Protokoll fört vid styrelsemöte #1 som ägde rum 2015 09 04 Närvarande: Roller: Underskrifter: Styrelsen; Rasmus Johansson(Ordförande) Malin Zedigh (Vice Ordförande) Annie Riström (Sekreterare) Viktor Gregor Andersson (Informationsansvarig) Eja Höglund (Kassör) Robert Ringholm (Vice kassör) Mötesordförande: Rasmus Johansson Sekreterare: Annie Riström Justerare: Eja Höglund Malin Zedigh Övriga: Charlotte Berglund (Skellefteå Kommun) Marcus Wiking (UBS)
Formalia 1. Mötets öppnande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av två mötesjusterare 4. Mötets behörighet 5. Fastställande av dagordning 6. Förra mötets protokoll 7. Adjungeringar Beslut 8. Datum för SFCS möten 9. Swish 10. Reseersättning till Sexmästeriet Diskussion 10. Standardisering av dagordningar 11. Kick-off med styrelsen 12. Ekonomiskt bidrag till Campusfestivalen 13. Nya märken 14. Ansvarig för replokalen 15. Övriga frågor Avslutning 16. Nästa möte 17. Mötets avslutande
Formalia 1. Mötets öppnande Rasmus Johansson förklarar mötet öppnat 16:04. 2. Val av mötessekreterare Till mötessekreterare utses Annie Riström. 3. Val av två mötesjusterare Till mötesjusterare utses Eja Höglund och Malin Zedigh. 4. Mötets behörighet Mötet förklaras behörigt då hela styrelsen är närvarande. 5. Fastställande av dagordning Följande förändringar i dagordningen: Punkt under beslut angående godkännande av protokoll tas bort. Lagt till ett beslut angående Swish. Lagt till ett beslut om reseersättning för Sexmästeriet till Öl- & Whiskymässan. Lagt till diskussion angående ansvarig för replokalen. Dagordningen godkänns av styrelsen. 6. Förra mötets protokoll Protokollen från 19/5, 25/5, 1/6 och 30/6 tidigare i år tas upp för godkännande och samtliga godkänns av styrelsen. 7. Adjungeringar Samtliga närvarande adjungeras yttrande- och förslagsrätt. Beslut 8. Datum för SFCS möten Styrelsen diskuterar vilka dagar som lämpar sig bäst till att ha återkommande möten. Det beslutas att möten kommer hållas varannan måndag kl 16:30. 9. Swish I dagsläget är det kontant- eller kortbetalning som gäller vid inbetalning från medlemmar för evenemang och dylikt. Marcus W säger att Swish hade underlättat dessa inbetalningar markant och att det finns en företagslösning för detta. Han menar även att en billig smartphone kan införskaffas som kan vara på STOCK hos UBS. Detta är dels nödvändigt för att kunna använda Swish och ger dessutom Studentföreningen ett nummer som kan användas av utomstående för att lättare komma i kontakt med föreningen.
Styrelsen beslutar om att skaffa Swish. Eja H och Rasmus J ska boka in ett möte med Handelsbanken för att beställa tjänsten. 10. Reseersättning för sexmästeriet Marcus W berättar att Sexmästeriet vill besöka en Öl- & Whiskymässa i Stockholm för att prata med leverantörer då deras kontrakt med den nuvarande leverantören snart upphör. Mässan är ett bra tillfälle att träffa nya leverantörer och eventuellet hitta någon som är bättre än den nuvarande. Tanken är att två eller tre stycken från Sexmästeriet ska åka till mässan och det önskas därför reseersättning. Styrelsen håller med om att en resa till mässan skulle vara bra för att se över vilka val av leverantörer som finns. Viktor A påpekar dock att om styrelsen ska kunna fatta ett beslut, måste det specificeras om två stycken eller tre stycken ska åka. Resten av styrelsen håller med. Marcus W säger då att det blir två stycken från Sexmästeriet som ska åka på mässan. Styrelsen beslutar att Sexmästeriet ska få reseersättning till och från mässan. Diskussion 11. Standardisering av dagordningar Mallen för dagordningen behöver göras om då den är väldigt svår att redigera. Både Rasmus J och Robert R säger att de tar på sig ansvaret till att försöka göra en ny mall för dagordningen. 11. Kick-off med styrelsen För att alla i styrelsen ska lära känna varnadra och skapa en gemenskap diskuteras det om en kick-off. Styrelsen kommer överens om bowling den 18/9. 12. Ekonomiskt bidrag till Campusfestivalen Rasmus J tar upp att Andreas Fredmer har ansökt om ett bidrag på 10 000 kr för Campusfestivalen. Marcus W påpekar att det inte står vad de vill ha pengar till och att det borde ha specificerats. Han påpekar även att festivalen måste gynna studentföreningens medlemmar för att kunna ge bidrag. Just nu finns det inget som specifikt gynnar de då festivalen är öppen för alla. Då flera i styrelsen tycker 10 000 kr är mycket pengar när det inte har specificerats vad de ska användas till, och när festivalen dessutom inte helt gynnar medlemmarna, påpekar Eja H att bidraget inte behöver vara just 10 000. Styrelsen kan dra ner det till hälften om så önskas.
Rasmus J kommer med förslaget att skicka en kravspecifikation till arrangörena av Campusfestivalen innan ett beslut om bidrag fattas. Resten av styrelsen håller med om detta, och det bestäms att så blir fallet. 13. Nya märken Malin Z visar upp ett förslag på det nya attributmakerimärket. Marcus W säger att det vore bra att kolla upp hur många som är med på bytet av märket. Robert föreslår en namninsamling medan Marcus W istället föreslår att göra det till ett årsmärke då det är synd att ta bort ett befintligt. Malin Z får i uppgift att fixa en namninsamling för att se hur många som är intresserade av det nya märket. Något annat som diskuteras är Studentföreningens egna märke. Marcus W nämner att det enda problemet med märket är vilket år som ska stå på. Antingen ska det stå året då FUSKiS startades eller när det bytte namn till Studentföreningen. Flera i styrelsen tycker att det är årtalet från FUSKiS som borde stå på märket då det var början för Studentföreningen. Alla i styrelsen är överens om att årtalet ska vara från FUSKiS. Viktor A får uppgiften att beställa märket. 14. Ansvarig för replokalen Rasmus J tar upp om att replokalen är öppen trots att det inte finns någon ansvarig. Han och Eja H tycker att den borde vara stängd då det är svårt att hålla koll på om något går sönder eller om folk missköter sig. Marcus W säger att det blir svårt att stänga den nu eftersom många studenter precis har köpt access dit, men styrelsen säger att om den ska få vara öppen måste någon ha ansvaret. Marcus W tar på sig rollen tills vidare. Han meddelar samtidigt att han har pratat med Andreas Nilsson som verkar intresserad av posten. Viktor A får i uppgift att informera om posten. 15. Övriga frågor Marcus W informerar att Studentlivsdagen, som är till för att presentera allt som händer på Campus, kommer hållas 19:e september från kl 18:00 till 21:00. Han säger även att några från styrelsen borde vara där för att representera Studentföreningen. Styrelsen kommer överens om att delta. En av mötesdeltagarna tar upp att styrelsemärket borde göras om då det är föråldrat och inte alls har något med styrelsen att göra. Tanken är att det nya märket ska symbolisera styrelsen
och att alla ska kunna relatera. Resterande i styrelsen håller med och bestämmer sig för diskutera vidare på senare möte. Avslutning 16. Nästa möte Måndag 14/9 kl 16:30 på STOCK. 17. Mötets avslutande Rasmus J förklarar mötet avslutat kl 17:25.