Projektansökan Effektivare hyresprocess, etapp 2 Stockholm 2017-03-24 1
1. Bakgrund och nuläge 1.1. Tidigare projekt Projektet är en fortsättning av det arbete som gjordes för att standardisera och digitalisera hyresprocessen i SBUF-projekt nr 12166 Informationsöverföring om hyresmaskiner från 2010. I projektet 2010 deltog NCC, Peab, Skanska och Svevia tillsammans med hyresföretagen Cramo, Lambertsson och Ramirent samt med deras branschorganisation Swedish Rental Association. Syftet var att ta fram en standard för hyra av produkter till byggarbetsplatser. Resultatet blev också en standard som inkluderar en processbeskrivning för hur det ska gå till med stöd av system och e- kommunikation samt nio elektroniska standardmeddelanden där innehållet och formatet var överenskommet för att lättare kunna integrera köparens och leverantörens system med varandra. Standarden inkluderar hela processen från maskinplan via planering, avrop, avisering och mottagning till faktura. Denna standard finns publicerad under namnet Nordic e-rental NeR på BEAst webbplats där vem som helst kan ladda ned den utan kostnad. 1.2. Nuläge När projektet avslutades var meningen att det var upp till vart och ett av företagen att börja använda standarden. Så blev aldrig fallet utan användningen har varit begränsad. Den enda del som riktigt slagit igenom är standardmeddelandet för elektronisk fakturering (BEAst Invoice). Inom BEAst har det tunna utfallet diskuterats och slutsatsen är att det finns flera orsaker: Tiden var inte riktigt mogen då det vid den tiden, 2010, inte var så vanligt med elektronisk kommunikation för handel och logistik i byggbranschen. Till viss del är det fortfarande så även om det blivit betydligt bättre. Många av företagen hade inte det grundläggande systemstöd som krävs för att arbeta enligt det sätt som anges i standarden. Även här finns det fortfarande brister, men har blivit bättre. Inte minst har BEAst kommit fram till att ett standardiseringsprojekt inte kan avslutas med att standarden är fastställd. Att införa en standard av denna typ är en stor förändring i en bransch och för att lyckas krävs samordning och stöttning under införandet. Det inkluderar bearbetning av både branschen och dess leverantörer med möjlighet till ett nätverk som BEAst för att utväxla erfarenheter. En annan viktig faktor är att standarden behöver uppdateras efter att den testats i praktiken i tidiga piloter. I de logistikprojekt för anläggning och materialförsörjning som har drivits inom BEAst de senaste åren, är det en viktig erfarenhet att en förutsättning för framgång efter den första etappens standardisering är en etapp två för att samordna ett sådant branschinförande. Det har visat sig effektivare även om det fortfarande har varit ett tungt jobb och tagit lång tid att initiera införande av ett nytt arbetssätt. En annan anledning till att idén om en fortsättning av standardiseringsprojektet från 2010 började diskuteras var att när standarderna från projekten för anläggningstransporter och varuförsörjning har införts har en respons från arbetsplatserna varit att man vill ha samma arbetssätt för alla slags leverantörer, inklusive hyra av maskiner och annan utrustning. Allt det här sammantaget gjorde att samma företag som deltog 2010, med tillägg för JM, höll en workshop i november 2015 för att 2
diskutera om och i så fall vad som kunde göras för att få fart på den elektroniska processen inom hyresområdet. Resultatet från den workshop var: Hyresområdet står för ca fyra procent av ett byggföretags omsättning. Även om det är en liten del ekonomiskt anses det vara ett administrativt betungande område där den automatisering och förenkling som e-kommunikation innebär skulle vara värdefull. Alla var överens om att behovet som ansågs föreligga 2010 är minst lika aktuellt idag, men att företagen idag är mer mogna, inte minst efter att ha arbetat med två andra logistikprojekt inom BEAst (anläggning och materialförsörjning). Det kan fastställas att det inte finns någon liknande standard någon annanstans i Europa. Deltagarna på workshoppen ställde sig bakom ett fortsättningsprojekt med syfte att implementera standarden enligt den modell som tillämpats i projekten för anläggning och varuförsörjning. Det framkom att det behövs en översyn av standarden från 2010 för att inkludera en del av den erfarenhet som samlats under de piloter som körts för de andra två standarderna. JM och Cramo sa redan från början att de är beredda att delta i piloter enligt den uppdaterade standarden. Övriga företag uttryckte också sitt intresse av att delta i piloter, även om man i det tidiga skedet inte kunde göra någon utfästelse om när det kan ske. Workshoppen kom fram till att införandet bör ske i ett gemensamt införandeprojekt som samordnas på branschnivå inom det nätverk som finns i BEAst. Slutsatsen av nuläget var att företagen som deltog på nämnda workshop samt styrelsen i BEAst kom fram till ett beslut att starta ett steg två av hyresprojektet. Dels för att komplettera standarden med erfarenhet från de två logistikprojekten och dels för att samordna införande och spridning av standarden. Ansökan skickades in till SBUF, Svenska Byggbranschens Utvecklingsfond, som, precis som för det första projektet, beviljade medel för att genomföra projektet. 2. Projektet 2.1 Beskrivning Projektet består av följande delar: 2.1.1 Översyn och tillämpning av standarden a. Att gå igenom och vid behov uppdatera processbeskrivningen från 2010 för att samordna med erfarenheter från de två logistikprojekten samt ta hänsyn till andra synpunkter som kommit fram sedan standarden sattes 2010. b. Att göra på samma sätt med själva informationsflödet med dess standardmeddelanden. Det skulle förenkla för framför allt köpare som ska använda både hyres- och logistikstandarderna om de olika meddelandena är så lika som möjligt. Under workshoppen gjordes en översiktlig jämförelse som visade att det finns en del punkter som skulle kunna samordnas bättre. c. Att från BEAst stödja implementering av standarden genom att ta fram exempel, validera testfiler och rådgöra vid tolkning och implementering. 3
