Protokoll 1(32) Plats och tid Kommunhuset, Olofström, 14:00-16:00 Beslutande (S) Kjell-Åke Karlsson (S) Kaj Joelsson (S) Sammy Gunnarsson (S) Anita Skarphagen (C) Rolf Jönsson (SD) Max Nielsen (V) Jennie Johannesson (S) (S) (S) Pirjo Veteli Patrik Sjöstedt Rolf Persson Sara Rudolfsson Karmen Björkman Sam Vidén Jakobsson (M) Torsten Cairenius Patrik Krupa (KD) Thommy Svensson Klavs Wix Nielsen (SD) Tommy Holmgren Anna-Lena Mattsson Övriga deltagande Iréne Robertsson, kommunchef Matilda Frigård, sekreterare Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis Johanna Spånér, HR-chef Utses att justera Jennie Johannesson (V) Paragraf 50-73 Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret 2017-04-10 Sekreterare Ordförande Justerande... Matilda Frigård... Kjell-Åke Karlsson... Jennie Johannesson ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. Beslutsinstans Datum för anslags uppsättande 2017-04-10 Datum för anslags nedtagande 2017-05-04 Underskrift Matilda Frigård...
Protokoll 2(32) Ärendelista Sid 50 Informationsärende - Polisen...3 51 Aktuellt från kommunledningsförvaltningen...5 52 Besvarande av fråga gällande implementering av ny dataskyddsförordning 2018...6 53 Gratis sandhämtning för boende i Olofströms Kommun...7 54 Ansökan om bidrag till HLR-utbildning...8 55 Ansökan om medfinansiering för renovering av Vilshults medborgarhus...10 56 Överföringar från 2016 till 2017 avseende investerings- och exploateringsprojekt...11 57 Överföringar från 2016 till 2017 avseende driftsprojekt...13 58 Årsredovisning 2016 Jöran och Magdalena Öllers fond...15 59 Årsredovisning 2016 Stiftelsen Sven Carlssons fond...16 60 Utdelning ur Stiftelsen Sven Carlssons fond 2017...17 61 Arvode valdistriktens ordförande...18 62 Val av representant till styrelsen Mörrumsåns vattenråd...19 63 Nominering av kandidater till valberedningen för SydostLeader...20 64 Inbjudan till Totalförsvarsdag - Länsstyrelsen Blekinge län...21 65 Arkivbeskrivning KS...22 66 Kommungemensam dokumenthanteringsplan...23 67 Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott...24 68 Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott...25 69 Delegationsbeslut 20170404...26 70 Medel i verksamhet 60 integration...27 71 Medel i sociala investeringsfonden...29 72 Medel till kommunstyrelsens förfogande...31 73 Meddelanden...32
Protokoll 3(32) KS 50/2017 KS 2017/193 50 Informationsärende - Polisen s beslut: Vi tackar Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis för föredragandet. Informationen antecknas till dagens protokoll. Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis för lokalpolisområdet Karlshamn informerar om samverkan mellan Olofströms kommun och polismyndigheten samt om trygghetsmätningen som genomförts. En trygghetsmätning har genomförts i många kommuner i Sverige, däribland Olofströms kommun. Det ger ett resultat för nutiden och möjlighet att se trender över tid. Det som mäts är den upplevda tryggheten i det område där den tillfrågade bor. I Olofströms kommun har 900 tillfrågats i åldrarna 16-85 år. Av dessa har 568 personer svarat på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 63 %. Trygghetsmätning används i Sverige sedan 2003. Trygghetsindex har skapats