Protokoll från Syncentralernas Regionala Brukarråd inom Habilitering & Hälsa 2011-04-13 på Hotell Gyllene Kärven, Herrljunga. Närvarande: Marie Banck, SRF Göteborg Berit Jildenhed, FSDB Väst Ronny Blidberg SRF Bohuslän Claes Nelfelt, SFBD Göte Gustafsson SRF Södra Älvsborg Britt Arthursson, SRF Skaraborg Britta Johansson SRF Norra Älvsborg Anette Jernberg, FSBU Göteborg Ulf Willberg, Syncentralen Borås Anne Granath, Syncentralen Vänersborg Eva Bjuke, Syncentralen Skövde Laila Asp, Syncentralen Göteborg Ingvar Wennermark, Ordförande Elisabeth Ekström, sekreterare 1 Mötets Öppnande Ingvar Wennermark hälsar alla välkomna till dagens möte 2 Val av justerare Att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll utsågs Marie Banck, SRF Göteborg
3 Föregående mötes protokoll Genomgång av föregående mötesprotokoll och protokollet godkänns och läggs till handlingarna. 4 Fortsatta möten med beställarna Ingvar Wennermark informerar om att det blir fortsatta möten med Skaraborg och Göteborg. De har inte fått några datum än när de ska träffa de övriga beställarna. Ingvar Wennermark trycker på och tar upp med beställarna det som brukarråden vill lyfta. SRF i Skaraborg har regelbundet dialogmöten med nämnderna. Britt Artursson SRF Skaraborg informerar om att de framfört att man vill ha mer resurser till Syncentralen. Det behövs resurser till kurator och psykolog. Göte Gustafsson SRF Älvsborg informerar om att de har ett forum som kallas för ROFF där de har två representanter. I Älvsborg har man 2 nämnder. Det finns tre nämnder i Fyrbodal. Ronny Blidberg SRF Bohuslän efterfrågar namn och telefonnummer till politiker i deras nämnder så att de kan ta en kontakt. Anne Granath meddelar att allt finns att tillgå på regionens hemsida under HSN (hälso- och sjukvårdsnämnderna). FSDB Väst bjuder in nämndens ordförande till deras årsmöten. 5 Ny styrelse för Habilitering & Hälsa har tillträtt efter nyår Förvaltningen har en politisk styrelse med samma ordförande som tidigare. De hade i mars en träff med styrelsen på Billingehus. Några av styrelsens medlemmar sitter med i regionfullmäktige, totalt 5 personer. Styrelsen kan förändras efter omvalet den15:e maj. Det är lite stillastående i politiken just nu med anledning av detta.
6 Vad händer på Syncentralen i Göteborg Den 4:e februari flyttade syncentralen till Ekelundsgatan. Innan den flytten fick de på grund av fukt och mögel nödevakueras till tillfälliga lokaler. En vårdcentral som liksom Syncentralen befinner sig på plan 5 ska flytta och Syncentralen får tillgång till deras lokaler. Den ursprungliga planeringen har ändrats under resans gång. Det var tänkt att plan 5 och plan 7 skulle vara patientverksamhet och administrationen hålla till på annat plan. Man hade tänkt sig att barnverksamhet skulle bedrivas på plan 7. De lokalerna behöver nu andra delar av förvaltningen få tillgång till. Styrgruppen för Ekelundgatan kommer att skaffa fram andra ytor för barnverksamhet och orientering och förflyttningsträning. Rummen på plan 5 fungerar bra. I Göteborg har man nu 7 månaders väntetid vilket är en förbättring jämfört med årsskiftet då väntetiden var 9 månader. De arbetar aktivt med att korta köerna. En möjlighet man ger patienterna är att få ett första besök på annan Syncentral med kortare väntetid. Göteborg har anställt en hjälpmedelstekniker och en kurator på halvtid samt 2 behandlare. Ronny Blidberg SRF Bohuslän frågar om även Tjörn och Orust ingår i Göteborgs upptagningsområde och får svar att de gör det. Syncentralen gör även hembesök vid behov. 