VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2014-10-22 DNR SN 2014.204 DAN GUSTAFSSON SID 1/1 DAN.GUSTAFSSON@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete. Ärendet i korthet Socialförvaltningen har tagit fram riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete. Avsikten med detta är att tydliggöra arbetssätt ansvar och roller samt uppföljning inom området. Riktlinjen kommer att vara en viktig del i vårt kvalitetsledningssystem inom socialförvaltningen. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete 2. 2014-10-27_Riktlinje systematiskt arbetsmiljoarbete Gunilla Åhlander Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till: Akten 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 1/10 KAPITEL MEDARBETARE AVSNITT GILTIGT INOM DOKUMENTANSVARIG SOCIALTJÄNSTEN, VALLENTUNA KOMMUN URBAN JONSSON/ DAN GUSTAFSSON GODKÄNT DATUM GODKÄNT AV REVIDERAD SOCIALNÄMNDEN Riktlinje systematiskt arbetsmiljöarbete Innehållsförteckning 1 Om systematiskt arbetsmiljöarbete... 2 2 Begrepp och dess innebörd... 2 3 Organisation av arbetsmiljöarbetet... 3 3.1 Delegering av arbetsmiljöansvar... 3 3.2 Roller och ansvar... 3 3.2.1 Socialchef... 3 3.2.2 Avdelningschef... 3 3.2.3 Verksamhetschef... 4 3.2.4 Medarbetaren... 5 3.2.5 Trygghetsjouren... 5 3.2.6 Säkerhetshandläggare, förvaltning... 5 3.3 Samverkan... 5 3.3.1 Samverkan linjeorganisation/stödfunktion... 5 3.3.2 Samverkan trygghetsjouren... 5 4 Löpande egenkontroll av arbetsmiljö i verksamheten... 6 4.1 Avvikelser... 6 4.2 Riskanalyser... 6 4.3 Arbetsmiljöronder... 6 4.4 Riskanalys vid verksamhetsförändring... 6 5 Uppföljning inom nämnden... 7 5.1 Sammanställning/analys registrerade avvikelser... 7 5.2 Sammanställning genomförda egenkontroll aktiviteter... 7 5.3 Årlig riskanalys av processer inom arbetsmiljöområdet.... 7 6 Facklig samverkan... 7 6.1 Förvaltningens arbetsmiljögrupp, VAG... 7 6.1.1 Arbetsuppgifter/agenda... 7 6.2 Lokal arbetsmiljögrupp (LAG)... 8 6.2.1 Arbetsuppgifter/agenda... 8 7 Personalmöten... 8 8 Obligatoriska lokala rutiner/dokument... 9 9 Aktiviteter och frekvens på dessa... 9 @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 2/10 1 Om systematiskt arbetsmiljöarbete Tillsammans följer vi arbetsmiljölagen och dess föreskrifter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten inom socialtjänsten. Det innebär att arbetsgivare och arbetstagare i samverkan arbetar med att undersöka, bedöma och åtgärda risker i arbetsmiljön. Verksamheten ska följas upp på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. I denna riktlinje förtydligar vi vad detta innebär i praktiken inom verksamheten. 2 Begrepp och dess innebörd För att det inte ska råda några oklarheter om vad som avses med olika begrepp inom detta område finns nedan en liten sammanställning av begrepp vi använder. Begrepp Beskrivning/innebörd Riskanalys Innebär att vi ser framåt det vill säga analyserar risker för att händelser skulle kunna inträffa i framtiden i den verksamhet som ska bedrivas. Med hjälp av riskanalysen försöker vi förebygga oönskade händelser. Egenkontroll Med egenkontroll menas systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten så att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. I egenkontrollen drar vi med hjälp av systematisk uppföljning lärdomar av historien för framtida förbättringar. Arbetsmiljörond Tillfälle då arbetsmiljöförhållanden inventeras vid en verksamhet. Arbetsmiljöronden inventerar såväl fysisk som psykosocial arbetsmiljö. Vid ronden medverkar som regel facklig företrädare och eller lokalt skyddsombud. Riskanalys verksamhetsförändring Avvikelse VAG LAG Analys som utförs inför en verksamhetsförändring, exempelvis personalförändringar, nya arbetstider och arbetsmetoder, andra organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny maskinell utrustning Avvikelse är ett samlingsbegrepp för icke förväntade händelse, det vill säga en händelse som inte stämmer med normal rutin och förväntat förlopp. Verksamhetens arbetsmiljögrupp, vilken bevakar frågor rörande arbetsmiljö på förvaltningsövergripande nivå. Lokal arbetsmiljögrupp, vilken leds av chef med arbetsmiljöansvar på resp. arbetsplats. @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 3/10 3 Organisation av arbetsmiljöarbetet 3.1 Delegering av arbetsmiljöansvar Av AFS 2001:1 6 framgår arbetsgivarens skyldighet att fördela uppgifter i verksamheten på ett sådant sätt att chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. 