Kvalitetsmanual för kontrollorgan inom fordonsbranschen (bilverkstäder)

Transkript

1 SWEDAC DOC 02:4, Utgåva 13 Datum ISSN Vägledning Kvalitetsmanual för kontrollorgan inom fordonsbranschen (bilverkstäder)

2 INTRODUKTION Denna vägledning har tagits fram av Swedac som ett stöd för företag som ska utarbeta en kvalitetsmanual i samband med ansökan om ackreditering. Vägledningen gör inget anspråk på att vara heltäckande men tar upp ett stort antal vanliga frågeställningar och visar på ett sätt att utforma en kvalitetsmanual för att uppfylla kraven för ackreditering. Alternativa lösningar med t ex annan disposition eller andra rubriker är möjliga så länge de uppfyller kraven som ställs i tillämpliga föreskrifter. Vägledningen bygger på de krav som ställs i Swedacs allmänna och särskilda föreskrifter som berör ackrediterade kontrollorgan exempelvis för kontroll av fordon. Vägledningen är uppbyggd som en manual. Under respektive rubrik kommenteras krav, råd och exempel tas upp. Skillnaderna mellan olika organisationer är stora t ex beträffande verksamhet, antal anställda, vilken kontrollutrustning som används, existerande kvalitetssystem och i hur stor utsträckning man använder datorstöd. Detta gör att denna generellt hållna vägledning alltid måste anpassas till den egna verksamheten. Några råd inför arbetet: Manualen ska styra kontrollverksamheten på det egna företaget. Syftet är att den ska vara ett hjälpmedel i arbetet. Användare är i första hand berörd personal på det egna företaget. Använd därför enkla formuleringar och ett tydligt språk. Ibland kan det bli lättare att ta till sig en rutin om man använder tydliga underrubriker i ett avsnitt t.ex., syfte, omfattning, ansvarig, instruktion, dokumentation, arkivering etc. Har du frågor? Ring då Swedac ( ) och fråga efter någon av de tekniska handläggarna på enheten för fordon. LYCKA TILL! Swedac, Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, Box 878, Borås Tel

3 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 10 Sida nr: 1 Kapitel Datum: INNEHÅLLSFÖRTECKNING Kapitel Titel 1 Administrativa krav 1.1 Företagsuppgifter 1.2 Ackrediteringens omfattning 1.3 Ansvarsförsäkring 1.4 Villkor för affärsverksamheten 1.5 Riskbedömning digitala färdskrivare trycksättning med gas 1.6 Rapportering av förändringar 1.7 Rapportering av incidenter 2 Oberoende, opartiskhet och integritet 2.1 Allmänt 2.2 Försäkran om oberoende från taxibranschen 2.3 Försäkran om oberoende från yrkesmässig transportverksamhet 3 Sekretess 3.1 Allmänt 3.2 Skyddande av färdskrivardata 4 Ledning och organisation 4.1 Organisation 4.2 Tekniskt ansvarig 4.3 Behörig personal för kontroll av egna reparationer trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxameter för kontroll av hastighetsregulator för direktregistrering för kalibrering av kontrollutrustning 4.4 Ansvarsfördelning för kontroll av egna reparationer trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxameter för kontroll av hastighetsregulator 4.5 Krav på kompetens och befattningsbeskrivningar krav på kompetens befattningsbeskrivningar 5 Kvalitetssystem 5.1 Kvalitetspolicy 5.2 Kvalitetsansvarig 5.3 Dokumentstyrning

4 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 10 Sida nr: 2 Kapitel Datum: INNEHÅLLSFÖRTECKNING Kapitel Titel 5.4 Kvalitetskontroll för kontroll av egna reparationer för trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxameter för kontroll av hastighetsregulator 5.5 Avvikelserapportering 5.6 Interna revisioner 5.7 Uppföljning av vissa säkerhetsrutiner 5.8 Ledningens genomgång 5.9 Swedacs gällande föreskrifter, Svensk standard m.m. 6 Personal 6.1 Utbildnings- och meritförteckning 6.2 Riktlinjer för personalens uppträdande 6.3 Fullmakter 6.4 Utbildningsprogram 6.5 Bekräftelse och uppföljning av kompetens (bevittning) 6.6 Ersättning till personalen 7 Lokaler och utrustning 7.1 Kontrollplatser 7.2 Utrustningsförteckning för kontroll av egna reparationer för trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxametrar för kontroll av hastighetsregulator 7.3 Underhållsrutiner med journaler för kontroll av egna reparationer för trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxametrar för kontroll av hastighetsregulator 7.4 Kalibreringsrutiner med journaler för kontroll av egna reparationer exempel på kalibreringsjournal, avgasmätare för trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxameter för kontroll av hastighetsregulator 7.5 Defekt kontrollutrustning 7.6 Tillgång till lokaler och utrustningar

5 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 10 Sida nr: 3 Kapitel Datum: INNEHÅLLSFÖRTECKNING Kapitel Titel 8 Kontrollmetoder och kontrollrutiner 8.1 Tillämpliga förordningar och föreskrifter för kontroll av egna reparationer för trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxameter för kontroll av hastighetsregulator 8.2 Kontrollmetoder för kontroll av egna reparationer för trycksättning med gas för kontroll av färdskrivare för kontroll av taxameter för kontroll av hastighetsregulator 8.3 Kontroll på säkert sätt 8.4 Uppdragshantering 9 Hantering av kontrollerade föremål 9.1 för kontroll av färdskrivare 10 Dokumentation 10.1 för kontroll av egna reparationer 10.2 för trycksättning med gas 10.3 för kontroll av färdskrivare hantering av färdskrivardata 10.4 för kontroll av taxameter 10.5 för kontroll av hastighetsregulator 11 Kontrollrapport och kontrollintyg 11.1 Kontrollrapporter med hanteringsrutiner för kontroll av egna reparationer intyg om egna reparationer 11.2 för trycksättning med gas 11.3 för kontroll av färdskrivare 11.4 för kontroll av taxameter 11.5 för kontroll av hastighetsregulator 12 Underleverantörer 12.1 Underleverantörsregister

6 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 1 Sida nr: 4 Kapitel Datum: INNEHÅLLSFÖRTECKNING 13 Klagomål och omprövning 13.1 Handhavande av klagomål Exempel på förteckning över klagomål 13.2 Omprövning av kontrollresultat

7 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 18 Sida nr: 1 Kapitel Datum: SIDFÖRTECKNING Kapitel Utgåva nr Sida nr Utfärdandedatum Innehålls förteckning Sidförteckning

8 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 14 Sida nr: 2 Kapitel Datum: SIDFÖRTECKNING Kapitel Utgåva nr Sida nr Utfärdandedatum

