Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 1(47) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: Föregående möte: Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare David Gustavsson Justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 2(47) Bilaga: Dagordning 127. Formalia Ratificering av beslut per capsulam Rapport: Ekonomi augusti Rapport: Ekonomi september Beslut: Sveroks representation inom Studiefrämjandet Beslut: Miljöpolicy för Sverok Beslut: Uppdatering medlemsantal Motioner till riksmöte Beslut: Förslag på verksamhetsplan Beslut: Utökande av personalbudgeten Beslut: Förslag på budget Beslut: Tidsplan grafisk profil Beslut: Marknadsföringsbudgeten... 46

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 3(47) 127. Formalia Mötet beslutade att 1... Fastställa röstlängden Förklara mötet beslutsmässigt Välja mötesfunktionärer Fastställa adjungeringar Fastställa dagordningen Anta nya medlemsföreningar Gå igenom beslut Verkställande utskott Gå igenom uppdragslistan Gå igenom årsplaneringen Lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2). Bilaga: Antagna föreningar

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 4(47) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Alexander Kjäll, ledamot David Gustavsson, förbundsordförande Emma Mellander, ledamot (deltog via länk) Johan Groth, ledamot Nina Högberg, ledamot (förbundssekreterare) Peter Sahlin, vice förbundsordförande Samuel Gyllenberg, ledamot Sanna Hedlund, ledamot Sophie Westman, ledamot Tobias Landén, ledamot Frånvarande Thor Forsell, ledamot

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 5(47) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Tobias Landén, ledamot Mötessekreterare Christer Pettersson, kanslichef Justerare David Gustavsson, förbundsordförande

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 6(47) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Cia Jildenhed, med närvarorätt, yttranderätt och yrkanderätt på alla styrelsemöten (enligt ) Niklas Kärrstrand, valberedare, sakkunnig Staffan Björk, valberedare, sakkunnig Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 7(47) Bilaga: Antagna föreningar Av Martin Ackerfors, kansliassistent 1... Derp... Mora... Dalarnas län... Sverok GD 2... Silver Dolken... Avesta... Dalarnas län... Sverok GD 3... Defqon... Eskilstuna... Sörmlands län... Sverok Mälardalen 4... Alive BGS... Eskilstuna... Sörmlands län... Sverok Mälardalen 5... Målare utan gränser... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 6... Shinwa taizen... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 7... Alea Iacta Est... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 8... Shadowplayers... Hallstahammar... Västmanlands län... Sverok Mälardalen 9... Spelföreningen... Västerås... Västmanlands län... Sverok Mälardalen De flygande hålländarna... Åre... Jämtlands län... Sverok NN Partisan Airsoft Faction... Timrå... Västernorrlands län... Sverok NN ÖSF... Örnsköldsvik... Västernorrlands län... Sverok NN Carlskrona Volontairregemente... Karlskrona... Blekinge län... Sverok OST Frihetsgruppen... Jönköping... Jönköpings län... Sverok OST Sevede Hird... Oskarshamn... Kalmar län... Sverok OST ESF... Emmaboda... Kalmar län... Sverok OST East Gothic Gaming Country Club... Mjölby... Östergötlands län... Sverok OST Linköpings sällskapsspelssällskap... Linköping... Östergötlands län... Sverok OST SRB... Skurup... Skåne län... Sverok SKUD MAJ-space... Landskrona... Skåne län... Sverok SKUD SWE4E... Lund... Skåne län... Sverok SKUD Ghost Club... Höör... Skåne län... Sverok SKUD Tunavägens spelklubb... Lund... Skåne län... Sverok SKUD Lagom fägnad... Lund... Skåne län... Sverok SKUD Allspelande spartaner... Lund... Skåne län... Sverok SKUD Jackels and Swines... Skurup... Skåne län... Sverok SKUD The Emperor's Finest... Bromölla... Skåne län... Sverok SKUD Klubben... Burlöv... Skåne län... Sverok SKUD Ctrl... Ystad... Skåne län... Sverok SKUD Fårösunds Paintball Klubb... Gotland... Gotlands län... Sverok Stockholm Optimus Gaga... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Neonol spelförening... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Sveriges Roligaste Spoilsförening... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Star Spawn of Cthulhu... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Bov... Tyresö... Stockholms län... Sverok Stockholm TBF... Vallentuna... Stockholms län... Sverok Stockholm Det hemliga rummet... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Mortimer's Manly Male Mantrain Society of Magic... Vallentuna... Stockholms län... Sverok Stockholm Nyan-Kai... Karlstad... Värmlands län... Sverok Svealand Blazer Game... Kumla... Örebro län... Sverok Svealand ÖUSF... Örebro... Örebro län... Sverok Svealand Supertaggad... Örebro... Örebro län... Sverok Svealand Spoot Spelförening... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst MIB... Borås... Västra Götalands län... Sverok Väst

