Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 1(39) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: 2010-08-21--22 Föregående möte: Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Nina Högberg Justerare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 2(39) Bilaga: Dagordning 108. Formalia... 3 109. Rapport: Ekonomi... 9 110. Rapport: Kanslichef... 13 111. Rapport: Drift... 15 112. Rapport: Betaltjänst... 16 113. Diskussion: Övergripande drag i verksamhetsplanen för 2011... 17 114. Diskussion: Styrelsens motioner till Riksmötet... 18 115. Diskussion: Distriktsutredningen... 19 116. Beslut: Lagring av on-linematerial... 20 117. Diskussion: Lokalbidrag för föreningar i en distriktslokal... 22 118. Beslut: Förhållningssätt till interna konflikter... 23 119. Beslut: Finansiella placeringar... 25 120. Beslut: Projektet En resa som ingen annan... 29 121. Diskussion: Riktlinjer för distriktsstöd... 31 122. Beslut: Rekrytering Marknadsföringsprojekt... 33 123. Diskussion: Budget 2011... 35 124. Beslut: Lönerevision... 36 125. Beslut: Antagningsstopp... 37 126. Beslut: Budgetutrymme förbundsdatabas... 38

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 3(39) 108. Formalia Mötet beslutade att 1... Fastställa röstlängden. 2... Förklara mötet beslutsmässigt. 3... Välja mötesfunktionärer. 4... Fastställa adjungeringar. 5... Fastställa dagordningen. 6... Anta nya medlemsföreningar. 7... Gå igenom beslut Verkställande utskott. 8... Gå igenom uppdragslistan. 9... Gå igenom årsplaneringen. 10... Lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2). Bilaga: Antagna föreningar

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 4(39) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet David Gustavsson, förbundsordförande Peter Sahlin, vice förbundsordförande Alexander Kjäll, ledamot Nina Högberg, ledamot (förbundssekreterare) Samuel Gyllenberg, ledamot Sanna Hedlund, ledamot Tobias Landén, ledamot Frånvarande Emma Mellander, ledamot Johan Groth, ledamot Sophie Westman, ledamot Thor Forsell, ledamot

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 5(39) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Tobias Landén, ledamot Mötessekreterare Christer Pettersson, kanslichef Justerare Nina Högberg, förbundssekreterare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 6(39) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Cia Jildenhed, med närvarorätt, yttranderätt och yrkanderätt på alla styrelsemöten (enligt 2010.2) Karoline Jonasson, valberedare, gäst Niklas Kärrstrand, valberedare, sakkunnig Petra Malmgren, revisor, gäst Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 7(39) Bilaga: Antagna föreningar Av Martin Ackerfors, kansliassistent 1... KiB... Borlänge... Dalarnas län... Sverok GD 2... A2G... Ovanåker... Gävleborgs län... Sverok GD 3... Arbrå Figurspelsförening... Bollnäs... Gävleborgs län... Sverok GD 4... A Pain in the Ass... Strängnäs... Sörmlands län... Sverok Mälardalen 5... Mirai... Katrineholm... Sörmlands län... Sverok Mälardalen 6... Yggdrasils lajvförening... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 7... KAOS... Fagersta... Västmanlands län... Sverok Mälardalen 8... Random Fighters... Östersund... Jämtlands län... Sverok NN 9... VDF... Krokom... Jämtlands län... Sverok NN 10... THF... Ronneby... Blekinge län... Sverok OST 11... Varjagerna... Ronneby... Blekinge län... Sverok OST 12... LJUD... Jönköping... Jönköpings län... Sverok OST 13... Calmare Spelsällskap... Kalmar... Kalmar län... Sverok OST 14... Spelföreningen Lennartz... Emmaboda... Kalmar län... Sverok OST 15... Spelföreningen Tactic... Kalmar... Kalmar län... Sverok OST 16... Geek Templar Boot Camp... Linköping... Östergötlands län... Sverok OST 17... V.o.G... Finspång... Östergötlands län... Sverok OST 18... Cruhz... Lund... Skåne län... Sverok SKuD 19... FIST... Malmö... Skåne län... Sverok SKuD 20... KP... Lund... Skåne län... Sverok SKuD 21... Sydvästrabästa... Malmö... Skåne län... Sverok SKuD 22... TG Fight Club... Malmö... Skåne län... Sverok SKuD 23... Airsoft STHLM... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 24... Bruder-Gaming... Sollentuna... Stockholms län... Sverok Stockholm 25... Cupkanalen... Huddinge... Stockholms län... Sverok Stockholm 26... Electric wind god fist... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 27... Gangs... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 28... IPRS... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 29... Kustens Trollkarlar... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 30... Nerds 4 Life... Tyresö... Stockholms län... Sverok Stockholm 31... Nordens Eden... Södertälje... Stockholms län... Sverok Stockholm 32... POF... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 33... Spaderdam SK... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 34... Tassadars tofflor... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 35... The Stocktown Mindnet... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 36... Yatzy-Gaming... Tyresö... Stockholms län... Sverok Stockholm 37... Break the record... Säffle... Värmlands län... Sverok Svealand 38... Gamerzone... Karlskoga... Örebro län... Sverok Svealand 39... Spelministeriet... Hallsberg... Örebro län... Sverok Svealand 40... WermLAN... Degerfors... Örebro län... Sverok Svealand 41... Âlva... Lidköping... Västra Götalands län... Sverok Väst 42... Boardgame Masters... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 43... CADalvernas magicgille... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 44... GameWorld... Skövde... Västra Götalands län... Sverok Väst 45... Happy Dice Friends... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 8(39) 46... Playz... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 47... SKAF... Skövde... Västra Götalands län... Sverok Väst 48... Valvet... Borås... Västra Götalands län... Sverok Väst 49... Westcoast Alliance... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 50... Västgöta Hird... Falköping... Västra Götalands län... Sverok Väst 51... Credo... Luleå... Norrbottens län... Sverok ÖN 52... Figurspel Nord... Luleå... Norrbottens län... Sverok ÖN 53... LS Holmsund... Umeå... Västerbottens län... Sverok ÖN 54... MTG UME... Umeå... Västerbottens län... Sverok ÖN 55... Norrländska Hetsförbundet... Norsjö... Västerbottens län... Sverok ÖN

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 9(39) 109. Rapport: Ekonomi Av Andreas Hellberg, ekonom Balansrapport

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 10(39) Resultatrapport Juli 2010 Budget 2010 Resultat maj 2010 Helår Ackumulerat tom 10-05-31 Intäkter Statsbidrag 18 400 000 17 788 028 Räntor 500 000 166 217 Vote It (allmänna arvsfonden) 945 000 950 000 Övriga Intäkter 0 6 310 Summa Intäkter 19 845 000 18 910 555 Kostnader Styrelsearbete 400 000 305 715 styrelsearbete allmänt ingen detaljbudget 206 366 styrelsemöten ingen detaljbudget 99 349 Arvoderingar 670 000 357 422 Personal 2 400 000 1 814 134 Personal ingen detaljbudget 1 585 675 personal visstid ingen detaljbudget 228 459 Administration 200 000 155 632 Kansli 770 000 409 384 Ekonomi & Juridik 300 000 12 569 Förbundsdatabas 500 000 408 279 IT-Drift 150 000 81 009 Föreningsbidrag 9 200 000 3 883 120 Arrangemangs- och Träffbidrag 300 000 132 786 Lilla Träffbidraget ingen detaljbudget 0 Stora Träffbidraget ingen detaljbudget 99 746 Lokalbidrag 400 000 206 900 Hyresbidrag nyetablering 250 000 0 Hyresbidrag etablerad lokal 150 000 101 200 Specialbidrag 2009 ingen budget 198 049 Föreningsutveckling se detaljbudget 0 Vote It 1 100 000 262 327 Förbundstidning 950 000 486 478

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 11(39) Försäkringar 300 000 103 826 Folkbildning 100 000 14 054 Internationellt 90 000 2 265 Forum 20 000 0 Webben 90 000 15 394 Utbildning och konferenser 350 000 199 707 Förbundskonferenser 100 000 90 097 Verksamhetskonferenser 100 000 49 315 Distriktsstöd 15 000 4 507 Ekonomisk Grundgaranti 100 000 0 Marknadsföring 300 000 171 922 Eventgruppen 120 000 107 015 Spelveckan 400 000 160 000 Spelveckanbidrag 200 000 95 500 Politik och påverkan 50 000 53 656 Airsoftgruppen 60 000 15 567 Omvärldsbevakning 70 000 36 382 Riksmötet 450 000 12 033 Resor ombud ingen detaljbudget 0 Valberedning 50 000 28 174 Ombudsvalet 50 000 0 Möteshandligar 50 000 0 RM-teknik 300 000 158 526 Initiativpotten 50 000 0 Bildningsprojekt 900 000 2 143 Marknadsföringsprojekt 1 000 000 92 375 Föreningsprojekt 800 000 303 609 Summa kostnader 22 935 000 10 211 789 Summa intäkter 19 845 000 18 910 555 Summa kostnader 22 935 000 12 750 666 Resultat -3 090 000 6 159 889 Övriga frågor Eventgruppen Eventgruppen kommer när kostnaderna, från medeltidsveckan kommer in, spräcka sin budget för 2010. Om de ska ha möjlighet att göra ytterligare större satsningar bör därför ett styrelsemötesbeslut tas för att höja gruppens budgettak. BoE Under året har det börjat dyka in väldigt sena Begäran om ersättningar. De regler Sverok har idag är att begäran om ersättningar ska ha inkommit senaste 3 månader efter utlägget. Detta är ingen regel som beivras då det oftast inte är något problem om det blir senare. Vi har under året dock fått stora belopp som sträcker sig över årsskiftet 2009/2010 och tom ett fall som sträcker sig så långt tillbaka som 2008. Detta leder till att kostnader som egentligen skulle ha legat på tidigare år kostnadsförs på 2010 och påverkar årets resultat. En påminnelse om vilka regler som