9 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 8 Sida nr: 1 Kapitel 1 Datum: ADMINISTRATIVA KRAV 1 Administrativa krav (pkt 3) 1) 1.1 Företagsuppgifter (pkt 3.1) Namn : Adress : Postadress : Besöksadress : E-postadress 2) : Hemsida 2) : Telefonnummer : Telefaxnummer : Ackrediteringsnummer : Organisationsnummer : Filialnummer 3) : Juridisk status 4) : Plomberingsmärken färdskrivare/hastighetsregulator : taxameter : 1) 2) 3) 4) Uppgifter inom parentes anger referens till kravelement i standarden ISO/IEC (om inget avsnitt specificerats avses pkt 7.3). I några fall ges även referenser till sektormyndigheters föreskrifter. Anges om möjligt. För företag som har filialer som ska ackrediteras så tilldelas dessa särskilda filialnummer. Dessa nummer meddelas av Swedac.. Ange om företaget är aktiebolag, enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag, statlig myndighet, kommun, eller avdelning/ filial inom samma juridiska person.

10 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 12 Sida nr: 2 Kapitel 1 Datum: ADMINISTRATIVA KRAV 1.2 Ackrediteringens omfattning (pkt 3.3, 10.5a) Ackrediteringsområden Ange de ackrediteringsområden för vilka verkstaden/företaget har/önskar ackreditering. De områden som verkstaden/ företaget för närvarande kan ansöka om är: Kontroll av egna reparationer Trycksättning med gas Kontroll av analoga färdskrivare, installation/besiktning Kontroll av analoga färdskrivare i samband med reparation Kontroll av digitala färdskrivare, installation/besiktning Kontroll av taxameter, besiktning/plombering Kontroll av hastighetsregulator i anslutning till installation/reparation/ändring Kontroll av egna reparationer Ange de typer av förelägganden som kan förekomma och när verkstaden kan åtgärda felen och utföra kontroll av egna reparationer: - Ett besiktningsorgan har förelagt ett fordon om ny kontrollbesiktning (efterkontroll), - Polisen har förelagt ett fordon om åtgärd och kontroll hos ackrediterad verkstad, - Ett besiktningsorgan eller Polisen har förelagt ett fordon om att enkla brister (s.k. krysstvåor) ska åtgärdas. Dessutom ska de kontrollområden, med respektive ordningsnummer, och fordonskategorier som företaget söker ackreditering för förtecknas. Se vidare 5, STAFS 2003:5, Swedacs särskilda föreskrifter om kontroll av egna reparationer för ackrediterade verkstäder. Om verkstaden inte har den utrustning som krävs för ett visst kontrollområde ska begränsningen av området anges. T.ex. om verkstaden saknar opacitetsmätare anges att ackrediteringen inte omfattar kontroll av avgasrenande system i dieselmotordrivna fordon. Trycksättning med gas Ange vilken typ av anläggningar som ska trycksättas och vilket eller vilka kontrolltryck som kan komma i fråga. Kontroll av analoga färdskrivare, installation/ besiktning Kontroll av analoga färdskrivare i samband med reparation Kontroll av digitala färdskrivare, installation/ besiktning Ange de färdskrivare, med fabrikat, typbeteckning och typgodkännandemärken, som avses ingå i ackrediteringen. Kontroll av taxameter, besiktning/plombering Ange de taxametrar, med fabrikat, typbeteckning och typgodkännandebeteckning, som avses ingå i ackrediteringen. För taxametrar som godkänts enligt direktiv 2004/22/EC (MID) anges såväl taxameterns som tillsatsanordningens typgodkännandebeteckningar. Beskriv även hur företaget vid nyinstallation säkerställer att en taxameter omfattas av ett giltigt märkningstillstånd. Ange var kopior av aktuella typgodkännanden, eller uppgifter om när respektive tillstånd upphör att gälla, arkiveras.

11 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 11 Sida nr: 3 Kapitel 1 Datum: ADMINISTRATIVA KRAV Kontroll av hastighetsregulator i anslutning till installation/ reparation/ ändring Ange de hastighetsregulatorer med fabrikat och typgodkännandenummer som avses ingå i ackrediteringen. Specificera även fordonsfabrikat om ackrediteringen ska innefatta kontroll av fabriksmonterade hastighetsregulatorer. 1) 2) 1.3 Ansvarsförsäkring (pkt 3.4) Beskriv uppgifter enligt nedan samt ange var aktuellt försäkringsbrev, eller en kopia av brevet, är arkiverat. Bolag : Försäkringsnummer : 1.4 Villkor för affärsverksamheten (pkt 3.5) Beskriv de kontrakts- och affärsvillkor som gäller för verksamheten, t.ex. betalningsvillkor, förfarande vid tvister etc. I de fall kontrollorganet omfattas av särskilda branchvillkor, så kan hänvisning göras till dessa. 1.5 Riskbedömning Beskriv hur riskbedömningar utförs och dokumenteras hos företaget. Utredningar förväntas innehålla en uppställning över identifierade risker, deras betydelse samt företagets beslutade skyddsåtgärder. Av rutinen ska även framgå vem som upprättar och reviderar analyser över tid, eller vid inträffade förändringar av betydelse, samt var utförda riskanalyser arkiveras digitala färdskrivare (VVFS 2005:80, 3 kap, 4 ) Riskanalysen ska identifiera interna och externa hot som kan tänkas utgöra risker i samband med kontroll av färdskrivare. Exempel på åtgärder kan vara förbättrat skalskydd, säker förvaring för färdskrivarkort, rutiner för skyddande och arkivering av kopierad data osv trycksättning med gas (AFS 2006:8, 4 ) Svensk kylnorm, faktablad 10A kan ge ytterligare vägledning vid arbete med riskanalyser i sammanhanget trycksättning av mobila köldmedieanläggningar. 1.6 Rapportering av förändringar Beskriv i rutin att/hur Swedac ska underrättas skriftligen vid inträffade förändringar som kan påverka företagets möjligheter att uppfylla ackrediteringskraven (se vidare STAFS 2010:10 11). Av rutinen bör även framgå vem som har ansvaret för att rapportering görs. 1) 2) Försäkringen bör omfatta skydd mot ekonomiskt skadestånd. Om kontrollorganet är en del av en kommun eller statlig myndighet anges istället hur ersättning till skadelidande sker. Hänvisning kan även göras till lagrum eller motsvarande där företeelsen regleras.

