2014-2016 Arbetsmiljöplan Stressforskningsinstitutet
Inledning Stressforskningsinstitutet är ett forskningscentrum inom området stress, arbete, sömn och hälsa. Institutet tillhör Samhällsvetenskapliga fakulteten vid Stockholms universitet och bedriver grund- och tilllämpad forskning utifrån tvärvetenskapliga och tvärmetodologiska ansatser. Verksamhetsidén är att studera hur individer och grupper påverkas av olika sociala miljöer, med särskilt fokus på stressreaktioner och hälsa. Det långsiktiga målet med forskningen är att bidra till en förbättrad folkhälsa. Stressforskningsinstitutet medverkar också i den forskarutbildning som bedrivs vid Stockholms universitet samt informerar på olika sätt om verksamheten och forskningen. Stressforskningsinstitutet samarbetar och samverkar med andra lärosäten, forskningsmiljöer och nätverk, såväl nationellt som internationellt. 1. ARBETSMILJÖPLAN Syftet med denna arbetsmiljöplan är att beskriva ett gemensamt fokus för hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas inom Stressforskningsinstitutet och ange ambitionsnivån. Den innefattar ansvarsfördelning, policy, mål, arbetsmetoder och en handlingsplan för områdena fysisk och psykosocial arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald och diskriminering. Arbetsmiljöplanen är godkänd av Stressforskningsinstitutets arbetsmiljögrupp och beslutad av styrelsen 2014-02-18. Planen ska revideras årligen. 2. ANSVARSFÖRDELNING Arbetsgivaren har genom föreståndaren ansvar att besluta om policy, övergripande mål och handlingsplaner samt regelbundet undersöka arbetsförhållanden och åtgärda de risker som framkommit Det operativa ansvaret ligger hos administrativ chef och enhetschefer. En särskild arbetsmiljögrupp har tillsatts som består av representanter för arbetsgivaren och arbetstagarna samt skyddsombud. Arbetsmiljögruppen har efter delegation av arbetsgivaren till uppgift att ta fram förslag till förbättringar, göra riskbedömningar och föreslå åtgärder för de brister som framkommit i verksamheten. 3. ARBETSMILJÖPOLICY Stressforskningsinstitutets arbetsmiljöarbete ska bedrivas enligt vad som anges i policy, riktlinjer, handlingsplaner och föreskrifter för Stockholms universitet samt i övrigt enligt gällande lagar och förordningar. Stressforskningsinstitutets arbetsmiljöarbete ska bedrivas systematiskt enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter genom att undersöka arbetsförhållandena, bedöma riskerna i verksamheten, genomföra de åtgärder som behövs och följa upp resultatet så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås för både personal som studenter. Stressforskningsinstitutet ska beakta arbetsmiljön i all verksamhet, såväl i kort- som långsiktig planering samt i det dagliga arbetet. I all planering skall ingå en bedömning av konsekvenserna för arbetsmiljön. 4. ARBETSMILJÖMÅL Syftet med arbetsmiljöarbetet vid Stressforskningsinstitutet är att: Verka för en god hälsa och ett gott välbefinnande i fysiskt, psykiskt och socialt avseende inom områdena arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald och diskriminering samt förhindra ohälsa och olycksfall. Verka för en professionell verksamhet, där arbete och studier ger tillfredställelse, gemenskap och personlig utveckling. Verka för ett arbetsklimat där anställda samverkar och har respekt och förtroende för sina kollegor och varandras arbetsuppgifter. 5. SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE Ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter innefattar följande: Policy - Det ska finnas en arbetsmiljöpolicy, beslutad av rektor och som kan kompletteras med lokal policy. Undersöka/bedöma Arbetsförhållanden ska regelbundet kontrolleras för att bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall. Planerade förändringar i verksamheten ska identifiera risker för ohälsa eller olycksfall och hur allvarliga dessa kan vara. Förebygga Åtgärder för att förebygga ohälsa eller olycksfall i arbetet ska genomföras snarast möjligt, åtgärder för att i övrigt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö skall genomföras. Vid ohälsa, olycksfall eller tillbud ska åtgärder vidtas och en utredning utföras för att eliminera framtida risken.
