10 Regler i förhållande till anställda och... 2 10.1 Representation... 2 10.1.1 Allmänt om representation... 2 10.1.2 Bakgrund... 2 10.1.3 Extern representation... 2 10.1.4 Intern representation... 3 10.1.5 Arbetsmåltid... 4 10.1.6 Kurser och konferenser... 4 10.1.7 Gåvor och uppvaktningar... 5 10.1.8 Godkännande... 6 10.1.9 Sanktion... 6 10.1.10 Underlag... 6 10.1.11 Redovisning av representationskostnader... 6 10.1.12 Tillåten kostnad avdragsgill moms - kostförmån... 7 10.1.13 Lathund för redovisning av kostnader avseende representation, gåvor m.m... 8 10.2 Mutor och bestickning... 9 10.3 Affärer med anställdas företag och liknande... 10 Sid 10-1
10 REGLER I FÖRHÅLLANDE TILL ANSTÄLLDA OCH UPPDRAGSTAGARE Avsnitten mutor och bestickning samt gåvor är ännu ej fastställda av rektor. 10.1 Representation 10.1.1 Allmänt om representation Representation ingår som ett naturligt led i universitetets kontakter med omvärlden (t ex andra universitet, enskilda forskare, företag eller liknande). All representation ska emellertid utövas återhållsamt och med omdöme. Den ska alltid ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Detta gäller både tidpunkten och platsen för representationen samt deltagande personer. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i universitetets marknadsföring och PR-verksamhet. Intern representation riktar sig inåt mot universitetets personal och har mera karaktär av personalfrämjande åtgärder, t ex personalfester eller informationsmöten. 10.1.2 Bakgrund De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Det finns ett direkt samband mellan dessa regler och momslagens regler om rätt till avdrag för ingående moms på utgifter för representation. 10.1.3 Extern representation Kostnaden vid extern representation får enligt universitetets interna regler uppgå till högst 500 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. För rektor, prorektor och dekaner i samband med besök av utländska gäster kan kostnadstaket få överskridas. Representation får inte vara lyxbetonad. Ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Kostnader av mera personlig art eller i samband med personliga högtidsdagar är inte att betrakta som representation. Detta är privata kostnader som inte får betalas med universitetets medel. Universitetets representation med alkohol ska alltid präglas av måttlighet. Alkoholfria alternativ skall alltid erbjudas. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, kan starksprit få ingå i representationskostnaderna. Vid extern representation ska antalet deltagare från Göteborgs universitet vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Detta innebär att endast i mycket speciella situationer får antalet deltagare från universitetet överstiga antalet externa gäster. Ersättning för deltagande av universitetsrepresentants Sid 10-2
eller svensk gästs make/maka medges endast undantagsvis och med särskild motivering. Om det i särskilt fall finns motiv att överskrida angivna beloppsgränser eller regler om deltagarnas sammansättning eller andra angivna regler ska godkännande inhämtas i förväg och dokumenteras skriftligt på lämpligt sätt. Godkännande lämnas i dessa fall av dekanus för representationskostnader inom respektive fakultet eller av förvaltningschefen inom universitetsgemensamma verksamheter. Vid representation i hemmet är det särskilt viktigt med fullgoda underlag som verifierar kostnaden. (Observera att vid inköp av livsmedel i butik gäller 12 % moms varför högsta tillåtna momsavdrag uppgår till 10:80 kr.) Inom kostnadstaken för extern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Förutom lunch, middag eller supé kan extern representation även avse andra måltidsutgifter t ex enklare förtäring i samband med invigningar, informations- eller marknadsföringsaktiviteter eller kostnader för entréavgifter, teaterbiljetter och liknande. Särskilda regler angående momsavdrag gäller här, se nedan. Kostnaden för måltidsutgifter vid enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Om kostnaden ingår i deltagaravgiften utgör konferensmåltider, i samband med konferenser som universitetet anordnar, inte representation. Ingår kostnaden inte i deltagaravgiften utgör måltiderna representation, och de allmänna föreskrifterna för representation gäller. 