Workshop om byggherrars utvecklings- och innovationsstrategier sammanfattning och dokumentation I samverkan mellan FormasBIC-projektet 3iii Att initiera och implementera innovationer byggherren som förändringsagent och Sveriges Bygguniversitet hölls en forskarledd workshop i Fortifikationsförvaltningens lokaler på Karlbergs slott den 22 mars 2012. Drygt 20 inbjudna byggherrar och forskare diskuterade hur byggherrar kan arbeta mer kontinuerligt med utvecklingsarbete. Flera tidigare forskningsprojekt har visat att kunskap och erfarenheter som tas fram i utvecklings- och demonstrationsprojekt sällan leder till mer långsiktigt lärande. Nyare innovationsforskning pekar då på att det som framför allt fattas för att få bättre utväxling på de resurser som läggs på projektbaserad utveckling är system och kompetenser i de permanenta organisationerna. Organisationerna behöver inte bara rutiner för sin löpande verksamhet, utan också rutiner för att skapa nya arbetssätt och förändra etablerade arbetssätt. Det handlar då om att ha en tydlig process för att identifiera behov och möjligheter, generera olika handlingsalternativ, utvärdera och välja alternativ att testa, utvärdera igen, och slutligen implementera (se figur 1). Figur 1: Schematisk bild av delprocesserna i en kunskapsutvecklingscykel Byggherrarna har en avgörande betydelse för utvecklingen i hela branschen och syftet med workshopen var att ta fram idéer och utbyta erfarenheter om just byggherrarnas möjligheter och problem i relation till en sådan tänkt struktur. En utgångspunkt var att det borde finnas goda förutsättningar för samverkan eftersom de flesta byggherrar, särskilt inte de offentliga, inte konkurrerar med varandra på samma sätt som leverantörerna på den privata sidan gör. 1
Tidigare forskningsprojekt vid Chalmers har tagit fram en handbok för byggherrar som engagerar sig i demonstrations- och utvecklingsprojekt. I det nu pågående 3iii-projektet fokuseras de tidiga och sena skedena i projekten: hur väljer byggherrarna ut vilka områden man ska satsa på och hur förs resultaten tillbaka till verksamheten? Vilken roll har samverkan med externa aktörer i utvecklingsarbetet? I 3iii medverkar utöver Chalmers Fortifikationsverket, Göteborg Stad (Lokalförvaltningen) samt Älvstranden Utveckling AB. Syftet med workshopen var att bredda diskussionen till ett branschperspektiv. Inledningen Anna Kadefors och Paula Femenías inledde med en bakgrund kring 3iii-projektet och centrala tankar i innovationsforskningen. Sedan följde en kortare presentation av deltagarna och nulägesanalys. Deltagarna var eniga om att byggherrar har en svag FoU-tradition men att det nu finns ett ökat intresse för utvecklingsfrågor. Byggherrarna har i allmänhet visions- och policydokument som pekar ut ambitioner och riktning för utvecklingsarbetet medan det brister i processer för urval, utvärdering och implementering. Principer för att finansiera utvecklingsarbete som är lönsamt först på längre sikt saknas också ofta. För att gå från lärande på individnivå i projekt till mer långsiktigt organisatoriskt lärande behöver byggherrarna både mer resurser och bättre rutiner. Byggherreenheterna är dock ofta små och då uppfattas samverkan med andra byggherrar och med forskningen som intressant och angeläget. Den utveckling som byggherrarna bedriver beror av verksamhetens inriktning, men uthålligt byggande och projektledning/upphandling är viktigt för alla. Även BIM upplevs som ett angeläget område. Föredragen Som ytterligare input till diskussionerna berättade Marianne Ekman Rising från KTH om sin forskning kring lärandedrivna organisationer och de stora möjligheter som en nordisk arbetsplatskultur ger att engagera medarbetare i utvecklingsarbete. Marianne lyfte fram betydelsen av sociala relationer: innovationer drivs av att människor med olika bakgrund träffas, interagerar och delar kunskap. En bra innovationsprocess ska alltså vara relationsorienterad och företag med hög grad av samarbete och