1/5 Ramavtalsbilaga 7, Avropsförfarande Ekonomisystem som tjänst Innehållsförteckning 1 Tillvägagångssätt vid avrop från ramavtal... 2 1.1 Förnyad konkurrensutsättning... 2 1.2 Krav som får kompletteras vid avrop... 2 1.3 Tillvägagångssätt... 3 1.4 Omfattning... 3 1.5 Användare... 3 1.6 Projektplan... 4 1.7 Resurser tillhandahållna av underleverantör... 4 1.8 Säkerhetsskyddad upphandling... 4 1.9 Personuppgifter... 4 1.10 Utvärdering och tilldelning... 4 1.11 Kompletterande beställning... 5
2/5 1 Tillvägagångssätt vid avrop från ramavtal Ramavtal för Ekonomisystem som tjänst är tecknat med följande Leverantörer: Visma Enterprise AB Leverantörerna är angivna utan rangordning. Ramavtalet omfattar ekonomisystem som tjänst enligt de villkor som ramavtalet anger. Ramavtalet kan användas av statliga myndigheter och vissa andra statliga organisationer redovisade i ramavtalsbilaga 2 Berättigade att använda ramavtal. Myndigheter genomför Avrop från Ramavtalet i form av en förnyad konkurrensutsättning. 1.1 Förnyad konkurrensutsättning Tilldelning av Avropsavtal ska föregås av förnyad konkurrensutsättning. I enlighet med bestämmelserna i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling kan förnyad konkurrensutsättning endast ske om det finns ett gällande ramavtal som är slutet med fler än en leverantör. En förnyad konkurrensutsättning får därför endast genomföras under ramavtalets giltighetstid. Den förnyade konkurrensutsättningen sker genom att Avropande myndighet i en skriftlig avropsförfrågan beskriver villkor och förutsättningar för avropet samt vilka tjänster som omfattas av avropet. 1.2 Krav som får kompletteras vid avrop Avropande myndighet kommer i sin avropsförfrågan ange förutsättningarna för avropet och har möjlighet att lämna en mer utförlig beskrivning av bakgrund och förutsättningar för det aktuella avropet. Vid den förnyade konkurrensutsättningen kan Avropande myndighet precisera och i begränsade fall ändra nedan angivna villkor. Notera att de i Ramavtalet fastställda villkoren i övrigt inte kan omförhandlas, ändras eller bytas ut vid den förnyade konkurrensutsättningen. Nedanstående villkor kan vid avropet tillföras som obligatoriska villkor (ska-krav): a) Krav om leveranstidpunkten kan preciseras och vara både längre och kortare än vad som anges i Allmänna villkor Konsulttjänster. b) Krav om resurser för uppdragets genomförande i form av krav på konsulters erfarenhet, kompetens och tillgänglighet. Kan avse krav att redovisa CV för konsulter, leveransförmåga, tillgänglighet, tidpunkt för start i uppdraget etc. c) Preciserade krav på optioner. Kan avse precisering med mer detaljerade beskrivningar för formatspecifikationer eller andra tekniska lösningar. d) Krav kring säkerhet och sekretess som är tillgodoser den Avropande myndighetens behov. Kan avse krav om säkerhetsskyddsavtal, personuppgiftsbiträdesavtal eller liknande.
3/5 e) Krav kring stöd för processutveckling och i förändringsarbetet vid introduktion av nya arbetssätt. Kan avse krav på Leverantörens förmåga att bistå i verksamhetens processutveckling. Utgångspunkten är att inte ändra Ramavtalets kravställning vid avrop. Avropande myndighet äger dock rätt att ändra maximalt tio (10) av ramavtalets bör-krav till ska-krav i sitt avrop för att tillgodose speciella verksamhetskrav. Ändring av krav på detta sätt får inte göras så att de grundläggande principerna för offentlig upphandling inte uppfylls. För sådana krav, som utgjort bör-krav i ramavtalsupphandlingen och som Avropande myndighet ändrat till ett obligatoriskt villkor (ska-krav) i sin avropsförfrågan, ska samtliga Leverantörer ha möjlighet att lämna nytt svar. Detta gäller oavsett vad Leverantören svarade på dessa bör-krav i ramavtalsupphandlingen. Avropande myndighet ansvarar för att vid avropet genomföra kontroll och verifiering av aktuellt krav. 1.3 Tillvägagångssätt Avropande myndighet skickar en Avropsförfrågan till aktuella avtalade Leverantörer för komplettering av villkoren i ramavtalet enligt de förutsättningar som anges ovan. Den förnyade konkurrensutsättningen av ramavtalen genomförs i övrigt enligt de förutsättningar som framgår av detta ramavtal samt bestämmelserna i 7 kap, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Ramavtalsägaren kommer att ta fram en mall eller formulär för Avropsförfrågan som Avropande myndighet ska använda och som Leverantör ska besvara. När den av Avropande myndigheten angivna anbudstiden har utlöpt öppnas inkomna anbud och Avropande myndighet genomför en prövning och utvärdering av inkomna anbud. Beslut om val av anbud fattas genom ett tilldelningsbeslut, varefter Leverantör informeras om det fattade tilldelningsbeslutet. Avslutningsvis tecknas avropsavtal efter att en 10-dagarsfrist för en eventuell begäran om överprövning löpt ut. 1.4 Omfattning Avrop inom ramavtalet ska minst omfatta en Fullanvändare av Tjänsten samt ett Införandeprojekt. Avrop kan också inkludera en eller flera av de optioner som ramavtalet anger. Ett avrop är dock begränsat till, och kan enbart avse, de Tjänster som anges i ramavtalet. 1.5 Användare Användare erhåller rätt att använda avtalat system för ett angivet antal Användare, indelade i ett antal kategorier (Lätt-, Mellan- och Full-användare). Avropande myndighet har möjlighet att anskaffa ett antal Användare inom respektive användarkategori som tilldelas namngivna personer. Avropande myndighet äger rätt att flytta en användare till annan person och har också möjlighet att ändra antalet Användare enligt de förutsättningar som Ramavtal och Avropsavtal anger.
