Konferensrum Olofström, Kommunhuset. Enligt föredragningslista. Kjell-Åke Karlsson Ordf.

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kallelse Plats Tid Ärenden Konferensrum Olofström, Kommunhuset kl.14:00 Enligt föredragningslista Kjell-Åke Karlsson Ordf. Sändlista Kallade ledamöter Sara Rudolfsson (S) FÖRHINDER Kjell-Åke Karlsson (S) Karmen Björkman (S) Kaj Joelsson (S) Sammy Gunnarsson (S) Sam Vidén Jakobsson (S) FÖRHINDER Anita Skarphagen (S) Rolf Jönsson (C) Patrik Krupa (M) FÖRHINDER Klavs Wix Nielsen (KD) Max Nielsen (SD) Anna-Lena Mattsson (SD) Jennie Johannesson (V) Övriga kallade Iréne Robertsson, kommunchef Matilda Frigård, sekreterare Fredrik Svennergren, polisen Pirjo Veteli (S), tjänstgörande ersättare Yvonne Andreasson (S), tjänstgörande ersättare Rolf Persson (S) Thommy Svensson (KD) Andreas Brovall (C) Torsten Cairenius (M), tjänstgörande ersättare Tommy Holmgren (SD) Om Du har förhinder meddela Matilda Frigård telefon alt. mejla 1

2 Handlingar Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Ärendelista Tid/Föredragande 50 Informationsärende - Polisen Fredrik Svennergren, polisen 51 Aktuellt från kommunledningsförvaltningen Iréne Robertsson 52 Besvarande av fråga gällande implementering av ny dataskyddsförordning 2018 Fika Gratis sandhämtning för boende i Olofströms Kommun 54 Ansökan om bidrag till HLR-utbildning 55 Ansökan om medfinansiering för renovering av Vilshults medborgarhus 56 Överföringar från 2016 till 2017 avseende investerings- och exploateringsprojekt 57 Överföringar från 2016 till 2017 avseende driftsprojekt 58 Årsredovisning 2016 Jöran och Magdalena Öllers fond 59 Årsredovisning 2016 Stiftelsen Sven Carlssons fond 60 Utdelning ur Stiftelsen Sven Carlssons fond Arvode valdistriktens ordförande 62 Val av representant till styrelsen Mörrumsåns vattenråd 63 Nominering av kandidater till valberedningen för SydostLeader 64 Inbjudan till Totalförsvarsdag - Länsstyrelsen Blekinge län 65 Arkivbeskrivning KS 66 Kommungemensam dokumenthanteringsplan 67 Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott 68 Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott 69 Delegationsbeslut Medel i verksamhet 60 integration 71 Medel i sociala investeringsfonden 72 Medel till kommunstyrelsens förfogande 73 Meddelanden 2

3 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Informationsärende - Polisen Förslag till beslut Informationen antecknas till dagens protokoll. Sammanfattning Representant från polisen informerar om samverkan mellan Olofströms kommun och polismyndigheten. Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 3

4 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Aktuellt från kommunledningsförvaltningen Förslag till beslut Informationen antecknas till protokollet. Sammanfattning Iréne Robertsson, kommunchef, informerar om vad som händer på kommunledningsförvaltningen. Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 4

5 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU 38/2017 KS 2016/1808 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen anser revisorernas fråga besvarad med kommunchefens yttrande nedan. Yttrande/Bedömning/Förslag Iréne Robertsson, kommunchef, föredrar i ärendet. Revisorerna har i skrivelse till kommun och de kommunala bolagen ställt frågan om hur vi bereder oss inför Dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen kommer att gälla som svensk lag från och med maj Denna kommer då att ersätta Personuppgiftslagen men utöver hanteringa av personuppgifter regleras också It-system. Förändringen innebär att den enskildes rätt kommer att stärkas och ställer strängare krav på att företag och kommun ska informera enskilda om hur vi hanterar personuppgifterna och ger också större möjlighet att motsätta sig att vi använder personuppgifterna. Under 2016 fick administrativ chef tillsammans med IT-chef i uppdrag att förbereda organisationen för förändringarna och har också gått utbildning i vad som krävs. Vi kommer från kommunledningsförvaltningen att ge information, råd och stöd i implementeringen till samtliga förvaltningar och helägda bolag. 5

6 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Iréne Robertsson Kommunchef Besvarande av fråga gällande implementering av ny dataskyddsförordning 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen anser revisorernas fråga besvarad med kommunchefens yttrande nedan. Yttrande/Bedömning/Förslag Revisorerna har i skrivelse till kommun och de kommunala bolagen ställt frågan om hur vi bereder oss inför Dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen kommer att gälla som svensk lag från och med maj Denna kommer då att ersätta Personuppgiftslagen men utöver hanteringa av personuppgifter regleras också It-system. Förändringen innebär att den enskildes rätt kommer att stärkas och ställer strängare krav på att företag och kommun ska informera enskilda om hur vi hanterar personuppgifterna och ger också större möjlighet att motsätta sig att vi använder personuppgifterna. Under 2016 fick administrativ chef tillsammans med IT-chef i uppdrag att förbereda organisationen för förändringarna och har också gått utbildning i vad som krävs. Vi kommer från kommunledningsförvaltningen att ge information, råd och stöd i implementeringen till samtliga förvaltningar och helägda bolag. Kommunledningsförvaltningen Iréne Robertsson Kommunchef Bilagor: 1 Fråga från revisorerna om den nya Dataskyddsförordningen 6

7 OLOFSTRÖMS sma KOMMUN lll) OLOFSTRÖMS KOMMUN Revisionen.. Kommunledningsiorvaltnlngen ,_ i zulu Kommunstyrelsen Olofströmshus AB Olofströms Kraft AB Dataskyddsförordningen Den 25 maj 2018 kommer en ny EU-förordning om dataskydd att ersätta den svenska personuppgiftslagen. Förordningen kallas på svenska "allmän dataskyddsförordning", Förordningen antogs i april 2016 av Europaparlamentet och EU:s ministerråd. Dataskyddsförordningen blir svensk lag och ska börja tillämpas i maj Den kommer att ersätta personuppgiftslagen (PuL) och delvis även patientdatalagen (PDL). Dataskyddsförordningen innehåller flera förändringarjämfört med nuvarande regler. Revisorerna önskar svar på hur ni har förberett er inför implementeringen av dataskyddsförordningen? Svaret skall vara revisorerna och lekmannarevisortillhanda senast den 31 mars För kommunens revisorer,,, Älvanåv Ordförande 7

8 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU 36/2017 KS 2017/411 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar: Medel avsätts för inköp av sandlådor. Beräknad kostnad ca kr. Inköp av grusmaterial och transport med kranbil eller hjullastare hanteras i befintlig vinterbudget och kan samordnas med leveranser till Olofströms Kraft. Sammanfattning Centerpartiet i Jämshög har lämnat in en skrivelse där man föreslår att kommunen ska erbjuda gratis sand för avhämtning i mängd som behövs vid normal sandning vid villaboende. Yttrande/Bedömning/Förslag Undertecknad handläggare har varit i kontakt med VMAB, som ställer sig positiva till att upplåta en yta på återvinningsstationen på Traktorvägen till sandlådor. Avhämtning kan ske under stationens ordinarie öppettider. 8

9 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Ola Karlsson Teknisk samordnare infrastruktur Skrivelse om gratis sandhämtning för boende i Olofströms Kommun Förslag till beslut Medel avsätts för inköp av sandlådor. Beräknad kostnad ca kr. Inköp av grusmaterial och transport med kranbil eller hjullastare hanteras i befintlig vinterbudget och kan samordnas med leveranser till Olofströms Kraft. Sammanfattning Centerpartiet i Jämshög har lämnat in en skrivelse där man föreslår att kommunen ska erbjuda gratis sand för avhämtning i mängd som behövs vid normal sandning vid villaboende. Yttrande/Bedömning/Förslag Undertecknad handläggare har varit i kontakt med VMAB, som ställer sig positiva till att upplåta en yta på återvinningsstationen på Traktorvägen till sandlådor. Avhämtning kan ske under stationens ordinarie öppettider. Skäl till det föreslagna beslutet Det är svårt för privatpersoner att komma över mindre mängder sand för sandning av t.ex. trappor och infarter. Ur logistik- och miljöhänseende kan det vara bra att tillhandahålla sanden på en plats dit många ändå kör sitt avfall med släp. Kommunledningsförvaltningen Ola Karlsson Teknisk samordnare infrastruktur Bilagor: Skrivelse från Centerpartiet 1 Skrivelse om att erbjuda gratis sandhämtning för 9

10 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / boende i Olofströms kommun 10

11 Q;_J;» 3TrID1'\/ x3 KOMMUN "I-' Kcmmunleamngsnrvaltnmgen Gaslunda den 15 februari Skrivelse till Olofströms kommun angående sandhämtning. Vintern går mot sitt slut men risken för halkskador kan finnas kvar långt fram på vårkanten. Kostnaderna för olika typer av skador är höga och innebär mycket lidande som skulle kunna minska betydligt med enkla och billiga medel. En del kommuner delar ut gratis halkskydd till pensionärer vilket Olofström också borde överväga. Centerpartiet föreslår också att vi erbjuder boende i Olofströms kommun gratis sand för avhämtning i mängd som behövs till normal sandning för villaboende. Plats kan vara vid Olofströms kraft och kanske någon ytterligare. Kostnaderna för detta lär betala sig många gånger om och spara en del inom vår ansträngda sjukvård. Centerpartiet i Jämshög 11

12 Protokoll 1(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU 44/2017 KS 2017/459 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar: Medel beviljas ur verksamhet 60 med kr år 2017 för att ge FRG, Frivilliga Resursgruppen i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelseklass årskurs 8 som deras jämnåriga får, utbildning på brandstationen samt utbildning i trafiksäkerhet och krisberedskap. Medel beviljas ur verksamhet 60 med kr år 2017 till FRG för HLRutbildning (HjärtLungRäddning) till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Totalt beviljas medel om kr. Sammanfattning Catharina Ahlström, integrationssamordnare, redovisar i ärendet. Olofströms Frivilliga Resursgrupp (FRG) erbjuder kurser inom hjärt- och lungräddning (HLR) med hjärtstartare och luftvägsstopp enligt HLR-rådets riktlinjer. FRG har ett avtal med kommunen om utbildning av personal, av elever i årskurs 2, 4 och 8 samt av elever på vissa utbildningar inom Vuxenutbildningen. I utbildningen ingår även information om kommunens krisberedskap. Det ökade elevantalet av nyanlända och asylsökande i grundskolan innebär att FRG inte har ekonomisk möjlighet att ge eleverna i för-beredelseklass årskurs 8 den utbildning som deras jämnåriga får. I årskurs 8 får eleverna sin utbildning på brandstationen samt utbildning i trafik-säkerhet och krisberedskap. Utbildningen för eleverna i förberedelse-klassen behöver ske med hjälp av tolk samt även utökas i tid. Inom vuxenutbildningen genomförs HLR-utbildning idag för elever inom vårdoch omsorgsutbildningar samt för yrkeshögskoleutbildningarna. Utbildning saknas för SFI-elever samt för elever på grundläggande och gymnasial nivå. Eleverna på SFI tillhör främst målgruppen nyanlända men där finns även andra grupper av invandrare. Inom grundläggande och gymnasial utbildning finns också många från gruppen nyanlända. Personer som har genomfört en HLR-kurs kan vara den som räddar liv samtidigt som utbildningen även ger en kompetens som är bra när man söker arbete. Ansökan Kommunledningsförvaltningen ansöker om medel för att kunna ge FRG i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelse-klass årskurs 8 som deras jämnåriga får. Kostnaden beror till viss del på antalet deltagare och uppskattas till kr under