3.2 Roller och ansvar 3.2.1 Socialchef Ytterst ansvarig för förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Ansvara för ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete med årlig uppföljning och revidering. Tydliggöra målen med arbetsmiljöarbetet för förvaltningen. Åtgärda brister i arbetsmiljön enligt given delegation. Fortlöpande verka för att ekonomiska och personella resurser finns för ett i praktiken väl fungerande arbetsmiljöarbete. Ansvara för att gällande delegationsordning tydligt visar vem som har ansvaret för varje typ av arbetsmiljöfråga. Ansvara för att det inom förvaltningen eller verksamheten finns en organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet. Ansvara för att det inom förvaltningen eller verksamheten finns beredskap och rutiner för hot och våld, första hjälpen och krisstöd. Ansvara för att arbetsmiljöfrågorna från verksamheterna tas upp till behandling i den förvaltningsövergripande arbetsmiljögruppen, VAG (skyddskommittén). 3.2.2 Avdelningschef Avdelningschefen utformar förslag på riktlinjer/rutiner som skall finnas på området enligt delegationsordning. Vidare ansvarar avdelningschefen för löpande uppföljning av efterlevnad av denna riktlinje. Ansvara för att bestämmelserna i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och föreskrifter, regler och avtal som rör arbetsmiljöområdet följs, och att information om reglerna ges till medarbetarna. Tydlig och skriftlig uppgiftsfördelningen för arbetsmiljöarbetet för underställda chefer/arbetsledare eller annan personal. Organisera arbetsmiljö-, arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten. Samverka med skyddsombud eller huvudskyddsombud. Gör riskbedömningar och upprätta handlingsplan för åtgärderna. @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 4/10 Fortlöpande åtgärda akuta brister i arbetsmiljön. Ansvara för att verksamhetens personal, t ex vid personalmöten, fortlöpande får information och instruktioner, rutiner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olyckor. Att skyddsronder genomförs på den egna arbetsplatsen tillsammans med skyddsombud och adjungerad personal. Ansvara för att planerade arbetsmiljöåtgärder genomförs och följs upp. Informera om befintliga hjälpmedel, skyddsutrustning samt att vedertagen arbets- och förflyttningsteknik används. Ordna så att personal kontinuerligt får utbildning i ergonomi, krishantering, första hjälpen och hot och våld. Ansvara för att rutiner finns för introduktion av nyanställda, hot och våld, ensamarbete, första hjälpen och krisstöd. Bevaka att arbetsmiljöaspekter blir beaktade vid planering av ny, omoch tillbyggnad av lokaler samt vid organisationsförändringar. Ansvara för att risk och konsekvensanalyser görs. Ansvara för att arbetsskador och tillbud rapporteras, utreds, åtgärdas om så behövs, samt följs upp enligt gällande rutiner. Rapportera omedelbart allvarligare olyckor eller tillbud till arbetsmiljöverket inom 24 tim. Genomföra en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Till närmast överordnad returnera den/de arbetsmiljöuppgifter som denne saknar befogenhet, kompetens eller resurser att utföra. 