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 12(39) gäller bör skickas ut till våra arbetsgrupper och styrelsen bör också komma ihåg detta inför kommande utgifter och inför detta års slut.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 13(39) 110. Rapport: Kanslichef Av Christer Pettersson, kanslichef, 2010-08-18 Statsbidrag Tolkningar av beslut På föregående styrelsemöte beslutade styrelsen och hur inrapporterade underlag skulle räknas. Beslutet byggde på en modell för hur ringkontroller fungerar som inte stämde, varvid en tolkning behövde göras. Det var inte rimligt att koda om hela ringkontrollsystemet, men med en mindre förändring så var det möjligt att göra fler ringkontroller så att cirka 1100 fler medlemmar i runt 40 föreningar kunde räknas. Kvalitetssäkring Genom nyutveckling av funktioner i bidrag.sverok.se har personalen kunnat identifiera och rätta rapporterade uppgifter som möjliggjort att cirka 1000 medlemmar i runt 25 nya föreningar kunnat räknas som verksamma. För närvarande håller vi på att undersöka noggrant att systemet tar med alla korrekta underlag. Vår databasutvecklare kommer att vara på kansliet de sista dagarna innan ansökan ska lämnas in, för att förenkla för slutarbetet och i beredskap om det skulle behövas något akut. Granskning KPMG är i full färd med att göra det andra av tre steg i granskningen av underlagen för statsbidragsansökan. De ställer frågor och ger uppgifter till personalen att hantrera. Det tredje och avslutande steget sker precis innan vi lämnar in ansökan den 1 september. Ansökan Ansökan ska lämnas in senast den 1 septermber. I år är det nytt att det ska ske helt digitalt. Många år har vi besökt Ungdomsstyrelsen för att lämna in ansökan och berättat o statsbidragsarbetet. Vanligtvis har förbundsordförande eller någon annan i förbundsstyrelsen varit med och passat på att presentera vad som är på gång i förbundet och leverera viktiga synpunkter till Ungdomsstyrelsen. I år finns ännu inga sådana planer. Statebidragets storlek grundar sig på antalet medlemmar i åldern 7-25 år och antalet föreningar som bedriver verksamhet och har minst fem medlemmar i åldern 7-25 år. Ungdomsstyrelsen meddelar beslut i början av 2011. Bidrag.sverok.se Systemansvarigrollen Systemansvarigrollen har under denna period inneburit att vara tillförordnad projektledare. I praktiken har det inneburit priritering av utvecklingsuppdrag, skriva specifikationer och viss testning. Det har även inneburit att ta emot och prioritera supportärenden. Högst prioriterade har funktioner för kvalitetssäkring av statsbidraget varit. Lanseringar Cirka 50 funktioner, förbättringar och felrättningar är lanserade sedan jag återkom från semestern i slutet av juli. I stort sett alla ärenden har hanterats genom trac, bidrag.sverok.ses projektstyrningssystem. Support Support har främst handlat om att från utvecklaren få ut statistik och listor som databassystemet inte kan levererar genom användarstyrda funktioner. Det har också varit mindre rättelser av felaktig data. Personal Semester Sedan midsommar och till och med nästa vecka har personalen turats om att vara på semester. Under kanslichefens frånvaro har verksamhetschefen agerat ställföreträdande kanslichef. Föräldraledighet Ekonomen har varit på föräldraledighet och då haft en vikarie. Kansliadministratören är på semester och börjar sedan sin ledighet inför föräldraledigheten och en vikarie med titeln kansliassistent har anställts och har jobbat sedan början av juli.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 14(39) I båda fallen har ordinarie bafattningshavares arbetsledaransvar för assistenter tagits över av kanslichefen. Rekrytering av php-utvecklare Rekryteringen påbörjades under min semester, men jag var delaktig i hur annonsen utformades. 28 ansökningar har kommit in, varav en dryg tredjedel på engelska av utländska sökande som inte förstått att det även ingick ett supportuppdrag till våra medlemmar. Av övriga sökande framstod två som särskilt intressanta och kallades till intervju. Planen är att anställningen ska starta senast den 15 september. Minskad personal I slutet av september slutar våra två kansliassistenter, som jobbat hos oss sedan 2008 och 2009 för att istället börja studera. Samtidigt slutar också vår php-utvecklare, efter överlämning till sin efterträdare. Riksmöte Förbundsordförande och förbundssekreteraren har skapat kallelse till riksmötet, som personalen har skickat ut. Problem med trycket gjorde att arbetet med utskicket tog längre tid än vanligt, men eftersom förarbetet var utfört i god tid kunde kallelsen ändå gå ut i tid. Förbundsordförande har startat riksmötesvalet med underlag som kanslichefen tog fram ur bidrag.sverok.se. Förarbetet med nätverk, ljud och bild inför riksmötet har hanterats helt ideellt. Min bedömning är att det fungerat utmärkt att efter förra riksmötet återlämna arbetet med riksmötet till förbundsstyrelsen och ideella arbetsgrupper. Personalen har istället givit stöd vid punktinsatser där förbundsstyrelsen efterfrågat det.