PERSONALREDOVISNING 2014 Halmstads kommuns personalredovisning för 2014 består av personalstatistik, analys och kommentarer. Statistiken har sammanställts i tabeller utifrån områdena personalbild, sjukfrånvaro, medarbetarskap och ledarskap, jämställdhet och mångfald samt hälsa och arbetsmiljö. Viss statistik avser hela året, annan statistik beskriver en specifik tidpunkt, 31 december 2014. Personalredovisningen är ett komplement till det personalpolitiska arbete som pågår i kommunen. Genom att kontinuerligt följa upp statistik och nyckeltal och komplettera detta med data och beskrivningar, får Halmstads kommun ett analysmaterial som kan utgöra underlag för beslut på såväl kommun-, nämnds-, styrelse- och verksamhetsnivå. Definitioner och avgränsningar Tillsvidareanställd det som i dagligt tal kallas fast anställning. En anställning som enligt avtal pågår tills uppsägning sker från någon part. En tillsvidareanställning kan vara på hel- eller deltid. Visstidsanställd en anställning med ett fastställt slutdatum. Det kan vara ett vikariat eller en allmän visstidsanställning så kallad AVA, på hel- eller deltid. Visstidsanställningar i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar (> 3 mån) med månadslön. Timavlönad - avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre (3) månader. Årsarbetare samtliga anställda (hel- och deltider) i en given grupp eller kategori, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis det begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Avgränsningar ett fåtal personer kan inneha anställningar vid flera enheter, vilket kan påverka sifferunderlaget. Räknar man samman alla anställda kan slutsumman bli för hög och den stämmer därför inte med hur verkligheten ser ut. 1
PERSONALBILD Tillsvidare- och visstidsanställda 6 900 Antalet tillsvidareanställda inom kommunens förvaltningar i december 2010-2014 6 877 6 850 6 800 6 807 6 790 6 809 6 750 6 742 6 700 6 650 2010 2011 2012 2013 2014 Antalet tillsvidareanställda uppgick vid årsskiftet till 7 195 personer, varav 6 809 är anställda inom förvaltningarna och 386 inom bolagen. Antalet tillsvidareanställda har ökat med 67 personer inom förvaltningarna men minskat med 7 personer inom bolagen jämfört med föregående år. Ökningen av antalet tillsvidareanställa beror bland annat på ökat vård- och omsorgsbehov hos kunder, vilket inneburit att Halmstads kommun har externrekryterat betydligt fler undersköterskor under året än vad som gjorts de senaste åren. Även sjuksköterskor har tillsvidareanställts. Utökning av personal på avdelningen Ekonomiskt bistånd beror bland annat på ökat behov av ekonomsikt bistånd kopplat till fler nyanlända flyktingar. Nytt boende för ensamkommande flyktingbarn har också medfört en ökning av antalet tillsvidareanställda. Inom vissa förvaltningar har antalet tillsvidareanställda chefer ökat i antal. (antal) Tillsvidare Tillsvidare- och visstidsanställda Årsarbetare tillsvidare Visstid 2013-12 andel visstid (%) 2014-12 andel visstid (%) Kommun 6 809 6 352 696 8 9 Bolag 386 379 39 7 9 Totalt 7 195 6 731 735 8 9 1) Med visstidsanställda avses i detta sammanhang anställningar (>3 månader) med månadslön Andelen visstidsanställda har ökat inom både förvaltningar och bolag. 96 personer inom förvaltningarna och 2 personer inom bolagen. En förklaring till att antalet visstidsanställda medarbetare ökar är att anställningar av förskollärare och lärare som ännu inte har erhållit sin legitimation medför en tidsbegränsad anställning fram tills legitimationen kommit in till arbetsgivaren. Ökat vård- och omsorgsbehov hos kunder är en annan förklaring. 2