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 8(47) Zone Skövde... Västra Götalands län... Sverok Väst Gillet... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Spelpunkten... Lerum... Västra Götalands län... Sverok Väst Electronic Devils... Essunga... Västra Götalands län... Sverok Väst Mancave... Skövde... Västra Götalands län... Sverok Väst Trollhättans Airsoftförening... Trollhättan... Västra Götalands län... Sverok Väst Nihili-Kai... Vänersborg... Västra Götalands län... Sverok Väst af... Kalix... Norrbottens län... Sverok ÖN Cheese & Tea... Luleå... Norrbottens län... Sverok ÖN UmeLAN... Umeå... Västerbottens län... Sverok ÖN Ångrullare... Umeå... Västerbottens län... Sverok ÖN Indigo... Storuman... Västerbottens län... Sverok ÖN

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 9(47) 128. Ratificering av beslut per capsulam Mötet beslutade att ratificera att 1... dokument "Förvaltningsorganisation 2010" justeras enligt underlaget Marknadsföringsprojektet initieras enligt föreslagen projektbeställning Materialprojektet initieras enligt föreslagen projektbeställning. Handlingar i ärendet Ändringar i dokument "Förvaltningsorganisation 2010" 29/8 Marknadsföringsprojekt och Materialprojekt 14/9

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 10(47) Ändringar i dokument "Förvaltningsorganisation 2010" 29/8 Ersätter andra och tredje stycket under avdelningen "Förbundskansliet": Förbundskansliet består av tre delar. En del arbetar med föreningsadministration, dvs. all informationshantering som har att göra med att anslutningar, bidragsansökningar och liknande. En del arbetar med allt som har att göra med Sveroks ekonomi. Arbetet inom dessa två områden är till största delen rent administrativt och styrs i första hand av lagar och regler. Den tredje delen arbetar direkt mot föreningarna i syfte understödja dem i deras arbete med att stärka sin struktur, verksamhet och sitt lokala inflytande. Ersätter avdelningen "Ansvarig Utveckling och uppföljning": Ansvarig Föreningsutveckling Ansvarig för föreningsutveckling har till huvuduppgift att arbeta direkt stödjande mot förbundets föreningar. I uppdraget ingår främst att samordna centrala utbildningar, ansvara för hela processen kring storföreningsutvecklingen samt ta första kontakten med nyanslutna föreningar. David Gustavsson yrkar att 1... dokument "Förvaltningsorganisation 2010" justeras enligt underlaget. 9 röster för, 0 mot.