13 Protokoll 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunledningsförvaltningen ansöker även om medel till FRG för HLRutbildning under 2017 till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Kostnaden beror även här på antalet deltagare och uppskattas till kr. Ansökan avser totalt kr. 13

14 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Ansökan om bidrag till HLR-utbildning Förslag till beslut Medel beviljas ur vht 60 med kr år 2017 för att ge FRG, Frivilliga Resursgruppen i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelseklass årskurs 8 som deras jämnåriga får, utbildning på brandstationen samt utbildning i trafiksäkerhet och krisberedskap. Medel beviljas ur vht 60 med kr år 2017 till FRG för HLR-utbildning (HjärtLungRäddning) till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Sammanfattning Olofströms Frivilliga Resursgrupp (FRG) erbjuder kurser inom hjärt- och lungräddning (HLR) med hjärtstartare och luftvägsstopp enligt HLR-rådets riktlinjer. FRG har ett avtal med kommunen om utbildning av personal, av elever i årskurs 2, 4 och 8 samt av elever på vissa utbildningar inom Vuxenutbildningen. I utbildningen ingår även information om kommunens krisberedskap. Det ökade elevantalet av nyanlända och asylsökande i grundskolan innebär att FRG inte har ekonomisk möjlighet att ge eleverna i förberedelseklass årskurs 8 den utbildning som deras jämnåriga får. I årskurs 8 får eleverna sin utbildning på brandstationen samt utbildning i trafiksäkerhet och krisberedskap. Utbildningen för eleverna i förberedelseklassen behöver ske med hjälp av tolk samt även utökas i tid. Inom vuxenutbildningen genomförs HLR-utbildning idag för elever inom vård- och omsorgsutbildningar samt för yrkeshögskoleutbildningarna. Utbildning saknas för SFI-elever samt för elever på grundläggande och gymnasial nivå. Eleverna på SFI tillhör främst målgruppen nyanlända men där finns även andra grupper av invandrare. Inom grundläggande och gymnasial utbildning finns också många från gruppen nyanlända. Personer som har genomfört en HLR-kurs kan vara den som räddar liv samtidigt som utbildningen även ger en kompetens som är bra när man söker arbete. Ansökan Kommunledningsförvaltningen ansöker om medel för att kunna ge FRG i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelseklass årskurs 8 som deras jämnåriga får. Kostnaden beror till viss del på antalet deltagare och uppskattas till kr under

15 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Kommunledningsförvaltningen ansöker även om medel till FRG för HLRutbildning under 2017 till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Kostnaden beror även här på antalet deltagare och uppskattas till kr. Ansökan avser totalt kr. Kommunledningsförvaltningen Catharina Ahlström integrationssamordnare 15

16 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Ansökan om medfinansiering för renovering av Vilshults medborgarhus Förslag till beslut Olofströms kommun beviljar medfinansering (30%) med totalt kr för renovering av Vilshults medborgarhus. Medel tas ur kommunstyrelsens förfogande, kr, mot avrop, då redovisning av inkomna bidrag ska redovisas av Vilshults meborgarhusförening innan utbetalning. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har hanterat ärendet vid möte , 10. Nämnden överlämnade ärendet till kommunstyrelsen då de inte har medel till att ge bidrag inom befintlig budget, men ställer sig positiv till renoveringsåtgärderna av Vilshults medborgarhus. Vilshults Medborgarhusförening har kommit in med en ansökan om bidrag för utvändig målning av Medborgarhuset samt byte till energibesparande och underhållsfria fönster. Total kostnad kronor. Föreningen har lämnat in ansökan om investeringsbidrag (50 % av totalkostnad= kronor) till Boverket i Karlskrona. Boverkets villkor för bidrag är att kommunen åtar sig att medverka i finansieringen av projektet med minst 30 procent av det bidragsunderlag som Boverket fastställer i ärendet = kronor. Föreningen avser också att söka medel från andra bidragsgivare och det kan minska kommunens insats. Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 1 Protokollsutdrag KFN Ansökan om investeringsbidrag Vilshults Medborgarhusförening 2 Tjänsteskrivelse fritidschefen om bidrag till Vilshults medborgarhus 16

17 Protokoll 1(2) Sammanträdesdatum Kultur och fritidsnämnden Plats och tid Biblioteket,Sammanträdesrummet :30-16:00 Beslutande (S) Patrik Sjöstedt (S) Linda Rehn (M) Britta Lindgren (S) Siw Joelsson (S) Håkan Björkman (V) Johnny Isaksson (C) Maj Lindström (S) Sam Vidén Jakobsson Tjg ers för Erik Halling (S) (SD) Rolf Witte Tjg ers för Rod Mundenius (SD) Övriga deltagande Rita Stjernkvist-Johansson (S) Istvan Czipo (MP) Joanna Holden, förvaltningschef Stefan Mårtensson, fritidschef Håkan Forsman, förvaltningsekonom Åsa Nilsson, förvaltningssekreterare Helena Oinas Wihlborg, seniorkonsulent Anne Asterhäll, Holjebadet Elvin Jakus, Växtverket Utses att justera Siw Joelsson Bengtsson (S) Paragraf 1-14 Justeringens plats och tid Kultur och fritidsförvaltningen Sekreterare Ordförande Justerande... Åsa Nilsson... Patrik Sjöstedt... Siw Joelsson Bengtsson ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kultur- och fritidsförvaltningen och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. Beslutsinstans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Kultur och fritidsnämnden Datum för anslags nedtagande Underskrift Åsa Nilsson 17

18 Protokoll 2(2) Sammanträdesdatum Kultur och fritidsnämnden KFN 10/2017 KFN 2017/ Ansökan om investeringsbidrag från Vilshults Medborgarhusförening Kultur och fritidsnämndens beslut: Kultur och Fritidsnämnden ställer sig positiv till renoverings-åtgärderna men har inte medel att ge bidrag inom befintlig budget varför ärendet lämnas vidare till Kommunstyrelsen. Sammanfattning Vilshults Medborgarhusförening har inkommit med en ansökan om bidrag till utvändig målning av Medborgarhuset samt byte till energibesparande och underhållsfria fönster. Total kostnad kronor. Föreningen har lämnat in ansökan om investeringsbidrag ( 50 % av totalkostnad = kronor ) till Boverket i Karlskrona. Boverkets villkor för bidrag är att kommunen åtar sig att medverka i finansieringen av projektet med minst 30 procent av det bidragsunderlag som Boverket fastställer i ärendet = kronor. Föreningen avser också att söka medel från andra bidragsgivare och det kan minska kommunens insats. Delges: Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 Protokoll 1(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU 45/2017 KS 2017/460 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar: Utbildningsnämnden beviljas överföring från 2016 med 301 tkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Utbildningsnämnden. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Kommunstyrelsen beviljas överföring från 2016 med 31,68 mkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Kommunstyrelsen beviljas överföring från 2016 med 4,319 mkr i exploateringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Sammanfattning Karl Andrae, ekonomichef, redovisar i ärendet. Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om 31,68 mkr och exploateringsmedel om 4,319 mkr (se förteckning under yttrande nedan). Utbildningsnämnden har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om totalt 301 tkr. (se förteckning under yttrande nedan) Övriga nämnder har inte begärt någon överföring. Yttrande/Bedömning/Förslag Utbildningsnämnden, investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Inventarier förskolan Summa Projekt Återstoden av inventariebudget till nya Vilbokensförskola önskas föra över till år

25 Protokoll 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsen, investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Åtgärder för att undvika översvämning Översvämningsåtgärder i centrum Förnyelse av styr och regler Effektiviseringar och förnyelse av ventilatio Simhallen, ytterväggar Simhallen, utbyggnad av lekland Brgskolan, plåtarbete o vindskivor Moduler Brännaregårdsskolan Brännaregårdsskolan, åtgärder byggkons Ekerydsskolan, byte panel Ekerydsskolan, köksinredning förskolelok Ekerydsskolan, ventilationsaggregat försk Ekerydsskolan, åtgärder byggkonstruktio Kyrkhults skola, byte panel Vilb skolan, ny vent gymn sal Vilboksskolan, åtgärder byggkonstruktion Kyrkhults förskola, kök Kyrkkhults förskola, moduler Nybyggnad av förskola på Vilboken Holjeskolan, projektering Anslutningar Riksväg Förstudie Sunnanvägen Omgyggnad av GC-banan Ö Storgatan Cykelväg N Kyrkhultsv-Biskopsmåla Handikappsanpassning busshållsplats Vi Förstudie gestaltning av Å-rummen Summa Kommunstyrelsen, exploateringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Övre Strandplan, tomter för bostäder Summa

26 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Karl Andrae Överföringar från 2016 till 2017 avseende investerings- och exploateringsprojekt Förslag till beslut Utbildningsnämnden beviljas överföring från 2016 med 301 tkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Utbildningsnämnden. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Kommunstyrelsen beviljas överföring från 2016 med 31,68 mkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Kommunstyrelsen beviljas överföring från 2016 med 4,319 mkr i exploateringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Sammanfattning Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om 31,68 mkr och exploateringsmedel om 4,319 mkr (se förteckning under yttrande nedan). Utbildningsnämnden har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om totalt 301 tkr. (se förteckning under yttrande nedan) Övriga nämnder har inte begärt någon överföring. Yttrande/Bedömning/Förslag Utbildningsnämnden, investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Inventarier förskolan Summa Projekt Återstoden av inventariebudget till nya Vilbokensförskola önskas föra över till år

27 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Kommunstyrelsen, investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Åtgärder för att undvika översvämning Översvämningsåtgärder i centrum Förnyelse av styr och regler Effektiviseringar och förnyelse av ventilatio Simhallen, ytterväggar Simhallen, utbyggnad av lekland Brgskolan, plåtarbete o vindskivor Moduler Brännaregårdsskolan Brännaregårdsskolan, åtgärder byggkons Ekerydsskolan, byte panel Ekerydsskolan, köksinredning förskolelok Ekerydsskolan, ventilationsaggregat försk Ekerydsskolan, åtgärder byggkonstruktio Kyrkhults skola, byte panel Vilb skolan, ny vent gymn sal Vilboksskolan, åtgärder byggkonstruktion Kyrkhults förskola, kök Kyrkkhults förskola, moduler Nybyggnad av förskola på Vilboken Holjeskolan, projektering Anslutningar Riksväg Förstudie Sunnanvägen Omgyggnad av GC-banan Ö Storgatan Cykelväg N Kyrkhultsv-Biskopsmåla Handikappsanpassning busshållsplats Vi Förstudie gestaltning av Å-rummen Summa Kommunstyrelsen, exploateringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Övre Strandplan, tomter för bostäder Summa Kommunledningsförvaltningen Karl Andrae Bilagor: 27

