UPPHANDLING AV FUNKTIONSAVTAL OM IT-DRIFT M.M.

UPPHANDLING AV FUNKTIONSAVTAL OM IT-DRIFT M.M. GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB 2011-09-22 Göteborgs Spårvägar AB inbjuder härmed till anbudsgivning avseende upphandling av funktionsavtal om IT-drift m.m. Förutsättningarna för upphandlingen framgår av detta förfrågningsunderlag

Innehåll 1 ALLMÄN ORIENTERING... 3 2 UPPHANDLINGSFÖRESRIFTER... 3 3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET... 4 4 OMFATTNING OCH BAKGRUND... 5 5 KRAV PÅ UTFÖRANDET AV TJÄNSTERNA... 6 6 HÅRDVARA... 6 7 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN... 7 8 ANBUDSLÄMNANDE... 8 9 ANBUDSPRÖVNING OCH UTVÄRDERING... 9 10 PRIS... 10 11 AVTAL... 10 12 SEKRETESS... 10 2

1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Upphandlande enhet Upphandlande enhet är Göteborgs Spårvägar AB ( GSAB ) som är helägt av Göteborgs stad. 1.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen sker som ett förhandlat förfarande enligt lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster ( LUF ). 1.3 Syfte Syftet med upphandlingen framgår av avsnitt 4 nedan. 2 UPPHANDLINGSFÖRESRIFTER 2.1 Beställare/Upphandlande enhet Göteborgs Spårvägar AB Box 424 401 26 Göteborg 2.2 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Mattias Sahlström, IT-Chef Adress enligt punkt 2.1 Tel: 031-732 11 06 E-post: upphandling.it@sparvagen.goteborg.se 2.3 Anbudslämnande Ett skriftligt anbud jämte en elektronisk kopia (USB eller CD-rom) skall vara GSAB tillhanda, märkt Upphandling av funktionsavtal om IT-drift m.m., senast nedan angivna anbudsdag. Anbudet skall skickas i omärkt kuvert till den adress som finns angiven i punkt 2.1 ovan. Inlämnat anbud skall redovisa efterfrågade uppgifter och beskrivningar samt bör följa förfrågningsunderlagets struktur. 3

2.4 Anbudstidens utgång Sista anbudsdag 2011-11-07 2.5 Anbudens giltighetstid Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 180 dagar efter anbudstidens utgång. 2.6 Kalendarium Distribution av förfrågningsunderlag 2011-09-22 Sista dag att ställa frågor 2011-10-21 Sista anbudsdag 2011-11-07 2.7 Språk Svenska språket skall tillämpas i alla frågor rörande denna upphandling. 2.8 Anbudets omfattning och innehåll Anbud skall lämnas på hela uppdraget, se det identifierade behovet i punkterna 4-5 nedan. Anbudet skall redovisa de krav som framgår av detta underlag. 2.9 Övriga förutsättningar för upphandlingen Ersättning för anbudsräkning utgår ej. GSAB förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen för det fall prisnivån överstiger GSAB:s budget för funktionsavtal för IT-drift m.m., eller för det fall erforderligt styrelsebeslut inte fattas av GSAB:s styrelse. Upphandlingen syftar till att avtal skall slutas med en leverantör för att täcka GSAB:s behov, se punkt 11 nedan. 3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET 3.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget finns tillgängligt via www.upphandlingar.nu. 3.2 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: 4

- Anbudsinbjudan, detta dokument, daterad 2011-09-22 - Avtalsförslag Bilaga 1 inklusive underbilagor: o Tjänstespecifikation o Preliminär specifikation övertagande av hårdvara o Prislista och ersättningsmodell o Uppförandekoden - Anbudsformulär Bilaga 2 - Prismall IT-drift (excelfil) Bilaga 3 3.3 Förtydligande av förfrågningsunderlag Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget skall ställas skriftligen till ovan i punkt 2.2 angiven kontaktperson. Eventuella svar eller förtydliganden lämnas skriftliga i form av Förtydliganden till förfrågningsunderlaget till alla som fått del av förfrågningsunderlaget. Svar respektive förtydliganden kommer att distribueras via www.upphandlingar.nu Frågor måste för att kunna besvaras ställas senast 2011-10-21, se kalendarium. 4 OMFATTNING OCH BAKGRUND 4.1 Bakgrund till upphandlingen 4.1.1 Idag beställer och köper GSAB själv all hårdvara (klientutrustning, server etc), som driftas av nuvarande leverantör i av GSAB tillhandahållen datorhall. Upphandlingen syftar till att GSAB skall kunna säkerställa tillgång till utförandet av olika typer av tjänster under samlingsbegreppet IT-drift. Upphandlingen avser även att GSAB skall överföra vissa delar av den verksamhet som idag hanteras internt inom GSAB. Övertagandeprocessen omfattar ingen övergång av personal. 4.1.2 Detta uppdrag bygger på en tjänstebaserad leverans, och förutsätter att leverantören tillhandahåller och ansvarar för all hårdvara, som sedan levereras som tjänst. Visst övertagande av befintlig klientutrustning förutsätts, vilket framgår av bilaga 2B till avtalsförslaget (specifikationen är preliminär). 5

