SÅ SKAPAR DU EN TYDLIG KRAVPROFIL - 8 steg till en lyckad rekrytering
INNEHÅLLSFÖRTECKNING En lyckad rekrytering börjar med en bra kravprofil 1 1. Se till att titeln matchar arbetsuppgifterna 2 2. Förstå det nuvarande säljteamet 3 3. Sätt tydliga mål 5 4. Akademisk utbildning eller inte? 6 5. Arbetsuppgifterna - vad ska den nyanställde göra? 8 6. Attrahera rätt kandidater till ditt företag 9 7. Fokusera på kompetens och egenskaper - inte ålder 11 8. Är du en chef eller ledare? 13 Är du redo att lyckas med din rekrytering? 14 Vill du prata rekrytering? 15
EN LYCKAD REKRYTERING BÖRJAR MED EN BRA KRAVPROFIL Vår erfarenhet säger oss att många företag inte lägger särskilt mycket tid eller omtanke på att skapa en kravprofil från grunden. Man nöjer sig ofta med att konstatera att det behövs en till säljare. En sån som Stefan är inte en kravprofil. Kravprofilen är ofta enkel: En sån som Stefan, en gammal profil som kanske var aktuell för flera år sedan. I en tidspressad miljö blir det lätt att man väljer en enkel väg eftersom tiden inte finns att lägga på något som man tycker är självklart eller har en klar bild av. Investera i din organisation En bra kravprofil är värd att investera i. Den ger dig möjlighet till reflektion, att förändra och utveckla t.ex. ditt team, din organisation eller arbetssätt och den kommer på sikt att spara tid och pengar då chansen att lyckas i din rekryteringsprocess ökar mångfaldt. För att hjälpa dig på vägen har vi skapat en guide för att skriva en bra kravprofil. Lägg grunden för en lyckad rekrytering med vår guide. Guiden belyser ämnen som är viktiga att tänka på när du skriver din kravprofil och ger dig en mall som du kan använda som utgångspunkt i ditt arbete. Lycka till! Charlotta Tingstedt Operativ chef Salesgroup 1
1. SE TILL ATT TITELN MATCHAR ARBETSUPPGIFTERNA Rekryteringsprocessen börjar alltid med konstaterandet av ett behov. Behovet specificeras oftast i en titel, som exempelvis Account Manager, Key Account Manager eller Sales Manager. Och som tyvärr ofta är fel. Vår erfarenhet när vi möter våra kunder för att diskutera kravprofilen är att den tänkta titeln Key Account Manager (KAM) vid närmare genomgång av arbetsuppgifterna snarare borde vara Account Manager. Fel titel ger fel signaler Att kalla en tjänst för något den inte är sänder flera negativa signaler. Till exempel att man som bolag inte har koll på läget eller att man försöker skönmåla en tjänst. Arbetar man med annonsering i sin rekryteringsprocess skapar det också en felaktig förväntan hos den som söker tjänsten och ökar risken för att den väcker intresse hos andra målgrupper av sökande än den tänkta. En bra titel gör det tydligt för både interna och externa parter vad rollen faktiskt innebär och vad man ska ansvara för. Innan titeln fastställs behöver man noggrant gå igenom de arbetsuppgifter som ska ingå i rollen: Hur många kunder ska personen ansvara för? Vilka kunder och segment? Vilken typ av ansvar: kund-, ledar, eller leveransansvar? Sätt tydliga riktlinjer En bra riktlinje för t.ex. en Key Account Manager (KAM) är att personen ska hantera max fem kunder. K:et i KAM står ju just för Key d.v.s. nyckelkund. Söker du en försäljningschef som ska driva egen försäljning bör du vara tydlig med att det är en operativ försäljningschef du söker. Ingår inget personalansvar i en tjänst kanske teamledare är en bättre titel än försäljningschef. Ta hjälp av dina kollegor Ska du rekrytera någon till en helt ny roll och tycker att det är svårt att sätta en titel? Använd dig av dina kollegor i branschen. Titta på hur de har utformat sina annonser och rollbeskrivningar och vilka titlar de valt att använda. Se till att: Bestämma arbetsuppgifter och ansvar först sedan titel. Använda titlar på ett korrekt sätt. Välja en titel som speglar arbetsuppgifterna och är tydlig för omgivningen. 2