med skala från 0-6, där 0 motsvarar en kommun utan anmärkningsvärda problem och 6 en kommun med stora problem. Frågorna grupperade i 5 grupper. Olika områden i kommunen har frågats (Jämshög/Gränum, Vilshult/Kyrkhult och tätorten Olofström) och sedan sammanställts till gemensamt värde för kommunen. Det finns många tänkbara brottsförebyggande verksamheter att genomföra som exempelvis: Gemensam krogtillsyn Samarbete kring lokaluthyrning till ungdomsfester Nattvandring Kommunal mätutrustning för att underlätta hastighetskontroller på rätt tid och plats Riktade kontroller av mopeder Grannsamverkan Märk-DNA (stöldmärkning) som enskild person och företag Trygghetsvandringar Fler ordningsvakter vid evenemang Fokus på ungdomar på glid Vikten av att anmäla brott som begåtts måste lyftas, om inga brott anmäls ser inte polisen att det behövs mer resurser. Medborgarlöfte antaget mellan kommunen och polismyndigheten för att öka känslan av trygghet för kommunens invånare. Ortsträffar kommer genomföras av polisen för att skapa dialog och samarbete med medborgarna. Delges:
Protokoll 4(32) Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis
Protokoll 5(32) KS 51/2017 KS 2017/193 51 Aktuellt från kommunledningsförvaltningen s beslut: Informationen antecknas till protokollet. Johanna Spånér, HR-chef informerar. Kommunikationsavdelningens informationsansvarige har fått nytt jobb. Med anledning av detta utreds nu i ett första skede möjligheten att rekrytera intern. Lönekonsult är en person som arbetar med lön på HR-avdelningen. Den nya tjänsten som kommer tillsätts i slutet av april är en samordnande lönekonsult och personen för detta är redan rekryterad. Ordet konsult innebär alltså inte att vi hyr in en konsult utifrån utan det är endast ett moderniserat namn på tjänsten. Bemanningsenheten är uppe och igång. Många av de vikarier som ansluts till poolen får snabbt långvikariat ute i verksamheterna, det behövs därför ännu fler vikarier till poolen. Det arbetas även hela tiden på att göra arbetsplatserna mer attraktiva. De nya vikarier som ansluts till bemanningsenheten utbildas för att arbeta inom flera olika verksamheter.
Protokoll 6(32) KS 52/2017 KS 2016/1808 52 Besvarande av fråga gällande implementering av ny dataskyddsförordning 2018 s beslut: anser revisorernas fråga besvarad med kommunchefens yttrande nedan. Yttrande/Bedömning/Förslag Iréne Robertsson, kommunchef, föredrar i ärendet. Revisorerna har i skrivelse till kommun och de kommunala bolagen ställt frågan om hur vi bereder oss inför Dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen kommer att gälla som svensk lag från och med maj 2018. Denna kommer då att ersätta Personuppgiftslagen men utöver hantering av personuppgifter regleras också It-system. Förändringen innebär att den enskildes rätt kommer att stärkas och ställer strängare krav på att företag och kommun ska informera enskilda om hur vi hanterar personuppgifterna och ger också större möjlighet att motsätta sig att vi använder personuppgifterna. Under 2016 fick administrativ chef tillsammans med IT-chef i uppdrag att förbereda organisationen för förändringarna och har också gått utbildning i vad som krävs. Vi kommer från kommunledningsförvaltningen att ge information, råd och stöd i implementeringen till samtliga förvaltningar och helägda bolag. Beredning: Arbetsutskottet 2017-03-14 38 Delges: Kommunrevisorerna IT-chef Adm. chef
