Styrande dokument Regeldokument Anvisning Sida 1 (7) Utlämnande av allmänna handlingar Detta dokument innehåller anvisning gällande utlämnande av allmänna handlingar i Region Norrbotten. Syfte Syftet med denna anvisning är att skapa en sammanhållen och enhetlig hantering av utlämnande av allmänna handlingar. Anvisningen utgör ramen för hur regionen ska uppfylla offentlighetsprincipen. Omfattning och avgränsning Detta dokument omfattar regler, ansvarsfördelning och rutinmässigt tillvägagångssätt vid utlämnande av allmänna handlingar inom alla verksamheter hos regionen. Underlag för sekretessbedömning/menprövning vid utlämnande av allmänna handlingar behandlas inte. Forskares ansökan om åtkomst till journaluppgifter behandlas inte, se särskild rutin. Lagar och styrande förutsättningar Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Region Norrbottens delegationsordning Offentlighetsprincipen Enligt tryckfrihetsförordningen (TF) har varje svensk medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar, detta kallas offentlighetsprincipen. Alla verksamheter inom regionen berörs av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen gäller också för kommunala och landstingskommunala företag som utgörs av aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där regionen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Det innebär att det sammanlagda kommunala ägandet eller inflytandet är mer än 50 procent. Allmän handling En handling är allmän om den är inkommen, upprättad eller förvarad hos en myndighet. Med handling avses en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 TF). Det innebär att allt som innehåller någon form av information, oavsett om det till exempel rör sig om pappersdokument, band- och videoupptagningar eller information på en hårddisk eller liknande, är att betrakta som en handling. Handlingar som inte är allmänna omfattas inte av offentlighetsprincipen och behöver inte lämnas ut. Det kan röra sig om till exempel utkast, kladdar och koncept. Offentlig eller sekretess En allmän handling är antingen offentlig eller sekretessbelagd. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga, men offentligheten kan begrän-
Sida 2 (7) sas av regler i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Med sekretess menas ett förbud mot att röja uppgifter. Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess ska det markeras genom en särskild anteckning (sekretessmarkering). Anteckningen ska ange: tillämplig sekretessbestämmelse, datum då anteckningen gjordes, samt vilken verksamhet som har gjort anteckningen Att hantera en begäran om utlämnande Varje verksamhet ansvarar för utlämnande av allmänna handlingar som uppstår till följd av dennes verksamhet. Frågan om utlämnande ska i första hand prövas av den som har hand om vården av handlingen, till exempel berörd läkare, tjänsteman eller handläggare. Det vill säga de personer som i sin tjänst har hand om handlingar och dess uppgifter samt har tillgång till handlingarna, se Tabell 1. Handläggarens ansvar och roller. En begäran ska alltid handläggas omedelbart och får inte ligga utan handläggning om handläggaren av någon anledning inte är närvarande. Handläggarens närmsta chef ansvarar då för att tilldela ärendet till en annan handläggare alternativt handlägga det själv. Diarieföring En begäran om utlämnande av allmän handling ska alltid diarieföras. Diarieföring gäller även andra handlingar som hör till samma ärende, till exempel utgående svar till begärande, uppgiftskompletteringar och myndighetsbeslut. Även om den efterfrågade handlingen är offentlig och lämnas ut måste en anteckning om detta göras och med det avslutas ärendet. Ärendet med alla tillhörande handlingar ska registreras av en registrator i diariet. Begäran Den som begär att få ta del av en allmän handling ska precisera sin begäran så att myndigheten får klart för sig vilken eller vilka handlingar det rör sig om. En myndighet får dock inte utan vidare avvisa en begäran om att få ut vagt angivna handlingar. Myndigheten är i stället skyldig att i viss utsträckning efterforska om handlingarna finns i dess förvar. Om handläggaren inte får klart för sig vilka handlingar som avses bör handläggaren så snart som möjligt kontakta sökanden så att hen får tillfälle att komplettera eller precisera sin begäran. Regionen är också skyldigt att i en inte obetydlig utsträckning bistå hen genom att, till exempel med hjälp av sina register, leta fram sådana handlingar som begärs. Anonymitet Den som tar emot begäran eller handlägger ärendet får inte efterforska vem personen är och inte heller vilket syfte denna har med sin begäran, om det inte föreligger sekretess. Innehåller handlingarna sekretessbelagda uppgifter får handläggaren ställa de frågor som behövs för att kunna pröva om hinder för utlämnande, så kallade skada eller men föreligger.
