Ekonomiskt PM för Kommunal Stockholms län 2018 Detta dokument behandlar ekonomiska och organisatoriska regler för Kommunal Stockholms län som ej regleras av stadgarna, förbundets resereglemente, representations och gåvopolicy samt alkoholpolicy. Arvoden Årsarvoden utgår med ¾ prisbasbelopp för avdelningens ordförande, kassör och studieorganisatör. SL-kort Arvodesberättigade erhåller av avdelningen SL-kort som förmånsbeskattas. Stipendier Avdelningen delar årligen ut kulturstipendier på sammanlagt max 30 000 kr. Dessa utdelas till medlemmar eller organisationer som på ett förtjänstfullt sätt arbetat med fackliga, kulturella och politiska frågor. En förutsättning är att det man belönas för kommit medlemmarna inom avdelningens verksamhetsområde till del. Representantskapet Representantskapet består av 185 ombud. Sektionerna erhåller ett grundmandat, övriga mandat fördelas utifrån sektionernas medlemsantal i oktober. Utöver det är ordinarie styrelseledamöter samt revisorer självskrivna ledamöter av representantskapet. Dessa har yttrande och förslagsrätt samt rösträtt i frågor som inte rör verksamhet och förvaltning under senaste verksamhetsår. Totalt blir det 201 ledamöter. Avdelningens ombudsmän har också yttrande och förslagsrätt, dock ej rösträtt. Administrationsbidraget Sektionen svarar själv för alla sina kostnader. För detta ändamål tillhandahåller avdelningen medel i form av administrationsbidrag, vilket fördelas enligt följande: Varje sektion tilldelas ett grundbidrag på 50 000 kr. Utöver detta utgår 80 kr/medlem, baserat på medlemsantalet den 30 juni föregående år. Sektionsordförande har rätt till 2 dagar/vecka med förlorad arbetsförtjänst från avdelningen beräknat på 47 veckor per år. Budgeten, verksamhetsplanen ska vara kansliet tillhanda senast den 30 november kl. 12.00. Sektionens ekonomi ska redovisas på nästa års årsmöte. Sektionen beslutar självständigt om användandet av administrationsbidraget (med nedan angivna begränsningar). Alla konferenser utomlands (ej Östersjön) ska godkännas av medlemsmöte. Sektionen har rätt att utdela ett semesterstipendium á 1 500 kr. Stipendiet är skattepliktigt. Sektionen har rätt att utdela ett kulturstipendium á 1 500 kr. Stipendiet är skattepliktigt. Sida 1 av 6
Efter ansökan hos ledningsgruppen kan sektionen få rätt att dela ut fler stipendium än vad som nämns ovan. Sektionen kan ersätta medlem för förlorad arbetsförtjänst i enlighet med resereglementet. Sektionen kan besluta om styrelsearvoden. Sektionen kan ersätta kostnader för resor i tjänsten enligt avdelningens regler. Den som erhåller fria resor i form av månadskort på SL måste skatta för förmånen. Utöver det som ovan nämnts får sektionen inte utan ledningsgruppens godkännande utge lön, annan skattepliktig förmån eller bidrag till andra organisationer. Avdelningen svarar för sektionens basutrustning för datakommunikation mot Kommunals nätverk. Vid önskemål om uppkoppling av nya förhandlingsorganisationer ska sektionen göra en hemställan till ledningsgruppen. Endast program som är licensierade till Kommunal ska användas. Omfördelning av administrationsbidrag Vid medlemsflyttningar mellan sektionerna av organisatoriska skäl gäller följande princip för omfördelning av administrationsbidrag. De inblandade sektionerna kommer överens om hur mycket av administrationsbidraget som ska flyttas mellan sektionerna och anmäler till kassören så att avdelningen kan verkställa flyttningen av pengarna. Kan sektionerna inte komma överens lyfts frågan till avdelningsstyrelsen som kan besluta enligt formeln: antal medlemmar * administrationsbidragets kronor/medlem * kvarvarande hela månader av året/12. Rättvisemärkt För att stödja och uppmärksamma villkoren för arbetare i världen ska vi köpa rättvisemärkta produkter där så är möjligt. Avdelningen ska verka för hållbar utveckling i länet med bland annat sopsortering och medveten källsortering. Vid konferenser, möten med mera ska vatten inte serveras på flaska. Ändringar i det ekonomiska PM:et kan ske under året utifrån ändrade regler och förbundsbeslut och riksdagsbeslut. Avdelningsstyrelsen har i uppdrag att ändra i Ekonomiskt PM utifrån dessa eventuella beslut. Sida 2 av 6