d. Att lägga in dagens processbeskrivning i ett webbaserat verktyg som ligger på nätet och är enklare att ta till sig och mer tillgängligt. 2.1.2 Pilotprojekt och utvärdering a. Etablera piloter bland deltagarna i arbetsgruppen för att testa standarden i praktiken. b. Att i BEAst:s regi etablera samordning av erfarenheter i piloter så att kunskap om implementering och tillämpning kan delas mellan deltagarna i arbetsgruppen. c. Att utvärdera pilotprojekten. Information om erfarenheter och effekter ska redovisas öppet på BEAst webbplats och i slutrapporten. d. Det finns många småföretag bland både byggare och uthyrare och det är en utmaning att nå ut till dem. Standarden kommer därför att testas i den branschportal som BEAst etablerar för att göra det enklare att få med mindre företag i det digitala flödet utan att de ska behöva investera i eget systemstöd. e. Att inom piloterna använda de metoder för mätning och rapportering av förbrukning och utsläpp som tagits fram i SBUF-projektet Effektivare anläggningstransporter etapp 3. 2.1.3 Marknadsföring och spridning a. Att arbeta med att sprida kunskap om standarden och vad den innebär till branschen. b. Att inte minst arbeta för att inkludera små och medelstora företag i användningen. c. Paketera den utvärdering som sker i nya piloter och tillhandahålla den på ett sätt som gör det möjligt för branschen att se fördelarna. d. Bjuda in till informationsträffar både under projektet och i samband med avslutningen. e. Ta fram en instruktionsfilm som ska förmedla kunskap och inspiration om standarden och nyttan med den. 2.2 Projektets förväntade resultat Resultatet av projektet förväntas bli: a. Att standarden för hyresområdet blir uppdaterad och samordnad med de två logistikstandarderna så att införandet och användningen av standarden blir enklare. b. Att standarden blir införd av en kritisk massa av bygg- och hyresföretag för att fortsatt spridning ska ske mer av sig självt. c. Att visa på de positiva effekter av att använda standarden som kan uppnås inom ekonomi, kvalitet och miljö. 3. Mål och målgrupp Projektets målgrupp är bygg- och anläggningsföretag, installatörer samt hyresföretag och deras branschorganisation. Projektets mål är att få branschen att ta till sig den framtagna standarden med dess arbetssätt för att höja produktiviteten, öka kvaliteten och minska miljöbelastningen. 4
4. Genomförande 4.1 Projektorganisation I projektet deltar de olika intressenter som är aktuella i hyresprocessen; bygg- och anläggningsentreprenörer, hyresföretag samt systemföretag. Dessutom har tre installationsföretag samt branschorganisationen Hyreskedjan blivit inbjudna och kommer förhoppningsvis att delta. Styrgrupp Deltagare Marcus Lund Ulf Larsson Guillaume Caron Svein Gunnberg Företag JM NCC Cramo Svevia Arbetsgrupp Deltagare Tony Jakobsson och Michael Brøndum Hansen Fredrik Söderberg Vakant Vakant Magnus Sahlback och Shahram Nezafat Marco Mustonen Nico Van De Vaart och Lotta Arrowander Guillaume Caron, Jonas Göthe och Kjell-Åke Fälling Filip Henriksson Jenny Forsell Peter Fredholm Företag NCC Construction JM Peab Skanska Sverige Skanska Maskin Svevia Lambertsson Cramo Ramirent Swedish Rental Association BEAst (projektledare) Referensgrupp Övriga medlemsföretag i BEAst ges löpande information, liksom aktuella branschorganisationer. Medlemsföretag i BEAst får också möjlighet att svara på remiss inför beslut om ny standard. 4.2 Utkast till aktivitets- och tidsplan Översiktlig aktivitets- och tidsplan för projektet som visar de huvudområden som planeras. Tider är uppskattningar och beroende av positivt beslut om finansiering och samordning mellan intressenterna. Önskemålet är att projektet ska löpa från preliminärt september 2016 till december 2017. En detaljerad planering upprättas under projektinitieringen. Nr Etapp Tider (vecka) 1. Projektinitiering 703-706 Godkänd plan, projektorganisation och budget 2. Vidareutveckling av standarden 706-718 Uppdatera behov Samordna med BEAst två logistikstandarder 5
Uppdatera processbeskrivning Uppdatera informationsmodell Uppdatera meddelandespecifikationer Skicka förslag till ny standard på remiss Dokumentera och publicera 3. Pilotprojekt och utvärdering 720-751 Planera och samordna mellan deltagare Etablera stöd från BEAst Tillhandahålla branschportal för de mindre företagen Genomföra och löpande samordna och följa upp Utvärdera effekter inom ekonomi, kvalitet och miljö 4. Marknadsföring och spridning Från 730 Ta fram aktivitetsplan Genomföra aktiviteter, t.ex. en instruktionsfilm 5. Avslutning, dokumentation, informationsträff 804 5. Redovisning Det kommer att ske löpande information från projektet, hur det framskrider och vilka resultat som uppnås. Resultat kommer att redovisas i form av en slutrapport som redogör för pilotprojekten, men också etappvis. Alla resultat, inklusive standarden, publiceras öppet på BEAst:s webbplats, medan pågående arbetsmaterial finns på en projektwebb som bara arbetsgruppen har tillgång till. 6