Mål och handlingsplaner Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan som innehåller uppgift om när de senast ska vara genomförda samt vem som är ansvarig för genomförande. Undersökning Organisation Skyddsombud ska ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppgiften att verka förebyggande vad avser risker i arbetet och att verka för att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås skall fördelas på tillräckligt många chefer/arbetstagare. Utbildning De som har delegerats ansvar för arbetsmiljöarbete ska ha tillräckliga kunskaper och befogenheter för det ansvar som delegerats. Kontroll Systematiskt arbetsmiljöarbete En naturlig del av verksamheten Riskbedömning Dokumentation Det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Dessa rutiner skall dokumenteras skriftligen. Åtgärder Verksamhetsprocess Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Uppföljning och förbättringar Genomförda åtgärder ska kontrolleras samt att det årligen skall göras en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet med krav för förbättring av det som inte fungerat bra. 6. ARBETSMETODER Organisation Arbetsmiljöplan Stressforskningsinstitutet ska regelbundet följa upp, utvärdera och revidera gällande arbetsmiljöplan med tillhörande handlingsplan. Arbetsmiljöenkät Stressforskningsinstitutet ska regelbundet genomföra arbetsmiljöenkäter för att undersöka brister i arbetsmiljön och följa upp redan vidtagna åtgärder. Administrativ chef ansvarar för att i samråd med föreståndaren åtgärda de brister som framkommer av enkäterna och ta fram nödvändiga skyddsföreskrifter/rutiner. Administrativ chef tillsammans med enhetschefer ansvarar för att föreskrifter/rutiner är kända av medarbetarna och åtföljs. Arbetsmiljöenkäterna utförs i samarbete med Personalavdelningen. Skyddsrond Stressforskningsinstitutet ska regelbundet genomföra skyddsronder för riskbedömning av fysisk miljö i syfte att förbygga arbetsmiljöskador och tillbud. I skyddsronden deltar administrativ chef och skyddsombud. Administrativ chef ansvarar för att i samråd med föreståndaren åtgärda brister och ta fram nödvändiga skyddsföreskrifter/rutiner. Administrativ chef tillsammans med enhetschefer ansvarar för att skyddsföreskrifter/rutiner är kända av medarbetarna och åtföljs. Skyddsronderna utförs i samarbete med sektionen för Säkerhet. Ergonomirond Stressforskningsinstitutet ska regelbundet genomföra ergonomironder för riskbedömning av lokaler och utrustning i syfte att förebygga belastningsskador. I ergonomironden deltar administrativ chef och skyddsombud. Administrativ chef ansvarar för att i samråd med föreståndaren åtgärda brister och ta fram nödvändiga föreskrifter/rutiner. Administrativ chef tillsammans med enhetschefer ansvarar för att föreskrifter/rutiner är kända av medarbetarna och åtföljs. Ergonomironderna utförs i samarbete med Avonova Hälsa. Hälsokontroller Stressforskningsinstitutet ska regelbundet erbjuda generella hälsokontroller i syftet att identifiera medarbetare med ökad risk för ohälsa och uppmuntra lämpliga förändringar i så kallade hälsosamtal. Hälsokontrollerna utförs i samarbete med Avonova Hälsa. Fysisk arbetsmiljö Arbetsskador/tillbud Arbetsskador (olycksfall i arbetet, olycksfall till eller från arbetet, arbetssjukdom och smitta) och till-bud ska anmälas. Anställd som drabbas av en arbetsskada eller ett tillbud ska själv anmäla detta i programmet SAMIR (Säkerhet-Arbetsmiljö-Miljö-In- Rapportering). Föreståndaren är skyldig att utreda orsaken till inträffad arbetsskada/tillbud och vidta åtgärder för att förhindra att arbetsskadan inträffar på nytt. Administrativ chef tillsammans med enhetschefer ansvarar för att arbetsskade- och tillbudsrapportering är kända av medarbetarna och åtföljs. Mer information finns på SU:s hemsida under medarbetare/personal/.