12 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 3 Sida nr:4 Kapitel 1 Datum: ADMINISTRATIVA KRAV 1) 2) 1.7 Rapportering av incidenter Beskriv i rutin att/hur Swedac ska underrättas skriftligen vid inträffade incidenter eller vid missbruk/olämplig hantering av verkstadskort (se vidare VVFS 2005:80, 3 kap., 4 och 6). Om verkstaden förlorar ett verkstadskort ska detta utan dröjsmål även meddelas till Transportstyrelsen. Av rutinen bör även framgå vem som har ansvaret för att utredning av det inträffade, att rapportering görs till Swedac samt hur anteckningar görs i ärendet och var dessa arkiveras. 1) 2) Kravet gäller endast företag som ackrediteras för kontroll av digitala färdskrivare. Rutinen kan samordnas med rutin för tillgång till lokaler och utrustning (7.6)

13 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 11 Sida nr:1 Kapitel 2 Datum: OBEROENDE, OPARTISKHET OCH INTEGRITET 2 Oberoende, opartiskhet och integritet (pkt 4) 2.1 Allmänt Beskriv i en rutin på vilket sätt kontrollorganet säkerställer att dess personal vid kontrollarbete följer gällande regler och att personer eller organisationer utanför kontrollorganet inte kan påverka resultatet av de utförda kontrollerna. Upprätta lämpligen en lista på vilken varje person som ska utföra kontroller, efter genomgången utbildning/ information i frågan, genom sin namnteckning försäkrar; - att följa gällande regler och rutiner för kontrollverksamheten - att inte utföra kontroll i eget eller närståendes fordon 1) - att inte låta sig påverkas av utomstående vid utförandet av kontrollarbetet eller vad avser resultatet av kontrollen. Ange även var listan arkiveras, specificera t ex lokal, pärmetikett etc. Listan kan samordnas med sekretessförsäkran enligt avsnitt 3. Det ska dock tydligt framgå av dokumentet vad förbindelsen avser. Det kan vara praktiskt att ha en försäkran/dokument per individ. 2.2 Försäkran om oberoende från taxibranschen 2) Beskriv i rutin hur kontrollorganets ledning upprättat och undertecknat försäkran om att verkstaden uppfyller de tilläggskrav som framgår av Swedacs föreskrifter och allmänna råd om installation och besiktning av taxameterutrustning (STAFS 2006:19, bilaga 4). Av rutinen ska framgå var dokumentationen arkiveras samt att ny försäkran upprättas och sänds till Swedac vid ändring av VD eller motsvarande. 2.3 Försäkran om oberoende från yrkesmässig transportverksamhet 3) Beskriv i rutin hur företagets ägare eller verkställande ledning och kontrollorganets ledning inledningsvis och vid förändringar upprättar och undertecknar försäkran om att verkstaden uppfyller de tilläggskrav som framgår av Vägverkets föreskrifter om kontroll av färdskrivare (VVFS 2005:80 kap. 3, 8 (1-2)) Av rutinen ska framgå var dokumentationen arkiveras samt att ny försäkran upprättas vid förändrade förhållanden. 1) 2) 3) För de företag som ackrediteras för kontroll av färdskrivare förväntas kontrollorganets ledning och berörda kontrollanter även försäkra att man inte kommer att utföra färdskrivarkontroll i sådana fordon/färdskrivare som brukas för transportverksamhet och som kontrollorganet eller dess personal äger, nyttjar eller har nyttjanderätt för (VVFS 2005:80 kap. 3, 8 (3)). Avsnittet avser endast företag som ackrediteras för kontroll av taxameter. Swedacs blankettformulär B100 ska användas. Blanketter kan beställas från Swedac/enheten för fordon på telefon Avsnittet avser endast företag som ackrediteras för kontroll av färdskrivare. Swedacs blankettformulär B149 ska användas. Blanketter kan beställas från Swedac /enheten för fordon på telefon

14 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 9 Sida nr: 1 Kapitel 3 Datum: SEKRETESS 3 Sekretess ( pkt 5) 3.1 Allmänt Beskriv i en rutin på vilket sätt kontrollorganet säkerställer att dess personal inte för utomstående röjer uppgifter om kontrollerade objekt. Upprätta lämpligen en lista på vilken varje person som har tillgång till den information som framkommer i samband med kontroller försäkrar att inte för utomstående lämna uppgifter om kontrollobjekt som kan vålla skada för objektets ägare eller innehavare. Ange var listan arkiveras, specificera t ex lokal, pärmetikett etc. Kan med fördel samordnas med försäkran enligt avsnitt )2) 3) 3.2 Skyddande av färdskrivardata Beskriv i en rutin på vilket sätt kontrollorganet säkerställer att kopierad/nedladdad kunddata inte delges till annan än den rättmätiga ägaren (aktuellt och inloggat transportföretag). Av rutinen ska dessutom bl.a. framgå; - hur kopierad kunddata tillsänds transportföretaget på säkert sätt vid begäran därom. Överföring kan t.ex. ske via rekommenderat brev till företaget på den adress som registrerats hos Transportstyrelsen. Inlämningskvitto från Posten eller motsvarande bör sparas/arkiveras så att verkstaden i efterhand kan styrka att överlämning skett på säkert sätt. - hur man förvarar kunddata som inte sänts till rättmätig ägare för att nedbringa risken för förvanskande av data eller förlust av data i händelse av brand ed. 1) 2) 3) Kravet gäller endast företag som ackrediteras för kontroll av digitala färdskrivare. Begreppet färdskrivardata bör indelas i kunddata respektive kontrolldata. Rutinen kan samordnas med rutin för hantering av färdskrivardata enligt avsnitt och i viss mån även med rutin för tillgång till lokaler och utrustning enligt avsnitt 7.6 (t.ex. vad gäller lösenordskyddad tillgänglighet till datorer od.)

15 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 11 Sida nr: 1 Kapitel 4 Datum: LEDNING OCH ORGANISATION 4 Ledning och organisation ( pkt 3.1, 6) 4.1 Organisation Visa med ett organisationsschema eller beskriv på annat sätt företagets ordinarie organisation. Samtliga ledande befattningar som kan påverka kontrollverksamheten ska namnges. Visa på liknande sätt kontrollorganets organisation 1) samt var i den ordinarie organisationen kontrollverksamheten bedrivs. Ordinarie organisation VD SERVICEMARKNADSCHEF VERKSTADSCHEF VERKMÄSTARE MEKANIKER Ange antalet anställda mekaniker Kontrollorganets organisation TEKNISKT ANSVARIG och dennes ersättare KVALITETSANSVARIG och eventuell ersättare SÄKERHETSANSVARIG, (färdskrivare) KONTROLLANTER, (egna reparationer) OPERATÖRER, (direktregistrering) KONTROLLANTER, (analoga färdskrivare) Av schemat ovan bör framgå vilka befattningar i den ordinarie organisationen som innehas av personal med nyckelpositioner inom kontrollorganet (t.ex. tekniskt ansvarig, dennes ersättare, kvalitetsansvarig etc.) KONTROLLANTER, (digitala färdskrivare) KONTROLLANTER, (taxameter) KONTROLLANTER, (hastighetsregulator) ÖVRIG BEHÖRIG PERSONAL (trycksättning med gas) UTRUSTNINGSANSVARIG/A (underhåll/kalibrering av kontrollutrustning) REVISORER (intern kvalitetsrevision) 1) Beskrivningen utgör normalt företagets enda formella bekräftelse på att namngiven personal bedömts uppfylla de kompetenskrav som ställts upp för respektive befattning (se vidare avsnitt 4.5.1)