Sida 3 (7) Prövning av utlämnande Det första steget i en prövning om utlämnande är att avgöra om den efterfrågade handlingen är allmän, samt om handlingen är sekretessbelagd. Är handlingen allmän blir nästa steg att göra en sekretessprövning/menprövning för att se om hela, eller delar av handlingen kan lämnas ut. Varje enskild begäran som kommer in ska alltid sekretessprövas. Observera att om handlingen är sekretessbelagd ska prövningen alltid göras i enlighet med gällande sekretessbestämmelse. Är handlingen allmän ska handläggare informera begärande om gällande taxa vid utlämnade av fler än nio sidor. Detta ska göras innan handläggningen har påbörjats. Se regionstyrelsens beslut Avgift för kopia av allmän handling. Utlämnande av handling Innehåller handlingen inga sekretessbelagda uppgifter ska den lämnas ut genast, om det är möjligt. Mer omfattande utlämnanden kan behöva ytterligare ett fåtal arbetsdagar på sig på grund av arbetsorganisatoriska och tekniska skäl. Mer än någon veckas dröjsmål kan accepteras endast i undantagsfall. Det är viktigt att handläggare snarast återkopplar till den som begärt ut handlingen om utlämnandet förväntas ta mer än en arbetsdag. Den som begär ut en allmän handling kan välja på att antingen ta del av handlingen på plats hos regionen eller få en papperskopia. Innehåller handlingen inga sekretessbelagda uppgifter eller personuppgifter går det även bra att skicka dem med e-post. Vid utlämnande av sekretessbelagda handlingar direkt på plats ska den som begärt handlingarna alltid legitimera sig. Skickas sekretessbelagda handlingar med post ska de alltid gå som Rek, adresserat till folkbokföringsadressen. Tabell 1. Handläggarens ansvar och roller Handläggare Ansvar Beskrivning Tjänsteman/ handläggare Tjänsteman inom Länsarkiv Registrator Utlämnande av allmänna handlingar som uppstår och hanteras i dennes verksamhet Utlämnande av allmänna handlingar från Länsarkivets arkiv - Utlämnande av allmänna handlingar från diariet - Registrering av ärendet Om handlingen är en del av ett ärende som är under handläggning ska i första hand den tjänsteman som handlägger ärendet ta ställning till om handlingen ska lämnas ut Gäller handlingar arkiverade i Länsarkivet Om begäran kommer till funktionsbrevlådan eller via central post ansvarar
Sida 4 (7) Huvudregistrator Beredningsråd för utlämnande av allmänna handlingar i syfte forskning Enhetschef, verksamhetschef Objektägare Förvaltningsledare- IT alternativt systemadministratör - Tilldelning av ärendet till rätt handläggare alternativt dennes närmsta chef - Utlämnande av regionfullmäktiges och regionstyrelsens allmänna handlingar - Se registrators ansvar - Handlägger ärenden - Förslag till utlämnande i ärendet - Bereda ärendet inför beslut - Utlämnande av allmänna handlingar förekommande i dennes verksamhet - Att utlämnande sker enligt denna anvisning - Spridning av denna anvisning - Att alla anställda i dennes verksamhet har kunskap om utlämnande, sekretessbedömning/menprövning Har ytterst ansvar att bemanna IT-stöd och ser till att handlingen är utlämnad till handläggaren Lämnar ut uppgifter ur systemet på begäran av handläggaren registrator att registrera och tilldela ärendet till rätt handläggare. Om handläggaren är okänd ska ärendet tilldelas respektive chef Stöd för verksamheten vid utlämnande av allmänna handlingar för forskning Avslag på begäran För att kunna hävda att en handling omfattas av sekretess måste det gå att hänvisa till en lämplig bestämmelse i lag. Om handläggaren är tveksam till om ett utlämnande är möjligt ska hen samverka med sina arbetskollegor och med sin närmsta chef. Om det efter samverkan fortfarande råder tveksamhet ska handläggarens närmsta chef alternativt handläggaren själv hänskjuta frågan till myndigheten, det vill säga den som i sin tjänst har behörighet att på myndighetens vägnar fatta beslut i saken enligt delegationsordningen. Om det bedöms att de begärda handlingarna inte går att lämna ut, helt eller delvis, ska den som begärt ut handlingarna alltid meddelas om bedömningen och skälet. Hen ska vidare informeras om sin rätt att få ett formellt och över-