Bilaga; rutiner och anvisningar Varje sektion och varje sektions tillhörande underorganisation med egen expedition ska upprätta en inventarieförteckning. Inventarieförteckningen ska ha uppgifter om typ av inventarier, serienummer eller motsvarande, inköpsdatum och inköpskostnad. Inventarieförteckningen ska sändas till avdelningen varje gång något ändras. Kvittering av avdelnings/sektions utrustning Vid utlåning av utrustning tillhörande avdelningen (gäller även sektionernas utrustning) såsom mobiltelefoner, datorer m m som används utanför avdelnings/sektions expedition ska kvittens upprättas. Blankett för ändamålet finns tillgänglig på avdelningens intranät (KomIn). Reseräkningar, kvitton och fakturor Reseräkningar ska alltid vara i original. Reseräkningar ska vara godkännda av rätt person med rätta konteringsuppgifter. Originalkvitton ska bifogas räkningen. Redovisade kvitton ska alltid vara i original. Små kvitton ska fästas upp på A4-ark, detta för att förhindra att de försvinner i hanteringen. Faktura ska vara försedd med attest och uppgift om vilken verksamhet det gäller. Vidare ska fakturan stämplas med stämpeln 01 sgrupp och konteras, fakturaunderlag ska bifogas och sedan omedelbart översändas till inläsningscentralen i Frösön. Spara kopior på alla kvitton och fakturor på sektionen sju (7) år tillbaka i tiden. Vid utbildning, konferenser, planeringskonferenser etc. ska programmet för utbildningen/ konferensen och deltagarförteckning biläggas fakturan. Detta för att undanröja tvivel om skattskyldighet. Sakgranskning/godkännande Person som tilldelats godkännanderätt ska bestyrka riktigheten av transaktionen. Detta innebär att sakligt kontrollera och godkänna, och påta sig ansvar för, att kostnaden/intäkten är riktig i förhållande till budgeten och fattade beslut. Godkännande innebär att förvissa sig om att behörig person har utfört handlingarna (t ex ett inköp, en resa m m) på ett korrekt sätt. Godkännandet är en upplysning till den som ansvarar för redovisning att sakunderlaget är korrekt behandlat och godkänt. Godkännande sker av sektionsordförande eller den som av sektionens ordförande anmälts till avdelningen som godkännandeberättigad (se delegationsordning nedan). För avdelningen gäller att den som har budgetansvaret också har godkännande rätten. I praktiken beställer ofta enskilda medarbetare/förtroendevalda varor och tjänster inom ramen för sektionen/klubben/enhetens budget efter vad som överenskommits med ordförande/ attestansvarig. Eftersom den person som beställt en vara eller en tjänst är den som känner till sakförhållanden bäst ska en faktura eller annat utbetalningsunderlag normalt godkännas av beställaren/ mottagaren innan den skickas till attestansvarig. Sida 3 av 6
Vid tveksamheter om inköp ska medarbetare/förtroendevald alltid stämma av detta med sin chef/ordförande innan inköpet sker eftersom det kan vara svårt att korrigera en beställning när den väl är gjord. Godkännaren intygar att kostnaden överensstämmer med beställningen och att varan/tjänsten är levererad. Godkännande sker genom att signera underlaget på angiven plats i konteringsrutan. Alternativt på lämplig plats på underlaget om konteringsruta saknas. Attestering Attest innebär ett godkännande av att bokföringsunderlaget (faktura, kvitton eller liknande) är: Sakriktiga: att Kommunal Stockholms län eller dess sektion har beställt de varor/tjänster som fakturerats, att varan/tjänsten har levererats, att pris, mängd och kvalitet överensstämmer med vad som avtalats före leverans, att fakturan är rimlig (t ex antalet timmar för en utförd tjänst), Konteringsriktiga: att bokföringsunderlaget (fakturan, kvittot o s v) har konterats på rätt konto, rätt verksamhetsgren och rätt kostnadsställe (sektion eller ansvarsområde inom avdelningen). Tidsriktiga: att uppgiften är riktigt periodiserad så att rätt period bär rätt kostnad (t ex inköp som gjorts ett visst år ska bokföras samma år). Kompletta: att handlingarna är formellt riktiga och kompletta som underlag för bokföring/utbetalning. Utanordning: Utanordning ska ske med två (2) i förening där personerna framgår av särskilt avdelningsstyrelsebeslut. Utanordning innebär att tillse att pengar finns disponibla, att kontroll skett, att utgiften är riktigt attesterade, att utgiften skett i enlighet med fattade beslut, att utgiften innehåller uppgifter enligt bokföringslagens bestämmelser, att rätt konto i bokföringen belastas. Firmatecknare Avdelningsstyrelsen ska varje år besluta om vilka personer som har rätt att teckna avdelningens firma. Firmatecknare ska alltid vara två (2) personer i förening. Beslutet om firmatecknare ska översändas till berörda banker, posten och till förbundet. Generellt gäller att ingen får attestera sina "egna räkningar". Med "egna räkningar" avses reseräkningar, kontokortsinköp, taxiresor o dyl. Grundregeln är att en räkning ska vara påskriven av minst två personer, attest och utanordning alternativt godkännande och utanordning för att betalas ut. Sida 4 av 6
