Riktlinjer för kvalitet

NHET, VERKSAMHETSOMRÅDE NF SAMRÅD N, D, IK DATUM VÅR BETECKNING 2009-11-04 TR12-14 TEKNISK RIKTLINJE REVISION B SvK405, v2.0, 2009-06-04 Riktlinjer för kvalitet TEKNISK RIKTLINJE 2009-11-04 TR12-14 REV B 1/14

Revision Ändringsnot Datum A Ursprungligt utförande B Omarbetad i samband med DoU 2011. Datumsatta utgåvor har funnits tidigare, nu införs Rev-bokstav 09-11-04 2/14

Innehåll 1 Omfattning och tillämpning... 5 2 Referenser... 5 3 Definitioner...6 4 Kvalitetssäkring...6 4.1 Kvalitetssystem...6 4.2 Specificerade dokumentationskrav... 7 4.2.1 Styrning av dokument och data... 7 4.2.2 Drift- och underhållsdokumentation... 7 4.2.3 Styrning av redovisande dokument...8 4.2.4 Slutdokumentation...8 5 Ledningens ansvar...8 6 Kompetens, praktisk utbildning och medvetenhet...9 7 Planering och genomförande...9 7.1 Klarställning av åtagande...9 7.2 Tilläggsarbete...9 7.3 Arbetsmetoder... 10 7.4 Inköp... 10 7.5 Produktion och utförande av tjänster... 10 7.5.1 Drift, underhåll, rondning... 10 7.5.2 Speciella åtgärder...11 7.5.3 Identifikation och spårbarhet...11 7.5.4 Kontroll och provningsstatus...11 7.5.5 Hantering, förvaring, packning, skydd och mottagande av utrustning...11 7.6 Behandling av kontroll-, mät- och provutrustning... 12 3/14

8 Mätning, analys och förbättring... 13 8.1 Allmänt... 13 8.2 Uppföljning och mätning... 13 8.2.1 Kundtillfredsställelse... 13 8.2.2 Interna kvalitetsrevisioner... 13 8.2.3 Kontroll och provning... 13 8.2.4 Dokumentation av kontroll och provning... 14 8.3 Behandling av avvikelser... 14 8.4 Insamling och analys av information... 14 8.5 Förbättring... 14 8.5.1 Ständig förbättring... 14 8.5.2 Korrigerande och förebyggande åtgärder... 14 4/14

1 Omfattning och tillämpning Dessa riktlinjer beskriver de allmänna kraven på kvalitet som Beställaren ställer på drift- och underhållsentreprenader samt säkerhetsrondningar för stationsanläggningar, kraftledningar och ledningsgator. Kvalitetskraven som anges i riktlinjerna är komplement (och inte alternativ) till de tekniska krav som specificeras för entreprenaden. Vid redovisning av metoder och resurser för att uppfylla kvalitetskraven bör följande begrepp och samband användas: > Kvalitetsmanual beskriver Entreprenörens kvalitetssystem. I denna beskrivs omfattningen av företagets egna kvalitetssystem, inklusive kvalitetspolicy, organisation, ingående processer och dess samverkan samt dokumenterade rutiner, för arbetsmetoder > Riktlinjer för kvalitetskrav, upprättas av Beställaren, och beskriver kvalitetskraven för entreprenaden. > Kvalitetsplan, upprättas av Entreprenören, och innehåller eller ger anvisningar om vilka metoder och resurser som kommer att användas för att uppfylla kvalitetskraven i entreprenaden. > Översiktlig kvalitetsplan bifogas anbudet och den slutliga kvalitetsplanen utarbetas successivt under entreprenaden. Beställaren skall på begäran tillställas kompletterande underlag samt beredas möjlighet att genomföra revision av Entreprenörens kvalitetssystem för att avgöra dess funktionalitet/effektivitet för den aktuella entreprenaden. 2 Referenser Kraven ansluter till ISO 9001:2008, Ledningssystem för kvalitet. Entreprenören skall i anbudet ange om han tänker följa ISO 9001 eller om annat kvalitetssystem tillämpas. Entreprenören skall i kvalitetsplanen hänvisa till tillämpliga standarder, bestämmelser och handlingar. 5/14