4.1.3 De tjänster som leverantören skall leverera består av följande faser: (a) (b) (c) Övertagande (transition) från såväl tidigare leverantör som GSAB, inklusive driftsättning Leverans av IT-drift Exit/överlämnande i samband med avtalets upphörande 4.2 Grundläggande förutsättningar 4.2.1 De tjänster som leverantören skall tillhandahålla framgår av och beskrivs närmare i avtalsförslaget och därtill hörande bilagor, se Bilaga 1. Det är viktigt att anbudsgivaren är väl insatt i hela avtalspaketet inför anbudslämnandet. De begrepp som i denna förfrågan är definierade med stor begynnelsebokstav har den innebörd som följer av avtalsförslaget. 4.3 Beskrivning av GSAB:s IT-miljö 4.3.1 GSAB:s IT-miljö hanteras i dagsläget dels av GSAB internt och dels genom extern leverantör. Denna upphandling syftar till att all IT-drift och därtill hörande tjänster ska hanteras av en extern leverantör. 4.3.2 GSAB har idag ett s.k. platt nätverk för datakommunikation. Samtliga externa enheter är anslutna mot Rantorget, Göteborg. På Rantorget finns också en centralt placerad switch och router som hanterar extern trafik. 5 KRAV PÅ UTFÖRANDET AV TJÄNSTERNA 5.1 De närmare kraven på tjänsterna framgår av avtalsförslaget inklusive bilagor, se Bilaga 1. 5.2 Leverantörens åtagande är ett funktionsåtagande. Funktionsåtagandet omfattar sådant som drift, utveckling och support av den infrastruktur som krävs för GSAB såsom följer av avtalsförslaget, Bilaga 1. 6 HÅRDVARA Leverantören skall förvärva utrustning i befintligt skick och till värde specificerat i bilaga 2B till avtalsförslaget (specifikationen är preliminär). Köpeskillingen skall erläggas på Driftsättningsdagen. De närmare villkoren för Leverantörens övertagande av befintlig hårdvara följer av avtalsförslaget, Bilaga 1. 6

7 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 7.1 Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av och kompetens att utföra det åtagande som upphandlingen omfattar. 7.2 Anbudsgivaren skall kunna redovisa minst ett slutfört uppdrag motsvarande det åtagande som upphandlingen omfattar. 7.3 Anbudsgivaren skall ha ett strukturerat miljöledningsarbete som omfattar minst följande delar (a) (b) (c) (d) en implementerad miljöpolicy, rutiner för att säkerställa att alla lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs, rutiner och metoder som säkerställer att miljökrav följs i enlighet med avtalet, inklusive rutiner för att hantera avvikelser, samt rutiner och metoder för redovisning och rapportering till GSAB. Av anbudet skall framgå hur anbudsgivaren uppfyller ovanstående punkter. Detta kan redovisas genom ett certifikat för ISO 14001 (eller likvärdigt) eller annan lämplig dokumentation. 7.4 Anbudsgivaren skall ha ett strukturerat kvalitetsledningsarbete som omfattar minst följande delar (a) (b) (c) (d) en implementerad kvalitetspolicy, rutiner för att säkerställa att alla lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs, rutiner och metoder för att som säkerställer att krav följs i enlighet med avtalet, inklusive rutiner för att hantera avvikelser, samt rutiner och metoder för redovisning och rapportering till GSAB. Av anbudet skall framgå hur anbudsgivaren uppfyller ovanstående punkter. Detta kan redovisas genom ett certifikat för ISO 9001 (eller likvärdigt) eller annan lämplig dokumentation. 7

