Förslag till beslut Tekniska nämnden föreslås besluta att godkänna delårsuppföljning 2 av intern kontrollplan för 2015.



Relevanta dokument
Riskanalys (Tekniska nämnden - Fastighetskontoret)

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Intern kontrollplan 2014, FK deluppföljning 2

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen/Regionala Utvecklingsnämnden/Personalnämnden) RAPPORT 2015

Internkontrollplan Tekniska nämnden - Gatukontoret

Internkontrollplan för stadsbyggnads- och miljönämnden 2013

Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

I Intern kontrollplan 2014 framgår att vissa processer och rutiner ska följas upp i anslutning till delårsbokslut 2.

Granskning av utbetalningar

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November Deloitte All rights reserved.

Uppföljning av internkontrollplan 2014 för Finansförvaltningen och Hamnförvaltningen

Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Yttrande. Granskning av upphandlingar i Malmö stad. Tekniska nämnden föreslås besluta att lämna följande yttrande:

Ärende 22. Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell

Handlingsplan för internkontroll 2019, kommungemensamma kontrollaktiviteter

Tjänsteskrivelse. Delrapport om internkontrollarbetet för år Tjänsteskrivelse delårsrapport internkontroll Bilaga: Intern kontrollplan 2013

Intern kontroll - gemensamma granskningsområden för verksamhetsår 2019 STK

Attestreglemente för Borgholms kommun

Revisionsrapport Leverantörsfakturor Sundsvalls kommun Anneth Nyqvist Maj 2015

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Granskning av kommunens beredskap avseende EKOfrågor (Etik, Korruption och Oegentligheter) Revisorerna Bollnäs kommun

Tjänsteskrivelse. Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2013

Riskanalys. Förskolenämnden

Revisionsrapport momsrutiner

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

Granskning av manuella utbetalningar svar på revisionsskrivelse

4 Sammanfattning av landstingsrevisorernas rapport

System och rutiner 2009

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Granskning av klassificering drift/investering

1. Sammanfattning sid Inledning/ utfört arbete sid Leverantörsfakturor sid Leverantörsfakturor som överstiger kronor sid 3

Granskning av intern och extern representation

Uppföljning internkontroll Tekniska nämnden

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB

Tjänsteskrivelse. Remiss: Strategi för jämställd personalpolitik

Granskning av leverantörsfakturor

Granskning av intäktsredovisning

Jönköpings kommun Uppföljning av tidigare granskning avseende mervärdesskatt. Revisionsrapport 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Nämndens verksamhetsberättelse 2014, Kultur & Utbildning - komplettering med rapport avseende intern kontroll

Löpande intern kontroll i administrativa rutiner Kostnämnden

Revisionsrapport - Granskning av korthantering och representation

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 5 Barn- och ungdomsnämnden Dnr

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013

Granskning av fakturahantering

Granskning av Regionstyrelsens arbete med skydd mot korruption och oegentligheter

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder

Regionstyrelsens arbetsutskott 1-17

Granskning av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar

Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden:

Revisionsrapport. Granskning av mervärdesskatt. Tierp kommun. Maj Åsa Sandgren

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden

Tjänsteskrivelse. Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete att lägga förvaltningens svar till HR-strategiska avdelningen till handlingarna.

Granskning av utbetalningar

Revisionsrapport Granskning av rutiner kring kurser och konferenser samt representation

82 Yttrande - revisionsrapport Uppföljande granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare

Landstinget Dalarna. Förtroendekänsliga poster. Revisionsrapport. KPMG AB 20 januari 2012 Antal sidor: 6

Årlig uppföljning av Malmö stads system för det systematiska arbetsmiljöarbetet arbetsmiljöprocessen

Intern kontrollplan 2013 bilaga 4 Kulturförvaltningen *= kommungemensamma mål

Revisionsrapport Granskning av verifikationer och utbetalningsrutiner

Tjänsteskrivelse. Hyressättning vid Föreningarnas Hus

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Löpande intern kontroll i administrativa rutiner. Kollektivtrafiknämnden. Region Västmanland. Regionens förtroendevalda revisorer Mars 2019

Revisionsrapport. Intern kontroll. Representation Inköp elektroniska artiklar. Lidköpings kommun. Hans Axelsson Cert. kommunal revisor Februari 2013

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Tjänsteskrivelse. Uppföljning av intern kontroll 2015, DR2

Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Laholms kommun. Granskning av kostnader för Representation och resor.

Granskning av arvoden till förtroendevalda

Attestförteckning och nämndspecifika tillämpningsanvisningar

Rapport Internkontroll Kommunstyrelsen

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Uppsala. BUK 3oiM-oi-4,3. Internkontrollplan för 2014 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning. Rutinen fungerar men behöver utvecklas. Dokumenterad rutinbeskrivning saknas

Uppföljning av intern kontroll 2014

DNR: KS2017/761/01. Internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/ (2)

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport Granskning av rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Ragunda kommun

Internkontrollplan för 2018

Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK

Tonnelilla kommun Granskning avseende rutiner och hantering av leverantörsfakturor

Uppföljning av Intern kontroll 2010.

