Personec P ASP Årsskifte inkl Novemberstatistik 2016 Information till ASP-kunder Årsskiftesdokumentet gäller ASP-kunder och Förvaltningstjänst Informationen i dokumentet är densamma som för övriga P-kunder, men anpassad för er med ASP-tjänster. Information som är specifik för Er skrivs i rutor med blå kantlinje. Copyright Visma. All rights reserved
S i d a 1 Innehållsförteckning 1 Kontrolluppgifter... 3 1.1 Företagstabell 1... 3 1.2 Tabeller Generella... 5 1.3 Underhåll/Systeminställning/Organisation/Kontrolluppgift... 7 1.4 Gul/Sink... 8 1.5 Rapportering av bilförmån och redovisning av bilförmån på kontrolluppgift... 9 2 Framställning av kontrolluppgifter... 10 2.1 Kontrolluppgifter ut på lönespecifikationen... 10 2.2 Inställningar för FSBANKEN SUS för er med e-lönespec.... 12 2.3 Utskrift av pensionsuppgifter... 12 2.4 Enbart skapa kontrolluppgiftsfiler... 13 2.5 Endast kontoinsättning... 14 2.6 Loggfil bank... 15 2.7 Viktiga tidpunkter när det gäller Kontrolluppgifter... 15 2.8 Integration till Skatteverket... 16 Lämna uppgifterna via filöverföring... 16 2.9 Utskrift av kontrolluppgift... 16 3 Kontrolluppgiftsprogrammet i Personec P... 18 4 Skatter och arbetsgivaravgifter... 23 4.1 Skatteförfrågan... 23 CSR-förfrågan via e-tjänst... 25 Skicka in frågefil... 25 Hämta svar på CSR-förfrågan... 25 4.2 Skicka in frågefil... 25 4.3 Inläsning av skatteuppgifter... 26 4.4 Gul och Sink... 28 4.5 Underlag för arbetsgivaravgifter Skattedeklaration 2017 - Förslag... 29 4.6 Arbetsgivaravgifter information från SKL (20161004)... 42 4.7 Arbetsgivaravgiftsmodulen (Tillägg)... 44 5 Avstämningar... 45 6 Övrigt... 47 7 Pension... 50 8 AFA Arbetsmarknadsförsäkringar/KPA Liv... 53 9 Semesteromställning... 53 10 Personec Utdata... 59
S i d a 2 11 Novemberstatistik... 60 11.1 Syfte... 60 11.2 Instruktioner... 60 11.3 Insamling... 60 12 Förändringar i löne- och personalstatistiken 2016... 61 12.1.1 Nyheter... 61 12.1.2 Att titta extra på... 61 13 Verksamhetskod... 62 14 Sammanfattning av viktiga datum... 67
S i d a 3 1 Kontrolluppgifter 1.1 Företagstabell 1 Namn och organisationsnummer måste vara upplagt på varje företag. Integration Under Underhåll/Systeminställning/Organisation/Integration/Bearbetning görs inställningen för Kontrolluppgiften. Klicka på knappen Inställningsbild. Uppgifter i Kontrolluppgiftsfilen rapporteras in gällande avsändarinformation samt kontaktpersoner för uppgiftslämnare. Viktigt att denna bild uppdateras samt sparas innan skapande av kontrolluppgiftsfil.
S i d a 4 Specifikationsnummer, detta värde skall sättas till 1 innan skapande av kontrolluppgiftsfil. Kan ha annat värde om kontrolluppgiften gäller del av året från samma arbetsgivare, dvs vid övertagande av bolag eller liknande. Minst en kontaktperson för uppgiftslämnare måste läggas till innan kontrolluppgiftsfilen skapas. Behörighet för denna funktion i Neptune. Kontrolluppgiftsfiler De filer som skapas för kontrolluppgifterna är KURED.xml och KUACCESS. Filen KURED innehåller alla uppgifter kring kontrolluppgifterna och kontaktpersoner och skall till Skatteverket. Kuaccessfilen används för inläsning i kontrolluppgiftsprogrammet, som levereras separat på vår Community. Filerna skapas i samband med körningen för att skapa bankfilen. Vid körning skapas även en log fil KURED.log som innehåller personer med felaktigheter enligt Skatteverkets definierade sambandskontroller mellan KU fält. OBS! Finns felaktigheter kommer kontrolluppgiftsfilen att avvisas hos Skatteverket vilket innebär att fel alltid måste rättas till och ny KURED fil måste skapas. Loggfilen innehåller uppgifter om FK, vilket är detsamma som de olika fälten på kontrolluppgiften.
S i d a 5 Ex från del av KU10 OBS! Tänk på att rätta eventuella uppgifter i persondelen innan nya skatteuppgifter läses in. Saknas t ex bilkod för 2016 måste denna kompletteras innan 2017 års skattesvar lästs in. 1.2 Tabeller Generella Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Inställningar under denna punkt görs av Visma I generella urvalsgrupper finns de orsaker som skall redovisas på kontrolluppgiften med kryss eller text. Generell urvalstyp (tabell 822) I tabellen generell urvalstyp finns Kontrolluppgift upplagd. Generella urvalsgrupper (tabell 823) I tabellen Generella urvalsgrupper återfinns grupper med orsaker för förmåner och kostnadsersättningar som kryssmarkeras och/eller anges med klartext på kontrolluppgiften. Dessa ersättningar är kopplade till den ruta/kod som finns på Skatteverkets kontrolluppgift. Observera! Dokument skickas ut från oss som beskriver vad de olika urvalsgrupperna skall innehålla, när det gäller de generella orsakerna. När detta dokument kommer ut på webben skall ni kolla att era urvalsgrupper innehåller samma som dokumentets plus gå igenom eventuellt lokala orsaker.
S i d a 6 Observera! Har du lokala orsaker upplagda som skall redovisas med kryssmarkering och/eller text måste du själv knyta dessa till rätt grupp. Alla förmåner under Annan förmån skall ha separata rader i tabellen för kontrolluppgifterna under Generella tabeller. Dessa skall sedan även vara knutna, d v s var och en skall vara knuten, till Ruta 65 i tabellen för Kontrolluppgifter under Underhåll Systeminställningar/organisation. OBS! Texten som finns i Beskrivningen för resp Urvalsgrupp levereras med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket. Det finns ett maxvärde för denna text på 40 tecken, dvs Skatteverket tar inte emot fler tecken. Om det är så att anställda har flera olika förmåner kan de därför komma upp i max. Det som då sker är att programmet klipper texten vid 40 tecken i filen till Skatteverket. Tänk därför på att minimera texten i beskrivningen och kanske inte ha med t ex (KU 65) i texten, som i exemplet ovan.
