Dnr HjC-2002-00011 www.lio.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 PRESENTATION 2 PRODUKTIONSENHETSCHEFENS KOMMENTAR 5 VERKSAMHETSGENOMGÅNG 7 Kundperspektiv 7 Processperspektiv 8 Utvecklingsperspektiv 8 Medarbetarperspektiv 8 Ekonomiperspektiv 8 Resultaträkning 10 Finansieringsanalys 12 Balansräkning 13 Investeringsredovisning 15 SID
2 PRESENTATION HjälpmedelsCentrums verksamhetsområden: landsting och kommuner i Östergötland samt åtta kommuner i Kronobergs län. Linköping Norrköping Växjö Huvudkontor Verkstad Filial Tolkcentral Verkstad Verkstad Motala Centralförråd Centralförråd Verkstad
Hjälpmedel är en integrerad del av hälso- och sjukvården och en del i helhetsbedömningen av den enskildes behov. Utifrån principen om alla människors lika värde är hälso- och sjukvårdens uppgift att erbjuda vård och medicinska insatser till alla utifrån behov och förväntad nytta. Hjälpmedlen skall vara medicinskt motiverade och utgöra en del i habilitering, rehabilitering, vård och behandling. HjälpmedelsCentrum tillhandahåller tekniska hjälpmedel och tjänster för funktionshindrade i Östergötlands län och i åtta kommuner i Kronobergs län. Verksamheten omfattar: - konsulentverksamhet - information och utbildning - rekonditionering av hjälpmedel - teknisk service hos brukare - teknisk anpassning av hjälpmedel - inköp, lagerhållning och distribution av hjälpmedel - tolkservice för döva och blinda De hjälpmedel vi tillhandahåller är: - medicinska behandlingshjälpmedel: slemsugar, inhalatorer, stimulatorer för smärtlindring mm - formgjutna sitsar - hjälpmedel för behandling och träning: sittdynor och madrasser förebyggande, ståstöd mm - hjälpmedel för ADL( aktiviteter i dagliga livet): toalettstolsförhöjare, duschstolar, strumppådragare, hushållshjälpmedel mm - hjälpmedel för förflyttning: manuella och elektriska rullstolar, rollatorer, käppar, lyftar mm - hemhjälpmedel: arbetsstolar, sängar, sänglyftar, förhöjningskuddar, ramper mm - hjälpmedel för kommunikation/kognition: datorer, samtalsapparater, anhöriglarm, porttelefoner mm Våra kunder utgörs av de olika enheterna i landstinget samt kommuner i Östergötland och Kronoberg, totalt ca 900 förskrivare. Därutöver tillkommer statliga myndigheter och privatpersoner. De lagar och förordningar som styr verksamheten är i korthet: - Hälso- och sjukvårdslagen - Ansvar för medicintekniska produkter inom hälso- och sjukvården - HjälpmedelsCentrums arbetsområde utgör både landsting och kommuner i Östergötland och kommunerna i Kronoberg. Utprovningslokaler och verkstäder finns i Linköping, Motala och Norrköping, Centralförråd i Linköping. Tolkcentral finns i Linköping. Kronoberg har en samlad verksamhet i Växjö. HjälpmedelsCentrum har fn 80 anställda, motsvarande 73,75 heltidstjänster. HjälpmedelsCentrum är en enhet inom landstinget i Östergötland. Landstingets övergripande uppdrag är att utifrån en etisk och demokratisk grund om människors absoluta, okränkbara och lika värde - utveckla en god hälso- och sjukvård och tandvård utifrån befolkningens behov som befrämjar medborgarnas hälsa 3
4 - stärka den representativa demokratin, utveckla idéer och arbetsformer som svarar mot medborgarnas behov och krav - finna former för att inför medborgarna tydliggöra landstingets ansvar - skapa länkar mellan medborgarna och de politiska företrädarna för att öka kunskapen om samhället och demokratin - som regionalt forum främja en ekologiskt hållbar utveckling i Östergötland och tillväxt för ökat välstånd och bättre livsvillkor, allt detta i ett föränderligt Europa - i övrigt fullgöra de uppgifter som definierats av riksdagen För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och uppgår till ca 12.000 medarbetare. Bruttoomslutningen år 2001 var ca 7 miljarder kronor.
