kvalitetsmanual för Energideklaration för byggnader

Transkript

1 Datum Utgåva 2 ISSN Vägledning för upprättande av kvalitetsmanual för ackrediterade kontrollorgan Energideklaration för byggnader

2 Kapitel Datum: SIDFÖRTECKNING Energideklaration för byggnader INTRODUKTION Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (SWEDAC) har utformat en vägledning till företag som ämnar utarbeta en kvalitetsmanual i samband med ackreditering för energideklaration för byggnader. Avsikten är att visa på ett sätt att uppfylla kraven på dokumentation av kvalitetssystemet i form av en kvalitetsmanual. Vägledningen gör inte anspråk på att vara heltäckande. Vid bedömning inför ackreditering är det kraven enligt SWEDAC:s föreskrifter och eventuella tilläggskrav, t ex från föreskrivande myndigheter, som gäller. Vägledningen följer de krav på kontrollverksamheten som ställs i SWEDAC:s allmänna föreskrifter för ackrediterade kontrollorgan. Föreskrifterna är baserade på kraven i SS-EN ISO/IEC 17020, allmänna krav på verksamhet hos olika typer av organisationer som utför kontroll. Företag som redan har en annan ackreditering eller ett kvalitetssystem, t ex enligt SS-EN ISO 9001, behöver inte dubblera sin dokumentation i de avsnitt som uppfyller kraven för ackreditering av kontrollorgan.( Dock bör tydlig referens göras till den dokumentation man hänvisar till i kvalitetssystemet för ISO 9001). Kvalitetssystemet bör givetvis anpassas till det aktuella företaget, t ex vad gäller organisatorisk struktur, verksamhet, storlek etc. Dock gäller att företaget måste visa hur man uppfyller gällande krav. Denna vägledning är uppbyggd som en kvalitetsmanual. För läsbarhetens skull har underrubriker introducerats. Vägledningen är generell och individuell anpassning är därför nödvändig. Vägledningen är inget kravdokument utan en rekommendation. Det innebär att annan disposition och andra rubriker i kvalitetsmanualer godtas inför en ackreditering under förutsättning att det system som beskrivs uppfyller kraven i SWEDAC: s allmänna föreskrifter för ackrediterade kontrollorgan samt de tillämpliga särskilda föreskrifter som meddelats av SWEDAC. Ytterligare förklaringar och råd fås genom SWEDAC DOC 05:7, som är EA:s (European co-operation for Accreditation) allmänna råd vid tillämpning av SS- EN ISO/IEC Kvalitetsmanualen kan även innehålla avsnitt för den övriga verksamheten utöver själva kontrollverksamheten. Användare är i första hand berörd personal på det egna företaget. Vid utarbetande av en kvalitetsmanual är det viktigt att komma ihåg att denna endast ska innehålla dokument som är upprättade enligt de regler som Ni anger under avsnittet dokumentstyrning. Varje dokument skall ha en identitet och omfattas av den rutin för dokumentstyrning som fastställs. Det är till exempel olämpligt att förvara föreskrifter, utbildningsbevis etc. i manualen. Sådana dokument bör förvaras på annan plats. I manualen bör endast finnas en dokumentförteckning, samt en hänvisning till var dokumenten förvaras. Uppgifter inom parentes anger referens till kravelement i standarden SS-EN ISO/IEC 17020, Allmänna krav på verksamhet hos olika typer av organisationer som utför kontroll.