28 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU 46/2017 KS 2017/461 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen beviljas överföring från 2016 med 389 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från årets resultat. Socialnämnden beviljas överföring från 2016 med 450 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Socialnämnden. Medel anvisas från årets resultat. Sammanfattning Karl Andrae, ekonomichef, redovisar i ärendet. Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 389 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Socialnämnden har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 450 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Yttrande/Bedömning/Förslag Kommunstyrelsen, driftsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Lean Iordningsställande holje 204:5 (Brända tom Summa Socialnämnden, driftsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Införande av planeringssystemet Lapscare Projektet har förskjutits av olika anledningar (sjukdom, nya förutsättningar) från hösten 2016 till våren Summa

29 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Karl Andrae Överföringar från 2016 till 2017 avseende driftsprojekt Förslag till beslut Kommunstyrelsen beviljas överföring från 2016 med 389 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från årets resultat. Socialnämnden beviljas överföring från 2016 med 450 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Socialnämnden. Medel anvisas från årets resultat. Sammanfattning Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 389 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Socialnämnden har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 450 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Yttrande/Bedömning/Förslag Kommunstyrelsen, driftsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Lean Iordningsställande holje 204:5 (Brända tom Summa Socialnämnden, driftsbudget 29

30 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Införande av planeringssystemet Lapscare Projektet har förskjutits av olika anledningar (sjukdom, nya förutsättningar) från hösten 2016 till våren Summa Kommunledningsförvaltningen Karl Andrae Bilagor: 30

31 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Ann-Sofie Belec Förvaltningsassistent Årsredovisning 2016 Jöran och Magdalena Öllers fond Förslag till beslut Årsredovisning 2016 för Stiftelsen Jöran och Magdalena Öllers fond godkänns och undertecknas av kommunstyrelsens ledamöter. Sammanfattning Rolf Persson ekonom på kommunledningsförvaltningen har lämnat in underlagen till ärendet. Enligt stiftelsens stadgar skall utdelning av nettoavkastningen ske enligt följande: Tio procent skall läggas till kapitalet. Av återstående belopp skall en fjärdedel ges som bidrag till driftkostnader för elevhemmet vid Lunds stifts folkhögskola i Jämshög (161 kr). Resten av avkastningen skall användas som stöd och stimulans till skolelever, dels till andra behövande inom Olofströms kommun. Samråd skall ske mellan utbildningsnämnden och social-nämnden och beslut fattas i respektive nämnd. Medel som finns att fördela mellan utbildningsnämnden och socialnämnden av 2016 års avkastning är 480 kr. Stiftelsens bokförda tillgångar uppgår till kr. Kommunledningsförvaltningen Ann-Sofie Belec Förvaltningsassistent Bilagor: 1 Årsredovisning 2016 Jöran och Magdalena Öllers fond 2 Fördelning ur Jöran och Magdalena Öllers fond 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 OLOFSTRÖMS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Redovisning av utdelningsbart belopp ur Stiftelsen Jöran och Magdalena Öllers fond av 2016 års avkastning på bankmedel och värdepapper, att utbetalas Årets resultat 711,75 Avgår till bundet eget kapital 10% av ovanstående -71,18 Summa 640,57 Avgår bidr. till elevh. Jämsh. Folkhögsk. 25% av ovanst. summa -161,00 Att fördelas mellan Utbildningsnämnden och Socialnämnden av 2016 års avkastning 480,00 Att förfoga över för respektive nämnd: Utbildningsnämnden Kvarvarande från 2015 och tidigare ,09 Tillkommer ,00 Summa UBN ,09 Socialnämnden Kvarvarande från 2015 och tidigare 9 555,50 Tillkommer ,00 Avgår fakturanummer: ,00 Summa SOC 8 416,50 Jag emotser beslut i respektive nämnd om fördelning av anslaget. Rolf Persson Ekonom 38

39 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Ann-Sofie Belec Förvaltningsassistent Årsredovisning 2016 Stiftelsen Sven Carlssons fond Förslag till beslut Årsredovisning 2016 för Stiftelsen Sven Carlssons fond godkänns och undertecknas av kommunstyrelsens ledamöter. Sammanfattning Enligt stiftelsens stadgar skall avkastningen av tillgångarna delas ut fr.o.m. år 2000 i form av musikstipendium. Gåvan kronor har överlämnats den 3 maj 1996 att förvaltas av Olofströms kommun. Gåvan har den 9 juni 1998 utökats med kronor. Av kapitalet har kronor varit placerat i fastränteplacering i Sparbanken i Karlshamn. Stiftelsens förmögenhet uppgår till kronor. Stipendier har under 2016 utbetalts till två stipendiater á 500 kr. Kommunledningsförvaltningen Ann-Sofie Belec Förvaltningsassistent Bilagor: 1 Årsredovisning 2016 för Sven Carlsson fond 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Ann-Sofie Belec Förvaltningsassistent Utdelning ur Stiftelsen Sven Carlssons fond 2017 Förslag till beslut Förslaget är att 200 kr samt att delar av de beslutade men ej utbetalda anslagen används och betalas ut år 2017 som musikstipendier. Sammanfattning Rolf Persson ekonom på kommunledningsförvaltningen har lämnat in underlag i ärendet. Enligt stadgarna i Stiftelsen Sven Carlssons fond, skall avkastningen på kapitalet användas för utdelning av musikstipendier till musikstuderande eller musikutövande ungdom. Årsredovisningen som upprättats för år 2016 visar att fritt eget kapital uppgår till 233 kr. Det finns kr beslutade, men ej utbetalda anslag, sedan tidigare år. Dessa finns till förfogande. Kommunledningsförvaltningen Ann-Sofie Belec Förvaltningsassistent Bilagor: 45

46 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott KSPU 18/2017 KS 2016/895 Kommunstyrelsens personalutskotts beslut: Kommunfullmäktige beslutar att engångsarvode till valdistriktsordförande ska utgå per val. För valnämndens ordförande utgår ett fast månatligt arvode hela valåret. Därmed upphör kommunstyrelsens beslut , 138 att gälla. Sammanfattning Arvodesberedningen hanterade ärendet i juni 2016 och föreslog då att valnämndens och valdistriktens ordförande skulle arvoderas per val och inte per valår. Denna ändring är viktig då det med ett antal års mellanrum infaller två val samma år. Ärendet gick upp till kommunstyrelsen som beslutade enligt arvodesberedningens och personalutskottets förslag till beslut. Ärendet borde ha gått hela vägen till kommunfullmäktige då dessa beslutar om arvodesreglerna. En justering i detta beslut bör göras, Valnämndes ordförande ska ha månatligt arvode hela valåret enligt tidigare beslut. Och arvode till valdistriktsordförande utbetalas per val. Nuvarande månadsarvode för valnämndens ordförande är 2800 kr/månad och för valdistriktets ordförande 2344 kr per valår. Dessa belopp uppräknas årligen den 1 april enligt arvodesreglerna

47 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Arvode valdistriktens ordförande Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att engångsarvode till valdistriktsordförande ska utgå per val. För valnämndens ordförande utgår ett fast månatligt arvode hela valåret. Därmed upphör kommunstyrelsens beslut , 138 att gälla. Sammanfattning Arvodesberedningen hanterade ärendet i juni 2016 och föreslog då att valnämndens och valdistriktens ordförande skulle arvoderas per val och inte per valår. Denna ändring är viktig då det med ett antal års mellanrum infaller två val samma år. Ärendet gick upp till kommunstyrelsen som beslutade enligt arvodesberedningens och personalutskottets förslag till beslut. Ärendet borde ha gått hela vägen till kommunfullmäktige då dessa beslutar om arvodesreglerna. En justering i detta beslut bör göras, Valnämndes ordförande ska ha månatligt arvode hela valåret enligt tidigare beslut. Och arvode till valdistriktsordförande utbetalas per val. Nuvarande månadsarvode för valnämndens ordförande är 2800 kr/månad och för valdistriktets ordförande 2344 kr per valår. Dessa belopp uppräknas årligen den 1 april enligt arvodesreglerna 19. Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 1 Protokollsutdrag KS 138/2016 Ersättning till valnämnden 47

48 Protokoll 1(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Plats och tid Kommunhuset,Olofström :00-16:05 Beslutande (S) Kjell-Åke Karlsson (S) Patrik Sjöstedt ersätter Sara Rudolfsson (S) Karmen Björkman (S) Kaj Joelsson (S) Sam Vidén Jakobsson (S) Anita Skarphagen (S) Rolf Persson ersätter Sammy Gunnarsson (C) Rolf Jönsson (M) Patrik Krupa (KD) Klavs Wix Nielsen (SD) Max Nielsen (SD) Rod Mundenius ersätter Anna-Lena Mattsson (V) Jennie Johannesson ersätter Morgan Bengtsson Övriga deltagande Pirjo Veteli (S) ej 131 Iréne Robertsson, kommunchef Anna-Karin Johansen & Matilda Frigård, sekreterare Ann-Sofie Ström, Cura individutveckling 129 Per-Ola Svensson, Olofströms Kraft 130 Daniel Ottosson, teknisk samordnare för offentlig miljö 131 Utses att justera Rolf Jönsson (C) Paragraf Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret Sekreterare Ordförande Justerande... Anna-Karin Johansen... Kjell-Åke Karlsson... Rolf Jönsson ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. Beslutsinstans Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Underskrift Matilda Frigård 48

49 Protokoll 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 138/2016 KS 2016/ Ersättning till valnämnden Kommunstyrelsens beslut: Ersättning till valnämndens och valdistriktens ordförande utgår per val. Sammanfattning Arvodesberedningen har berett ärendet och föreslår att ersättning utgår till valnämndens och valdistriktens ordförande per val istället för enligt nuvarande regelverk per valår. Detta med anledning att det vissa år infaller flera val under kalenderåret som föranleder ett merarbete för valnämndens och valdistriktens ordförande. Yttrande Enligt Regler till förtroendevalda i Olofströms kommun utgår ersättning till valnämnden och dess ordförande samt valdistriktens ordförande per valår. Tidigare har det under valår genomförts ett val per kalenderår men 2014 genomfördes både allmänna val och EU-val, vilket medförde dubbelarbete för valarbetarna. Två val under kalenderåret kommer att inträffa med vissa intervaller och innebär ett merarbete för valarbetarna. Arvodesberedningens uppfattning är därför att ersättning ska utgå per val och inte per valår. Beredning: Arvodesberedningen Delges: HR-chef HR Samordnare arvodesutbetalare Valnämndens ordförande Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 49