7 Vad händer på Syncentralen i Borås Ulf Willberg informerar om ett pilotprojekt som påbörjats i Borås i samarbete med förvaltningens logistiker Lennart Jansson. De arbetar med något som kallas för LEAN-metoden. Det handlar i första hand om att man tittar på verksamhetens flöden och processer. Inom LEAN finns 3 ledord, verksamhetskvalité, arbetsproduktivitet och arbetstrivsel. De har skapat en arbetsgrupp bestående av olika yrkeskategorier på Syncentralen som träffas regelbundet. Metoden ska sedan läras ut till
alla i verksamheten. Metoden kommer ursprungligen från Toyota. Det handlar om att korta ledtider inom verksamheten ur logistisk synvinkel. Detta är ett mer systematiskt förbättringsarbete. Man kan till exempel upptäcka flaskhalsar och annat man inte upptäcker på grund av att man blir hemmablind. Metoden ska sedan implementeras i verksamhet som ett fortlöpande arbete. Övriga Syncentraler ska också arbeta med den här metoden. Borås har 2 månaders väntetid och budget i balans. Ulf Willberg informerar vidare om att de planerar en ungdomsträff med AF Rehab den 16:e maj. Den 2:a 6:e maj går årets kurs för yrkesverksamma på Fristads folkhögskola av stapeln som för övrigt är fulltecknad. Till hösten ska de ha en träff med bostadshandläggarna i kommunerna. Syncentralen gör inga förslag längre utan bara intyg. Datateknikern är fortfarande sjukskriven vilket medfört att en del arbeten halkat efter. Ronny Blidberg SRF Bohuslän tar upp frågan om andra syncentraler också ska ha en träff med af Rehab. Ulf Willberg svarar att träffen kommit till efter önskemål från patienterna. De vill få information om vilket stöd kan de få från AF Rehab. Patienterna upplever att det är långa handläggningstider på arbetsförmedlingen. Borås delger de andra Syncentralerna vad mötet resulterat i med en rapport. Anette Jernberg FSBU informerar om att i Göteborg gjorde man ett liknande försök där man bland annat bjöd in Försäkringskassan men fick dessvärre dålig respons med få anmälda. 8 Vad händer på Syncentralen i Skövde Eva Bjuke informerar om lokalfrågan. Det är planerat för inflyttning till nya lokaler mittemot Resecentrum i Skövde ihop med Hörsel, tolk och tandvården. Några ritningar är ännu inte gjorda. Inflyttning beräknas bli 2013. I sina nuvarande lokaler har de delat av ett konferensrum för att få ett rum till. De vill anställa både kurator, synpedagog och datapedagog
samt dela en psykologtjänst med Hörselverksamheten. De rådande omständigheterna med trånga lokaler gör att det i nuläget inte är möjligt att utöka verksamheten. De klarar vårdgarantin och de har budget i balans. De har tillgång till kurator på Ögonkliniken och de köper in en halvtids datakonsult. Berit Jildenhed FSDB Väst frågar hur det går med budgeten? Ingvar Wennermark och Eva Bjuke ska träffa beställarna i maj. De ska försöka få utökade medel för att kunna nyanställa. Inflyttning till nya lokaler ska inte påverka budgeten. Synledningsgruppen arbetar ihop med förvaltningens logistiker och ringar in vad som ska ingå i Synverksamhetens basnivå som sedan ska ingå i diskussionen med beställarna. Frågan lyfts om att det är viktigt att det klargörs vem som ansvarar för vad mellan regionen och kommunerna. Berit Jildenhed FSDB Väst ställer