Protokoll 7(32) KS 53/2017 KS 2017/411 53 Gratis sandhämtning för boende i Olofströms Kommun s beslut: Medel avsätts för inköp av sandlådor. Beräknad kostnad ca 10 000 kr. Inköp av grusmaterial och transport med kranbil eller hjullastare hanteras i befintlig vinterbudget och kan samordnas med leveranser till Olofströms Kraft. Centerpartiet i Jämshög har lämnat in en skrivelse där man föreslår att kommunen ska erbjuda gratis sand för avhämtning i mängd som behövs vid normal sandning vid villaboende. Yttrande/Bedömning/Förslag Undertecknad handläggare har varit i kontakt med VMAB, som ställer sig positiva till att upplåta en yta på återvinningsstationen på Traktorvägen till sandlådor. Avhämtning kan ske under stationens ordinarie öppettider. Beredning: Arbetsutskottet 2017-03-14 36 Delges: Centerpartiet Jämshög OKAB VMAB Ola Karlsson, teknisk samordnare infrastruktur
Protokoll 8(32) KS 54/2017 KS 2017/459 54 Ansökan om bidrag till HLR-utbildning s beslut: Medel beviljas ur verksamhet 60 med 13 000 kr år 2017 för att ge FRG, Frivilliga Resursgruppen i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelseklass årskurs 8 som deras jämnåriga får, utbildning på brandstationen samt utbildning i trafiksäkerhet och krisberedskap. Medel beviljas ur verksamhet 60 med 48 000 kr år 2017 till FRG för HLRutbildning (HjärtLungRäddning) till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Totalt beviljas medel om 61 000 kr. Olofströms Frivilliga Resursgrupp (FRG) erbjuder kurser inom hjärt- och lungräddning (HLR) med hjärtstartare och luftvägsstopp enligt HLR-rådets riktlinjer. FRG har ett avtal med kommunen om utbildning av personal, av elever i årskurs 2, 4 och 8 samt av elever på vissa utbildningar inom Vuxenutbildningen. I utbildningen ingår även information om kommunens krisberedskap. Det ökade elevantalet av nyanlända och asylsökande i grundskolan innebär att FRG inte har ekonomisk möjlighet att ge eleverna i för-beredelseklass årskurs 8 den utbildning som deras jämnåriga får. I årskurs 8 får eleverna sin utbildning på brandstationen samt utbildning i trafik-säkerhet och krisberedskap. Utbildningen för eleverna i förberedelse-klassen behöver ske med hjälp av tolk samt även utökas i tid. Inom vuxenutbildningen genomförs HLR-utbildning idag för elever inom vårdoch omsorgsutbildningar samt för yrkeshögskoleutbildningarna. Utbildning saknas för SFI-elever samt för elever på grundläggande och gymnasial nivå. Eleverna på SFI tillhör främst målgruppen nyanlända men där finns även andra grupper av invandrare. Inom grundläggande och gymnasial utbildning finns också många från gruppen nyanlända. Personer som har genomfört en HLR-kurs kan vara den som räddar liv samtidigt som utbildningen även ger en kompetens som är bra när man söker arbete. Ansökan Kommunledningsförvaltningen ansöker om medel för att kunna ge FRG i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelse-klass årskurs 8 som deras jämnåriga får. Kostnaden beror till viss del på antalet deltagare och uppskattas till 13 000 kr under 2017.