Ergonomi Medarbetare ska uppmärksammas på arbetsteknik, arbetsrörelse och arbetsställningar, inställningar av arbetsstol och bord, dator och övriga arbetshjälpmedel. Vid behov av information, bedömning eller rådgivning inom ergonomi ska universitets företagshälsovård, Avonova Hälsa anlitas. Friskvård Anställda med månadslön har rätt till 1 timmes friskvård per vecka på betald arbetstid. Tekniska avdelningen (personalgymmet) samt Personalavdelningen (Frescatihallen) erbjuder universitetets anställda ett antal kostnadsfria eller rabatterade aktiviteter. Mot uppvisande av kvitto har anställda rätt till viss ersättning - för friskvård av enklare slag - så som gymnastik, styrketräning, spinning, bowling och racketsporter. Mer information finns på SU:s hemsida medarbetare/personal/ arbetsmiljö-hälsa/ friskvård. Inomhusklimat Stressforskningsinstitutet inomhusklimat ska vara tillfredställande när det gäller luft, ljud, ljus, belysning, temperatur, buller och emissioner. I de årliga skyddsronderna undersöks detta och personalen ska påtala eventuella brister till administrativ chef så att de kan åtgärdas. Krishantering En särskild handlingsplan finns för uppkomna krissituationer vid institutionen. Den är framtagen med utgångspunkt i Stockholms universitets Kris och katastrofplan. En kontaktlista på de personer som ingår i krisgruppen finns tillgänglig på Stressforskningsinstitutets interna hemsida. Sjukdom/rehabilitering Sjukfrånvaro meddelas till därtill utsedd person. Enhetschef håller kontakt med medarbetaren under sjukfrånvaron. I de fall sjukfrånvaron kan hänföras till ohälsa på grund av arbetssituationen ska en utredning startas av administrativ chef i samråd med föreståndare och lämpliga åtgärder vidtas. En arbetsinriktad rehabilitering förutsätter samverkan i första hand mellan den anställde och institutledning. I vissa fall behövs också stöd eller resurser från Personalavdelningen. Säkerhet Säkerhetskontrollen syftar till att personalen kan känna sig trygga på arbetsplatsen samt att risker för hot och våld minimeras. En väl fungerande säkerhetskontroll skapar trygghet och minskar kostnaderna för oförutsedda utgifter för institutet. Arbetet med att tillförsäkra lokalerna nödvändiga larmlåsanordningar och inpasseringskontroller sker i samarbete med Sektionen för Säkerhet. Psykosocial arbetsmiljö Introduktion av nyanställda Stressforskningsinstitutet ska verka för att varje ny nyanställd får en arbetsplatsintroduktion som syftar till att den anställde snabbt ska komma in i arbetsuppgifterna, lära känna verksamheten och kollegor. Administrativ chef och enhetschefer ansvarar för att de nyanställda får den information och det omhändertagande som är befogat. Kompetensutveckling Stressforskningsinstitutet ska verka för att anställda erbjuds kompetensutveckling i syfte att höja kvaliteten på verksamheten. Frågor om arbetsgivarens och arbetstagarens behov av kompetensutveckling ska årligen tas upp inom ramen för Medarbetarsamtalen. Ledarskap Stressforskningsinstitutet ska verka för ett gott ledarskap. Ledarskapet skapar förutsättningar för de anställdas delaktighet i beslutsprocessen. Berörda chefer ska tydliggöra verksamhetens mål och organisera arbetet så att målen uppnås effektivt. Stressforskningsinstitutet ska årligen arrangera personaldagar, där institutets mål, strategier och utveckling kan analyseras och diskuteras. Medarbetarsamtal Stressforskningsinstitutet ska minst 1 gång/år genomföra enskilda medarbetarsamtal/planeringssamtal och/ eller utvecklingssamtal med samtliga anställda där berörd chef och medarbetare tillsammans följer upp frågor som rör arbetsuppgifter, organisation och arbetsmiljö. Personalmöten Stressforskningsinstitutet ska regelbundet genomföra institutmöten och enhetsmöten, där medarbetare kan lyfta frågor och problem som rör verksamheten. Även regelbundet återkommande personalsammankomster som t.ex. julluncher/vårluncher ska bidra till att medarbetarna känner sig delaktiga och uppskattade.