3.2.3 Verksamhetschef Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret för respektive verksamhet. Verksamhetschef är ansvarig för att en ändamålsenlig organisation finns inom sitt verksamhetsområde. Vidare har verksamhetschef ansvar för att: Fortlöpande åtgärda akuta brister i arbetsmiljön. Ansvara för att arbetstagarna, speciellt nyanställda, och minderåriga, får instruktioner för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall. Medverka vid genomförande av riskbedömningar samt årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Tillse att befintliga hjälpmedel, personlig skyddsutrustning samt vedertagen arbets- och förflyttningsteknik används. Se till att arbetstagarna känner till rutinerna för hot och våld, första hjälpen och krisstöd. Då behov föreligger, aktivt arbeta med rehabiliteringsinsatser. Se till att arbetsskada eller tillbud rapporteras enligt gällande rutiner och att skyddsombud är delaktigt. Se till att allvarliga tillbud, arbetsskador rapporteras till Arbetsmiljöverket inom 24 timmar (skyndsamt). @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 5/10 Rapportera utförda insatser enligt ovan samt eventuella arbetsmiljöbrister till ordinarie chef Till närmast överordnad returnera den/de arbetsmiljöuppgifter som du saknar befogenhet, resurser eller kompetens att utföra. 3.2.4 Medarbetaren medverka i arbetsmiljöarbetet, t ex genom att rapportera uppmärksammade risker, tillbud och inträffade händelser. delta i åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö. följa gällande föreskrifter och rutiner. använda skyddsanordningar, personlig skyddsutrustning. iaktta den försiktighet som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. i akuta situationer där arbetet kan innebära omedelbar och allvarlig fara för liv eller hälsa snarast underrätta arbetsgivaren eller skyddsombud. 3.2.5 Trygghetsjouren Som ett komplement till befintlig arbetsledning finns inom utföraravdelningen en köpt tjänst som svarar för arbetsledning för vård och omsorgspersonal inom äldre och handikappomsorgen i Vallentuna kommun kvällar och helger. Trygghetsjouren ger stöd och vägledning i akut uppkomna situationer, mellan kl. 16.00 08.00 varje vardag och från fredag kl. 16.00 fram till kl. 08.00 nästkommande måndag samt klämdagar och röda dagar. För att trygghetsjouren ska kunna utföra denna tjänst krävs att de har uppdaterade handlingsplaner på ett antal områden. Trygghetsjouren överrapporterar händelser senast påföljande dag till ordinarie chef. 3.2.6 Säkerhetshandläggare, förvaltning Företräder socialförvaltningen i Kommunens säkerhetsgrupp. Samordna förvaltningens säkerhetsarbete. Arbeta systematiskt med säkerhetsfrågor och brandskydd tillsammans med förvaltningens verksamheter. Medverka till god skyddsplanering inom förvaltningens olika verksamheter. Vara behjälplig vid upphandling av säkerhetsutrustning. 3.3 Samverkan 3.3.1 Samverkan linjeorganisation/stödfunktion För att främja ett löpande utvecklingsarbete på detta område ska vi genomföra ett samråd mellan stödfunktionen och linjeorganisationen minst en gång per år. Detta kan med fördel genomföras på ett av de ledningsgruppsmöten som genomförs där företrädare för stödfunktionen bjuds in. 3.3.2 Samverkan trygghetsjouren De verksamheter som använder tjänst från trygghetsjouren genomför en gång/år en samverkans träff med företrädare för denna. Vid detta tillfälle medverkar berörda verksamhetschefer för att utvärdera och utveckla stödet från trygghetsjouren. @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 6/10 4 Löpande egenkontroll av arbetsmiljö i verksamheten För att följa utvecklingen på arbetsmiljöområdet genomförs löpande ett antal aktiviteter/egenkontroller. 4.1 Avvikelser Avivkelser som uppmärksammas av personal vilka är relaterade till brand och brandskydd registreras i KiA. Varje medarbetare skall snarast möjligt registera avvikelsen, vilken sedan utreds och följs upp av händelsehanteraren (ofta enhetsledare) i KiA. Verksamhetschefen har dock det övergripande ansvaret för att denna process fungerar tillfredsställande. 