Könsfördelning Tillsvidareanställda fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt 2013-12 andel 2014-12 andel kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun 5 431 1 378 6 809 80 80 Bolag 137 249 386 34 35 Totalt 5 568 1 627 7 195 77 77 Visstidsanställda fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt 2013-12 andel 2014-12 andel kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun 508 188 696 71 73 Bolag 14 25 39 45 36 Totalt 522 213 735 69 71 Av förvaltningarnas tillsvidareanställda är 80 procent kvinnor, vilket innebär en oförändrad andel sedan 2013. För bolagen är motsvarande siffra 35 procent, en ökning med 1 procentenhet. Högst andel kvinnor finns inom hemvårdsförvaltningen, 94 procent och lägst andel kvinnor finns hos räddningstjänsten där kvinnorna utgör 11 procent av de tillsvidareanställda. En ökning med 2 procentenheter sedan föregående år. Olika satsningar har genomförts och genomförs inom flera förvaltningar och bolag för att öka mångfalden. Inom vissa yrkeskategorier är det dock svårt att få sökande från det underrepresenterade könet, vilket försvårar möjligheten att upprätthålla en jämn könsfördelning. Timavlönad personal Timavlönad personal 2013 2014 Antal Årsarbetare Antal Års- timmar timmar arbetare Kommun 1 240 145 625 1 294 236 653 Bolag 32 899 17 40 740 19 Totalt 1 273 044 642 1 334 976 672 Antalet timavlönade ökade med 28 årsarbetare inom förvaltningarna och 2 årsarbetare inom bolagen. Årsarbetare baseras på en schablon, 165 timmar per månad. Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningen ingång var under 3 månader. Ökningen av timavlönad personal beror bland annat på svårigheter att rekrytera förskollärare. Detta har inneburit att det anställts obehöriga vikarier vid vakanser. Timavlönad personal har också satts inom verksamheter som kräver full bemanning, till exempel daglig verksamhet för personer med funktionsnedsättning. Sjukfrånvaro, utbildning eller semester hos ordinarie personal har i vissa fall också medfört ökat behov av timavlönad personal. 3
Genomsnittlig sysselsättningsgrad Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidaranställd personal 2013 2014 (%) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kommun 92 98 93 92 97 93 Bolag 96 98 98 97 99 98 Totalt 92 98 93 92 98 94 Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för tillsvidareanställd personal var vid årsskiftet 93 procent av heltidsmåttet inom förvaltningarna och 98 procent inom bolagen, vilket innebär en oförändrad andel sedan föregående år. Medarbetare inom bolagen har generellt högre sysselsättningsgrad än medarbetare inom förvaltningarna. Detta gäller framförallt för kvinnliga medarbetare. Åldersfördelning Åldersfördelning tillsvidareanställda (%) -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65+ Kommun 131 1028 1721 2159 1057 208 163 137 121 56 58 Bolag 8 73 106 112 48 8 10 10 7 4 0 Totalt 139 1101 1827 2271 1105 216 173 147 128 60 58 Antalet tillsvidareanställda inom respektive åldersgrupp är förhållandevis oförändrat jämfört med 2013. En majoritet av medarbetarna befinner sig i åldersgruppen 46-55 år (32 procent). Medarbetare under 26 år utgör 2 procent av kommunens tillsvidareanställda. Inom gruppen 61-65 år återfinns 10 procent och 0,4 procent finns i gruppen 65 +. Inom bolagen återfinns 29 procent av medarbetarna inom åldersgruppen 46-55 år och 27 procent inom åldersgruppen 36-45 år. Andelen under 26 år utgör 2 procent av medarbetarna. Inom gruppen 61-65 år återfinns 10 procent och 0 procent finns i gruppen 65 +, vilket är en minskning med 1 procentenhet sedan föregående år. Enligt Jobbhälsobarometern delrapport 2014:3 1, är viljan att arbeta efter 65 år lägst i kommunerna, endast 40 procent kan tänka sig ett liv efter 65 år i kommunens tjänst. Bland anställda inom statlig och privat sektor är det hälften som kan tänka sig att arbeta efter 65 år. Kvinnorna är mindre intresserade av förvärvsarbete efter 65, 40 procent av kvinnorna kan tänka sig att arbeta efter 65 års ålder. Motsvarande andel för männen är 53 procent. Anställda med akademisk utbildning är betydligt piggare på att arbeta efter 65 år jämfört med de med kortare utbildning. 1 http://www.foretagshalsor.se/foretagshalsovard/jobbhalsobarometern 4
