VALLENTUNA KOMMUN 2014-06-05 SID 1/6 Minnesanteckningar Vallentuna IP-råd 3 juni 2014 Deltagande Bällsta FF, Johnny Rindebrant Vallentuna Damfotboll, Linda Kransén VBK fotboll, Janne Söderström Vallentuna Konståkning, Patrik Nilsson Vallentuna Friidrottsklubb, Heike Tollefors Jerri Bergström, fritidsnämnden Ingela Jansson, chef Idrott- och friluftsenheten (IoF) Mattias Staaf, IoF, lokalbokningsansvarig föreningar Åsa Borglund, föreningssamordnare Frånvarande VBK Hockey Ormsta HC Vallentuna Tennisklubb 1. Välkomna! 2. Besök Svenska Brukshundklubben, Charlotte (Lotta) Casserfelt, för att informera och svara på frågor om kommande NM i brukshund och IPO Nordiska Mästerskap; stort arrangemang under 3-4 dagar i september 2015. Viktigt att blir ett bra och proffsigt genomförande, representerar inte bara Vallentuna men också Sverige som arrangör. Deltagande av 60 st hundar; tre hundar per land och gren. Utgör ett av tillfällena för ekipagen att samla poäng till VM. Tävlingen motsvarar hästsportens fälttävlan, och hade för två år sedan 10 000 åskådare. I år är första gången som arrangören vill marknadsföra tävlingen och ha stor publik. Klubben har tackat nej till erbjudanden om att hålla tävlingarna på Stockholms Stadion, med motiveringen att tävlingen där skulle försvinna i mängden. Vallentuna har inte samma problem; är bra geografiskt, storleksmässigt, logistikmässigt. Själva tävlingen pågår i två dagar, men innebär verksamhet och planering för fyra dagar; inleds med kamratfest, parad genom samhället, värdig invigning med flaggor och skinande sol, 2 dgr tävling, en dag städning. Ska vara lika fint när vi lämnar som när vi kommer. Det är arrangörens avsikt och förhoppning att arrangemanget ska vara en upplevelse för alla; inte bara de tävlande men också deras medföljande familjer och inte minst
VALLENTUNA KOMMUN SID 2/6 besökarna. Om man har med sig barnen så vill man kunna ha t ex ponnyridning, prova-på-scouting, isverksamhet eller något annat kul för barnen under dagarna. Så man ser mer än gärna att föreningar och med och visar upp sig på detta sätt. Brukshundklubben har i princip inga pengar; man får en liten peng från riksorganisationen vilket bekostar domare. Finns heller inga ekonomiska intressen för klubben. MEN, man hoppas på stor publiktillströmning, och vill inte lägga tid och engagemang på servering. Hoppas därför att alla föreningar på IP vill ställa upp och ha sina serveringar öppna. (På tidigare ställe hade man utskänkningstillstånd inom en avgränsad yta. I dagsläget oklart om hur denna fråga kommer hanteras i Vallentuna.) NM består av olika grenar: spår-, sök- och rapporttävlingar runt Vada och Brottby. På Vallentuna IP de stora publiktävlingarna; lydnadstävling (utgör del av varje tävling ovan), ett ekipage i taget och skyddstävling. De hundar som kvalificerat sig till NM är ytterst väldresserade och hade aldrig kommit så långt om de inte tidigare uppvisat extremt gott uppförande; om någon hund skulle kissa på fel ställe i tävlingar så är ekipaget diskat Behovet av ytor/ funktioner finns samlade i en lista i ett PM, men handlar för Vallentuna IP i korthet om: Naturgräsplanen + Västra. Tävlingarna förmodligen på Västra, uppvärmningen på naturgräset. Grusplanen för camping med husvagnar. Pressrum. TV åtminstone vid invigning och final. Varje nation (4 st) behöver ett rum för att vara ifred. Domarrum. Sjukvårdsrum. Lokal för kamratfest efter invigningen; bankett innan folk åker hem. Sekretariat. Försäljning i stånd. Tält för deltagande ekipage och tält för sponsorer, marknadsförsäljning etc (alla tält etc placeras med tyngder, inte med hål i marken). Utöver detta behövs bl a 100 hotellbäddar, och den lokala företagarföreningen är förstås väldigt positiv till arrangemanget. Bruksfolk brukar jämföras med orienterare Kontrakt kommer självklart skrivas och inkludera skrivningar ang. ev. skador på anläggningen etc. Framtida detaljplanering tillsammans med miljöinspektör så att allt blir korrekt med varm mat etc. Allergier? Nej, ingen risk. Toxikolog på Preevia: det man är allergisk mot är proteinet i hudceller som ramlat av hunden. Men, om hudflaga faller ner på marken så bryts proteinerna genast ner, finns därför ingen allergirisk alls.