50 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Val av representant till styrelsen Mörrumsåns vattenråd Förslag till beslut Sammanfattning Valberedningen för Mörrumsåns vattenråd begär att Olofströms kommun inkommer med nominering till styrelsen för Mörrumsåns vattenråd. Stämma kommer hållas i slutet av maj 2017 och de kommunala representanterna kommer då väljas för en period på två år. Nuvarande representant för Olofströms kommun i styrelsen för Mörrumsåns vattenråd är Rolf Persson (S). Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 1 Begäran från valberedningen Mörrumsåns vattenråd 50

51 Från: Hedrén Skickat: :49:48 Till: TK mail Kommun; Kommunstyrelsen; Ämne: nominering till styrelsen för Mörrumsåns vattenråd Hej! För valberedningen i Mörrumsåns vattenråd vill jag be er alla berörda sju kommuner att nominera en representant för styrelsen till Mörrumsåns vattenråd. Stämma kommer att hållas i slutet av maj 2017 och särskild kallelse kommer att gå ut inom den närmaste tiden till alla medlemmar. Vid stämman i år ska de kommunala representanterna väljas för en period av två år. Varje kommun är enligt stadgarna garanterad en plats i styrelsen, som därutöver består av sex andra intressenter såsom representanter för fiskeintresse, lantbruk, skog, industri och vattenkraft mm. I tillägg till ordinarie styrelseledamöter ska enligt stadgarna finnas fem ersättare, vilket innebär att alla medlemmar INTE har en egen ersättare. Valberedningen ser dock gärna att ni utöver förslag till ordinarie ledamot, även kommer med förslag på ersättare (som alltså kan komma att fungera som ersättare även för andra kommuner). Valberedningen vill framhålla att det är en skev fördelning mellan män och kvinnor i styrelsen och ser gärna att medlemmarna nominerar fler kvinnliga ledamöter till styrelsen. Dessutom ser vi gärna att tjänstemän med ansvar för vattenrelaterade frågor ges plats i styrelsen eller som ersättare. Vi vill ha ert förslag till styrelseledamot och eventuellt även ersättare senast den 5 maj Enklast svarar ni direkt på detta mail. Mvh Andreas Hedrén, sammankallande i valberedningen för Mörrumsåns vattenråd. Den som vill läsa mer om Vattenrådets verksamhet, stadgar mm är välkommen att besöka: Nedan: nuvarande styrelse: Nils Posse (ordf), Växjö kommun Gert Åkesson (V ordf), Karlshamns kommun Johny Haraldsson, Alvesta kommun Rolf Persson, Olofströms kommun Arne Karlsson, Tingsryds kommun Anders Linnér, Uppvidinge kommun Jan Johansson, Vetlanda kommun Ola Söderdahl, Mörrums Kronolaxfiske Gunnar Holmkvist, LRF Gösta Hyltén-Cavallius, Åsnens FVOF Elwira Gustavsson Södra Cell Henrik Holmberg, Södra skog Lars Lundsten, Barsbro kraft AB Johan Tielman (ers), Sydkraft Hydropower AB Gunnar Storbjörk (ers), Växjö kommun Bertil Sandberg (ers), Alvesta kommun Per-Ola Mattsson (ers), Karlshamns kommun Eric Wickell (ers), Smaland Airport AB 51

52 Andreas Hedrén Sjömiljöansvarig PLANERINGSAVDELNINGEN Tekniska Förvaltningen Post: Växjö kommun, Box 1222, Växjö Besök: Västra Esplanaden 18, Växjö Tel.:

53 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Nominering av kandidater till valberedningen för SydostLeader Förslag till beslut Sammanfattning Begäran från SydostLeader att inkomma med nominering ur trepartnerskapet av kandidater till valberedning Valberedningen kommer att väljas vid årsstämman den 12 maj Förslag på kandidater ska inkomma till SydostLeaders kontor senast måndag 10 april Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 1 Förfrågan från SydostLeader att inkomma med nominering till valberedning

54 Emmaboda Sida 1 Till medlemmar i SydostLeader Nominering ur trepartnerskapet av kandidater till SydostLeaders valberedning 2017 SydostLeader genomför sin årsstämma den 12 maj Vid årsstämman kommer en valberedning att väljas som består av ledamöter ur trepartnerskapet, offentliga myndigheter, privata företag samt ideella föreningar. Medlemmar ur trepartnerskapet i SydostLeader som betalat medlemsavgift för 2017 har rätt att nominera kandidater till valberedningen. Sammanhållande för nomineringsarbetet och föredragande vid årsstämman är den politiska delen av den kommunala referensgruppen med Kenneth Michaelsson, Ronneby, som sammankallande. Förslag på kandidater skall vara SydostLeaders kontor tillhanda senast måndagen den 10 april. På nominerad kandidat skall framgå kandidatens namn, adress, e-postadress och telefonnummer samt vilket trepartnerskap som representeras. Förslag sänds till SydostLeader, Storgatan Emmaboda. E-post: ingmar@sydostleader.se eller lena@sydostleader.se Tfn /Kenneth Michaelsson Sändlista Medlemmar privata företag Medlemmar ideella föreningar Medlemmar offentliga myndigheter Medlemmar i Ag Valberdening, kommunala referensgruppen SydostLeader V Storgatan EMMABODA Org nr info@sydostleader.se 54

55 Emmaboda Sida 2 55

56 Emmaboda Sida 3 56

57 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Inbjudan till Totalförsvarsdag - Länsstyrelsen Blekinge län Förslag till beslut Arbetsutskottets ledamöter ges möjlighet att närvara vid Totalförsvarsdagen den 26 april 2017, kl Sammanfattning Länsstyrelsen Blekinge län tillsammans med militärregion Syd bjuder in kommunstyrelsens arbetsutskott till en Totalförsvarsdag med tema säkerhetshot och vad som förväntas av länet framöver. Programpunkter: En orolig omvärld Säkerhetsbeskrivning och Försvarsmaktens pågående arbete. Planeringsförutsättningar till 2020 och pågående arbete i länet. Tid: Onsdagen den 26 april kl.9-12 Plats: Lokal Amazonas NetPort i Karlshamn Anmälan till Malin Lind Mattsson senast 20 april tel alt. mejla malin.lind.mattsson@lansstyrelsen.se Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 1 Epost: Inbjudan till Totalförsvarsdag 26 april 2 Inbjudan Totalförsvarsdag 57

58 Från: Lind Mattsson Skickat: :28:46 Till: Peter Kopia: Andnor Bylund Morgonsköld Helena[ Scheutz Martin[ Olsson Lars K[ Ämne: Inbjudan till Totalförsvarsdag 26 april Hej Länsstyrelsen bjuder tillsammans med Militärregion syd in kommunstyrelsernas arbetsutskott och landstingsstyrelsens arbetsutskott till en halvdag med tema säkerhetshot och information om vad som förväntas av länet framöver med anledning av den nyupptagna totalförsvarsplaneringen. Anmälan enligt inbjudan. Med Vänliga hälsningar Malin Lind Mattsson Samordnare Krisberedskap Länsstyrelsen Blekinge län Skeppsbrokajen 4, Karlskrona Direkttelefon: Mobil: Växel:

59 Inbjudan till Totalförsvarsdag Hotbilden mot Sverige och svenska intressen ser annorlunda ut än den gjorde för bara några år sedan. Sverige är i ett nytt säkerhetspolitiskt läge. När Sverige utmanas ska det civila samhället och Försvarsmakten agera gemensamt. För detta krävs ett systematiskt, uthålligt fortsatt byggande av totalförsvarets förmåga på alla nivåer både militärt och civilt. Målen för det civila försvaret är att värna civilbefolkningen, säkerställa de viktigaste samhällsfunktionerna och att bidra till Försvarsmaktens förmåga vid ett väpnat angrepp eller krig i vår omvärld. Länsstyrelsen bjuder tillsammans med militärregion syd (MR S) in kommunstyrelsernas arbetsutskott och landstingsstyrelsens arbetsutskott till en första totalförsvarsdag med tema säkerhetshot och vad som förväntas av länet framöver. Tid: Onsdagen den 26 april 09:00 12:00 Plats: Program Inledning Lokal Amazonas, NetPort i Karlshamn Landshövding Berit Andnor Bylund En orolig omvärld - Säkerhetshotbeskrivning och Försvarsmaktens pågående arbete Major Peter Widén MR S J9 Planeringsförutsättningar till 2020 och pågående arbete i länet Krisberedskap Malin Lind Mattsson Anmälan till Malin Lind Mattsson Tel: senast den 20 april Mail: malin.lind.mattsson@lansstyrelsen.se Varmt välkomna Berit Andnor Bylund 59

60 Sändlista Kommunstyrelsens arbetsutskott i Sölvesborgs kommun Karlshamns kommun Olofströms kommun Ronneby kommun Karlskrona kommun Landstingsstyrelsens arbetsutskott Landstinget Blekinge Militärregion Syd MR S Marinbasen F17 Länsstyrelsen Blekinge Peter Widén Anders Westerberg Björn Rosspher Berit Andnor Bylund Helena Morgonsköld Lars Olsson Malin Lind Mattsson Martin Scheutz 60

61 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU 42/2017 KS 2017/181 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar: Föreliggande arkivbeskrivning antas. Därmed upphör arkivbeskrivningen antagen samt beslut om arkivansvarig och arkivombud för kommunstyrelsen att gälla. Administrativa avdelningen får i uppdrag att se över arkivbeskrivningen till kommunstyrelsens sammanträde. Sammanfattning Enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen ska bland annat en arkivbeskrivning finnas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för arkivbeskrivning till sina medlemmar som arkivbeskrivningen antagen nu omformats till. I den uppdaterade arkivbeskrivningen finns även arkivansvarig och arkivombud redovisade. Den arkivansvarige har formellt ansvar för avdelningens/myndighetens arkiv (informationsägare) Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen. Arkivombud är en anställd som bland annat har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) på en avdelning. Dessa roller ska finnas inom alla kommunens förvaltningar. På kommunledningsförvaltningen har vi också en arkivfunktion som hanterar centralarkivet. 61

62 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Matilda Frigård Samordnare Arkivbeskrivning KS Förslag till beslut Arkivbeskrivningen antas. Därmed upphör arkivbeskrivningen antagen samt beslut om arkivansvarig och arkivombud för kommunstyrelsen att gälla. Sammanfattning Enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen ska bland annat en arkivbeskrivning finnas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för arkivbeskrivning till sina medlemmar som arkivbeskrivningen antagen nu omformats till. I den uppdaterade arkivbeskrivningen finns även arkivansvarig och arkivansvariga för respektive avdelning. Arkivansvarig ser till att det finns ett arkivombud på respektive avdelning. Den arkivansvarige har formellt ansvar för avdelningens/myndighetens arkiv (informationsägare) Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen. Arkivombud är en anställd som bland annat har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) på en avdelning. Dessa roller ska finnas inom alla kommunens förvaltningar. På kommunledningsförvaltningen har vi också en arkivfunktion som hanterar centralarkivet. Kommunledningsförvaltningen Matilda Frigård Samordnare Bilagor: 1 Arkivbeskrivning KS 62