16 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 11 Sida nr: 2 Kapitel 4 Datum: LEDNING OCH ORGANISATION 4.2 Tekniskt ansvarig (pkt 6.3) Ange vem som är tekniskt ansvarig. Om företaget har utsett flera tekniskt ansvariga (t.ex. för olika avdelningar eller enheter inom företaget) ska detta framgå. Observera att den tekniskt ansvarige har det övergripande ansvaret för hela den ackrediterade kontrollverksamheten. Denne måste därför ha lämpliga befogenheter och kompetens för uppgiften. Om den tekniskt ansvarige eller dennes ersättare inte har en odiskutabel auktoritet genom en ledande befattning i den ordinarie organisationen bör dennes ansvar och formella befogenheter dokumenteras, t.ex. i dennes befattningsbeskrivning eller i annat formellt dokument. Namnge ersättare för den tekniskt ansvarige. Namn : 1) Ersättare : 1) 4.3 Behörig personal Namnge behörig personal under respektive rubrik. I de fall kompletta uppgifter redan angivits i avsnitt 4.1 behöver avsnitten inte beskrivas För kontroll av egna reparationer Namnge den personal som har befogenhet att utföra angiven kontroll Trycksättning med gas Namnge den personal som leder eller utför, trycksättning med gas För kontroll av färdskrivare Namnge den personal som har befogenhet att utföra angiven kontroll. Ange vem som är säkerhetsansvarig för kontrollen av digitala färdskrivare och vem som ansvarar för hantering av verkstadskorten (kan vara samma person) För kontroll av taxameter Namnge den personal som har befogenhet att utföra angiven kontroll För kontroll av hastighetsregulator Namnge den personal som har befogenhet att utföra angiven kontroll För direktregistrering Namnge den personal som har operatörsbefogenhet för rapportering till Transportstyrelsen För kalibrering av kontrollutrustning Namnge den personal som har befogenhet att utföra egenkalibreringar av kontrollorganets utrustning. 1) I de fall uppgifter om tekniskt ansvarig och dennes ersättare redan angivits i avsnitt 4.1 kan detta avsnitt utgå.

17 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 12 Sida nr: 3 Kapitel 4 Datum: LEDNING OCH ORGANISATION 4.4 Ansvarsfördelning (pkt 6.2) Beskriv relativt kortfattat och i tidsföljd vem som ansvarar för respektive delmoment under ett kontrollärendes handläggning (processflödet). Här anger man de mest väsentliga administrativa och praktiska delmomenten utan att gå in på några detaljer För kontroll av egna reparationer Ange t ex i förekommande fall, vem som; tar emot kund och fordon, bedömer om ärendet inryms i meddelad ackreditering, kopierar protokoll från Besiktningsorgan eller Polisen och upprättar arbetsorder, utför reparation, utför kontroll av reparation och upprättar kontrollrapport, upprättar intyg till Transportstyrelsen alternativt utför direktregistrering, sammanställer och arkiverar handlingar m.m Trycksättning med gas Se i tillämpliga delar För kontroll av färdskrivare Se i tillämpliga delar För kontroll av taxameter Se i tillämpliga delar. Kontrollrapporten ska undertecknas av såväl kontrollant som en behörig firmatecknare För kontroll av hastighetsregulator Se i tillämpliga delar.

18 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 4 Sida nr: 4 Kapitel 4 Datum: LEDNING OCH ORGANISATION 4.5 Krav på kompetens och befattningsbeskrivningar (pkt 6.6) Skilj på de krav som gäller vid tillsättning av ny personal till en viss funktion inom kontrollorganet och beskrivningen över ansvar och befogenheter för en viss person eller befattning (befattningsbeskrivningar). Beträffande register över olika individer specifika utbildningar och erfarenheter (meritförteckningar) se vidare kapitel Krav på kompetens Dokumentera företagets krav på kompetens för samtliga befattningar som förekommer inom kontrollorganet (tekniskt ansvarig 1), kvalitetsansvarig, säkerhetsansvarig,2), trycksättningsansvarig samt för behörig personal specificerat för de olika ackrediteringsområdena). Beskriv även kompetenskraven dels för den personal som ska utföra interna revisioner (revisorer) och dels för de som ska utföra egenkalibrering av kontrollorganets utrustning. Beskrivningarna ska minst innefatta specificerade krav på yrkes- och vidareutbildning, intern introduktion och upplärning, teknisk kunskap och erfarenheter. Observera även de krav som kan framgå direkt i föreskrifter, t.ex. i STAFS 2003:5. Dessutom ska nytillkommande personal ha genomgått utbildning om/i kvalitetssystemets struktur och innehåll. Kraven behöver ofta även kompletteras med företagets egna krav och andra särskilda behov som t.ex. körkortsinnehav för visst fordonsslag Befattningsbeskrivningar 3 Befattningsbeskrivningar bör upprättas för de funktioner/personer som ingår i kontrollorganet. I befattningsbeskrivningen för den som utsetts till säkerhetsansvarig för kontroll av digitala färdskrivare förväntas bl.a. framgå att denne ansvarar för att de särskilda rutiner som berör digitala färdskrivare tillämpas i praktiken samt att eventuella incidenter rapporteras till berörda myndigheter. 1) 2) 3) I de fall kontrollorganet söker eller har ackreditering för kontroll av digitala färdskrivare ska den tekniskt ansvarige ha genomgått utbildning för kontroll av färdskrivare av aktuellt fabrikat samt i informationssäkerhet. I de fall kontrollorganet söker eller har ackreditering för kontroll av digitala färdskrivare ska den säkerhetsansvarige ha genomgått utbildning i informationssäkerhet. Upprättande av befattningsbeskrivningar är särskilt viktigt för säkerhets- och trycksättningsansvariga samt för tekniskt ansvariga som inte innehar någon formell arbetsledarroll i den ordinarie organisationen eller motsvarande auktoritet/befogenheter.