S i d a 7 1.3 Underhåll/Systeminställning/Organisation/Kontrolluppgift Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Inställningar under denna punkt görs av Visma Här knyts urvalsgrupp mot den ruta på kontrolluppgiften där uppgiften skall redovisas. Skall text skrivas på kontrolluppgiften kopplas KU ruta till textrubrik i Anteckning. Alla förmåner under Annan förmån skall ha separata rader i tabellen för kontrolluppgifterna under Generella tabeller, se ovan. Dessa skall även vara knutna, d v s var och en skall vara knuten, till Ruta 65 i tabellen för Kontrolluppgifter under Underhåll Systeminställningar/organisation. Exempel
S i d a 8 1.4 Gul/Sink Om ni har utomlandsbosatta artister andra personer som är bosatta eller arbetar utomlands eller skall beskattas i utlandet Så skall detta registreras i Personec P på Skatt/Utmätningsuppgiften. Uppgifterna för SINK lämnas till skattemyndigheten på kontrolluppgiftsfilen. Observera! Uppgifterna för GUL skrivs ut på kontrollista/loggfil vid körningen av Integration till bank. Utländskt skatteregistreringsnummer och landskod (TIN) skall redovisas på kontrolluppgiften. Detta är en uppgift, som inte Skatteverket i Sverige har, utan uppgiften måste komma från personens hemland. Sink Gul
S i d a 9 1.5 Rapportering av bilförmån och redovisning av bilförmån på kontrolluppgift På personfliken/skatteuppg anges den Kod enl. Skatteverket som visar vilket bilmärke, årsmodell och modellbeteckning det gäller. Koden läggs upp i Tabeller/Reseräkning/Bilkod RSV eller under Sökknappen vid Bilkod RSV. Uppgiften lagras i persontabell 107 och redovisas på kontrolluppgiften i ruta 14. Antal månader med bilförmån ska endast anges om förmånen avser del av året. Avser bilförmånen hela året anges inte något värde i detta fält. I Tillägg/Avdrag rapporteras värdet av Bilförmånen utom drivmedel. Observera! Tänk på att rensa värdet i Antal månader, så samma uppgift inte ligger kvar nästa år. Ex ur personsammanställningen för att få fram anställda med uppgifter i Bilkod RSV. Urval kan också vara avgångsdatum under aktuellt år.
S i d a 10 2 Framställning av kontrolluppgifter Kontrolluppgiftsbroschyr(SKV 304), skattetabeller, mm Observera! Skapa nödvändiga mappar för kontrolluppgifter. 2.1 Kontrolluppgifter ut på lönespecifikationen Underhåll/Systeminställning/Organisation/Löneperioder På huvudutbetalningen i december skall rutorna Skriv på lönespec och Skapa fil vara ikryssade samt år vara ifyllt. Skriv på lönespec lönespecifikation. Skapa fil innebär att uppgifterna skrivs ut på personernas innebär att lönespecifikationer skrivs ut även för personer som inte erhåller lön/ersättning under december men som erhållit lön tidigare under året. Kontrolluppgiftsfilerna KURED och kuaccess.txt skapas i samband med skapandet av bankfil. För extrautbetalningar efter huvudutbetalningen kan fältet Rättelsedatum vara ifyllt med det nya utbetalningsdatumet. Ny kontrolluppgift och nya filer skapas då på samma sätt som vid huvudutbetalning. Rättelsedatumet finns inte med på KURED filen, som skickas till Skatteverket, utan enbart på kuaccess filen för att ha denna uppgift för urval i kontrolluppgiftsprogrammet.
S i d a 11 Observera! Om du gör rättelsekörningar, tänk på att välja olika kataloger för filerna, annars blir de ursprungliga överskrivna av de nya filerna. Exempel på rättelsekörningar Extrautbetalning i slutet av december 2016, t ex reseräkningar, timlöner = pengar betalas ut till den anställde under 2016 (kontantprincipen). Extrautbetalning med utbetalningsdatum december 2016 med endast ack uppdaterade poster. Denna rättelsekörning kan göras i januari. Bankfil skapas för att få fram kontrolluppgiftsfilerna men den skickas inte till banken. Kontrolluppgiften sänds av dig. Förutsättning för denna typ av rättelse är att ingen verkställan för år 2017 har skett. Observera! Om pengar gått ut till anställd på t ex decembers huvudutbetalning och detta var fel, görs rättningen till en extrautbetalning. Om det i det fallet blir 0 i ackar, dvs. personen skall ej ha inkomst för året, skapas inte maskinellt någon kontrolluppgift (KURED) och lönespec på extrautbetalningen. Manuell hantering krävs.
S i d a 12 2.2 Inställningar för FSBANKEN SUS för er med e-lönespec. Val finns under E-lönespecifikation. Om önskemål finns att skriva papperslönespec till samtliga för decembers utbetalning görs denna inställning. Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst För kunder som har Swedbank E-lönespecifikation kommer Visma att ändra till valet Papperslönespec till alla när bankfilen för decembers huvudutbetalning skapas samt återställa valet inför januaris löneutbetalning. 2.3 Utskrift av pensionsuppgifter Utskrift av pensionsavgifter för samtliga anställningar, pågående och avslutade, görs i samband med utskrift av kontrolluppgifter. När bock finns i kontrolluppgifter - skriv på lönespec under löneperioder aktiveras koden kring pensionsavgifter, om man valt UTSKRIFT AV PENSIONSAVGIFTER. Alla personer som varit aktuella för utbetalning under året redovisas. Information skrivs ut innan kontrolluppgiftsuppgifterna på lönespecifikationen. Vid flera anställningar skrivs varje anställning för sig. Anställningsnumret redovisas för varje anställning så att anställningarna kan skiljas åt. UTSKRIFT AV PENSIONSAVGIFTER för övriga månader (januari till november) redovisar KPAACK för de anställningar som är aktuella för löneutbetalning.
S i d a 13 Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Dessa inställningar görs av er kunder 2.4 Enbart skapa kontrolluppgiftsfiler Används för företag som inte har någon utbetalning i december. Denna funktion kan användas för att slå samman ett antal utbetalningar så att bara en fil, för samtliga utbetalningar i december, behöver skicka till skattemyndigheten. Kan också användas om rättning gjorts till extrautbetalning utifrån felaktigheter som kommit på KURED.log efter huvudutbetalningen. Ex FSBANKEN SUS integrationen Drift/Kalendarium/Integration FSBANKEN SUS eller Nordea Ett fält finns på inställningsbilden, Endast KU ingen lön. Kryssmarkerar man detta fält öppnas KU-år. Om fältet är markerat och år angivet skapas vid bearbetningen ingen bankfil. Endast filerna till skattemyndigheten KURED plus kuaccess.txt skapas.
S i d a 14 Kan användas för att skapa en fil för samtliga utbetalningar i december och bara skicka en kured fil till Skatteverket per företag. Kontrolluppgiften har den anställde då fått i samband med sin lönespecifikation, se inställningen för löneperioder ovan. Används även för t ex bolag där ingen utbetalning sker i december, eller som har upphört under året. Kontrolluppgifterna kan sedan skrivas ut via det särskilda Kontrolluppgiftsprogrammet som kommer ut på kundstödswebben. I det programmet används filen kuaccess.txt. 2.5 Endast kontoinsättning Vid val att inte ha utskrift av lönespec, dvs. endast kontoinsättning av alla eller vissa personer, kan man INTE välja att skriva kontrolluppgiften på lönespec. Kontrolluppgift måste på dessa personer skrivas ut via Kontrolluppgiftsprogrammet. För att få ut kontrolluppgiften för dessa personer på lönespecifikationen i december måste i så fall inställning göra med valet Till samtliga personer, just för utbetalningarna i december.