kunskapsdelning mellan medarbetare och chefer är mer innovativa. Björn Wootz från Sveriges Byggindustrier bidrog med resultatet från en undersökning av entreprenörsidans utvecklingsarbete: det är huvudsakligen de större entreprenörerna med egen bostadsproduktion som arbetar med utveckling, särskilt sådan utveckling som siktar på ökad kundnytta. Idéer från underleverantörer har mycket mindre betydelse än vad de har i andra industrier, medan entreprenörerna ser både kunder och medarbetare som mycket viktiga drivkrafter för utveckling. Slutligen berättade Sanna Edling om HSBs traditioner som utvecklingsledande byggherre och det nya projektet med att ta fram en innovationsstrategi. När HSB Riksförbund var som störst på 1980-talet var man 1500 anställda och för några år sedan bara drygt 20. Nu håller man på att bygga upp organisationen och antalet anställda har ökat till 45. Men de nya arbetsformerna baseras mer på nätverk, samverkan och samfinansiering av utvecklingsinsatser. Man satsar på att korta utvecklingsprocessen, alltså tiden från kunskap till handling, och att opinionsbilda för ökade anslag till forskning. 2
Diskussion 1: Hur ska byggherrarnas interna strukturer, kompetenser och arbetssätt utvecklas för att man ska bli bättre på att tillgodogöra sig och utveckla ny kunskap? I den första diskussionen behandlades interna åtgärder, och svaren sorterades in i fyra kategorier: ägare, ledning, människan, teknik/system. Ägare En kravställande ägare som förstår värdet av en duktig byggherrefunktion är avgörande för förmågan till lärande. Ägaren ska sätta upp mål och strategier för utveckling och innovation som kommuniceras ut i hela företaget och kopplas till systematiska uppföljningar. Jämförelser med andra aktörer, öppenhet om problem och externa bedömningar ska uppmuntras. Ledning Klart flest åtgärdsförslag kopplades till ledningens roll. Även här kom betydelsen av tydliga mål upp det är viktigt att avgränsa och definiera vilka områden man ska satsa på. Det behövs mer utvecklingsresurser utanför de enskilda projekten och en särskild funktion med ett övergripande ansvar för att samordna FoU-verksamheten: från strategi till genomförande, uppföljning och implementering. Ledningen måste också våga ta risker för att uppnå långsiktig utveckling. När det gäller externa kontakter ska ledningen uppmuntra och organisera en mer systematisk omvärldsbevakning där man söker upp och lär av andras erfarenheter genom studiebesök, nätverk, demonstrationsprojekt, etc. Man bör också aktivt sprida sina egna erfarenheter och medverka till att skapa forum för kunskapsöverföring. En allmän synpunkt var att arbetet med att ta fram en strategi bör grundas i en bred, kritisk reflektion där utvecklingsorganisation problematiseras i relation till vad man vill uppnå med verksamheten. Människan Om ett formellt system ska fungera måste det finnas en tydlig relation till kärnverksamheten och de egna resurserna. Medarbetarnas kunskap, engagemang, nätverk och intresse för vad som pågår i omvärlden behöver tas tillvara på ett bättre sätt. Det är då viktigt att skapa en öppen dialog över avdelningarna. Rekrytering och vidareutbildning av personal, särskilt utveckling av tvärkompetens, sågs som centrala områden. Teknik, system En del aspekter som togs upp som ledningsfrågor återkom som systemfrågor. Ett tema var tydlighet: tydlig systematik för att fånga upp idéer och behov av utveckling på olika nivåer i organisationen, tydligt dokumenterade processer och rutiner och tydliga rutiner för att förändra rutiner och processer. Man såg också behov av modeller för att testa nya lösningar i liten skala, benchlearning istället för benchmarking och inte minst av tillräckliga resurser för utveckling. En generell erfarenhet var att man måste skapa förtroende för en utvecklingsprocess på organisationsnivå så att medarbetarna inte väljer att uppfinna egna lösningar. 3