2. FÖRSTÅ DET NUVARANDE SÄLJTEAMET När ni har bestämt er för att anställa en till person till ert säljteam vet ni då hur teamet ser ut idag och vilka personer ni har? En ny medarbetare är inte bara en ny resurs och person. En ny medarbetare kan både bidra positivt till ett redan existerande team eller i värsta fall förstöra en god stämning eller ett gott samarbete. Därför är det viktigt att titta på helheten i det team som ska utökas. Vilka egenskaper har de som arbetar i säljteamet idag? Vad händer om vi anställer en till person som har samma egenskaper, bidrar det positivt eller finns risk för konflikter? Finns det delar av försäljningsprocessen som alla i en grupp är bra på eller finns det delar som ingen i den nuvarande gruppsammansättningen riktigt behärskar? Ofta kommer man fram till att vissa kompetenser och egenskaper är ett krav för att klara av en viss typ av uppgifter, men eftersom vi människor har en palett av egenskaper, beteenden och kompetenser så bör du se en nyrekrytering som ett tillfälle att även bredda din grupps färgskala. Kompletterande egenskaper skapar en sund arbetsmiljö Egenskaper som drivande, handlingskraftig och målinriktad står ofta högt på önskelistan när man anställer säljare. Fundera på vad som kan hända om man har en grupp med människor som alla är oerhört karriärorienterade och alla vill bli försäljningschefer på sikt. I bästa fall skapar det en sund konkurrensmiljö där alla anstränger sig till det yttersta. I sämsta fall kan det skapa ett team där ingen samarbetar och där de personliga målen alltid kommer i första hand på bekostnad av kollegor, kunder och organisation. Högst troligt är också att många av medarbetarna kommer att sluta eftersom möjligheten att klättra i organisationen inte kan erbjudas alla. Vilka egenskaper krävs för att lyckas? Fundera kring de medarbetare som ingått i teamet men som själva valt att sluta eller som har fått sluta. Vilka egenskaper och beteenden var det som gjorde att de inte lyckades eller inte trivdes? Mät dina medarbetares beteenden Ett bra hjälpmedel att använda när du ska inventera din grupp är testverktyg som tittar på människors beteenden i arbetet. Verktygen visar hur man fungerar i grupp och vilka styrkor och utvecklingspotentialer som finns. Dessa kan även användas i en rekryteringsprocess för fastställa att kandidaten har önskvärda egenskaper. 3
Det ger möjlighet till ökad förståelse för varandra, till varför saker blir som dom blir och blir också ett verktyg för att stärka de personer som fungerar bra och utveckla de medarbetare som fungerar mindre bra. Talent Q - om Salesgroup får välja Marknaden är full av testverktyg som passar olika behov. På Salesgroup har vi valt att arbeta med tester från TalentQ. Verktyget låter dig analysera både enskilda individer och hela grupper. Det är även en av få test på marknaden som tar fram en säljprofil, vilket gör det till ett värdefullt utvecklingsverktyg för både ledare och medarbetare. Vill du veta mer om TalentQ och hur det kan hjälpa din organisation? Kontakta oss Se till att: Förstå vilka individer och egenskaper som finns i teamet idag. Komplettera teamet med egenskaper som bidrar till en bra arbetsmiljö. Ta hjälp av testverktyg för att öka din förståelse kring medarbetare och kandidaters beteenden. 4