63 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr /

64 Arkivbeskrivning KS Arkivbeskrivning KS Fastställt av: Kommunstyrelsen Fastställt: XX Ersätter: Arkivbeskrivning KS antagen av KS Ansvarig för revidering: Adm. avd KLF Gäller för: Kommunstyrelsen Giltighetstid: Tillsvidare Arkivbeskrivning Myndighetens namn Kommunstyrelsen Myndighetens tillkomstår (och ev. föregångare) Datum för arkivbeskrivning Arkivorganisation och kontaktpersoner År 1970, föregicks av kommunalnämnden som inrättades år Arkivorganisation: Kommunstyrelsen Kontaktpersoner: Administrativ chef Anna-Karin Johansen och arkivfunktion Johnny Juliusson Arkivansvarig kommunstyrelsen Arkivansvariga respektive avdelning Arkivombud Organisation och verksamhet Administrativ chef Anna-Karin Johansen. Arkivansvarig för respektive avdelning är avdelningschefen. Varje avdelningschef utser en arkivansvarig på sin avdelning. Arkivansvarig KS ser till att detta följ och uppdateras. Verksamhet Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Här bereds även ärenden som ska behandlas i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens verksamhet finns beskriven i reglementet Kommunstyrelsens reglemente antaget av Kommunfullmäktige Historik och utveckling År 1970 ändrades namnet från kommunalnämnden (vilken inrättades 1967) till kommunstyrelsen. Den tidigare kommunalnämnden var en kommunsammanslagning av tidigare Jämshögs kommun, Kyrkhults kommun och Olofströms köping. 64

65 Arkivbeskrivning KS Kommunstyrelsen har även varit arbetslöshetsnämnd, civilförsvarsnämnd, beredskapsnämnd och räddningsnämnd. Från och med år 2007 finns två utskott till kommunstyrelsen arbetsutskottet och personalutskottet. Tidigare utskott redovisas i listan nedan: - Arbetsutskott Allmänna utskottet Arbetsutskott Personal- och organisationsutskott Personalutskott Personalutskott Näringslivsutskott Byggnads- och upphandlingsutskott Budget- och planeringsutskott Informationsutskott, referensgrupp för invandrarfrågor Projekt- och arbetsgrupper under kommunstyrelsen: - Välfärds- och brottsförebyggande rådet IT-rådet Avslutade grupper/råd enligt arkivförteckningen (t. ex Agenda 21- grupp, Trafikgrupp). Fram till och med 1991 fanns följande kontor under kommunstyrelsen: - Kommunkansli - Ekonomikontor (drätselkontor) - Personalkontor - Brandkåren (Räddningstjänsten) - Gatukontor - Fastighetskontor (Fr.o.m uppdelat på fastighets- och inköpskontor, stadsarkitektkontor och mätningskontor. Mätningskontor sedan sammanslaget med stadsarkitektkontor ) Efter omorganisation 1992 (UFO) fanns följande kontor: - Kommunledningskontoret (tidigare kommunkansli samt handläggning av övergripande frågor från tidigare ekonomi- och personalkontor). - Administrativa kontoret (handläggning av administrativa frågor från tidigare ekonomi- och personalkontor samt televäxel, ADB och inköp). - Tekniska kontoret (tidigare fastighets- och gatukontoret) - Räddningstjänsten 65

66 Arkivbeskrivning KS Vid omorganisering lades administrativa kontoret samman med kommunledningskontoret. VA-verksamheten och tekniska kontorets arbetsavdelning överfördes år 2002 till Olofströms Kraft AB. Räddningstjänstens verksamhet överfördes från och med år 2002 till Kommunalförbundet Räddningstjänsten Västra Blekinge. En omorganisering år 2007 innebar att kommunstyrelsen fick två förvaltningar kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Organisations- och verksamhetsförändringar En omorganisation från och med 2015 innebar att samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunledningsförvaltningen slogs samman till en kommunledningsförvaltning. Kostavdelningen överfördes från utbildningsnämnden till kommunstyrelsen. Olofströms kommuns och Olofströms Näringsliv AB:s fastighetsdrift inklusive vaktmästare överfördes till Olofströmshus AB. Projektet Jobb till 1000 överfördes till Olofströms Näringsliv AB. Kommunledningsförvaltningen har från följande avdelningar: - Administrativ avdelning - Ekonomi- och inköpsavdelning - HR-avdelning - IT-avdelning - Kost- och städavdelning - Teknisk avdelning samt - Samhällsutvecklingsavdelning Under 2015 sammanslogs samhällsutvecklingsavdelningen och tekniska avdelningen till samhällsutvecklingsavdelningen. Digitalt arkiv: Från förvaras nämndens diarium i huvudsak digitalt i systemet ephorte. Handlingar enligt bestämmelser måste finnas på papper bevaras i icke komplett pappersarkiv i klassificeringsföljd. Handlingar som inkommit på papper, men som enligt bestämmelser inte behöver bevaras i pappersform, skannas från in i ephorte och den digitala handlingen blir därmed originalet. Nuvarande organisation Under kommunstyrelsen lyder kommunledningsförvaltningen med följande avdelningar: - Administrativa avdelningen - Samhällsutvecklingsavdelningen 66

67 Arkivbeskrivning KS - Ekonomiavdelningen - Kost- och städavdelningen - IT-avdelningen - HR-avdelningen Samverkan med andra myndigheter eller organisationer Samverkan med kommunens helägda bolag: - Olofströms Kraft AB - Olofströms Näringsliv AB - Olofströmshus AB Samverkan med delägt bolag: - Västblekinge Miljö AB Samverkan med de kommunalförbund kommunen ingår i: - Sydarkivera - Miljöförbundet Blekinge Väst - Räddningstjänsten Västra Blekinge - Kommunalförbundet Cura Individutveckling - Region Blekinge Register, förteckningar och sökmedel Diarium Kommunstyrelsens gemensamma diarium behandlas i ephorte. Klassificering enligt VerksamKLASSA. Arkivbeskrivning på papper i arkiv. It-system/verksamhetssystem System Beskrivning Kontaktperson Infos Informationsförvaltning IT HLWebManager Olofströms kommuns hemsida Kommunikationsavdelningen Agresso Ekonomisystem Ekonomichef Karl Andrae VisualArkiv Arkivförteckning Arkivfunktion, Johnny Juliussion Aivo Kostdatasystem Koststrateg Heroma Personalhanteringssystem Personalavdelningen ephorte Ärendehantering/ diarieföringssystem Systemförvaltare Mariell Rannebjer 67

68 Arkivbeskrivning KS Wärna Informationssystem om huvudmän/goda män/förvaltare Överförmyndare Arkivförvaring (närarkiv, dokumentskåp) Närarkiv finns i registrator KLF:s rum nedre plan Himmelsberget. Mellanarkiv för byggnadsnämnden på andra våningen Himmelsberget. HR-avdelningen dokumentskåp för sina handlingar/personalakter. Dokumenthanteringsplanen visar på när handlingarna går till centralarkivet för slutarkivering. Gallringsregler Se dokumenthanteringsplan. Hänvisning till dokumenthanteringsplan/informationsplan, gallringsbeslut mm Dokument Beslut (datum) Dokumenthanteringsplan inkl gallringsbeslut. Sekretessbestämmelser Se dokumenthanteringsplan. 68

69 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU 39/2017 KS 2017/181 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar: Dokumenthanteringsplanen antas för samtliga av kommunens förvaltningar. Sammanfattning Enligt antaget arkivreglemente och arkivlagen krävs att en dokumenthanteringsplan upprättas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för dokumenthanteringsplan till sina medlemmar, kallad VerkSAM PLAN. Utifrån denna mall har en kommungemensam dokumenthanteringsplan skapats. Dokumenthanteringsplanen beskriver kommunens processer. Varje process innehåller olika handlingar. Genom dokumenthanteringsplanen finns riktlinjer om hur varje handling ska hanteras. I dokumenthanteringsplanen finns gallringsbeslut, som beskriver om en handling ska bevaras eller gallras. Om handlingen ska gallras, finns tidsanvisning om detta. Det finns även beskrivet huruvida handlingen ska registreras i diariet eller inte. Dokumenthanteringsplanen finns till för att underlätta för varje medarbetare i sitt arbete och har under 2016 varit remitterad till berörda förvaltningar. Den beskriver hur man ska hantera den handling som inkommit, upprättats eller expedierats hos myndigheten. Administrativa avdelningen, kommunledningsförvaltningen kommer under året arbeta med grupper inom varje förvaltning för att implementera och utveckla dokumenthanteringsplanen. 69

70 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Mariell Rannebjer Systemansvarig registrator Kommungemensam dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Dokumenthanteringsplanen antas för samtliga av kommunens förvaltningar. Sammanfattning Enligt antaget arkivreglemente och arkivlagen krävs att en dokumenthanteringsplan upprättas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för dokumenthanteringsplan till sina medlemmar, kallad VerkSAM PLAN. Utifrån denna mall har en kommungemensam dokumenthanteringsplan skapats. Dokumenthanteringsplanen beskriver kommunens processer. Varje process innehåller olika handlingar. Genom dokumenthanteringsplanen finns riktlinjer om hur varje handling ska hanteras. I dokumenthanteringsplanen finns gallringsbeslut, som beskriver om en handling ska bevaras eller gallras. Om handlingen ska gallras, finns tidsanvisning om detta. Det finns även beskrivet huruvida handlingen ska registreras i diariet eller inte. Dokumenthanteringsplanen finns till för att underlätta för varje medarbetare i sitt arbete och har under 2016 varit remitterad till berörda förvaltningar. Den beskriver hur man ska hantera den handling som inkommit, upprättats eller expedierats hos myndigheten. Administrativa avdelningen, kommunledningsförvaltningen kommer under året arbeta med grupper inom varje förvaltning för att implementera och utveckla dokumenthanteringsplanen. Kommunledningsförvaltningen Mariell Rannebjer Systemansvarig registrator Bilagor: 1 Olofströms kommun VerkSAM Plan 70

71 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr /

72 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Sekretess ( ) A B C D 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Administrera val Hantera valkretsar och valdistrikt Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Registreras Statistik, underlag Registreras Förslag till ny valkretsindelning Registreras Register över valdistrikt Gallras vid inaktualitet Hantera val- och förtidsröstningslokaler Register över val och förtidsröstningslokaler Gallras vid inaktualitet Inspektionsrapport över val och förtidsröstningslokaler Registreras Bokningslista vallokaler Gallras vid inaktualitet Hantera valmaterial Inventeringslista valmaterial Gallras vid inaktualitet Beställningslista valmaterial Gallras vid inaktualitet Följesedel leverans valmaterial Gallras vid inaktualitet Packlistor Gallras vid inaktualitet Körschema transport till vallokaler Gallras vid inaktualitet Oanvänt valmaterial Gallras vid inaktualitet 72