Jämställdhet och jämlikhet Stressforskningsinstitutet ska verka för att alla medarbetare behandlas lika enligt Jämställdhetslagen (1991:433). Denna lag har till ändamål att främja kvinnors och mäns lika rätt i fråga om arbete, anställnings- och andra arbetsvillkor samt utvecklingsmöjligheter i arbetet (jämställdhet i arbetslivet). Lagen siktar till att förbättra främst kvinnornas villkor i arbetslivet. Oavsett kön ska medarbetare och sökande behandlas och bemötas med respekt och värdighet. Rektor har delegerat ansvaret för jämställdhet och jämlikhet till prefekt/föreståndare på varje institution, vilket innebär att föreståndaren är ansvarig för att förebygga diskriminering pga. kön. Anställningsvillkor Stressforskningsinstitutet ska verka för att män och kvinnor har likvärdiga anställnings-, utvecklings- och befordringsmöjligheter. Lönesättning och lönerevision ska vara baserade på kompetens, så att oskäliga löneskillnader mellan män och kvinnor i samma befattningsområde elimineras, dvs. mellan medarbetare med i huvudsak likartade arbetsuppgifter. Detta med hänsyn taget till principen om individuell lönesättning och till olikheter när det gäller utbildningsgrad, akademiska examina, kompetens, erfarenhet, arbetsuppgifter, m.m. Könsfördelning Vid rekrytering av nya medarbetare ska lika könsfördelning inom det aktuella befattningsområdet/enheten beaktas och vid lika kvalifikationer ska företräde ges åt det underrepresenterade könet. I interna kommittéer och arbetsgrupper ska en jämn könsfördelning eftersträvas. Möten och seminarier ska förläggas så att även småbarnsföräldrar ges möjlighet delta. Diskriminering Stressforskningsinstitutet ska verka mot diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett av etnisk tillhörighet, funktionshinder, kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller ålder i enlighet med Diskrimineringslagen (SFS 2008:567). Rektor har delegerat ansvaret för diskriminerings- och likabehandlingsfrågor till prefekt/föreståndare på varje institution, vilket innebär att föreståndaren är ansvarig för att förebygga diskriminering. Rekrytering Stressforskningsinstitutet ska vid rekrytering av nya medarbetare bidra till en bättre spegling av befolkningsstrukturen och att olikheter ses som en tillgång som institutet kan dra nytta av i forskningsarbetet, i den akademiska diskussionen och vid övrig utveckling av verksamheten. Platsannonser ska utformas så att personer oavsett olikheter utifrån mångfaldsbegreppet, känner sig välkomna att söka arbete. KONTAKTER Föreståndare, Hugo Westerlund, tfn: 08-5537 8946, 0737-078 926, hugo.westerlund@su.se Stf. föreståndare, Göran Kecklund, tfn: 08-5537 8912, goran.kecklund@su.se Administrativ chef, Veronica Klevegren, tfn: 08-5537 8941, veronica.klevegren@su.se Skyddsombud, Constance Leineweber, tfn: 08-5537 8937, constance.leineweber@su.se Universitetets företagssköterska, Jennie Björnevik, tfn: 08-120 124 46, jennie.bjornevik@avonova.se ARBETSMIJLÖGRUPPEN Constance Leineweber, skyddsombud Giorgio Grossi, docent Veronica Klevegren, administrativ chef Yadira Rojas, administrativ koordinator
Handlingsplan 2014-2016 Diarie nr: Datum (utf./rev.) Sida 6 (6) SU-331-2.12.1-0004-14 2014-02-01 Dokumentnamn: Arbetsmiljöplan 2014-2016 för Stressforskningsinstitutet Utfärdat av: Veronica Klevegren, administrativ chef Medverkande vid upprättande av handlingsplanen Beslut av: Stressforskningsinstitutets styrelse 2014-02-18 Mål/område Aktiviteter/åtgärd Ansvarig Slutdatum Utfall/ resultat Klarlägga brister i arbetsmiljön - fysisk Genomföra arbetsmiljöenkät Adm. chef Våren -15 och psykosocial Undersöka personalens fysiska och Genomföra hälsokontroll Adm. chef Sep -14 psykiska hälsa Öka personalens fysiska och psykiska Erbjuda massage 1g/v Genomfört välbefinnande Förbättra personalens kompetens vid Genomföra brandövning Adm. chef Sep -14 brand Förbättra personalens kompetens vid Genomföra hjärtstartkurs Genomfört hjärtstillestånd Förebygga trötthet/vinterdepression Inrätta en ljushörna Genomfört hos personalen med ljusbehandling Förbättra personalens ergonomiska Genomgång av arbetsstolar Adm. chef Hösten -14 förhållanden Förbättra utemiljön Laga utemöblerna Arne Lowden Maj -14
Stressforskningsinstitutet Postadress Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet, SE-106 91 Stockholm Besöksadress Frescati hagväg 16 A, 114 19 Stockholm Webbadress www.stressforskning.su.se Telefon och telefax Växel: +468-16 20 00 Fax: +468-5537 8900 E-postadresser info@stressforskning.su.se laboratory@stressforskning.su.se fornamn.efternamn@su.se