Bilaga 3 Leveransvillkor Allmänt Kontorsmateriel
1 INLEDNING Avtalsvillkoren i detta dokument berör de avrop och/eller leveransavtal som genomförs/sluts inom ramen för upphandlingen avseende allmänt kontorsmateriel, som sker inom statlig inköpssamordning (Dnr xxxx/xxxx). Villkoren gäller som de är och är inte möjliga att förändra i annan utsträckning än vad som anges i punkterna nedan. 2 OMFATTNING 2.1 Avgränsningar Denna upphandling omfattar följande produktområden: 1. Allmänna kontorsprodukter/skrivbordsartiklar 2. Pennor och ritmateriel 3. Block, blanketter och kort 4. Artiklar för arkivering, förvaring och sortering 5. Almanackor, planerings- och konferensmaterial 6. Artiklar för posthantering, emballage, kuvert och förslutning 7. Etiketter samt artiklar för märkning och skyltning 8. Kontorsmaskiner och övriga tillbehör för märkning/skyltning 9. Batterier och laddare (för beställning av enstaka förpackningar) För beställning av större volymer och specialbatterier, se Batterier 10. Väskor för specifika ändmål (i mindre volymer). För mer omfattande behov upphandling/offertförfrågan). 11. Kontors- och kopieringspapper för beställning i mindre volymer (enstaka buntar/kartonger, ej pall-leveranser). För volymrabatter se: Kontorspapper 12. Tjänsten företagstryck på konferensmaterial, almanackor och visitkort. Övrigt tryck se ramavtal tryckeritjänster och ramavtal profil och presentartiklar 13-15. Dator och maskintillbehör En översikt av dessa finns att finna i bilaga 6, Översikt. 2.2 Produkter Förutsättningar för krav m.m. på produkter anges i förfrågningsunderlaget/kravspecifikationen och i Leverantörens anbud. I övrigt specificerar Beställaren vilka produkter som är aktuella att köpa från ramavtalet och har full frihet att göra så inom ramen för de produktområden som ramavtalet omfattar med de begränsningar som angivits under 2.1 ovan.
2.3 Tjänster Förutsättningar för krav m.m. på tjänster anges i förfrågningsunderlaget/kravspecifikationen och i Leverantörens anbud. 3 GILTIGHET En beställning/avrop av produkter där sista leveransdagen för de efterfrågade produkterna skall ske efter det att giltighetstiden för ramavtalet har utgått är inte giltigt. 4 AVROPSRUTINER 4.1 Avropsberättigade Statliga myndigheter under regeringen, dvs. de civila myndigheterna, försvarsmakten och de affärsdrivande verken får avropa från de statliga ramavtalen. Se bilaga 9, Förteckning över deltagare i den statliga inköpssamordningen under perioden 2009-07-01-2010-06-30. 4.2 Avropsordning Leverantören har, enligt rangordning, blivit tilldelad ett geografiskt område, se tabellen område nr 1-4. Myndigheter inom dessa geografiskall områden skall således vända sig till den först rankade leverantören med sin avropsförfrågan. Det femte geografiskall området (hela landet) omfattar de myndigheter som, i det inledande skedet i upphandlingen, har valt att avropa genom en förnyad konkurrensutsättning. Område nr Områdesbenämning Ingående län Avropet ställs till den först rankade leverantören inom respektive område. 1 Södra Skåne län; Blekinge län; Kronobergs län; Kalmar län; Jönköpings län; Östergötlands län; Södermanlands län 2 Västra Hallands län; Västra Götalands län; Örebro län; Västmanlands län; Värmlands län 3 Stockholm/Uppsala/Gotland Stockholms län; Uppsala län, Gotlands län 4 Norra Gävleborgs län; Dalarnas län; Jämtlands län; Västernorrlands län; Västerbottens län; Norrlands län 5. Hela landet Avropsförfrågan ställs till de 4 leverantörer som har antagits. Avropet ställs sedan till den leverantör som vinner den förnyade konkurrensutsättningen.
