HR-processer för Uppsala universitet Sida 1
Introduktion Syfte: Syftet med processerna är att utforma ett tydligt, effektivt och värdeskapande verksamhetsstöd. Genom mer harmoniserade arbetssätt skapar vi också förutsättningar för ett proaktivt arbete där HR funktionens resurser används där de skapar nytta för verksamheten. Roll och ansvarsfördelning i processerna: Genom processerna tydliggörs rollfördelning mellan verksamheten och HR funktionen samt roller och ansvar inom HR funktionen. Gällande simbanan för prefekt/chef/ledare utgörs ansvarsfördelningen i första hand av delegationsordning och/eller uppgiftsfördelningen, i övriga fall gäller lokala tillämpningar på institution/motsvarande Användning: Processerna kan med fördel användas som en handbok vid uppkomna ärenden samt för att arbeta med fortsatt processutveckling. Processerna ska ses som rekommendationer från HR funktionen. 80/20 regeln har gällt vid framtagningen av processerna vilket innebär att anpassningar av processerna kan vara nödvändiga vid specialfall. Dokumenthantering: Beslut om förändringar eller revideringar av processerna tas av personalavdelningen på Uppsala universitet. Personalavdelningen hanterar processerna och uppdaterar vid eventuella förändringars samt säkerställer att den senaste versionen av dokumentet alltid finns tillgänglig på Medarbetarportalen. Sida 2
Processnivåer Namn Nivå Definition Huvudarbetsområde 1 Personalavdelningens fem huvudarbetsområden Processområde 2 Grupperar flertalet processer som bedöms ligga under samma huvudarbetsområde Huvudprocess 3 Definierar framförallt vad som ska göras av vilka i olika steg. En process ska ha en tydlig början, ett tydligt slut och kunna stå för sig själv Del-/underprocess 4 Del av en process eller olika variationer på samma huvudprocess. Exempel rekrytering som utgör en huvudprocess med ledarrekrytering kan utgöra en underprocess Rutin 5 En rutin beskriver hur processen ska genomföras i detalj. Rutinbeskrivningar utformas efter behov och kan tas fram för enskilt processteg eller delar av process Sida 3
Teckenförklaring P = Start/slut i process = Processteget sker i Primula = Huvudarbetsområde E = Processteg = Processteget sker i Edgar = Processområde = Vägval M = Processteget sker i MyNetwork = Huvudprocess = Eventuellt processteg D = Processteget sker i Diariet = Del- /underprocess = Blankett A = Processteget sker i Annonseringsverktyget = Rutin = Arkivering = Process utanför detta dokument Grå = Beslut/motsv. Sida 4
Förklaring av vanligt förekommande aktiviteter Flertalet aktiviteter är vanligt förekommande och är närliggande i betydelse men har en specifik definition. Bredvid definieras några av de vanligaste förkommande aktiviteterna. Bistår aktivt ansvarig person och agerar som konsultativt stöd Bistår ansvarig person att utföra uppgiften och är allmänt behjälplig Medverkar Deltar Personen deltar i aktiviteten och bidrar till dess framdrift Personen deltar i aktiviteten men nivån av deltagande kan variera Dialog Ansvarig person ska föra en dialog om ärendet med berörd person För kännedom Personen ska få relevant information för kännedom Sida 5
Ledning och styrning 1. Rekrytering 2. Medarbetarskap & ledarskap 3. Arbetsmiljö och lika villkor 4. Lönebildning & anställningsvillkor 5. Verksamhetsutveckling & omställning 1.1 Marknadsföra arbetsgivarvarumärke 2.1. Introduktion av nyanställda 3.1. Främjande arbetsmiljöarbete och lika villkor 4.1. Anställningsvillkor 5.1. Organisations- och verksamhetsutveckling 1.2. Rekryteringsförfarande 2.2. Kompetensförsörjningsstöd 3.2. Förebyggande arbetsmiljöarbete och lika villkor 4.2. Lönekartläggning 5.2. Omställning 1.3. Mottagandeservice internationella medarbetare 2.3. Kompetensutveckling 3.3. Reaktivt arbetsmiljöarbete och lika villkor 4.3. Lönesättning 5.3. Avslut av anställningar 2.4. Uppföljning av prestation och utveckling 4.4. Lönerevision 5.4 Disciplinärenden 2.5. Befordran 4.5. Bisysslor 6. Stödprocesser 6.1 Information 6.2. Rådgivning 6.4. Uppföljning 6.5. Systemförvaltning 6.7. Förhandling 6.8. Riktlinjer 6.10. Upphandling 6.11. Administration 6.13 Förändringar i styr och regeldokument 6.3. Beredning 6.6. Avtal 6.9. Rutiner 6.12. Samordning Sida 6
3. Systematiskt arbetsmiljöarbete och lika villkor 3.1. Främjande arbetsmiljöarbete och lika villkor 3.1.1. Hälsofrämjande aktiviteter 3.1.2. Handlingsplan för lika villkor 3.1.3. Handlingsplan för arbetsmiljö 3.1.4. Handlingsplan för arbetsmiljö- och lika villkorsarbete på institutionsnivå/motsv. 3.2. Förebyggande arbetsmiljöarbete och lika villkor 3.2.1. Framtagning av plan för verksamhetsår 3.2.2. Riskbedömning vid planerade förändringar 3.2.3. Genomförande av medarbetarundersökningar 3.2.4. Misstanke om ohälsa eller upprepad korttids-sjukfrånvaro 3.3. Reaktivt arbetsmiljöarbete och lika villkor 3.3.2. Återgång i arbete 3.3.3. Stöd från HR vid kris 3.3.4. Hantering av konflikter, trakasserier eller kränkande särbehandling 3.2.5. Uppföljning efter samtal tre hos FHV Sida 7
3.2.4. Misstanke om ohälsa eller upprepad korttidssjukfrånvaro, Version 2.0, 2017-06-26 Prefekt/chef/ledare V.HR Medarbetare Personalspecialist Roll Fas Kommentar FK FHV Vid misstanke om ohälsa dock senaste vid 6 gångers frånvaro per 12 månader Bevakning av sjukfrånvaro eller misstanke om ohälsa Bedömning om hur kontakt ska ske Kontaktar medarbetaren Behov av åtgärd? Nej Lokal anpassning och uppföljning Dokumentation/ minnesanteckningar/ gemensam handlingsplan Ja Samtal 3.3.2. Återgång i arbete (rehabilitering) Sida 8