1 Inledning På årets kongress var organisationen och dess arbetssätt det som upptog den mesta tiden. Det togs en hel del inriktningsbeslut som kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet med att utveckla hyresgäströrelsen. En av de stora förändringarna som beslutades var att kongressen avskaffades och att en årlig förbundsstämma övertar ansvaret. Kongressen beslutade även att vår grundorganisation skulle förändras. Det beslutet innebär att de Lokala Hyresgästföreningarna upphör att vara grundorganisation från och med 1/1 2001. Ny grundorganisation blir det gamla avdelningsledet som i framtiden kommer att ha namnet Hyresgästförening på primärkommunal nivå. Det medför att från och med nästa år kommer avdelningen att kalla medlemmarna till års- respektive budgetmöte och den tidigare mötesformen med representantskap kommer att upphöra. En del beslut togs också när det gäller förhandlings- organisationen. Bland annat skall vi i framtiden ha avdelningsvisa delegationer. Eftersom avdelningen redan har den organisationen klar känns det som att vi står väl rustade inför kommande års arbete. Avdelningens sätt att arbete med icke stadgebunden verksamhet har varit framgångsrik och kommer att fortsätta under kommande år. En stor del av budgeten kommer även under budgetåret 2001 att gå till utvecklande arbete inom avdelningsområdet. Vision Alla hyresboende inom avdelningsområdet ska ha möjlighet till en bostad som passar dennes behov och erbjuder en god boendemiljö. Alla hyresgäster ska ha inflytande över sitt boende. Övergripande mål All verksamhet ska genomsyras av ett demokratiskt synsätt, god moral och etik. Arbetet ska vara målinriktat och valet av verksamhet och aktiviteter ska alltid ställas i relation till medlemsnyttan. Avdelningen ska stötta, verka för att bevara och nybilda lokala hyresgästföreningar samt aktivt verka för att få fler husombud. Avdelningen skall också arbeta för att utveckla nya lokala arbetsformer samt stimulera dom lokala föreningarna till en fortsatt utveckling av det lokala arbetet.. Avdelningen ska driva bostadspolitisk påverkan och opinionsbildning och bli en stark faktor i de lokala politiska besluten. Avdelningen ska, för att förbli en stark organisation med hög medlemsanslutning, stimulera till en ökad överföring till autogiro eller annan betalningsform som inte är bunden till hyresvärdarna.
2 Service och stöd till lokala hyresgästföreningar och husombud : Ett fungerande stöd och service till LH/HO inom avdelningens område. Verksamhetsansvariges arbetsuppgifter Att rapportera till avdelningsstyrelsen om det fortlöpande arbetet på servicestationerna. Att följa upp och ha kontinuerlig kontakt med ansvariga för servicestationerna. Att se till att servicestationerna följer sina åligganden mot LH/HO. Att ha det övergripande ansvaret för servicestationernas bemanning enligt en bemanningsplan som är framtagen av servicestationsgruppen. I bemanningsplanen skall det framgå vilken geografisk spridning servicestationerna har, vilka öppettider, dagar som gäller, samt övrigt som har beslutats av servicestationsgruppen. Servicestationsansvariges arbetsuppgifter Ansvara för att stationens bemanningsplan följs. Ansvara för beställning av förbrukningsmateriel från avdelningsexpeditionen. Beställa service för kopiator. Ska göras till verksamhetsansvarig. Beställa service för dator. Ska göras till verksamhetsansvarig för information och IT. Servicestationernas funktion Att fungera som stöd och service till LH/HO. Att fungera som ett komplement till avdelningsexpeditionen. Att vara utrustad med kopiator och IT-utrustning. Bilda nätverk för att kunna låna ut lokaler till t.ex. HO som inte har någon lokal att förfoga över. Kriterier för att få ha servicestation Att ansvara för bemanningen av stationen minst en dag i veckan. Givetvis betyder det inte att LH som får stationen måste göras allt själva utan man kan ta hjälp av närliggande LH. Organisation Ansvarig för service och stöd för LH/HO. Den ansvarige ska finnas med i avdelningsstyrelsen. Resursgrupp bestående av medlemmar från arbetsgruppen. Skall arbeta som bollplank mot servicestationsansvariga och informationskanal till verksamhetsansvarig. Servicegrupp, bestående av verksamhetsansvarig samt de ansvariga för servicestationerna.