Diskussion 2: Vilka hinder och outnyttjade möjligheter finns i relationen mellan byggherrar och andra intressenter? Det andra diskussionstemat var externa relationer, och även här delades svaren in i kategorier: relationer till leverantörer, universitet/högskolor, kunder och branschorganisationer/andra byggherrar. Leverantörer Deltagarna ansåg att det finns stora möjligheter att förbättra både byggprocess och produkter genom kravställning och upphandling. En bättre samverkan utvecklar båda parter och det finns ofta ett stort engagemang hos leverantörer. Långa avtal över flera projekt gör det möjligt att investera i innovation och utveckling som blir lönsam över tid p.g.a. upprepningseffekter. Här är dock LOU ett stort hinder som gör att byggherrar inte ser leverantörer som en självklar partner. Andra hinder är att många byggherrar har en oregelbunden byggverksamhet, att man har olika tidsperspektiv och att intresset för innovationer är svagt hos leverantörer som har dåliga och gamla kunskaper. Universitet och högskolor Genom samverkan med universitet kan kunskap och goda exempel spridas inte bara mellan forskning och praktik utan även mellan olika byggherrar och andra aktörer. En stor fördel är att flera parter då kan dela på utvecklingskostnader. Men medan det finns ett stort behov av att utveckla ledning och organisation för att byggherrar och andra företag ska öka sin innovationsförmåga, så satsar staten på att finansiera kommersialisering av enstaka tekniker och system (Bygginnovationen). Deltagarna tyckte också att det finns en stor potential att utveckla högskolans roll som förändringsaktör. Universitet och högskolor skulle exempelvis kunna vara centrum i regionala FoUnätverk. En annan möjlighet som nämndes var industridoktorander, som idag är betydligt vanligare hos entreprenadföretag än hos byggherrar, gärna i större program. Det finns dock svårigheter i form av motstridiga målbilder och olika tidsperspektiv. Viktigt är att förändra finansierings- och befordringssystemen så att mindre vikt läggs på vetenskaplig produktion och större på samverkan. Ett Samhällsbyggnadsforskningsråd skulle kunna vara en lösning. Många byggherrar har liten kontakt med forskning och en synpunkt var att universiteten måste vara mer aktiva med att kommunicera vad de kan och kan bidra med. En idé var att ordna fler korta samtal mellan forskare och byggherrar. Även examensarbeten skulle kunna utnyttjas mer organiserat för att driva utveckling. Kunder Med kunderna är det i första hand utveckling kring vad som ska byggas som är aktuell. Om brukarna involveras tidigt i ett specifikt projekt kan man också minska antalet sena ändringar och på så sätt spara kostnader. Det skiljer sig emellertid mellan olika verksamheter hur engagerad slutkunden är: vissa är svåra att få med i tidiga skeden medan andra nästan är för involverade. I båda fallen är det ett problem att en enskild kund inte delar hela byggherrens utvecklingsbehov men i många fall ändå betalar hela merkostnaden för utvecklingsinsatser i ett specifikt projekt. För offentliga byggherrar är kunderna ofta också ägare. För att skapa mer utvecklingsresurser utanför projekten behöver då ägarfunktionen se värdet av bra byggherrefunktion. Går det exempelvis att koppla ett ratingsystem för byggherrar till pengar? 4
Branschorganisationer/andra byggherrar Även om intresset för samverkan har ökat, ansåg deltagarna ansåg att byggherrarna traditionellt har varit sämre än andra aktörer i byggsektorn på att samverka och lära av varandra. Man menade att samverkansinitiativ ofta har svårt att uppnå kritisk massa och få genomslag. En synpunkt var att det finns för många byggherrerelaterade branschorganisationer medan en annan tyckte att det behövs fler forum för erfarenhetsutbyte inom mer avgränsade områden. Samverkan sågs som ett viktigt utvecklingsområde, inte minst eftersom byggherrar har små resurser för utveckling och det ger möjlighet för de små att lära av de större. Ett grundläggande problem är då att även samverkan kräver mer resurser än vad många av dagens slimmade