4.3 Tilldelad leverantör per geografiskt område Myndigheter som inte har genomfört ett aktivt val att de önskar genomföra en förnyad konkurrensutsättning kommer att tilldelas den leverantör som är först rankad inom respektive geografiskall område. Tilldelningen sker baserat på var respektive myndighet har sitt säte, d v s där ledningen har valt att förlägga sin huvudsakliga verksamhet. Myndigheten ställer sina avrop till angiven leverantör. Vid tilldelning av leverantör gäller att samtliga villkor är fastställda. Överenskomna priser finns angivna i de prislistor/priskorgar som presenteras för respektive leverantör. 4.4 Förnyad konkurrensutsättning De myndigheter som har angivit att de önskar genomföra en förnyad konkurrensutsättning skall vända sig till samtliga antagna leverantörer för område 5 hela landet. Vid den förnyade konkurrensutsättningen har myndigheten möjlighet att välja att: genomföra en konkurrensutsättning baserat på det egna behovet, d v s skapa en egen priskorg baserat på de volymer (per år) som myndigheten anger och avropsförfrågan skickas till samtliga angivna leverantörer. Utvärdering sker på den egna priskorgen. genomföra en konkurrensutsättning baserat på ett samordnat avrop där en myndighetsgrupp genomför ett avrop baserat på gruppens gemensamma volymer och en gemensamt skapad priskorg, som myndigheten anger och avropsförfrågan skickas till samtliga angivna leverantörer. Utvärdering sker på denna priskorg. Leverantörens anbud, pris- och produktkorg, är styrande vid en FKU, dvs. Leverantören kan aldrig lämna ett högre pris per produkt, eller en lägre rabatt per produktområde än i sitt anbud. 4.5 Möjlig avvikelse från fastställd avropsturordning En avvikelse från fastställd avropsturordning får endast ske om den först rankade leverantören inte kan leverera de varor/produkter som önskas inom de tider som har överenskommits baserade på punkt 8. Leverans och leveranstid i det leveransvillkor som finns upprättat för detta ramavtal. Om leveransförseningar är vitesgrundande enligt punkt 8.3 i Leveransvillkor och sådana förseningar sker vid mer än tre (3) tillfällen under en sexmånadersperiod skall Beställaren skicka sin avropsförfrågan till den leverantör som har rankats som nummer två i avropsturordningen. Denna turordning får då gälla under en period på tolv (12) månader räknat från datum för denna avropsförfrågan.
4.6 Möjlig avvikelse från förnyad konkurrensutsättning Om ett eget leveransavtal har hävts baserat på punkterna 13 och 14 i Leveransavtalet har Beställaren rätt att utesluta denna leverantör vid det avrop som närmast följer på denna hävning. Denna möjlighet gäller endast vid ett (1) tillfälle per år. 4.7 Avropsförfrågan Oberoende av avropssätt gäller följande. Det skall vara möjligt att genomföra ett samordnat avrop inom respektive geografiskt område. Den avropsblankett som kommer att finnas tillgänglig när avtalen är tecknade skall ifyllas och skickas till respektive leverantör med de uppgifter som krävs för att förfrågan skall kunna behandlas. På blanketten skall anges om Beställande myndighet har ett avropssätt som avser: Tilldelad leverantör Förnyad konkurrensutsättning Därefter görs olika val för hur Beställare vill bli kontaktad för val av beställningsrutin på avtalet. Beställningsrutinen kan t ex utgöras av: Skåpservice (med specificerat antal skåp) Köp online i webbutik med specificerade login-möjligheter för olika beställare Beställning kopplat till eget inköpssystem Beställning via mail, fax, telefon Avropsblanketten skall kunna fungera som ett avtal mellan Beställare och Leverantör tillsammans med leveransvillkoren, bilaga 3, som utgör en bilaga för att reglera villkoren. Vid förnyad konkurrensutsättning gäller att omfattning (vilka produkter som avropet omfattar) priser som erhålls vid avropet; och leveransavtalets giltighetstid skall anges i det leveransavtal som upprättas mellan Beställare och Leverantör. Observera att ett avrop som inte har ett beställningsnummer (diarienummer) inte besvaras. Det är inte tillåtet att använda ramavtalet för att begära in priser för jämförelser med andra leverantörer som inte finns på avtalet. Leverantör skall ha skälig tid att besvara en avropsförfrågan (cirka 3-5 arbetsdagar). Detta brukar innebära att det vid start av ett avtal kan ta litet extra tid att komma igång beroende på val av beställningsrutin. Om en avropsförfrågan avser en förnyad konkurrensutsättning behöver en Leverantör minst 10-12 arbetsdagar på sig för att svara på förfrågan beroende på hur omfattande förfrågan är.