VALLENTUNA KOMMUN SID 3/6 3. Godkännande av föregående minnesanteckningar Utan kommentarer. 4. Förvaltningen informerar Anläggnings-/ driftsfrågor Underhållsarbeten i A- och B-hallen under sommaren; IoF riktar sarger, reparerar sarger och plexiglasen, belysning, byter armaturer och lysrör. Av denna anledning ingen landhockey i B-hallen i år. P-vaktsbolag bevakar nu bussparkeringen; Informera alla era föräldrar om P-förbud (finns tydliga skyltar sedan länge). Är ingen parkeringsplats, är en plats för utryckningsfordon och bussar, samt cykelparkering. Nu kommer ett parkeringsbolag börjar bevaka och lappa bilar. Gula informationslappar har under vintern lagts om detta på bilar. Finns gott om andra p-platser. Förrådstömning pågår, med container på plats 12-16 juni nyttja den gärna; Container för blandsopor men INTE för elavfall. Passa på att rensa ur förråd! Kommer ett liknande tillfälle i höst. IoF har varit i kontakt med Ragnsells för att ordna container med sopsortering. Återkommer om detta. Matchklockor på Vallentuna IP; på kiosken och vid Västra. Västra var från början trådlös men funkar inte p g a störningar från 4G-nätverket. Nu är den trådbunden igen, varför sekretariatsdelen hamnat vid soptunnan Säg till vaktis så fixar vi bord eller stol etc. Nästa år kommer situationen ses över, i samband med planerade andra renoveringar, gäller även matchklockan anpassad för friidrott m tidtagning etc. Omläggning av konstgräs på Bällstaberg Den 17 juni kommer träningar flyttas från Bällstaberg. Den 23 juni stängs och låses hela planen, därefter börjar entreprenörerna riva och byta matta. Kvalitet i linje med Östra. Ska vara spelklar den 1 augusti, sedan besiktning tre veckor senare, efter att man hunnit använda mattan från den 1 augusti. Ska vara godkänd för upp till div 2. Fotbollsmål; På Bällstaberg kommer efter omläggningen av planen att finnas följande: En 11-mannaplan, heldragna sydda linjer. Nuvarande mål behålls. Fyra 5-mannaplaner, streckade sydda linjer i olika färg. Mål på väg. Två 7-mannaplaner, streckade sydda linjer i olika färg. Blir 4 helt nya mål. En 9-mannaplan, streckade sydda linjer i olika färg. En breddning av planen (flytt av staketet) görs år 2015 med avsatta medel, blir då bättre plats för alla mål Två 7-mannamål är beställda till Vallentuna IP.