Medelålder Medelålder 2013 2014 Kommun 47 47 Bolag 46 46 Totalt 47 46 Medelåldern bland förvaltningarnas tillsvidareanställda var vid årsskiftet 47 år. Ett oförändrat resultat jämfört med 2013. Fastighetskontoret, teknik- och fritidsförvaltningen och utbildningsoch arbetsmarknadsförvaltningen har högst medelålder, 49 år. Lägst medelålder har miljö- och hälsoskyddskontoret, 42 år. Inom bolagen är den genomsnittliga medelåldern oförändrad och är på 46 år. Högst medelålder har Halmstads Energi och Miljö (HEM), 46 år och lägst medelålder har Destination Halmstad och Halmstads Stadsnät, 43 år. Chefer fördelat per kön Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2014 2013 2014 (antal) Kvinnor Män Totalt Totalt Kommun 211 145 333 356 Bolag 19 28 50 47 Totalt 230 173 383 403 Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2014 (antal) Kvinnor Män Totalt Kommun 13 3 16 Bolag 1 0 1 Totalt 14 3 17 Vid årsskiftet fanns det 356 tillsvidareanställda chefer inom förvaltningarna. En ökning med 23 chefer jämfört med föregående år. Av totalt antal chefer utgör kvinnorna 59 procent, vilket är samma resultat som vid mätningen 2013. Antalet chefer inom bolagen har minskat med 3 personer. Andelen kvinnliga chefer har ökat med 6 procentenheter sedan 2013. En anställd betraktas som chef om relationen i AID 2, chef har värde A, B, C eller L. I grupperna A, B och C finns chefer som har fullt ledningsansvar; verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Medarbetare som i sitt arbete har ett begränsat ledningsansvar det vill säga en eller två av verksamhets-, ekonom- och personalansvar finns i grupp L 22 Arbetsidentifikation kommuner och landsting (AID) är ett partsgemensamt system för gruppering av arbetsuppgifter avsedda för central statistik. 5
Pensionsavgångar per yrkesgrupp Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda inom kommunen (antal) 2014 2015 2016 2017 2018 Summa Andel Yrkesgrupp Handläggar- och administratörsarbete 21 19 14 15 18 87 19% Hantverksarbete med mera 4 8 7 2 7 28 13% Kultur, turism och fritidsarbete 5 4 5 5 11 30 17% Köks- och måltidsarbete 7 7 11 4 12 41 18% Ledningsarbete 6 10 7 8 7 38 11% Rehabilitering och förebyggande arbete 1 2 0 0 4 7 14% Räddningstjänstarbete 2 0 1 0 1 4 5% Skol- och barnomsorgsarbete 74 51 49 68 76 318 14% Socialt och kurativt arbete 5 4 6 1 12 28 11% Städ, tvätt och renhållningsarbete 8 3 4 8 1 24 13% Teknikarbete 12 5 7 4 4 32 13% Vård- och omsorgsarbete mm 46 32 49 55 61 243 11% Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda inom bolagen (antal) 2014 2015 2016 2017 2018 Summa Andel Yrkesgrupp Fastighetsutveckling 0 0 0 0 0 0 0% Förvaltnigar 0 0 1 0 0 1 2% Handläggar- och administratörsarbete 2 0 5 2 2 11 17% Hantverksamarbete med mera 0 1 1 0 1 3 25% Ingenjör 0 0 0 0 0 0 0% Kultur, turism och fritidsarbete 1 0 1 0 0 2 29% Kundvärd 0 0 1 0 0 1 5% Ledningsarbete 0 2 2 1 2 7 16% Städ, tvätt och renhållningsarbete 2 1 0 1 2 6 15% Teknikarbete 3 4 0 7 2 16 13% Mellan perioden 2014 till 2018 kommer 13 procent av förvaltningarnas och 12 procent av bolagens tillsvidareanställda att gå i pension. Inom förvaltningarna är det främst kategorin handläggare och administratörsarbete och köks- och måltidsarbete som har stora pensionsavgångar. Inom skol- och barnomsorgsarbete är det främst speciallärare, specialpedagoger, gymnasielärare allmänna ämnen och lärare inom praktisk-, estetiska ämnen som har störst pensionsavgångar. Inom bolagen är det stora pensionsavgångar inom kultur, turism och fritidsarbete samt inom hantverksarbete. 6
SJUKFRAÅ NVARO Obligatiorisk redovisning av sjukfrånvaron Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 2013 2014 (%) Kommun Bolag Totalt Kommun Bolag Totalt 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,6 2,6 5,4 6,0 2,6 5,8 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 49,2 38,8 48,9 52,9 36,5 52,5 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,2 2,9 6,1 6,7 2,1 6,5 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,5 2,3 3,4 3,9 2,8 3,7 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 3,0 1,5 2,9 2,9 1,8 2,9 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 5,2 2,3 5,0 5,8 2,3 5,6 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 6,7 3,2 6,5 7,1 3,4 6,9 Sjukfrånvaron ökade något under året, vilket är en trend som gäller för riket som helhet. I tabellen nedan redovisas sjukfrånvaro uppdelat på kvinnor, män och ålder i förhållande till ordinarie arbestid beräknat i timmar. I uppgiftera ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. Uppgiftsframtagandet skiljer sig mot den i Halmstads kommuns traditionellt framtagna sjukfrånvarostatistik. De båda sjukfrånvaromåtten kan därför inte jämföras med