3 Verksamhetsplanering Den verksamhetsansvarige tillsammans med resursgrupp och servicegrupp kommer att ha möten vid behov. Fortsatt utbyggnad av nuvarande servicestationer med kopiatorer, datorer och med säkerhetsskåp. Nya servicestationer tillkommer där behovet ännu inte är täckt. Äldre kopiatorer kommer framöver att ersättas av nya vid behov eller när ekonomin tillåter detta. Installationskostnader 5.000 Inköp av 2 kopiatorer. á pris 17.675 35.350 Serviceavtal kopiatorer 27.000 Papper, toner och färg till skrivare 30.000 Div. kontorsutrustning 5.000 Porto utskick 3.000 Porto mm för privata LH och HO 15.000 Kostnader för utåtriktade möten (lokal + förtäring) 20.000 Ersättning för driftkostnader t.ex. el och städ 10.000 Summa 150.350 Information och IT Medlemmarna i avdelning Syd-Ost ska ha möjlighet till fullständig vetskap och enkel tillgång till information och till all information som rör avdelningens utåtriktade samt inre arbete. All information som rör avdelningen skall finnas tillgänglig via avdelningens hemsida. Styrelseprotokoll Årsmötesprotokoll och handlingsplan Avtal gällande hyressättning Avtal gällande ombyggnationer Hyresgästföreningens mål och inriktning Viktiga händelser som berör hyresgästföreningen och avdelningen Information till medlemmar och förtroendevalda ska ges både på hemsida och i form av t.ex. informationsblad/tidning. De som inte är medlemmar samt media skall snabbt och korrekt kunna få fakta om arbetet inom avdelningsområdet i avdelning Syd-Ost Arbetsuppgifter för information- och IT-ansvarig Information- och IT-ansvarig handlägger och utvecklar såväl interna som externa informationsfrågor. Handlägger och utvecklar IT-frågor internt och samarbetar med avdelningens informationsgrupp i information- IT- och massmediafrågor. Det innebär bl.a. att medverka vid planering och utformning av information, vara rådgivare i informationsfrågor och kunna medverka vid olika informationsmöten.
4 Information- och IT-ansvarig ansvarar för innehåll och uppbyggnad av avdelningens hemsida och olika publikationer. Han/hon ska samla lämpliga personer runt sig med olika kompetenser för att kunna fullfölja uppdraget. Organisation Information- och IT-ansvarig = (verksamhetsansvarig), ska finnas med i avdelningsstyrelsen. Informationsgrupp bestående av verksamhetsansvarig samt 4-6 personer skall finnas. Arbetsuppgifterna är bl a information, underhåll, att lägga upp och underhålla avdelningens hemsida och finnas till hjälp (support) för de servicestationer som kommer att ha tillgång till datorer och Internet. Det viktigaste är att de innehar olika kompetenser och stort intresse för sin arbetsuppgift för att ge avdelningens alla medlemmar den information de kan behöva. Referensgrupper. Beroende på vilken information som ska utges kan referensgrupper skapas vid behov och sedan upplösas De som ingår i informationsgruppen och/eller redaktionen ska vara medlemmar, men behöver inte vara förtroendevalda. Referensgrupper kan ta in icke medlemmar efter behov. Verksamhetsplanering Utse redaktion. Tidning/informationsblad ca 2 nummer per år. Utbildning för dem som behöver det. (Sköts internt inom avdelningen) Utveckla avdelningens hemsida. Successivt tilldela email-adresser till servicestationerna och LH inom avdelningen Knyta kontakter Datorer och Internet Idag när nästan alla har tillgång till datorer och Internet har avdelningen en egen hemsida Varje servicestation och LH kommer successivt att få en egen email-adress som följer en namnstandard. På detta sätt kan kommunikation ske mellan förtroendevalda och medlemmar på ett snabbt och mindre kostsamt sätt. Genom hemsidan ska man också försöka locka till sig nya medlemmar. Hemsidan ska vara länkad till Hyresgästföreningens hemsida samt till de olika serviceplatserna. Vid varje servicestation ska en dator finnas så att så många som möjligt har tillgång till detta media. Datorerna kommer att ha Windows 98 som operativsystem och Word som ordbehandlingsprogram samt virusprogram. Säkerhet och försäkring Hyresgästernas Riksförbund har en försäkring hos Länsförsäkringar/WASA. Försäkringen gäller för samtliga lokaler och viss utrustning som avdelningen har dvs. att försäkringen även gäller LH-lokaler. Datorer och skrivare förvaras i godkända säkerhetsskåp.
