Protokoll från det 6:e sammanträdet med :s styrelse 2015 Tid och plats: Tisdagen den 23 juni i Uppsala Deltagare: Jenny Wik-Karlsson (via telefon), Stig Hansson, Leif Johansson, Roger Johansson, Tomas Rahm, Joakim Källman, Uno Brinnen, Per Larsson, Linda Berglund, Åke Persson (via telefon punkt 51-55), Åke Pettersson, Lina Bergström (v.chef/sekreterare, adj) PROTOKOLL Pkt Ärende Målsättning 51 Mötets öppnande Godkännande av dagordning Val av justerare Tomas Rahm valdes till justerare Stig Hansson utses till ordförande eftersom ordinarie ordförande deltar via telefon. Dagordningen godkänns med tillägg med följande frågor: Vakant plats i standardkommitten punkt 54 Punkt 61: Information om kontrolled wood, Fair woods sida ansökan, internationel ansökan om pestecider 52 Föregående protokoll och beslutsuppföljning Protokollen från mötena 14 april och 23 mars samt beslutsuppföljning läggs till handlingarna. Protokollet från styrelsens telefonmöte den 3 juni är formellt justerat. 53 Ekonomisk rapport Rapport: Sedan första mars är föreningen momspliktig till ca 75% av verksamheten. Likviditeten ser bra ut även om det är tajt. Det är dock ännu svårt att helt bedöma likviditetsbilden pga svårigheten i att uppskatta hur momsen slår under de närmasta månaderna. En balansrapport och resultatrapport för det första halvåret kommer läggas i styrelsens dropbox mapp så snart den är klar. Vid styrelsens möte den 18 september kommer en detaljerad avstämning mot budget göras. 1
Vid framtida möten är det viktigast för styrelsen om de får vetskap om stora avvikelser mot budget planeras, extra ordinära kostnader samt likviditeten. 54 Standardrevisionen Standardkommitten får i uppdrag att skriftligen redovisar hur de kommer hantera icke lösta frågor i remisstexten så snart som möjligt dock senast sista augusti. Standardkommittén får i uppdrag att göra en dragning för styrelsen minst en vecka innan remissen planeras att gå ut. Styrelsen gör sedan en bedömning att dokumentet är färdigt för remiss. Efter att standarden är klar ska en fullständig utvärdering av processen göras. Vid mötet den 18 september ska en fullständig lista över valda ledamöter i standardkommittén presenteras för styrelsen för ett årligt formellt beslut (listan ska gå ut med kallelsen). Roger Johansson, GS-facket, kommer att från och med 1 oktober, ersätta Jan Olof Larsson, GS-facket, som går i pension sista september. Kärngruppen har sedan tidigare ett uppdrag att inkomma med en mer detaljerad behovsanalys för standardrevisionen för att fastställa vilka extra resurser som eventuellt kan behövas. 55 Organisationsutveckling Arbetsordningen godkänns med de föreslagna ändringarna förutom förslag på klockslag som tas bort. En uppdaterad version skickas ut till styrelsen snarast. En av de större förändringarna är att styrelsens kallelse inklusive bilagor ska skickas ut två veckor före varje möte. För att styrelsen ska hantera rekommendationer från AU, revisorer samt uppdraget från årsstämman att anta en budget redan på hösten samt fastställa strukturer för styrelsens framtida arbete och verksamhetsplan för 2016 ska styrelsen genomföra ett två dagars strategimöte den 1-2 oktober, om möjligt i Sigtunatrakten. Kansliet får i uppdrag att till strategidagarna göra en behovsinventering av kansliets kostnad 2