19 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 8 Sida nr: 1 Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM 5 Kvalitetssystem (pkt 7) 5.1 Kvalitetspolicy (pkt 7.1) Definiera och dokumentera kontrollorganets policy, målsättning och utfästelser vad gäller kvalitet i den ackrediterade kontrollverksamheten och hur man säkerställer att policyn förstås, tillämpas och upprätthålls på varje nivå i organisationen. 5.2 Kvalitetsansvarig (pkt 7.4) Ange vem som utsetts till kvalitetsansvarig. Denne ska ha : - nödvändig kompetens och fastställda befogenheter för uppgiften - direktkontakt med ledningen för företaget/kontrollorganet - ansvar för kvalitetssäkringen och att kvalitetssystemet fortlöpande hålls relevant och aktuellt. Namn : 1) 5.3 Dokumentstyrning (pkt 7.6) Beskriv hur uppdateringar av kvalitetsmanualen genomförs. Ange vilka uppgifter som ska finnas på varje dokumenthuvud samt vem som godkänner 2) (signerar) kvalitetsdokument i manualen. Om bilagor till manualen saknar formellt dokumenthuvud uppges de identitetsuppgifter som minst ska framgå. Ett exempel på hur dokumenthuvudet kan se ut syns överst på sidorna i denna vägledning. Beskriv hur man kan kontrollera giltigheten hos de dokument som ingår i manualen. I detta exempel har samtliga aktuella manualblad förtecknats, med uppgift om kapitel/ sidnummer och utgåva/ datum, i en sidförteckning. Förteckningen ligger som förblad till vägledningen/manualen. Vid ändring av ett eller flera dokument i manualen registreras de nya eller ändrade dokumenten på sidförteckningssidan. Registrering/ listning av giltiga dokument kan även göras på andra sätt, t.ex. med hjälp av ett pärmkontrollblad eller motsvarande. Manualen ska bara innehålla de dokument som framgår av sidförteckningen. Alla dokument ska ha en egen identitet och hanteras enligt företagets rutin för dokumentstyrning. Det får anses olämpligt att förvara t.ex. föreskrifter, utbildningsbevis, meritförteckningar etc. i manualen. Dessa arkiveras med fördel på annan angiven plats. Ange var originalet till kvalitetsmanual finns förvarat. Förteckna de personer, eller befattningar, man avser att distribuera manualkopior till samt var dessa finns att tillgå för kontrollpersonalen. Beskriv hur makulerade dokument hanteras och ange var de arkiveras. Ett exemplar ska sparas angiven tid. Det ska vara möjligt att följa förändringar som sker under tillsynsintervallet. Makulerade dokument ska därför sparas minst 4 år men vissa dokument kan behöva arkiveras en längre tid (pkt 7.6c). 1) 2) Finns ersättare till kvalitetsansvarige utsedd bör även denne namnges. I de fall uppgifter enligt ovan redan angivits i avsnitt 4.1 kan detta avsnitt utgå. För en liten organisation kan det räcka med att ange vem som får godkänna kvalitetsdokument medan det i en större organisation kan vara lämpligt att även ange författaren.

20 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 11 Sida nr: 2 Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM 5.4 Kvalitetskontroll (pkt 10.5c-d) Kontrollorganet ska ha ett effektivt system för övervakning av de kontroller som utförs. Uppföljningen ska omfatta såväl tekniska som administrativa rutiner. Kvalitetskontrollerna utgör en del av de revisioner kontrollorganet har att utföra för att försäkra sig om att verksamheten bedrivs på avsett sätt. Syftet är att stickprovsmässigt följa upp att kontrollerade objektet uppfyller gällande krav vad avser de system/komponenter som åtgärdats och att upprättade dokument uppfyller tillämpliga krav. Valet av kontrollpunkter bör göras så att väsentliga funktioner som är av betydelse för kontrollresultatet säkerställs. Beskriv syftet med samt omfattning och frekvens av kvalitetskontroller för aktuellt ackrediteringsområde. Antalet kvalitetskontroller anpassas så att kontrollorganets ledning får det bekräftat att kontrollverksamheten bedrivs korrekt. Ett riktvärde kan vara att minst 5% av den totala volymen kontrolleras. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till ev. funna brister analyseras och dokumenteras samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder till brister följs upp i efterhand. Observera att kvalitetskontrollens omfattning vad gäller innehåll bör varieras. Förutom vad som sägs nedan i bör kontrollorganet även försäkra sig om att eventuellt tidigare upptäckta avvikelser inte upprepas i kontrollverksamheten. Innehållet i kontrollerna ska hållas levande och anpassas efter de behov som finns. Ange vem eller vilka som ska utföra kvalitetskontrollerna. Kontrollen bör normalt utföras av den tekniskt ansvarige (om denne är insatt i det aktuella ackrediteringsområdet) eller av annan namngiven kompetent person. Uppföljningen måste utföras av personer som är bekanta med kontrollmetoder och rutiner. Observera att ingen bör få utföra stickprov på egen kontroll. Beskriv hur utförda kontroller dokumenteras. Det kan vara lämpligt att upprätta ett särskilt protokoll för kvalitetskontrollerna som konkret anger vad som ska kontrolleras. Ange var dokumentation från genomförda kontroller förvaras För kontroll av egna reparationer Beskriv vilken omfattning och frekvens kvalitetskontrollen ska ha. Vid stickprov kan t.ex. kontroller behöva göras att; - verkstaden har utfört reparationer för varje antecknad anmärkning, - de reparationer som utförts är relevanta och fackmannamässiga, - åtgärdade system och detaljer uppfyller gällande krav efter reparation och kontroll, - kontrollrapport och övrig dokumentation från kontroll är korrekt hanterad. (Se riktlinjer för upprättande av kontrollrapport, kap. 10)