10.1.4 Intern representation Vid intern representation, till exempel personalfest, informationsmöte eller liknande, får kostnaden uppgå till högst 350 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. Kostnaden för måltidsutgifter vid enklare förtäring får uppgå till högst 100 kr exklusive moms per person och representationstillfälle. Inom kostnadstaken för intern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Riksskatteverket har utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester, där arbetsgivaren bjuder, bör hållas högst två gånger per år samt att informationsmöten, där representation ingår, inte får hållas Sid 10-3
regelbundet med kortare mellanrum (var eller varannan vecka). Om så ändå sker, ska de anställda beskattas för kostförmån. Om pensionerade befattningshavare inbjuds till personalfest gäller samma beloppsgräns som för anställda. Beträffande kringkostnader vid personalfest, t ex lokalhyra, utgifter för musikunderhållning m.m. gäller särskilda regler angående momsavdrag, se nedan. I normalfallet bör 180 kr exklusive moms per person och tillfälle räcka. Förfriskningar och annan enklare förtäring t ex kaffe, te, läsk, bulle betraktas inte som intern representation i bokföringshänseende utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. 10.1.5 Arbetsmåltid Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som äts då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är fråga om intern representation eller enklare förtäring (som därmed inte klassas som måltid). Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av GU, som intas i samband med ex inplanerade lunchmöten, skall rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. Observera att personen som intagit måltiden själv ansvarar för att meddela lönehandläggaren om kostförmån. För aktuella belopp, se tabell Kostförmån. 10.1.6 Kurser och konferenser Kostnader för måltider i samband med utbildning av anställda är inte att betrakta som representation och kan därför bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. Förmånsbeskattningen gäller inte om följande villkor är uppfyllda att det är fråga om, i huvudsak, interna möten för myndigheten att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka att det inte är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) att måltidsarrangemangen är gemensamma att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämnt fördelade på 30 timmar under en vecka (högst två timmar nöje/rekreation per dag) Ev. förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter mm. För aktuella belopp, se tabell Kostförmån. Sid 10-4
10.1.7 Gåvor och uppvaktningar Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. Reklamgåvor här avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde (högst 200 kr exkl. moms) ofta med universitetets logo. Representationsgåvor för representationsgåvor finns krav på omedelbart samband med verksamheten (på samma sätt som för representation). Representationsgåva kan vara t ex en blomsteruppsats, fruktkorg eller bokgåva som, istället för måltid, överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Gåvor till externa kontakter i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall klassificeras också som representationsgåvor men anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten. Därför medges inget momsavdrag. Vid representationsgåvor måste även reglerna om muta och bestickning beaktas. Ang momsavdrag, se nedan. Vid representationsgåva får kostnaden uppgå till högst 500 kr exklusive moms. Gåvor till anställda huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare är skattepliktiga. Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställningens upphörande etc. kan bekostas av Göteborgs universitet (ca 200 kronor exklusive moms). Sådan uppvaktning klassificeras som personalvård och är skattefri för den anställde. Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. Skattefriheten gäller i de fall som räknas upp nedan när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Överskrids beloppet blir hela gåvan skattepliktig. Julgåva värdet får inte överstiga 400 kr inklusive mervärdesskatt. Jubileumsgåva - med jubileumsgåva menas gåva till anställd när företaget/myndigheten firar 25-, 50-, 75- eller 100 års jubileum. Värdet av gåvan får inte överstiga1 200 kr inklusive mervärdesskatt Vid bedömningen av gåvans värde bör man inte ta hänsyn till om den är försedd med inskription eller ej Minnesgåva gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t.ex. den anställdes 50- årsdag), efter viss anställningstid (25 år eller mer) eller när en anställning upphör Minnesgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger 10 000 kr inklusive mervärdesskatt och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande. Enligt universitetets interna regler får värdet dock inte överskrida 4000 kronor exklusive moms. Skattefriheten gäller inte för kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontanta medel). För alla gåvor gäller skattefriheten bara så länge värdet inte överskrider de beloppsgränser som redovisats ovan. Överstiger värdet beloppsgränsen beskattas gåvan från första kronan. Universitetet är att ses som en arbetsgivare i dessa Sid 10-5
sammanhang oavsett institutionstillhörighet. Skulle en anställd få ett flertal gåvor vid en uppvaktning så bör en av gåvorna vara skattefri under förutsättning att värdet av den inte överstiger den skattefria gränsen. Övriga gåvor blir då skattepliktiga. Gåvor till anställda regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. Reglerna framgår av SKV M 2005:28, i övrigt hänvisas till Personalavdelningen. 10.1.8 Godkännande Utgifter för representation och gåvor godkänns i enlighet med gällande attestregler. Representation som överstiger beloppsgränserna i detta dokument eller som avviker från normalreglerna om deltagarnas sammansättning eller annan normalregel ska i varje enskilt fall godkännas i förväg av dekanus för fakulteten eller förvaltningschefen för universitetsgemensamma verksamheter. 10.1.9 Sanktion I de fall avvikelse sker från gällande regler avseende representation utan att särskilt godkännande erhållits riskeras personligt betalningsansvar via löneavdrag. 10.1.10 Underlag Utgifterna ska verifieras med kvitto/restaurangnota som ska kompletteras med anteckning som utvisar följande: datum för representationen syfte med representationen namn, yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilken organisation de representerar. skriftligt godkännande om representationen avviker från gällande regler S.k. kontokortsslip godkänns inte som underlag för att verifiera utgifter för representation. Vid enklare förtäring i samband med t ex öppet hus, invigningar och liknande, där antalet deltagare är stort, är det godtagbart med en förenklad dokumentation av deltagarna. 10.1.11 Redovisning av representationskostnader Representationskostnader inom Göteborgs universitet ska bokföras enligt följande: Sid 10-6