73 Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Inbjudan, tidigare röstmottagare Gallras vid inaktualitet Intresseanmälningar/spontanansökningar Gallras vid inaktualitet Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut Registreras Meddelande om förordnande/ej förordnande Gallras vid inaktualitet Meddelande/information till röstmottagare Gallras vid inaktualitet Register över röstmottagare Gallras vid inaktualitet Utbilda röstmottagare Register över kurser Gallras vid inaktualitet 73

74 Inbjudan, utbildning Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec om förtidsröstningen och om dubblettröstkort Närvarolistor Utbildningsmaterial, valmyndigheten Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Lokala instruktioner Informera om val Kommunikationsplan Registreras Genomföra val Genomföra förtidsröstning Anvisningar och utildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och Länsstyrelsen) som enbart gäller ett val Dagrapport röstmottagningsställe Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Kvitto hämtning röster på röstmottagningsställe Gallras vid inaktualitet Ifyllda väljarförteckningar Gallras vid inaktualitet Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras vid inaktualitet Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras vid inaktualitet Postfullmakter Registreras Genomföra institutionsröstning Schema för institutionsröstning Gallras vid Dagrapport röstmottagningsställe inaktualitet Gallras vid inaktualitet 74

75 Ifyllda väljarförteckningar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Hantera kommunala bud Bokningsliggare, kommunala bud Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Genomföra valdag Kvittens röstlängd Gallras vid inaktualitet Röstlängder Beslut om rätt att ändra/göra tillägg i röstlängd Registreras Tillägg i röstlängden Registreras Kvitton leveranser från posten Gallras vid inaktualitet Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras vid inaktualitet Valdistriktets schema valdagen Gallras vid inaktualitet Loggbok Blankett innehåll röd kasse Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras vid inaktualitet Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Gallras vid inaktualitet Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Gallras vid inaktualitet Protokoll valdistrikt Resultatbilagor Omslag med röster Närvarolistor 75

76 Ankomstlista valnatten Tillägg i röstlängden Genomföra onsdagsräkning Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Brevröster, för sent inkomna Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Sammanställning förtidsröster Blankett innehåll röd kasse Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Röstkort Resultatbilagor Folkinitiativ Begäran genomföra folkomröstning Registreras Namnlistor Registreras Rapport antal röstberättigade*) Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Registreras Partistöd Ansökan Registreras Uträkning av partistöd Registreras Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg Registreras 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor Omröstningslistor/voteringslistor 76

77 Ljud- och bildupptagningar Besluts- underlag/ utredning Offentlig dialog Anteckningar från möten Medborgarförslag Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras Redovisa delegation Delegationsbeslut Registreras Delegationslista Registreras 77

78 1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Registreras Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras Protokoll, protokollsliknande anteckningar Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Registreras Tillsätta och entlediga förtroendevalda Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från Registreras Länsstyrelsen Förslag från valberedningsnämnden/gruppledaren Registreras Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf/nämnd Registreras Lagakraftbevis från Länsstyrelsen Registreras Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Registreras Begäran hos Länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i KF Registreras Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i Kf Registreras Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motion Registreras Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras Tjänsteskrivelse/Yttrande Registreras Protokollsutdrag/Beslut nämnd Registreras Interpellation Registreras Protokollsutdrag/beslut Kf Registreras Yttrande/svar Registreras Fråga Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden i KS Registreras Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut Registreras mm i KS Rapporter och anmälningsärenden i KF Registreras 78

79 Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut m.m. i KF Anteckningar från genomförda dialoger (hearing) mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker Registreras Gallras vid inaktualitet 79

80 1 3 Verksamhetsledning Styrande dokument Delegeringsordning Registreras Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Reglemente Registreras. Planer, verksamhetsledning Registreras. Styrande dokument, övergripande nivå Registreras. Styrande dokument, på nämnd/bolagsnivå Registreras. Handlingsprogram Registreras. Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Lathundar Gallras vid inaktualitet Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras vid inaktualitet Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnd Registreras Attest- och utanordningsbehörigheter Registreras 80

81 Attestregister Delegationer rörande övergripande ansvar Registreras Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar Registreras Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Registreras Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Registreras Protokoll Löneöversyn Registreras Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Registreras Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och Registreras arbetstagare Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och Registreras arbetstagare (SVG) Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten Kallelse med bilagor Gallras vid inaktualitet 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget Mål och vision Preliminära budgetramar Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Tjänsteskrivelser Registreras Investeringsplan Registreras Verksamhetsmål och äskanden Registreras Budget, antagen Registreras 81

82 Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Registreras Synpunkter från de fackliga företrädarna Registreras Förslag, budget, oppositionen Registreras Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Registreras Gallras vid inaktualitet Beslut statsbidrag Registreras Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Registreras Redovisningsräkning, Skatteverket Registreras Beslut från Skatteverket om utjämning Registreras Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Registreras Budget, arbetsmaterial Gallras vid inaktualitet Budgetuppföljning Registreras Budgetuppföljning, rapporter Registreras Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Gallras vid inaktualitet Bokslut Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Registreras Delårsrapport kommunen, kommunalförbund, kommunala bolag Registreras Årsredovisning kommunen, kommunalförbund, kommunala bolag Registreras Revisionshandlingar Registreras Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala bolag Registreras Resultatöverföring Registreras Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Registreras Årsbokslut Registreras Årsbokslutsbilaga*) Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukning över varor och tjänster 82

83 Årsrapporter/verksamhetsberättelser Registreras Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Registreras Beslut/protokollsutdrag Registreras Investeringar 83

84 1 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Granskning av ledningssystem, resultat av Registreras Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Gallras vid inaktualitet Kvalitetsdokument Registreras Mål för kvalitetsarbetet Åtgärdsplaner Rapporter, uppföljningar Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Uppföljning av mål Registreras Uppföljning av verksamhet och kvalitét Registreras Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Sammanställning av synpunkter på verksamhetsnivå Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Registreras Händelse- och riskanalys Registreras Beslut om riskkvalificering Registreras Rapporter, uppföljning Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Avvikelserapporter Registreras Dokumentation Registreras Analyser Registreras Inspektionsrapporter Registreras Anmärkningar Kontroller Registreras Beslut Registreras 84

85 Checklistor Gallras vid inaktualitet Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år Tillsyn i egen regi Godkännande Registreras Beslut om riskkvalificering Registreras Inspektionsrapporter Registreras Begäran om yttrande Registreras Yttrande/svar Registreras Beslut Registreras Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Registreras Egenkontroll 85

86 Enkät Enkät, upprättad Registreras Sammanställning Registreras Enkätsvar, inkomna Statistik Statistik, allmän av betydelse Statistik, verksamhetsspecifik Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Uppföljningar av rutiner, dokumentation Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/Beslut Registreras Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Registreras Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Registreras Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Registreras 86

87 1 5 4 Synpunkter och klagomål Felanmälan Anmälan om fel Redovisning av åtgärd Synpunkter Synpunkter av betydelse för verksamheten Registreras Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid inaktualitet Tjänsteskrivelser Registreras Protokollsutdrag/Beslut Registreras Klagomål Klagomål av betydelse för verksamheten Registreras Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid inaktualitet Tjänsteskrivelser Registreras Protokollsutdrag/Beslut Registreras Anmälan enligt lag Anmälan om missförhållande Registreras Anmälan om kränkande behandling Registreras Klagomål till IVO Registreras Utredning/rapport Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Beslut Registreras Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Registreras Forum för samråd Protokoll/minnesanteckningar Registreras Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Registreras Elevrådets handlingar 87

88 Föräldraföreningens handlingar Skrivelser från representanter i samråd Registreras Juridiska handlingar Domar Domar för kännedom Kallelser till förhandlingar Tjänsteanteckningar av vikt Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Stämningsansökningar Yttranden, egna Yttranden från motpart Fullmakter Förelägganden Protokoll PM, promemorior Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig Underlag för framställt krav Rådgivning Överklagande av beslut Tjänsteskrivelse Registreras Besvärshänvisning Registreras Inkommen överklagan Registreras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet, dock senast vid arkivläggning Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Vid inaktualitet Beslut från högre instans Registreras 88

89 Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Nämndens yttrande till högre instans Besked från högre instans att deras beslut överklagats i rätt tid Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet JO-anmälan Registreras Avtal Avtalshantering Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse 2 år efter upphörd giltighet Komplettering av avtal 89

90 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Registreras Redovisningar från externa projekt och utredningar Registreras Redovisningar från studiebesök och konferenser Projekt Förstudier Tjänsteskrivelse Registreras Beslut Registreras Direktiv Registreras Plan Registreras Utvärdering Registreras Sammanställning Registreras Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Registreras Beslut om inledande av projekt Registreras Avtal Registreras Anteckningar från möten Se kommentar Beslutsförteckningar Registreras Projektanvisningar Registreras Projektdirektiv Registreras Projektplan Registreras Korrespondens Registreras Deltagarförteckningar Teknisk plan 90

91 Resursplan Registreras Tidplan Registreras Utvärderingar Registreras Delrapporter Registreras Förteckning över styrgruppens medlemmar Registreras Styrgruppens protokoll Registreras Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Hemsidor Se kommentar Budget Registreras Bokföringsplan Registreras Revisionshandlingar Registreras Ansökningar och beslut om utbetalningar Registreras Ekonomisk slutredovisning Registreras Slutrapporter Registreras Handbok Registreras Enkät Se kommentar Fakturor Gallras efter 10 år Intervjuer efter projektets slut Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi Registreras Observationsanteckningar efter projektets slut Underlag för budgetberäkning Gallras efter 10 år 91

92 EU-projekt Innan projektet startar Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Registreras Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Registreras Projektansökan Registreras Projektbeslut Registreras Fördjupad projektplan Registreras Partnerskapsavtal Registreras Samverkansavtal Registreras Kontrakt Registreras Korrespondens av vikt Registreras Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets Registreras problembeskrivning Underlag och uträkningar Registreras Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Registreras Under projektets gång Ansökan om utbetalning Registreras First Leval Control Certificate Registreras Lägesrapporter Registreras Korrespondens Registreras Information om partners och underleverantörer Information om deltagare 92

93 Avtal Registreras Partnerskapsavtal Registreras Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Registreras Avsiktsförklaring Registreras Revisionsintyg Registreras Rapporter Registreras Plan Registreras Pressklipp etc Registreras Pressmeddelanden Registreras Strategi-/handlingsplan Registreras Uppdragsbeskrivning Registreras Marknadsförings- och informationsmaterial Registreras Hemsida externt/intranät Information av allmän karaktär Gallras vid inaktualitet Föreskrifter och regler Gallras vid inaktualitet Dagböcker (projektdagböcker) Gallras vid inaktualitet Arbetsplaner, tidsplaner Gallras vid inaktualitet Arbetstidsredovisning Gallras vid inaktualitet Friställningsintyg för offentliget anställd personal (ERUF) Gallras vid inaktualitet Avräkningsplan för förskott Gallras vid inaktualitet Fullmakter för projektledaren Gallras vid inaktualitet 93

94 Deltagarrapportering till SCB UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Utdrag ur LÖNELISTA Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 94