5 PRODUKTIONSENHETSCHEFENS KOMMENTAR BRYTNINGSTID Inom hjälpmedelsverksamheten sker genomgripande förändringar. Förändringsprocessen tog fart genom det politiska beslut, om ändrad ersättningsmodell, som formellt fattades hösten 2001. Beslutet innebär att HjälpmedelsCentrum, HjC, stegvis kommer att övergå till att sälja sina tjänster och produkter till enheterna inom landstinget istället för att vara traditio nellt anslagsfinansierad och fri nyttighet. Fattat beslut innebär också att HjC förlorar huvudansvaret för utarbetande av hjälpmedelspolicy och rätten att utfärda förskrivningsrätt för ordinatörer. Fr o m 2002 omfattas en mindre mängd sk förbrukningshjälpmedel av förändringen och fr o m 2003 omfattas all verksamhet. Under året har dessutom ett chefsbyte ägt rum. Undertecknad tillträdde formellt som chef för HjC 01-08-01. Beslutet om den ändrade ersättningsmodellen har bl a medfört en total genomgång av balansräkning, resultaträkning och av nuvarande rutiner, processer och systemstöd. För att påskynda processerna har HjC även anlitat väldokumenterade interna/externa konsulter. Denna genomlysning av verksamheten har lett till att brister uppdagats inom olika områden, vilket medfört att ett omfattande åtgärdsprogram tagits fram, vars genomförande har påbörjats. Bristerna måste åtgärdas oavsett ersättningsmodell, beslutet om ändring har bara påskyndat processen. Åtgärdsprogrammet har två stora syften, dels att rätta till samt säkerställa att samma situation aldrig uppstår igen, dels att rusta och modernisera organisationen så förutsättningar finns för att kunna sjösätta den nya ersättningsmodellen fullt ut fr o m 2003. Målet är att så långt som möjligt underlätta och möta de krav som brukare, kunder och ägare kan ställa på en service-/ kunskapsorganisation som i en nära framtid kan komma att utsättas för konkurens i skarpt läge. HjC skall skapa mervärden i vårdkedjan och upplevas som ett självklart första handsalternativ hos våra kunder. Värdet på HjC:s anläggningstillgångar i huvudboken kan inte verifieras. Det finns en stor differens mellan HjC:s interna inköpssystem, SESAM, och landstingets redovisningssystem. För att rätta till denna situation genomförs en omfattande inventering av HjC:s samtliga tillgångar. Inventeringen, som till allra största delen måste ske ute hos brukarna, beräknas bli klar sommaren 2002, då även en värdering av tillgångarna kommer att ske. Resultatet av denna aktivitet/åtgärd kommer med största sannolikhet att vara resultatpåverkande år 2002. Alla omsättningstillgångar i samtliga lager och förråd har inventerats och värderats. Denna inventering gjordes före årsskiftet och påverkar resultatet för 2001, +8,1 mkr. Tidigare har inte alla lager och förråd inventerats och medtagits i redovisningen. Konsekvenser av den beskrivna situationen är bl a att HjC ökar den egna kompetensen inom området ekonomi genom att bygga upp en ekonomiavdelning samt att en kravspecifikation för nytt IT-system (affärssystem) är under utarbetande. Därutöver utarbetas och implementeras fortlöpande system för bl.a. produktionsplanering, produktivitetsuppföljning samt generellt införande av nya rutiner och processer såväl internt HjC som i kundrelationerna. Tyvärr upplevs införandet av processer/rutiner som betungande av vissa av våra kunder, men rutinerna behövs för att hålla rätt på landstingets tillgångar och för att bringa ordning i HjC:s verksamhet. På sikt kommer dessa nödvändiga förändringar att påverka våra kunder/brukare på ett positiv sätt samtidigt som det möjliggör att det fattade politiska beslutet kan verkställas. Tidigare fattat beslut (år 2000) om att HjC skulle byta lokaler effektuerades i slutet av året. Inflyttningen påbörjades i december och det mesta av verksamheten var på plats medio januari 2002. Förhoppningsvis kommer de nya större lokalerna att ge verksamheten en kick och därmed positiva effekter på produktivitet och ekonomi vilket kommer våra brukare och kunder tillgodo. Konstateras kan dock att lokalkostnaderna kommer att eskalera kraftigt de kommande åren.