Hela utgiften för måltid inklusive serveringsavgift m.m. men exklusive avdragsgill moms ska bokföras på konto 5521 Extern representation eller på konto 4961 Intern representation Avdragsgill ingående moms vid extern och intern representation ska bokföras på konto 1543 Ingående moms. Eventuell moms utöver detta ska bokföras på respektive konto för representation (5521 eller 4961). Exempel: Middag på restaurang för två personer total kostnad 800 kr inkl moms 160 kr. 45 kr (2 x 22,50 kr) bokförs som moms, resterande belopp 755 kr (800 kr 45 kr) bokförs på konto 5521/4961. Innehåller representationen både måltids- och kringkostnader får momsavdrag göras för båda. Exempelvis 22,50 kr för måltid och kr för teaterbiljett, totalt 33,30 kr per person. 10.1.12 Tillåten kostnad avdragsgill moms - kostförmån Beloppen (kr) som är angivna i tabellen nedan gäller per person och tillfälle. Representationsform Extern Representation - Måltid - Teaterbesök och liknande kulturella arrangemang Enklare förtäring, extern Intern representation - Måltid - Teaterbesök och liknande kulturella arrangemang Enklare förtäring, intern Representation i hemmet - Extern representation - Intern representation - Enklare förtäring Gåvor/uppvaktningar till externa mottagare - Reklamgåva - Representationsgåva - Begravningsblommor Gåvor till anställda - Julgåva - Jubileumsgåva - Minnesgåva - Begravningsblommor Max kostnad exkl moms 500,00 100,00 350,00 100,00 500,00 350,00 100,00 200,00 500,00 500,00 320,00 960,00 4 000,00 500,00 Max kostnad inkl moms 625,00 560,00 625,00 560,00 530,00 125,00 112,00 437,50 392,00 437,50 392,00 371,00 125,00 112,00 560,00 392,00 112,00 250,00 625,00 560,00 530,00 625,00 400,00 1 200,00 5 000,00 625,00 Avdragsgill moms 25 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 25 % på belopp upp till 180 12 % på belopp upp till 180 6 % på belopp upp till 180 25 % på belopp upp till 60 12 % på belopp upp till 60 25 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 25 % på belopp upp till 180 12 % på belopp upp till 180 6 % på belopp upp till 180 25 % på belopp upp till 60 12 % på belopp upp till 60 12 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 60 Hela momsen 25 % på belopp upp till 90 12 % på belopp upp till 90 6 % på belopp upp till 90 Inget momsavdrag Hela momsen Hela momsen Hela momsen Inget momsavdrag Max moms 22,50 45,00 21,60 15,00 7,20 22,50 45,00 21,60 15,00 7,20 7,20 22,50 5,40 Sid 10-7
Momssats Varor och tjänster 25 % Restaurangbesök och de flesta konsumtionsvaror 12 % Livsmedel och catering 6 % Tillträde till teater-, balett-, bio-, och operaföreställningar samt till idrottsevenemang Kostförmån Helt fri kost Lunch eller middag Frukost 160 kr/dag 64 kr/dag 32 kr/dag 10.1.13 Lathund för redovisning av kostnader avseende representation, gåvor m.m. Aktivitet Represen- Maxbelopp/person Max belopp för Skattepl Konto tation och tillfälle momsavdrag/person förmån Affärsförhandling 500 kr exkl. moms -måltid Ja 90,00 kr Nej 5521 -teater, entréavgift o dyl. Ja 180,00 kr Nej 5521 Arbetsmåltid (ej regelbundet) - enklare förtäring (ex en macka o läsk) Nej 50 kr exkl. moms hela momsen Nej 5671 - måltid Nej 100 kr exkl. moms 0 kr Ja 5671 Disputationslunch/mottagning Nej - hela momsen Nej 5671 Jubileum och invigningar (måltid) Ja 90,00 kr Nej - extern 500 kr exkl. moms 5521 - intern 350 kr exkl. moms 4961 Gåva, extern - reklamgåva Nej 200 kr exkl. moms hela momsen - 5532 - representationsgåva Ja 500 kr exkl. moms 90,00 kr - 55211 Gåva, intern - julgåva Nej 320 kr exkl. moms hela momsen Nej 4981 - jubileumsgåva Nej 960 kr exkl. moms hela momsen Nej 4981 - minnesgåva Nej 4000 kr exkl. moms hela momsen Nej 4981 Uppvaktning av anställd, av enklare Nej 200 kr exkl. moms hela momsen Nej 49811 art (med ex. blommor i samband med sjukdom) Kurser och konferenser Nej - interna - hela momsen Nej* 4821 - externa - hela momsen Ja 4811 Interna informationsmöten/ Ja 350 kr exkl. moms 90,00 kr Nej 4961 Sid 10-8