S i d a 15 2.6 Loggfil bank GLÖM inte att kontrollera bankfilens loggfil som skapas vid framställan av kontrolluppgiftsfilen. Var extra uppmärksam på signalen Neg värde i ack kontrolluppg skapas ej. Dessa personer får ingen kontrolluppgift om inte förutsättningen på den anställde kan rättas, så acken inte är negativ vid den sista lönebearbetningen för december. Alt är att skicka en kontrolluppgift manuellt. Kontroll kan göras innan decembers lönebearbetning för att kontrollera om någon har negativt värde i ack. Värdet överskrider maxgräns kommer om adressen är för lång och gäller kuaccessfilen. Ex på loggfil på en anställd med Gul kontrolluppgift: 6101010004 Personer med markering GUL KU måste lämnas manuellt! För deklaration: Inkomstår 2016 Avdragen preliminär A-skatt (KU 01) 7320 Kontant bruttolön (KU 11) 23000 Medborgarskap (KU 81): Danmark Arbetsland (KU 90): Sverige Kod (KU 92): A 2.7 Viktiga tidpunkter när det gäller Kontrolluppgifter 31 januari Preliminärt sista dagen för inlämning av kontrolluppgifter. Kontrollera på Skatteverket.se för ev ändring av datum. Inlämningen sker via Skatteverkets E-tjänst för inlämning av kontrolluppgifter
S i d a 16 2.8 Integration till Skatteverket Filen skall lämnas via e-tjänsten på Skatteverkets web eller skickas via Teis eller motsvarande filhanteringssystem, om ni har denna möjlighet. TÄNK på att alltid kontrollera din bekräftelse på inläst medium. Information från Skatteverkets hemsida: E-tjänsten når du via www.skatteverket.se/lamnakontrolluppgifter Här kan man välja mellan inlämningssätten filöverföring (du kan lämna samtliga kontrolluppgiftsblanketter från starten) och skriva in och lämna kontrolluppgift. Lämna uppgifterna via filöverföring I filöverföringstjänsten kan du lämna alla typer av kontrolluppgifter. Filer du för över kan vara upp till 200 MB stora. De måste ha XML-format. Du får en kvittens när filen har tagits emot av Skatteverket. Du behöver inte lämna ett sammandrag av kontrolluppgifterna om du använder e- tjänsten. 2.9 Utskrift av kontrolluppgift Lönespecifikationen i december är kontrolluppgift till den anställde. Detta ställs in under inställningen för Löneperioder, se punkt 2.1. Vill arbetsgivaren ha ett eget exemplar kan Accessprogrammet Kontrolluppgift, som levereras separat på vår web, användas.
S i d a 17 Sammanfattad information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Kontrolluppgiftsfilen levererar ni själva till skattemyndigheten Urvalsgrupperna för kontrolluppgift uppdateras med både centrala och lokala orsaker av Visma (punkterna 1.2 och 1.3) Inställningsbilden för integrationen Kontrolluppgift skall uppdateras av er senast 2016-12-12 med kontaktuppgifter, se sidan 3-4. Kontrolluppgiftsfilerna framställs på verkställansdagen för: Huvudutbetalningen i december Extrautbetalningen 2016-12-30 Extrautbetalningen (månad 13) 2016-12-31 Dessa filer innehåller de personer som varit med i respektive bearbetning. Ingen av dessa filer skall levereras till skattemyndigheten. Det är de totala kontrolluppgiftsfilerna som skapas efter månad 13-bearbetningen och läggs på FTP-servern 2017-01-09 som ni ska leverera till skattemyndigheten. Samtliga kontrolluppgiftsfiler kommer att läggas på FTP-servern med ett tillägg av datum och tid så att de inte skriver över varandra, t ex Kuaccess_161223_161034.txt Eftersom ingen bankfil skickas från månad 13-bearbetningen får de anställda som finns med i denna utbetalning inga kontrolluppgifter utan dessa måste tas fram manuellt. Manuella kontrolluppgifter: Kan tas fram via kontrolluppgiftsprogrammet genom import av filerna kuaccess.txt. Importera antingen totalfilen eller filerna som skapas vid varje löneutbetalning. Fördelen med filerna från varje utbetalning är att ni då kan göra urval på rättelsedatum för att hitta de från 13- bearbetningen som behöver manuell kontrolluppgift gjord. Dessutom ska ni även skriva manuell kontrolluppgift på alla med kontrolluppgift GUL. Uppgifterna för GUL skrivs ut på kontrollista/loggfil vid körningen av bankfilerna. För kunder som har Swedbank E-lönespecifikation kommer Visma att ändra till valet Papperslönespec till alla när bankfilen för decembers huvudutbetalning skapas samt återställa valet inför januaris löneutbetalning.
S i d a 18 3 Kontrolluppgiftsprogrammet i Personec P Filen kuaccess.txt som har skapats tillsammans med kontrolluppgiftsfilerna importeras till accessprogrammet. Programmet möjliggör utskrift av kontrolluppgift med olika urval. Även summeringar på olika nivåer kan göras. Databasen fungerar i Microsoft Access 2003 eller senare versioner. Dubbelklicka på filen KtrlUppg.mdb eller ikonen för kontrolluppgifter om du lagt upp en sådan. Förutsatt att KUACCESS.TXT filen från föregående år finns kvar kan accessdatabasen även användas för att läsa föregående års kontrolluppgifter. 9 år dvs 2007 tom 2015 stöds. Föregående års fil importeras in på samma sätt som innevarande år. Du börjar med att importera filen KUACCESS.TXT.
S i d a 19 Sök fram filen i den katalog du har sparat den, har du fler än ett företag gör du en import per företag. Du får en signal över hur många poster som har importerats. Du får följande fråga, har du flera företag så kan du importera deras filer också.
S i d a 20 Klicka på knappen Urval Under menyn Urval kan du sedan välja olika sökbegrepp för att få fram aktuell grupp eller person för att se på kontrolluppgiften. Klicka på en person för att se dess kontrolluppgift. I programmet visas KU10 resp KU13.
S i d a 21 För att ta fram en Totalsumma på alla anställdas kontrolluppgifter. Gör ditt Urval
S i d a 22 Ställ dig på den första personen i raden och dubbelklicka Gå till Detalj i menyn Markera Totalt för urval. Då får du en Totalsammanslagning.
S i d a 23 4 Skatter och arbetsgivaravgifter 4.1 Skatteförfrågan För att skatteförfrågan skall kunna väljas gå in under Underhåll/Systeminställningar/ Organisation/Integration/Bearbetning och markera Skatteförfrågan CSR. Har ni flera företag måste ni göra detta på varje företag. Klicka på filnamn och ange namnet på filen. Namnet är valfritt men skall vara en.xml fil.