Uppföljning av intern kontrollplan 2013

Beslutsattest i ekonomiska ärenden 2015

Avrapportering av internkontroll för perioden 1 januari till och med 30 april 2014

Rapport om test av kontrollaktiviteter 2018

Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Offentlig sektor KPMG AB sidor

Granskning av landstingets regler och rutiner för attestering av leverantörsfakturor och löner

Externt finansierade projekt

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Kommunstyrelsen Skolnämnden Samhällsnämnden Revisionsrapport Grundläggande granskning 2018

Transkript:

SIGNERAD 2015-09-14 Malmö stad Fastighetskontoret 1 (5) Datum 2015-09-15 Vår referens Susann Knutsson Utvecklingssekreterare Susann.Knutsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Intern kontroll 2015, delårsuppföljning 2 TN-2015-1708 Sammanfattning Tekniska nämnden beslutade den 25 februari 2015, 37, att anta intern kontrollplan 2015 för fastighetskontorets vidkommande. I planen angavs att sex kontrollobjekt skulle följas upp i samband med delårsrapport 2, vilket här görs. Förslag till beslut Tekniska nämnden föreslås besluta att godkänna delårsuppföljning 2 av intern kontrollplan för 2015. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse TN 2015-09-23 Intern kontroll 2015, fastighetskontoret - delårsuppföljning 2 Intern kontrollplan 2015 FK, tabell till DR 2 Beslutsplanering Tekniska nämnden 2015-09-23 Ärendet Tekniska nämnden beslutade den 25 februari 2015, 37, att anta intern kontrollplan 2015 för fastighetskontorets vidkommande. I planen angavs att sex kontrollobjekt skulle följas upp i samband med delårsrapport 2. Uppföljningen redogörs närmare för i bilaga till tjänsteskrivelsen. Bedömning och förslag till åtgärder redovisas för nedan. 1. Föremål för intern kontroll - er, kopplade till EY:s revisionsrapports förbättringsförslag avseende lokalanskaffningsprocessen. Under 2014 granskade EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Malmö stad stadens framtagande av tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet. Tekniska nämnden lämnade ett yttrande över EY:s revisionsrapport med förslag till åtgärder till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade därefter att anta en handlings-

plan (med åtgärder kopplade till EY-rapporten) för arbetet med lokaler för förskole- och skolverksamheter. Samtliga nämnder har anmodats att bidra i det fortsatta utvecklingsarbetet för att skapa en effektiv och ändamålsenlig process för att tillgodose behovet av lokaler för förskole- och skolverksamhet. 2 (5) En utvärdering av lokalförsörjningsplanen 2015-2024 är gjord och lämnad till styrgruppen för lokalförsörjning. Som en följd av detta har en utvecklingsplan lämnats till styrgruppen för lokalförsörjning med förslag till sju delprojekt för fortsatt utveckling för att nå det övergripande målet, d.v.s. en effektiv lokalförsörjningsprocess. Utvecklingsplanens delprojekt beaktar kommunstyrelsens handlingsplan, som därmed kan anses vara inarbetad i utvecklingsplanen. Utvecklingsplanen ska resultera i bl.a. ett styrdokument med processbeskrivningar/arbetsmodeller som ska reglera lokalförsörjningsfrågorna i Malmö stad. Styrdokumentet förväntas innehålla två nivåer; det strategiska perspektivet och det operativa. De pågående arbetena med investeringsstyrningsprojektet för gemensamma investeringar i Malmö stad, Plan för samhällsservicens markbehov i Malmö (PLASMA)samt översyn av lokalanskaffningsprocessen får anses vara beroende av varandra. Investeringsstyrningsprojektet och projektet för översyn av lokalanskaffningsprocessen ska under hösten utvecklas vidare i ett nära samarbete, detta för att underlätta helhetssynen. Arbetet med de åtgärder som tekniska nämnden angav i samrådsyttrandet över EY:s rapport bedöms vara igång. erna har, i vissa delar, emellertid tagit annan form allteftersom kommunstyrelsen, berörda nämnder och förvaltningar strävat efter en helhetssyn på lokalförsörjningen. Handlingsplanen som kommunstyrelsen beslutade i våras har tagits med i utvecklingsplanen för lokalförsörjningen. Utvecklingsarbetet för lokalanskaffningen ska vidareutvecklas under hösten i samarbete med investeringsstyrningsprojektet och med PLASMA. Utvecklingsarbetet är inne i en aktiv fas och en för staden gynnsam helhetssyn bedöms växa fram hos de berörda aktörerna. Behov av åtgärd inom det interna kontroll-arbetet bedöms inte föreligga. 2. Föremål för intern kontroll - Kontroll av upplagda attester i Raindance mot attestinstruktionen. Attestinstruktionen anger förutsättningar och ramar för ekonomiska transaktioner. Kontroll av upplagda attester i Raindance mot fastighetskontorets attestinstruktion har genomförts via stickprov. I två fall saknades det beloppsbegränsning, vilket nu har korrigerats.