planeringsdagar, varaktighet mindre än 6 tim/dag (måltid) Styrelsesammanträde - enklare förtäring (ex en macka o läsk) Ja 60 kr exkl. moms Hela momsen Nej 4961 - måltid Ja 350 kr exkl. moms 0 kr Nej 4961 Pausdryck, fikabröd för personalen Nej - hela momsen Nej 4982 Jullunch för anställda Ja 350 kr exkl. moms 90,00 kr Nej 4961 Personalfest (max 2ggr/år) Ja 350 kr exkl. moms Nej - måltid 90,00 kr 4961 - "kringkostnader" (ex. underhållning, 180,00 kr 4961 lokalhyra) Open house för studenter (måltid) Ja 500 kr exkl. moms 90,00 kr Nej 5521 Sammankomster med studenter Nej - hela momsen Nej 5671 (pausdryck, fikabröd) *Förutsatt att villkoren är uppfyllda, se tidigare under avsnitt "Kurser och konferenser" 10.2 Mutor och bestickning Enligt Brottsbalken är det fråga om bestickning när någon utlovar, erbjuder eller lämnar något av värde (dvs. en muta) till någon. Muta är det när någon accepterar (även tyst) ett löfte om en muta, begär en muta eller får en muta. Även tillbörliga och otillbörliga förmåner diskuteras. En tillbörlig förmån är normalt bara attitydspåverkande och inte avsedd att påverka vare sig beslut eller beteenden. Gränsen mellan en tillbörlig och en otillbörlig förmån kan vara svår att dra men det finns vissa förmåner som aldrig kan vara tillbörliga, bl.a. penninggåvor, irreguljära lån, borgensåtaganden, skuldtäckning, sidoleveranser av varor och tjänster från huvudmannens leverantör (t ex. byggmaterial), förfogande över fordon, båt eller fritidsbostad för privatbruk osv. Exempel på tillbörliga förmåner är arbetsmåltider av vardaglig karaktär, måttfulla uppvaktningar vid jämn födelsedag, personliga bemärkelsedagar och vid sjukdom, prydnadsföremål som saknar nämnvärt marknadsvärde och jämförliga måttfulla minnesgåvor till gäster, t ex. vid företagsjubileer. Gratisresor, dyra presenter och julgåvor kan leda till besticknings- och mutbrott. I marknadsföringslagen finns bestämmelser om bestickning, men här räcker det med bestickningsliknande verkan. Bestickningsliknande åtgärder är när förmåner erbjuds till personer inom ett företag som har behörighet att fatta inköpsbeslut eller till personer som inte själva är behöriga att fatta beslut, men ändå är inblandade i beslutsprocessen. Sid 10-9
Personlig vänskap medför en större mutkänslighet. Den kan redan i sig påverka tjänsteutövningen och är ett dåligt försvar om förfarandet i övrigt är korrupt. Brottet behöver inte vara både mutbrott och bestickningsbrott, det kan ju vara så att ett försök att besticka misslyckas. Då blir det inget mutbrott men väl ett bestickningsbrott. Om ditt erbjudande enbart vänder sig till ett företags ägare och det inte finns någon risk för att någon anställd ska utnyttja erbjudandet bakom ryggen på sin arbetsgivare så är det inte fråga om korruption. Företagets ägare kan alltså inte mutas då ägaren med automatik alltid anses vara lojal mot sitt företag. Ni kan läsa mer om mutor och bestickning på Institution mot mutbrotts webbtjänst www.chamber.se/imm. 10.3 Affärer med anställdas företag och liknande Här avses affärstransaktioner med sådana företag där anställda har ett bestämmande inflytande. Affärstransaktioner mellan institutioner och företag, i vilka lärare vid institutionen har ett ekonomiskt engagemang, skall - för att inte förtroendet för opartiskhet skall kunna ifrågasättas - underställas rektors prövning. Det bör dock noteras, att huvudregeln om affärsmässighet alltid gäller, oaktat rektors prövning. I övriga fall krävs det ett särskilt beslut om upphandling skall få ske från en arbetstagare eller hos staten. Sådant beslut fattas vid universitetet som nämnts ovan av rektor. Om institution således avser att upphandla varor eller tjänster från en anställd vid universitetet, skall ärendet underställas rektors prövning innan beslut fattas. Bestämmelser om statliga myndigheters upphandling finns i Lagen om offentlig upphandling (2007-1091). Prefekterna uppmanas att iaktta försiktighet om opartiskheten hos någon som påverkar institutionens beslut i upphandlingsärendet kan sättas i fråga. Motsvarande gäller när universitetet säljer varor eller tjänster till anställd eller anställds företag. En ytterligare restriktion kan följa av reglerna om bisysslor. Sid 10-10