5 PRISER Samtliga priser skall vara fasta under det första avtalsåret. Samtliga priser skall vara angivna i svenska kronor exklusive moms. Fraktkostnader får endast uttas i de fall ordersumman för den enskilda beställningen understiger 500 kr för en leveransadress och i enlighet med avgifterna i Leverantörens anbud. Om en leverans sker till flera arbetsplatser/kontorsbyggnader inom en och samma leveransadress skall endast en fraktavgift utgå. I övrigt får inga avgifter avseende frakt, eller någon annan hanteringskostnad belasta beställningen/avropet. Faktureringsavgift eller motsvarande avgift accepteras ej. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. De priser som angivits i den priskorg som ingått i upphandling som föregått detta avtal skall gälla som maxpriser under avtalsperioden. Detta innebär att Leverantören inte får sälja dessa produkter till högre priser än vad som angivits i det anbud som lämnades in i upphandlingen, förutom vad som anges under punkten 6 nedan. De organisationer som har rätt att avropa från detta avtal skall alltid få ta del av de prissänkningar som sker avseende Leverantörens produkter. 5.1 Prisjustering Angivna priser skall vara fasta i ett år, fr. o m dagen för avtalstecknandet. Därefter kan en årlig prisjustering motsvarande 80 % av förändringen i konsumentprisindex (KPI) under en 12-månadersperiod ske. Förändringen uttrycks i procent med två decimaler och beräknas som skillnaden i KPI-siffran med mars 2010 som basmånad. Ersättningsbeloppen skall justeras (uppåt eller nedåt) med hänsyn till förändringarna i nämnda index genom jämförelse av indextal för mars månad varje år. De nya priserna gäller därefter från och med 12 månader. Prisjustering får begäras vid förändringar motsvarande ± 3 % i KPI jämfört med anbudsdatum alternativt senaste ändringsdatum. Rabatterna är dock fasta under hela ramavtalets period (totalt fyra år). Vid eventuell förlängning av Avtalet sker prisjustering enligt ovanstående modell 5.2 Valutajusteringar Lämnade prisuppgifter i ansökan och i anbudet är grundförutsättningar för ev. kommande valutajusteringar. Valutajustering skall inte äga rum under avtalets sex (6) första månader.
Valutajustering får begäras vid valutaförändringar motsvarande ± 5 % jämfört med anbudsdatum alternativt senaste ändringsdatum. Åberopar leverantören valutajustering enligt valutaklausulen skall tydlig beräkning redovisas. Verifikat skall kunna bevisa att berörda produkter inhandlats för den angivna valutan. Endast 75 % av varans pris är valutaberoende. Begäran om valutaförändring skall framställas senast 30 dagar före den leveransdag då det justerade priset skall börja gälla och skall godkännas skriftligen av parterna innan justering får ske. Avtalade priser baseras på Riksbankens genomsnittskurs (mittkurs) för det senaste tremånadersintervallet inom avtalets löptid. För övrig info se: http://www.riksbank.se/templates/stat.aspx?id=16747 6 PRODUKTER De produkter som angivits i den priskorg som användes i ramavtalsupphandlingen och som då funnits med i Leverantörens referensprislista skall finnas till försäljning under hela avtalsperioden. För det fall en produkt likväl inte finns kvar i leverantörens utbud skall en likvärdig produkt ur Leverantörens katalog erbjudas till samma pris, eller ett lägre pris, än den ursprungliga produkten. Vad som skall anses vara en likvärdig produkt är upp till VHS att ensidigt avgöra, under förutsättning att Leverantören och Beställaren inte kan enas om ersättningsprodukt. Leverantören skall utan dröjsmål anmäla förhållande som innebär att en produkt inte längre finns till försäljning till Beställaren och VHS. För det fall det rör en produkt i priskorgen som inte funnits med i Leverantörens katalog och som inte längre finns till försäljning till det pris som angavs i priskorgen skall följande gälla. En likvärdig produkt ur Leverantörens referensprislista eller webbutik skall erbjudas till samma pris, eller ett lägre pris, än den ursprungliga produkten. Vad som skall anses vara en likvärdig produkt är upp till VHS att ensidigt göra. Leverantören skall utan dröjsmål anmäla förhållande som innebär att en produkt inte längre finns till försäljning. För det fall den nämnda situationen upprepas avseende en produkt vid mer än två tillfällen gäller dessutom följande. Leverantören skall i detta fall inte längre äga rätt att leverera till de myndigheter i den grupp man antagits för, utan denna rätt skall tillfalla den leverantör som antagits som nummer två i rangordningen för gruppen av myndigheter varvid samtliga villkor enligt detta avtal med bilagor skall tillämpas på denna leverantör.