3 Definitioner Nedan följer en redovisning av speciella begrepp och uttryck som används för att beskriva och redovisa kvalitet. > Kvalitetssystemet utgörs av organisation, ansvar, rutiner, processer och resurser för att leda och styra verksamheten för att uppfylla kvalitetskraven. > Kvalitetssäkring utgör alla systematiska aktiviteter och åtgärder som erfordras för att ge tillräcklig tilltro till givna kvalitetskrav för entreprenaden. > Kvalitetsplan redovisar specifika metoder och resurser som används för att uppfylla kvalitetskraven för den aktuella entreprenaden samt deras ordningsföljd. Planen innefattar organisation, tidsplan, rutiner, kontrollprogram etc. som kommer att tillämpas. > Kompetensplan innehåller redovisning av behov och tillgänglig kompetens hos Entreprenören samt hur den kommer att vidmakthållas. > Kontrollplan utgör en sammanställning av samtliga kontroller (provningar och/eller mätningar) för entreprenaden och innehåller uppgifter om ordningsföljd samt hänvisning till anvisningar och protokoll. > Dokumentationsplan utgör en förteckning över samtliga dokument vilka kommer att användas för den aktuella entreprenaden samt innehåller uppgifter om utgivningsdatum och gällande revision för vart och ett av dokumenten. 4 Kvalitetssäkring 4.1 Kvalitetssystem Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla ett dokumenterat kvalitetssystem som hjälpmedel för att säkerställa att entreprenaden uppfyller specificerade krav. Detta skall innefatta: > Utarbetande av dokumenterade rutiner och instruktioner > Effektivt införande av dessa rutiner och instruktioner. Entreprenören skall tillse att gällande kvalitetskrav överförs till och uppfattas av underentreprenörer/leverantörer. Det åligger Entreprenören att klargöra motiven till kvalitetskraven samt vikten av att kvalitetssäkringsarbetet genomförs som planerat för samtlig berörd personal. Detta kan t.ex. ske genom att genomgång anordnas med personal vid ett eller flera tillfällen. 6/14

Beställaren skall underrättas om när verifieringar kommer att ske och beredas möjlighet att delta vid dessa. Beställarens medverkan vid verifiering fråntar inte Entreprenören ansvaret för entreprenaden. Kvalitetssystemet för entreprenaden redovisas i den slutliga kvalitetsplanen vilken åstadkoms genom komplettering av den översiktliga planen. Planen skall utarbetas successivt under entreprenaden när krav, förutsättningar och tekniska lösningar detaljeras och konkretiseras samt arbetsmetoder läggs fast. Entreprenören skall överlämna kvalitetsplanen till Beställaren inom 6 månader efter erhållet uppdrag. Kvalitetsplanen skall även omfatta: > Kompetensplan > Kontrollplan > Dokumentationsplan Underentreprenörers/leverantörers kvalitetsplaner redovisas integrerat i Entreprenörens kvalitetsplan 4.2 Specificerade dokumentationskrav 4.2.1 Styrning av dokument och data Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för styrning av alla dokument som gäller kvalitetssäkring i entreprenaden. Före utgivningen skall dessa dokument granskas och godkännas av speciellt utsedd personal hos Entreprenören. Denna styrning skall säkerställa att: > Dokument är tillgängliga för att säkerställa att kvalitetssystemet fungerar effektivt > Uppdatering och komplettering sker och distribueras. 4.2.2 Drift- och underhållsdokumentation Entreprenören skall upprätta och successivt uppdatera Dokumentationsplan i vilken samtliga dokument som används för entreprenaden redovisas. I planen anges benämning, utgivningsdatum, gällande revision och datum för senaste ändring. Dokumentationsplanen skall överlämnas till Beställaren inom sex månader efter erhållet uppdrag och vid entreprenadens slut samt därutöver när väsentlig förändring skett. Det åligger Entreprenören att uppdatera dokumentationen när Entreprenören förorsakar ändringen. Ändringar förorsakade av Beställaren ansvarar denne för. Vidare skall båda parterna informera den andra om ändringar i dokumentationen snarast möjligt. Entreprenören ansvarar för att dokumentation förvaras på betryggande sätt. 7/14