S i d a 24 Gör inställningen Fyll i inställningsbilden eller kontrollera de redan ifyllda uppgifterna. Det är viktigt att uppgifterna innehåller den kontaktperson och det telefonnummer som Skatteverket kan kontakta vid behov. Nyanställda Kontaktperson Telefon E-post Testfil Endast personer med aktuella anställningar Klicka på OK. Markeras om förfrågan enbart skall skickas på de som inte har uppgift i tabell eller kolumn. Ditt namn. Ditt eller avdelningens telefonnummer inkl. rikt nummer. Ditt eller avdelningens e-postadress. Markeras om test ska sändas till Skatteverket. Finns separat om detta på skatteverkets hemsida Om fältet är kryssmarkerat tas endast personer som har en aktuell anställning med. Välj katalog där filen på skatteförfrågan skall sparas. Döp filen till valfritt namn Klicka på Spara Starta sedan bearbetningen Observera! Har ni flera företag, tänk på att döpa filerna olika eller lägga dem i olika mappar.
S i d a 25 Information från Skatteverkets hemsida: CSR-förfrågan via e-tjänst För att kunna använda e-tjänsten CSR-förfrågan krävs att du har en e-legitimation. I e- tjänsten kan du skicka in och hämta svaret på din CSR-förfrågan. Du kan också kontrollera frågefilen innan du skickar in den så att den inte innehåller några formella fel. Filformatet för e-tjänsten är XML och specificeras av ett XML-schema. För att korrekt hantering av frågeuppgifter ska kunna garanteras, ska tecken enligt standarden ISO- 8859-1 användas i förfrågan. Skicka in frågefil Du skickar in CSR-förfrågan under e-tjänstens meny Skicka in frågefil. Under denna meny markerar du från din dator den frågefil som du vill skicka in. Innan frågefilen tas emot av Skatteverket sker det alltid en kontroll av att den inte innehåller några formella fel (se Kontroll av frågefil). Innehåller frågefilen inga formella fel får du en kvittens på att filen har tagits emot av Skatteverket. Om frågefilen innehåller formella fel och den inte tas emot av Skatteverket får du besked om detta i form av felmeddelande. Hämta svar på CSR-förfrågan Svar på din CSR-förfrågan får du normalt inom två tre dagar. Gäller förfrågan kommande år får du svaret efter att preliminärskatteuppgifterna för de anställda är klara. Preliminärskatteuppgifter för kommande år blir normalt klara efter mitten av december. Observera att det endast är de uppgifter som finns i början av året som kommer med i CSR-svaret, det vill säga endast vad som framgår på ett beslut om preliminär A-skatt (en A-skattsedel). Jämkningar som har gjorts under året kommer inte med i CSR-svaret. Personer som har blivit skatteregistrerade från 1 november året före innevarande år eller under innevarande år kommer inte med i CSR-svaret. När du ska hämta svaret på den inskickade CSR-förfrågan markerar du den aktuella svarsfilen och laddar ner den till din dator under e-tjänstens meny Hämta svarsfil. Svar på CSR-förfrågan sparas på Skatteverkets webbplats i 14 dagar. Gäller din förfrågan kommande år sparas svarsfilen till och med 31 januari. Därefter raderas svaren. Skulle du ha missat att hämta svaret på din förfrågan och svarsfilen redan har raderats kan du alltid skicka in förfrågan på nytt. 4.2 Skicka in frågefil Om du vill ha mer information om detta gå in på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se Information till ASP-kunder Ni sköter själv beställning och inläsning av skatteuppgifter inför kommande år Förvaltningstjänst Visma sköter skatteförfrågan åt er
S i d a 26 4.3 Inläsning av skatteuppgifter Skall göras före lönebearbetning i januari, men tidigast den 1 januari 2017. Det är viktigt att man läser in en fil på alla företag. När filen läses på skapas en tabell 107. Den måste finnas på personerna så att de är med i underlag för arbetsgivaravgifter. TÄNK på att inte ha för lång sökväg när ni läser in filen från Skatteverket. Om ni kör integrationen med Bearbetning på server bör filen ligga på servern. Kör ni på egen klient kan ni kopiera filen till klienten innan inläsning sker. För att inläsning av skatteuppgifter skall kunna väljas i driftkalendariet, gå in under Underhåll/Inställningar/Organisation/Integration/Bearbetning och markera Skatteförfrågan CSR, inläsning. Har ni flera företag skall detta göras per företag. Knappen Filnamn Klicka på knappen inställningsbild Du får då upp följande bild
S i d a 27 Välj orsakerna för sänkt skatteunderlag enligt beslut, höjt skatteunderlag enligt beslut och procentskatt enligt beslut. Markering sätts om värdet för sidoinkomst i fältet för Särskild skatteberäkning på personuppgiften skall ligga kvar. Markering sätts också om du vill att posten endast skall beräknas för innevarande månad. Klicka på OK. Välj integrationsfilen, spara. Gå in i driftkalendariet. Välj Skatteförfrågan CSR, inläsning och importera filen. Kolumnindelning. Samtliga anställda får kolumn 1 vid importen precis som förra året. Skall annan kolumn gälla ändras den enligt nedan. Kolumn 1, 3 och 4 beräknas maskinellt utifrån ålder. För beräkning enligt kolumn 2, 5 och 6 måste manuell uppdatering göras. Nedanstående åldersgränser gäller enl Skatteverkets info i dagsläget. Dessa är preliminära för 2017. Info om fastställda indelningar kommer på Skatteverkets hemsida i slutet av året. Se vidare på www.skatteverket.se. Kolumn 1 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1952 eller senare. Allmän pensionsavgift ska betalas och inkomsten ger rätt till jobbskatteavdrag. Kolumn 2 avser sådana inkomster (t.ex. pensioner) till den som är född 1951 eller tidigare, som inte är underlag för allmän pensionsavgift och inte ger rätt till jobbskatteavdrag. Kolumn 3 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1938 1951. Allmän pensionsavgift ska betalas och inkomsten ger rätt till ett högre jobbskatteavdrag än enligt kolumn 1.
S i d a 28 Kolumn 4 avser löner, arvoden och liknande ersättningar till den som är född 1937 eller tidigare. Allmän pensionsavgift ska inte betalas. Inkomsten ger samma rätt till jobbskatteavdrag som enligt kolumn 3. Kolumn 5 avser andra pensionsgrundande ersättningar än löner m.m., t.ex. ersättning från arbetslöshetskassa och egen arbetsskadelivränta, till den som är född 1938 eller senare. Allmän pensionsavgift ska betalas på inkomsten men denna ger inte rätt till jobbskatteavdrag. Kolumn 6 avser sådana inkomster (t.ex. pensioner) till den som är född 1952 eller senare, som inte är underlag för allmän pensionsavgift och inte ger rätt till jobbskatteavdrag. 4.4 Gul och Sink OBS! Vid påläsning blankas värden i Gul eller Sink i fältet Kontrolluppgift på personuppgiften. Om uppgiften skall gälla för 2017 måste ny rapportering göras. Information till ASP-kund Skattekomponenten och tabell 832 läses in av Visma 2017-01-10 Ni sköter själva beställning och inläsning av skatteuppgifter för de anställda inför kommande år. Ni kan läsa in skatteuppgifterna tidigast 2017-01-11, det måste vara gjort före verkställan av första löneutbetalningen avseende 2017 d v s det bör senast göras 2017-01-18 Efter första lönebearbetningen efter inläsningen bör stickprov göras för att kontrollera att skatteberäkningen stämmer överens med 2017 års skattetabeller. Stickprov bör göras både i klienten och på webben eftersom det är skilda program för beräkning. Information till Förvaltningstjänst Skattekomponenten och tabell 832 läses in av Visma 2017-01-10, samt inläsning av ny skatteuppgifter. Efter första lönebearbetningen efter inläsningen gör Visma stickprov för att kontrollera att skatteberäkningen stämmer överens med 2017 års skattetabeller. Stickprov görs både i klienten och på webben.