21 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 12 Sida nr: 3 Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM För trycksättning med gas Beskriv kvalitetskontrollens omfattning och frekvens. Vid stickprov kan t.ex. följande kontroller behöva göras; - granskning av dokumentation från utförd trycksättning respektive inledande riskbedömning, avsyning av utrustning etc För kontroll av färdskrivare Beskriv vilken omfattning och frekvens kvalitetskontrollen ska ha. Vid stickprov kan t.ex. kontroller behöva göras att; - W-talet är korrekt uppmätt, alternativt tidtagning på känd mätsträcka (FS) - Ro korrekt uppmätt/angivet - färdskrivardata korrekt hanterad/arkiverad (DFS) - installationsskylt är korrekt upprättad, - plombering utförts/kontrollerats på alla relevanta ställen, - kontrollrapporten och diagramblad eller utskrifter från kontroll är korrekt hanterade (Se riktlinjer för upprättande av kontrollrapport, kap. 10), - kontrollen är utförd enligt aktuell kontrollmetod, t.ex. genom att granska information på diagramblad eller utskriftsremsor För kontroll av taxameter Beskriv vilken omfattning och frekvens kvalitetskontrollen ska ha. Vid stickprov kan t.ex. kontroller behöva göras att; - inställd taxameterkonstant är korrekt (förnyad anpassningskontroll), - utförd plombering utförts/kontrollerats på alla relevanta ställen, - kontrollrapporten och övrig dokumentation (utskrifter) från kontroll är korrekt hanterad. (Se riktlinjer för upprättande av kontrollrapport, kap. 10) För kontroll av hastighetsregulator Beskriv vilken omfattning och frekvens kvalitetskontrollen ska ha. Vid stickprov kan t.ex. kontroller behöva göras att; - avreglering sker vid korrekt hastighet, - plombering uppfyller gällande krav, - kontrollrapporten är korrekt hanterad (se riktlinjer för upprättande av kontrollrapport, kap. 10), - skyltar monterats 5.5 Avvikelserapportering (pkt 7.8) Beskriv på vilket sätt kontrollorganet tar hand om upptäckta avvikelser i kvalitetssystemet eller i kontrollverksamheten. Ange till vem man rapporterar avvikelser som upptäckts. Ange hur avvikelsen dokumenteras, hur korrigerande åtgärder hanteras samt var resultaten förvaras. Av beskrivningen ska även framgå att den bakomliggande orsaken till bristerna analyseras, vem som utför bedömningen, hur/var anledningen till bristerna dokumenteras innan lämplig åtgärd beslutas samt hur/när man avser att följa upp att tidigare konstaterade brister åtgärdats på varaktigt sätt, dvs. att de inte uppträder på nytt.

22 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 11 Sida nr: 4 Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM 5.6 Interna revisioner (pkt 7.7) Beskriv syfte, omfattning och frekvens för interna revisioner. En fullständig revision, d.v.s. en granskning av kontrollorganets kvalitetssystem, dess aktualitet och tillämpning, ska utföras minst en gång per år. Vid revisionen kontrolleras om krav och rutiner i kvalitetssystemet och därtill kopplade styrande dokument/ instruktioner tillämpas i praktiken. Revisionen ska omfatta utvärdering av såväl administrativa som tekniska rutiner. Den personal som utses till revisorer ska namnges 1), ha lämpliga kvalifikationer och vara fristående från de avsnitt som de ska revidera. För vissa organisationer kan det vara svårt att hitta någon i personalen som uppfyller båda dessa kriterier. I sådana fall bör förmågan att kunna utföra ändamålsenliga och effektiva revisioner kunna ges viss prioritet framför kravet på opartiskhet. Om externa resurser utnyttjas för genomförande av interna revisioner bör inte samma person som skapat/byggt upp kvalitetssystemet revidera detsamma. Av rutinen bör även framgå hur orsaken till ev. funna brister analyseras och dokumenteras samt hur/när effektiviteten av vidtagna åtgärder till brister följs upp i efterhand. Beskriv hur interna revisioner dokumenteras. Upprätta ett särskilt protokoll för anteckningar om funna avvikelser. Ange även var dokumentation från utförda revisioner arkiveras. Upprätta plan för revisioner samt ange var planen finns att tillgå. För mindre kontrollorgan kan det räcka med att ange när (vilken månad) revisionen ska vara genomförd. För större verksamheter kan revisionen behöva genomföras etappvis. Ange i sånt fall tidpunkter för när de olika etapperna ska vara genomförda. 5.7 Uppföljning av vissa säkerhetsrutiner 2) Beskriv syfte, omfattning och frekvens för aktiviteten. Ange hur kontrollorganet följer upp att de rutiner som har inriktning på verksamheten med kontroll av digitala färdskrivare tillämpas av alla berörda i kontrollorganet. Bl.a. bör uppföljningen säkerställa att verkstadskort, plomberingsutrustning, kontrollrapporter, installationsskyltar, färdskrivardata mm förvaras och hanteras på säkert sätt. Av rutinen bör även framgå vem som är ansvarig/utför uppföljningen och hur granskningen dokumenteras/ arkiveras. 1) 2) I de fall uppgifter redan angivits i avsnitt 4.1 behöver utsedda revisorer inte namnges på nytt. Kravet gäller endast företag som ackrediteras för kontroll av digitala färdskrivare. Kontrollen bör inte samordnas med andra befintliga rutiner. Undersökningen bör utföras slumpvis och relativt frekvent för att uppfylla syftet med aktiviteten.

23 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 15 Sida nr: 5 Kapitel 5 Datum: KVALITETSSYSTEM 5.8 Ledningens genomgång (pkt 7.9) Beskriv syfte 1), omfattning 2) och frekvens för ledningens genomgångar. Beskriv hur ledningens kvalitetssystemgenomgångar dokumenteras och var dokumentation från tidigare genomförda genomgångar förvaras. Vid ledningens kvalitetssystemgenomgång, lämpligen efter fullständig intern revision, eller i tillämpliga fall efter Swedacs bedömning, beslutas om eventuella korrigeringar som föranletts av vid revisionen funna avvikelser 3). Tidpunkten för när avvikelser senast ska vara åtgärdade och vem som ska genomföra åtgärderna fastställs vid kvalitetssystemgenomgången. 5.9 Swedacs gällande föreskrifter, Svensk standard 4) 5) m.m. Förteckna Swedacs gällande föreskrifter, standarden SS-EN ISO/IEC och var dokumenten finns arkiverade. STAFS 2010:10, STAFS 2011:18, ISO/IEC 17020, SWEDAC DOC 05:7 (EA IAF/ILAC-A4:2004) (Krav för ackreditering) (Krav för kontrollorgan) Om ackrediteringen avses omfatta kontroll av egna reparationer anges även STAFS 2003:5 SWEDAC DOC 04:8 (EA-5/02) (Särskilda krav) Om ackrediteringen avses omfatta kontroll av taxametrar anges även STAFS 2006:19 1) 2) 3) 4) 5) Syftet med denna rutin är att ledningen för kontrollorganet, med lämpliga tidsintervaller, ska utvärdera kvalitetssystemet för att försäkra sig om det fortfarande är lämpligt och effektivt. Genomgången bör göras systematiskt och kan ske med hjälp av en dagordning. Denna kan t.ex. innehålla följande punkter; a) genomgång av föregående protokoll b) lämpligheten av policys och rutiner c) rapporter från uppföljningar av kontrollantkompetens (bevittningar) d) rapporter från tillsyn eller förnyad bedömning (Swedac) e) rapporter från interna kvalitetsrevisioner, genomförda sedan förra genomgången f) rapporter från granskning av kontrolluppdrag (kvalitetskontroller/stickprov) g) planerade och/eller pågående korrigerande eller förebyggande åtgärder h) förändringar i arbetsvolym eller arbetets art i) återkoppling från kunder j) inkomna klagomål k) behov av kvalitetsstyrningsaktiviteter, förbättringar i kvalitetssystem eller i manual l) behov av ytterligare resurser/utrustning m) behov av ytterligare personal eller personalutveckling n) mål för det kommande året och beslut om åtgärder med tidplan för genomförandet Beslut om åtgärder kan i vissa fall vara fattade redan i samband med kvalitetsrevisionen. Gällande föreskrifter och SWEDAC DOC kan beställas av Swedac. Svensk Standard beställs hos SIS. Övriga myndighetsföreskrifter tas upp under avsnitt 8.