Mot bakgrund av att de flesta avvikelserna var av mindre betydelse, görs bedömningen att det råder en god efterlevnad av attestinstruktionen. Emellertid upplevs modellen för beslutsattestanter inom exploateringsverksamheten som invecklad samt administrativt tungt. 3 (5) Ledningsgruppen ska ta ställning till om modell för beslutsattest inom exploateringsverksamheten bör ses över. Frågan ska behandlas under 2016. 3. Föremål för intern kontroll - Följsamhet mot Malmö stads ramavtal inom områdena Kommunikation och Information, Arbetskläder och skyddsutrustning, IT, telefoni och kopiatorer Kommunikation och information Inköpt belopp: 0 kr. Andel inköpt via ramavtal : 0% Arbetskläder och skyddsutrustning Inköpt belopp: 52 tkr. Finns inte ramavtal för detta. De arbetskläder som har köpts in har köpts av samma leverantör som Kommunteknik använder. IT, telefoni och kopiatorer Inköpt belopp: 449 tkr. Andel köpt via ramavtal: 100% Följsamhet avseende ramavtal kommunikation och information går inte att bedöma eftersom det hittills under 2015 inte har köpts in något som faller under dessa ramavtal. För Arbetskläder och skyddsutrustning föreligger inte giltiga ramavtal. Följsamhet avseende ramavtal för it, telefoni och kopiatorer bedöms föreligga. Behov av åtgärd bedöms inte föreligga. 4. Föremål för intern kontroll Följsamhet avseende regler för intern och extern representation Kontroll av att dokumenterade rutiner följs i verksamheten vad gäller syfte, momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker. Genom stickprov oberoende av konto och belopp har 17 fakturor granskats, varav 12 st med anmärkning. Två fakturor saknade syfte, tre hade felaktigt momsavdrag, tre hade felaktig attest, en saknade deltagarförteckning, tre saknade specificering för mat och dryck (konferenser).

4 (5) : Av 17 kontrollerade fakturor hittades fel/avvikelser på 12. Hälften av dessa avvikelser (syfte saknas, deltagarförteckning saknas och felaktig attest) bedöms vara sådana som bör beaktas särskilt. Behov av åtgärd för att öka följsamheten mot regler och attestinstruktion för representation bedöms föreligga. Ledningsgruppen ska behandla ärendet senast hösten 2015. Muntlig genomgång av rutinerna för intern och extern representation vid förvaltningens APT:er, vilket ska ske senast den 31 december 2015. 5. Föremål för intern kontroll Korrekt inregistrering av interna markupplåtelseavtal, lantbruksavtal, arrendeavtal i avtalssystemet Momentum Av 26 kontrollerade avtal hittades en eller flera avvikelser på 14 av avtalen. Ingen av avvikelserna hänför sig till en felaktigt debiterad avgift, däremot saknade ett avtal momspåslag. De flesta avvikelserna påverkar endast rapport- och statistikuttag. De typer av fel som upptäcktes, antingen på originalavtalet eller i avtalssystemet, härrörde sig till areal, kodning, avvikelser i avtalsuppgift, samt frågor om debiteringsspärr. Fel och avvikelser på en tredjedel av de kontrollerade avtalen, även om de är av mindre betydelse, är en indikation på att förvaltningen bör förbättra den interna kontrollen avseende inregistrerade uppgifter på avtalen. Behov av åtgärd för att öka korrekt inregistrering av avtal bedöms föreligga. : Efter uppföljning vid DR 1 gavs avtalsadministratörerna information om att de upptäckta avvikelserna skulle korrigeras samt om hur de själva kan göra en enklare kontroll av att registreringarna är korrekta. Uppföljningen vid DR 2 visar ett fortsatt behov av utbildning så att administratörerna själva kan göra kontinuerlig kontroll av inregistrerade avtalsuppgifter i databasen. Avtalsadministratörer bör dessutom själva göra manualer utifrån sina respektive avtalstyper och verksamheter. Dels för att själva lära sig mer om sina rutiner, men även för att ha ett bra underlag för utbildning av efterträdare. De avvikelser som upptäckts vid denna kontroll ska åtgärdas/kommenteras senast den 31 oktober 2015. Utbildning ska hållas under hösten 2015. Senast under våren 2016 ska rutiner kring Spärrlistan (med bl a debiteringsspärrar) tas fram. 6. Föremål för intern kontroll - Skydd av tillgång till information i mobil enhet (mobiltelefon, Ipad)

Kontroll av användare till mobila enheter följer Malmö stads Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad ( punkt 12.8) avseende skydd av känslig information i mobila enheter i händelse av förlust. 5 (5) Samtliga utdelade mobiltelefoner under en 6 månaders period har kontrollerats. Vidare har stickprov av fyra Ipads gjorts. Samtliga kontrollerade användare hade lösenordsskydd på sina enheter och de hade även säkerhetsinställning för låsning av skärmen vid inaktivitet satt till 1 minut. Följsamhet avseende regler för skydd av tillgång till information i mobil enhet på fastighetskontoret bedöms som tillräcklig. Behov av åtgärd bedöms inte föreligga. ] Ansvariga Klas Johansson Direktör