S i d a 29 4.5 Underlag för arbetsgivaravgifter Skattedeklaration 2017 - Förslag Inställningar görs under: Tabeller/Generella tabeller/utskriftsmall/ackumulatorer Rapporten körs under: Rapporter/Avstämningslistor/Ackumulatorer OBS! Förslaget av uppsättningen nedan är fortfarande preliminär eftersom den slutliga informationen ännu inte kommit från Skatteverket. RAD 50 Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner Minsta belopp/person Urval
S i d a 30 RAD 51 Avgiftspliktiga förmåner Minsta belopp/person Urval
S i d a 31 RAD 50 + RAD 51 Summering av Avgiftspliktig bruttolön och förmåner (Valda ackumulatorer: Betald ränta/ränteförmån, Bilförmån, Drivförmån arbavg, Kontant bruttolön, Skattepliktiga förmåner) Minsta belopp/person - Inget Urval
S i d a 32 RAD52 Kostnadsavdrag OBS! Om ni önskar ha åldersuppdelning på Kostnadsavdraget skall åldersuppdelningen göras på samma sätt som på kommande bilder.
S i d a 33 Arbetsgivaravgift för födda 1952- Minsta belopp/person - Inget Urval
S i d a 34 Arbetsgivaravgift för födda 1938 1951 Minsta belopp/person - Inget Urval
S i d a 35 Särskild löneskatt för födda 1937 och tidigare Minsta belopp/person - Inget Urval
S i d a 36 Summa underlag för skatteavdrag
S i d a 37 (Valda fält för alla rader med Underlag för skatteavdrag: Betald ränta/ränteförmån, Bilförmån, Drivförmån skattepliktig, Kontant bruttolön, Skattepliktiga förmåner, Skattepl ers (KU 31), Skattepl ers (KU 32)) Minsta belopp/person - Inget Urval
S i d a 38 Summa avdragen skatt
S i d a 39
S i d a 40 Underlag sjuklön.
S i d a 41 Information till ASP-kund ASP-kunder gör dessa inställningar själv Information till Förvaltningstjänst Visma gör inställningarna av utskriftsmallen för er
S i d a 42 4.6 Arbetsgivaravgifter information från SKL (20161004) Arbetsgivaravgifter Kommuner Arbetsgivaravgifter för KOMMUNER år 2016 och preliminärt 2017 Förändringar mellan ÅR är kursiverade. Arbetsgivaravgifter enligt lag ÅLDERSDIFFERENTIERING 2016 Beslut 2016 2016-02-10 jan dec Prel 2017 2016-04-26 anställd född år: jan dec 1937 1938 1950 Ålderspensionsavgift 10,21 10,21 0,00 10,21 Efterlevandepensionsavgift 1,17 1,17 0,00 0,00 Sjukförsäkringsavgift 4,85 4,85 0,00 0,00 Arbetsskadeavgift 0,30 0,30 0,00 0,00 Föräldraförsäkringsavgift 2,60 2,60 0,00 0,00 Arbetsmarknadsavgift 2,64 2,64 0,00 0,00 Allmän löneavgift 9,65 9,65 0,00 0,00 S:a arbetsgivaravgifter enligt lag 31,42 31,42 0,00 10,21 Särskild löneskatt för 65 år och äldre 6,15 6,15 Avtalsförsäkringar Omställningsförsäkring (KOM-KL) 0,00 0,00 0,00 0,00 Tjänstegrupplivförsäkring (TGL-KL) 0,07 0,07 0,00 0,00 Avtalsgruppsjukförsäkring (AGS-KL) 0,00 0,00 0,00 0,00 Trygghetsförsäkr arbetsskada (TFA-KL) 0,01 0,01 0,00 0,01 Avgiftsbefrielseförsäkring (AFA), inkl. löneskatt 0,00 0,00 0,00 0,00 S:a avtalsförsäkringar 0,08 0,08 0,00 0,01 Kollektivavtalad pension Avgiftbestämd del (avgift 4,5 %) 4,50 4,50 0,00 4,50 + löneskatt (24,26 %) 1,09 1,09 0,00 1,09 Förmånsbestämd del (inkomst över tak) 1,00 1,00 0,00 0,00 + löneskatt (24,26 %) 0,24 0,24 0,00 0,00 S:a kollektivavtalad pension 6,83 6,83 0,00 5,59 S:a avtalsförsäkringar o kollektivavtalad pension 6,91 6,91 0,00 5,60 S:a PO-pålägg 38,33 38,33 6,15 21,96
S i d a 43 Arbetsgivaravgift landsting Arbetsgivaravgifter för LANDSTING år 2016 och preliminärt 2017 Förändringar mellan ÅR är kursiverade. Arbetsgivaravgifter enligt lag ÅLDERSDIFFERENTIERING 2016 Beslut 2016 2016-02-10 jan dec Prel 2017 2016-04-26 anställd född år: jan dec 1937 1938 1950 Ålderspensionsavgift 10,21 10,21 0,00 10,21 Efterlevandepensionsavgift 1,17 1,17 0,00 0,00 Sjukförsäkringsavgift 4,85 4,85 0,00 0,00 Arbetsskadeavgift 0,30 0,30 0,00 0,00 Föräldraförsäkringsavgift 2,60 2,60 0,00 0,00 Arbetsmarknadsavgift 2,64 2,64 0,00 0,00 Allmän löneavgift 9,65 9,65 0,00 0,00 S:a arbetsgivaravgifter enligt lag 31,42 31,42 0,00 10,21 Särskild löneskatt för 65 år och äldre 6,15 6,15 Avtalsförsäkringar Omställningsförsäkring (KOM-KL) 0,00 0,00 0,00 0,00 Tjänstegrupplivförsäkring (TGL-KL) 0,07 0,07 0,00 0,00 Avtalsgruppsjukförsäkring (AGS-KL) 0,00 0,00 0,00 0,00 Trygghetsförsäkr arbetsskada (TFA-KL) 0,01 0,01 0,00 0,01 Avgiftsbefrielseförsäkring (AFA), inkl. löneskatt 0,00 0,00 0,00 0,00 S:a avtalsförsäkringar 0,08 0,08 0,00 0,01 Kollektivavtalad pension Avgiftbestämd del (avgift 4,5 %) 4,50 4,50 0,00 4,50 + löneskatt (24,26 %) 1,09 1,09 0,00 1,09 Förmånsbestämd del (inkomst över tak) 5,56 5,96 0,00 0,00 + löneskatt (24,26 %) 1,35 1,45 0,00 0,00 S:a kollektivavtalad pension 12,50 13,00 0,00 5,59 S:a avtalsförsäkringar o kollektivavtalad pension 12,58 13,08 0,00 5,60 S:a PO-pålägg 44,00 44,50 6,15 21,96
S i d a 44 4.7 Arbetsgivaravgiftsmodulen (Tillägg) För er med arbetsgivaravgiftsmodulen gäller det att titta på de inställningar som finns ang % sats och åldersgruppering. Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst För er som använder tilläggsmodulen för beräkning av arbetsgivaravgifter i Personec P ska också komma ihåg att ändra era regelmallar till de åldersgränser och procentsatser som gäller för 2017
S i d a 45 5 Avstämningar Kontrollera t ex löneskuldskontot. Om löneskuld justeras in på nästa år och kontrolluppgiften ändras. Tänk då också på att göra ackumulatorändring.