4.2.3 Styrning av redovisande dokument Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för identifiering, insamling, registrering, arkivering, underhåll och gallring av redovisande dokument. Redovisande dokument skall bevaras så att det kan visas att erforderlig kvalitet uppnåtts och att kvalitetssystemet fungerar effektivt. Motsvarande dokument från underleverantörer skall utgöra del av dessa. Alla redovisande dokument skall vara entydiga och kunna hänföras till ifrågavarande arbetsmoment eller utrustning. Redovisande dokument skall förvaras på sådant sätt att skada och förlust förhindras samt att de lätt kan återfinnas. Arkiveringstider för redovisande dokument fastställas och dokumenteras. Dessutom skall redovisande dokument hållas tillgängliga för utvärdering av Beställaren eller hans representant under entreprenadtiden. 4.2.4 Slutdokumentation Vid entreprenadens slut skall Entreprenören sammanställa och överlämna all överenskommen dokumentation samt dokumentation av vilken framgår resultat av kontroll, provningar och besiktningar, avvikelser, korrigerande åtgärder etc för i entreprenaden ingående delar. Normalt gäller detta för dokumentation som inte har sparats i Beställarens underhållsystem Banken. 5 Ledningens ansvar Entreprenörens ledning skall definiera och dokumentera företagets allmänna policy för kvalitetsarbete som gäller för den aktuella entreprenaden. Kvalitetspolicyn skall innehålla ett åtagande om ständig förbättring. Entreprenören skall säkerställa att denna policy är förstådd, tillämpad och upprätthållen av alla berörda. Entreprenörens lednings skall säkerställa att Beställarens krav fastställs och uppfylls med målet att öka kundtillfredsställelsen. Entreprenören skall redovisa hur och på vilka grunder kvalitetsansvariga utses. Entreprenören skall också redovisa vem som kommer att vara företagslednings representant med ansvar att säkerställa kvalitetskraven och vem som kommer att vara kvalitetsansvarig i den aktuella entreprenaden. 8/14

6 Kompetens, praktisk utbildning och medvetenhet Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för att identifiera behov av kompetens och upplärning samt sörja för att personal med erforderlig kompetens anlitas. Personalens kompetens skall grundas på erforderlig utbildning, träning och erfarenhet. Personalen skall vara medveten om relevansen hos och betydelsen av de aktiviteter de utför. Dokumentation avseende upplärning skall bevaras. Effekt av genomförda utbildningsinsatser skall utvärderas. Entreprenören skall upprätta och successivt uppdatera Kompetenssplan i vilken redovisas behov av kompetens för entreprenadens fullgörande och Entreprenörens nuvarande kompetensprofil inklusive ålder och antal personer samt utbildningsprogram för företagets långsiktiga kompetensutveckling. Kompetensplanen skall överlämnas till Beställaren inom sex månader efter erhållet uppdrag samt när väsentlig förändring skett. 7 Planering och genomförande 7.1 Klarställning av åtagande Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för att säkerställa att klarhet råder om åtagandet, både gentemot Beställaren och mot underentreprenörer/leverantörer. Varje åtagande skall granskas av Entreprenören för att säkerställa att: > Kraven är definierade och dokumenterade, krav på teknisk prestanda framgår samt att det är angivet hur verifikation av dessa skall tillgå > Krav som avviker från uppgifter i anbud klarläggs och behandlas > Entreprenören har förmåga att uppfylla kraven Dokumentationen från sådana genomgångar skall bevaras. Genomgången utgör förutsättning för arbetets igångsättande. 7.2 Tilläggsarbete Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för att kvalitetssäkra tilläggsarbete. Krav på att sådana åtgärder skall införs i kvalitetsplanen. 9/14