Protokoll 9(32) Kommunledningsförvaltningen ansöker även om medel till FRG för HLRutbildning under 2017 till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Kostnaden beror även här på antalet deltagare och uppskattas till 48 000 kr. Ansökan avser totalt 61 000 kr. Beredning: Arbetsutskottet 2017-03-14 44 Delges: Integrationssamordnare Samhällsutvecklingschef Ekonomichef
Protokoll 10(32) KS 55/2017 KS 2017/390 55 Ansökan om medfinansiering för renovering av Vilshults medborgarhus s beslut: Olofströms kommun beviljar medfinansiering (30 %) med totalt 87 186 kr för renovering av Vilshults medborgarhus. Medel tas ur kommunstyrelsens förfogande, 87 186 kr, mot avrop, då redovisning av inkomna bidrag ska redovisas av Vilshults meborgarhusförening innan utbetalning. Kultur- och fritidsnämnden har hanterat ärendet vid möte 2017-02-09, 10. Nämnden överlämnade ärendet till kommunstyrelsen då de inte har medel till att ge bidrag inom befintlig budget, men ställer sig positiv till renoveringsåtgärderna av Vilshults medborgarhus. Vilshults Medborgarhusförening har kommit in med en ansökan om bidrag för utvändig målning av Medborgarhuset samt byte till energibesparande och underhållsfria fönster. Total kostnad 290 620 kronor. Föreningen har lämnat in ansökan om investeringsbidrag (50 % av totalkostnad=145 310 kronor) till Boverket i Karlskrona. Boverkets villkor för bidrag är att kommunen åtar sig att medverka i finansieringen av projektet med minst 30 procent av det bidragsunderlag som Boverket fastställer i ärendet = 87 186 kronor. Föreningen avser också att söka medel från andra bidragsgivare och det kan minska kommunens insats. Beredning: Kultur- och fritidsnämnden 2017-02-09 10 Delges: Ekonomichef Ekonom KLF Vilshults medborgarhusförening KFN
Protokoll 11(32) KS 56/2017 KS 2017/460 56 Överföringar från 2016 till 2017 avseende investerings- och exploateringsprojekt s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: Utbildningsnämnden beviljas överföring från 2016 med 301 tkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Utbildningsnämnden. Medel anvisas från rörelsekapitalet. beviljas överföring från 2016 med 31,68 mkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. beviljas överföring från 2016 med 4,319 mkr i exploateringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om 31,68 mkr och exploateringsmedel om 4,319 mkr (se förteckning under yttrande nedan). Utbildningsnämnden har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om totalt 301 tkr. (se förteckning under yttrande nedan) Övriga nämnder har inte begärt någon överföring. Yttrande/Bedömning/Förslag Utbildningsnämnden, investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA 2016-12-31 2016 Avvikelse 2016 Förslag till överföring till 2017 160100516 Inventarier förskolan 600 299 301 301 Summa 600 299 301 301 Projekt 160100516 Återstoden av inventariebudget till nya Vilbokensförskola önskas föra över till år 2017.
Protokoll 12(32), investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA 2016-12-31 2016 Avvikelse 2016 Förslag till överföring till 2017 210311012 Åtgärder för att undvika översvämning 6 646 1 352 5 294 5 294 210411016 Översvämningsåtgärder i centrum 5 500 99 5 401 5 401 220600014 Förnyelse av styr och regler 386 249 137 137 220700014 Effektiviseringar och förnyelse av ventilatio 644 217 427 427 223010416 Simhallen, ytterväggar 400 26 374 374 223030416 Simhallen, utbyggnad av lekland 600 3 597 597 225111616 Brgskolan, plåtarbete o vindskivor 250 0 250 250 225121616 Moduler Brännaregårdsskolan 6 000 4 947 1 053 1 053 225131616 Brännaregårdsskolan, åtgärder byggkons 2 700 2 046 654 654 225211616 Ekerydsskolan, byte panel 310 209 101 101 225221616 Ekerydsskolan, köksinredning förskolelok 80 0 80 80 225231616 Ekerydsskolan, ventilationsaggregat försk 400 236 164 20 225241616 Ekerydsskolan, åtgärder byggkonstruktio 4 180 1 771 2 409 2 409 225711616 Kyrkhults skola, byte panel 420 3 417 