varandra. Den totala sjukfrånvaron har ökat inom förvaltningarna men är oförändrad inom bolagen. Detsamma gäller för sjukfrånvaro inom åldersgruppen 30 49 år. Sjukfrånvaron har minskat för medarbetare som är 29 år eller yngre (inom förvaltningarna). Motsatt förhållande gäller för bolagens yngre medarbetare. Sjukfrånvaro för medarbetare över 50 år har ökat inom både förvaltningar och bolag. Kvinnorna har generellt sett högre sjukfrånvaro. Statistiken visar att kvinnornas sjukfrånvaro har ökat inom förvaltningarna men minskat inom bolagen. Männens sjukfrånvaro har ökat inom både förvaltningar och bolag. Även långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) har ökat inom förvaltningarna men minskat inom bolagen. Sjukdagar i snitt Genomsnittlig sjukfrånvaro per tillsvidareanställd 2014 2013 2014 (dagar) Kvinnor Män Totalt Totalt Kommun 22,9 12,8 19,7 20,8 Bolag 8,5 10,9 8,8 10,0 Totalt 22,5 12,5 19,1 20,3 Under 2014 ökade den genomsnittliga sjukfrånvaron för tillsvidareanställd personal inom både förvaltningar och bolag, 1,1 dag inom förvaltningarna och 1,2 dagar inom bolagen. Inom förvaltningarna har kvinnorna generellt sett fler sjukdagar per medarbetare. Motsatt förhållande gäller för bolagens kvinnliga medarbetare. 7
Kort- och långtidssjukfrånvaro Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel sjukdagar 14 dagar eller mindre 2014 2013 2014 (%) Kvinnor Män Totalt Totalt Kommun 25 28 29 26 Bolag 41 38 38 39 Totalt 25 30 29 26 Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel sjukdagar mer än 14 dagar 2014 2013 2014 (%) Kvinnor Män Totalt Totalt Kommun 75 72 71 74 Bolag 59 62 62 62 Totalt 75 70 71 74 Av de tillsvidareanställdas sjukfrånvarodagar återfinns en majoritet, 74 procent inom gruppen mer än 14 dagar, vilket är en ökning med 3 procentenheter jämfört med föregående års mätning. Även bolagen har mest långtidssjukfrånvaro, 62 procent. En oförändrad andel jämfört med 2013. Enligt Försäkringskassan har antalet personer med sjukpenning eller rehabiliteringspenning från Försäkringskassan ökat mellan åren 2010 och 2013. En stor del av ökningen kan förklaras av de förändringar i sjukförsäkringen som genomfördes 2008, framför allt att möjligheten att beviljas tidsbegränsad sjukersättning (f.d. sjukpension) togs bort. Förändringen har medfört att fler har sjukpenning längre tid istället för att som tidigare i viss utsträckning beviljats tidsbegränsad sjukersättning. 8
Sjukfrånvaro per yrkesgrupp Sjukfrånvaro per yrkesgrupp (dagar) Yrkesgrupp 2012 2013 2014 Handläggar- och administratörsarbete 12,07 10,46 7,94 Hantverksarbete med mera 17,95 12,75 16,51 Kultur, turism och fritidsarbete 14,68 12,00 12,67 Köks- och måltidsarbete 18,92 18,53 26,8 Ledningsarbete 10,37 7,92 9,04 Rehabilitering och förebyggande arbete 8,84 12,92 7,16 Räddningstjänstarbete 5,68 5,79 9,49 Skol- och barnomsorgsarbete 14,26 15,75 15,11 Socialt och kurativt arbete 14,21 14,93 16,62 Städ, tvätt och renhållningsarbete 21,31 22,39 20,24 Teknikarbete 12,65 13,54 10,04 Vård- och omsorgsarbete mm 27,44 29,30 32,39 Gruppen vård och omsorgsarbete är den grupp som har redovisat högst sjukfrånvaro. Inom gruppen är det vårdbiträde och undersköterskor som ligger högst. Berörda förvaltningar arbetar aktivt med riktade åtgärder för gruppen. Hälsofrämjande och förebyggande insatser för att förhindra nya sjukfall genomförs tillsammans med företagshälsovården och andra aktörer. Tätare kontakt med Försäkringskassan för att rehabiliteringsprocessen ska komma igång tidigare pågår också. Arbetssättet omfattar alla yrkesgrupper inte bara de medarbetare som finns i gruppen vård- och omsorgsarbete. 9