3. SÄTT TYDLIGA MÅL En av orsakerna till att många kandidater väljer att söka sig vidare eller väljer att inte ta en anställning är att det inte finns tydligt uppsatta mål. Om man inte vet vad som förväntas av en eller vart man själv eller sin arbetsgivare är på väg, är det lätt att gå vilse och tappa motivationen. Sätt rätt förväntningar Ofta när en kandidat vill byta jobb så är det en kombination av en vilja att utvecklas och att höja sin lön. I arbetet med att skapa en kravprofil är det viktigt att du som arbetsgivare sätter rätt förväntningar för rollen ni söker och visar tydligt vad rollen innebär, vilka mål som ska uppnås och vad man kan förvänta sig vid måluppfyllelse. Se till att: Sätta tydliga mål med innehållet i tjänsten. Vara tydlig gällande ersättningsmodellen hur ser den fasta lönen ut för rollen samt hur är provisionsmodellen uppsatt? Visa vilka utvecklingsmöjligheter som finns och hur rollens karriärkurva kan se ut. Var tydlig med resans mål Att erbjuda någon att få vara med på en resa är ett relativt vanligt sätt att locka till sig medarbetare. Ska man ut och resa är det bra om man vet var resan går. Därför är tydlighet kring vilka kortsiktiga och långsiktiga mål som finns i organisationen viktiga att definiera. Hitta er själva först - sedan kandidaterna Tydlighet kring er identitet är även en viktig faktor. Det innefattar bland annat er företagskultur. Har ni definierat vilka ni på företaget vill vara, hur ni vill bli uppfattade? Vad ni har för företagskultur? Genom att definiera ovanstående så skapar ni en tydlighet internt på företaget men också externt den dag ni söker nya medarbetare. Det gör att det blir lättare för den som ska uppnå målen att veta att hen är på rätt väg och det gör också att de allra flesta känner sig tryggare och upplever att deras arbete är meningsfullt. En attraktiv arbetsgivare: Sätter rätt förväntningar på rollens innehåll. Är tydlig med att kommunicera organisationens långsiktiga och kortsiktiga mål till kandidaten. Skapar en trygg arbetsplats genom att definera sin företagskultur. 5
4. AKADEMISK UTBILDNING ELLER INTE Kravet på någon form av eftergymnasial utbildning, gärna en akademisk examen ökar allt mer från bolagen som rekryterar idag. Men är det ett måste för att lyckas på ditt företag? Högskoleutbildning är en trygghet för arbetsgivaren Beroende på vad medarbetaren förväntas klara av i sin roll kan vikten av utbildning så klart diskuteras. Är det en trygghet för bolagen att anställa en kandidat med akademisk utbildning? Ja det kanske stämmer att personen i fråga kan vara van vid att ta in information i text och har skrivit analytiska och strukturerade rapporter. Men är det ett måste för ditt företag? När ni har definierat vad som faktiskt ingår i tjänstebeskrivningen så får ni också svaret på om det är ett krav eller ett önskemål i er kravprofil. Om personen kommer att ansvara för stora upphandlingar där mycket text ska behandlas, kanske även på olika språk, kan en akademisk examen vara en stor fördel. Av den enkla anledningen att man då är van vid att läsa stora mängder fakta och sortera ut relevant innehåll. YH - mer praktik, mindre teori Ett alternativ till en akademisk examen är för många en YH- (yrkeshögskole-) utbildning. YH-utbildningarna är kortare och mer inriktade mot näringslivet än de akademiska utbildningarna. Kanske är det mer relevant att anställa någon som valt att utbilda sig inom just försäljning och som läst försäljningsorienterade kurser framför någon som har studerat nationalekonomi och organisationsteori? När du ska skriva din kravprofil fundera på: Vilka arbetsuppgifter kräver vilken kunskap och på vilka olika sätt kan en kandidat ha erhållit dessa kunskaper? Vilka värderingar kopplar du samman med olika typer av utbildningar? Är en högskoleexamen nödvändigtvis ett mått på hur ambitiös man är eller ett bevis på att man snabbt kan ta till sig information? Vad är viktigast i rollen: den teoretiska eller den praktiska kompetensen? Eller kanske båda? Hur begränsar jag mitt urval genom att ställa krav på viss utbildning? Allt lärande måste inte vara formellt. Den allra största delen av lärande sker i det dagliga livet och arbetet, inte på kurser eller utbildningar. 6