Kassören har oaktat grundregeln och delegeringen ovan generell attesträtt på den typ av räkningar som inte rör hans person. För respektive attesträttsinnehavare på avdelningen gäller följande beloppsgränser: Upp till 20 000 kr Anmälan till ombudsmännen Upp till 75 000 kr Anmälan till kassören Upp till 200 000 kr Anmälan till ledningruppen Överstigande 200 000 kr Anmälan till styrelsen Sektionerna beslutar själva om beloppsgränser. Regler för förlorad arbetsförtjänst resor, självrisk vid bilskada på egen bil i tjänsten m m Se den förbundsgemensamma resepolicyn Resereglemente för Svenska Kommunalarbetarförbundet. Obs! Ersättning utgår endast då resa görs i uppdrag/ förrättning. Utbetalning av ersättning Komplett ifylld och attesterad reseräkning måste vara avdelningen tillhanda senast 10 arbetsdagar före utbetalning. En förutsättning för ersättning är att komplett reseräkning inkommer till avdelningen senast sex månader efter det att uppdraget har utförts. Gällande fakturering av förlorad arbetsförtjänst skall månadsrapport lämnas in månadsvis. Representation Ledningsgruppen och lokalkontorschef har representationsrätt för avdelningen. Representation som utförs av annan person ska vara godkänd och attesterad av ledningsgruppen/lokalkontorschef. Representation ska vara en naturlig del av arbetsuppgifterna och alltid riktas till, från avdelningen/sektionen utomstående personer. Måltider i tjänsten/uppdraget, s k arbetsluncher och liknande, som inte har samband med utbildning, medlemsaktiviteter, konferenser, styrelsemöten eller förhandlingar får inte förekomma. Är representation vid styrelsemöten och förhandlingar återkommande gäller regler om förmånsbeskattning, i dessa fall ska den enskilde redovisa kostförmån till avdelningen. Har avdelningen eller annan betalat måltider i samband med uppdraget ska utöver eventuell traktamentsreducering, som också ska ske vid representation, även förmånsbeskattning ske för fri kost (undantag för intern och extern representation i ringa omfattning). Den som utbetalar förmånen ska redovisa kostförmånen, om den är en följd av förrättningen. Vid representation på restaurang eller motsvarande betalas ingen dricks då den ingår i priset. På representationsnotan eller fakturan ska anges vad representationen avser och vilka som deltagit. Avdelningen svarar för ett gemensam julbord för anställda, styrelsen (ordinarie och suppleanter), valberedningen och revisorer samt de som gått i pension, slutat sin anställning eller avgått från styrelsen under innevarande år. Sektionsstyrelsen kan bjuda på en jullunch eller motsvarande. Uppvaktningar Avdelningen svarar för uppvaktningar av anställda, ombudsmän, förtroendevalda på avdelningsnivå samt vänorganisationer på avdelningsnivå. Övrig uppvaktning av ovan nämnda betalas inte av avdelningen. Sida 5 av 6
Generellt ska avdelningens representation kännetecknas av måttfullhet. Mobiltelefoner Anställda och förtroendevalda har tillgång till mobiltelefon i den utsträckning som lokalkontorschef respektive ordförande beslutar. Sektionsstyrelsen beslutar vilka på sektionen som ska ha tillgång till mobiltelefon. Mobiltelefon får inte hämtas på ComCenter utan godkännande av kassör eller It-samordnare på avdelningen. Mobiltelefon är en tjänstetelefon. Då vi via förbundet har avtal med Telia ska av kostnadsskäl samtliga avdelningens och sektionernas mobiltelefoner vara anslutna till detta avtal. Avdelningen hänvisar vidare till förbundets telefonpolicy. Kontokort Avdelningens firmatecknare har tillgång till avdelningens kontokort. Sektionerna har möjlighet att få två kontokort. Övriga har tillgång till kontokort i den omfattning som ledningsgruppen beslutar. Avdelningens kontokort bör inte användas för privata inköp. Kontokort oavsett typ ska återsändas itu klippt till avdelningen i samband med att det uppdrag eller den delegering som gett upphov till kortinnehavet upphör. Sida 6 av 6