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 15(39) 111. Rapport: Drift Av Alexander Kjäll, ledamot Nya burkar beställda och levererade, installationsarbete pågår. Staffan har förökat sig, snart kommer träningen av den nya sysadminen påbörjas.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 16(39) 112. Rapport: Betaltjänst Av Andreas Hellberg, ekonom jag har varit i kontakt med 4a olika bolag men pågrund av semester tider och olika seriösa kontaktpersoner har jag bara fått vettiga svar från ett företag (Viatel). Jag har haft en första kort kontakt med dem och de tror att de skulle klara av att möta de krav vi kan ställa, ett central konto som våra föreningar kan ansluta sig till, troligen via samma sorts förfarande som vi har för nordeakonton idag, föreningarna skickar in en ansökan till oss om att utnyttja tjänsten, vi godkänner skickar till viatel som sedan skickar ut specifika koder till föreningen. I normal fallet kräver de att minimi betalningen ligger på 250 kr men då vi är så stora kan de bortse från det kravet. Vi har ej pratat pris, utan jag bifogar deras normala prislistor. Dock är det så att de får en större handläggning en de normalt har samtidigt som vi är stor kund. Så vi kan förhoppningsvis få billigare än normalpris men troligen inte jättehöga summor då vi troligen är ltie dyrare för dem än en normal kund. De erbjuder sms, telefon och kort service. Jag tycker tjänsten låter vettig, men anser också att vi bör få in minst två företag till innan man kan säga något specifikt, ska försöka uppnå detta denna vecka.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 17(39) 113. Diskussion: Övergripande drag i verksamhetsplanen för 2011 Av David Gustavsson, förbundsordförande Det jag skulle vilja ha ett svar på är: Reflektion kring nuvarande uppställning och nivå på verksamhetsplanen? Särskilda satsningar på två verksamhetsgrenar?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 18(39) 114. Diskussion: Styrelsens motioner till Riksmötet Av David Gustavsson, förbundsordförande Det jag skulle vilja ha ett svar på är: Hur ska vi hantera inkomna motioner? Styrelsens kommentar, faktarutor? Vilka uppslag till egna motioner skall vi gå vidare med? Distriktens uppgifter Baserat på vad utredningen kommer fram till för rekommendationer. Uppdatering vision Ny vision för förbundet formulerat utifrån visionsarbetet under 2009 samt förarbetet till marknadsföringssatsningen. Justering syftesparagraf samt justering namnparagraf Samma som 2009 med mer genomarbetad bakgrundstext. Omvärlds och framtidsanalys Spelkulturförbund Ta initiativ till uppstarten av ett nytt fristående förbund som kan utgöra en plattform för spelaktörer med kulturelloch kommersiell inriktning. Alternativ intäktskälla genom kommersiell verksamhet Kördes som en särskild debatt i början av sommaren. Några av uppslagen har färdiga utkast som presenteras på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 19(39) 115. Diskussion: Distriktsutredningen Av Sanna Hedlund, ledamot Frågeställningar Vad har vi för behov och förväntningar av distrikten? Vad har distrikten för behov och förväntningar på förbundet?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 20(39) 116. Beslut: Lagring av on-linematerial Mötet beslutade att 1... Nina Högberg och Tobias Landén får i uppdrag att till nästa styrelsemöte ta fram ett förslag på en förbundspolicy kring materiallagring inom olika områden. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Lagring av on-linematerial

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 21(39) Beslutsunderlag: Lagring av onlinematerial Av David Gustavsson, förbundsordförande Sammanfattning och bakgrund På senare tid har vi haft ett antal fall där personer har hört av sig till förbundet eller redaktionen för medlemstidningen och begärt att få bli borttagna i arkivmaterial som vi haft uppe, det har gällt tidningsartiklar, protokollsbilagor och spelmaterial. I grunden har det handlat om att enskilda personers namn har blivit indexerade i sökmotorer, men även fall där personer velat få bilder borttagna där de förekommer. Nuläge Vi har fyra huvudsakliga områden inom vilket vi lagrar on-linematerial: Föreningshemsidor Protokoll Redaktionellt material (Signaler) Diskussionsforum Hur viktigt är material av en viss ålder för vår transparens? Hur förhåller sig andra medier till detta? Vilka alternativ finns till att helt ta ner material? Därför yrkar jag att 1... X får i uppdrag att till nästa styrelsemöte ta fram ett förslag på en förbundspolicy kring materiallagring inom olika områden.