En utvecklande arbetsgivare är attraktiv En anledning till att många söker sig vidare i sin karriär är just bristen på utvecklingsmöjligheter hos den nuvarande arbetsgivaren eller för att man känner behov av att utveckla sig och lära sig nya saker. En arbetsgivare med ett öppet sinne och möjligheten att låta människor utvecklas och lära sig nya saker i din organisation har lättare för att både finna och attrahera nya talanger. Ett öppet sinne skapar: Långsiktighet där ni faktiskt får ha den anställde hos er en längre tid. Engagemang hos medarbetaren. Möjlighet att forma medarbetaren. Möjlighet för andra i organisation att få utveckla nya medarbetare och därmed utvecklas själva. 7
5. ARBETSUPPGIFTERNA - VAD SKA DEN NYANSTÄLLDE GÖRA? Vi tror oss ganska ofta ha klart för oss vilka arbetsuppgifter som ingår i en roll, men om man ska rekrytera någon som har en annan roll än den man själv har kan det vara bra att ta hjälp av de som faktiskt utför arbetet. Se därför till att involvera medarbetare som arbetar i rollen idag för att ta reda på hur deras dagar ser ut och vad de lägger sin tid på. Identifiera primära och sekundära uppgifter Primära arbetsuppgifter: bör utgöra grunden för vilka kompetenser och egenskaper som krävs för att den nyanställde ska lyckas i sin roll. Sekundära arbetsuppgifter: detta kan vara att stötta en annan avdelning, bistå vid organisationsförändringar samt annat som ligger utanför rollen. De kompetenser och egenskaper som krävs för att utföra sekundära arbetsuppgifter ska snarare ses som önskemål eller meriterande. Ge en rättvis bild av tjänsten Försök om möjligt att specificera hur mycket tid som läggs på de olika uppgifterna för att kunna ge en rättvis bild av tjänsten. När bilden av hur medarbetarens vardag ser ut, bestäm då titel för tjänsten. Skapa en klar bild av tjänsten genom att: Ta hjälp av de som arbetar i tjänsten idag för att få klart vilka arbetsuppgifter som görs och i vilken utsträckning. Skapa krav på person utifrån de primära arbetsuppgifterna. Bestäm titel på tjänsten först när arbetsuppgifterna är fastställda. 8
JAG SÖKER EN HUNGRIG, DRIVEN UNG PERSON SOM HELST HAR AKADEMISK UTBILDNING, JOBBAT I 3-5 ÅR OCH HAR ERFARENHET AV KOMPLEX LÖSNINGSFÖRSÄLJNING. Fokusera på kompetens och egenskaper - inte ålder 9
6. ATTRAHERA RÄTT KANDIDATER TILL DITT FÖRETAG IT-branschen i Sverige konkurrerar alla om de bästa kandidaterna. Likaså är konkurrensen om de bästa säljarna stenhård. Vad är då en bra kandidat och varför ska de allra bästa välja just ert bolag? Makten ligger hos kandidaterna Tidigare sökte man ett arbete och makten i en anställning låg hos arbetsgivaren. Idag har maktpositionen förskjutits, framför allt på de marknader där det råder brist på kompetent personal. Idag är det i minst lika stor utsträckning kandidaten som väljer om de vill ha ett arbete eller inte, framför allt med tanke på att de allra bästa nästan alltid sitter i en anställning. Attraktiva arbetsgivare har ett gott rykte Ett gott rykte ute på marknaden är ett av dina främsta verktyg som arbetsgivare. Idag söker alla efter informationen på nätet, och likväl som du som rekryterar vill veta så mycket som möjligt om din framtida anställda vill de veta allt om er som arbetsgivare. Var därför beredd på att du som arbetsgivare kommer att bli granskad. Fundera över: Hur ni syns på internet om någon skulle söka på ert bolag? Vad är det för information som kommer upp? Vilken profilering har ni och era anställda på sociala medier som LinkedIn, Facebook, Twitter eller på Instagram? Har ni haft några skandaler som ni behöver vara förberedda på att