Sida 5 (7) klagbart beslut och dels tillfrågas om hen begär detta. För mer information se avsnitt Avslagsbeslut. Under vissa förutsättningar har handläggaren möjlighet att lämna ut en handling med villkor, så kallat förbehåll, som inskränker möjligheterna att använda den information som finns i handlingen. Handläggaren kan till exempel förbjuda sökanden att publicera uppgifterna eller att använda dem för annat än forskning. Beslut om avslag kan till exempel grundas på att: Handlingen i fråga inte förvaras eller är upprättad hos regionen. Handlingen kan inte tillgängligöras inom ramen för rutinbetonad åtgärd. Detta innebär att arbetet med utlämnandet kan anses för stort och kan inte utföras genom en lagom arbetsinsats som inte är förenad med några nämndvärda kostnader. Vid bedömningen om en åtgärd är rutinbetonad, måste hänsyn tas till den nuvarande allmänna tekniska utvecklingen samt tekniska nivån och kompetensen hos regionen. Observera att det ska krävas ganska stora arbetsinsattser innan man ger avslag med hänvisning till att arbetet faller utanför vad som kan räknas till en rutinbetonad åtgärd. Exempel på detta kan vara nyskrivning av datorprogram eller långa och komplicerade sammanställningar av information, detta är inte att betrakta som en rutinbetonad åtgärd. Kom även ihåg att vad som en gång bedömts som en icke rutinbetonad åtgärd kan i nuläget, på grund av utveckling, anses vara rutin. Handlingen inte är allmän. Det vill säga att handlingen inte har inkommit eller upprättats hos regionen eller är ett internt dokument som tillhör ett ännu inte avslutat ärende (gäller om handlingen är en del av ett pågående ärende) Handlingen är allmän, men inte offentlig. Det vill säga att den är belagd med sekretess Handlingen är allmän, men innehåller både offentliga och sekretessbelagda uppgifter. I det fallet kan den sökande bara nekas att ta del av de sekretessbelagda uppgifterna Observera: Det finns fler grunder för att yrka avslag! Om en handling innehåller delvis sekretessbelagda uppgifter ska dessa strykas över med en svart penna på kopian så att det tydligt framgår vad som inte lämnas ut. Handlingen ska sedan kopieras ytterligare en gång så att det inte går att utläsa något genom den överstrukna. Ibland kan ett flertal kopior vara nödvändigt för att verkligen säkerställa att ingen sekretessbelagd uppgift kan avläsas av mottagaren. Var noga med att kontrollera detta! Utlämnande i andra hand Divisionschef, avdelningsdirektör eller processägare för regionens inköp ska pröva om handlingen kan lämnas ut om: handläggaren vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen den enskilde begär myndighetens prövning
Sida 6 (7) Beslutsordning Regionstyrelsen har delegerat beslut om utlämnande av allmänna handlingar till regiondirektören. Hen har i sin tur har vidaredelegerat beslutsrätten om utlämnande av allmänna handlingar till divisionschefer, avdelningsdirektörer inom respektive division/stab samt processägare för regionens inköp i de fall prövningen hänskjutits till myndigheten. Se Tabell 2. Myndighetens ansvar och roller nedan. Tabell 2. Myndighetens ansvar och roller Myndighet Ansvar Beskrivning Divisionschef, avdelningsdirektör Processägare för regionens inköp - Beslut i frågor om allmänna handlingar inom respektive division, avdelning och centrumbildning. - Yttrande till kammarätt med anledning av att delegationsbeslut avseende utlämnande av allmänna handlingar överklagats. - Beslut i frågor om utlämnande av allmänna handlingar i upphandlingsärenden - Yttrande till kammarrätt med anledning av att delegationsbeslut avseende utlämnande av allmänna handlingar i upphandlingsärende överklagas Avslagsbeslut Ett beslut om att inte lämna ut en handling, eller enbart vissa delar av en handling, kan överklagas. För att kunna överklaga beslutet som handläggaren gjort krävs det ett formellt avslagsbeslut, också kallat myndighetsbeslut. Observera att ett sådant beslut ska vara fattat enligt regionens delegationsbeslut. Avslagsbeslutet ska vara motiverat och försett med hänvisning till kapitel och paragraf i lag som sekretessbelägger handlingen eller uppgifter i den. Det räcker inte att motivera ett avslag med att handlingen är "hemlig". Den som begär handlingen ska även upplysas om rätten att överklaga beslutet hos Kammarrätten i Sundsvall, en så kallad besvärshänvisning. Avslagsbeslut ska lämnas skyndsamt och diarieföras i ärendet. Överklagande En överklagan ska adresseras till Region Norrbotten berörd enhet och ha inkommit senast tre veckor från den dag sökande tog del av beslutet. Om regionen bedömer att överklagandet har kommit in för sent ska regionen fatta ett beslut att avvisa överklagandet. Avvisningsbeslutet kan i sig överklagas och ska därför ha en besvärshänvisning.
Sida 7 (7) Den som överklagar beslutet ska tala om vilket beslut som överklagas, vilka skäl den har för sitt överklagande samt vilket beslut som begärs. Överklagandet skall vara skriftligen undertecknat av den som överklagar eller av den person hen gett fullmakt att företräda sig. Observera att endast beslut som går sökanden emot är överklagbara och att enbart sökanden är besvärsberättigad. Bedömningen om sökanden är besvärsberättigad eller ej är däremot inget regionen ska ta ställning till utan enbart ifall överklagan kommit in i tid. Om detta skett ska regionen med anledning av den enskildes överklagande antingen komma att ändra beslutet eller med eget yttrande överlämna ärendet till Kammarrätten i Sundsvall.