95 UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Gallras vid inaktualitet DOKUMENTATION KRING/FRÅN ARRANGEMANG OCH AKTIVITETER Gallras vid inaktualitet Rekryteringsärenden Registreras Budget med kalkyler Registreras Ekonomisk redovisning Registreras Verifikationer Bank- och postgirobetalningar Ekonomiska transaktioner Administrativa kostnader Dokumentation om resor och boende Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) Upphandlingsärenden Registreras Avsluta projektet Beslut om avslut Registreras 95

96 Information om projektresultat/avslutat projekt Registreras Utvärderingsplan Registreras Korrespondens av vikt Registreras Rapporter Registreras Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Registreras Revision av projektet Revisionsärende Registreras 96

97 1 6 3 Samverka externt Samverkansavtal Registreras Överenskommelse Registreras Minnesanteckningar Protokoll Registreras i värdkommunen. 1 7 Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Rutiner för postöppning Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling Gallras vid inaktualitet Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Registreras Besvärshänvisning Registreras Kopior av utlämnade handlingar Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Registreras Beslut/dom från kammarrätten Registreras 97

98 1 7 3 Redovisa information Postlista Handlingskort Ärendekort Ärendelista Arkivbeskrivning Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckning Klassificeringsstruktur Dokumenthanteringsplan/Informationsplan Vårda och förvara arkiv Arkivtillsyn Arkivhandböcker Katastrofplaner Mikrofilmer/mikrofiche Intern utlåningsliggare för enskilda ärenden och handlingar Avtal om utlån från arkivmyndigheten av överlämnat arkivmaterial som behövs i verksamheten. Registreras. Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Avtal om deponering av arkivmaterial hos arkivmyndigheten Registreras Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Avtal om mikrofilmning/digitalisering Avtal rörande skanning Avtal rörande utlån Avtal om publicering av arkivinformation Digitaliserad information (databaser) Hantera arkivleveranser Riktlinjer för leveranser av arkiv Se kommentar Leveransreversal/leveranskvitto Registreras Avhända allmänna handlingar 98

99 Begäran om övertagande av handlingar Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut om avhändande Registreras Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Registreras externt Avtal om lån/förvaring av handlingar Registreras Gallra allmänna handlingar Gallringsplan i dokumenthanteringsplanen, antagen Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Registreras Gallringsbeslut, särbeslut Registreras Gallringslistor Registreras 1 8 Tillsyn och Revision Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Registreras Begäran om yttrande Registreras Yttrande/svar Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Beslut från revisionen Registreras 99

100 1 8 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet Meddelande om förestående inspektion Registreras Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Registreras Underrättelse om inkommen anmälan Registreras Begäran om uppgifter/yttrande Registreras Yttrande/svar Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Beslut/dom Registreras Register över ansvariga 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Remiss/begäran om yttrande Registreras Yttrande/svar Registreras Protokollsutdrag/Beslut Registreras Beslut från remitterande organ Registreras Externa undersökningar Enkäter, inkomna Enkätsvar, avgivet Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Gallras vid inaktualitet Lämnade uppgifter 100

101 1 10 Hantera kommunens varumärke Kommunvapen Beställning av kommunvapen Registreras Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Registreras Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Registreras Ansökan om registrering hos PRV Registreras. Registreringsbevis från PRV Registreras Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Registreras Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Registreras Grafisk profil Riktlinjer för grafisk profil Förslag till grafisk profil Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Varumärke Registrering av varumärke Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Ansökan om registrering hos PRV Registreras Registreringsbevis från PRV Registreras Förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Registreras Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Registreras Utmärkelser Nomineringar Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Flaggning Instruktion för flaggning 101

102 1 11 Representera 102

103 Evenemang och avtackningar Protokollsutdrag/Beslut Registreras Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Registreras Förslag evenemangsaktiviteter Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Evenemangsplan Registreras Inbjudan, gäster Registreras Representationslistor och registreringsförteckningar Registreras Dokumentation från evenemang, tackbrev och Registreras. ordförandekorrespondens Förtjänsttecken (motsv.) Registreras Representationsgåvor Registreras Vänortsutbyte Protokollsutdrag/Beslut Registreras Avtal Registreras. Presentationsmaterial från vänorter Gallras vid inaktualitet Inbjudningar Registreras Tackbrev Registreras Dokumentation från vänortsbesök Registreras Gåvor till kommunen 103

104 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Sekretess ( ) 2 INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras Beställningar av fika och lokaler Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Kallelse/ärendelista/föredragnings-lista Kungörelse Inkallelselistor, ersättare Justeringsanslag Gallras efter sammanträde / 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Registreras Samtycke enligt PuL Beställning av användarkonto IT-försäkran Avtal lån av surfplatta Gallras 2 år efter inaktualitet Ersättning och arvoden till förtroendevalda Arvodeslista/lönelista Arvoden, sammanställning över utbetalda Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Gallras efter 10 år Transaktionsfil Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Registeras Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Interna utbildningar för nya förtroendevalda 104

105 2 2 4 Avtacka/hedra förtroendevalda Riktlinjer för gåvor Register över gåvor Beslut om utdelade gåvor Registreras 105

106 2 3 Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Personaltidning/Intern tidning Informationsmaterial Broschyrer Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster, interna Verksamhetens historia Pressklipp Kalender Intern webb Handböcker/interna rutiner Dokumentbibliotek Webbsidor Projekt- och samarbetsytor på webben Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar 2 4 Ekonomiadministration Kontoplan/gällande ekonomimodell Ekonomiadminstrativt system Kontoplan och konteringsdimensioner, inkl. kodförteckningar/kodplan Användare i ekonomisystemet Behandlingshistorik Systemdokumentation Beskrivningar av automatkonteringar Leverantörsreskontra Avstämningslistor/underlag Fakturahanteringssystem Fellistor Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 106

107 Integrering mellan fakuturahanterings- och ekonomisystem Korrespondens rörande leverantörsfakturor Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Leverantörsfakturor, inkomna på papper Leverantörsregister Leverantörsreskontra, utgående Leverantörsreskontra, kvittens Underlag för utbetalningar Utbetalningsjournaler Gallras efter 1 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 107

108 2 4 3 Kundreskontra Avstämningslistor/underlag Faktureringsunderlag, manuell hantering Fellistor Inbetalningsjournal Inbetalningskort, plus- eller bankgiro Filöverföring/integrering mellan försystem Korrespondens rörande kundfakturor Kundfakturor, elektroniska och digitaliserade Kundfakturor, på papper Kundfakturajournal Kundregister Kundreskontra, utgående Kundreskontra, ingående Manuella fakturor och kassakvitton Medgivandeblankett autogiro Utskriftsfil för fakturor Anläggningsreskontra Anläggningsregister Anläggningsspecifikation Värdejustering av anläggningar (bekräftelse) Avskrivningar, avskrivningsbekräftelse Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Leverantörsfakturor, inkomna på papper Verifikationsrapporter, avräkningslistor vid inläsning interna och externa försystem Inventarieförteckningar Fakturera internt Underlag Interdebitering/kostnadsfördelning Bokföringsorder Avstämningslista Löpande bokföring/redovisning Grundboksposter Huvudboksposter Koncernredovisning Avstämningslistor/underlag Plus- och bankgirolistor Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 108

109 Projektregisterinformaton Rekvisition Räntefakturor Verifikationsrapporter, löpande redovisning Verifikationsrapporter, vid periodavslut/årsavslut Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Ekonomiska anspråk Betalningspåminnelser Inkassojournal Gallras efter 10 år Inkassoärenden Filöverföring/integrering mellan ekonomi- och inkassosystem Bestridande av faktura Registreras Ärenden om reducerad avgift Registreras Konkursbesked Fusionsbesked Taxering och skatteredovisning Handlingar som styrker avdragsrätt avseende moms vid fastighetsköp och försäljning Ansökningar och beslut om frivillig skattskyldighet Ansökningar och beslut om jämkning av moms Ansökningar och beslut, omprövning av arbetsgivaravgifter Fastighetsdeklarationer Momsrapporter/momsdeklarationer Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift Skattedeklarationer, slutlig skatt Skatteredovisning, utdata för Skatterevision, underlag för Kontoutdrag Skatteverket med avtalet Gallras efter 17 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 17 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 6 år Gallras efter 6 år 109

110 2 4 9 Utbetalningar Inbetalningar Kontantkassa Kassarullar Redovisning av kassa Babs-kvitton, kassakvitton Bankinsättningar Bevakningslistor för postgiro och bankgiro Fellistor för postgiro och bankgiro Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 2 5 Finans- och skuldförvaltning Förvalta finanser Kapital och värdepapper Fondredovisningar Investeringsplaner Låneförteckningar Lånereskontra Obligationslån, bankens redovisningar Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Inkommande bidrag EU-bidrag Registreras Gallras efter speciella regler för EUprojekt Statsbidrag Registreras Uppgifter om bidragskriterier Registreras Redovisning av statsbidrag Registreras Kommunalt bidrag Registreras Inlån Revers Delegationsbeslut Registreras Underlag för betalning Utlån Revers Delegationsbeslut Registreras Underlag för betalning Borgen Ärenden om kommunal borgen Registreras Utdelningar och koncernbidrag Beslut om utdelning eller koncernbidrag Registreras Betalningsfil Gallras efter 10 år Ägartillskott Beslut om ägartillskott Registreras Betalningsfil Gallras efter 10 år 2 6 Inköp och försäljning 110

111 2 6 1 Genomföra upphandling Annons och förfrågningsunderlag Registreras OSL 19 kap 3 Öppningsprotokoll Registreras OSL 19 kap 3 Prövningsprotokoll Registreras OSL 19 kap 3 Utvärderingsprotokoll Registreras OSL 19 kap 3 Tilldelningsbeslut Registreras OSL 19 kap 3 Anbud, inte antaget OSL 19 kap 3 Anbud, antaget Registreras OSL 19 kap 3 Upphandlingsrapport Registreras OSL 19 kap 3 Ramavtal Registreras OSL 19 kap 3 111

112 2 6 2 Avropa från ramavtal Förfrågningsunderlag vid avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning Offerter Orderbekräftelse Garantibevis Gallras vid garantitidens upphörande Produktdokumentation Följesedel Genomföra direktupphandling Registreras Förvalta avtal Avtal av vikt Registreras Avtal Registreras Gallras två år efter avtalets utgång Kommuninterna tjänster 2 7 Personaladministration Rekrytera personal Annons Registreras Intresseanmälningar Sammanställning över sökande Registreras Ansökningar, ej erhållen tjänst Utlåtande från rekryteringskonsult Ansökningshandlingar från antagen Anställa personal Anställningsavtal Introduktionsplan för medarbetare Checklista Informationsmaterial Beställning av användarkonto Beställning av passerkort Beställning av tjänsteid-kort IT-försäkran Mobiltelefonavtal Fullmakt för postöppning Tystnadsplikt Kvittenser för nycklar Tjänstebilsavtal Gallras 2 år efter inaktualitet Gallras efter 10 år 112