417 225911616 Vilb skolan, ny vent gymn sal 500 5 495 495 225931616 Vilboksskolan, åtgärder byggkonstruktion 4 100 3 763 337 337 226510314 Kyrkhults förskola, kök 1 959 1 1 958 1 958 226510316 Kyrkkhults förskola, moduler 5 000 4 617 383 383 226610315 Nybyggnad av förskola på Vilboken 41 583 37 797 3 786 3 286 227311316 Holjeskolan, projektering 1 800 272 1 528 1 528 231411716 Anslutningar Riksväg 15 2 450 3 2 447 2 447 231511715 Förstudie Sunnanvägen 2 136 0 2 136 2 136 232211713 Omgyggnad av GC-banan Ö Storgatan 200 0 200 200 232311716 Cykelväg N Kyrkhultsv-Biskopsmåla 1 500 0 1 500 1 500 235211714 Handikappsanpassning busshållsplats Vi 70 0 70 70 235613516 Förstudie gestaltning av Å-rummen 200 74 126 126 Summa 90 014 57 690 32 324 31 680, exploateringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA 2016-12-31 2016 Avvikelse 2016 Förslag till överföring till 2017 270910916 Övre Strandplan, tomter för bostäder 4 360 41 4 319 4 319 Summa 4 360 41 4 319 4 319 Beredning: Arbetsutskottet 2017-03-14 45
Protokoll 13(32) KS 57/2017 KS 2017/461 57 Överföringar från 2016 till 2017 avseende driftsprojekt s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: beviljas överföring från 2016 med 389 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från årets resultat. Socialnämnden beviljas överföring från 2016 med 450 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Socialnämnden. Medel anvisas från årets resultat. Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 389 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Socialnämnden har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 450 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Yttrande/Bedömning/Förslag, driftsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA 2016-12-31 2016 Avvikelse 2016 Förslag till överföring till 2017 517600001 Lean 126 1 125 125 524600008 Iordningsställande holje 204:5 (Brända tom 1 600 1 336 264 264 Summa 1 726 1 337 389 389 Socialnämnden, driftsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA 2016-12-31 2016 Avvikelse 2016 Förslag till överföring till 2017 7930-5101-552000001 Införande av planeringssystemet Lapscare Projektet har förskjutits av olika anledningar (sjukdom, nya förutsättningar) från hösten 2016 till våren 2017 500 50 450 450 Summa 500 50 450 450 Beredning: Arbetsutskottet 2017-03-14 46
Protokoll 14(32)
Protokoll 15(32) KS 58/2017 KS 2017/521 58 Årsredovisning 2016 Jöran och Magdalena Öllers fond s beslut: Årsredovisning 2016 för Stiftelsen Jöran och Magdalena Öllers fond godkänns och undertecknas av kommunstyrelsens ledamöter. Enligt stiftelsens stadgar skall utdelning av nettoavkastningen ske enligt följande: Tio procent skall läggas till kapitalet. Av återstående belopp skall en fjärdedel ges som bidrag till driftkostnader för elevhemmet vid Lunds stifts folkhögskola i Jämshög (161 kr). Resten av avkastningen skall användas som stöd och stimulans till skolelever, dels till andra behövande inom Olofströms kommun. Samråd skall ske mellan utbildningsnämnden och social-nämnden och beslut fattas i respektive nämnd. Medel som finns att fördela mellan utbildningsnämnden och socialnämnden av 2016 års avkastning är 480 kr. Stiftelsens bokförda tillgångar uppgår 2016-12-31 till 726 734 kr. Delges: Rolf Persson, ekonom Ekonomichef
Protokoll 16(32) KS 59/2017 KS 2017/523 59 Årsredovisning 2016 Stiftelsen Sven Carlssons fond s beslut: Årsredovisning 2016 för Stiftelsen Sven Carlssons fond godkänns och undertecknas av kommunstyrelsens ledamöter. Enligt stiftelsens stadgar skall avkastningen av tillgångarna delas ut fr.o.m. år 2000 i form av musikstipendium. Gåvan 90 000 kronor har överlämnats den 3 maj 1996 att förvaltas av Olofströms kommun. Gåvan har den 9 juni 1998 utökats med 10 000 kronor. Av kapitalet har 117 000 kronor varit placerat i fastränteplacering i Sparbanken i Karlshamn. Stiftelsens förmögenhet uppgår 2016-12-31 till 122 425 kronor. Stipendier har under 2016 utbetalts till två stipendiater á 500 kr. Delges: Rolf Persson, ekonom Ekonomichef