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 11(47) Marknadsföringsprojekt och Materialprojekt 14/9 Projektbeställning 1 - Marknadsföringsprojekt Syfte Projektets syfte är att stärka Sveroks varumärke och att sprida spelhobbyn. En central del i detta syfte är att Sveroks föreningar ska bli bättre på att bygga sina egna varumärken, och bedriva marknadsförings- och påverkansarbete för egen vinnings skull. Mål Efter avslutat projekt ska Sveroks föreningar ha tillgång till material för att enkelt kunna organisera sin lokala marknadsföring. Materialet ska såväl innefatta traditionellt utdelningsmaterial som vägledande och inspirerande läromaterial för planering av marknadsföringsaktiviteter. Efter projektet ska den grundläggande kulturen bland föreningarna vara förändrad så att det känns naturligt för föreningarna att utforma en del av sina arrangemang och andra aktiviteter med marknadsföring som mål. Projektet skall bygga nya relationer till såväl rikstäckande som lokala medier i syfte att öka publiciteten kring Sverok, föreningarna och verksamheten. Budget År 1 Förstudie kr Personalomkostnader kr Totalt: kr År 2 Personalomkostnader kr Materialomkostnader kr Övrigt kr Totalt: kr Övriga direktiv Mål och rapporter bör sättas upp kvartalsvis under hela projektet. Projektbeställning 2 - Materialprojekt Syfte Projektets syfte är att skapa bättre förutsättningar för förbundets marknadsförings- och informationsarbete. Detta genom att dels tillhandahålla aktuellt material, och dels göra det lättare för förbundsaktiva att själva skapa enhetligt informationsmaterial, och hålla det uppdaterat, både i trycksaker och på webben. Mål Ta fram mallar för att enkelt kunna skapa vanliga trycksaker. Utveckla förbundets grafiska profil. Uppdatera förbundets lager med aktuellt informationsmaterial om förbundet och hobbygrenarna. Budget År 1 Profil och mallar kr Material- och tryckproduktion kr Totalt: kr

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 12(47) Nina Högberg yrkar att 1... Marknadsföringsprojektet initieras enligt föreslagen projektbeställning Materialprojektet initieras enligt föreslagen projektbeställning. 8 röster för båda att-satserna, 0 emot.

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 13(47) 129. Rapport: Ekonomi augusti 2010 Av Jenny Petersson och Mårten Garner,

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 14(47)

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 15(47) Resultatrapport augusti 2010 Budget 2010 Resultat augusti 2010 Helår Ackumulerat tom Intäkter Statsbidrag Räntor Vote It (allmänna arvsfonden) Övriga Intäkter Summa Intäkter Kostnader Styrelsen Styrelsearbete styrelsearbete allmänt ingen detaljbudget styrelsemöten ingen detaljbudget Arvoderingar Förvaltning Personal Personal ingen detaljbudget personal visstid ingen detaljbudget Administration Kansli Ekonomi & Juridik Förbundsdatabas IT-Drift Medlemmarna Föreningsbidrag Arrangemangs- och Träffbidrag Arrangemangsbidrag 2009 ingen detaljbudget Lilla Träffbidraget ingen detaljbudget 0 Stora Träffbidraget ingen detaljbudget Lokalbidrag Hyresbidrag nyetablering Ingen uppdelning Hyresbidrag etablerad lokal Ingen uppdelning Specialbidrag 2009 ingen budget Föreningsutveckling Vote It Förbundstidning Föreningsförsäkringar Folkbildning

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 16(47) Organisationen Internationellt Forum Webben Distriktsstöd Utbildning och konferenser Utbildning och konferenser Förbundskonferenser Verksamhetskonferenser Ekonomisk Grundgaranti Allmänheten Marknadsföring Marknadsföring Eventgruppen Spelveckan Spelveckan Spelveckanbidrag Politik och påverkan Politik och påverkan Airsoftgruppen Omvärldsbevakning Riksmötet Riksmötet Riksmötet allmänt Resor ombud ingen detaljbudget 0 Valberedning Ombudsvalet Möteshandligar RM-teknik Projekt mm Initiativpotten Bildningsprojekt Marknadsföringsprojekt Föreningsprojekt Summa kostnader Summa intäkter Summa kostnader Resultat Kommentarer till Resultatrapport augusti 2010 Värt att tänka på är att resultatenheterna Kansli, It-Drift och RM-teknik kommer att få ett avsevärt högre resultat när vi gör våra avskrivningar. Eftersom vi endast gör avskrivningar i samband med trekvarts- och årsavslutet så är dessa siffror i dagsläget missvisande. Resultatenhet Marknadsföring har dragit över sin budget i och med Eventgruppens kostnader och detsamma gäller Politik- och påverkan i och med Airsoftgruppens kostnader.

