KOLLEKTIVTRAFIKNÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden jan-aug 2017 1
Innehållsförteckning Förord... 3 Inledning... 4 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet... 5 Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör... 6 Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare... 8 Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi... 11 Miljöredovisning... 14 Uppföljning av arbetet med intern kontroll... 15 Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA... 18 Uppföljning av insyn i verksamhet som utförs av privata utförare... 20 2
Förord Inför verksamhetsåret 2017 fanns det en rad svåra utmaningar för den skånska kollektivtrafiken. IDkontrollerna på Köpenhamn Airport Kastrup och gränskontrollerna vid Hyllie station har, sedan införandet, påverkat resandet över Öresundsbron på ett mycket negativt sätt. I Helsingborg görs stora förändringar i stadens infrastruktur, som har påverkat framkomlighet och punktlighet i stadsbusstrafiken. I tågtrafiken har ett eftersatt järnvägsunderhåll haft en omfattande påverkan på tågens punktlighet och därmed på de skånska resenärers vardag. Fungerande statlig och kommunal infrastruktur med bra kapacitet är en förutsättning för bra kollektivtrafik. Ovanstående faktorer, som helt eller delvis ligger utanför förvaltningens kontroll, har haft en negativ påverkan på Skånetrafikens varumärke och vi har sett ett fallande index för kundnöjdhet, NKI. Samtidigt står Skånes kollektivtrafik inför en mycket spännande utveckling, där kollektivtrafiknämnden har vidtagit ett antal viktiga beslut för att nå de mål som satts upp för verksamheten. Beslut om investering i en ny underhållsdepå för Öresundstågsflottan i Hässleholm, införandet av elbuss i Malmö och beslut om anskaffningen av ett nytt tågsystem för att trafikera sträckan Helsingborg-Köpenhamn är tre exempel på beslut som är strategiskt viktiga för Skånes utveckling. Vi räkenskapsårets början bedömdes förvaltningens underskott till 100 miljoner kronor, ett underskott som till stor del var kopplat till gräns- och ID-kontrollerna vid Öresundsbron. Effektiviseringsåtgärder inom förvaltningen, avskaffandet av ID-kontrollerna vid Kastrup och en i övrigt positiv utveckling av det skånska resandet gör att prognosen efter tertial 2 ser betydligt ljusare ut. Aldrig har det åkt så många med Skånetrafiken som under första halvåret 2017. Med det sagt går det inte att slå sig till ro. Kollektivtrafiknämnden kommer även fortsättningsvis arbeta för ett utvecklat resande, en bättre infrastruktur och satsningar i Skåne som gör att Region Skåne kan erbjuda sina innevånare en hållbar kollektivtrafik i världsklass. Stefan Svalö Ordförande kollektivtrafiknämnden Linus Eriksson Trafikdirektör Skånetrafiken 3
Inledning Kollektivtrafiknämnden ansvarar för planering och genomförande av regional kollektivtrafik som följer av att Region Skåne är regional kollektivtrafikmyndighet enligt lag. Nämnden har det samlade kundansvaret och ansvarar för utvecklingen. Nämnden driver i samverkan med sex sydlän och danska Trafikministeriet Öresundstågstrafiken. Nämnden ansvarar för färdtjänsten i 23 kommuner och för sjukresorna i Skåne. Året som gått viktiga händelser Skriv kort och i punktform. Införande av ny pris och zon-modell, parallellt med den gamla modellen Nytt biljettsystem driftsatt den 27 mars ID-kontroller avslutades den 5 maj Två nya kommuner in i Serviceresekort (Landskrona och Svedala) Säljrekord för Jojo-Sommar, 210 800 sålda kort Tagit emot 11 av de 30 nya Pågatågen Beslutat att ta över beställningsmottagning på Serviceresor i egen regi Trafikstart för nya avtal i Serviceresor i februari 68 nya bussar i Malmö Beslutat att investera i tågdepå i Hässleholm till Öresundstågen Tilldelningsbeslut Upphandling Trafik och underhåll av Pågatågen Granskning och revision av Bergkvara Buss efter signal om bristande arbetsmiljö och miljöansvar Verksamhetsförändringar/-övergångar Externa verksamhetsförändringar 2017 Verksamhet Tidpunkt Beslut om övertagande av beställningsmottagning Våren 2018 43 Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) 16 Mkr utöver 2017 års kostnad Större interna verksamhetsförändringar 2016 Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Beslut at flytt av trafikledningen Serviceresor från Helsingborg Våren 2018 23 Uppdragsförändring (Mkr) 4
Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Regiongemensamt mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Kundnöjdhet Året har hittills inte motsvarat den önskade bilden vad gäller kundernas nöjdhet med Skånetrafiken. Nöjd kund (NKI enligt den nationella undersökningen Kollbar) för återkommande kunder når sammantaget 52 procent, vilket är lägre än motsvarande period 2016 och även lägre än det satta målet för hela året. Eftersom all vår trafik utförs på entreprenad är samverkan med trafikföretagen helt avgörande för att få nöjdare kunder. I busstrafiken tillämpas en affärsmodell som syftar till att trafikföretagen ska vara delaktiga och påverkas av kundernas val. Fler och nöjdare kunder ger bonus och ökade intäkter för trafikföretagen och omvänt minskad ersättning. Majoriteten av resorna i busstrafiken sker nu i avtal med denna affärsmodell och i juni tecknades ett nytt avtal med en liknande modell för Pågatågstrafiken. Det nya avtalet för Pågatågen innebär många förändringar som syftar till att förbättra för kunderna. En del är att trafikföretaget inte bara kommer att ansvara för driften utan även fordonsunderhåll och ersättningstrafik. De många störningarna i järnvägsinfrastrukturen och brister i