Några tips om du man kan jobba med media och PR 1. Höras och synas i media Idag är konkurrensen om medias utrymme stenhård. Den som vill synas och höras måste själv vara aktiv. Hur man lyckas beror mindre på vad man har att säga och mer på: - vilka media man vänder sig till - hur man formulerat sitt meddelande - om ämnet ligger rätt i tiden, vilket faktiskt går att påverka Några tips: - Lokala media, som tidningar, radio och TV, är enklare att komma åt än rikstäckande media. En lokal vinkling av er nyhet gör det lättare för journalisten att använda sig av den. - Servera journalisten en färdig nyhet och vinkla verkligheten utifrån de tips som finns under "Vad blir en bra artikel?" och "Skriva pressmeddelande". - Ett ämne är inte intressantare än man gör det till. Det gäller därför att inte bara vara aktiv i en pågående debatt, utan även att göra sitt problem till det folk pratar om, att skapa debatten. - En bra relation med någon eller några journalister är en utmärkt plattform för organisationens mediarelationer. Tänk bara på att inte bli för personlig. Berättar du något i förtrolighet som kan bli ett bra scoop är det inte säkert att journalisten kommer vara lojal mot dig, utan mot sitt uppdrag. - Använd webbutskick och sociala media. Det är billigt och ger bra spridning. Om ni inte har resurser att finnas i alla media, koncentrera krafterna på en eller två kanaler och gör det seriöst. 2. Skapa nätverk och samla adresser En organisation måste ha vänner. I medgång, för att kunna förankra förändringar, i motgång, för att kunna överleva. En förutsättning för att göra kontakter till långsiktiga relationer är att ha ordning på sina adresser. Tänk igenom vilka personer inom och utanför er organisation som är viktiga, som ni kan bygga ert nätverk utifrån. Det kan vara: - Opinionsbildare inom media. Ta reda på vilka journalister som bevakar arbetsmarknadsfrågor eller just ert område. - Lokala "ambassadörer", som kan föra ert budskap vidare ner på gräsrotsnivå. Tänk igenom vilka nyckelpersoner som finns på lokala förbund och arbetsplatser. - Andra organisationer som jobbar med samma saker. Gör en inventering över de verksamheter och företag som det är betydelsefullt att "ha på sin sida". Gör sedan i ordning en adress- och en e-postlista för var och en av de olika grupperna; journalister, ambassadörer och samarbetspartners. Då är det lättare att hålla reda på vem som fått vilken information och enkelt att underhålla.
Facebook är ett annat bra ställe att möta nya och gamla ambassadörer. Skapa en fan-page för organisationen eller en grupp för en särskild aktivitet. 3. Vad blir en bra artikel? Journalister har ont om tid och tar gärna emot bra idéer från utomstående. Här är en lista över händelser som journalister ofta nappar på: - Nya kampanjer - Nomineringar till styrelse eller ordförande - En gäst på besök - Resultat av en undersökning eller en insamling - Förändrad inriktning eller åsikt - Externa konflikter - Stora bidrag - Interna maktkamper - Medlemsökning eller -minskning - Er ståndpunkt i en pågående debatt 4. Göra utskick via e-post Det billigaste och snabbaste sättet att göra utskick på är att skicka e-post. Däremot är det lite mer informellt och en inbjudan kanske inte uppmärksammas lika mycket. Tips: - Skriv mottagarnas adresser i fältet "Hemlig kopia" eller BC (Blind Copy), när du skickar ut meddelandet via e-post. Då ser inte mottagaren till vilka andra du skickat det till. - Använd typsnitt som finns i alla datorer, så är du säker på utskicket ser likadant ut för alla. Arial och Times är säkra kort. - Undvik att "mail-bomba" folk. Skicka bara ut sådant som kan vara av intresse för personen. Använd dig av olika adresslistor för olika typer av kommunikation. Läs mer om det under "Skapa nätverk och samla adresser". 5. Skriva pressmeddelande Med en bra mall kan alla lära sig skriva pressmeddelande. På samma sida som du hittade det här materialet finns en enkel mall du kan använda. Det ska tydligt tala om vem som är avsändaren så använd samma logotyp och typsnitt i alla meddelanden. Störst chans till publicering, eller till att journalisten lockas att ta kontakt med er, har meddelandet om det: - Har lokal vinkling. Använd t ex regionens/ortens namn i rubriker. - Är en nyhet eller ger intryck av att vara något nytt. - Innehåller ett avslöjande eller hemliga handlingar. - Förmedlar något oväntat. 2