5 Samtliga datorer har eller kommer att förses med program som hindrar virusangrepp. Program och försäkringar 20 000 Internetabonnemang och kommunikation 20 000 Utbildning 5 000 Säkerhetsskåp m.m. 10 000 Nyanskaffning, skrivare 10 000 Summa 65 000 Förhandlingsorganisationen Att bli en stark lokal förhandlingsorganisation där delaktigheten är stor och nära det egna boendet. Att bli en stark part i den lokala bostadspolitiken Att erfarenhet och lokal kunskap används på bästa sätt för medlemsnyttan. Organisation Avdelningen har 4 st förhandlingsdelegationer inom avdelningsområdet, Svenska bostäder, Stockholmshem, Familjebostäder och Privata delegationen. Delegationen ska vara husombud och/eller lokala hyresgästföreningarnas hjälp i förhandlingsarbetet, därutöver ska de vara företrädare till de centrala förhandlingsarbetet inom Stockholmsföreningen. I avdelningsdelegationen ingår varje lokal hyresgästförening och/eller varje valt husombud. Delegationen ska träffas minst 4 gånger per år för att där kunna dra upp riktlinjer för förhandlingsarbetet och ha erfarenhetsutbyte. På sikt bör ansvaret för områdesförhandlingarna flyttas ut på denna nivå. Stockholmshem Att hela avdelningsområdet är representerade med valda ombud i avdelningsdelegationen. Vi ska alltid försöka arbeta i etisk och moralisk riktning samt med solidariskt tänkande. arbeta för att samtliga ledamöter har bra utbildning och att samsyn råder i delegationsarbetet. att även delegation arbetar fram en förhandlingsstrategi för avdelningen som överensstämmer med föreningens. att vi även arbetar med säkerhets frågor. att vi i arbetsgrupper eller i nätverk arbetar gemensamt med avdelningsansvarig för bostadspolitisk påverkan, remisser, och nätverk. Svenska Bostäder Samtliga LH:s (Lokal Hyresgästförenings) förhandlingsrepresentanter skall delta i beslut. Vidare skall LH:s förhandlingsrepresentanter ges tillfälle att föra fram lokala förslag. Vi skall definiera områdets specifika förutsättningar och arbeta för att erhålla förhandlingsresultat som solidariskt tar hänsyn till dem.
6 Familjebostäder Att hela avdelningsområdet är representerade med valda ombud i avdelningsdelegationen. Vi ska alltid försöka arbeta i etisk och moralisk riktning samt med solidariskt tänkande. arbeta för att samtliga ledamöter har bra utbildning och att samsyn råder i delegationsarbetet att även delegation arbetar fram en förhandlingsstrategi för avdelningen som överensstämmer med föreningens. att vi även arbetar med säkerhetsfrågor. att vi i arbetsgrupper eller i nätverk arbetar gemensamt med avdelningsansvarig för bostadspolitisk påverkan, remisser, och nätverk. att informera alla medlemmar om förhandlingsresultat via de lokala föreningarna Privata hyresvärdar Avdelningens delegation för privata beståndet har till huvuduppgift att stötta och hjälpa alla Husombud och förhandlings ansvariga i de lokala föreningarna som är verksamma i avdelningens privata bestånd. Delegationen skall vidare kalla till möte för att informera om olika strategier och beslut som berör det privata beståndet. Delegationens roll kommer under 2001 att utvecklas betydligt eftersom utförsäljningen av allmännyttans bostadsbestånd fortsätter. Syd-Ostavdelningen är den enda avdelningen i Stockholmsföreningen som har en egen delegation för privata beståndet. : Avdelningsdelegationerna 4*6 möten 10 000 Utskick Tryck och portokostnad 7 500 Summa 17 500 Nätverk i anslutning till förhandlingsorganisationen Varje förhandlingsdelegation inom avdelningen ingår även i det nätverk som är knutet till hela avdelningsområdet. Vi skall kunna samordna hela allmännyttan och det privata beståndet både med lokala hyresgästföreningar och med husombud i frågor där medlemmarna anser att det är viktigt. : Områdesbundna nätverk Möteskostnader 4 000 Avdelningsbundna nätverk Möteskostnader 4 000 Summa 8 000
7 Nätverk De frågor som inte den ordinarie organisationen i första hand kan arbeta med på ett bra sätt kan organiseras i form av nätverk Utökade arbetsgrupper i den ordinarie organisation.. T ex Förhandlingsorganisationen behöver en grupp som stödjer förhandlingsarbetet de kan då bilda ett nätverk för opinionsarbete. Vi vet från sifo-undersökningar att ganska många medlemmar vill bli aktiva i enskilda frågor, men ej önskar delta i det ordinarie styrelsearbete. Nätverksarbetet ska vara och upplevas som viktigt De som arbetar i nätverk ska känna att deras arbete kommer till användning. För att komma tillrätta med detta bör nätverksgruppen då och då framföra sina åsikter till styrelsen Nätverken bör arbeta så fritt som möjligt. Initiativ till nätverk Initiativet skall komma från medlemmar, LH, HO, och avdelning. Några