6 Tolkverksamheten är kvar i sina lokaler, som är centralt belägna i Linköping. Med kunden i fokus pågår en diskussion om förläggningen av tolkarnas arbetstider. Alla tolktjänster är tillsatta men efterfrågan är större än utbudet under kvällar och helger. Fr o m 2002 kommer den hörselpedagogiska verksamheten, som under 2001 bedrivits i projektform från tolkcentralen, att permanentas. Verksamheten kommer samtidigt att föras över till hörselverksamheten på US. Årets resultat var positivt, 689 tkr. En korrekt redovisning och ekonomisk analys av HjC:s verksamhet/ställning är i dagsläget omöjlig att göra, ställningen är mycket osäker. Bl a p g a att värdet på och redovisningen av anläggningstillgångarna inte kan verifieras, osäkra avskrivningsvärden o.s.v. Vi återkommer med en mer korrekt analys/redovisning av verksamheten under året då vår ambition är att ha rättat upp redovisningen och alla system under 2002. Framtidsbedömning HJC, år 2002. Stora resurser har lagts ned och än större kommer att satsas för att informera personalen om verksamhetens status samt skapa en atmosfär för förändringar- allt är möjligt. Parallellt med detta måste också stora ansträngningar göras för att förkla ra, informera och tydliggöra HJC:s roll efter den 1/1-03 för ordinatörer och brukare. Internt måste fokus sättas på följande huvudområden; Kund Mål Rusta oss för ny ersättningsmodell Nollresultat Säkra balans-resultaträkning Ledningsfrågor/organisation Processer-rutiner-kvalite Ledningssystem (IT-stöd) Intern effektivitet/produktivitet Kompetensutveckling På kostnadssidan kan nu förutses att HJC under år 2002 kommer att drabbas av ökade kostnader som kommer att påverka resultatet. Kostnaderna är både av karaktären extraordinära och/eller fasta samt relaterade till åtgärderna som ovan beskrivits. Vissa av kostnaderna kan nu kvantifieras och andra får i dagsläget uppskattas. Nedan angivna kostnader/aktiviteter är ej budgeterade, se budgetkommentarer för år 2002. Aktivitet Verklig kostn. Ber. kostn. Lokalkostnader(drift+hyreskostn), nya lokaler 1/1-02 + 1.1 MSEK (1.1 MSEK avser år 1, år 10 är motsv.ca 1.7 MSEK) Inventeringskostnad (anläggn.tillgångar) Konsulter (ekonomi, prod./prod.planering,it-system) (nytt affärs-ledningssystem) Nytt IT/ledningssystem Ev. inventeringsdiff-anläggningstillgångar? + 1.5 MSEK + 1.8 MSEK + 3.5 MSEK Hans Ryman PE-chef HjälpmedelsCentrum
7 VERKSAMHETSGENOMGÅNG Kundperspektiv Hjälpmedel Avtalet mellan HjC och HSN baseras på förväntat hjälpmedelsbehov. Följande information till förskrivare genomförts: - Basinformation till nya förskrivare i länet vid 2 tillfällen. - Visning av nya produkter vid 6 tillfällen, geografiskt fördelade - Visningar av Östergötlands grundsortiment av manuella rullstolar, rollatorer och sängar Genomförda utbildningsinsatser: - För distriktssköterskor i hjälpmedelskunskap och hantering - Vårdutbildningar i kognitionshjälpmedel - Grundutbildning i hemhjälpmedel - 150 st personer har utbildats i WEB-Sesam, som innebär möjlighet att lägga order själva och även få tillgång till information om hjälpmedel och brukarens aktuella hjälpmedelsstatus. Ca 150 personer har gjort studiebesök gällande Kognitionshjälpmedel. Drygt 600 utprovningar är gjorda av hjälpmedelskonsulenter. Dessa fördelas bl a på 235 st el-rullstolar, 134 st manuella rullstolar, 67 st sittproblematik och 58 st kognitionshjälpmedel. Samarbete med Östergötlands kommuner sker som tidigare genom avtal gällande individuella