- Är baserat på en opinionsundersökning eller en "ny undersökning". - Förmedlar siffror, statistik, jämförelser eller "listor". - Berättar om en anmälning, regelbrott, lagbrott eller rättegång. - Presenteras utifrån/av/tillsammans med någon känd person. - Innehåller ett "pratminus", alltså ett citat. - Sökmotorer värderar rubriker högre än innehållet. Skriv därför en sökoptimerad rubrik, dvs kort och slagkraftig, gärna innehållande exempelvis ett varumärke eller ett känt begrepp (barnarbete, Fairtrade, mänskliga rättigheter). Att undvika: - Förskönande adjektiv och utropstecken. - Flera nyheter i samma meddelande. - Interna förkortningar och begrepp. - Utskick fredag eftermiddag. - Att ringa för att höra om det kommit fram. - Mer än en A4-sida. 6. Skicka ut pressmeddelande När pressmeddelandet är klart gäller det att få ut det till rätt personer. - Ring utvalda journalister och erbjud meddelandet exklusivt. Efter publicering bör det däremot gå ut brett. - Lägg först ut pressmeddelandet på er hemsida. Då kan journalisterna verifiera nyheten och kopiera det elektroniskt. Er hemsida kommer dessutom högst upp i sökmotorer om någon söker på nyheten. - Skicka ut det under morgonen eller tidig förmiddag. På eftermiddagen är reportrar ofta upptagna med annat. - Idag finns flera presstjänster på nätet för att lägga ut pressmeddelande gratis, exempelvis MyNewsdesk, Pressbox.se och Bolagsfakta.se. - Skicka även pressmeddelandet till TT. - Bifoga eventuellt ett illustrativt, neutralt foto, men undvik reklambilder. - Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när meddelandet går ut. - Sprid din pressrelease via Facebook eller Twitter. 7. Arrangera en presskonferens Kallar till presskonferens gör man bara när man har något mycket uppseendeväckande och speciellt att komma med. Tänk först och främst igenom: - Vad ni vill ha sagt och vad som är den röda tråden. - Vilka frågor som journalisterna kan tänkas ställa. Träna att svara och låt någon kollega spela journalist. - Vem som ska tala. Utse en eller ett par talare och låt några andra vara med som experter. 3
Andra förberedelser: - Tidpunkten: tidigt på dagen så att journalisterna hinner hem och skriva sin artikel. - Material: se till att det finns skriftligt material, bakgrundsfakta och ett pressmeddelande som sammanfattar det viktigaste. - Inbjudan: Bjud in alla medier, via en inbjudan några dagar innan. Börja inbjudan med en tydlig rubrik: Inbjudan till presskonferens. Sedan följer tid och plats, därefter vad den handlar om, vilka som kommer närvara, kontaktpersoner och telefonnummer. Generella tips om inbjudan finns under "Att skriva inbjudningar". Själva genomförandet: - Börja med att hälsa alla välkomna, tala om vilka ni är och framför huvudbudskapet. - Ge journalisterna tid att ställa frågor, men bli inte besviken om de inte gör det. - Se till att det finns tid för personliga intervjuer efter presskonferensen. - Faxa eller e-posta pressmeddelandet samt bakgrundsfakta till de journalister som inte kom dit. - Lägg ut pressmeddelandet på hemsidan. 8. Att skriva inbjudningar En förutsättning för att få folk till sina aktiviteter är en bra inbjudan. Skicka ut en personlig inbjudan per post eller e-post, eller sätt upp affischer på arbetsplatser och samlingslokaler. När du skriver personliga inbjudningar: - Berätta vilken typ av aktivitet ni anordnar och vad den handlar om - Hitta på en bra rubrik och skriv kortfattat innehållet. Problematisera gärna ämnet för att skapa intresse och engagemang. - Presentera en agenda med tidsangivelser om det är en längre aktivitet eller om det innehåller fler moment. - Gör ordentliga marginaler och indrag. Fyll inte ut hela pappret. - Presentera föreläsare med namn, titel och vad de har gjort tidigare (utan att stapla upp en meritförteckning). - Eventuellt moderatorns namn och titel eller expertkompetens. När du gör en affisch: - Skriv en stor rubrik som väcker uppmärksamhet och syns. - Skriv namn på eventuell föreläsare eller medverkande Oavsett om det är en inbjudan eller en affisch ska det stå: - Klockslag när det börjar och slutar. - Plats och eventuellt färdbeskrivning (för personlig inbjudan). - Om man behöver anmäla sig, till vem och sista anmälningsdag. - Om föreläsningen hålls på något annat språk än svenska. - Kontaktperson, med e-postadress och telefonnummer. 4
Att tänka på: - Använd gärna samma utseende och form för alla era inbjudningar. - Sätt er logotyp överst. - Att det ska kännas trevligt att läsa. - Glöm inte bort att nämna samarrangörer. För gemensamma inbjudningar placeras allas namn och logotyper i nederkant. Skickar ni en separat kan er logotyp ligga överst och de andra kan nämnas nederst, med eller utan logga, i "detta är ett samarrangemang mellan och " - Använd högst två typsnitt, alltid samma och variera inte storleken för mycket. 9. Sociala medier Idag blir sociala medier mer och mer viktigt för pressarbetet. Förbered och följ upp genom aktiviteter och inlägg i sociala medier: skapa grupper på Facebook, blogga med en personlig vinkel, twittra för att ge snabba svar. Att tänka på: - Det är bättre att vara aktiv i ett socialt medium, än att finnas lite halvhjärtat i alla. Välj ut det mediet som passar er verksamhet. - Sociala media bygger på interaktion med läsaren. De tröttnar snart om ni inte kan ge någon respons. 5