trafikinformationen ger ett försämrat förtroende för tågtrafiken och leder till en lägre nöjdhet. Dessutom har de resenärer som pendlat över Öresundsbron haft en längre restid och upplevt trängsel ombord beroende på ID- och gränskontrollerna. Med start i september får vi tillbaka normal restid över bron och även mer kapacitet i rusningstrafiken. Den efterlängtade upprustningen på Öresundstågen kommer i gång under hösten. Efter mer än 15 år i trafik är tågen slitna och en rejäl uppfräschning med bland annat renoverade stolar, ny belysning, nya golvmattor, nytt toalettsystem och ommålning ska bidra till en högre kundnöjdhet. Det första upprustade tåget kommer att rulla i trafik under hösten. Långsamma beslutsprocesser mellan ägarna har dock medfört att denna upprustning dragit ut på tiden. Generellt finns stora förbättringsbehov i styrning av Öresundstågsaffären. Fragmenterat ägande, dålig ekonomistyrning, bristande underhåll medför sämre kvalitet för kund och överskridande av budget utan för Skånetrafikens kontroll. Bussflottan har uppgraderats under året. I december 2016 sattes dubbeldäckare i trafik på sträckan Kristianstad-Malmö och Hörby-Lund med tydlig resandeökning som följd och i Malmö har 68 stadsbussar bytts ut till nya. Årligen sker en omfattande extern kundundersökning ombord på våra bussar och tåg, Kvalitetsmätning ombord. Resultatet hittills i år är att vi når målen för Pågatågen, Regionbussarna och Stadsbussarna, men inte för Öresundståg. Nöjdheten hos de av våra kunder som reser färdtjänst och sjukresor är något bättre än 2016. Hittills är resultatet 84 procent jämfört med målet som är 87 procent. Kunderna är mer nöjda med hur själva resan fungerar än med bokningen. I februari fattade kollektivtrafiknämnden beslut att beställningsmottagningen ska ske i egen regi. Syftet är att förbättra kvalitén genom bättre lokalkännedom och språk. Förvaltningen är igång med att verkställa uppdraget med ett succesivt övertagande av beställningscentralen från maj 2018 och fullt ut 30 juli 2018. Samtidigt utökas trafikledningen och samlokaliseras med beställningscentralen i våra gemensamma lokaler i Hässleholm. 5
Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör Regiongemensamt mål: En drivande utvecklingsaktör Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet en drivande utvecklingsaktör. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Riktad uppföljning till kollektivtrafiken Regionfullmäktiges inriktning är att resenärerna ska uppleva att det är tryggt, säkert och smidigt att resa med den skånska kollektivtrafiken. Ambitionen är att fördubbla resandet till år 2020 i enlighet med den nationella målsättningen samt öka kollektivtrafikens marknadsandelar. Nämnden ska redovisa resultaten/effekter av arbetet. Resandet fortsätter att öka. Ökningen hittills i år är sammantaget 2 procent, vilket motsvarar drygt två miljoner nya resor och rekord jämfört med tidigare år. Vi ligger dock under målet främst beroende på en minskning av resorna över bron, störningar i järnvägsinfrastrukturen och försämrad framkomlighet i centrala Helsingborg. Med start i september får vi tillbaka normal restid över bron och även mer kapacitet i rusningstrafiken. Bristerna i järnvägsinfrastrukturen är en av våra största utmaningar och dialogen med Trafikverket har intensifierats. I Helsingborg kommer de nya busskörfälten på sikt att innebära att HelsingborgExpressen får den rakaste och snabbaste vägen till centrum. Ett av årets viktigaste beslut i syfte att öka resandet där marknadsförutsättningarna är störst är kollektivtrafiknämndens beslut om att lansera System 3 (arbetsnamn). Ett nytt modernt tågresande att addera till dagens två system och som avser sträckan Köpenhamn-Malmö-Lund-Helsingborg. Tågsystemet styrka är en ny produkt en resetjänst baserad på kundernas framtida krav och behov. Kunderna och deras behov ska sättas i fokus så tågtrafiken erbjuder en betydligt högre kvalitetsnivå och inte bara utökas kapacitetsmässigt. Omställningen till fossilbränslefri kollektivtrafik fortsätter och inom ramen för trepartssamarbetet i Malmö har vi enats om att införa el-buss på linje 3 och linje 7 i Malmö. Införandet av el-buss innebär inte endast fordonsbyte. För att kunna vara så konkurrenskraftiga som möjligt mot biltrafiken kommer ett antal infrastrukturåtgärder att genomföras. Skånetrafiken kommer att nå målet om fossilfri kollektivtrafik till 2020. Utvecklingsarbetet för ett nytt modernt biljett- och betalsystem har fortsatt. Den nya prismodellen som beslutades hösten 2016, lanserades för våra skånska kunder den 27 mars i år, tillsammans med ett helt nytt biljettsystem. Den nya pris- och zonmodellen innebär ett nytt, enklare sätt att resa med så kallade personliga zoner (liten, mellan eller hela Skåne) samt ett förenklat sortiment med tre biljettyper (enkel-, 24-timmars- och 30 dagarsbiljett). Först ut som biljettbärare i nya biljettsystemet är en ny, enklare och modernare Skånetrafiken-app (SKÅ) för att söka och köpa resa. Längre fram kommer även andra typer av färdbevis som någon form av plastkort. Samtliga bussar har också utrustats med nya validatorer för att maskinellt kunna läsa den nya app-biljetten. Dessa är även förberedda för att kunna läsa kontaktlösa bankkort. Den nya biljett- och betalsystemet utvecklas kontinuerligt och kommer att leva parallellt med vårt gamla Jojo-system som gradvis avvecklas och ersätts innan årsskiftet 2019/2020. I planen för slutet av 2017 och början av 2018 ligger möjlighet att köpa biljett och resa med nya appen till Danmark och våra grannlän samt företagserbjudanden. 6