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 17(47) Likviditetsrapport 2010 Kapitalplaceringar Ingående balanser januari februari mars april maj juni bankkonto , Pg , VoteIt Placeringar Kassa Kassaflöde i perioden Summa likvida medel Kapitalplaceringar juli augusti september oktober november december Utgående balanser bankkonto Pg VoteIt Placeringar Kassa Kassaflöde i perioden Summa likvida medel Kommentarer till Likviditetsrapport 2010 Fördelade på olika rader i tabellen ovan ser ni hur Sveroks kapital är fördelat. Bankkontot hos Swedbank är helt avslutat och ersatt med plusgirokonto hos Nordea. Våra placeringar består av fyra fonder samt tre aktieindexobligationerna. Fonderna är de jag tar kapital av när det behövs till plusgirot eftersom aktieindexobligationerna har längre löptid. De olika beloppen i rutorna är nettokassaflödet per period, det vill säga summan av in- och utbetalningar.

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 18(47) 130. Rapport: Ekonomi september 2010 Av Jenny Petersson, ekonom På grund av sjukdom och prioriterat arbete med budgeten har vi inte kunnat presentera någon ekonomisk rapport med avstämda siffror för september tills idag. Det kommer istället dröja två veckor till innan rapporten kommer vara färdig och då har även vår revisor tittat på siffrorna. Några kommentarer angående ekonomin Ca av föreningsbidragen (budgeterat ) är utbetalda Projektet Vote IT har ca kr kvar av de totalt kronorna som Allmänna Arvsfonden bidrog med Sista inbetalningen från Ungdomsstyrelsen på har kommit in på vårt plusgiro ( ) Kostnaden för revision i samband med statsbidragsansökan uppgick till nästan Hittills har kr betalats ut i Stora Träffbidrag Övriga kommentarer Sverok Gävledala har nappat på erbjudandet om att få ekonomihanteringsstöd från förbundet, vilket innebär att det inklusive dem är två distrikt som har stödet idag. Det andra distriktet är Väst. Alla distrikt har skickat in sina landstingsbidragsansökningar för detta år.

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 19(47) 131. Beslut: Sveroks representation inom Studiefrämjandet Mötet beslutade att 1... rätten att representera Sverok och utse ombud till årsmöten inom Studiefrämjandet beslutas enligt Bilaga: Sveroks representation inom studiefrämjandet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Sveroks representation inom Studiefrämjandet Bilaga: Sveroks representation inom studiefrämjandet

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 20(47) Beslutsunderlag: Sveroks representation inom Studiefrämjandet Av Lars Molle Johansson, verksamhetschef Sammanfattning bestämde förbundsstyrelsen hur Sverok ska välja ombud till årsmöten på olika nivåer inom Studiefrämjandet. Då deras organisation ändrats något behöver vi uppdatera hur och vem som ansvarar för de olika representantskapen. Flera avdelningar har gått samman och en avdelning har fått rollen att agera både distrikt och avdelning. Sverok har också fått ett nytt distrikt sedan dess och av dessa skäl behöver vi se över fördelningen av representantskap. Vi bör också samtidigt utöka beslutet att också låta samma sak gälla för representation, dvs vem som också ansvarar för kontakten mellan våra förbund. Jag föreslår att förbundsstyrelsen fortsätter utse ombud till Studiefrämjandets förbundsstämma samt ombesörjer kontakterna på förbundsnivå. Jag föreslår att våra distrikt ombesörjer kontakterna mellan Studiefrämjandets distrikt och avdelningar samt utser ombud till dess årsmöten enligt bilagan. Noter Studiefrämjandets distrikt täcker inte riktigt hur våra distrikt ser ut. Sverok Nedre Norrland kan därför bara representera mot två avdelningar. Sverok Ost representera mot avdelningen i Blekinge trots att Blekinge tillhör samma distrikt som Skåne inom Studiefrämjandet. SKuD representerar dock i Skåne & Blekingedistriktet. I de här fallen bör respektive Sverokdistrikt samverka, men formellt bör det se ut på detta viset. Därför yrkar jag att 1... rätten att representera Sverok och utse ombud till årsmöten inom Studiefrämjandet beslutas enligt lista ovan.