4.2 Riskanalyser För varje kund som får stöd inom verksamheten skall en riskanalys upprättas. Denna ska innefatta ett flertal områden där brand är ett. Det kan handla om det finns risk att kund medvetet eller omedvetet kan skapa bränder som en följd av funktionsnedsättning etc. Men även bedömning kring vilket stöd kunden behöver i händelse av akut utrymning bör värderas. Denna individuella riskanalys kommer på sikt att dokumenteras i vårt verksamhetssystem Treserva. 4.3 Arbetsmiljöronder Närmste arbetsledare/chef ansvarar för att arbetsmiljöronder genomförs. Detta framgår av de skriftliga fördelningarna av arbetsmiljöuppgifter. Närmaste arbetsledare/chef samt skyddsombud på arbetsplatsen skall alltid närvara. Övrig personal kan delta efter behov. Hur ofta en arbetsmiljörond skall genomföras framgår av de skriftliga instruktioner som är framtagna och anpassade efter kommunens olika verksamheter. Dock skall minst en arbetsmiljörond genomföras per år eller när det finns behov på grund av förändringar i verksamheten. 4.4 Riskanalys vid verksamhetsförändring När förändringar i verksamheten planeras ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall. Om förändringen kan innebära risker måste arbetsgivaren också beskriva hur arbetet ska organiseras så att riskerna elimineras. De ändringar som avses kan exempelvis vara personalförändringar, nya arbetstider och arbetsmetoder, andra organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny maskinell utrustning. Riskbedömning ska göras innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att alla faktorer i arbetsmiljön vägs in vid riskbedömningen. Riskbedömningen ska göras i samverkan med skyddombud. @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 7/10 5 Uppföljning inom nämnden 5.1 Sammanställning/analys registrerade avvikelser En sammanställning över nämndens registrerade avvikelser på detta område görs årligen. Denna innehåller också en övergripande analys av materialet. Enklare sammanställningar kan också tas fram löpande för att presenteras på VAG-möten etc. 5.2 Sammanställning genomförda egenkontroll aktiviteter Årlig sammanställning sjukfrånvaro, personalomsättning 5.3 Årlig riskanalys av processer inom arbetsmiljöområdet. Inom ramen för socialnämndens kvalitetsledningssystem görs årligen en riskanalys på de aktiviteter som ingår i de processer som finns inom området medarbetare/säkerhet. Denna riskanalys utförs av den processledare som utsetts för varje process. I sammanställningen av denna riskanalys kommer även åtgärder för att förebygga riskerna att framgå. 6 Facklig samverkan 6.1 Förvaltningens arbetsmiljögrupp, VAG Förvaltningschef/Verksamhetschef/avdelningschef svarar för att dessa möten genomförs. Deltagare på dessa möten är normalt: Ledningsgruppen inom berörd förvaltning Skyddsombud Personalrepresentanter kan kallas in vid sakfrågor ev. HR-avdelningens kontaktperson 6.1.1 Arbetsuppgifter/agenda Ange riktning för förvaltningens arbetsmiljöarbete utifrån kommunens hälsooch arbetsmiljöpolicy och utifrån andra policies och riktlinjer tillhörande området. Stimulera och initiera hälsofrämjande årgärder. Sammanställa, kommentera och redovisa nedanstående i årsrapport till Centrala arbetsmiljögruppen CAG. Ärenden som enligt 9 kap. AML, alltid ska finnas på agendan. Företagshälsovård Utbildningar på arbetsmiljöområdet Arbetsanpassning och rehabilitering @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 8/10 Planerade förändringar i verksamheten Handlingsplaner/riskbedömningar Övriga ärenden som kan förekomma Bevaka, analysera, samordna och utveckla arbetet i lokala arbetsmiljögrupper. Friskvårdssubventioner Skyddsronder Arbetsmiljökompassen och andra ev. medarbetar enkäter Arbetsmiljöverkets inspektioner Arbetsskador/tillbud Sjuktal/hälsotal Övriga arbetsmiljöåtgärder 6.2 Lokal arbetsmiljögrupp (LAG) Chef med arbetsmiljöansvar på arbetsplatsen svarar för att dessa möten genomförs. Deltagare på dessa möten är normalt: Chefer Personalrepresentanter kan kallas in vid sakfrågor Skyddsombud och ev. huvudskyddsombudet om SO saknas. 