VALLENTUNA KOMMUN SID 4/6 Takrenovering på gång Bakgrund: 2011 togs ett beslut om att flytta ägandeskapet av ishallen, från Fritid till Samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF). Därefter ligger allt ansvar för dessa fastigheter på SBF, IoF kan inte göra något utan SBFs tillstånd eller med IoFs budget. Vad IoF är ansvariga för är verksamhetsdetaljerna inne i anläggningarna, inget annat. Ovanpå s k ryssgymmet finns ett takläckage som går in i ryssgymmet och till viss del till ishallen. Beror sannolikt på altanbygget ovan detta, men taket lider också av tidigare bristande underhåll. Nu renovering och delar av uteserveringen kommer tas bort för detta, ena delen av taket påbörjas redan nu. Även under taket görs arbeten. IoF fått inspektionsrapport med många nedslag i arbetsmiljön på Vallentuna IP, enheten har fått fler medarbetare placerade på Vallentuna IP, och IoF ser ett behov av att synas mer. F d ryssgymmet byggs nu därför om till en tydlig entré till IP, och arbetsplatser. SBF börjar jobba under sommaren, prel. klart 1 oktober. Status kylanläggningarna Otroligt att isen höll fram till vecka 14, var på väg att smälta redan vecka 10. Hela styrsystemet är gammalt osv, men en femårig underhållsplan är nu framtagen och ett byte behöver göras innan säsongen sätts igång. SBFs ansvar att byta, begär in offerter och dialog pågår. I planen ingår att ha ett separat aggregat för B-hallen. Säsongsstarten är INTE i fara, påverkas inte. Lokalbokning & nycklar Vallentuna IP öppet hela sommaren Tidigare år har IP varit stängt hela juli månad (om än kunnat öppnas vid behov). Personalen kommer i år finnas på plats eller i närområdet, IP kommer vara öppet och tillgängligt, kommer gå att boka i princip som vanligt (vardagar ska vara duschat och klart kl 22, så säg 21.30). Naturgräset stängt vecka 26 t o m 28, inga matcher ligger dessa veckor. Midsommar och midsommardagen är IP och sporthallar helt stängda. Sommaröppna sporthallar Ekeby sporthall och gympasal samt Vallentuna Sporthall är öppna hela sommaren, vardagar kl 9-19.30 samt lö-sö 9-17. Ändrade tider för ansökan om och besked om säsongstider inomhus; har tidigarelagts en månad. Årshjulet är uppdaterat (ändringen gäller fr o m ansökningar inför säsongen 2015/2016 förstås). Allmänna ordningsregler och hyresbestämmelser Håller på att tas fram nu. Nu får man en bokningsbekräftelse tillsammans med allmänna hyresbestämmelser. Bokningsbekräftelsen blir också en nyckelkvittens, i vilken man också undertecknar att man förstått villkoren. Ordningsregler kommer att sättas upp på anläggningarna.
VALLENTUNA KOMMUN SID 5/6 Nyckelinventering Info har mailats ut bl a om extra öppettider för återlämning av nycklar. IoFs intention att med tiden byta fler nycklar mot taggar. Tre taggar per träningsgrupp är inga problem, men om gruppen vill ha fler kan det komma att innebära en viss kostnad. 4. Gemensamma frågor föreningar Internet i ishallarna Nu en lösning på gång, installeras under sommaren och hoppas vara klart inför säsongen. Helt fritt wifi går inte eftersom IP-adressens ägare är ansvarig för ev. brottsliga handlingar via nätet. Lösning: vi börjar med några vissa angivna webbsidor, men en annan lösning för individuell lösning med inloggning utreds också. Caféverksamhet Damfotbollen har nu öppet kl 17-20 måndag-fredag, kl 10-17 på helgerna, tidigare och senare om match (herr eller dam) eller om friidrott evenemang. Går på schema, även under hösten, har pratat ihop sig med VBK hockey och kommer ha ett visst överlapp. Lag anmäler sitt intresse, en vecka i taget från i april och har funkat jättebra Av bruttointäkt går 10% till