7.3 Arbetsmetoder Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för att styra och verifiera arbetsmetoder för drift respektive underhåll av delar vilka ingår i entreprenaden i syfte att därigenom säkerställa att specificerade krav uppfylls. Entreprenören skall utarbeta planer som identifierar ansvaret för varje arbetsmetod och dess utveckling. Planerna skall beskriva eller ange dessa aktiviteter och skall uppdateras så snart någon förändring sker. Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för identifiering, dokumentering, genomgång och godkännande av alla ändringar och modifieringar av arbetsmetoder. Entreprenören skall planera, införa, dokumentera och verifiera utarbetandet av arbetsmetod. Innan utvecklad arbetsmetod tillämpas skall den accepteras av Beställaren. 7.4 Inköp Entreprenören skall säkerställa att inköpta utrustningar och tjänster överensstämmer med specificerade krav. Entreprenören skall välja leverantör på basis av deras förmåga att uppfylla tillämpliga krav, inklusive kvalitetskrav. Entreprenören skall också upprätta en förteckning över leverantörer och hålla denna aktuell. Specificerade utrustningar vilka Beställaren själv anskaffar, är undantagna från Entreprenörens ansvar för kvalitet. Beställaren eller hans representant skall tillförsäkras rätten att vid källan eller vid mottagandet verifiera att de inköpta utrustningarna eller tjänsterna överensstämmer med specificerade krav. Då Beställaren eller hans representant väljer att utföra verifiering hos underleverantören, får Entreprenören inte använda denna verifiering som bevis på effektiv styrning av kvaliteten hos underleverantören. 7.5 Produktion och utförande av tjänster 7.5.1 Drift, underhåll, rondning Entreprenören skall identifiera och planera de arbetsuppgifter som ingår i entreprenaden. Entreprenören skall säkerställa att dessa uppgifter utförs under styrda förhållanden, vilket skall innefatta: > Dokumenterade arbetsinstruktioner som definierar förfarandet i de fall som frånvaro av sådana instruktioner skulle kunna ha negativ inverkan på kvaliteten, användning av lämpligt förfarande, lämplig arbetsmiljö samt i överenskommelse med åberopade standarder/normer och kvalitetsplaner > Övervakning och styrning av arbetsuppgifter under utförandet > Godkännande av förfarande och verktyg, när så erfordras 10/14