områden där styrelsen kan stimulera nätverk Nätverk för opinionsarbete i samband med kommande förhandlingar. Nätverksbildande 10 000 Summa 10 000 Opinionsbildning och bostadspolitisk påverkan Att långsiktigt påverka politiker och allmänhet till att få en mer positiv syn på Hyresgästföreningen. Att påverka makthavare i bostadspolitiska frågor. Program Avdelningens bostadspolitiska opinionsarbete ska verka i samma riktning som föreningens, men med en lokal förankring. Vi avser att skapa opinion genom att bli en synligare organisation och få till stånd en kvalificerad grupp av personer som arbetar med de bostadspolitiska frågor som blir aktuella under året. Vi kommer att arbeta med undersökningar, mötesverksamhet och ev. annonsering. Vi önskar skapa en bostadspolitisk aktionsgrupp som är stor och spridd över hela avdelningsområdet. Gruppen ska snabbt kunna agera vid kampanjer och liknande. Opinionsbildning och bostadspolitisk påverkan 40 000 Summa 40 000
8 Bildning Varje medlem och förtroendevald ska genomgå utbildning som gör det möjligt att klar sitt uppdrag på ett bra sätt. Bildningsutbudet ska ha ett innehåll som syftar till att utveckla verksamheten i de olika leden. Avdelningen ska erbjuda personliga utvecklingsmöjligheter för de nuvarande och kommande ledarna inom rörelsen. Program Avdelningens bildningsutbud ska komplettera föreningens utbud. Valet av utbildning kommer att styras av behovet hos de förtroendevalda. Den enkät som nu är ute kommer att ligga till grund för bildningsprogrammet. Även den fördelning av utbildning som görs mellan föreningen och avdelningen avgör programmets innehåll. Vi har i avdelningens budget räkna med grundkurs (ARVID), funktionsutbildningar ( kassör, sekreterare, förhandling m fl ). Vi har också budgeterat för ett antal utbildningar som syftar till att skapa bättre styrelsearbete och utveckling ( både personlig och i laget ). Kostnaderna för bildning täcks till stor del av serviceavgifter från LH Grundutbildning Funktionsutbildningar Utbildning-utveckling Organisationsutveckling Summa 190 000 Stadgebunden verksamhet I serviceavgiften ingår det att avdelningen står för kostnaden vid utskick av kallelse till ordinarie årsmöte för de LH som inte vill/kan dela ut den själv. Kostnaden är beräknad på att det i detta utskick endast skickas kallelse, utan kuvert, med Citymail enligt det avtal föreningen har. Avdelningen ska genomföra två medlemsmöten per år. Ett årsmöte under mars månad och ett budgetmöte under oktober månad. Årsmötet är avdelningens högsta beslutande organ. Årsmöte och budgetmöte 15 000 Utskick 10 000 Porto (23.645 medlemmar) 90 000 Möteskostnader 3 000 Summa 118 000
9 Expedition Avdelningsexpedition Få expedition att fungera klanderfritt Verksamhet. Se till att expeditionen är bemannad på öppettiderna. Ordna beställningar till förbrukningsartiklar till servicestationerna Uppdatera diverse register. Maskiner 25 000 Drift, el mm 22 000 Hyra 55 000 Summa 102 000 Styrelsen Styrelsen kommer utöver löpande kontakter ha ca ett möte i månaden. Efter årsmötet 2001 kommer en planeringskonferens genomföras. Där kommer den nya styrelsen konstituera sig och sätta sig in i verksamhetsplanen, planera genomförandet av verksamhetsplanen med hjälp av det nya arbetssättet med styrkort kallad Vägvisaren : Styrelsemöten 10 möten 6 000 Planeringskonferens Internat 25 000 Planeringskonferens Externat 2 st. 5000 Summa 36 000 Kostnadsersättningar Att arbeta ideellt ska inte medföra kostnader för den enskilde. Avdelningen har för avsikt att skapa utrymme för kostnadsersättningar. Alla utgifter som kan redovisas med kvitton ersätts med det utlagda beloppen. Utgifter som inte kan specificeras med kvitto, t ex telefonutgifter kortare bilturer för att verka i avdelningens verksamheter och aktiviteter, utgifter för arbete på Internet mm. får rymmas inom det mötesarvode avdelningen får fördela. : Kostnadsersättningar/Styrelsearbete, ex. milersättning, förlorad arb.inkomst 25 000 Revisionsarbete 20 000 Mötesarvoden 30 000
10 Summa 75 000 2000 Avdelning Syd-Ost har per den 1/7-00 23 645 medlemmar. Lokala Hyresgästföreningar inom allmännyttans bostadsbolag företräder tillsammans 30 540 hushåll. Anslaget från föreningen till avdelningen är 25 kr per medlem och år vilket ger 591 125 kr. Serviceavgiften i de fyra tidigare avdelningarna har varit olika, i kronor/ hushåll eller i olika % av fritidsmedlen. Vi har valt att föreslå en oförändrad avgift på 10 kr/hushåll och år för år 2001 10 kr/hushåll och år ger en summa av 305 400 kr. för år 2001 blir då 896 525 kr. Intäkter Anslag från föreningen 25 kr * 23 645 medlemmar 591 125 Serviceavgift 10 kr * 30 540 hushåll 305 400 Summa 896 525