppen för regionsamarbete som tillsattes under distriktsstämman 2012 upplöste sig själv under våren 2013. deltog på Vildmarksmässan 7-10 mars, vilken hölls på Stockholmsmässan i Älvsjö. Distriktets mässmonter var stor, synlig och scout- sida 9/10
mässigt inredd. var det enda närvarande scoutdistriktet på mässan. Projektledare för deltagandet var Hans Öhlén från Mariekälls scoutkår och många utmanarscouter och andra scoutfunktionärer bemannade mässmontern i skift. 9 Utmanarscouternas arbetsutskott 10 Tack Den 11-13 januari genomfördes ett LAN i Flemingsbergs scoutkårs stuga. Den 23-24 mars anordnades en SuperDuperMegafilmhajk i Älvsjö scoutkårs stuga. Den 24-26 maj genomfördes arrangemanget Försmak tillsammans med de andra Utmanarscouternas AU i Stockholmsregionen; Birka, Stockholm, Roslagen. Den 14-16 september var det Ting på Vässarö tillsammans med de andra tre distrikten: Roslagen, Stockholm och Birka. Tingsförhandlingarna hölls under helgen. Söndagen den 21 oktober medverkade Utmanarscouternas AU på Södertörns scoutdistrikts stämma. Den 2-4 november genomfördes en AU-kurs för alla distrikten i Stockholmsregionen (Roslagen, Södertörn, Birka, Stockholm). Kursen höll i Påta. 2013 års distriktsstyrelse tackar för förtroendet under året och önskar den nya styrelsen lycka till. Martin Lundqvist Elias Selinder Åsa Lyvik Felicia Krusell Alba Stjärnkvist Stefan Wirström Wilhelm Hansson Lotta Thörnström sida 10/10