24 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 7 Sida nr: 1 Kapitel 6 Datum: PERSONAL 6 Personal (pkt 8) 6.1 Utbildnings- och meritförteckning (pkt 8.4) Upprätta ett register över utbildning och meriter för kontrollorganets personal. I registret ska minst följande uppgifter förtecknas; yrkesutbildning, relevanta vidareutbildningar samt erfarenheter/anställningar Det är tillräckligt om det i manualen finns en hänvisning till den plats och det dokument där uppgifterna finns att tillgå. Ange även var kopior på utbildningsbevis och/eller aktuella certifikat arkiveras. 6.2 Riktlinjer för personalens uppträdande (pkt 8.5) Beskriv hur kontrollorganets personal ska förhålla sig i frågor om arbetsetik, kundrelationer, företagsregler, m.m. (se vidare IAF/ILAC-A4: a). Alternativt kan hänvisning ske till var sådana regler för uppträdande finns att tillgå. 6.3 Fullmakter Inom vissa ackrediteringsområden krävs enligt den föreskrivande myndigheten att personer som undertecknar intyg eller kontrollrapporter ska vara firmatecknare eller ha fullmakt att underteckna handlingen i företagets namn. De områden för vilka fullmakt krävs är kontroll av egna reparationer (TSVFS 1992:52) och kontroll av taxameter (STAFS 2006:19, bilaga 3, pkt 1). Exempel på fullmakt: Fullmakt för... (Namnge berörd personal) Ovanstående personer har rätt att teckna företaget på... / intyg som avser kontroll av egna reparationer / kontroll- och plomberingsrapport som avser besiktning av taxameter..enligt gällande föreskrift om. [Företagets VD 1) med namnförtydligande] 1) Fullmakten ska vara undertecknad av person med formell befogenhet att delegera rätten att teckna firman.

25 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 9 Sida nr: 2 Kapitel 6 Datum: PERSONAL 6.4 Utbildningsprogram (pkt 8.3) Upprätta ett utbildningsprogram för kontrollorganet. Programmet bör omfatta introduktion av ny personal och rutiner för hur upplärning, fort- och vidareutbildning samt hur löpande information ska bedrivas. Programmet ska säkerställa att personalen har tillräcklig kompetens för sina arbetsuppgifter och att kompetensen hålls levande under anställningen. Av programmet förväntas särskilt framgå att vid rekrytering av personal till kontrollorganet ska dessa få en grundläggande utbildning i det tillämpade kvalitetssystemets struktur och innehåll. Exempel på information som kan behöva fångas upp och föras vidare till berörd personal kan vara ändrade föreskrifter eller branschnormer, reparationsanvisningar från fordonstillverkare eller generalagent, ändrade kontrollmetoder, meddelanden från Swedac, sektormyndigheter eller andra organisationer. Av beskrivningen ska även framgå hur man avser dokumentera innehållet i genomförda informations- eller utbildningsinsatser samt var uppgifterna arkiveras. Programmen ska vara anpassade för samtliga de typer av befattningar som kan förekomma. Det är t ex mycket viktigt att den tekniskt ansvarige får en omfattande introduktion. Den tekniskt ansvarige har det övergripande ansvaret för att kontrollverksamheten bedrivs enligt kraven i standarden ISO/IEC Denne måste därför vara väl bevandrad i företagets kvalitetssystem och i gällande föreskrifter från Swedac, Transportstyrelsen, Naturvårdsverket etc. och bör även ha eller ges motsvarande teoretiska kunskaper som för kontrollpersonalen inom ett eller flera av de områden för vilket företaget har ackreditering. 6.5 Bekräftelse och uppföljning av kompetens (bevittning) (pkt 6.4) Beskriv syftet med rutinen, omfattning, frekvens och vem som utför aktiviteten. Ange även hur bevittningen dokumenteras och var handlingarna arkiveras. Varje kontrollant ska övervakas (bevittnas) vid kontrollarbete enligt en uppgjord plan eller ett schema. Vid bevittningen ska minst följande bedömas; kontrollantens kompetens och kunskap om reglerna, överensstämmelsen mellan det praktiska kontrollutförandet och gällande metodbeskrivning, kontrollantens förmåga att fatta korrekta beslut kontrollantens förmåga att upprätta rapporter. I det protokoll som upprättas från övervakningen ska utöver ingående kontrollmoment (se ovan) och tillhörande kommentarer/iakttagelser till dessa även slutresultatet dokumenteras dvs. - om kontrollanten bedömts uppfylla kraven, - om åtgärder måste vidtas för att kontrollanten ska återfå eller erhålla acceptabel kompetensnivå eller - om behörigheten ska dras in av en eller annan anledning. Bevittning ska utföras av en person med tillräcklig kompetens inom ackrediteringsområdet och genomförs t.ex. innan en ny kontrollant efter genomförd utbildning ges behörighet att utföra kontrollarbeten. Därefter bör varje kontrollant bedömas för sina samtliga behörigheter inom en fyraårsperiod. För sporadiskt förekommande kontroller kan kontrollärenden i vissa fall behöva arrangeras (simuleras). 6.6 Ersättning till personalen (pkt 8.6) Beskriv personalens ersättningsformer under utförande av kontrollarbete. Observera att direkta ackord eller beting inte får förekomma.