3 Kapitel Datum: SIDFÖRTECKNING Kapitel Utgåva nr Sida nr Utgivningsdatum Sidförteckning Innehållsförteckning

4 Sida nr: 1 (2) Kapitel Datum: INNEHÅLLSFÖRTECKNING Kapitel Titel 1 Administrativa krav 1.1 Företagsuppgifter 1.2 Ackrediteringens omfattning 1.3 Ansvarsförsäkring 1.4 Villkor för affärsverksamheten 2 Oberoende, opartiskhet och integritet 2.1 Allmänt 3 Sekretess 3.1 Allmänt 4 Ledning och organisation 4.1 Organisation 4.2 Tekniskt ansvarig 4.3 Behörig personal 4.4 Arbetsbeskrivning 4.5 Befattningsbeskrivningar, krav på kompetens 5 Kvalitetssystem 5.1 Kvalitetspolicy 5.2 Kvalitetsansvarig 5.3 Dokumentstyrning 5.4 Kvalitetskontroll 5.5 Interna revisioner 5.6 Erfarenhetsåterföring 5.7 Kvalitetssystemgenomgång 6 Personal 6.1 Utbildnings- och meritförteckningar 6.2 Utbildningsplan 6.3 Riktlinjer för personalens uppträdande 6.4 Ersättning till personalen 7 Lokaler och utrustning 7.1 Kontrollplatser 7.2 Utrustningsförteckning 7.3 Underhållsrutiner med journaler 7.4 Kontrollrutiner med journaler 7.5 Defekt kontrollutrustning 8 Kontrollmetoder och rutiner 8.1 Gällande föreskrifter

5 Sida nr: 2 (2) Kapitel Datum: INNEHÅLLSFÖRTECKNING Kapitel Titel 8.2 Metoder 9 Redovisande dokumentation och hantering av kontrollrapporter 9.1 Allmänt 9.2 Återkallande av kontrollrapport 10 Underleverantörer 10.1 Underleverantörsregister 11 Klagomål och omprövning 11.1 Handhavande av klagomål 11.2 Omprövning 11.3 Exempel på uppgifter som skall förtecknas

6 Kapitel 1 Datum: ADMINISTRATIVA KRAV 1 Administrativa krav (pkt 3) 1.1 Företagsuppgifter Ange de uppgifter som gäller för företaget: namn, adress, postadress, besöksadress, ev. E-postadress, ev. hemsida, telefonnummer, telefaxnummer, ackrediteringsnummer, organisationsnummer, juridisk status och ev. huvudman. 1.2 Ackrediteringens omfattning (pkt 3.3) Ackrediteringsområden Ange för vilken verksamhet/ackrediteringsområden företaget söker/har ackreditering. Aktuell omfattning av sökt ackreditering framgår av bilaga E till SWEDAC:s ansökningshandling. 1.3 Ansvarsförsäkring (pkt 3.4) Ange försäkringsbolag och försäkringsnummer till företagets ansvarsförsäkring samt var försäkringsbrevet förvaras. (OBS! Försäkringen skall omfatta skydd mot ekonomiskt skadestånd.) 1.4 Villkor för affärsverksamheten (pkt 3.5) Beskriv villkoren för affärsverksamheten, hur upprättas och genomförs de ekonomiska villkoren samt övriga villkor med kunderna t.ex. leveransbestämmelser.

7 Kapitel 2 Datum: OBEROENDE, OPARTISKHET OCH INTEGRITET 2 Oberoende, opartiskhet och integritet (pkt 4) 2.1 Allmänt Beskriv på vilket sätt kontrollorganet säkerställer att dess personal som utför besiktning, försäkrar att de vid besiktning, följer gällande regler och att personer eller organisationer utanför såväl som innanför kontrollorganet inte kan påverka resultatet. Låt varje person, som utförbesiktning, genom sin namnteckning på ett lämpligt formulär försäkra att de skall följa regler och inte låta sig påverkas. För kontrollorgan typ C kan annan verksamhet förekomma inom företaget. I detta fall gäller att personal inom kontrollorganet som även kan ha andra arbetsuppgifter är väl förtrogna med SWEDAC föreskrift STAFS 2007:8 6. Personalen skall även underteckna en försäkran att göra åtskillnad mellan serviceåtgärder och sin roll som kontrollant / besiktningsman. Ange var formulären förvaras.

8 Kapitel 3 Datum: SEKRETESS 3 Sekretess (pkt 5) 3.1 Allmänt Beskriv i en rutin på vilket sätt kontrollorganet säkerställer att dess personal för utomstående inte röjer uppgifter om vad som framkommer i samband med besiktning. Låt varje person som utför besiktning, alternativt på annat sätt kommer i kontakt med uppgifter i samband med besiktning, på ett lämpligt formulär genom sin namnteckning försäkra att inte för utomstående lämna uppgifter som framkommer i samband med besiktning. Ange var formulären förvaras.