Uppföljning och utvärdering av det nya systemet är igång och kommer att ske fortlöpande. Efter mjuklanseringen under våren har försäljningen nu tagit fart i nya appen. Vi har nu cirka 120 000 aktiva biljettköpare och biljettintäkter motsvarande 70 miljoner kronor hittills i år. Enligt kundundersökningen Kollbar tycker mer än hälften av kunderna att det nya systemet är bättre än det gamla och 8 av 10 tycker att det nya systemet är likvärdigt eller bättre än dagens. Genom vårt nya biljettsystem är förhoppningen att göra det enklare och smidigare att åka kollektivt så att det bidrar till vårt mål att få fler och nöjdare kunder. 7
Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare Regiongemensamt mål: Attraktiv arbetsgivare Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet attraktiv arbetsgivare. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Hälsofrämjande arbetsplatser En god och hälsofrämjande arbetsmiljö är en förutsättning för Region Skånes attraktivitet som arbetsgivare, och då även för en väl fungerande kompetensförsörjning. Sjukfrånvaron har under perioden ökat främst med långtidssjukskrivningar (trots att förvaltningen under en längre tid haft långtidssjukskrivna som fokusområde). Sjukfrånvaron totalt har i snitt ökat från 1,48 snittdagar i juli 2016 till 1,50 snittdagar i juli 2017. Ackumulerat för perioden jan-juli har sjukfrånvaron ökat från 10,26 år 2016 till 12,02 år 2017. Sjukfrånvaron i timmar har ökat från 19 859,3 till 22 849,6 under perioden, en total ökning med 2 990,3 timmar. Vad gäller sjukfrånvaro räknat i årsarbetare har således en ökning skett från 20 till 23,1, total ökning 3,1. I de fall som är aktiva genomförs åtgärder enligt rehabiliteringsprocessen. För 2017 har förvaltningen fortsatt arbeta med tidiga insatser, ex genom friskvårdsaktiviteter. Vi arbetar fortsatt enligt Regionens rehabiliteringsprocess och genomför slumpvisa alkohol- och drogtester för att ha förebygga och åtgärda riskbruk och missbruk med fokus på friskvård. Under året har förvaltningen haft fokus på att utbilda chefer i att identifiera tidiga signaler till sjukfrånvaro för att skapa en bra arbetsmiljö i enlighet med AFS 2015:04 (Organisatorisk och Social arbetsmiljö). Varje enhet på sin nivå ska driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete gällande sociala och organisatoriska aspekter. Kunskapsområden är att öka chefens uppmärksamhet på riskfaktorer och skyddsfaktorer i den egna personalgruppens sociala och organisatoriska arbetsmiljö, aktivera medarbetarna till deltagande i det systematiska arbetsmiljöarbetet samt stödja det lokala arbetsmiljöarbetet, t ex genom coaching eller utbildningsinsatser. HR har haft dialogmöten med ansvariga verksamhetschefer där sjukfrånvaron på individnivå gåtts igenom i form av status och aktivitet. Skånetrafiken fokuserar löpande arbete på att lösa enskilda rehabiliteringsärenden. Målet för 2017 är att minska sjukfrånvaron med 1 kalenderdagar/medarbetare, målet för 2017 blir då 18,1 kalenderdagar/medarbetare. Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Kompetensförsörjningen är en av vårdens stora utmaningar, i såväl Region Skåne som övriga landet. Bara genom att vara en attraktiv arbetsgivare kan Region Skåne möta upp till invånarnas behov, erbjuda den bästa vården och servicen, och locka till sig och behålla den kompetens som är nödvändig för att klara den framtida verksamheten. Precis som inom Region Skåne i övrigt så finns det utmaningar för Skånetrafiken gällande kompetensförsörjning. Behovet av kompetensmixplanering finns, men inte i lika stor grad som inom vården så därför ligger inte fokus på detta i vår kompetensförsörjningsplan. Vi har dock kompetensmix i delar av vår verksamhet. På vår kundtjänst i Malmö (ca 55 medarbetare) finns en kompetensmix inom de olika enheterna där medarbetarna kan täcka för varandra. På den ena enheten (linje 1) besvarar man kundfrågor via telefon, chatt, Twitter och Facebook samt registrerar 8
kundärenden, medan man på den andra enheten (linje 2) arbetar mer administrativt och handlägger förseningsersättningar. Vidare har de tillgång till ett antal medarbetare från våra kundcenter, som kan komma in och stötta i arbetet. På vårt affärsområde buss har vi vidare anställt en junior trafikutvecklare som har lärt upp sig på olika områden inom de två affärsområdena buss norra och buss södra. Tanken finns att utvidga detta till att även omfatta andra avdelningar och enheter. Genom att arbeta vidare med ovan upplägg så gör vi oss mindre sårbara eftersom det finns medarbetare som kan röra sig mellan olika affärsområden/avdelningar, enheter och funktioner, både tillfälligt och över längre tid. Exempel på övriga satsningar för att säkra kompetensförsörjningen 2017 För att stärka den framtida ledarförsörjningen så har ett ledarförsörjningsprogram tagits fram och genomförts under våren 2017 (VÄXA) För att behålla och utveckla medarbetare så pågår ett arbete med att ta fram en kompetensstege för våra trafikinformatörer För att vara en attraktiva arbetsgivare och dessutom säkerställa en långsiktig kompetensförsörjning så har vi fortsatt fokus på studentmedarbetare, tekniksprånget, långtidsarbetslösa ungdomar och personer med funktionsnedsättning. För att behålla och utveckla våra medarbetare gör HR sedan våren 2017 en introduktionsuppföljning med alla tillsvidareanställda efter 3 månaders anställning. För att stärka vår förmåga att rekrytera så ska vi med start under hösten marknadsföra våra lediga tjänster genom film i vår kanal infotainment (Tv-skärmar ombord på våra Pågatåg och bussar). Anställda