21 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 21(47) Bilaga: Sveroks representation inom studiefrämjandet Studiefrämjandedistrikt Studiefrämjandeavdelningar STOCKHOLMS LÄN Stockholm Roslagen Norra Stor-Stockholm Söderort Sydöstra Stor-Stockholm UPPSALA LÄN SÖDERMANLAND Nyköping - Strängnäs Nordvästra Södermanland VÄSTMANLAND ÖSTERGÖTLANDS LÄN SMÅLAND-GOTLAND SKÅNE & BLEKINGE SydOst Västra Skåne MittSkåne Malmö VÄST Halland Mölndal Södra Bohuslän Göteborg Bohuslän Norra Norra Älvsborg Mitten-Älvsborg Sjuhärad Lidköping-Skarabygden Södra Skaraborg & Ulricehamn Norra Skaraborg ÖREBRO & VÄRMLAND Värmland/Bergslagen Norra Värmland Örebro Södra Närke-Karlskoga-Degerfors MITT Södra Dalarna Gävle Dala Norr Sverokdistrikt Sverok Stockholm Sverok Mälardalen Sverok Mälardalen Sveok Mälardalen Sverok Ost Sverok Ost Sverok Södra Kulturdistriktet Sverok Ost Sverok Södra Kulturdistriktet Sverok Södra Kulturdistriktet Sverok Södra Kulturdistriktet Sverok Väst Sverok Svealand Sverok GävleDala Sverok GävleDala Sverok GävleDala

22 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 22(47) Sandviken-Ockelbo Hofors Västernorrland Jämtland/Härjedalen VÄSTERBOTTEN Umeå Skellefteå Södra Lappland NORRBOTTEN Gällivare-Jokkmokk Södra Norrbotten Kalix Överkalix Kiruna Sverok GävleDala Sverok GävleDala Sverok Nedre Norrland Sverok Nedre Norrland Sverok Övre Norrland Sverok Övre Norrland Noter Studiefrämjandets distrikt täcker inte riktigt hur våra distrikt ser ut. Sverok Nedre Norrland kan därför bara representera mot två avdelningar. Sverok Ost representera mot avdelningen i Blekinge trots att Blekinge tillhör samma distrikt som Skåne inom Studiefrämjandet. SKuD representerar dock i Skåne & Blekingedistriktet. I de här fallen bör respektive Sverokdistrikt samverka, men formellt bör det se ut på detta viset.

23 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 23(47) 132. Beslut: Miljöpolicy för Sverok Mötet beslutade att 1... fastställa Bilaga: Miljöpolicy för Sverok 2... fastställa Policy: Ersättning för personliga utlägg i Sverok Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Miljöpolicy för Sverok Bilaga: Miljöpolicy för Sverok Policy: Ersättning för personliga utlägg i Sverok

24 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 24(47) Beslutsunderlag: Miljöpolicy för Sverok Av Cecilia Jildenhed Bakgrund Under Förbundsstyrelsen junimöte lyftes frågan om att skriva en miljöpolicy för Sverok, vilket är anledningen till detta beslutsunderlag. Miljön är ett hett samtalsämne inom de flesta samhällsfora idag. Det blir allt viktigare att arbeta för en hållbar utveckling för att spara på jordens resurser och säkerställa att den värld vi lever i idag inte utarmas på sina resurser utan finns kvar för kommande generationer. All den verksamhet som Sverok bedriver får konsekvenser ur miljösynpunkt. Vi skickar ut stora mängder papper i samband med exempelvis Riksmöte, vi delar ut en hel del informationsmaterial och vi reser mycket till och från möten, arrangemang och andra aktiviteter. För att begränsa vår egen påverkan på miljön är det viktigt med medvetenhet och riktlinjer för de inköp och upphandlingar vi gör. Som en stor ungdomsorganisation är det också viktigt att vi föregår med gott exempel inför våra medlemmar. Nuläge De allra flesta större organisationer har idag en miljöpolicy, något som Sverok saknar. Som en av de största ungdomsorgansiationerna påverkar vår verksamhet miljön, vilket vi också bör ta ansvar för. Tankar kring genomförande och framtid Någon måste ansvara för att inhämta kunskap kring miljömärkta och närproducerade/resurssnålt producerade produkter för att vi ska kunna göra medvetna val vid inkp etc. Det kan bli tidskrävande första gången man gör det, men sedan bör kunskapen redan finnas. Kunskap om miljöpåverkan och vad man kan göra för att ta hänsyn till miljö finns nästan helt säkert bland våra medlemmar och aktiva. Vill vi tillvarata dem och hur gör vi i så fall? Vill vi inkludera och levandehålla frågan? Ska detta vara ett fast dokument, eller är det nåt vi vill hålla levande? Förslag på miljöpolicy samt förslag på tillägg ang. resor i dokumentet Ersättning för personliga utlägg i Sverok 2010 finns längst ner. Att inte ha en plan och policy för hur miljöaspekten tas upp inom förbundet är både oansvarig och oförsvarbart! Därför yrkar jag att 1... Förbundsstyrelsen antar Miljöpolicy för Sverok enligt förslaget Förbundsstyrelsen under rubriken Resor gör ett tillägg i styrdokumentet Ersättning för personliga tillägg i Sverok 2010 enligt förslaget.