Protokoll 17(32) KS 60/2017 KS 2017/523 60 Utdelning ur Stiftelsen Sven Carlssons fond 2017 s beslut: Förslaget är att 200 kr samt att delar av de beslutade men ej utbetalda anslagen används och betalas ut år 2017 som musikstipendier. Rolf Persson ekonom på kommunledningsförvaltningen har lämnat in underlag i ärendet. Enligt stadgarna i Stiftelsen Sven Carlssons fond, skall avkastningen på kapitalet användas för utdelning av musikstipendier till musikstuderande eller musikutövande ungdom. Årsredovisningen som upprättats för år 2016 visar att fritt eget kapital uppgår till 233 kr. Det finns 4 400 kr beslutade, men ej utbetalda anslag, sedan tidigare år. Dessa finns till förfogande. Delges: Rolf Persson, ekonom Ekonomichef Musikskolan
Protokoll 18(32) KS 61/2017 KS 2016/895 61 Arvode valdistriktens ordförande s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar att engångsarvode till valdistriktsordförande ska utgå per val. För valnämndens ordförande utgår ett fast månatligt arvode hela valåret. Därmed upphör kommunstyrelsens beslut 2016-08-30, 138 att gälla. Arvodesberedningen hanterade ärendet i juni 2016 och föreslog då att valnämndens och valdistriktens ordförande skulle arvoderas per val och inte per valår. Denna ändring är viktig då det med ett antal års mellanrum infaller två val samma år. Ärendet gick upp till kommunstyrelsen som beslutade enligt arvodesberedningens och personalutskottets förslag till beslut. Ärendet borde ha gått hela vägen till kommunfullmäktige då dessa beslutar om arvodesreglerna. En justering i detta beslut bör göras, Valnämndes ordförande ska ha månatligt arvode hela valåret enligt tidigare beslut. Och arvode till valdistriktsordförande utbetalas per val. Nuvarande månadsarvode för valnämndens ordförande är 2800 kr/månad och för valdistriktets ordförande 2344 kr per valår. Dessa belopp uppräknas årligen den 1 april enligt arvodesreglerna 19. Beredning: Personalutskottet 2017-03-10 18
Protokoll 19(32) KS 62/2017 KS 2017/553 62 Val av representant till styrelsen Mörrumsåns vattenråd s beslut: Olofströms kommun nominerar Rolf Persson (S) som representant i styrelsen för Mörrums vattenråd. Valberedningen för Mörrumsåns vattenråd begär att Olofströms kommun inkommer med nominering till styrelsen för Mörrumsåns vattenråd. Stämma kommer hållas i slutet av maj 2017 och de kommunala representanterna kommer då väljas för en period på två år. Nuvarande representant för Olofströms kommun i styrelsen för Mörrumsåns vattenråd är Rolf Persson (S). Delges: Valberedningen Mörrums vattenråd Rolf Persson Förtroendemannaregistret
Protokoll 20(32) KS 63/2017 KS 2017/661 63 Nominering av kandidater till valberedningen för SydostLeader s beslut: Olofströms kommun nominerar Patrik Sjöstedt (S) som kandidat till SydostLeaders valberedning 2017. Begäran från SydostLeader att inkomma med nominering ur trepartnerskapet av kandidater till valberedning 2017. Valberedningen kommer att väljas vid årsstämman den 12 maj 2017. Förslag på kandidater ska inkomma till SydostLeaders kontor senast måndag 10 april 2017. Delges: SydostLeader Patrik Sjöstedt Förtroendemannaregistret
Protokoll 21(32) KS 64/2017 KS 2017/280 64 Inbjudan till Totalförsvarsdag - Länsstyrelsen Blekinge län s beslut: Arbetsutskottets ledamöter ges möjlighet att närvara vid Totalförsvarsdagen den 13 juni 2017, kl. 13.00-16.00. Länsstyrelsen Blekinge län tillsammans med militärregion Syd bjuder in kommunstyrelsens arbetsutskott till en Totalförsvarsdag med tema säkerhetshot och vad som förväntas av länet framöver. Programpunkter: En orolig omvärld Säkerhetsbeskrivning och Försvarsmaktens pågående arbete. Planeringsförutsättningar till 2020 och pågående arbete i länet. Tid: Tisdagen den 13 juni kl.13-16 Plats: Lokal Amazonas NetPort i Karlshamn Anmälan till Malin Lind Mattsson senast 20 april tel. 010-22 40 226 alt. mejla malin.lind.mattsson@lansstyrelsen.se Delges: Ledamöter kommunstyrelsens arbetsutskott Arvodessamordnare