8 ANBUDSLÄMNANDE 8.1 Uppgifter om anbudsgivaren Av anbudet skall framgå anbudsgivarens namn, organisationsnummer, bank- och plusgironummer, adress, telefonnummer samt e-post. Kommunikation med anbudsgivaren kan komma att ske via e-post. Anbudsgivarens kontaktperson skall framgå. Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva sin organisation samt den erfarenhet som innehas för att utföra det uppdrag som upphandlingen avser (inkluderande beskrivning av motsvarande uppdrag enligt punkt 7.2 ovan). Anbudsgivaren skall bekräfta att samtliga skall-krav enligt detta förfrågningsunderlag jämte bilagor uppfylls. Anbudsgivaren skall intyga att inga förutsättningar enligt punkt 8.2 nedan föreligger. Anbudsgivaren skall bekräfta att anbudet är giltigt i 180 dagar från sista anbudsdag. Anbudet skall innehålla underskrift av behörig företrädare. Anbudsgivaren skall utöver ovanstående till anbudet bifoga: Registerutdrag från Bolagsverket eller liknande. Utdrag från Upplysningscentralen AB eller liknande. Vad som krävs av utdraget framgår av punkt 8.3 nedan. Ifyllt anbudsformulär, Bilaga 2. Dokumentation rörande miljö- och kvalitetsarbetet (se punkt 7.3-7.4 ovan). Uppgift om att anbudet är giltigt i etthundraåttio (180) dagar efter anbudstidens utgång. GSAB kommer att inhämta uppgifter motsvarande SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter avseende de anbudsgivare som lämnar in anbud. Då blanketten endast avser svenska företag skall utländska anbudsgivare till sitt anbud bifoga motsvarande information. 8.2 Uteslutningsgrunder En anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne; (a) (b) är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande; 8

(c) (d) (e) (f) är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom; har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta; inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker; eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. 8.3 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivaren skall visa det genom utdrag från UC (Upplysningscentralen) eller från likvärdig företagsupplysning som visar anbudsgivarens rating (riskklass). Ratingen (riskklass) skall uppgå till lägst A (Soliditets skala) alternativt 3 (UC;s skala) eller likvärdigt och utdraget får inte vara äldre än tre månader räknat från dagen för sista anbudsdag. I de fall efterfrågad rating inte kan visas, skall anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren i sitt anbud lämnat sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. 9 ANBUDSPRÖVNING OCH UTVÄRDERING 9.1 Prövningsförfarande Anbudsprövningen sker i tre steg: (i) Prövning om anbudsgivaren uppfyller kraven i punkt 8.1-8.3. (ii) Prövning om anbudsgivaren uppfyller samtliga uppställda skall-krav i förfrågningsunderlaget jämte bilagor. (iii) Anbudsutvärdering i enlighet med punkt 9.2. Anbud som inte uppfyller kraven i steg (i) tas inte upp till prövning i steg (ii)-(iii). Anbud som klarar prövning enligt steg (i) men inte enligt steg (ii) tas inte upp till utvärdering i steg (iii). 9.2 Utvärdering av anbud Av de anbud som uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget kommer det anbud som har lägst pris att antas. Med lägsta pris avses det anbud som erhåller högsta poäng enligt utvärderingsmodellen i enlighet med Prismall IT-drift, bilaga 3 FLIK prismall samt FLIK utvärderingsmodell. Av FLIK utvärderingsmodell framgår att de tre värden som är föremål för utvärdering bedöms enligt en relativ modell. 9

9.3 Meddelande om tilldelningsbeslut Denna upphandling kommer att avslutas genom att GSAB tecknar avtal med den anbudsgivare som tilldelats kontrakt i enlighet med tilldelningsgrunden i punkt 9.2 ovan. Anbudsgivare vars anbud inte antagits underrättas skriftligen. 10 PRIS Anbudsgivarna lämnar pris enligt Prismall IT-drift, Bilaga 3 FLIK prismall. Priset skall anges i svenska kronor exkl. moms. 11 AVTAL Syftet med upphandlingen är att teckna avtal med en anbudsgivare. Avtal kommer att tecknas enligt förslag till avtal, se Bilaga 1. Avtal kommer att tecknas så snart den lagstadgade tiden för överprövning löpt ut under förutsättning att en förlängd avtalsspärr inte inträder dessförinnan. Anbudsgivaren skall i sitt anbud ange huruvida villkoren i avtalsförslaget kan accepteras eller inte. I den mån något av villkoren inte accepteras skall anbudsgivaren lämna förslag till ny lydelse av sådant villkor. GSAB:s etiska riktlinjer är inte föremål för förslag för ny lydelse från anbudsgivaren. Det är av stor betydelse att anbudsgivaren sätter sig in i avtalsförslaget innan dess att anbud lämnas. Planerad avtalsstart är 2012-01-01 och avtalet gäller i tre (3) år från Driftsättningsdagen. Därutöver har GSAB möjlighet att förlänga avtalet med 1+1 år. 12 SEKRETESS Fram till beslut enligt punkt 9.3 ovan meddelats gäller absolut sekretess. I de fall anbudsgivaren anser att uppgift i anbudet skall sekretessbeläggas även efter tilldelningsbeslut skall det anges vilken del eller vilka delar av anbudet som skall omfattas av sekretess. Anbudsgivaren skall också ange vilken skada som företaget kan lida om uppgiften röjs. Önskemål om sekretess kommer att prövas i sak vid varje enskilt tillfälle och någon garanti om att sekretess kommer att erhållas lämnas inte av GSAB. 10