frågan om vad en logistiker gör. Ingvar Wennermark förklarar vad begreppet logistiker står för och berättar vidare att det kan vara bra att en utomstående granskar verksamheten. De kan upptäcka sådant som verksamheten inte ser. Även kvalitetsfrågor fångas upp i arbetet med logistikern. När man tittar på kvalité så behöver brukarnas bedömning och upplevelser ingå. Något man också diskuterar är evidensbaserade metoder. En arbetsgrupp har fått uppdraget att ihop med logistikern titta på kvalitetsmått. Anne Granath och Laila Asp ingår i den gruppen. 9 Vad händer på Syncentralen i Vänersborg Anne Granath informerar och börjar med att berätta att de stängde verksamheten 22/12-7/1 för att flytta till sina nya lokaler i Vänersborg. Invigningen av de nya lokalerna skedde den 9:e mars. Det är två enheter som flyttat ihop. En sammanslagningsgrupp arbetade hela förra året med sammanslagningen av enheterna. De har bland annat arbetat med processerna som visade sig vara lite olika. De har också arbetat med att
implementera nya regler och förordningar som tillkommit senaste tiden. Hon berättar också att de fick mångfaldspriset från Habilitering och Hälsa. De har fått en skrivelse från brukarorganisationerna om de nya arbetsmetoderna. De har 1,5 månaders väntetid. Uddevalla och Vänersborg har nu gått från att ha varit 2 små enheter till stordrift. Laila Asp fyller i och förklarar hur stordriftstänket går till. Man ser alla patienter som våra och det viktigaste är att alla får tid på Syncentralen i rätt turordning. Ronny Blidberg SRF Bohuslän tar upp att reaktionen från brukarna är att telefontiderna har försämrats. De tycker att det är opersonligt när man nu måste ange namn och personnummer. Anne Granath förklarar att de har fått ett nytt telefonsystem. Innan hade alla personliga telefoner. De har öppet 2 timmar per dag klockan 9:00 11:00 i receptionen måndag fredag. De har 3 personer som roterar i receptionen. Brukarna tycker att egenremiss känns opersonligt. Strukturmässigt så måste all ny vårdbegäran = egenremiss registreras eftersom den ingår i vårdgarantin. Det finns också ett regelverk för remisser att ta hänsyn till. Egenremiss skall behandlas som remiss från Ögonkliniken och ska journalföras. I morgon har Vänersborg dialogmöte med brukarorganisationerna som lämnat in en skrivelse till Syncentralen. Anne Granath förtydligar att om vi ska använda vår verksamhet optimalt och effektivt så kan det bli mer opersonligt än tidigare. Nyremiss och egenremiss ska enligt nytt regelverk åtgärdas inom 2 dagar och det ska bekräftas till patienten snarast. Vänersborg har ett besparingskrav nästa år på 1,7 miljoner så de måste effektivisera sin verksamhet. Ronny Blidberg SRF Bohuslän ställer frågan varför ingen information har lämnats till brukarna om de nya förändringarna eftersom det måste ha varit känt sen i höstas. Han efterfrågar också papper med nedskrivna telefontider. Anne Granath berättar att det finns möjlighet att lämna meddelande på telefonsvararen eller skicka e-post. Hon berättar vidare