9 Sida nr: 1 (2) Kapitel 4 Datum: LEDNING OCH ORGANISATION 4 Ledning och organisation (pkt 6) 4.1 Organisation Visa med schema eller beskriv företagets organisation. Samtliga ledande befattningar som kan påverka kontrollverksamheten skall anges. Visa med schema eller beskriv verksamheten med besiktning. Beskriv kontrollorganets organisation samt var i den ordinarie organisationen besiktning bedrivs. 4.2 Tekniskt ansvarig (pkt 6.3) Ange vem som är tekniskt ansvarig. Om företaget har utsett flera tekniskt ansvariga (för olika ackrediteringsområden) skall detta anges. Observera att den tekniskt ansvarige har det övergripande ansvaret för den ackrediterade kontrollverksamheten. Denne måste därför ha lämpliga befogenheter och kompetens för uppgiften. Om den tekniskt ansvarige eller dennes ersättare inte har en odiskutabel auktoritet genom en ledande befattning i den ordinarie organisationen bör dennes ansvar och befogenheter dokumenteras, t ex i en befattningsbeskrivning. Ange ersättare för den tekniskt ansvarige. Ersättare skall även anges för alla chefer som ansvarar för ackrediterade kontrolltjänster. 4.3 Behörig personal Namnge den eller de personer som är certifierade enligt Boverkets föreskrift BFS 2007:5, CEX 1 och för vilken klass och certifikatnummer. Namnge de personer som har behörighet att utföra besiktning under certifierad arbetsledare och i vilken omfattning. Namnge den eller de personer som har behörighet att inmata uppgifter till Boverkets register 4.4 Arbetsbeskrivning Beskriv relativt kortfattat vem som gör vad och vem som är ansvarig. Beskrivningen får inte förväxlas med de mer tekniskt detaljerade anvisningarna för hur besiktning ska utföras (se vidare under kapitel 8, Kontrollmetoder och rutiner ). Beskriv vem som ansvarar för respektive delmoment under ett kontrollärendes handläggning (flödet). Här anges de mest väsentliga administrativa och praktiska delmomenten (t ex ordermottagning, utfärdande av arbetsorder, utfärdande av kontrollrapport osv.)

10 Sida nr: 2 (2) Kapitel 4 Datum: LEDNING OCH ORGANISATION 4.5 Befattningsbeskrivningar, krav på kompetens (pkt 6.6.) Upprätta befattningsbeskrivningar för alla funktioner som förekommer inom kontrollorganet (tekniskt ansvarig, kvalitetsansvarig, kontrollanter för olika områden). Beskrivningarna skall innefatta krav på utbildning, upplärning/introduktion, teknisk kunskap och erfarenhet. Moment som kan ingå i en sådan kravspecifikation är: a/ Grundutbildning och relevant erfarenhet b/ Introduktionsperiod c/ Specialutbildning inom området d/ Arbetsperiod tillsammans med erfaren och ansvarig person e/ Befogenheter f/ Skyldigheter Kraven kan behöva kompletteras med företagets egna krav och andra särskilda behov.

11 Sida nr: 1 (3) Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM 5 Kvalitetssystem (pkt 7) 5.1 Kvalitetspolicy (pkt 7.1) Beskriv den av företagets ledning fastställda kvalitetspolicyn. Kontrollorganet skall definiera och dokumentera sin policy, sin målsättning och sina utfästelser vad gäller kvalitet i den ackrediterade verksamheten och skall säkerställa att denna policy förstås, tillämpas och upprätthålls på varje nivå i organisationen. 5.2 Kvalitetsansvarig (pkt 7.4) Utse en person som har fastställda befogenheter och ansvar för kvalitetssäkringen inom kontrollorganet samt ev. ersättare. Kvalitetsansvarig skall ha direktkontakt med företagets högsta ledning. 5.3 Dokumentstyrning (pkt 7.6) Ange vilka uppgifter som skall finnas på varje dokumenthuvud samt vem som godkänner dokument i manualen samt hur godkännandet går till (t.ex. handsignatur). Beskriv processen/hur man går tillväga för att säkerställa att de dokument som används/är kravdokument inom kontrollorganets ackreditering är uppdaterade, t.ex.bevakning av olika myndigheters föreskrifter med tidsintervall om t.ex. var tredje månad. Beskriv hur man avser kunna kontrollera giltigheten/aktualiteten hos samtliga i manualen ingående dokument. (Uppdateringar kan verifieras i sidförteckningen, se exempel på sidförteckning i denna vägledning). Sidförteckningen skall ses som en sammanställning över aktuella dateringar för alla dokument i kvalitetsmanualen). Ange till vilka manualen är distribuerad samt var den finns att tillgå för kontrollpersonalen. Beskriv hur uppdateringar av kvalitetsmanualen utförs t.ex. sida för sida eller hela kapitel. Beskriv hur makulerade dokument hanteras och ange var de arkiveras. Ett exemplar skall sparas viss tid (förslagsvis 5 år).