AOH januari 2017 var 362,5. Perioden (juli) 2017 är anställd AOH för förvaltningen 373,1. Beviljad totalvolym för juli 2017 är 395 och för helåret 371. Förvaltningen har hållit sig inom beviljad och beslutad ram och tak. Antal anställda Anställda AOH* Använda AOH* Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Huvudgrupp AID 2017 Antal % 2017 Antal % 2017 Antal % Ledning/Administration 350 18 5,42 340 16,2 4,76 275,9 3,6 1,30 Läkare 0 0 0 0 0 0 Medicinsk sekreterare 0 0 0 0 0 0 Sjuksköterska 0 0 0 0 0 0 Tandvårdsarbete 0 0 0 0 0 0 Undersköterska/Skötare 0 0 0 0 0 0 Övrig personal 0 0 0 0 0 0 Övrig Vård/Rehab/Social 27-2 - 6,90 25,4-0,8-3,15 17,7 0,3 1,69 Totalt 377 16 4,43 365,4 15,3 4,19 293,5-5,3 1,81 * Använda AOH: Använd tid för anställda omräknat till heltid (=anställda+mertid-frånvaro) Antalet anställda augusti 2017 är 377 vilket skall jämföras med motsvarande period 2016 då antalet anställda var 361. Under perioden har det skett en utökning med 16 tjänster. Utsökningen motiveras 9
av en växande trafik och flera stora projekt som pågår kopplat till fattade politiska beslut och består av: - 5 nya tjänster som affärschefer inom våra affärsområde buss och tåg för att stärka vår styrning av de samlade trafikavtalen om totalt 4,5 miljarder kronor per år. - En affärsutvecklare till affärsområde buss - En produktstrateg på vår planeringsenhet - En objektsspecialist till kundtjänst - Två utvecklare till vår avdelning för teknik och system kopplat till utvecklingen av bland annat nytt biljettsystem - En projektledare till vårt programkontor för att klara av införande av spårvagn Lund - En trafikledare till vår trafikledning Resterande tjänster är ersättningsrekryteringar. Matchning är svår att göra då det blir en eftersläpning i statistiken i förhållande till mätvärde då vakans uppstår och rekrytering är genomförd. Arbetad tid för juli 2017 är 293,5 vilket skall jämföras med motsvarande period 2016 då arbetad tid var 289,8. Ökningen har skett i förhållande till en ökning av antal anställda. 10
Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi Regiongemensamt mål: En långsiktigt stark ekonomi Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet långsiktigt stark ekonomi. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Ekonomiskt ingångsläge Budget 2017 baseras på en generell resandeökning mellan fyra och fem procent, vilket förväntas ge cirka fyra procent högre biljettintäkter, motsvarande 108 miljoner kronor, jämfört med budget 2016. En generell ökning av biljettpriserna på två procent genomfördes i december 2016, vilken beräknades motsvara 50 miljoner kronor. Därutöver höjdes biljettpriset från 24 till 25 kronor i stadszon och en höjning av enkelpriset för resa i fler än två zoner gjordes, vilka beräknades innebära 27 miljoner kronor i ökade biljettintäkter. Index antas öka med 2% i budget. I budget 2017 togs ingen hänsyn till ID-kontrollernas påverkan, varken på intäkter eller kostnader. Kostnaderna för ID-kontrollerna under 2017 uppgår till 15 miljoner kronor, och intäkterna över Öresund är till och med augusti 27 miljoner kronor sämre än budget. Resultat Resultatet efter augusti är plus 72 miljoner kronor, vilket är 51 miljoner kronor bättre än budget. Biljettintäkterna uppgår till 1 781 miljoner kronor vilket är 5 miljoner kronor sämre än budget men 101 miljoner kronor (motsvarande sex procent) bättre än 2016. Negativa effekter av ID-kontrollerna motsvarar ett intäktsbortfall jämfört med budget på ca 27 miljoner kronor för trafiken över Öresund. ID-kontrollerna (på Köpenhamn Airport Kastrup) togs bort den 5 maj 2017 och sedan dess har Skånetrafiken sett en svagt positiv trend på intäkterna kopplade till trafiken över Öresund. Biljettintäkterna i Skåne har ett utfall på 22 miljoner kronor bättre än budget. Intäkterna på Serviceresor har ett utfall på 133 miljoner kronor, vilket är 5 miljoner bättre än budget. En av anledningarna är det ökade antalet sjukresor, vilket ger ökade intäkter i form av egenavgifter, men som också för med sig ökade transportkostnader som inte motsvarar intäkterna. Övriga intäkter påverkas positivt av två poster som inte finns med i budget. Ett bidrag på 37 miljoner kronor från Trafikverket avseende ersättning för de kostnader Skånetrafiken haft under perioden fjärde januari till tredje november 2016. Sen har försäljning av ett Pågatåg och 82 bussar genomförts och genererat en intäkt på 5 miljoner kronor (samt en lika stor kostnad). De totala intäkterna (rensat från vidarefakturering på 37 miljoner och reavinst på 5 miljoner kronor) för perioden blir därför 3 604 miljoner kronor, vilket är 41 miljoner kronor (motsvarande 1 procent) bättre än budget för samma period. Entreprenadkostnaderna uppgår till 2 594 miljoner kronor, vilket är 45 miljoner kronor (motsvarande två procent) sämre än budget. De största anledningarna är dels kostnaderna på 15 miljoner kronor avseende ID-kontrollerna, och dels en ogynnsam utveckling av de index som är representerade i de olika trafikavtalen som gör att kostnaderna är 12 miljoner sämre än budget. Men även kostnaderna för tågersättande buss har ett utfall sämre än budget (med fem miljoner kronor), beroende på många fel i infrastrukturen på järnvägsnätet i Skåne under perioden. Alla dessa kostnadshöjningar ligger utanför Skånetrafikens kontroll. Skånetrafiken har också fått inspelat från Öresundståg AB en ökad underhållskostnad utöver budget 11