att IT-teamet i Vänersborg har fått beröm för tillgängligheten och sitt professionella bemötande. Eva Bjuke tar vid och berättar om att det finns system där patienten själv bokar tid istället för att få en kallelse. Inom Hörselverksamheten har detta fungerat bra. De förändringar som skett i Vänersborg står att läsa om på hemsidan. Ingvar Wennermark poängterar att nya lagar och förordningar som kommer tar tid att förankra i verksamheten eftersom de ska gå igenom flera steg i organisationen. Verksamheterna själva ska också förstå dem och kunna anpassa dem. De har inte heller alltid så lång tid på sig att anpassa sig till nya regler. Göte Gustafsson SRF Älvsborg framhåller att lokala brukarråd är ett bra forum att använda till att informera om förändringar som sker. Till dagens protokoll bifogas länk till hälso- och sjukvårdslagen samt de nya reglerna kring remisshantering. 10 Arbetet med att finna gemensamma arbetsmetoder inom Synverksamheten Det främjar samarbetet mellan syncentralerna om vi har ett språk som alla förstår. Evidensbaserade metoder ska användas i verksamheten. Metoderna vi använder ska bygga på vetenskap och beprövade metoder. Laila Asp informerar om att man samverkar mellan syncentralerna när det gäller ungdomsgrupper med mera. 11 Frågor från brukarorganisationerna Ingvar Wennermark lyfter frågan om det är väl förankrat i brukarorganisationerna hur upplägget är med lokala och regionala brukarråd. Göte Gustafsson SRF Älvsborg informerar om att de brukar skicka ut alla protokoll från brukarrådsmötena till sina medlemmar. Ingvar Wennermark tar upp att det ska finnas ett samband mellan de lokala och regionala brukarråden. Att de lokala brukarråden kan lyfta
frågor som förs vidare till de regionala brukarråden. Anne Granath tar upp att hon fått in två frågor från brukarorganisationerna enligt följande. Varför kan inte it-tekniker åka ut till brukare på hembesök när behov uppstår? Hur kommer hjälpmedel till syncentralen för reparation och återlämning? Hon framhåller vikten av att ha ett regionalt brukarråd så att man kan ha en dialog kring viktiga frågor. Vänersborg har 260 aktiva datoranvändare och det är brukarens skyldighet att lämna datorn till syncentralen. Ur verksamhetens synvinkel är det bättre att reparera 5 datorer på syncentralen än att göra ett hembesök. Det är effektivare för verksamheten att reparera på Syncentralen och dessutom bättre sett ur miljö- och arbetsmiljösynpunkt. När det gäller exempelvis skolbesök så åker teknikern dit. Man kan skicka in sina hjälpmedel via internpost, vanlig post eller via ombud om man själv inte har möjlighet att ta sig till syncentralen. När datorn är klar för hämtning så får brukaren hämta den. I Skövde åker teknikern ut till skolor och ibland även på hembesök. I övrigt har Skövde samma rutiner som i Vänersborg. I Borås har man mycket support per telefon annars kommer brukaren till syncentralen och ibland görs även hembesök. Man försöker i stor utsträckning fjärrstyra datorerna. Laila Asp fyller i att i Göteborg arbetar man på samma sätt. I Göteborg har man 2 veckor på sig för att lösa ett problem men oftast löser man det på kortare tid. Regionens labbilar kan man använda vid transport av hjälpmedel. Dessa bilar går över hela västra Götaland. Ronny Blidberg SRF Bohuslän tar upp att fjärrstyrning är bra samt ställer frågan om vem som ansvarar för datorn under transporten. Svaret är att troligtvis ligger ansvaret hos transportören. Man får själv känna efter vad som känns bäst när man ska lämna ifrån sig datorn. Syncentralerna har ingen service där man kan boka tid med teknikern direkt. Laila Asp poängterar att i Göteborg använder man inte labbilen. Hon berättar vidare att i Göteborg har man ett kösystem där datorn blir ett ärende.