hjälpmedel inom kommunala ansvarsområdet samt serviceavtal gällande enheternas egna ägda produkter. Samarbetet med Kronobergs kommuner har fortsatt under året. Förskrivare har utbildats i WEB-Sesam och en ökad samverkan har påbörjats för att optimera produktsortimentet. Under senare delen av året påbörjade HjC arbete med en ökad kundfokusering. Målet är att HjC skall vara det självklara första hands valet för våra kunder. En förutsättning är att pris, kvalitet och bemötande upplevs som optimalt. Tolkservice Tolkuppdragen varar i genomsnitt 2,6 tim och kräver därför 2 tolkar/uppdrag. P g a tolkarnas nuvarande arbetstidsförläggning är det svårt att få uppdrag utförda som ligger på kvällar och helger. Dessa uppdrag har ökat med 450 timmar 2001. För att kunna svara mot detta uttalade behov måste tolkservice, i större utsträckning, kunna erbjudas även vid dessa tidpunkter. Tolkverksamheten måste införa mer flexibel arbetstid. Sådan flexibel arbetstid har eller håller på att införas på flera tolkcentraler runt om i landet. Lösningarna varierar från årsarbetstid till månadsarbetstid beroende på personalstorlek.
Processperspektiv Inom Hjälpmedelscentrum pågår en total genomgång av både huvud- och delprocesser samt rutiner. Genomgången syftar inte bara till att dokumentera befintliga processer och rutiner utan ligger till grund för ett omfattande förbättrings- och effektiviseringsarbete. Till sin hjälp har HjC dokumenterat erfarna externa konsulter. Målet är att tydliggöra och effektivisera det interna arbetssättet samt att implementera det i verksamhetens ledningsstöd. Utvecklingsperspektiv HjälpmedelsCentrums utmaning är att inför 2003 rusta organisationen så att den fullt ut klarar kraven från nya ersättningsmodellen och konkurrensutsättningen. Som ett led i den påbörjade förändringsprocessen har en ny organisation förhandlats och införts. Nästa fas i processen är att samtliga sektioner och avdelningar utarbetar och kommunicerar ut fastställda mål som är mätbara, lättförståliga och följs upp regelbundet. HjC:s verksamhet skall vägledas/utgå från kundbehov, produktionsplaner och uppföljning av dessa samt att varje produktionsavsnitt har tydliga arbetsinstruktioner. Medarbetarperspektiv Arbete har påbörjats för att analysera organisationens kompetens i förhållande till de nya krav som kommer att ställas inför år 2003. Satsningar kommer att göras inom identifierade områden för att säkerställa att HjC även fortsättningsvis skall vara första hands val för våra kunder. Ca 50 % av medarbetarna har haft PoU-samtal under året. I samband med POU-samtal anges individuella satsningar. Planer för bearbetning av könsrelaterade löneskillnader är ej framtagna. Ekonomiperspektiv Årets resultat, 689 tkr, blev bättre än budget och betydligt bättre än de prognoser som gjorts under sista halvåret 2001. Orsaken till detta beror på den genomgripande inventering av omsättningstillgångarna som gjordes under december 2001. Härvid genomfördes en individuell värdering av samtliga artiklar och samtliga förråd och lager. Sammantaget befanns lagervärdet därvid uppgå till 14 202 tkr vilket är en ökning med 8 113 tkr. Denna post balanserar upp ett annars mycket dåligt resultat. Intäkterna har under 2001 varit större än budgeterat, både beroende av ökad försäljning samt ökad ersättning från HSN. Samtidigt har kostnaderna för personal hållits nere jmf med budget. Dock har inköpen av inventariehjälpmedel överstigit budget och påverkat