Samma sak som anges i detta stycke skall gälla för det fall Leverantören byter ut sin referensprislista mot en ny under ett och samma kalenderår och en eller flera produkter saknas. Leverantören säkerställer att eventuella kampanjer kommer avropande myndigheter tillgodo, genom att sälja produkten till kampanjpriset, under förutsättning att detta pris är lägre än det pris Beställaren annars skulle ha fått köpa produkten till. 7 LEVERANTÖRENS ANSVAR Leverantören svarar för att uppdraget genomförs fackmannamässigt och i enlighet med god sedvänja i branschen samt av för ändamålet kompetent personal. 8 LEVERANS OCH LEVERANSTID Med leverans menas fysisk leverans av avtalade produkter till av Beställaren angiven adress från Leverantörens lager samt eventuell installation. Artiklar som är definierade som Produkt som finns i priskorgen skall vara ordinarie lagervaror, d v s varor med maximal leveranstid på tre (3) arbetsdagar (från beställning till leverans). Övriga produkter anses vara icke ordinarie lagervaror med maximal leveranstid på tio (10) arbetsdagar (från beställning till leverans). Med leveranstid på maximalt 3 arbetsdagar enligt ovan, avses tiden fr.o.m. den dag då anbudsgivaren erhåller skriftlig order t o m den dag då varan är den avropande myndigheten tillhanda på någon av deras ordinarie leveransplatser i Sverige. För att kravet på respektive leveranstid skall anses vara uppfyllt skall det kunna uppfyllas för samtliga avropsberättigade myndigheter etc. i Sverige. 8.1 Skall-krav avseende snabbleveranser Det skall vara möjligt för anbudsgivare att expediera expressorder. Med expressorder avses att varorna skall vara hos beställaren inom 24 timmar från beställningstillfället (skriftlig beställning om inte annat överenskommits mellan köpare och säljare). Avtalad leveransdag skall definieras i samband med beställning i avropsblanketten, baserat på avropande myndighets leveransavtal. Anges ingen specifik leveransdag skall leverans ske i enlighet med vad Leverantören angivit om respektive produkt i sitt anbud. Samtliga priser vid avrop skall vara DDP fritt Beställaren enligt angiven leveransadress. 8.2 Leveranskontroll I de fall det är aktuellt gäller följande för leveranskontroll. När produkter och tjänster är levererade och installerade på plats skall leveranskontroll genomföras av Leverantören och Beställaren gemensamt.