25 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 25(47) Bilaga: Miljöpolicy för Sverok Denna policy gäller Sverok centralt. Det innebär verksamheter anordnade av förbundsstyrelse, förbundskansli, arbetsgrupper och andra centrala organ. Exempel på dylika verksamheter är arbetsgruppsmöten, riksmöten och centrala utbildningar. Den gäller inte medlemsföreningar, distrikt och andra ickecentrala delar av Sverok. Den kan dock antas som egen av distrikt och medlemsföreningar om de så önskar. Sverok ska i den utsträckning det är möjligt sträva efter att ta miljömässigt ansvar för sina handlingar och bidra till en hållbar användning av jordens resurser. Vid inköp är miljöaspekten viktig, och vi vill använda de varor och tjänster som innebär minst miljöpåverkan. Miljömärkta varor är att föredra framför icke märkta produkter När- och resurssnålt producerade produkter är att föredra framför produkter som kräver långa transporter Engångsprodukter används i minsta möjliga mån Miljömedvetna val görs i den utsträckning det är möjligt och ekonomiskt försvarbart Vi anstränger oss för att möjliggöra återanvändning av förbrukat material, sopor och skräp genom sopsortering och återvinning. Vid planering av arrangemang strävar vi efter att ha ett miljöperspektiv, för att minimera arrangemangets påverkan på miljön. I sådant arbete vill vi ta vara på och uppmuntra medlemmars engagemang. Exempel där miljöperspektivet kan övervägas är vid utskick, placering av arrangemang samt eventuella miljöpolicies hos de aktörer vi samarbetar med. Dock bör inte miljöaspekter innebära att arrangemangets utgifter hamnar utanför rimliga gränser. Resor behandlas i styrdokumentet Ersättning för personliga utlägg i Sverok 2010, under rubriken resor. Alla som är anställda av Sverok eller ideellt engagerade på förbundsnivå ska vara insatta i hur denna policy är utformad och hur den ska efterlevas.