MEDARBETARSKAP OCH LEDARSKAP Medarbetarskap och ledarskap Kommunens satsning på förhållningssättet Utvecklande ledarskap (UL) fortsätter. UL bidrar till att utveckla beteenden som skapar delaktighet, motivation och kreativitet hos medarbetare, vilket kommer att märkas i mötet med invånaren/kunden. Nära 50 procent av Halmstads kommuns chefer har gått eller påbörjat programmet. Inom förvaltningsledningen är motsvarande siffra cirka 90 procent. Inom de förvaltningar som har kommit längst i UL-implementeringen förs i dagsläget diskussioner med medarbetarna kring medledarskap. UL är ett av flera verktyg i arbetet med kultur- och värderingar, vilket utgjort stommen för kommunens ledardagar även 2014. Som ett resultat av detta sammanfattas kommunens önskvärda kultur nu i en bemötande-kompass med ledord som vägleder i vardagen. Flera av de stora verksamheterna, förvaltningar som bolag har under året arbetat intensivt med bemötandeoch värdegrundsfrågor. I linje med viljan att delaktiggöra går också samverkansarbetet, som verksamheterna lyfter som ett fortsatt viktigt arbete. I syfte att stärka attraktionskraft bland unga respektive chefsförsörjning genomförs de regionala samverkansprojekten Trainee Halland och Morgondagens Ledare. En annan stor satsning har varit socialstyrelsens nationella ledarskapsutbildning, som i princip samtliga enhetschefer på hemvårdsförvaltningen har påbörjat. På räddningstjänsten har ett spännande projekt genomförts i syfte att få in unga personer från underrepresenterade grupper i verksamheten. I övrigt beskriver förvaltningarna och bolagen hur man under året arbetat med jämställdhetsfrågor, samarbete inom och mellan avdelningar/enheter och ledningsgruppsutveckling. Individuella utvecklingsplaner I styrdokumentet HR- i riktning mot vision 2020 tydliggörs det att kommunen vill utveckla kompetens genom individuella utvecklingsplaner som utifrån verksamhetens behov beskriver utvecklingsbehovet. Till stöd för detta finns en mall för medarbetarsamtal som resulterar i en sådan plan. Majoriteten av förvaltningarna är tydliga med att det är den kommungemensamma mallen som ska användas och därmed säkrar man också att medarbetarsamtalet resulterar i en utvecklingsplan. Samtliga bolag uppger att de har fungerande former för detta. Flertalet verksamheter refererar till medarbetarundersökningen där antalet medarbetare som uppger att de har individuella utvecklingsplaner har ökat. På kommunnivå gick siffran från 46 procent 2011 till 64 procent 2013. När uppföljningar har gjorts i vissa verksamheter och begreppen har tydliggjorts har siffran visat sig vara något högre. Dock behöver frågan fortsatt fokus för att fler ska omfattas och uppleva sig ha en individuell plan för utveckling. 10
MAÅ NGFALDS- OCH JAÄ MSTAÄ LLDHETSSATSNINGAR Ett integrerat arbete med jämställdhet och mångfald i verksamheterna är en viktig del för Halmstads kommuns utveckling. Det vill säga att säkerställa att jämställdhet och mångfald införlivas naturligt i beslutsprocesserna på alla nivåer inom Halmstads kommun. Under 2014 antogs Anvisning för strategiskt jämställdhets och mångfaldsarbete. Anvisningen är ett stöd för Halmstads kommuns verksamheter i hur man praktiskt säkerställer och integrerar perspektiven i planering och uppföljning. Metoden är inte ny utan har sin utgångspunkt i visionsstyrningsmodellen och dess olika steg. Anvisningen bygger på att säkerställa att olika moment (omväldanalys, målformulering och uppföljning) ses utifrån ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv. Anvisningen visar på konkreta exempel och utvecklande frågeställningar. 11
HAÄ LSA OCH ARBETSMILJOÄ Hälsofrämjande och förebyggande insatser Från och med 2011 tilldelas varje förvaltning inom Halmstads kommun medel om 200 kronor per tillsvidare- och visstidsanställd. Förvaltningarna får fördela medlen efter verksamheternas behov och insatserna behöver inte omfatta alla medarbetare. Förvaltningarna kan fokusera på vissa enheter, yrkesgrupper, åldersgrupper etc. Målet ska vara att arbeta med en långsiktig och genomtänkt strategi kring hälsa på arbetsplatsen. Halmstads kommun erbjuder därutöver; kommunrabatter vid olika externa gym möjlighet till gratis träning i Rådhusets gym prenumeration till en webbaserad hälsoapplikation, ett livsstilsprogram som bland annat erbjuder hälsoanalys med feedback, hälsoartiklar, hälsotester samt verktyg och funktioner för hälsoinspiratörer och chefer utbildade hälsoinspiratörer inom flera förvaltningar aktiviteter via Personalföreningen, som exempel kan nämnas körsång, quiz-kväll, personalkvällar, resor med mera. De erbjuder också olika subventionerade biljetter till kultur- och idrottsevenemang med mera. rökfri arbetstid hälsofrämjande-, förebyggande- och rehabiliterande