Protokoll 22(32) KS 65/2017 KS 2017/181 65 Arkivbeskrivning KS s beslut: Föreliggande arkivbeskrivning antas. Därmed upphör arkivbeskrivningen antagen 2016-09-27 160 samt beslut om arkivansvarig och arkivombud för kommunstyrelsen 2016-01-26 14 att gälla. Enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen ska bland annat en arkivbeskrivning finnas. Från 2017-01-01 är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för arkivbeskrivning till sina medlemmar som arkivbeskrivningen antagen 2016-09-27 160 nu omformats till. I den uppdaterade arkivbeskrivningen finns även arkivansvarig och arkivombud redovisade. Den arkivansvarige har formellt ansvar för avdelningens/myndighetens arkiv (informationsägare). Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen. Arkivombud är en anställd som bland annat har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) på en avdelning. Dessa roller ska finnas inom alla kommunens förvaltningar. På kommunledningsförvaltningen har vi också en arkivfunktion som hanterar centralarkivet. Beredning: Arbetsutskottet 2017-03-14 42 Delges: Kommunchef Samtliga chefer KLF Arkivansvarig KS Arkiv Sydarkivera
Protokoll 23(32) KS 66/2017 KS 2017/181 66 Kommungemensam dokumenthanteringsplan s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: Dokumenthanteringsplanen antas för samtliga av kommunens förvaltningar. Enligt antaget arkivreglemente och arkivlagen krävs att en dokumenthanteringsplan upprättas. Från 2017-01-01 är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för dokumenthanteringsplan till sina medlemmar, kallad VerkSAM PLAN. Utifrån denna mall har en kommungemensam dokumenthanteringsplan skapats. Dokumenthanteringsplanen beskriver kommunens processer. Varje process innehåller olika handlingar. Genom dokumenthanteringsplanen finns riktlinjer om hur varje handling ska hanteras. I dokumenthanteringsplanen finns gallringsbeslut, som beskriver om en handling ska bevaras eller gallras. Om handlingen ska gallras, finns tidsanvisning om detta. Det finns även beskrivet huruvida handlingen ska registreras i diariet eller inte. Dokumenthanteringsplanen finns till för att underlätta för varje medarbetare i sitt arbete och har under 2016 varit remitterad till berörda förvaltningar. Den beskriver hur man ska hantera den handling som inkommit, upprättats eller expedierats hos myndigheten. Administrativa avdelningen, kommunledningsförvaltningen kommer under året arbeta med grupper inom varje förvaltning för att implementera och utveckla dokumenthanteringsplanen. Beredning: Arbetsutskottet 2017-03-14 39
Protokoll 24(32) KS 67/2017 KS 2017/193 67 Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. Beslut fattades av kommunstyrelsens personalutskott 2017-03-10: 14 Aktuellt läge för projektet "Heja hälsan" 15 Information från bemanningsenheten Sanne Persson får i uppdrag att ta fram en redovisning över den totala kostnaden för den övertid som ordinarie personal arbetar. 16 Sjukfrånvarostatistik 17 Lönekartläggning 2016 Förslaget till lönekartläggning jämte de handlingsplaner som upprättats antas. HR-chefen får i uppdrag att se över hanteringen av lönesättning för personer med anställningsstöd kontra personer med lägsta lön. Förslaget tas upp inför 2018. 19 Uppräkning av förtroendevaldas arvoden 2017 Den upprättade uppräkningen av arvoden för 2017 antas. 20 Information om avtal med staten om e-hälsa 21 Rekommendation om Kvalitet i särskilt boende för äldre nattetid 22 Svar på heroma redovisning HR-chefens svar tas till dagens protokoll. HR-chefen får i uppdrag att granska om utbetalad lön stämmer överens med personalens anmälda frånvaro. Redovisning av denna granskning tas efter sommarens semestrar. 23 Förslag till extra möte för kommunstyrelsens personalutskott s personalutskott lägger till ett extra möte på fredag den 21 april 2017 kl.08:30.