26 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 26(47) Policy: Ersättning för personliga utlägg i Sverok Denna policy omfattar Sverok som centralorganisation med förbundsstyrelse, arbetsgrupper, kansli och andra som arbetar efter en given budget. För att förbundet ska ersätta ett utlägg krävs att utlägget är relaterat till en Sverokaktivitet samt att det håller sig inom dessa ramar. Det krävs även att den som gjort utlägget hade befogenhet till det och att utlägget kan styrkas med kvitto eller motsvarande. Mat Ersättning för mat utgår då matbehov uppstår i samband med Sverokaktivitet. Matersättning utgår endast vid ideellt arbete eller representation, förbundsanställda och arvoderade omfattas av regler för traktamente. Riktlinjer för belopp Frukost och lunch upp till 90 kr Middag upp till 150 kr Mellanmål och fika upp till 50 kr. Ovanstående är inklusive dryck. Hänsyn till allergier och andra behov av specialkost skall alltid tas i beaktande och kan berättiga en merkostnad för enskilda personer. Vid längre arbetstillfällen och möten är det tillåtet att begära ersättning för fika, läsk, godis eller liknande som uppmuntran. Detta ska vara ett komplement till bra mat. I samband med exempelvis uppskattning och representation kan det vara befogat att frångå riktlinjerna, med undantag för förbudet mot inköp av alkohol. I samband med representation är det tillåtet att bjuda externa parter om det främjar förbundets intressen. Alkohol Sverok ersätter inga utlägg för alkohol över nivån lättöl. Detta gäller oavsett i vilket sammanhang alkoholen köpts in. Om alkohol ingår i mat man köper måste alkoholfri dryck väljas för att ersättning ska utgå. Resor Som huvudregel skall billigaste rimliga resa bokas för resor i förbundets tjänst. Sent bokade resor pga bristande planering som medför förhöjda kostnader för förbundet bör vara väl motiverade eller annars inte genomföras. Vid flera likvärdiga färdalternativ ska det mest miljövänliga alternativet väljas, vilket generellt innebär kollektivtrafik. I första hand sker längre resor med tåg eller buss, i andra hand genom samåkning i bil och i sista hand med flyg eller ensamresor med bil. Dock ska resan vara bekväm nog för att den resande ska vara utvilad och pigg vid ankomst, vilket innebär att andra- eller tredjehandsalternativet kan vara att föredra i vissa fall, exempelvis när en betydande tidsvinst kan göras eller om särskilda skäl finns. Ensamresor med bil bör undvikas i största möjliga utsträckning. Hyrbil Vid hyra av biltransport kan det vara motiverat att välja något dyrare alternativ ur säkerhetssynpunkt, exempelvis två personbilar istället för en minibuss. Självriskreducering och andra liknande tillvalsförsäkringar skall alltid väljas vid hyrbil. Boende Boende skall alltid försöka ordnas kostnadsfritt och detta skall tas i beaktande vid val av mötesplats. När kostnadsfritt boende inte är möjligt eller rimligt så skall i första hand boende på vandrarhem ordnas, Sverok står då för kostnaden för eventuella sängkläder. Internet Sverok ersätter inte någons fasta Internetkostnader, men kan vid behov tillhandahålla 3G-modem som ska användas i Sverokarbetet. Sverok ersätter även utlägg för tillfällig internetkostnad när det är viktigt för Sverokarbetet, till exempel på ett internetcafé eller tåg.

27 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 27(47) Kontorsmaterial Personligt kontorsmaterial ersätts inte av Sverok. Vid tillfällen då utlägg för kontorsmaterial är omfattande eller för ett särskilt ändamål kan det vara berättigat. Kringutrustning för IT Sverok ersätter inköp av kringutrustning som behövs i arbetet för Sverok, till exempel USB-minne, programvara eller headset. All kringutrustning skall kvitteras och lämnas tillbaka då man inte längre har behov av denna. Inköp sker i första hand genom förbundskansliet. Telefonkostnader Telefonräkningar ersätts på ett av två sätt, antingen genom att personen med en kopia av en specifierad telefonräkning begär en exakt summa (ringa in de samtal som ringts i Sverok-sammanhang) eller med en schablonsumma som baseras på jämförelse mot gamla fakturor. Utbildningskostnader Utbildningsmaterial i form av böcker eller liknande som kan utveckla kunskaper som är nödvändiga för engagemanget i Sverok ersätts. Materialet ska efter användning föras in i biblioteket på kansliet. Kurser som ger nytta för engagemanget i Sverok ersätts om dessa ryms inom budget för arbetsområdet. Utbildningar ska godkännas av ansvarig för budgetområdet innan anmälan. Använd sunt förnuft och väg nytta mot nöje och kostnad. Utbildningar som inte ryms inom budget kan bekostas av den generella utbildningsbudgeten och ska då godkännas av förbundsstyrelsen eller av förbundsstyrelsen utsedd instans innan anmälan. Medicinska kostnader Alla eventuella medicinska kostnader som uppstår på grund av skada eller sjukdom som orsakats av engagemang i Sverok ersätts, såvida inte en personlig försäkring eller Sveroks försäkring täcker detta.