på 20 miljoner kronor i T2, vilket indikerar på bristande kostnads- och underhållsstyrning. Kostnaderna för Serviceresor uppgår till 216 miljoner kronor, vilket är tio miljoner kronor sämre än budget. Den enskilt största orsaken till detta är ökningen i antalet sjukresor. De interna kostnaderna, t ex personal-, marknadsförings- och övriga kostnader, uppgår till 307 miljoner kronor, vilket är 47 miljoner kronor bättre än budget (motsvarande tretton procent). I jämförelse med 2016 är kostnadsökningen fyra miljoner kronor, motsvarande en procent. Kapitalkostnaderna (i huvudsak bestående av avskrivningar och internränta) uppgår till 304 miljoner kronor, vilket är 12 miljoner kronor bättre än budget (motsvarande fyra procent). Ett försenat övertagande av två Öresundståg från SJ och förseningar i nytt betalsystem i kollektivtrafiken är de största anledningarna till detta. De totala kostnaderna (rensat från vidarefakturering på 37 miljoner och reavinst på 5 miljoner kronor) uppgår till 3 532 miljoner kronor, vilket är elva miljoner kronor bättre än budget. Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Personalkostnadernas andel av de totala kostnaderna uppgår till fyra procent. Personalkostnaderna för perioden uppgår till 143 miljoner kronor, vilket är sju miljoner kronor bättre än budget (motsvarande fem procent). Jämfört med 2016 har kostnaderna ökat med åtta miljoner kronor, motsvarande sex procent. Sedan augusti 2016 har antalet anställda ökat med 16 tjänster. (Se även avsnitt under attraktiv arbetsgivare) Övriga kostnader Analys av utveckling, beskrivning av stora förändringar (även en beskrivning i tabellform) Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Under våren togs åtgärder motsvarande 41 miljoner kronor fram för att få ett utfall i balans. Anledningen till åtgärderna var bland annat antagandet att ID-kontrollerna skulle vara kvar under hela 2017, och då påverka både kostnader och intäkter negativt. 12
Besparings- och effektiviseringsåtgärderna var enskilt inte stora belopp utan många mindre. Bland dem största kan nämnas effektiviseringar i förstärkningstrafik på affärsområde Buss motsvarande 13 miljoner kronor, uppsägning av Stand-By bussar (vid tågstörningar) motsvarande fem miljoner kronor, neddragning i drift och underhåll på stationer och hållplatser motsvarande fem miljoner kronor samt ett beslut i Regionfullmäktige om förändrat regelverk avseende förseningsersättning motsvarande 2,5 miljoner kronor. Förutom de större åtgärderna genomförs generellt sparbeting hos alla avdelningar på Skånetrafiken motsvarande 13 miljoner kronor, vilka samtliga efter augusti ser ut bli uppfyllda. Efter noggrann genomlysning visar det sig att delar av åtgärderna inte går att genomföra utan att medföra stor Kundpåverkan. De uppdaterade åtgärderna motsvarar därför totalt 35 miljoner kronor. Nya analyser av ytterligare besparing- och effektiviseringsåtgärder kommer att göras under hösten för att kunna leverera ett resultat i balans. Nyckeltal Självfinansieringsgraden är efter augusti 58 procent, jämfört med samma period 2016 som var 57 procent. Utfallet 2017 påverkas dock positivt av det bidrag avseende ID-kontroller som Skånetrafiken erhållit av Trafikverket. Verksamheten uppfyller inte kravet på en ekonomi i balans. Investeringar Trafikinvesteringar Av Region Skånes beställning på 30 nya Pågatåg har nu elva tåg levererats, varav sju stycken under 2017 till ett värde av 335 miljoner kronor. Den totala investeringen i de nya tågen är nu 1026 miljoner kronor. Samtliga 30 tåg ska enligt plan vara levererade i början av 2019. Under 2017 har också övertagande av två begagnade Öresundståg gjorts. De är dock inte aktiverade ännu eftersom de ska renoveras innan de tas i bruk. Investeringen är (till och med den 31 augusti) uppe i 78 miljoner kronor. En upprustning av Öresundstågen har påbörjats och total investeringsbudget är 51 miljoner kronor. Under 2017 har hittills 10 miljoner kronor investerats. Alla 44 tågset beräknas vara renoverade år 2020. Utrustningsinvesteringar Investeringen i biljettsystem har fortsatt under året och de första delarna togs i bruk den 27 mars 2017. Investeringen är uppdelad i hårdvara och programvaruutveckling. Under 2017 har det investerats 39 miljoner kronor i hårdvara och 20 miljoner i programvaruutveckling. Total investeringsbudget i hårdvara är 132 miljoner kronor och i programvaruutveckling 91 miljoner kronor. 13
Miljöredovisning Miljömålen för Skånetrafiken följs upp på årsbasis, därför finns inga nyckeltal tillgängliga för perioden januari till augusti 2017. Nyckeltalen som mäts årsvis är energiförbrukning, andelen förnybart, utsläpp av CO2 och förbrukning av drivmedel. 14
Uppföljning av arbetet med intern kontroll Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Bolag : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 12 12 NKI - NKI ökar inte, Resandeutveckling - under 3-6 % och Punktlighet - ökar ej samtliga trafikslag. Kontinuitetsoch krishantering - övningar genomförs enligt plan. 2. Drivande utvecklingsaktör 9 4 Fossilfritt - energieffektivitet 3. Attraktiv arbetsgivare 6 9 Prestationsnivå, sjukfrånvaro - minskar ej, kompetensförsörjning 4. Långsiktigt stark ekonomi 6 6 Ekonomi i balans. Intäktsutveckling, fusk och bedrägerier a) Attesthantering inkl. behörigheter 6 6 Kontroll av attestbehörigheter b) Skattelagstiftning 9 6 Skattelagstiftningens krav c) Fakturering 6 6 Attestering av fakturor d) Uppföljning av fastställd budget/plan 6 6 Resultatuppföljning - analys, prognos, åtgärder e) Bisysslor 4 ÅR Kontroll av bisysslor f) Kompetensförsörjning 4 ÅR Efterlevs kompetensförsörjningsplan? g) Upphandling 8 ÅR Upphandlingsregelverk för varor och tjänster b) Verkställighet beslut 6 ÅR Delegationsordning - vidaredelegation- återrapportering Kontrollmiljö Aktörerna är: regionfullmäktige, regionstyrelsen, kollektivtrafiknämnden och Skånetrafiken/förvaltningen. Beskrivning av de olika nivåerna och deras respektive roller nedan: Regionfullmäktige Beslutar om reglemente för intern kontroll och fastställer budget med verksamhetsplan som innehåller riktlinjer för intern kontroll i Region Skåne. Regionstyrelsen Föreslår reglementen med mera för det interna kontrollarbetet Har så kallad uppsiktsplikt över nämndernas arbete med intern kontroll och tar emot viss intern kontrollrapportering från nämnder och förvaltningar i samband med delårs- och årsredovisningen Kollektivtrafiknämnden Fastställer, efter information och diskussion, årligen intern kontrollplan för nämndens verksamhetsområde Översänder intern kontrollplan till Regionstyrelsen 15
Nämnden får interna kontrollrapporter med uppföljningar av den interna kontrollplanen/det interna kontrollarbetet till regionstyrelsen i samband med delårs- och årsredovisningen. Rapporterna ska ge möjlighet till diskussion om resultatet och åtgärder. Rapporterna sänds sedan till regionstyrelsen för vidare hantering. Nämnden har fastställt en rutin för intern kontroll (Kollektivtrafiknämndens beslut 2013-03- 04, 20). Förvaltningen - Skånetrafiken Förvaltningen omsätter regionstyrelsens och koncernledningens beslut och riktlinjer gällande intern kontroll och uppdrag från nämnden och regionfullmäktige i årliga verksamhetsplaner och interna kontrollplaner. Förvaltningen integrerar det interna kontrollarbetet i linjearbetet och har styrt upp arbetet med bl a instruktion för intern kontroll. Förvaltningschefen, med stöd av avdelning Kvalitet, ansvarar för kontrollplanen, efterlevnad av rutin för uppföljning av kontrollmomenten och att rapportering sker. Kontrollansvariga och kontrollutförare ansvarar för kontrollpunkterna och rapporterar in genomförda kontroller, enligt frekvens som anges i planen. Avdelning Kvalitet tar fram interna rutiner för uppföljning och rapportering samt sammanställer en rapport per tertial som kommuniceras/publiceras. Översyn av arbetssättet med intern kontroll genomförs inom förvaltningen av avdelning Kvalitet och sker regelbundet. Riskbedömning Trafikdirektören har i uppdrag att säkerställa att förslag till intern kontrollplan inklusive risk- och konsekvensbedömning tas fram till Kollektivtrafiknämnden. Trafikdirektören har delegerat ansvar för arbetet med att ta fram förslaget till avdelning Kvalitet. Förslaget diskuteras med många berörda inklusive förvaltningens ledningsgrupp, innan det tas vidare till nämnden. Framtagande av förslag till intern kontrollplan för Kollektivtrafiknämnden utgår från beskrivning av intern kontroll i Region Skånes Budget med verksamhetsplan, jämte anvisningar för intern kontrollplan. De gemensamma anvisningarna innehåller obligatoriska kontrollområden med koppling till Region Skånes Budget med verksamhetsplan samt så kallade administrativa kontrollområden som berör bl a ekonomi, HR och upphandlingsfrågor. Förvaltningen utarbetar förslag till intern kontrollplan som lämnas till Kollektivtrafiknämnden, inklusive riskbedömning. Behov har funnits att förbättra arbetet med riskbedömningen. I arbetet med den interna kontrollplanen för 2017 innehåller risk- och väsentlighetsbedömningen omfattande beskrivningar av risker utifrån bl a tidigare års resultat. Kopplingen mellan verksamhetsrisker, riskbedömning (risknivåer) och kontrollaktiviteter har stärkts. De obligatoriska och lokala kontrollområdena har lagts ut på riskkartor med respektive risknivå i planen för 2017. De lokala kontrollområdena utgår från arbetet med verksamhetsplan, resultatuppföljning/- rapportering, Granskningsrapporter, förvaltningens revisioner samt uppföljning av interna kontrollplaner. Den interna kontrollplanen har jämte en rutin för nämnden informerats om och fastställts av Kollektivtrafiknämnden. 16
Kontrollaktiviteter Det interna kontrollarbetet bidrar genom sin årsplan och kontinuerlig uppföljning och rapportering under året med beslutsunderlag och åtgärder/aktiviteter som ska bidra till måluppfyllelse. Arbetet med planen och rapporteringar av det interna kontrollarbetet utgör en återkommande påminnelse om hur viktigt det är att hålla ordning och reda och åtgärda avvikelser. Ett exempel har varit kontrollområdet gällande revisioner av kassor och kassahantering. Personalen vet inte om när och hur revisionen kommer att utföras. Revisionen genomförs av medarbetare från såväl ekonomi som försäljning. Tidigare år har avvikelser i kassor upptäckts under revisioner, men inte under 2016. Området finns inte med i den interna kontrollplanen för 2017, men kassarevisionerna planeras fortsätta. Info/Kommunikation Den interna kontrollplanen och rapporteringen av intern kontroll publiceras med övriga handlingar på Kollektivtrafiknämndens sida på skane.se. Ärendena tas fram i god tid för att kunna diskuteras under hela beredningen från förvaltningsberedning till nämndsmöte. Den interna kontrollplanen publiceras även på intranätet, efter beslut i nämnden. Resultatet av uppföljningen av intern kontroll publiceras efter varje rapportering på intranätet jämte övrig rapportering/resultatuppföljning. Avdelning Kvalitet har en lista och följer upp utvecklingen av avvikelser och åtgärder. Detta innebär bl a kontinuerlig dialog med kontrollansvariga och utförare för att följa upp att föreslagna åtgärder genomförs. Resultatet av den interna kontrollen rapporteras regionstyrelsen, koncernledningen, revisionen och nämnden. Som komplettering till rapporteringen och kvalitetsuppföljningar finns punkten trafikdirektören informerar på nämndens dagordning. Härunder informerar trafikdirektören/förvaltningschefen i kort om viktiga frågeställningar som inte täcks upp i övrigt. Varannan måndag samlas Skånetrafikens medarbetare till informationsmöte. På dessa möten redogörs för ekonomi, resande och kvalitet. Uppföljning/utvärdering Förvaltningen arbetar för att kontinuerligt utveckla en uppföljningskultur. Under 2017 har följande åtgärder vidtagits som följd av internt kontrollarbete: Ny pilot och tidiga insatser i arbetet med sjukfrånvaron Besparingspaket för att uppnå ekonomi i balans Utfallet av åtgärderna kommer att framgå av den interna kontrollrapporteringen/uppföljningen. 17
Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA Regionfullmäktige har i mandatperiodens regionala krishanteringsplan beslutat att Region Skånes verksamheter systematiskt ska arbeta med risk- och sårbarhetsarbete (SRSA). Av beslutet framgår även att upphandlande enheter utifrån beställarens krav ska framställa kontinuitetskrav på leverantörer för att åstadkomma leveranssäkerhet. Detta för att skydda och kontinuerligt kunna bedriva verksamhet, med särskilt fokus på samhällsviktig verksamhet. Det systematiska SRSA-arbetet ska innefatta riskhantering, kontinuitetshantering, planarbete och erfarenhetsåterföring efter händelser. Mål 1 2017: Med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och mål identifiera: Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom det egna ansvarsområdet Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt. Skånetrafikens kritiska beroenden är bl.a. Ledning, Krisledning, Trafikledning och Trafikinformation, IT-infrastruktur, Betallösningar, Personal, Lokaler, El, Kommunikation, Processer, Fordon och Bränsle, Trafikföretag, Trafikledning hos trafikföretag och Trafikverket. Skånetrafiken förstärker sin kontinuitetsförmåga genom övningar och utvärderingar från aktuella händelser samt långsiktiga förbättringsåtgärder i samverkan med berörda aktörer. Verksamhetsområdet Serviceresor som ansvarar för sjukresor och färdtjänst definieras som en skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom Skånetrafiken. Inom denna verksamhet är Trafikledningen, IT-systemet, Lokaler, Fordon och förare samt verksamhetens processer och rutiner kritiska beroenden och dessa måste upprätthållas även under störningar enligt senaste Risk- och Sårbarhetsanalys som gjordes i maj 2017. Hot och risker mot ovannämnda kritiska beroenden är definierade och åtgärder är framtagna i verksamhetens kontinuitetsplaner. De störningar som skett i verksamheten under perioden jan-aug 2017 har hanterats enligt verksamhetens rutiner och korrigerande åtgärder har vidtagits. Bland annat har IT-systemet felsökts för att minska risken för liknande händelser förekommer och ev. händelsers effekter begränsas. Mål 2 2017: Organisationen har utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig verksamhet. I enlighet med Region Skånes Krishanteringsplan övar Skånetrafiken minst 4 ggr/år och samverkar med trafikföretag och andra organisationer. Därmed förbättrar sin lednings- och krisledningsförmåga. Berörd personal på Affärsområdet Serviceresor får löpande utbildning för att upprätthålla verksamheten även under störningar. Framförallt lednings- och trafikledningsfunktioner förbättrar sina kunskaper i att få bättre kontinuitet i verksamheten. De senaste störningarna har gjort att samverkan med Skånetrafikens IT-avdelning förstärkts och verksamhetens manuella rutiner har förbättrats. Mål 3 2017: Verksamheten genomför regelbundet bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten och dessa innehåller bland annat: Identifiering och prioritering av verksamhetens risker. 18
Sannolikhet för och konsekvens av att riskerna inträffar. Utvärdering av riskerna i relation till verksamhetens mål/krav. Åtgärdsplan för hantering av riskerna. Senaste övergripande Risk och Sårbarhetsanalys för Skånetrafiken gjordes i 2015. Därefter har risk och sårbarhetsanalyser gjorts i verksamhetens delar där förändringar skett eller behov uppstått. I maj 2017 gjordes en beroendeanalys för verksamheten. Åtgärdsplaner är framtagna och ingår i verksamhetens aktiviteter. De förändringar som sker i verksamheten har delvis bedömts för risker och konsekvenser. Arbetet med att ta fram åtgärder som är kopplade till resultatet av bedömningarna kommer att fortsätta under resten av året. Mål 4 2017: Verksamheten har beslutat och genomfört åtgärdsplan för hantering av identifierade och prioriterade risker. Som det är beskrivet i Mål 3 befinner verksamheten sig i en förändringsstadie. Förändringarna är både av organisatorisk och av operativ karaktär. De risker som identifieras och bedöms, kopplas till åtgärdsplan som verksamhetsledningen har arbetat och fortsätter arbeta med under året. Mål 5 2017: Verksamheten har genomfört och dokumenterat konsekvensanalys av viktiga/kritiska produkter och tjänster (som kan innehålla): Vilka aktiviteter och beroenden i form av interna och externa resurser som behövs för att leverera produkterna och tjänsterna. Vilken konsekvens ett avbrott på dessa aktiviteter och resurser har för verksamheten. Definition av hur länge produkten och/eller tjänsten kan ligga nere utan att verksamheten hotas (acceptabel avbrottstid). Definition vid vilken tidpunkt produkten och/eller tjänsten måste vara återställd. Händelse av avbrott i aktiviteter och beroenden som nämns ovan i Mål 1 kan innebära störningar och svårigheter i att genomföra planerade sjukresor som i sin tur kan belasta ambulanssjukvården. Verksamheten arbetar med dessa frågor kontinuerligt. Den senaste konsekvensanalysen gjordes i maj 2017 genom att definiera kritiska beroenden och förmågan att upprätthålla verksamheten under avbrott. Mål 6 2017: Verksamheten har metoder för att följa upp och utvärdera inträffade händelser och övningar. Som ett led i verksamhetens förbättringsarbete och interna revisionsarbete sammanställer verksamheten sina avvikelser och händelser, utvärderar åtgärderna, och gör övningar för att förbättra sin kontinuitetsförmåga. 19