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 22(39) 117. Diskussion: Lokalbidrag för föreningar i en distriktslokal Av Sophie Westman, ledamot Bakgrund Jag fick detta mail i min mailbox och det är det jag vill ha diskuterat hur vi ska hantera sådana ansökningar: Hej Sophie, Vi i Sverok Väst är i planeringsstadiet för något vi kallar för "Spelets Hus". Det hela är tänkt som att vi i Väst hyra en stor lokal på cirka 400 kvadrat och sedan delvis lånar ut och delvis permanent hyr ut rum i lokalen till våra föreningar till ett subventionerat pris. Som en del av detta läser jag igenom reglerna för lokalbidraget och undrar om det hade kunnat fungera om föreningar som hyr av oss ansöker om lokalbidrag på "sin" del av hyran. Tanken är att de som hyr ska få ett helt privat rum som de själva disponerar över under sin hyrestid samt tillgång till alla gemensamma utrymmen (lite som i en studentkorridor). Vad är dina tankar om detta? Det jag skulle vilja ha ett svar på är: Hur gör vi med om ett distrikt skulle få en vinst från oss genom lokalbidraget? Ska distrikt kunna i sin tur också kunna söka lokalbidrag för detta? Hur ska föreningarna hyra lokalerna? Ska vi istället ge ett bidrag till väst och dem i sin tur får hyra ut gratis? Övriga tankar?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 23(39) 118. Beslut: Förhållningssätt till interna konflikter Mötet beslutade att 1... nuvarande stadgar är tillräckliga och att en ny policy inte är nödvändig. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Förhållningssätt till interna konflikter

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 24(39) Beslutsunderlag: Förhållningssätt till interna konflikter Av David Gustavsson, förbundsordförande Sammanfattning Vi saknar idag en policy för hur styrelsen hanterar konfliktsituationer som uppstår inom förbundet. Behöver vi en sådan? Hur vill vi att det ska fungera? Bakgrund Under året har ett par konflikter inom förbundet lett till att krav framställts om att styrelsen skall ta ställning eller agera på annat sätt. Nuläge Idag har vi ansvarsposten "Föreningsansvarig" i styrelsen som har en stående uppgift som delvis täcker in problematiken: "Klagomål på föreningar - hanterar dialog med föreningar och enskilda medlemmar i klagomålsärenden som faller utanför stadgar, föreningsdirektiv och rutiner." Därför yrkar jag att 1... XX får i uppdrag att till nästa styrelsemöte formulera ett förslag till policy för hur förbundet skall förhålla sig till interna konflikter.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 25(39) 119. Beslut: Finansiella placeringar Mötet beslutade att 1... i ekonomiska huvuddirektivet tillföra följande punkter angående tillgångsdisponering (kapitel 8): 2 Miljoner ska alltid finnas tillgängligt på vårt plusgirokonto (dock minst 10 % av vårt totala kapital). Av det placerbara kapitalet ska minst 60 % vara placerat i riskklass 1 (första exemplet på fond). 30 % i riskklass 2 eller lägre. De sista 10 % får placeras i högst riskklass 3 Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Finansiella placeringar Styrdokument: Riktlinjer för investeringar

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 26(39) Beslutsunderlag: Finansiella placeringar Av Tobias Landén, ledamot Sammanfattning Det var länge sen Sverok såg över rutinerna för placering av kapital. Andreas har uppmärksammat mig på detta och även Jenny är med på denna idé att ändra riklinjerna. Bakgrund Den senaste uppdateringen av Sveroks ekonomidirektiv kom till 2006. I och med denna slutade Sverok helt att placera kapital i värdepapper som har någon som helst risk i sig. I början så hade vi alla pengar på banken, men i och med att det hade varit mycket snack om organisationer som spekulerat bort pengar för medlemmarna bestämde styrelsen att pengarna skulle säkras på något sätt. Först handlade det om att minimera eventuell förlust och då skulle allt placeras i lägsta möjliga riskklass. Då var fortfarande bankräntan någorlunda ok, så ingen tänkte mer på det. Tanken blev sedan att inte kunna förlora mer på riskfyllda placeringar än vad vi drog in på säkra placeringar, men i praktiken fortsatte vi med säkra papper och då kom aktieindexobligationer (SPAX) som en praktisk produkt i och med att den hade en garanterad avkastning med möjlighet till högre avkastning. Styrelsen talade till och med om en modell där det var okej med lite förluster bara det rimligen kunde täckas upp något år senare. Problemet med SPAX var att det ofta var ganska långa löptider, 3-5 år. Därför handlade vi mest med begagnade SPAX:ar med ganska kort löptid kvar. De som sålde dessa hade hittat bättre placeringar eller var desperata att få likvida medel, så på så sätt kunde vi få rätt bra avkastning även med kort löptid. Hur som helst ledde detta till att balansen mellan säkra och osäkrare placeringen aldrig blev prövad i och med att vi inte kunde