12 Sida nr: 2 (3) Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM 5.4 Kvalitetskontroll (pkt 6.4) Kvalitetskontrollerna utgör en del av de revisioner kontrollorganet har att utföra för att försäkra sig om att verksamheten bedrivs på avsett sätt. Syftet är att stickprovsvis genom övervakning följa upp att de som utför besiktning dels använder rätt metoder och utrustning samt att utrustningen kontrollerats. Uppföljningen skall omfatta såväl tekniska som administrativa rutiner och all kontrollpersonal. Övervakningen ska utföras av någon som är väl förtrogen med besiktning. Stickprov ska även omfatta s.k. bevittnad kontroll, d.v.s. att någon, väl förtrogen med besiktningarbetet, övervakar besiktningen. Frekvensen av bevittnad kontroll ska vara tillräckligt hög för att säkerställa att personalen är väl förtrogen med gällande rutiner och hur dessa skall tolkas. Bevittning skall innehålla alla delar av besiktningsförfarandet. Beskriv omfattning och frekvens av kvalitetskontroller. Ange vem som skall utföra kvalitetskontroller. Bör normalt vara den tekniskt ansvarige eller annan av denne utsedd kompetent person. Beskriv hur utförda kontroller dokumenteras. Det kan vara lämpligt att upprätta ett särskilt protokoll för kvalitetskontroller som konkret anger vad som skall kontrolleras. Ange även var dokumentation från genomförda kontroller förvaras. 5.5 Interna revisioner (pkt 7.7) Beskriv hur interna revisioner går till, dess omfattning och frekvens. Upprätta plan för revisioner samt ange var planen finns att tillgå. Vid intern revision kan en genomgång ske på så sätt att personalen får beskriva sina arbetsuppgifter och sättet de utförs på. Man granskar objektivt några slumpmässigt utvalda arbetsmoment för att se om dessa stämmer, dokumenterar det man sett och går tillbaka till manualen för att se ifall arbetsmomenten görs på så sätt som man beskrivit. De delar som man hittar som inte stämmer överens med det man beskrivit från början, är värdefull information till förbättringar av ledningssystemet och som man tar med vid ledningens genomgång. Mer information finns i SWEDAC DOC 05:6, kapitel 6 och 7. En fullständig revision av kvalitetssystemet skall utföras minst en gång per år. Beskriv vilka moment man har tittat på, vad som har upptäckts och vilka korrigerande åtgärder som har utförts. Revisionen bör utföras av någon med god kännedom om verksamheten. Beskriv hur revisionerna dokumenteras.