tjänster på organisations-, grupp- och individnivå. Företagshälsovård Återrapportering, enligt 9-fältaren (timmar) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation 90 2 755 372 3 217 Grupp 42 421 1 717 2 180 Individ 1 621 1 720 741 4 082 Totalt 1 753 4 896 2 830 9 479 (%) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation 1 29 4 34 Grupp 0 4 18 23 Individ 17 18 8 43 Totalt 19 52 30 100 Sedan den 1 januari 2011 har Halmstads kommun haft avtal med en extern tjänsteleverantör avseende företagshälsovård. Avtalet omfattar företagshälsovård för alla anställda inom förvaltningar och bolag. Samarbetet under 2014 har präglats av fortsatt fokus på främjande och förebyggande insatser inom samtliga förvaltningar och bolag. Totalt har 9 479 timmar nyttjats 2014, vilket är en höjning av nyttjandegraden med 245 timmar. Av den totala tiden är 30 procent främjande, 52 procent förebyggande och 19 procent av rehabiliterande karaktär. 12
Arbetsskador Förvaltningarna Typ av arbetsskada 2013 2014 Olycksfall 263 315 Färdolycksfall 19 35 Sjukdom 11 2 Fritidsskada 0 1 Totalt 293 353 Bolagen Typ av arbetsskada 2013 2014 Olycksfall 0 25 Färdolycksfall 0 0 Sjukdom 0 0 Ej angivit typ 14 0 Totalt 14 25 Antalet rapporterade arbetsskador har ökat sedan föregående års redovisning. 2014 rapporterades 353 arbetsskador inom förvaltningarna och 25 arbetsskador inom bolagen. De flesta arbetsskadorna har en koppling till hot och våld eller hot om våld. Ökningen av anmälda arbetsskador beror till stor del på att kommunen håller på att implementera ett nytt webbaserat incident rapporetringssystem vilket medfört bättre statistik kring arbetsskador. Insatser för att förhindra/minska antalet hot och våldsärenden pågår. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Halmstads kommuns riktlinje för Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter antogs av Kommunfullmäktige 2011 och anger följande; Kommunfullmäktige fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelse och nämnder. De förtroendevalda i varje nämnd har inom nämndens av kommunfullmäktiges beslutades verksamhetsområde ansvar för att arbetsmiljölagen följs. En viktig uppgift för de förtroendevalda är att se till att chefer och arbetsledare får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kompetens att driva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljövillkor. En annan viktig uppgift för de förtroendevalda är att regelbundet följa upp hur arbetsmiljöarbetet bedrivs och att vidta åtgärder om så behövs. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS) 2001:1 ska arbetsgivaren varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Om arbetsmiljöarbetet inte har fungerat ska det förbättras. Uppföljning ska dokumenteras skriftligt. 13
Tillvägagångssättet för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Under hösten 2014 skickade stadskontoret ut ett frågeformulär till samtliga förvaltningar. Formuläret har besvarats av chefer och skyddsombud. Olika i antal beroende på förvaltningens storlek. På vissa förvaltningar har ledningsgruppen tillsammans med skyddsombudet besvarat formuläret. Förvaltningarnas sammanställningar har behandlats i respektive samverkansgrupp och nämnd. Stadskontoret har därefter sammanställt förvaltningarnas uppföljningar till en kommunsammanställning, se bilaga 1. Frågeformuläret innehåller nio områden; Anvisningar av Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM Lagar och andra krav Samverkan/ skyddskommitté Uppgiftsfördelning Kunskaper och utbildning Riskbedömning/ kartläggning Arbetsskador/tillbud/ avvikelser Handlingsplaner Human Resources personalpolitisk riktlinje Inom varje område finns olika frågeställningar där man kan svara ja, nej eller ej aktuellt. Svarar man; Ja på alla frågor då blir området grönt Både ja och nej på frågorna då blir området gult Nej på samtliga frågor då blir området rött Bedömningskriterier Grönt = Systematiskt, genomtänkt, tydligt, klar, naturligt inordnade rutiner, medvetenhet god kännedom, väl förankrat, god kännedom om förändringsarbetet. Gult = Viss systematik, otillräckligt, tveksamt, vissa brister, vissa planer, viss arbetsmiljöhänsyn vid förändringsarbete. Rött = Obefintligt, okänt, slumpartat, ej förankrat, klara brister, inga arbetsmiljöfrågor med i förändringsarbetet. Kommungemensamt resultat i sammandrag Den kommungemensamma sammanställningen visar att det systematiska arbetsmiljöarbetet i stort fungerar men att vissa förbättringsområden finns. De frågeområden som besvarats med hög andel grönt, > 80 procent (fungerar bra) är; Kännedom om Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Arbetsanpassning och rehabilitering Samverkan Skyddsronder Maskiner t.ex. slöjd, kök, maskinhall, park, vårdinrättning Handlingsplaner (för åtgärder som inte kan åtgärdas direkt dvs. inom 1-4 dagar) Arbetet med HR-riktlinjen i våra verksamheter 14
Frågeområden som har hög andel gult, > 30 procent (vissa briser) är: Kännedom och tillgång till lagar samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS Alkohol, droger och riskbruk Första hjälpen och krisstöd/hantering Anslag om huvudskyddsombud, skyddsombud etc. Frågeområden som har en hög andel rött, > 10 procent (klara briser) är; Samordningsansvar (brist på samordningsansvarig) Kuskaper och utbildning (för chefer och skyddsombud) Utbildning/undersökning för förvaltningsspecifika arbeten Särskilda kartläggningar/riskinventeringar Kemiska produkter (förteckning, dokumentation, etc.) Kännedom om Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Hela 88 procent har svarat att det Systematiska arbetsmiljöarbetet är känt bland cheferna och att arbetsmiljöfrågorna diskuteras på arbetsplatserna. Samtidigt som 12 procent har svarat att det inte är det. Vidare visar utvärderingen att Halmstads kommuns verksamheter behöver bli bättre på att utse samordningsansvarig för de arbetsplatser som är ett gemensamt arbetsställe för flera verksamheter. Halmstads kommun erbjuder regelbundet arbetsmiljöutbildningar för chefer och skyddsombud, utvärderingen visar dock att en del saknar aktuell utbildning. Utbildningar/undersökningar för förvaltningsspecifika arbeten måste erbjudas och genomföras. Särskilda kartläggningar/riskinventeringar är ett annat utvecklingsområde precis som arbetet med att ta fram förteckning, dokumentation etc. för kemiska produkter. På grund av förändringar i vissa frågeställningar går det inte att göra jämförelse med föregående års utvärdering. 15
SAMMANFATTANDE ANALYS 2014 vände trenden och antalet tillsvidareanställda ökade inom förvaltningarna. Orsakerna till detta beror bland annat på ökat vård- och omsorgsbehov hos kunder samt ökat behov av personal inom ekonomiskt bistånd, med koppling till fler nyanlända flyktingar. Nytt boende för ensamkommande flyktingbarn har också medfört ökat behov av tillsvidaranställda. Det har även anställts fler tillsvidaranställda chefer inom vissa förvaltningar. Under 2014 ökade även antalet visstids- och timanställda. Skolverkets krav på legitimation för förskollärare och lärare har medfört att arbetsgivaren endast kan erbjuda visstidsanställning tills legitimationen har inkommit till arbetsgivaren. Ökat vårdbehov hos kunder har också bidragit till att visstidsanställningarna har ökat. Sjukfrånvaro, utbildning eller semester hos ordinarie personal har i vissa fall medfört ökat behov av timavlönad personal. Halmstads kommun står inför en stor utmaning när det gäller att attrahera och rekrytera nya medarbetare, 13 procent av förvaltningarnas och 12 procent av bolagens tillsvidareanställda kommer att gå i pension inom en femårsperiod. I arbetet att attrahera nya medarbetare kommer Halmstads kommun att fortsätta medverka på olika arbetsmarknadsmässor och fortsätta relationsbyggandet med studenter genom examensarbeten och utbildningsbunden praktik. För att marknadsföra Halmstads kommun som en framtida arbetsgivare har ett samarbete inletts med kommunens studie- och yrkesvägsledare. Syftet med samarbetet är att genom studie- och yrkesvägsledarna öka intresset och kunskapen hos eleverna om kommunens 70 olika yrkesgrupper. Inför de utmaningar avseende kompetensförsörjning som Halmstads kommun och offentlig sektor står inför är det av vikt att inte bara attrahera nya medarbetare utan lika viktigt att behålla och utveckla befintlig personal. Utvecklande ledar- och medarbetarskap, individuella