förlora annat än via inflationen. Det var antagligen bra att vi gjorde så, i och med att vi knappast hade kunna vara bra förvaltare på den tiden i och med att vi inte hade någon anställd som kunde ha med detta som ett delfokus i arbete. Det har vi nu. Nuläge Idag placerar Sverok endast i värdepapper där placeraren är garanterad att få det nominella beloppet tillbaka om placeringen löper ut. Idag är räntan på bankkonton väldigt låg och även om den är på väg uppåt så kommer den vara direkt dålig under en överskådlig tid. Det alternativ Sverok har idag är som sagt värdepapper som ger minst det nominella beloppet tillbaka om placeringen tillåts löpa ut. Dessa placeringar löper dock under flera år vilket gör att mängden kapital som kan placeras på detta sätt är begränsad då Sveroks likviditet 3 år in i framtiden är svår att förutspå. Detta leder till att Sveroks finansiella intäkter under kommande år kommer bli väldigt låga Därför yrkar jag att 1... anta Andreas förslag (punktlistan) nedan som nya riktlinjer för investeringar av Sveroks kapital.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 27(39) Styrdokument: Riktlinjer för investeringar Av Andreas Hellberg, ekonom Det är min åsikt att styrelsen bör ta bort den ändring som gjordes 2006 och tillåta riskplaceringar igen. Mitt förslag till placering är att stora delar av kapitalet flyttas till fonder som handlar i korta räntepapper med hög spridning. Dessa fonder har väldigt låg risk och har trots två finanskriser under de senaste 10 åren aldrig fallit under ett helt år (se bilaga). Avkastningen på denna typ av placeringar är fortfarande inte särskilt hög, den brukar ligga runt 4%. Detta är dock klart bättre än det vi idag får för att ha pengarna på ett bankonto där räntan ligger närmare 1%. Förutom denna typ av placering anser jag även att Sverok bör placera en del kapital i fonder med lite högre risk. Inte några verkliga högriskinvesteringar utan sådana fonder som har riskklass 2-3 (av 7) i Nordeas utbud. Dessa fonder kan i teorin sjunka under ett helt år men detta är ovanligt och avkastningen är klart bättre, i snitt 7-8%. Då Sverok är ett förbund där det kan finnas ett tydligt motstånd mot riskplaceringar föreslår jag inte att Sveroks ekonomiansvarige eller ekonom fritt får placera utan att fasta gränser dras upp. 2 Miljoner ska alltid finnas tillgängligt på vårt plusgirokonto (dock minst 10 % av vårt totala kapital). Av det placerbara kapitalet ska minst 60 % vara placerat i riskklass 1 (första exemplet på fond). 30 % i riskklass 2 eller lägre. De sista 10 % får placeras i högst riskklass 3 Den förväntade effekten av den förslagna förändring är klart högre finansiella intäkter än vad som annars kommer vara fallet. Pengarna som placeras i riskklass 2 och 3 bör vara av en sådan liten del av kapitalet att de alltid bör kunna löpa under minst 2 år om det behövs vilket innebär att risken för att förbundet skulle tvingas lösa ut placeringar om dessa skulle ha sjunkit sen införskaffandet är väldigt låg. Riskklass 1 placeringar kan leda till smärre förluster under vissa perioder men dessa bör utan problem täckas upp över tid. Förändringen skulle innebära att ekonomen vid kansliet kommer få ytterligare arbetsuppgifter och ekonomiansvarige i styrelsen bör också få rapporter minst varannan månad vilket skulle innebära en smärre ökning i arbetsbelastning även på den positionen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 28(39) Förklaring till graferna Graferna visar de båda fondernas utveckling (blå linjen) från juli år 2000. Det man kan se är att fonden i riskklass 1 aldrig sjunkit under ett helt år och i det närmaste inte har några svängningar. Fond 2 har en gång sjunkit marginellt under en hel (2008-2009). Detta innebär naturligtvis inte att de inte kan komma att sjunka i framtiden, dock är det en väldigt tydlig indikation på att denna typ av fonder över tid är väldigt säkra placeringar. Sannolikheten att de skulle sjunka under en längre period är väldigt låg. Den röda linjen representerar index för liknande fonder vilket visar att dessa data inte gäller just den här fonden utan alla jämförbara fonder. Standardavvikelse: standardavvikelse speglar volatiliteten, det vill säga hur avkastningen i en fond svänger upp och ner. Ju högre standardavvikelse desto högre risk.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 29(39) 120. Beslut: Projektet En resa som ingen annan Mötet beslutade att 1... Sverok går in som partner i projektet med en insats på upp till 30 000 kr. 2... kostnaden belastar Marknadsföring (71) 3... David Gustavsson ansvarar för att förhandla avtalet med Fabel Kommunikation Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Projektet - En resa som ingen annan