> Kriterier för utförande, vilka i största möjliga utsträckning skall anges i skriftliga specifikationer eller med hjälp av exempel. 7.5.2 Speciella åtgärder Speciella åtgärder är åtagande, vars resultat inte till fullo kan verifieras genom efterföljande kontroll och provning samt där till exempel brister kan komma att uppdagas först efter entreprenadens slut. Processer för speciella åtgärder skall valideras för att visa förmåga att uppnå avsedda resultat. Följaktligen krävs kontinuerlig övervakning eller att dokumenterade förfaranden följs för att säkerställa att de specificerade kraven uppfylls. Dessa åtgärder skall särskilt godkännas. Dokumentation över speciella åtgärder, godkännande av utrustningar och kvalificering av anlitad personal skall bevaras. I kvalitetsplanen med tillhörande kontrollplan skall anges vilka åtgärder som kräver speciellt godkännande. 7.5.3 Identifikation och spårbarhet Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för att kunna hänföra utrustningar eller tjänster till ritningar, specifikationer eller andra dokument under alla faser av entreprenaden. I den utsträckning spårbarhet är ett specificerat krav skall varje enskild enhet ha entydig identifikation, vilken skall vara dokumenterad. 7.5.4 Kontroll och provningsstatus Utrustningarnas kontroll- och provningsstatus skall anges med hjälp av märkning, auktoriserade stämplar, etiketter, följesedlar, kontrollrapporter, dataregister, fysisk lokalisering eller andra lämpliga medel. Dessa ska visa om utrustningen uppfyller kraven eller ej enligt den kontroll eller provning som utförts. Angivelsen av kontroll- och provningsstatus skall bibehållas, om nödvändigt, under hela entreprenadtiden för att säkerställa att endast utrustningar som genomgått de föreskrivna kontrollerna och provningarna används eller installeras. Dokumentation skall identifiera den instans som är ansvarig för att utrustningen uppfyller ställda krav. 7.5.5 Hantering, förvaring, packning, skydd och mottagande av utrustning Entreprenören skall upprätta, dokumentera och vidmakthålla rutiner för hantering, förvaring, packning och mottagande av utrustning. Entreprenören skall ha rutiner för lagring och hantering av material på anläggningsplatsen, så att det är säkerställt att material ej skadas under lagringstiden. Detta skall framgå av Entreprenörens kvalitetsplan. 11/14

7.6 Behandling av kontroll-, mät- och provutrustning Entreprenören skall hålla ordning på, kalibrera och underhålla kontroll-, mät- och provningsutrustning för att kunna visa att delar vilka omfattas av entreprenaden uppfyller specificerade krav. Detta gäller oavsett om utrustningen ägs av Entreprenören, är inlånad eller tillhandahålls av Beställaren. Utrustningen skall användas på ett sätt som säkerställer att mätosäkerheten är känd och förenlig med kravet på mätnoggrannhet. Entreprenören skall: > Fastställa vilka mätningar som skall göras och vilken noggrannhet som krävs samt välja lämplig kontroll-, och mät- och provningsutrustning > Identifiera, kalibrera och justera all kontroll-, mät- och provningsutrustning. Detta görs mot normaler som skall vara spårbara till nationellt erkända normaler. Om inga sådana normaler existerar skall grunderna för kalibreringen dokumenteras > Upprätta, dokumentera och uppdatera kalibreringsinstruktioner, innefattande uppgifter om typ av utrustning, identifieringsnummer, lokalisering, kalibreringsfrekvens, kalibreringsmetoder, acceptanskriterier och åtgärder som skall vidtas då resultaten är otillfredsställande > Säkerställa att kontroll-, mät- och provningsutrustningen har nödvändig noggrannhet > Förse kontroll-, mät- och provningsutrustningen med lämplig märkning eller på annat sätt visa kalibreringsstatus > Bevara dokumentation av resultat från kalibrering av kontroll-, mät- och provningsutrustning > Bedöma och dokumentera giltigheten av tidigare kontroll- och provningsresultat då kontroll, mät- och provningsutrustningen senare befinns inte uppfylla kraven > Säkerställa att miljöbetingelserna är lämpliga för de kalibreringar, kontroller, mätningar och provningar som utförts > Säkerställa att hantering, skydd och förvaring av kontroll-, mät- och provningsutrustningen är sådan att noggrannhet och användbarhet bibehålls > Skydda kontroll-, mät- och provningsutrustningen, inklusive tillhörande programvara, mot förändringar som skulle kunna göra kalibreringen ogiltig. Då Beställaren eller hans representant så begär, skall han få information om provningsutrustningen för att förvissa sig om att den är lämplig. 12/14