6.2.1 Arbetsuppgifter/agenda Ärenden som enligt 9 kap. AML, alltid ska finnas på agendan. Företagshälsovård Följa upp handlingsplaner Planerade förändringar i verksamheten Ämnen som kan föranleda ohälsa/olycksfall Övriga ärenden som kan förekomma Arbetsanpassning och rehabilitering*årsplan för arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Medarbetarenkät eller likn. Riskbedömningar och handlingsplaner samt skriftliga rutiner. Skyddsrond. Arbetsskador/tillbud, KIA. Övriga frågor såsom ex lagstadgade medicinska kontroller (läkarbesök för vissa yrkesgrupper). 7 Personalmöten En viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att alla medarbetare ges möjlighet att påverka och ta del av information kring verksamhetens utveckling mm. För att detta ska vara möjligt ska det finnas personalmöten inom resp. verksamhet. Dessa ska kännetecknas av: En förutbestämd agenda där medarbetare ges möjlighet att anmäla ärenden. @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 9/10 Mötet förbereds och leds av resp. chef/enhetsledare om inte annat överenskommits. Möten som behandlar såväl arbetsmiljörelaterade frågor som verksamhetsrelaterade. Protokoll/minnesanteckningar från möten som görs tillgängliga för medarbetarna. Personalmöten ska normalt genomföras minst 10 gånger/år. 8 Obligatoriska lokala rutiner/dokument Under denna rubrik tydliggör vi de lokala dokument som ska finnas på varje enhet som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dokumenten ska vara upprättade med lokalt anpassat innehåll och vara kända av medarbetarna. Vidare ska kontroll av dokumentets riktighet göras med givna intervall. Listan över obligatoriska lokalanpassade dokument kan komma att kompletteras, information om detta kommer att gå ut till verksamheterna när så sker. Dokumentnamn Kortbeskrivning Uppdateringsfrekvens Checklista vid anställning Individuell riskanalys Beredskapsplan hot och våld Dokument som underlag för trygghetsjouren. 1 Lokalt anpassad checklista för att säkerställa kvalitet på introduktion av nya medarbetare Underlag för riskbedömning med inriktning på personalens säkerhet för varje kund. I de fall det finns en reell risk för hot och våld från kunder etc. ska det finnas en beredskapsplan för hantering av denna typ av situationer. Uppdaterat underlag för att trygghetsjouren ska kunna ge relevant stöd till medarbetare. Bör uppdateras löpande med kontroll varje år Görs löpande för varje kund inom verksamheten. Bör uppdateras löpande med kontroll varje år Uppdateras löpande, vid förändring i verksamhet Schemalagd kontroll varje år. 9 Aktiviteter och frekvens på dessa Aktivitet Frekvens Huvudansvarig Kommentar Samverkansträff stödfunktion/lin jeorganisation. 1 /år Avdelningschef utföraravd. Med fördel på ett ledningsgruppsmöte. Syftet med träffen är att årligen utbyta information erfarenheter kring arbetsmiljöarbetet. 1 Gäller endast de verksamheter som anlitar trygghetsjourens tjänster. @VALLENTUNA.SE
DATUM UTSKRIFT 2014-10-29 SIDA 10/10 Samverkansträff, trygghetsjour 2 1 /år Avdelningschef utföraravd. Gäller endast berörda verksamheter, verksamhetschef medverkar. Arbetsmiljörond 1 /år Verksamhetschef Högre frekvens kan förekomma fastställs av verksamhetschef. Ronden dokumenteras i KIA. Utrymnings övning för enhet, självskydd Riskanalys vid verksamhetsför ändring Riskanalys processer inom arbetsmiljöomr. Minst en gång/år Före verksamhetsf örändringar Varje år. Enhetsledare myndighetsavd. Verksamhetschef Processledare enl. kvalitetledningssys. Personalmöten 10/år Resp. chef VAG 4/år Socialchef LAG Ca 10/år Resp. chef med arbetsmiljöansvar Kan kombineras med brandövning då även utrymning från hot/våld scenario berörs. Riskanalysen dokumenteras i KIA. Dokumenteras i Stratsys. 2 Enheter berörda av trygghetsjouren. @VALLENTUNA.SE