26 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 9 Sida nr: 1 Kapitel 7 Datum: LOKALER OCH UTRUSTNING 7 Lokaler och utrustning (pkt 9) 7.1 Kontrollplatser Om kontrollen måste utföras på speciell plats i verkstaden ska platsen anges. Om ambulerande verksamhet förekommer (t.ex. färdskrivarkontroll) ska de krav som gäller vid fastställande av mätsträckor noga specificeras. Ange även ev. uppmätta mätsträckor för taxameter, färdskrivarkontroll etc. och var dessa är belägna. Om ackrediteringen avser trycksättning med gas ska det även beskrivas hur avgränsning och markering av riskområden görs, vem som får beträda provningsområdet samt hur man säkerställer kravet på skyddad plats för provningspersonalen 7.2 Utrustningsförteckning Beskriv den utrustning som används i kontrollverksamheten. Mätområde, mätosäkerhet etc. anges i förekommande fall under respektive rubrik. I de fall verkstaden har tillgång till flera utrustningar av samma typ ska de utrustningar som används i kontrollverksamheten vara tydligt utmärkta. I förteckningen ska uppgift om utrustningars unika identitet anges. Tillverkningsnummer eller serienummer anges alltid om sådant finns, oavsett om kontrollorganet skapat en egen identifiering/märkning För kontroll av egna reparationer Utrustning: Fabrikat, typbeteckning: Identifiering För trycksättning med gas Utrustning: Fabrikat, typbeteckning: Identifiering: Visa även ett schema eller skiss över den kompletta trycksättningsutrustningen, inklusive tryckmätare, ventiler med uppgifter om öppningstryck, osv., eller ange var sådan beskrivning finns att tillgå.

27 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 7 Sida nr: 2 Kapitel 7 Datum: LOKALER OCH UTRUSTNING För kontroll av färdskrivare Utrustning: Fabrikat, typbeteckning: Identifiering: För kontroll av taxameter Utrustning: Fabrikat, typbeteckning: Identifiering: För kontroll av hastighetsregulator Utrustning: Fabrikat, typbeteckning: Identifiering: 7.3 Underhållsrutiner med journaler Beskriv detaljerat vilken utrustning som kräver underhåll, vad som ingår i underhållet och hur ofta det ska utföras. Ange hur underhåll dokumenteras samt upprätta journaler som är anpassade efter respektive utrustning och ange var dessa finns att tillgå. Ange var instruktioner för underhåll och användarmanualer för utrustningen finns förvarad. Observera att uppgift om utförd kalibrering av utrustning bör vara noterad i underhållsjournalen För kontroll av egna reparationer Beskriv underhållet för kontrollutrustningen och upprätta underhållsjournaler För trycksättning med gas Beskriv underhållet för kontrollutrustningen och upprätta underhållsjournaler. Avsyningen kan t.ex. behöva inkludera okulärkontroller av slangar, slangbrottsventiler, och/eller säkerhetsvajer, tryckmätare och säkerhetsventiler samt funktionskontroller av tryckmätare och säkerhetsventiler För kontroll av färdskrivare Beskriv underhållet för kontrollutrustningen och upprätta underhållsjournaler För kontroll av taxameter Beskriv underhållet för kontrollutrustningen och upprätta underhållsjournaler För kontroll av hastighetsregulator Beskriv underhållet för kontrollutrustningen och upprätta underhållsjournaler.

28 Kvalitetsmanual för Utgåva nr: 6 Sida nr: 3 Kapitel 7 Datum: LOKALER OCH UTRUSTNING 7.4 Kalibreringsrutiner med journaler Beskriv rutin för kalibrering 1) samt ange eventuell utrustning som används för kalibrering. Ange med vilken periodicitet kalibreringen ska utföras 2). Observera att utrustning ska kalibreras innan den tas i bruk och därefter enligt fastställt program. Samma sak gäller för instrument som lånas in när det ordinarie är på reparation. Om kalibrering utförs av ett externt företag, som är ackrediterat för uppgiften, kan hänvisning ske till eventuellt avtal. I sådant avtal ska rutiner för kalibrering vara beskrivna. Av rutinen förväntas även framgå att kontrollutrustning efter genomförd kalibrering med godkänt resultat, förses med etiketter eller märkning som visar instrumentets kalibreringsstatus (dvs. uppgift om senast utförda, och nästa planerade, kalibrering). Om inte den tekniska anvisningen för hur kalibrering ska utföras beskrivs i kvalitetsmanualen kan istället hänvisning göras till det dokument som innehåller instruktionen. Betryggande dokumentstyrning ska dock tillämpas, d.v.s. i manualen anges såväl identitet som utgåva/datum för anvisningen samt var den finns att tillgå. Upprätta kalibreringsjournaler som är anpassade för respektive utrustning. I kvalitetsmanualen ska anges var journalblanketter finns att tillgå samt var dokumentation från tidigare utförda kalibreringar arkiveras. Gällande blankettversioner ska vara dokumenterade i manualen eller ha motsvarande dokumentstyrning. Utförd kalibrering noteras i kalibreringsjournal. Av journalen förväntas framgå mot vilken "referens" kalibreringen sker d v s, i fråga om exempelvis fyrgasmätare, gasflaskans identitet och kalibreringsgasens sammansättning, CO-HC-halt etc. Dessutom ska avlästa värden vid kalibrering före och efter eventuell justering anges. På sidan 4 i kapitel 7 visas ett exempel på hur en kalibreringsjournal kan vara uppbyggd. Kalibreringsjournalen bör arkiveras tillsammans med kalibreringsbevisen för de referenser som använts vid kalibreringen, t.ex. för referensgasblandningar, referensfilter etc. De referenser som man använder ska vara kalibrerade av ackrediterade kalibreringslaboratorier eller, i förekommande fall, av riksmätplats 2). För mät- och provningsutrustning ska även anges de största avvikelser som kan godtas vid kalibrering/kontroll av utrustningen i fråga. I vissa fall finns dessa uppgifter i myndigheternas föreskrifter eller i branschnormer, i andra fall måste kontrollorganet själv fastställa dessa värden. Observera att för viss kontrollutrustning, t.ex. för rullbromsprovare 2), måste kontrollorganet, om man själv utför kalibrering av utrustningen, kunna uppvisa en kalkyl av mätosäkerheten för de utförda kalibreringarna, dvs. en uppskattning av de felbidrag som kan hänföras till referenserna, metoden, mänskliga faktorn, miljön etc. Den totala mätosäkerheten bör understiga de specifikationer/tillåtna avvikelser som gäller för utrustningen med lämplig säkerhetsfaktor. Se vidare EAL:s publikation EA-4/02 (tid. EAL-R2) För kontroll av egna reparationer Beskriv kalibreringsrutin för kontrollutrustningen och upprätta kalibreringsjournaler. 1) 2) Med kalibrering menas en jämförelse mellan ett mätdon och en referens. Vid kalibreringen bestämmer man skillnaden mellan referensens kända värde och mätdonets visade värde. (Se vidare Svensk standard SS ). Om mätdonets visade värde inte ryms inom tillåtna toleranser/avvikelser måste mätdonet justeras/ repareras innan det får användas i kontrollverksamheten. Efter justering utförs en förnyad kalibrering. Se vidare SWEDAC DOC 04:2, Krav på kalibrering och spårbarhet för kontrollorgan.