få frågor om? Hur går företaget har ni svarta eller röda siffror? Dessa frågor är bara några av de som dagens kandidater har när de går in i en rekryteringsprocess. Har ni koll på vad ert bolag står för? Alla företag har en satt kultur, men det är ofta svårt att få fram hur kulturen ser ut. Mycket präglas så klart kring hur arbetsdagarna ser ut, är det fasta tider eller flexar man? Vad erbjuder ni för produkt eller tjänst? Är ni ett litet eller stort företag? Hur umgås era anställda idag är det grupperat beroende på avdelningar eller träffas alla tillsammans? Vilka värderingar står ni för och är ni engagerade i något CSR-arbete? Se om ni kan svara på några av frågorna och se om ni svarar samma sak det kanske är så att ni har olika uppfattningar om hur er kultur är på bolaget. Fundera också på vilka människor som lockas av er kultur och vilka som inte gör det. 10
Se över ert erbjudande Är det marknadsmässigt? Attraherar ert erbjudande de kandidater ni vill ha? Att söka extremt drivna säljare men inte erbjuda någon rörlig del på lönen är sällan ett framgångskoncept likväl som att ställa krav på att personen är på kontoret prick 08:00 gör att många som har en familjesituation kanske inte tilltalas. Desto mer kunskap ni har om era mjuka värden på bolaget desto lättare har ni att attrahera rätt kandidat till just er! Fundera över företagets: Digitala närvaro - vilket intryck ger er hemsida och sociala kanaler till potentiella kandidater? Kultur - har ni en enad uppfattning om er kultur? Vilken typ av kandidater attraherar den? Erbjudande - är det marknadsmässigt? 11
7. FOKUSERA PÅ KOMPETENS OCH EGENSKAPER - INTE ÅLDER Jag söker en hungrig, driven ung person som helst har akademisk utbildning, jobbat i 3-5 år och har erfarenhet av komplex lösningsförsäljning. Det är tyvärr inte alltför sällan vi hör ovanstående exempel från kunder som söker nya medarbetare. Frågan är om vi har så förutfattade meningar i Sverige eller om det är vår åldersnoja som kommer krypande. Har vi helt glömt bort hur kompetens och erfarenhet skapas? Vilka och hur många exkluderas? En bra grundregel är att du varje gång du väljer ett kriterium som ska uppfyllas i din kravprofil, funderar på vilka och hur många du exkluderar. Ibland finns det orsaker, mer eller mindre legitima till varför man bestämmer sig för att man vill ha en person i en viss ålder, ett visst kön eller med vissa andra förutbestämda attribut. Ibland kan det handla om att man vill föryngra en arbetsplats där stora delar av personalen är på väg i pension. Ibland är det ett led i ett strategiskt mångfaldsarbete men många gånger handlar det om fördomar och om att man känner sig trygg i en homogen grupp. Äldre är inte trötta och mätta Vad säger att någon som är 55 år är tröttare än en småbarnsförälder i 30-årsåldern som slits mellan arbete och karriär. De är för dyra, så kan det kanske vara men det är inte alls säkert. De ska snart gå i pension, och det ska vi alla göra förr eller senare. Att anställa någon som har fem år kvar att arbeta kan många gånger vara en mer långsiktig investering än att anställa någon som är i början på sin karriär och planerar att stanna i max tre år. Fokusera på kompetens och egenskaper Stirra dig inte blind på åldern, utan fokusera på kompetens och personliga egenskaper. Att anställa en erfaren och äldre person innebär att du kan få in erfarenhet och kompetens i bolaget. Dynamiken att blanda yngre och äldre blir oftast mycket bra då alla befinner sig i olika skeden i livet och kan därmed få stöttning av sina kollegor oavsett om det handlar om att lösa ett komplicerat kundcase eller lära sig ett nytt system. 12