13 Sida nr: 3 (3) Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM Dokumentation från revisioner bör lämpligen arkiveras tillsammans med SWEDAC:s bedömningsrapport. Med fullständig kvalitetsrevision avses en egen kritisk granskning av kontrollorganets kvalitetssystem. Vid revisionen kontrolleras om krav och rutiner i kvalitetsmanualen och därtill hörande kvalitetsdokument tillämpas på alla nivåer i verksamheten och är uppdaterat 5.6 Erfarenhetsåterföring, avvikelsehantering (pkt 7.8) Beskriv på vilket sätt kontrollorganet tar hand om upptäckta avvikelser i kvalitetssystemet eller kontrollverksamheten (procedurerna). Ange till vem man rapporterar avvikelser som upptäckts. 5.7 Kvalitetssystemgenomgång (pkt 7.9) Beskriv omfattning och frekvens av genomgångar (skall utföras minst en gång per år). Beskriv hur kvalitetssystemgenomgångar dokumenteras och var dokumentation från genomförda genomgångar förvaras. Med kvalitetssystemgenomgångar avses företagsledningens genomgångar och utvärderingar av kvalitetssystemet. Anmärkningar, slutsatser och rekommendationer från revisioner bör ligga som underlag vid kvalitetssystemgenomgångar. En utförligare beskrivning finns i SWEDAC DOC 05:6. Kvalitetssystemgenomgången kan t ex innehålla följande punkter: a) genomgång av föregående protokoll b) rapporter från föregående tillsyn av SWEDAC c) rapporter från de egna interna revisionerna d) rapporter från de egna kvalitetskontrollerna e) uppgifter om inkomna klagomål f) behov av förbättringar i kvalitetssystem eller manual g) beslut om åtgärder och tidplan för genomförande h) behov av ytterligare personal, utbildning eller utrustning

14 Kapitel 6 Datum: PERSONAL 6 Personal (pkt 8) 6.1 Utbildnings- och meritförteckning (pkt 8.4) Hos kontrollorganet skall hållas ett register över utbildning och meriter för samtlig personal. Dokumentera hur personalen uppfyller kraven på kompetens enligt punkt 4.5. I manualen skall hänvisning finnas till plats/dokument där uppgifterna finns att tillgå. 6.2 Utbildningsplan (pkt 8.3) Kontrollorganet skall dokumentera rutiner för hur dess personal introduceras i verksamheten. Beskrivningen skall även innehålla rutiner för hur upplärning och fort- och vidareutbildning avses att bedrivas för ingående personal för att säkerställa att kompetensen hålls aktuell. I standarden SS-EN ISO/IEC talas om utbildningsprogram. Kontrollorganet ska beskriva på vilket sätt man avser att genomföra nödvändiga informations- och utbildningsinsatser för att hålla kontrollpersonalens kompetens aktuell. Exempel på information som kan behöva fångas upp och föras vidare till berörd personal kan vara ändrade föreskrifter eller branschnormer, ändrade kontrollmetoder, meddelanden från SWEDAC eller Boverket. Av beskrivningen skall även framgå hur man dokumenterar genomförd utbildning eller information, samt var uppgifterna arkiveras. 6.3 Riktlinjer för personalens uppträdande (pkt 8.5) Beskriv företagets anvisningar till personalen angående personligt uppträdande och andra erforderliga rutiner. (Kan även ingå i kontrollorganets kvalitetspolicy.) 6.4 Ersättning till personalen (pkt 8.6) Beskriv personalens ersättningsformer t.ex. fast tim- eller månadslön. Observera att direkt ackord eller beting inte får förekomma.

15 Sida nr: 1 (2) Kapitel 7 Datum: LOKALER OCH UTRUSTNING 7 Lokaler och utrustning (pkt 9) 7.1 Kontrollplatser (pkt 9.2 och 9.4) Besiktning utförs hos uppdragsgivare. 7.2 Utrustningsförteckning (pkt 9.15) Ange erforderlig utrustning. Av kraven på ackreditering framgår även hur utrustning skall kalibreras och underhållas. All utrustning som används i samband med ackrediterad kontroll skall noteras i en utrustningsförteckning. 7.3 Underhållsrutiner med journaler (pkt 9.5) Beskriv detaljerat vad som ingår i underhåll och service samt hur ofta det skall utföras. Ange hur underhåll och service dokumenteras samt upprätta journaler som är anpassade efter respektive utrustning och ange var dessa finns att tillgå. Ange även var instruktioner/användarmanualer för utrustningen finns att tillgå. 7.4 Kalibreringsrutiner med journaler (pkt 9.6 och 9.7) Beskriv rutin för kalibrering och kontroll av utrustningen. Upprätta kontrolljournaler som är anpassade för respektive utrustning, samt ange var dokumentation från tidigare utförda kalibreringar och egenkontroller finns att tillgå. För mätutrustning skall anges den största mätosäkerhet som kan accepteras vid kalibrering/kontroll av utrustningen i fråga. Ange med vilken periodicitet kalibrering och kontroll skall utföras. Utförd kalibrering och kontroll skall noteras i kontrolljournal. Av journalen skall framgå mot vilken "normal" kontrollen sker. Referensnormaler ska vara kalibrerade av ett ackrediterat kalibreringslaboratorium. 7.5 Defekt kontrollutrustning (pkt 9.14) Beskriv hur man hanterar defekt utrustning, eventuell märkning och dokumentation i underhållsjournal.