S i d a 46 Löneskuld påverkar underlaget för arbetsgivardeklarationen Underlaget för arbetsgivardeklarationen hämtar uppgifter bl a från ackumulatorn Kontant bruttolön och Prelskatt total. Om en löneskuld uppstår blir den anställdes ack 0 den månaden. När skulden sedan dras kommer ackumulatorn att minskas med draget belopp. Om man gör kontrolluppgiftsändringar vid årsskiftet och samtidigt rapporterar transaktioner plus ackumulatorändringar enligt ovan kommer inte underlaget för arbetsgivardeklarationen påverkas av denna ändring, d v s redovisat belopp stämmer inte med det verkliga beloppet efter kontrolluppgiftsändringen. Det innebär alltså att underlaget för arbetsgivaradeklarationen också skall ändras i detta fall.
S i d a 47 6 Övrigt Kalender 2017 levererades med tabellerna september 2015 och kompletterades i tabellerna för november 2015. Kalendern för 2018 levererades med tabellerna i september 2016. Glöm inte att beställa dagtypskalender för 2017 om ni har lokala. Helgarbetstid/Lovdagar per år Tabellerna för Helgarbetstid och Lovdagar/år skall uppdateras för 2017. Kontrollera att uppgifterna för ferie- och uppehållsanställda är uppdaterade för verksamhetsåret 2016-2017. Prisbasbelopp Prisbasbeloppet för 2017 är fastställt till 44 800 kr. OBS! Ni som kör integrationen SPV IÅPEN/KÅPAN tänk på att nytt basbelopp måste anges.
S i d a 48 Skatteparameter Filer för klient, webb samt tabellen 832.rsp kommer i mellandagarna på kundstödswebben. Exempel: Löneperioder Huvudutbetalningar för 2017 bör skapas innan decembers lönebearbetning. Dessa uppgifter läggs in av Visma
S i d a 49 Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Detta görs av Visma För 2016 har vi kompletterat med: 1. Extrautbetalning 2016-12-30 (verkställs 161223) som är sista möjligheten att göra utbetalning för 2016 där fil skickas till banken och där den anställde får kontrolluppgift. 2. Extrautbetalning 2016-12-31 (verkställs 170104) detta är månad 13-bearbetningen som endast skall innehålla justeringar. Bankfil skickas inte (ekonomifil skickas och kontrolluppgiftsfiler framställs). Eftersom ingen bankfil skickas får de anställda som är med i denna utbetalning inga kontrolluppgifter utan dessa måste tas fram manuellt. Extrautbetalningarna läggs endast in för kommunen. Om ni har behov av extrautbetalning för något av era bolag, gör ett ärende så lägger vi upp datum för dem också. Löneperioder för 2017 läggs in av Visma före verkställan av decembers huvudlön. Vi kommer att ta bort driftplanerade bearbetningar som ligger efter decembers huvudutbetalning, första lönebearbetning för januari 2017 beräknas ske på kvällen 2017-01-11 för er ASP-kunder. Perioder Lägg in så perioder finns att rapportera på i självservice och stäng eventuellt de som inte skall vara valbara för inrapportering. Tabellen ligger under Tabeller/Webb/Perioder. Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Uppdatering av perioder görs av er kunder
S i d a 50 7 Pension Exempel på kvalitetskontroller som kan göras inför skapandet av pensionsfilen. Personer med AKAP-KL skall ha 30 i Indv över maxbelopp. För att kontrollera att ingen har annat värde kan följande urval göras: Personer som är födda 860101 eller senare skall inte ha KAP-KL, så gör urval för att kontrollera att personer inte har detta pensionsavtal: OBS! Alla dessa urval kan kompletteras med t ex urval på Avtal för att inte få med anställda på avtal som inte är underlag för pension.
S i d a 51 Ny anställning ett speciellt datum (gäller integrationen KPA (inte KPA Direkt 2.0)) Urval för att kunna se vilka som fått en ny anställning ett speciellt datum, tex 20XX0508. Listan kan användas om ni tar fram filer från den 1:a januari flera gånger under året. Listan kan då användas för att hitta de som hade ett befattningsbyte just det datum ni valt i KPA-körningen. Det datum ni ska sätta i urvalet för listan ska vara from direkt efter tomdatum. För de personer som har ett befattningsbyte, ny anställning från dagen efter senaste tomdatum ska det avgångsdatum som tidigare rapporterats manuellt tas bort i KPA s register. I annat fall kommer det att finnas uppgift om ett avgångsdatum i KPA s register men ingen uppgift om den nya anställningen.
S i d a 52 Byte av pensionsavtal Om pensionsavtalet skall bytas från KAP-KL till AKAP-KL skall anställningen avslutas och ny läggas upp. Pensionsacken vid årsskiftet När en person hamnar på skuld blir inkomstacken 0 medan KPA(pensionsacken) acken blir minus. När skulden sedan korrigeras blir inkomstacken påverkad och reduceras då, men reduceringen av KPA acken är redan reducerad och förblir då opåverkad. Det är därför en fördel om du försöker lösa skulderna under samma kalenderår som de uppstår för att allt skall påverkas samma år. Minus i KPA(pensionsacken) ackumulatorn kommer ut på loggfilen vid körning av filen. OPF-KL OBS! Enligt avtal OPF-KL ska personer som är äldre än 67 år ha annan pensionsavgift för inkomster över tak. Pensionsavgiften över tak ska från och med månaden efter 67-årsmånaden vara 4.5%. För att det ska bli korrekt i filen ska pensionsavgiften förändras med ett anställningsbryt. Pensionsavgiften ska vara 4.5% resp. 30 % t.o.m. 67-årsmånaden. Pensionsavgiften ska vara 4.5% resp. 4.5% fr.o.m. månaden efter 67-årsmånaden. Skandia Landsting - Timavlönad läkare Tänk på att alla pensionsgrundande orsaker, som används vid utbetalning till timavlönad läkare, skall finnas med i urvalsgruppen för Arbetsdagar, dvs om orsaken Arvode används skall denna finnas med i den gruppen. Rapporteras orsaken via Tillägg/avdrag måste också uppgift för arbetsdagar fyllas i. I uppgiften Timavl.läkare skall Etiketterna för läkarna fyllas i för att rätt redovisning vid uppehåll i timanst skall ske. För timavlönad läkare skall varje anställningsperiod redovisas på filen till Skandia. Detta gäller inte för övrigt timavlönade, där glapp under 30 dagar inte räknas som ett avbrott i anställningen vid redovisningen till Skandia.