Se till att: Sätt kompetens före ålder. Våga utmana dig själv och dina fördomar. Att leda medarbetare du inte är van vid att leda kan vara utvecklande i ett ledarskap. Fundera över vilka som exkluderas när ni bestämmer er för olika önskvärda attribut hos en kandidat. 13
8. ÄR DU EN CHEF ELLER LEDARE? Chefens egenskaper har blivit en viktig parameter när en kandidat väljer mellan flera olika jobberbjudanden. Många väljer att byta från sin nuvarande arbetsplats på grund av sin chef/ledare. Därför krävs det att du som chef skapar en kravprofil utifrån dina egenskaper. En bra chef har självinsikt Har du som ledare koll på vem du är och hur du uppfattas av dina anställda? Vad är bra ledarskap? Svaret på den frågan kommer bli olika beroende på vem du frågar men viktigast är att du som chef vet och har insikt om vem du är och vem kandidaten får om han/hon väljer att börja hos just dig. Detta kan du till exempel ta reda på genom att fråga dina medarbetare. Även genom att genomföra olika personlighetstester som visar på styrkor och utvecklingsbara sidor hos dig. Det finns ingen som är perfekt utan ALLA behöver coaching och stöttning för att utvecklas som människa och i sin roll som ledare. Se till att kravprofilen passar ditt ledarskap Din ledarskapsstil bör till viss del styra kravprofilen. Om du har ett stort kontrollbehov kommer det att vara utmanande för den kandidat som vill jobba fritt och känna att hen får ditt förtroende. Samtidigt kanske du blir frustrerad för att du upplever att kandidaten tar för lätt på saker, är för oorganiserad eller inte dokumenterar i enligt ditt tycke tillräckligt stor utsträckning. Att söka personer som inte tillåts att arbeta på ett sätt som gör dem bekväma leder till frustration och besvikelse från båda parter. Att tänka på utifrån ett chefsperspektiv när du gör en kravprofil: Var ärlig mot dig själv och den du ska rekrytera kring dina svagheter och styrkor. Fundera på vilka beteenden olika egenskaper ger och hur bra du som chef är på att hantera dessa. Rekrytera inte någon som är precis som dig själv. 14
ÄR DU REDO ATT LYCKAS MED DIN REKRYTERING? Det är vi säkra på. Guiden har nu gett dig en del handfasta råd och många saker att fundera över. Tillsammans med vår mall har du nu alla verktygen för att skapa en tydlig kravprofil, vilket är grunden för att lyckas i en rekryteringsprocess. Nedan hittar du en summering av saker att tänka på när du ska sätta igång med att skriva din kravprofil. Du hittar även vår grundläggande kravprofilmall som du kan ladda ned och utveckla efter dina egna behov. Lycka till! Ladda ned vår kravprofilmall Kravprofilen - att tänka på innan du börjar Se till att: Avsätta tid för arbetet med kravprofilen. Involvera de personer som kan bidra till att skapa en bra kravprofil. Dokumentera kravprofilen, i vår mall eller er egen. Sätt titel efter arbetsuppgifter och ha en tydlig titel. Fundera på personens roll i det nuvarande teamet och hur det nuvarande teamet ser ut. Definiera tydliga mål för tjänsten och förväntningar på kandidaten. Se till att tydligt definiera bolagets mål så att de är presenterbara. Bestäm utbildningsnivå utifrån arbetsuppgifter och era resurser att lära upp talanger. Definiera tydliga arbetsuppgifter och ansvar. Se över ert varumärke, framför allt på sociala medier. Fundera över varför olika personliga attribut är viktiga och vilka begränsningar de medför. Bestäm vissa av kandidatens egenskapskrav efter den tilltänkta ledarens egenskaper. 15
VILL DU PRATA REKRYTERING? Eller har du några frågor som du inte känner att du fick besvarade i vår guide? Du är varmt välkommen att kontakta oss så svarar vi på dina frågor, eller delar med oss av våra erfarenheter inom rekryteringbranschen. Maila, ring eller besök oss på: info@salesgroup.se 08-26 20 00 Salesgroup Stockholm AB Tegnérlunden 6 113 59 Stockholm 16