4/5 1.6 Tid- och projektplan Leverantören ska tillhandahålla ett komplett förslag till skriftlig Tid- och projektplan som dokumenterar genomförande av ett Införandeprojekt, i enlighet med förfrågningsunderlaget, punkt 4.1 samt ramavtalsbilaga 12, Mall för Specifikation av Uppdrag. Tid- och projektplanen ska skriftligen överenskommas av parterna innan projektet påbörjas. 1.7 Resurser tillhandahållna av underleverantör Leverantör, ska när Avropande myndighet så begär, skriftligen visa att Leverantören kommer att förfoga över nödvändiga resurser tillhandahållna av Underleverantör när Avropsavtalet ska fullgöras. 1.8 Säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll Vid avrop kan krav komma att ställas på att Leverantören ska teckna säkerhetsskyddsavtal (SUA) enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627). I dessa fall är utförande av arbete villkorat av att berörd personal blir godkänd vid både säkerhetsprövningen samt efter registerkontroll. Om avropet inte omfattas av bestämmelser i säkerhetsskyddslagen utgår detta avsnitt ur avropsavtalet. Mera information om säkerhetsprövning finns på Säkerhetspolisens hemsida http://www.sakerhetspolisen.se/sakerhetsskydd.html 1.9 Personuppgifter När Leverantör eller Underleverantör kommer att hantera personuppgifter ska detta regleras i form av ett personuppgiftsbiträdesavtal. Avropande myndighet anger i avropet villkoren för detta och den mall som ska användas för avtalet. ESV tillhandahåller som stöd en sådan mall. 1.10 Utvärdering och tilldelning De utvärderingskrititerier som används i den förnyade konkurrensutsättningen är: Pris Tjänstens användbarhet Uppfyllande av bör-krav Avropande myndighet väljer själv hur de tre utvärderingskriterierna viktas. Avropande myndighet kan välja att vikta Tjänstens användbarhet respektive Uppfyllande av bör-krav till noll, däremot får inte Pris viktas till noll. Om pris viktas 100% innebär det att avrop görs till lägsta pris. Utvärderingsmodellen innebär att det av anbudsgivaren erbjudna priset reduceras med ett konkret ekonomist värde enligt nedanstående beräkning: Utvärderingspris = X (X V1 ( Y Z ) + X V2 ( 100 100 )) För viktning ska följande villkor uppfyllas: V1+V2+V3=100% X = I avropssvar angivet pris Y = I ramavtalet erhållet utvärderingsresultat för uppfyllda bör-krav
5/5 Z = I ramavtalet erhållet utvärderingsresultat för Tjänstens användbarhet V1 = Vikt för kriteriet uppfyllda bör-krav (0-99%). V2 = Vikt för kriteriet Tjänstens användbarhet (0-99%). V3 = Vikt för kriteriet Pris (1-100%). Som underlag för utvärdering av Tjänstens användbarhet (Z i beräkningen ovan) samt Uppfyllande av bör-krav (Y i beräkningen ovan) används det utvärderingsresultat som framgår av respektive ramavtal. Ramavtalsupphandlingens utvärderingsresultat redovisas på ESV:s hemsida tillsammans med övrig avtalsinformation. När den angivna tidsfristen löpt ut ska inkomna avropssvar utvärderas i enlighet med ovan angivna former. Kontrakt ska tilldelas den Leverantör som har lämnat bästa avropssvar i enlighet med angiven utvärderingsmodell. Om två Anbud vid utvärderingen får exakt samma utvärderingspris kommer det anbud som fått högst betyg för användbarhet att ges företräde före det andra. Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. 1.11 Kompletterande beställning En kompletterande beställning får göras utan att en ny upphandling måste genomföras, om beställningen inte innebär att värdet av kontraktet ökar med mer än 50 procent och under förutsättning att 1. beställningen har blivit nödvändig, 2. leverantören av ekonomiska eller tekniska skäl inte kan bytas, och 3. ett byte av leverantör skulle medföra betydande olägenheter eller betydligt större omkostnader för den upphandlande myndigheten. Om flera kompletterande beställningar görs efter varandra, ska begränsningen i fråga om ökningen av värdet tillämpas på varje enskild beställning.