klubben, men resten går direkt till lagkassorna. Herrfotbollens kiosk öppen lördag-söndag kl 10-17, när föräldrar har tid. Hockeyns öppen när föräldrar kan och vill, någorlunda regelbundet på vintern. Fritidsgård Frågan om en fritidsgård på Vallentuna IP kom upp vid förra mötet, och IoF har undersökt möjligheterna för kommunen att bekosta personal. Går dock inte av olika anledningar (funkar inte så heller i Djursholm som nämnts som ett exempel), så bygger på att föreningar kan åta sig att bemanna. Fritidsnämndens representant framför att nämnden förstås skulle se väldigt positivt på detta. IoF vill gärna stå för lokal och den ena baracken skulle kanske gå att rusta upp; är dels en fråga om pengar, men också om säkerhet kan inte ha en fritidsgård på en plats där ismaskiner och andra fordon kör. Men, på längre sikt kan bli möjligt givet andra planer. IoF har även inlett en dialog med Barn- och utbildningsförvaltningen för att kanske framöver kunna samarbeta om fritidsgård, men är även det långsiktigt. Tavlor för matchannonsering Fråga väckts av damfotbollen om kommunens policy finns ingen. Men, på förfrågan kan kommunen centralt nu vara beredda att bekosta ett antal enhetliga anslagstavlor för detta syfte. Vilka klubbar har intresse av frågan? VBK fotboll, friidrott, damfotboll och förmodligen VBK Hockey som inte är med vid mötet. ÅB mailar dessa och andra intresserade separat för att diskutera utformande av tavlor och val av placering.
VALLENTUNA KOMMUN SID 6/6 5. Evenemangstips, marknadsföringsfrågor Evenemangskalender & monitor Skyltfönster i f d biblioteket får nu två gigantiska monitorer. En av de nuvarande kommer flyttas till IP och nya entrén här, med fokus på idrottsevenemang och matcher etc. Runrundan = halvmara runt sjön 28 juni, från 17 år och uppåt. VBK fotbollsläger vecka 25, VDF vecka 33. A-hallens långsida Offert tas just nu in för en vepa på A-hallens långsida mot vägen. Välkommen till Vallentuna IP plus aktuella föreningsloggor. Låna Välkommen till Vallentuna vid större evenemang Kontakta Åsa om klubben vill låna beach flags och/ eller stora vepor med Välkommen till Vallentuna etc. 6. Tack Ingela framför sitt varma tack för att hon fått besöka flera föreningars styrelsemöten intressant, lärorikt och kul! 7. Övriga frågor Friidrottssarg? För att man inte ska kunna fuska sig genom kurvorna krävs vid vissa tävlingar sarg. Förr fanns detta på Vallentuna IP, med lösa delar som kunde plockas bort för gräsklippare etc, runt 400-metersbanan. Kan den finnas någonstans? IoF kollar, finns annars budget för friidrottsutrustning 2015 (?) och då får man titta på detta i samband med det. Heike scannar utdrag ur regelbok med mått etc, tar frågan vidare separat med Ingela. Kontakt med tidningar? VBK fotboll konstaterar att Vallentunas lokaltidningar har så gott som obefintlig bevakning av matcher etc hur ska vi göra? Tips från andra att själva regelbundet maila enkla matchreferat till de tre lokaltidningarna, så är sannolikheten stor att det kommer med. Kan också skriva artiklar och pressmeddelanden och maila detta. Avbytarbänkar vid Östra? Det finns bara en bänk, som flyttas runt. Ingela antar att frågan avser åskådarbänkar, vilket hon tidigare varit i kontakt med Johan Svärd om. Johan är ombedd att kontakta Ingela för att tillsammans titta på detta på plats, liksom på en lösning för biljetthantering, och Ingela avvaktar detta. 8. Tid för nästa möte Beslutas att IoF ändrar datum för nästa möte, som annars infaller 9 sept. Istället bör mötet ligga efter riksdagsvalet som äger rum den 14 sept. IoF mailar ut nytt datum i samband tillsammans med minnesanteckningar.