Revisionsrapport Styrning och ledning av psykiatrin Christel Eriksson Cert. kommunal revisor Mars 2014
Sammanfattning PwC har fått uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Halland att granska om Driftnämnd Psykiatri styr och leder verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen visar att Driftnämnd Psykiatri har en i huvudsak ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Bedömning baseras på att det finns ett tydligt uppdrag från nämnden som av verksamheten omsätts i en verksamhetsplan. Verksamhetsplanen kommuniceras med nämnden. Dialog mellan nämnd och förvaltning uppges vara öppen och förtroendefull. Uppföljningen och rapportering av måluppfyllelse och resultat sker regelbundet till Driftsnämnd Psykiatri. Vid bristande måluppfyllelse tas beslut om åtgärder och rapportering av resultat av åtgärder sker löpande. Driftnämnd Psykiatri rapporterar avvikelser till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och planerade åtgärder redovisas. I granskningen noteras att ett omfattande förändringsarbete har påbörjats bl.a. kring samverkan mellan nämnd och förvaltning, styrning av verksamheten och kring kvalitets- och patientsäkerhetsfrågor. Former för en förbättrad uppföljning håller på att utvecklas. Dock kvarstår risk för bristande tillgänglighet främst på grund av brist på nyckelkompetenser och bristande tillgång på andra vårdleverantörer för att säkra vårdgarantin.
Innehåll SAMMANFATTNING... 1 BAKGRUND OCH REVISIONSFRÅGA... 2 REVISIONSFRÅGA... 2 METOD OCH GENOMFÖRANDE... 2 GRANSKNINGSRESULTAT... 4 INLEDNING... 4 UPPDRAG FRÅN NÄMNDEN... 4 DIALOG MELLAN NÄMND OCH FÖRVALTNINGSLEDNING... 4 STYRNING OCH UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN SAMT RAPPORTERING TILL NÄMNDEN... 4 ÅTGÄRDER VID BRISTANDE MÅLUPPFYLLELSE SAMT RAPPORTERING TILL HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSSTYRELSEN... 5 REVISIONELL BEDÖMNING... 6
Bakgrund och revisionsfråga Driftsnämnd Psykiatri ska inom sitt uppdrag se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de riktlinjer som Regionfullmäktige och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har bestämt. Senaste årets årsredovisning visar på ett underskott i ekonomin samt att tillgängligheten brister och produktionen är låg i vissa delar av psykiatriverksamheten. Även resultaten i Öppna jämförelser visar på behov av förbättringar. Det bedöms att det finns risk att invånare i Halland inte får sina behov tillgodosedda. Syftet med granskningen är att kunna bedöma om Driftnämnd Psykiatri styr och leder verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Revisionsfråga Revisionsfrågan för granskningen är: Är Driftnämnd Psykiatris styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig? Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Fullmäktiges reglemente för Driftsnämnd Psykiatri. Hälso- och sjukvårdsstyrelsens uppdrag till Driftsnämnd Psykiatri. Med utgångspunkterna från dessa har följande kriterier formulerats: Den politiska styrningen av psykiatrin är ändamålsenlig genom tydliga uppdrag Delegering av beslut sker på ett ändamålsenligt sätt Dialog mellan nämnd och förvaltningsledning är ändamålsenlig. Förvaltningsledningens styrning och uppföljning av verksamheten är ändamålsenlig och i linje med uppdraget från driftnämnden samt annat regelverk. Uppföljningen och rapportering av måluppfyllelse och resultat sker till Driftsnämnd Psykiatri. Beslut tas om åtgärder vid bristande måluppfyllelse samt om när rapportering av resultat av åtgärder ska ske. Avvikelser i måluppfyllelse rapporteras till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och planerade åtgärder redovisas. Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta Driftsnämnden Psykiatri och ledningen inom förvaltningen. Granskningen omfattar inte samverkan med andra vårdgivare. Metod och genomförande Intervjuer har gjorts med förvaltningschef, tre verksamhetschefer (vuxen öppen vård, vuxen sluten vård respektive barn/ungdom), ekonom, chefläkare samt Drifts-
nämnd Psykiatris presidium. Protokoll samt styr- och uppföljningsdokument har studerats.