Uppföljning av insyn i verksamhet som utförs av privata utförare När en landstingskommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över för genomförande till privat utförare ska Region Skåne kontrollera och följa upp verksamheten (se beslutat Program för uppföljning av insyn i verksamhet som utförs av privata utförare dnr: 1502946). Beskriv hur nämnden säkerställer att uppföljning av privata utförares verksamhet sker ex. vad gäller verksamhetens kvalitet, privata utförares ekonomi, avvikelser etc. Uppföljningen syftar till att säkerställa att leverantörer, i huvudsak trafikföretag, levererar enligt avtal. Den dagliga samverkan med trafikföretagen styrs av samverkansavtal, affärsplaner, särskilda planeringsprocesser och styrgrupps-/ledningsmöten mellan avtalsparterna. Trafikföretagen som för närvarande utför trafikuppdrag åt Skånetrafiken har i samband med prekvalificering till trafikupphandling bedömts vara ekonomiskt solventa. Affärsområde Buss Uppföljningen grundas på mål och nyckeltal och beskrivning av genomförda aktiviteter som redovisas enligt särskilda rutiner till förvaltningen. Produktionsnyckeltal redovisas dagligen, varefter de tillsammans med övriga mål och aktiviteter analyseras i månatliga uppföljningsmöten inom ramen för respektive trafikavtal. När avvikelser föreligger tas åtgärder fram. Utöver uppföljningsmöten träffas avtalsansvariga i särskilda avtalsmöten för att stämma av mer principiella frågor och övergripande aktiviteter. Avtalsmodellen med trafikföretagen är under ständig utveckling. Nytt för de avtal som trädde i kraft under 2016/2017 är en årlig egenkontroll där trafikföretagen i en skriftlig rapport beskriver hur man säkerställer den kvalitet och de processer man beskrivit i anbudet. Egenkontrollen är uppbyggd kring de frågeställningar som fanns i förfrågningsunderlagen och som anbudet utgår ifrån. Skånetrafiken granskar rapporten och bedömer om avtalad kvalitet är säkerställd. Vid eventuella brister tas skriftliga åtgärdsplaner fram och brister ska åtgärdas inom tre månader. Årligen sker en omfattande extern kundundersökning ombord på våra bussar. Kundernas bedömning av leveransen inom olika kvalitetsområden avgör om de fastställda kvalitetsmålen har uppnåtts och genererar bonus eller vite till trafikföretaget. Utöver avvikelser i den löpande uppföljningen har avvikelser gällande miljö, arbetsmiljö och säkerhet konstaterats i två av våra trafikavtal inom Affärsområde Buss under perioden. Med anledning av dessa förhållanden har Skånetrafiken, med stöd av extern kompetens genomfört två särskilda revisioner mot dessa områden. Handlingsplaner är upprättade och aktiviteter stäms av i samband med avtalsmöten med trafikföretagen. Affärsområde Tåg Tillsammans med företagen som bedriver tågtrafik på uppdrag av Skånetrafiken, styrs affären med hjälp av affärsplanen. Planen definierar årsmålen och aktiviteter för att nå målen. Affärsmöten sker månadsvis mellan de båda parterna. Under dessa möten går vi tillsammans igenom rapporterna och tar fram handlingsplaner i de fall det finns avvikelser från plan. Skånetrafiken följer även upp andra nyckeltal som punktlighet, utförandegrad och förseningsorsaker. Årligen sker en omfattande extern kundundersökning ombord på våra tåg. Kundernas bedömning av leveransen inom olika kvalitetsområden avgör om de fastställda kvalitetsmålen har uppnåtts och genererar bonus eller vite till trafikföretaget. 20
För att ytterligare stärka vårt arbete med uppföljning av affärsplaner och mål har affärsområdet påbörjat ett projekt som syftar till att se över processer och aktiviteter för att enkelt kunna följa upp trafikföretagets avtal och anbud, utfall på viten och incitament. Hänsyn tas till erfarenheterna från Region Skånes revisionsrapport Avtal uppföljning och efterlevnad där kollektivtrafikavtalen är en del. Huvudsakligen ska projektet fokusera på fem block för uppföljning: Drift, Underhåll, Ersättningstrafik, Kvalitetsincitament och Viten. Affärsområde Serviceresor Löpande uppföljning sker med trafikföretagen, dels i regelbundna affärsplanemöten med respektive trafikföretag och beställningsmottagning och dels via så kallade egenkontroller och revisioner. Även särskilda förar-råd har etablerats under året. För trafikavtal som trädde i kraft i år sker nu för första gången en uppföljning av ställda lönekrav och sociala villkor. Med nya incitamentsavtal har punktligheten i år ökat från 84 procent till 89 procent som ett exempel. Dessutom genomförs löpande stickprovskontroller i trafiken. Om brister upptäcks kallas fordonet/trafikföretaget till en extra kontroll. Drivmedel följs upp så att gällande miljökrav uppfylls. Fram till idag har cirka 950 förare av totalt cirka 1 300 förare utfört test för Skånetrafikens förarcertifiering och av dessa har 850 godkänts. En godkänd förarcertifiering är giltig i fem år och måste därefter förnyas. Utöver den ekonomiska bedömningen av trafikföretagen som görs i samband med prekvalificering till trafikupphandling, sker en löpande ekonomisk uppföljning av trafikföretagen via UC. 21