S i d a 53 Information till ASP-kunder Kvalitetskontroller och åtgärder så att rätt pensionsförutsättningar finns på anställningen görs av er kunder. För er som anlitar vår KPA-tjänst kör Visma fram filerna enligt rekommendationerna. Förvaltningstjänst Kvalitetskontroller och åtgärder så att rätt pensionsförutsättningar finns på anställningen görs av er kunder. Visma kör fram filerna 8 AFA Arbetsmarknadsförsäkringar/KPA Liv Separat dokument för inställning. Informationen läggs ut på kundstödswebben. 9 Semesteromställning Efter verkställd lön i januari skall semesteromställning göras för semestergrupper där semesterår är samma som kalender år. Bearbetningen startas från driftkalendariet. Fr o m - T o m skall vara 2017-01-01-2017-12-31. Vid semesteromställningen förs kvarstående betalda dagar över till sparade dagar. För anställda med semesterlönegaranti som ej tagit ut 25 dagar under semesteråret skapas, för kvarstående dagar upp till 25, dessutom en transaktion med belopp motsvarande semesterlönegarantin. Transaktionen läggs i Tillägg/Avdrag och utbetalas maskinellt i februari. Rapport kan t ex tas ut via Transar för att se framräknat belopp.
S i d a 54 För anställda enligt Energiavtalet skapas vid semesteromställningen ett semestertillägg. Semestertillägget grundas på rörliga lönedelar, t ex ob, jour och beredskap. Beloppet läggs i fältet Semestertillägg på fliken Semesteruppgifter i anställningen. Tillägget betalas ut vid valfri löneutbetalning med hjälp av typ/ors Kontant ers semester/ Semestertillägg rörligt och rapporteras endast med orsaken och datum. Listor med resultatet av semesteromställningen kan tas fram ur Utdata, Rapporter i webb eller med hjälp av Personsammanställningen. Maskinell utbetalning av sparade semesterdagar över 40 sker om inställning för detta görs i tabellen för semestergruppen. Obs från ver 16.1! Vid utbetalning av sparade semesterdagar > 40 ska utbetalningen beräknas från den lön som gällde vid föregående semesterårs slut. Den vid semesteromställningen automatiskt skapade ersättningsorsaken SPAR>40 dateras ÅÅÅÅ1231. Vid semesteromställningen sker beräkning av omfattningen för semesterlön med hänsyn till deltidsfrånvaro utan lön som finns registrerad den 31/12. De ledighetsorsaker som tas hänsyn till är de som finns valda i orsaksgruppen LedKalB. Om det finns påverkande frånvaro den 31/12 visas omfattning för utbetalningen på orsaken SPAR>40 i Tillägg/avdrag.
S i d a 55 Om frånvaron den 31/12 förändras efter att semesteromställningen har körts kan semesteromställning göras om eller omfattningen ändras på orsaken SPAR>40 i Tillägg/avdrag. Denna orsak kan även manuellt rapporteras. Tänk då på omfattningen om det inte skall vara 100%. Företagstabell 2 Tänk på om fältet Anst.tom styrande för semester är ibockad när januarilönen bearbetas och verkställs får Anst tom på anställningen inte ha datering 2016-12-31 eller tidigare. Om så är fallet kommer inte nya dagar för det nya semesteråret att skapas. För att få dessa semesteromställda kan bocken tas bort före bearbetning och verkställan av januarilönen och sedan sättas tillbaka när semesteromställningen är gjord. Semester rapporterad för föregående år Kontroll kan göras om semester är rapporterad för föregående semesterår efter semesteromställningen är gjord. Ex kan rapport tas via Transar när februarilönen börjat bearbetas. Fyll i år och utbetalningsmånad.
S i d a 56 Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Semesteromställningen görs av Visma för ASP Nivå1-kunder och Förvaltningstjänst. Inställning av maskinell utbetalning av sparade semesterdagar över 40 görs av er kunder. Visma ta bort bocken i företagstabell 2, Anst.tom styrande för semester, före bearbetning och verkställan av januarilön och sätter sedan tillbaka den när semsteromställningen är gjord. Vid skapande av bankfilen i januaris huvudutbetalning kommer Visma att ta bort markeringen så att semesteruppgifter inte skrivs ut på lönespecifikationen i januari. Kontoändringar Förändringar av värden i kodsträngen som skall gälla från och med 2017-01-01 görs efter sista verkställda löneutbetalningen i december och före första löneutbetalningen i januari. Det nya från och med datumet kan t ex vara 2016-12-01 för att transaktioner som betalas ut i januari avseende december skall konteras korrekt. Tidigare datum kan också anges för att fånga ändå äldre transaktioner. Om förändring av kodsträngens utseende skall göras kontakta Kundsupport. Förändringar av värden i kodsträngen skall göras på alla bilder där begreppet Konto alt. Plac finns, dvs. organisation, anställning och i förekommande fall i tillägg/avdrag, frånvaro, placering och dagplacering/avvikande tjänstgöring. Även om koddelen konto/slag inte förändras bör ändå konteringsregistret ses över då det där vanligtvis förekommer kontering också på andra koddelar.
S i d a 57 Observera! Konteringsregistret inte är datumstyrt. Vid kontering hämtas aktuella värden från konteringsregistret. Förändringar i konteringsregistret bör därför göras i samma tidsintervall som för övriga kontoändringar. Fördel mäng Vid ändring av konteringen på anställningar kan Fördel mäng användas. Ange ny kontering, sök fram den organisation som skall ändras, ange fr o m datum för ändringen och markera sedan den/de personer som skall ha den angivna konteringen.
S i d a 58 Ombokningsfil vid årsskiftet Valet att skapa ombokningsfil kan göras för enskilt utbetalningsdatum eller utan utbetalningsdatum. Vid valet Ombokningar utan utbdat skall man tänka på att göra dessa innan årsskiftet, Signalen som kommer upp vid detta val meddelar att ombokningar för bef kalenderår skrivs ut till filen, d v s har man passerat årsskiftet kan inte detta val göras för ombokningar föregående år. Information till Förvaltningstjänst Visma sköter bearbetningen av ombokningsfilen
S i d a 59 10 Personec Utdata Information till ASP-kunder Dagen efter verkställan av decembers huvudutbetalning kör vi beräkning av Semesterskuld utdata, Export/Import utdata och Löneknappen. Efter månad 13-bearbetningen 2017-01-04 körs Export Utdata, Import Utdata och Löneknappen körs 2017-01-05. I utdata finns då uppgifter för hela 2016 inklusive extrautbetalningsdagarna 2016-12-30 och 2016-12-31. Semesterskuldsberäkningen efter januaris huvudutbetalning kommer att göras per 2016-12-31 (gör normalt per innevarande månads sista dag) detta för att få med semester avseende december som redovisas på januarilön i semesterskulden per 2016-12-31 Information till Förvaltningstjänst Vad gäller bearbetningarna Export/Import Utdata finns detaljerade uppgifter i driftdokumentet, fliken Årsskifte.