byggherreorganisationer kan uppbåda. Reflektioner och slutsatser (Anna Kadefors och Paula Femenías) Workshopen visar på ett behov av att systematisera och formalisera utvecklingsarbetet i byggherreföretag. Individers engagemang och nätverk är centrala, men mer långsiktig utveckling förutsätter en tydlig organisation utanför projekten med särskilda FoU-enheter och uttalade rutiner och processer. Samverkan ger en möjlighet att få större utväxling på satsade resurser, särskilt om samverkansrelationerna kopplas tydligt till den egna FoU-processen. Trots att det finns stora möjligheter och få direkta hinder för öppenhet och samverkan mellan byggherrar upplever de deltagande byggherrarna inte att detta ses som ett strategiskt viktigt område. Det kan vara så att bristen på konkurrens mellan byggherrar inte bara undanröjer hinder för samverkan utan också minskar drivkrafterna att utvecklas och hålla sig informerad om vad andra gör. För offentliga byggherrar finns då en möjlighet att använda ägardirektiv och regleringsbrev för att motivera och legitimera att byggherrar arbetar mer systematiskt med utveckling och omvärldsbevakning. Byggherrarna har en central betydelse för utvecklingen i hela byggsektorn, och i andra länder (Danmark, Norge, Storbritannien m.fl.) styrs de offentliga byggherrarna genom statliga policies till att ta en ledande roll i att driva branschutveckling. Universitet kan ha en viktig roll i att initiera och driva diskussioner kring innovationsprocesser i byggandet och på så sätt uppmärksamma ledningar och ägare på frågan. Forskningen kan också ta fram och sprida goda exempel på modeller att arbeta efter. Det finns dock ingen stark tradition av tillämpningsnära forskningssamverkan på organisationssidan i byggsektorn, samtidigt som resurserna till forskning utan medfinansiering från sektorsaktörer är små. En möjlighet är att arbeta med större program där flera byggherrar går samman och på så sätt kan få större nytta till lägre kostnader och lägre risk. Ett angeläget område är studier av innovationsprocesser och erfarenheter av industriforskarsamverkan, även inom andra branscher och internationellt. På längre sikt kan universitet och högskolor fungera mer operativt som förändringsaktörer, men det krävs då att dagens små miljöer förstärks och gärna kompletteras med institutsbaserad organisationsforskning. Finansiärer skulle också i ökad utsträckning kunna styra mot kombinationer av teknik- och processforskning. Teknik- eller arkitekturrelaterade projekt (inom boende, ombyggnad, energieffektivisering, projektledning etc.) kan då kompletteras med metastudier av samverkans- och implementeringsprocesserna (där ingår såväl byggherrarnas interna FoU-processer som teknikforskarnas verksamhet på längre sikt). Alla former av mer strategisk och långsiktigt syftande FoU-samverkan underlättas med ett Samhällsbyggnadsforskningsråd. 5
Medverkande Programansvariga Anna Kadefors, Chalmers tekniska högskola, inst. för Teknikens ekonomi och organisation, samt nationell koordinator för Sveriges Bygguniversitet. Paula Femenias, Chalmers tekniska högskola, inst. för Arkitektur Emma Persson, Chalmers tekniska högskola, inst. för Arkitektur (dokumentation) Föredragshållare Sanna Edling, HSB Marianne Ekman-Rising, KTH, inst. för Industriell ekonomi och organisation Björn Wootz, Sveriges Byggindustrier, konsult Byggherrerepresentanter Per Andersson, Peab Hans Bergenståhl, Fortifikationsverket Emma Hedenryd, Älvstranden Utveckling AB, Göteborg Nina Jacobsson Stålheim, Lokalförvaltningen i Göteborg Olle Samuelson, IQ Samhällsbyggnad Björn Svedinger, Byggherrarna, konsult Christer Wannheden, Byggherrarna/3iii Stefan Ziegler, Lokalförvaltningen i Göteborg Magnus Ågren, Fortifikationsverket Henrik Örneblad, Huge Fastigheter Forskare Hans Lind, KTH, inst. för Bygg- och fastighetsekonomi Per-Erik Eriksson, Luleå tekniska universitet, inst. för Ekonomi, teknik och samhälle Stefan Olander, Lunds tekniska högskola, avd för Byggproduktion 6