utifrån de behov som finns 2016. 56 Modell/struktur för svåra frågor 57 Europeisk och skandinavisk strategi Styrelsen ger AU i uppdrag att besluta om vilket administrativt system som passar föreningen bäst under förutsättning att den årliga kostnaden inte blir märkbart högre än idag. Eventuellt beslut den 18 september om attestordning och belopp antas av styrelsen efter underlag från AU Dokumentet ska skalas ner och kallas för procedur. Själva flödeschemat för hantering av frågor ska läggas in i arbetsordningen some ett exempel på hur svåra frågor kan hanteras. Övriga frågor i dokumentet ska tas upp vid strategidagarna i oktober. Modellen ska testas den 18 september då standardkommitten presenterat listan över de svåra frågorna som måste hanteras av styrelsen. Kansliet får i uppdrag att förbereda dokumentet enligt beslut samt ta fram de matriser som behövs vid själva hanteringen Diskussion: Styrelsen fick möjlighet att prioritera i den globala strategin vad som känns mest relevant ur ett svenskt perspektiv samt ett nordiskt. Resutltatet ska användas som en hjälp för den arbetsgrupp som ska delta i det strategiska mötet med FSC i Finland och Danmark i augusti 58 Beslut om medlemsavgift för Vida skog Tomas Ekström sitter kvar i arbetsgruppen tillsammans med Stig Hansson och Jenny Wik-Karlsson, tills arbetet slutförs i oktober har sedan 2011 medvetet förenklat systemet för bedömning av medlemsavgiftsnivåer. Då beslutade man att alla medlemmar i ekonomisk kammare ska hanteras lika eftersom FSC är mycket mer än hektar. Vi har nu haft ett 3
par år av överbryggning där bland andra Vida Skog fått generösa jämkningar av avgiften på grund av att Vida skog 2011 just etablerat sig inom FSC med bland annat ett grupp certifikat. Idag, 2015, har Vida Skogs gruppcertifikat vuxit till ca 900 deltagare samt att övrig verksamhet inom Vida Skog är CoC-certifierat. Styrelsen beslutar att Vida Skog AB får avslag på sin ansökan om sänkning av medlemsavgiften. 59 Beslut om nya medlemmar Ecoprotect och Cederquist Miljö och kvalitetet hälsas välkomna till Föreningen. Ecoprotect måste dock fylla i en ny medlemsansökan eftersom den första inte var helt korrekt ifylld. Sveriges Jordägareförening behöver komplettera sin ansökan genom att skicka in en beskrivning om hur de tagit beslut om medlemskap, hur de tänker jobba för FSC och bidra till föreningen. Underlaget ska gå ut med kallelsen den 4 september för att kunna hanteras på styrelsens möte den 18 september. 60 Greenwash priset Diskussion om hanteringen: Priset delas ut den 1 juli kl 15 i Almedalen. Vi kommer att ha representanter på plats för att svara på eventuella frågor. Kansliet har också förberett en text att skicka ut vid eventuell vinst. 61 Övriga frågor Information om Controlled wood: arbetet med de två sista kategorierna, HCV och urfolk, börjar under sommaren. Det är konsultfirman ProForest som utför arbetet åt internationella FSC. kommer ge stöd i form av källhänvisning pch korrläsning samt hålla i den publika konsultationen som planeras till hösten under förutsättning att ProForest blir klara i tid. Sida ansökan: Fair wood projektet har i maj skickat in en ansökan om finansiering till SIDA. I ansökan ingår aktiviteter kopplade framför allt till internationella FSCs arbete med mindre markägare. kommer att hantera 4
FSCs del av resurserna. Innan så kan ske ska kansliet presentera vad som krävs i form av personal etc för att korrekt administrera detta. Kansliet får också i uppdrag att skicka ut ansökan för kännedom till styrelsen. Internationella pestecidprogrammet: Kansliet får i uppdrag att skriva och skicka in en gemensam ansökan till Internationella FSC innan sista datum i september. kommer att fakturera berörda företag för detta arbete per certifikat. Beslutet av ansökan gäller i fem år efter godkännande av internationella FSC. Styrelsens arbetsgrupp för pestecider får i uppdrag att agera bollplank för kansliet i frågor rörande utformning av ansökan och hantering av remissen. 62 Nästa sammanträde 18 september, 1-2 oktober, 3 november och 10 december 63 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet Justeras Tomas Rahm Stig Hansson (ordförande) 5