8 Mätning, analys och förbättring 8.1 Allmänt Entreprenören skall planera och införa processer för den uppföljning, mätning, analys och förbättring som krävs för att uppfylla krav på genomförda arbeten och ständigt förbättra kvalitetsstyrningen. Entreprenören skall ta beslut om lämpliga metoder, inklusive statistiska metoder som erfordras för att verifiera kvaliteten i entreprenaden. 8.2 Uppföljning och mätning 8.2.1 Kundtillfredsställelse Entreprenören skall i dialog med Beställaren hålla sig informerad om Beställarens uppfattning om hur Entreprenören uppfyller Beställarens krav. 8.2.2 Interna kvalitetsrevisioner Entreprenören skall genomföra, planerade och dokumenterade interna kvalitetsrevisioner för att verifiera att kvalitetssäkringen överensstämmer med vad som planeras och för att fastställa kvalitetssystemets effektivitet. Revisionerna och tillhörande uppföljningar skall utföras enligt dokumenterade rutiner. Resultaten av revisionerna skall dokumenteras och göras kända för de ansvariga inom det reviderade området. Den ansvariga ledning för det reviderade området skall vidta åtgärder för att korrigera de brister som påträffats vid revisionen och genomföra korrigerande åtgärder som säkerställer att bristen inte upprepas. Beställaren har rätt att hos Entreprenören genomföra kvalitetsrevisioner med avseende på entreprenaden. Entreprenören skall också förbehålla Beställaren denna rätt hos underentreprenörer och leverantörer. Beställarens kvalitetsrevision fritar inte Entreprenören från ansvar för sin kvalitetssäkring. 8.2.3 Kontroll och provning Entreprenören skall upprätta en kontrollplan där samtliga kontroller och provningar redovisas. Planen skall utarbetas successivt under entreprenaden när krav, förutsättningar och tekniska lösningar detaljeras och konkretiseras. Kontrollplanen skall ange ordningsföljd, tidpunkt och metoder som skall användas samt innehålla hänvisning till protokoll. Beställaren skall beredas möjlighet att verifiera kontrollernas och provens överensstämmelse med specificerade krav. 13/14

8.2.4 Dokumentation av kontroll och provning Entreprenören skall upprätta dokumentation som visar att Beställarens utrustning genomgått kontroll och provning med angivna acceptanskriterier. Samtliga mätningar skall protokollföras och sparas i Banken. 8.3 Behandling av avvikelser Entreprenören skall upprätta och vidmakthålla rutiner för att säkerställa att arbetsmetoder och utrustningar som inte överensstämmer med specificerade krav förhindras att oavsiktligt användas eller installeras. Rutinerna skall omfatta identifiering, dokumentering, utvärdering, avskiljning då så är praktiskt möjligt samt beslut om åtgärder och information till berörda instanser. Entreprenören skall redovisa rutiner för att ta hand om avvikelser från specificerade krav. Det gäller såväl vid egenkontroll som vid Beställarens anmärkningar och besiktningsanmärkningar. 8.4 Insamling och analys av information Entreprenören skall samla in och analysera information för att avgöra om man uppfyller krav på levererad tjänst, om kundtillfredsställelse uppnås, om egenskaper i utfört arbete samt för att identifiera möjligheter till förebyggande åtgärder och erhålla relevant kunskap om leverantörer. 8.5 Förbättring 8.5.1 Ständig förbättring Entreprenören skall ständigt förbättra kvalitetsstyrningen av entreprenaden. 8.5.2 Korrigerande och förebyggande åtgärder Entreprenören skall upprätta, dokumentera och vidmakthålla rutiner för att: > Undersöka orsaken till avvikelse och genomföra erforderliga korrigerande åtgärder för att förhindra upprepning > Säkerställa att korrigerande åtgärder vidtas och att de är effektiva > Genomföra och dokumentera ändringar i rutinerna till följd av korrigerande åtgärder > Analysera alla arbetsoperationer och redovisande dokument för att upptäcka och eliminera potentiella orsaker till avvikelser > Initiera förebyggande åtgärder i den omfattning som motiveras av de konstaterade riskerna > Dokumentera resultaten av vidtagna åtgärder > Granska hur effektiva de förebyggande åtgärder har varit. 14/14