resultatet negativt genom ökad upplåning med ökade räntekostnader samt ökade avskrivningskostnader som följd. Dessa kostnadsökningar uppgick till 2 521 tkr jmf med budget. Vid inventeringen av samtliga förråd utrangerades också en mängd inventariehjälpmedel med restvärden på sammanlagt 3 121 tkr, vilket påverkade resultatet negativt. Flytten av HjälpmedelsCentrums verksamhet i Linköping till nya lokaler har medfört ökade kostnader på 1 282 tkr. Dessutom har nedskrivning av kundfordringar uppgått till 580 tkr, varav en betydande andel avser tidigare verksamhetsår. Årets resultat, som pga lagervärdeförändringen är positivt, innebär en ökning av det egna kapitalet som nu uppgår till 12 840 tkr. 8
Storleken på kostnaderna och intäkterna avseende inventariehjälpmedel är mycket osäkra. En inventering av dessa pågår och beräknas vara klar under första halvåret 2002. 9
10 PE 542 HjälpmedelsCentrum Resultaträkning 2001, tkr Intäkter Bokslut Budget Bokslut 2001 2001 2000 Koncernbidrag Försäljning utbildning 14 0 Försäljning av övriga tjänster 99 230 1) 99 056 93 593 Bidrag för personal 442 415 206 Övriga bidrag 300 2) 300 9 Sålda material, varor, övriga intäkter 1 814 3) 1 390 1 610 Summa intäkter 101 801 101 161 95 418 Kostnader Lönekostnader -17 088-17 609-15 502 Arbetsgivaravgifter -7 059-7 261-6 404 Övriga personalkostnader -196-761 -472 Summa personalkostnader -24 342-25 631-22 377 Kostnader för köpt verksamhet 0 Verksamhetsnära material och varor -22 373 4) -27 949-30 281 Övriga verksamhetskostnader -23 785 5) -19 655-17 538 Summa övriga kostnader -46 158-47 604-47 819 Summa kostnader -70 500-73 235-70 197 Avskrivningar -27 550 6) -25 911-25 318 Netto 3 750 2 015-97 Finansiella intäkter 3 0 2 Finansiella kostnader -3 065 7) -2 183-2 373 Årets resultat 689-168 -2 469
11 Not till resultaträkning 1) Ersättning från HSN uppgick 2001 till 69 666 tkr, 2000 uppgick ersättningen till 65 704 tkr. Även försäljningen har ökat med drygt 1 358 tkr jmf med 2000. 2) Ersättning för Etikprojektet från Kammarkollegiet inom Tolkcentralens verksamhet. 3) Försäljningen av tidigare uthyrda inventariehjälpmedel har ökat mellan 2000 och 2001 med 204 tkr, jmf med budget är ökningen 424 tkr. 4) Kostnaden för hjälpmedel uppgick 2001 till 30 337 tkr, 2000 var motsvarande belopp 864 tkr högre dvs 31 201 tkr. Den stora förändringen mellan åren består av den lagervärdeförändring som blev resultatet av den fullständiga inventering av förbrukningsmtrl som gjordes under december 2001. För 2001 har samtliga förråd medtagits i redovisningen oavsett förrådets totala värde. Hjälpmedlen i förråden har värderats individuellt efter det lägsta av anskaffningspris och verkligt värde enligt gällande regelverk och redovisningsprinciper. Den individuella värderingen samt att samtliga förråd medtagits har medfört en ökning av lagret på 8 113 tkr. Denna har minskat kostnaderna för verksamhetsnära material och varor med motsvarande belopp. 5) Förluster på fordringar (580 tkr) främst avseende räkenskapsår tidigare än 2001 har kostnadsförts efter genomgång av rutinerna för hantering av kundfordringar. Nedskrivning av hjm inventarier uppgick till 3 121 tkr. Kostnader i samband med flytt av HjCs verksamhet till nya lokaler uppgick till 1 282 tkr. Jmf med budget har kostnaderna för köpta tolktjänster minskat med 1 058 tkr. 6) Avskrivning av hjm inventarier har ökat med 1 659 tkr jmf med budget. 7) Räntekostnaden har ökat pga ökad upplåning av likvida medel.