Leveranskontrollen skall omfatta funktion, prestanda och dokumentation. Leveranskontroll skall påbörjas senast två (2) veckor efter mottagen leverans Leveranskontrollperioden skall vara fem (5) arbetsdagar. Om levererade produkter och tjänster fungerar enligt specifikationen utan fel under denna tid, är installationen accepterad. Beställaren skall i samband med avropet ange om leveranskontroll kommer att vara aktuellt, samt avseende vilken/vilka produkter. 8.3 Leveransförsening och vite I enlighet med ALOS 05 punkt 7-11. Vid tillämpningen av punkt 7 skall utan dröjsmål innebära minst 2 arbetsdagar. För det fall Leverantören inte levererar hela den överenskomna mängden och detta inte aviserats i enlighet med de regler som anges i ALOS 05 punkt 7 skall denna diskrepans mellan avtalad mängd och levererad mängd anses utgöra fel i varan. Vid tillämpning av punkt 9 i ALOS 05 skall vitessatsen 3 % tillämpas för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varat. Det maximala vitet enligt denna punkt skall vara 15 %, dvs. 5 veckor. För det fall varan eller varorna inte avlämnas i rätt tid har köparen rätt att, för det fall förseningen varar i mer än 4 arbetsdagar, förutom vitet, avbeställa varorna och genomföra beställningen från den leverantör som är rangordnad som nummer två för köparens område. 8.4 Leveransvillkor Om emballage krävs skall det ingå i priset. En avropande myndighet skall kunna erhålla order- och leveransbekräftelse via e-post och/eller fax. För beställningar med ett totalt ordervärde understigande 500 SEK (exklusive mervärdesskatt) gäller en avgift motsvarande posten tariffer för frakt inom Sverige. För beställningar med ett totalt ordervärde på 500 SEK eller mer (exklusive mervärdesskatt), skall leverans ske fritt till Beställarens lokal/reception/vaktmästeri. För det fall leveransen sker på pall och om inget annat avtalas mellan kund och leverantör tar Leverantören hand om sina egna pallar utan extra kostnad för Beställaren. Om engångspallar används, återtar Leverantören dessa utan extra kostnad för Beställaren.
9 FAKTURERING OCH BETALNING Leveransmottagaren respektive Beställarens adress meddelas av Beställaren i anslutning till avrop. Faktureringsavgift eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Betalning sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Vid utebliven betalning från angiven betalare är Beställaren betalningsansvarig. Fakturor till kund skall utformas på ett enkelt och lättförståligt sätt. Flexibilitet i fakturering skall eftersträvas, t.ex. bör kunder med återkommande avrop kunna faktureras vid maximalt ett tillfälle per månad. Fakturor bör, vid önskemål från Beställare, innehålla specificering av delsummor per beställare hos kunden. Leverantören skall kunna erbjuda elektroniska fakturor. Dessa skall använda standarden Svefaktura och i övrigt vara specificerade enligt överenskommelse mellan Leverantören och Beställaren. 10 FORCE MAJEURE I enlighet med punkt 25 i ALOS 05. 11 FEL I VARAN I enlighet med ALOS 05 punkt 19-24. Omleverans enligt punkt 21 skall dock alltid kunna åberopas av Beställaren. Leverantören skall utan kostnad kunna hantera returer och tillhandahålla returmaterial vid reklamationer. Avroparen är dock skyldig att skicka produkten efter ramavtalsleverantörens anvisningar. Leverantören skall vid reklamation inom skälig tid utan kostnad ersätta med motsvarande produkter. 12 AVBESTÄLLNING Beställaren har rätt att avbeställa ett avrop under förutsättning att avbeställningen sker skriftligt, eller på det sätt Leverantören och Beställaren kommer överens om, senast tre (3) arbetsdagar innan den dag då leveransen skulle ha skett.
13 HÄVNING AV ENSKILT AVROP Beställaren har rätt att häva avropet/beställning om; Produkt/erna avviker från de krav som Beställaren har haft anledning att förutsätta. Produkt/erna är behäftade med fel. Leverantören ej åtgärdar felet inom skälig tid efter påtalande från Beställaren. Om leveransförseningen överskrider gränsen för det maximala vitet enligt ALOS 05. Vid en sådan hävning skall parternas prestationer omgående återgå. Endera parten har rätt att häva avropet om den andra parten väsentligen åsidosätter sina förpliktelser enligt detta avtal. 14 HÄVNING AV LEVERANSAVTAL Beställaren har rätt att häva leveransavtalet om det vid fler än tre tillfällen visar sig att; Produkt/erna avviker från de krav som Beställaren har haft anledning att förutsätta. Produkt/erna är behäftade med fel. Leverantören ej åtgärdar felet inom skälig tid efter påtalande från Beställaren. Om leveransförseningen överskrider gränsen för det maximala vitet enligt ALOS 05. Vid en sådan hävning skallll parternas prestationer omgående återgå. Endera parten har rätt att häva avropet om den andra parten väsentligen åsidosätter sina förpliktelser enligt detta avtal. 15 STANDARDAVTAL Utöver de begränsningar/förändringar som anges i detta avtal skall ALOS 05 gälla.