Man kan behålla datorn hemma tills det blir dags att åtgärda den. Syncentralerna har flexibilitet i den här hanteringen. Ingvar Wennermark säger att det är en bra fråga för de lokala brukarråden att ta upp. Anne Granath efterlyser en genomlysning av rutinerna så att det hanteras lika på de olika syncentralerna. Claes Nelfelt SFDB tar upp frågan om personer som har dövblindhet och inte kan använda telefonen. Anne Granath svarar att de prioriteras först då det finns en prioriteringsorning även för dessa ärenden. I Skaraborg använder man sig av syninstruktörer men det är Syncentralen som gör alla uppföljningar. När brukaren är klar på syncentralen så är det Syninstruktörernas uppgift att upprätthålla kunskapen hos brukaren. Brukaren får alltid information om att syninstruktörer finns att tillgå i kommunerna. En sista fråga tas upp och den gäller GPS. Är det är ett hjälpmedel idag? Svaret är att det är det. Vi förskriver Schecker som efter sista uppgraderingen har blivit bättre. Förskrivningen är behovsprövad och kriteriet för att få den är att man ska vara välorienterad. 12 Övriga frågor Ingvar förtydligar varför det numera heter patient istället för brukare. Man vill framhålla att vi är en specialiserad verksamhet som lyder under gällande lagar och förordningar. Det är Socialstyrelsen som beslutat i frågan och vi lyder under hälso- och sjukvårdslagen. Enligt Habilitering och hälsas förvaltningschef ska vi följa detta. Brukarorganisationerna kan naturligtvis benämna sig brukare. Ingvar Wennermark ställer frågan om vad som tagits upp på de senaste lokala brukarråden. Anette Jernberg FSBU börjar med att informerar lite om vad som togs upp på brukarrådet i Göteborg. Det var endast ett fåtal deltagare med på mötet. I Göteborg har man 2 möten per år. I Skövde har man haft
brukarråd den 21:a mars. Då tog man upp många psykosociala frågor. Det var 3 personal från syncentralen och 4 brukare som deltog. De diskuterade bland annat lokalerna, punktskrift och hjälpmedel. Sammanfattningsvis var det ett mycket bra möte. I Borås hade man brukarråd den 9:e mars. I Borås har man alltid ett tema vid varje möte. Denna gång var temat rehabilitering av äldregruppen. Gängse regel är att man inte tar upp personliga frågor på mötena. Man får göra om specifika frågor som rör en själv till en generell fråga. Anne Granath tar vid och informerar om brukarråden i Vänersborg. De hade möte den 24:e februari och kommer att ha ett i maj samt ett dialogmöte inom kort. Det har av naturliga skäl handlat mycket om flytten. Optikerna var med vid mötet och berättade om sitt arbete. Göte Gustafsson SRF Älvsborg tar upp frågan om antalet möten per år. 2 lokala brukarråd per år kan kännas för lite. Ingvar Wennermark svarar att varje lokalt brukarråd själva får ta ställning till hur ofta man träffas. Laila Asp informerar om en enkät som gick ut i höstas som vände sig till yrkesverksamma som varit i kontakt med Syncentralen under 2008. Delaktigheten blev dessvärre inte särskilt hög. Vad man kom fram till var att enkäten nog var lite för svår. De ska gå ut en ny enkät i höst. Den kommande enkäten kommer att delas ut vid besök på syncentralen istället för att den skickas hem. Detta görs gemensamt av alla syncentraler. Anne Granath nämner att i den skrivelse man fått från brukarorganisationerna har frågan att man inte arbetar med resultatet från enkäten tagits upp men Anne Granath förtydligar att det gör man visst. Vidare får vi information om Östgötamodellen där SRF och Syncentralen arbetar med barn och ungdomsgrupper. De har olika teman vid sina träffar och även kringpersonal från skolan är närvarande. I Vänersborg har man startat upp en inspirationsgrupp för att inspirera till olika
strategier inom exempelvis ekonomi och boende. Deltagarna får med sig frågor hem att arbeta med mellan mötena. De träffs vid 8 tillfällen som är i cirkelform. Ingvar Wennermark går vidare med att informera att Socialstyrelsen skall göra en projektplan för utvärdering av bl.a. synverksamheten under 2011. Nationella chefsgruppen tycker det är bra att socialstyrelsen intresserar sig för detta. Under året ska de kolla hur man utvärderar synoch hörselverksamheten. Det kommer att skickas enkäter till landstingen och brukarorganisationerna (länsorganisationerna) Det är första gången man upplever att detta görs. Socialstyrelsen har fått uppdraget från regeringen. Önskemålet är att få ett nationellt kvalitetsregister. 13 Nästa möte Hålls onsdagen den 26:e oktober klockan 09:30 15:00 i Göteborg. Ordförande Justerare Ingvar Wennermark Marie Banck Sekreterare Elisabeth Ekström