utvecklingsplaner för medarbetaren samt kultur- och värderingsarbete är några insatser som Halmstads kommun satsat på under 2014. Utmaningen i detta arbete är att säkerställa och mäta att chefer och medarbetare utvecklar ett ledar- och medarbetarskap som motsvarar intentionen i utvecklande ledarskap. Sjukfrånvaron ökade något under året, vilket är en trend som gäller för riket som helhet. Kvinnorna har generellt sett högre sjukfrånvaro än männen. Av Halmstads kommuns medarbetare är sjukfrånvaron högst i åldersgruppen 50 år eller äldre. Här har det skett en ökning jämfört med 2013. Även långtidssjukfrånvaron har ökat under 2014. Halmstads kommuns verksamheter arbetar aktivt för att främja hälsan och förebygga ohälsa. Arbetet bedrivs på organisations-, grupp- och individnivå och företagshälsovården är aktiv i detta arbete. Goda resultat av det främjande och förebyggande arbetet kan också ses inom flera förvaltningar och bolag där sjukfrånvaron i vissa fall har halverats. För de förvaltningar där sjukfrånvaron har ökat eller fortfarande ligger högt behövs ytterligare riktade insatser. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en annan viktig faktor för ett bra arbetsmiljöarbete. Med utgångspunkt i resultatet är det viktigt att respektive nämnd fortsätter att arbeta systematiskt med de förbättringsområden som har framkommit i undersökningen. 16
bilaga 1 UPPFÖLJNING AV ARBETSMILJÖARBETET Förvaltning: Halmstads kommun BEDÖMNINGSKRITERIER Bedömning (Färg) 3. Grönt 2. Gult 1. Rött Kriterier Systematiskt Genomtänkt Tydligt Klar Naturligt inordnade rutiner Medvetenhet God kännedom Väl förankrat God integrering av förändringsarbetet Viss systematik Otillräckligt Tveksamt Vissa brister Vissa planer Viss arbetsmiljöhänsyn vid förändringsarbete Obefintligt Okänt Slumpartat Ej förankrat Klara brister Inga arbetsmiljöfrågor med i förändringsarbetet
1. Anvisningar Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM 1 a Kännedom om Systematiskt arbetsmiljöarbete - SAM Grönt 87,97% Gult 0,00% Rött 12,03% 2. LAGAR OCH ANDRA KRAV 2 a Kännedom och tillgång till lagar samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS) Grönt 60,76% Gult 34,81% Rött 4,43% 2 b Rutiner för arbetsmiljöarbetet Grönt 72,78% Gult 20,25% Rött 6,96% 2 c Arbetsanpassning och rehabilitering Grönt 91,08% Gult 4,46% Rött 4,46% 2 d Alkohol, droger och riskbruk Grönt 55,06% Gult 38,61% Rött 6,33% 2 e Kränkande särbehandling/likabehandlingsplan Grönt 68,99% Gult 26,58% Rött 4,43% 2 f Första hjälpen och krisstöd/hantering Grönt 51,57% Gult 44,65% Rött 3,77% 2 g Brandskydd Grönt 70,51% Gult 23,72% Rött 5,77%
3. SAMVERKAN/SKYDDSKOMMITTE 3 a Samverkan Grönt 85,53% Gult 10,69% Rött 3,77% 3 b Arbetsplatsträffar (APT) Grönt 66,04% Gult 30,19% Rött 3,77% 3 c Finns anslag om huvudskyddsombud, skyddsombud etc. Grönt 57,32% Gult 33,76% Rött 8,92% 4. UPPGIFTSFÖRDELNING 4 a Organisation - skyddsområdesindelning och uppgiftsfördelning Grönt 63,29% Gult 27,85% Rött 8,86% 4 b Samordningsansvar Grönt 63,06% Gult 14,01% Rött 22,93% 5. KUNSKAPER OCH UTBILDNING 5a Chefer Grönt 79,75% Gult 10,13% Rött 10,13% 5 b Skyddsombud Grönt 75,95% Gult 8,23% Rött 15,82% 5 c Alla anställda Grönt 69,62% Gult 25,95% Rött 4,43% 5 d Uppfylls eventuella krav på särskild utbildning/undersökning för förvaltningsspecifika arbeten? Grönt 73,25% Gult 4,46% Rött 22,29%
6. RISKBEDÖMNING/ KARTLÄGGNINGAR 6 a Särskilda kartläggningar/ riskinventeringar Grönt 75,32% Gult 10,76% Rött 13,92% 6 b Skyddsronder Grönt 87,50% Gult 5,00% Rött 7,50% 6 c Kemiska produkter Grönt 75,32% Gult 13,92% Rött 10,76% 6 d Maskiner tex slöjd, kök, maskinhall, park, vårdinrättning Grönt 87,97% Gult 5,70% Rött 6,33% 6 e Förändringar - konsekvensanlays och riskbedömning Grönt 71,78% Gult 23,93% Rött 4,29% 7. ARBETSSKADOR OCH TILLBUD / AVVIKELSER 7 a Rutiner för arbetsskador Grönt 78,05% Gult 18,29% Rött 3,66% 7 b Rutiner för tillbud Grönt 77,85% Gult 17,09% Rött 5,06% 8. HANDLINGSPLANER 8 a Handlingsplaner (för åtgärder som inte kan åtgärdas direkt dvs. inom 1-4 dagar) Grönt 80,89% Gult 12,10% Rött 7,01% 9. HUMAN RESOURCES -personalpolitisk riktlinje 9 a Arbetet med HR-riktlinjen i vår verksamhet Grönt 91,77% Gult 4,43% Rött 3,80%