Granskningsresultat Inledning Nuvarande förvaltningschef tillträdde i augusti 2012. Under hösten gemomfördes en organisationsförändring som innebar att hela vuxenpsykiatrin sammanfördes till en enhet med en verksamhetschef. Under år 2013 har organisationen åter förändrats med anledning av att uppdraget för en verksamhetschef för vuxenpsykiatrin visat sig vara för omfattande. Under hösten 2013 har vuxenverksamheten delats i en enhet för öppen vård och en för slutenvård. Två nya verksamhetschefer tillträdde oktober 2013 respektive januari 2014. Verksamhetschef för barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) tillträdde under 2013. Nuvarande chefläkare tillträdde i mars 2013. Uppdrag från nämnden Fullmäktiges mål och Hälso- och sjukvårdsstyrelsens (HSS) uppdrag omsätts av nämnden i ett uppdrag till verksamheten kallat Mål och inriktning 2013, Psykiatrin Halland. I uppdraget till verksamheten anges prioriterade mål för aktuellt år. Uppdraget redovisas även till HSS. Till dokumentet Mål och inriktning biläggs likabehandlingsplan, kompetensförsörjningsplan och inriktning av löneöversyn. Mål och inriktning 2013, Psykiatrin Halland antogs av nämnden i november 2012. Intern kontrollplan för 2013 fastställdes i januari 2013. I 2013 års inriktningsbeslut finns prioriterade uppdrag för bl.a. suicidprevention, information och delaktighet, hjälpmedel, köfri vård, tillgänglighet till akutvård, kvalitet, preventivt arbete och vårdprocesser. Samtliga uppdrag kopplas till fullmäktiges mål. I intervjuerna uppges att tidigare var det svårt att förankra uppdragen ner i den operativa verksamheten men att det nu finns bättre former för att arbeta med uppdragen och följa upp ute i verksamheten (se nedan under avsnitt Styrning och uppföljning av verksamheten samt rapportering till nämnden) Dialog mellan nämnd och förvaltningsledning Vid intervjuerna framkommer från både politiker och tjänstemän att det numera upplevs vara en öppen och förtroendefull dialog mellan nämnd och förvaltning. Verksamheten tar upp väsentliga frågor till arbetsutskott och nämnd för information och dialog. Bland annat har frågor om tillgänglighet och bemanning, kvalitet och patientsäkerhet samt införande av Vårdval + varit återkommande i diskussion med nämnden. I planeringen inför år 2014, då nämnden fått en minskad ram, har olika verksamhetsförändringar och dess konsekvenser diskuterats. Ansvarsfördelning och delegation upplevs av de intervjuade ändamålsenlig. Styrning och uppföljning av verksamheten samt rapportering till nämnden Verksamhetens ledningsgrupp omsätter nämndens inriktningsdokument i en verksamhetsplan. Delar av underlagen till verksamhetsplanen utarbetas på avdelnings-
nivå. En handlingsplan för uppföljning av HSS uppdrag och nämndens inriktningsbeslut upprättas. Verksamhetsplanen och handlingsplanen för uppföljning fastställs sedan av nämnden. Verksamheterna arbetar efter verksamhetsplanen och rapporterar resultat för både verksamhet och ekonomi enligt handlingsplanen till nämnden. Ekonomi rapporteras månadsvis och övriga delar vid delårsrapporter alternativt årsvis. Vid behov lämnas även särskild rapportering till nämnden. Under 2013 har arbetats bl.a med tillgänglighet i den öppna vuxenpsykiatrin och utveckling av kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Inom psykiatrin finns numera en läkarchef för hela länet. Läkarresurser har omfördelats för att minska väntetider i vissa delar av vuxenpsykiatrin. Det medicinska ledningsansvaret har tydliggjorts. En organisation har skapats för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet och arbetet med kvalitetsregister har utvecklats. Olika åtgärder har vidtagits för att säkra kompetensförsörjningen genom bl.a. ST-program och trainétjänstgöring för sjuksköterskor. Förberedelser för Vårdval + har genomförts. Kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet har en organisation med en styrgrupp som leds av chefläkaren samt kvalitetsråd i vilka patientsäkerhetsombud från samtliga verksamheter ingår. Styrgruppen har planerat ett antal aktiviteter bl.a. genomgång av anmälningsärenden och formerna för händelse- och riskanalyser. Arbete med att utveckla patientsäkerhetsronder pågår vilket redan används inom BUP. Vidare arbetas med vårdriktlinjer utifrån nationella riktlinjer i syfte att ska underlag för prioritering och att skapa mer samstämmighet i vård och behandling inom regionen. Verksamheten arbetar även med att få fram mer ändamålsenliga kvalitetsindikatorer och andra mätformer som delvis hittills saknats för att kunna förbättra uppföljningen i verksamheten och till nämnden. Åtgärder vid bristande måluppfyllelse samt rapportering till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Vid bristande måluppfyllelse tar förvaltningsledningen på nämndens begäran fram förslag till åtgärder och dessa diskuteras med och godkänns av nämnden. Nämnden informerar vid dialogmöten HSS om större avvikelser samt om planerade åtgärder.
Revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning har varit: Är Driftnämnd Psykiatris styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig? Vår bedömning är att Driftnämnd Psykiatri har en i huvudsak ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Vår bedömning baseras på att det finns ett tydligt uppdrag från nämnden genom Mål och inriktning 2013, Psykiatrin Halland som av verksamheten omsätts i en verksamhetsplan. Verksamhetsplanen kommuniceras med nämnden. Dialog mellan nämnd och förvaltning uppges vara öppen och förtroendefull. Uppföljningen och rapportering av måluppfyllelse och resultat sker regelbundet till Driftsnämnd Psykiatri. Vid bristande måluppfyllelse tas beslut om åtgärder och rapportering av resultat av åtgärder sker löpande. Driftnämnd Psykiatri rapporterar avvikelser till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och planerade åtgärder redovisas. Vi har noterat att det under det senaste ca 1,5 åren genomförts byte av större delen av psykiatrins ledningsgrupp. Ett omfattande förändringsarbete har påbörjats bl.a. kring samverkan mellan nämnd och förvaltning, styrning av verksamheten och kring kvalitets- och patientsäkerhetsfrågor. Former för en förbättrad uppföljning håller på att utvecklas. De hittills genomförda och planerade förändringarna ger enligt vår bedömning förutsättningar för en ändamålsenlig utveckling av verksamheten i enlighet med fullmäktiges mål. Dock kvarstår risk för bristande tillgänglighet främst på grund av brist på nyckelkompetenser och bristande tillgång på andra vårdleverantörer för att säkra vårdgarantin. Christel Eriksson Projektledare/uppdragsledare Bo Thörn Kvalitetssäkrare