16 Kapitel 8 Datum: KONTROLLMETODER OCH KONTROLL- RUTINER 8 Kontrollmetoder och rutiner (pkt 10) 8.1 Gällande föreskrifter Här anges för aktuella ackrediteringsområden gällande föreskrifter från föreskrivande myndigheter. Ange vilka föreskrifter och andra dokument som gäller med beteckning (t.ex. BFS 2007:4) och namn (t.ex. Boverkets föreskrift och allmänna råd om energideklaration för byggnader) samt var föreskrifterna finns att tillgå. SWEDAC:s gällande föreskrifter STAFS 2007:7 Allmänna föreskrifter för ackreditering STAFS 2007:8 Allmänna föreskrifter för ackrediterade kontrollorgan IAF/ILAC-A4:2004 Allmänna råd vid tillämpning av ISO/IEC Dessa föreskrifter kan beställas från SWEDAC eller laddas ner från SWEDAC:s webbplats ( Dessutom erfordras standarden SS-EN ISO/IEC Allmänna krav på verksamhet hos olika typer av organisationer som utför kontroll. Kan beställas hos SIS ( Ange var föreskrifter och standarder finns att tillgå. 8.2 Metoder för besiktnig Beskriv metoderna för besiktning

17 Kapitel 9 Datum: REDOVISANDE DOKUMENTATION OCH HANTERING AV KONTROLLRAPPORTER 9 Redovisande dokumentation och hantering av kontrollrapporter (pkt 12 och 13) 9.1 Allmänt I kontrollrapport ingår i detta fall redovisning av energideklaration alternativt besiktningsprotokoll. Redovisa hur protokoll distribueras till kund och ev. övriga berörda. På kontrollrapport skall SWEDAC:s ackrediteringsmärke tillsammans med företagets ackrediteringsnummer och standard ISO/IEC anges. Beskriv hur relevanta dokument för kontroll arkiveras. Ange även vilka dokument som skall arkiveras, arkiveringstiden och var dokumenten arkiveras. 9.2 Återkallande av kontrollrapport Beskriv rutin för återkallande av kontrollrapporter som utfärdats på felaktiga grunder.

18 Kapitel 10 Datum: UNDERLEVERANTÖRER 10 Underleverantörer (pkt 14) Kontrollorganet skall själv utföra de kontroller som det åtagit sig att utföra. Om kontrollorganet avser att använda underleverantör skall kontrollorganet kunna säkerställa och visa att underleverantören uppfyller relevanta krav i EN 17000/45000 serien. Notera dessutom vad som anges i IAF/ILAC-A4:2004 (SWEDAC Doc 05:7), avsnitt 14.1 om användande av underleverantör. Att använda underleverantörer i kontrollverksamhet är inte förenligt med standardens mening.

19 Kapitel 10 Datum: KLAGOMÅL OCH OMPRÖVNING 11 Klagomål och omprövning (pkt 15) 11.1 Handhavande av klagomål (pkt 15.1) Beskriv rutin för handhavande av klagomål. Ange vem som handlägger inkomna klagomål samt var förteckning över dessa finns att tillgå. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till ev. funna brister analyseras och dokumenteras, samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder följs upp i efterhand Omprövning (pkt 15.2) Då ett klagomål avser kontrollresultatet och kunden anser att kontrollorganets beslut om kontrollobjektets status är felaktigt, skall kontrollorganet ompröva beslutet. Med beslut i dessa avseenden avses kontrollorganets ställningstagande till kontrollobjektets status vid kontrolltillfället. Beskriv hur omprövning hanteras och vem som fattar beslut i omprövningsärenden Exempel på uppgifter som skall förtecknas (pkt 15.3) Datum Anledning Åtgärd Handläggare.