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 30(39) Beslutsunderlag: Projektet - En resa som ingen annan Av David Gustavsson, förbundsordförande "En Resa som ingen annan" är en deltagarkulturell föreställning för gymnasiet som skall ge ökad förståelse för segregationsproblematik i dag. Fabel Kommunikation har vid två tillfällen tidigare satt upp föreställningen (Stockholm 2003 och Malmö 2006) med Sverok som partner i projektet. Man avser nu att göra ett försök att få ihop finansieringen till en ny tredje uppsättning i Göteborgsområdet och vi har blivit tillfrågade att återigen gå in som partner, vilket innebär spännande exponeringsmöjligheter för oss. Under en 6 veckors period har målet att få 2000 deltagande elever. Därför yrkar jag att 1... Sverok går in som partner i projektet med en insats på upp till 30 000 kr. 2... kostnaden belastar Marknadsföring (71) 3... XX ansvarar för att förhandla avtalet med Fabel Kommunikation

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 31(39) 121. Diskussion: Riktlinjer för distriktsstöd Av Nina Högberg, förbundssekreterare Sammanfattning Förbundet ger distrikten stöd av olika slag, till exempel i form av ekonomihantering, bidragsansökningar, webb- /mailhosting och profilmaterial. Mycket av detta stöd sker på informella vägar och det är oklart vilka förutsättningar som finns, vem som bär ansvaret för stödet och vem som ska ta kostnaden. Mål med diskussionen Att få underlag till ett BU om riklinjer för alla våra stöd till distrikten, som antas på nästa möte. Bakgrund Här är två exempel som illustrerar varför jag tycker att det finns behov av en mer formell policy. Exempel 1: Profilmaterial Profilprodukter är någonting som vi med viss godtycklighet har skickat ut till distrikten så att de kan marknadsföra Sverok på mässor, festivaler och bibliotek. Det har varit oklart om kansliet har som uppdrag att sköta det arbetet, men de har gjort det i mån av tid och framförhållning. Ibland har Eventgruppens medlemmar fått resa till Linköping enbart för att packa och skicka material till distrikten. Ett par distrikt har fått kartonger skickade till sig under sommaren med material för att underlätta deras verksamhet. Ett annat distrikt har under sommaren bett om 25 kartonger med olika profilprodukter inför en ungdomsmässa och för att fylla på sitt eget lager. Vi hade inte detta material ens i vårt eget lager och behövde därför säga nej till det mesta av det distriktet önskade sig. Problem Distrikten vet inte om de kan beställa material av oss eller inte, eftersom det ibland fungerat och ibland inte fungerat. Det gör det svårt för dem att planera sitt arbete. Eventgruppen och kansliet saknar riktlinjer för utdelning av material. Lagerhållningen av material sker inte med hänsyn till distriktens behov och planeringar. Exempel 2: IT-stöd Ett distrikt ville tidigare detta år lämna Sveroks mailhosting eftersom de föredrog att använda Google Apps till sin verksamhet. De bad om att få flytta med sin distriktsdomän (distrikt.sverok.se) till sin nya mailklient. Driftgruppen nekade denna begäran på grunderna att det är deras ansvar att kunna garantera alla inom sverok.se en stabil och fungerande maillösning där inga adresser försvinner. En annan situation är att flera distrikt har fått sina hemsidor i limbo för att de saknar bra webbkompetens inom distrikten, och har fått löfte av webbgruppen om hjälp att sätta upp distriktshemsidor. Brist på aktiva medlemmar med tillräcklig programmeringskomptenes har gjort att arbete med sverok.se inte har gått lika snabbt framåt som önskat, och i och med det har även de lägre prioriterade distriktshemsidorna fått vänta. Ett tredje exempel är distrikt som ställer speciella krav på våra forumadministratörer, om t.ex. rättigheter och specialfunktioner som inte används i övrigt på Sveroks forum. Det är oklart vilka krav distrikten kan ställa på våra arbetsgrupper och hur mycket merarbete de ska utföra för att distrikten ska få som de vill. Problem Oklart ägandeskap och ansvarsfördelning på Sveroks underdomäner. Brist på IT-resurser, finns inte tid att hantera alla våra sidor. Det jag skulle vilja ha svar på är En tydlig policy som ger ett rakt svar på frågorna Vilka typer av stöd erbjuder vi distrikten För varje stöd: vem är ansvarig för att verkställa? För varje stöd: vem står för kostnaderna?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 32(39) För varje stöd: vad förväntas av distriktet/förbundet i fråga om t.ex. framförhållning, hantering, etc.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 33(39) 122. Beslut: Rekrytering Marknadsföringsprojekt Mötet beslutade att 1... påbörja rekryteringsprocessen av en projektanställd kommunikatör 2... uppdra Nina Högberg att till nästa möte ta fram en projektbeställning Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Rekrytering marknadsföringsprojekt