Protokoll 25(32) KS 68/2017 KS 2017/193 68 Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott s beslut: Redovisningen antecknas till protokollet. 34 Upphandling ramavtal för markentreprenörer-godkännande av förfrågningsunderlag s arbetsutskotts beslut: Förfrågningsunderlaget godkänns för upphandling av markentreprenörer. 35 Upphandling drift och underhåll Enskilda vägar-godkännande av förfrågningsunderlag s arbetsutskotts beslut: Förfrågningsunderlaget godkänns inför upphandling av drift och underhåll Enskilda vägar. 37 Ansökan om köp av kommunal mark i anslutning till Holje 2:283 (Holjekroken) s arbetsutskotts beslut: Samhällsutvecklingsavdelningen får i uppdrag att undersöka möjligheten att sälja del av Holje 2:283. 40 Kallelse till årsmöte med andelsföreningen Folkets Hus i Kyrkhult s arbetsutskotts beslut: Rolf Persson (S) medverkar som ombud för Olofströms kommun vid årsmötet med Andelsföreningen Folkets Hus i Kyrkhult u.p.a. 41 Meddelande om förslag om bildande av djurskyddsområde - Länsstyrelsen Blekinge län 43 Samrådshandlingar för Holje 204:5 (Brända tomten) s arbetsutskotts beslut: Upprättade planhandlingar godkänns för samråd Holje 204:5 (Brända tomten). 47 Medlemsdialog med Region Blekinge inför budget 2018 s arbetsutskotts beslut: Vi tackar representanterna från Region Blekinge för föredragandet. Informationen tas till dagens protokoll.
Protokoll 26(32) KS 69/2017 KS 2017/194 69 Delegationsbeslut 20170404 s beslut: Redovisningen av delegationsbesluten godkänns. Löpnr Ärende 1488/2017 Anställningsavtal lokalvårdare tillsvidare 100% fr.o.m. 2017-03-01, J.W. 2095/2017 Anställningsavtal samordnande lönekonsult HR-avdelningen
Protokoll 27(32) KS 70/2017 KS 2017/193 70 Medel i verksamhet 60 integration s beslut: Redovisningen godkänns.
Protokoll 28(32)
Protokoll 29(32) KS 71/2017 KS 2017/193 71 Medel i sociala investeringsfonden s beslut: Redovisningen godkänns.
Protokoll 30(32)
Protokoll 31(32) KS 72/2017 KS 2017/193 72 Medel till kommunstyrelsens förfogande s beslut: Redovisningen godkänns.
Protokoll 32(32) KS 73/2017 KS 2017/193 73 Meddelanden s beslut: Meddelandena noteras till protokollet. Löpnr Ärende 1498/2017 Brev till regioner och länsstyrelser: Möjlighet till dialog med Utredningen om kommunal planering för bostäder (N 2017:4) 1996/2017 Protokoll från årsstämma med årsredovisning Olofströms Näringsliv AB. 1841/2017 Kallelse till ordinarie årsstämma VMAB 2017-04-13, Västblekinge miljö AB med årsredovisning och revisionsberättelse.