PE 542 HjälpmedelsCentrum 12 Finansieringsanalys 2001, tkr Tillförda medel Bokslut Bokslut 2001 2000 Årets resultat 689-2 469 Justering för avskrivningar 27 550 25 318 Försäljning av anläggningtillgångar (bokfört värde) 6 817 5 983 Minskning av kortfristiga fordringar 797 0 Ökning av kortfristiga skulder 825 2 021 Övriga rörelsekapitalpåverkande poster 3124 1) 9 Summa tillförda medel 39 802 30 863 Använda medel Nettoinvesteringar 35 571 31 061 Amortering av långfristiga lån 15 000 2) 0 Ökning av förråd 8 113 3) 1 047 Ökning av kortfristiga fordringar 0 1 243 Summa använda medel 58 684 33 351 Förändring av likvida medel -18 883-2 488 Not till Finansieringsanalysen 1) Efter inventering av samtliga delförråd utrangerades hjälpmedelsinventarier till ett värde av 3 121 tkr. Resterande belopp hänför sig till utrangering av datautrustning. 2) Lånet har överförts till likvida medel som härav påverkats negativt med 15 000 tkr. 3) 2001 har samtliga förråd medtagits i redovisningen oavsett förrådets totala värde. Hjälpmedlen i förråden har värderats individuellt efter det lägsta av anskaffningspris och verkligt värde enligt gällande regelverk och redovisningsprinciper. Den individuella värderingen samt att samtliga förråd medtagits har medfört en ökning av lagret på 8 113 tkr. Denna har minskat kostnaderna för verksamhetsnära material och varor med motsvarande belopp.
13 HjälpmedelsCentrum Balansräkning 2001, tkr Tillgångar Bokslut Bokslut 2001 2000 Anläggningstillgångar Inventarier 63 749 65 557 Datorutrustning 19 131 Summa anläggningstillgångar 63 769 65 688 Omsättningstillgångar Förråd och lager 14 202 1) 6 089 Kundfordringar 7 035 7 170 Övriga kortfristiga fordringar 1 555 1 912 Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 690 2) 1 000 Likvida medel 4 4 Summa omsättningstillgångar 23 486 16 174 Summa tillgångar 87 255 81 863 Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital 12 152 14 620 Årets förändring av eget kapital 689-2 469 Summa eget kapital, se not 12 840 12 152 Summa eget kapital 12 840 12 152 Långfristiga skulder Långfristiga skulder 0 3) 15 000 Summa långfristiga skulder 0 15 000 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 8769 9086 Semesterlöneskuld, okomp övertid 1 232 1 105 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 1 018 4) 352 Övriga kortfristiga skulder 1 702 1 354 Kassa bank 61 694 5) 42 811 Summa kortfristiga skulder 74 414 54 707 Summa skulder 74 414 69 707 Summa skulder och eget kapital 87 255 81 859 Not till eget kapital varav rörelsekapital -50 928-38 533 varav anläggningskapital 63 769 50 688
Not till balansräkning 14 1) 2001 har samtliga förråd medtagits i redovisningen oavsett förrådets totala värde. Hjälpmedlen i förråden har värderats individuellt efter det lägsta av anskaffningspris och verkligt värde enligt gällande regelverk och redovisningsprinciper. Den individuella värderingen samt att samtliga förråd medtagits har medfört en ökning av lagret på 8 113 tkr. Denna har minskat kostnaderna för verksamhetsnära material och varor med motsvarande belopp. 2) Upplupen intäkt, avseende arbetstekniska hjälpmedel. 3) Långfristigt lån har överförts till Övriga kortfristiga skulder, 19542 Bankkonto PE 542. Detta avser hela beloppet, 15 000 tkr. 4) Kostnaderna avser flytt av HjCs verksamhet till nya lokaler (717 tkr), ej utbetald bonus till kommuner i Kronoberg (188 tkr) samt kostnader för tolkuppdrag upplupna under 2001 (67 tkr). En periodisering avseende AdeInv (45 tkr) har också gjorts. 5) Negativa likvida medel redovisas under kortfristiga skulder.
15 HjälpmedelsCentrum Investeringssammanställning 2001, tkr Bokslut Bokslut 2001 2000 Anläggningstillgån Inventari 68 351 Beh och komm 1 2 Övriga 33 28 Summa 35 31