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 34(39) Beslutsunderlag: Rekrytering marknadsföringsprojekt Av David Gustavsson, förbundsordförande Sammanfattning Under året har marknadsföringssatsningen diskuterats flera gånger. Tydligt har varit att det har varit mest VAD och inte VARFÖR. Därför beslutade senaste mötet att ta ett steg tillbaks och utreda mer VARFÖR, och presentera detta så snart som möjligt för att kunna gå till beslut och starta projektet med rätt kärnvärden. Bakgrund På RM 2009 togs beslut om att påbörja ett treårigt marknadsföringsprojekt inom Sverok. Problemet var att det bara bestämdes att det skulle göras, och inte varför. Ett förslag till marknadsföringsplan har tagits fram av extern part, men inget har beslutats än i FS. På senaste mötet bestämdes att en grundläggande utredning skulle göras. Detta möte hölls strax efter FS-mötet. På detta möte diskuterades villkorslöst behovet av marknadsföring i förbundet, vilket resulterat i en informationsfilm, skapad av Tobias och Sanna. Nuläge För närvarande står projektet helt stilla i väntan på beslut. För att komma vidare föreslår vi att rekryteringsprocessen inleds. Ingen anställning ska göras innan nästa styrelsemöte, men rekryteringsprocessen måste påbörjas. Utkast till kravspecifikation Svensktalande kommunikatör med erfarenhet av den ideella sektorn, som kan jobba med att engagera, utbilda och motivera andra likväl som att själv marknadsföra, informera och påverka. Personen ska vara bekväm med många medier. Personen ska ha vana av att skapa traditionell reklam och events, likaväl som kommunikation över moderna medier såsom Facebook och forum. Mål med beslutet Därför yrkar jag att 1... påbörja rekryteringsprocessen av en projektanställd kommunikatör 2... uppdra XXX att till nästa möte ta fram en projektbeställning

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 35(39) 123. Diskussion: Budget 2011 Av Jenny Petersson, ekonom Bakgrund Tidigare år har budgetarbetet mer eller mindre utgått från föregående års resultat eftersom verksamhetsplanen har varit långt ifrån färdig när budgetarbetet har skett. I år skulle jag vilja ges en möjlighet att genomföra ett ordentligt budgetarbete som utgår från verksamhetsplanen. Jag kommer upprätta både en resultat- och en likviditetsbudget för 2011. Som tidigare påpekats så har vi inte alls samma utgångsläge inför årets budgetarbete i och med att vårt långsiktiga sparande börjar närma sig obefintligt. Detta beror på att vi tidigare har budgeterat för minusresultat flera år i rad, vilket för 2011 skulle vara direkt olämpligt. Fakta Resultatbudgeten för 2011 bör resultera i ett positivt resultat. En detaljbudget för varje Resultatenhet bör upprättas där även info om datum för stora utbetalningar framgår. Det jag skulle vilja ha ett svar på är: Detaljerade planer per Resultatenhet: - Vilka kända kostnader/intäkter finns? - Vilka troliga kostnader/intäkter finns? - Vilka möjliga kostnader/intäkter kan uppstå? Datum för planerade stora ut-/inbetalningar till likviditetsbudgeten - När i tiden kommer de stora utbetalningarna göras? Hur är tanken med den arbetstidsredovisning som personalen har gjort? Ska personalens kostnad fördelas ut på andra Resultatenheter? Eller ska arbetstidsredovisningen endast användas internt? Hur är det tänkt med 2010 budgeten för marknadsförings- och bildningsprojektet, ska det budgeterade beloppet för 2010 öronmärkas till projektet? Det vill säga om det finns pengar kvar ifrån dessa budgetar när 2010 är slut ska de gå tillbaka in i verksamheten? Värt att tänka på då är vad som står i respektive projektplans budget.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 36(39) 124. Beslut: Lönerevision Mötet beslutade att 1... personalbudgeten utökas för att hantera en lönerevision enligt Unionens löneavtal. Handlingar i ärendet Inga.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 37(39) 125. Beslut: Antagningsstopp Mötet beslutade att 1... antagningen av föreningar med community-verksamhet stoppas tillsvidare. 2... uppdra Peter Sahlin att utreda hur Sverok i framtiden ska jobba med denna problematik och presentera nytt beslutsunderlag till nästa styrelsemöte. Handlingar i ärendet Inga.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 38(39) 126. Beslut: Budgetutrymme förbundsdatabas Mötet beslutade att 1... medge ytterligare budgetöverskridning med 150 000 kr för budgetposten förbundsdatabas. Handlingar i ärendet Beslutsmotivering. Jäv Nina Högberg anmälde jäv och lämnade mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 39(39) Beslutsmotivering Eftersom förbundsdatabasen behöver kontinuerligt underhåll och vi inte har någon anställd resurs efter 30 setpember behöver vi gå över budgeten med ytterligare 150 000 kr för att kunna garantera underhåll till årets slut.