11 Novemberstatistik 11.1 Syfte Statistiken utgör underlag för Sveriges Kommuner och Landstings och arbetsgivarförbundet Pactas partsgemensamma lönestatistik. Statistiken utgör också underlag för den officiella lönestrukturstatistiken samt den officiella företagsbaserade sysselsättningsstatistiken. Senast den 1 december Efterfrågat underlag ska vara Sveriges Kommuner och Landsting, Avdelningen för ekonomi och styrning, tillhanda snarast efter aktuell lönekörning i november dock senast den 1 december 2016. 11.2 Instruktioner Vilka ska ingå i redovisningen? Anställda i kommuner, landsting/regioner samt vissa kommunalförbund. Dessutom ingår företag som är medlemmar i arbetsgivarförbundet Pacta och har valt att vara med undersökningen. Timavlönade som får ersättning utbetald i november för tid inarbetad under oktober eller motsvarande månadsperiod. För övriga gäller att de ska ha varit anställda under november 2016. Förtroendevalda politiker ska inte ingå. 11.3 Insamling Inrapportering sker via länk från SKL:s webbplats www.skl.se/personalstatistik Inloggningsuppgifter kommer att distribueras separat (från SKL).
S i d a 61 12 Förändringar i löne- och personalstatistiken 2016 12.1.1 Nyheter Fält 15: Lönekollektivavtal Ny kod A = Bestämmelser för traineejobb Bilaga G G1: Specialitet inom vilken läkare är verksam, enl kodplan 2008 G2: Specialitet inom vilken läkare fullgör specialiseringstjänstgöring, enl kodplan 2015 12.1.2 Att titta extra på SKL vill att ni tittar noga på följande: Löneplaceringsdatum Kodning av Lektorer och Förstelärare i fält 10.3 Specialitet för Läkare (fält 13 AID kod) 61
S i d a 62 13 Verksamhetskod SKL skickar ut anvisningar angående verksamhetskoden i samband med att de skickar ut anvisningar om statistiken. Verksamhetskoden uppdateras under Underhåll/Systeminställning/Organisation/Verksamhetskod. Verksamhetskoden skall ligga på Företagsnivå (Grön flagga) Här kan du registrera den verksamhetskod som statistiken till SKL skall innehålla, dvs. en kod som visar inom vilken verksamhet personerna arbetar. Du anger en verksamhetskod och knyter den till en regelmall OCH/ELLER en eller flera koddelar. Du gör på samma sätt tills alla verksamhetskoder är knutna till regelmall/koddel. Koderna skall läggas som en "tratt", dvs. de rader med den minsta träffytan läggs överst i listboxen. När integrationerna bearbetas går systemet igenom denna lista uppifrån och ner och sätter verksamhetskod på de anställningar som skall vara med i urvalet. När systemet fått träff på en anställningspost går det vidare till nästa post osv. Det är därför viktigt med vilken ordning som läggs upp i listboxen. Markerar du rutan Ej nollutfyllnad, så väljer du bort nollutfyllnad på valda koddelar. Du kan också välja bort varningssignalen för att verksamhetskod redan finns registrerad, genom att markera i rutan Ej signal att verksamhetskod redan finns. Se Bilaga från SKL C och D. 62
S i d a 63 Om du körde Integrationen förra året kan du starta en bearbetning och se vilka personer som saknar verksamhetskod. Det kan t ex vara verksamheter som kommit till under året. Vilka som saknar Verksamhetskod ser du i loggfilen som alltid skapas tillsammans med textfilen. Du kan också exportera ut tabellen för att se vad som är registrerat sedan tidigare. Det är tabell 867. 63
S i d a 64 För att SKL Novemberstatistik skall kunna väljas i driftkalendariet måste du först gå in under Underhåll/Systeminställningar/Organisation/Integration/Bearbetning. Starta bearbetning Du startar bearbetningen i Drift/Kalendarium. Välj företag och SKL Novemberstatistik. Filnamn valfritt.csv När körningen är klar har det skapats två filer En xxxxx.csv Och En xxxxx.logg Kontrollera vad du har i loggfilen, det är dessa som inte har fått någon Verksamhetskod på sig. Uppdatera i tabellen Verksamhetskoder och kör om integrationen. Det är csvfilen som du skickar till SKL. 64
S i d a 65 Inställningsbild för SKL Novemberstatistik År månad Sök fram och Välj 2016-11 Kommun/ Landsting Stadsdelskod Urval Fyll i enligt SKL s anvisningar se Bilaga B (kommunkod eller kod för landsting/region) Stadsdelskod kan hämtas från en vald koddel eller från organisationsträdets Förvaltning. Valet ska bara göras för de kunder som vill rapportera fältet Stadsdel till SKL. Om valet Förvaltning från organisationsträdet görs, måste det finnas ett värde registrerat på alla noder som har anställningar knutna till sig. Vilka skall ingå i statistiken. Bygg urval enligt anvisningar från SKL. Urval och regelmall samverkar! 65
S i d a 66 Information till ASP-kunder och Förvaltningstjänst Tabell för översättning av verksamhetskod ska vara upplagd och upppdaterad av er senast 2016-11-18 Visma uppdaterar urvalen under Sök-knapparna i inställningsbilden för integrationen, enligt anvisningar från SKL. Även inställningar under Avtal, Löneform, Anställningsform och Löneväxling sköts av ASP-gruppen. Dagen efter verkställd huvudlön i november körs bearbetningen till novemberstatistiken av ASP-gruppen. Filen hämtas av er på FTP-servern 66
S i d a 67 14 Sammanfattning av viktiga datum Datum Åtgärd Ansvarig ASP-kunder Nu direkt Skapa perioder för Självservice Kund Kund 2016-11-01 Skatteförfrågan tidigast. Kund Visma 2016-11-18 Översättningstabell för verksamhetskod till Novemberstatistiken Kund Kund ska vara uppdaterad 2016-12-12 Inställningsbilden för Kontrolluppgift - klar senast Kund Kund 2016-12-19 Kontrolluppgiftskörning huvudutbetalning i dec Visma Visma Ansvarig Förvaltnings Tjänst 2016-12-23 Verkställan av Extralön med utbetalningsdag Visma Visma 2016-12-30 2016-12-30 Ombokningar för 2015 - klara senast Kund Kund 2017-01-04 Verkställan av 13-körning med utbetalningsdag 2016-12-31 Visma Visma OBS Ingen bankfil skickas 2017-01-05 Import Personec utdata och Löneknappen Visma Visma 2017-01-09 Totalfil på kontrolluppgifter 2016 Visma Visma 2017-01-10 Skatteparameter läggs på, systemet är stängt under tiden Visma Visma 2017-01-10 1:a bearbetning för huvudutbetalning januari Förvaltningstjänst Visma 2017-01-11 Inläsning av skatteuppgifter kan tidigast göras nu men ska senast Kund Visma göras 2017-01-18 2017-01-11 Uppdatera helgarbetstid/lovdagar Kund Kund 2017-01-11 1:a bearbetning för huvudutbetalning januari ASP-kunder Visma 2017-01-18 Underlag för arbetsgivaravgifter uppdateras senast Kund Visma 2017-01-18 Kontoändringar (efter sista konteringen 2016 och innan första Kund Kund konteringen 2017) 2017-01-31 Sista dag för inlämning av kontrolluppgiften Kund Kund Jan/Feb AFA och KPA-Liv Kund Kund 67