113 Registerutdrag enligt kontroll för arbete inom skola/förskola Registerutdrag enligt kontroll för arbete -hem för vård eller boende som tar emot barn Bemanning och ledigheter Ansökan om tjänstledighet längre än 6 månader Registreras Ansökan om tjänstledighet kortare än 6 månader Beviljad tjänstledighet Ansökan om semesterledighet Meddelanden från försäkringskassan Administrera anställningar Ändra anställningsform Registreras Bisysslor Intyg Betyg 113

114 2 7 5 Personalhälsa Personalhälsovårdsjournal Rehabiliteringsutredning Registreras OSL kap 39 1 Arbetsförmågebedömning, test och arbetsprövning, Registreras OSL kap 39 1 rapport Behandlingskontrakt Registreras OSL kap 39 1 Resultat från behandling, rapport Registreras OSL kap 39 1 Läkarutlåtande Registreras OSL kap 39 2 Sjukanmälan Omplaceringsutredning Registreras OSL kap 39 2 Beslut om omplacering Registreras Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Registreras OSL kap Utredning om arbetsskada Registreras OSL kap Anmälan till AFA (TFA-KL) Registreras Beslut om sjukersättning Registreras OSL kap 39 2 Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Registreras Handlingsplan Registreras Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal/ utvecklingssamtal Gallras när nytt dokument är upprättat Lönesamtal Gallras när nytt dokument är upprättat Fritidsstudiebidrag Utbildningskontrakt Kursmaterial Studieintyg Kompetensutvecklingsplan Min kompetens Arbetsbeskrivning Disciplinåtgärder för personal Kallelse Dokumentation om misskötsamhet Registreras MBL-protokoll Registreras Underlag inför disciplinär åtgärd Registreras Yttrande inför disciplinär åtgärd Registreras. 114

115 Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning Registreras Polisanmälan Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Beslut om utdelade gåvor Registreras Sammanställningar över aktuell personal Inbjudan Register över gåvor 115

116 2 7 9 Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Beslut om avgångsvederlag Registreras. Uppsägning på egen begäran Registreras. Ansökan om pension och uppsägning Registreras. LAS-handlingar, ej genomförda LAS-handlingar, genomförda Registreras. Varsel och beslut om uppsägning p.g.a. arbetsbrist Registreras. Varsel och beslut om uppsägning p.g.a. personliga skäl Registreras. Varsel och beslut om avsked Registreras. MBL-protokoll Registreras. Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Ansökan om företrädesrätt Registreras. Dödsfallsintyg Registreras. 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Arbetsmiljörond APT/Arbetsmiljörond fastighet/allergirond Riskbedömning Registreras. Handlingsplan Registreras Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Registreras. Överföring av arbetsmiljöuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Översyn av arbetsmiljöarbete Registreras. Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Registreras. Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Utredning av inomhusklimat Registreras. 2 9 Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Personalförteckningar Arvoden Ersättningar Förskottsanmälan Löneunderlag Kontrolluppgifter Löneavdrag 116

117 Skatter Gallras efter 10 år 117

118 2 9 2 Beräkna lön, arvoden och ersättningar Verkställa lön, arvoden och ersättningar Kontrollera och genomföra avstämningar inför löneutbetalning Rapportera kontrolluppgifter Underlag för kontrolluppgifter Kontrolluppgifter Utmäta lön Utmätning i lön Återkräva lön Återbetalda löneskulder Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 2 10 Pension Pensioner Ansökan om pension Registreras Pensionsbrev, beslut om pension Registreras 2 Matrikelutdrag som rör pension 2 AFA-beslut Gallras vid pensionsavgång 2 Pensionslösningar avtal om särskilda 2 Pensionsunderlag och beslut, aktualiseringar 2 Signallistor/rättelselistor 2 Återkrav av pension Gallras efter 10 år Rapportera till pensionsmyndighet Kontoutdrag KPA Gallras efter 10 år Premier rapporterade till PV 2 11 IT och telefoni Införa IT-system Utredning/underlag Registreras Kravspecifikation Registreras Förstudie Registreras Avtal med leverantör Se kommentar Korrespondens med leverantör Registreras Leveransgodkännande Registreras Inbjudan till utbildning Registreras Internt utbildningsmaterial Registreras Rutin för införande av system Förvalta IT-system Behandlingshistorik och systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Behörighetsuppgifter Dokumentation om metoder och verktyg för verksamhetssystem 118

119 Förvaltningsplan för system Registreras Informationsklassning Riskanalys för system Registreras Roll- och ansvarsbeskrivningar Rutinbeskrivningar Rutiner för kontroller Rutiner för versionshantering Rutiner för utvärderingar Installationsmanualer Licensförteckning Programlicens Systemloggar, förändringar i systemet Systemloggar, In- och utloggningsstatistik SITHS-kort Teknisk infrastruktur Dokumentation om teknisk infrastruktur Systemuppbyggnad/ blueprints Flödesscheman Beroenden/ relationer Register över teknisk utrustning Gallras efter 1 år 119

120 Telefoni och växel Dokumentation för telefoni, växelsystem Beställning av telefoni Blankett för beställning Gallras när anställningen har upphört Uppgifter om telefon kopplad till anställning Gallras när anställningen har upphört Korrespondens Support/helpdesk Hantering av frågor, felanmälningar och andra ärenden som rör telefoni och it Fordon och materiel Förråd och lager Förrådssystem/förråds- och inköpssystem (eventuellt i urval) Inventarieförteckning Gallras efter 10 år Inventarieförteckningar, månadsvis Inventeringar, löpande Inventeringar, månadsvis Inventeringar, årsrapport Gallras efter 10 år Inventeringslistor (ej månad 12 år, 13) Förrådsbehållning, listor Förrådskörningar Förrådslistor Förrådsrapporter Förrådsredovisningar, listor Förrådsrekvisitioner/beställningar/kundorderunderlag Förrådsuttag, listor Lagerbok Lagerrapport Lagervärde per kostnadsställe, listor Lagervärdeslistor Lånelistor Omsättning i förråd, listor över Rapportlistor, förråd Rapportlistor, kassation Redovisningslistor, lagerhållning Packlistor, förråd 120

121 Fordon Fordonsplan/register över fordon Körjournal/färdskrivarblad Kvitton, bränsle och tillbehör Besiktningsprotokoll Inventeringlistor per bil Instruktioner per fordon Revideras fortlöpande Gallras efter 10 år Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/bolaget/förbundet längre Registerbevis Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/bolaget/förbundet längre Årssammanställning Registreras Utrustning och inventarier Besiktningsprotokoll, logistik Gallras 2 år efter avtalstiden utgång Garanti- och avtalsahandlingar Gallras när garantin/avtalet har gått ut Antalsstatistik per artikel Artikar med negativt saldo, månadslista Artiklar med överlager Beställningar, listor Beställningar, beställningsbekräftelser Gallras efter 10 år Bokföringsjournaler, förråd Gallras efter 10 år Bokföringsjournaler, listor Debiteringslistor, listor Följesedelslistor Följesedlar Förbrukningslistor Förbrukningsrapporter (ej månad 12 år, 13) Kassationslistor Kassationsrapporter Kassationsrapporter, årsrapport Gallras efter 10 år Materialinventarium (ej månad 12 år, 13) Materiallistor 121

122 Registreringsunderlag för inventering Reklamationer Rekvisitioner Rekvisitioner, kopior Rekvisitioner, listor 2 13 Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Beställningar Loggar Pliktexemplar till KB 122

123 Lokalbokningar Bokningar Transportmedelsbokningar Bokningar Vaktmästarservice Bokningar Felanmälningar Åtgärdsrapporter Statistik Posthantering Avtal med posten Kvittenser, rek.brev Gallras efter 10 år Kvittenser, paket Gallras efter 10 år Kvittenser, värdeförsändelser Gallras efter 10 år Frankering Gallras efter 10 år Kvittens Gallras efter 10 år Lokalvård Mätningar, städområden Registreras Städscheman Städinstruktioner Uppföljningar Registreras Cafeteria Beställnings- underlag Bokningslistor Debiterings- underlag Statistik Prislistor/ menyer Registreras 2 14 Tillagnings- och mottagningskök Planera och förbereda måltider Protokoll från kostråd eller motsvarande Matsedlar, näringstabell. Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Inköpslistor Prislistor för gäster Beställning av mat/portionsbeställningar 123

124 Specialkost, intyg om Statistik Matkuponger/alt bokningslista av mat Information om allergier enligt märkningslagen Recept Egenkontroll Enkät Mjölkstöd från EU Kopia på ansökan och ändringsanmälan Gallras efter 10 år 124

125 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Sekretess ( ) A B C D 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 1 Borgerliga ceremonier Namngivningsceremoni Blankett för namngivningsceremoni Namngivningsbevis Borgerlig vigsel Förättare Förslag på vigsel- och registreringsförrättare samt val av vigsel- och registreringsförrättare Gallras i samband med avhändandet Vigsel-/registreringsförrättare, förteckning över Vigsel-/registreringsförrättare, förordnande av Information på kommunens hemsida Förberedelse vigsel Anmälan makars efternamn Anmälan, vigsel/partnerskap Ansökan om hindersprövning Bekräftelse av anmälan (med förrättningsdatum) Bevis, vigsel/registrering 125

126 Fakturering av förrättningen, kommunens Fakturering av förrättningen, förrättarens Sammanställning av årets vigslar Formulär/ceremonitext Intyg hindersprövning Intyg vigsel Intyg partnerskap Tids-/datumbokning Tolk, namn och adress Vittnenas namn och adress Önskat förrättningsdatum Överenskommelse med förrättaren Vigselprotokoll Underrättelse till Skatteverket Borgerlig begravning Förordnande av begravningsombud Förslag till begravningsombud 126

127 3 2 Konsumentstöd och rådgivning Konsumentrådgivning Reklamationsärenden, enskilda konsumenter Gallras efter 1 år Marknadsundersökningar Registeras Dokumentation om egenproducerade Registeras utställningar Underlag för statistik Statistisk sammanställning Budget- och skuldrådgivning Bokningslistor Gallras efter 1 år Ärenden om budgetrådgivning Gallras efter 5 år Ärenden om skuldrådgivning (inte prövade Gallras efter 5 år enligt skuldsaneringslagen) Statistisk sammanställning Skuldsanering Ärenden om skuldrådgivning ( prövade enligt Gallras efter 5 år skuldsaneringslagen) Statistisk sammanställning Energi- och klimatrådgivning Kundregister Statistisk sammanställning Årsrapport för energirådgivning Registeras 3 3 Medborgarservice Hantera frågor Rutinmässiga förfrågningar Rutinmässiga svar och hänvisningar Vägledning och service Tolkförmedling Riktlinjer för tolkstöd Avtal om tolkstöd Registreras 127

128 Register över tillgängliga tolkar Ansökan om tolkstöd Beslut om tolkstöd Hemsändningsbidrag Ansökan om hemsändningsbidrag Registreras Beslut om hemsändningsbidrag Registreras Verka för folkhälsa Projekthandlingar Dokumentation om folkhälsoarbetet Registreras Verka för mångfald Jämställdhetsplaner Dokumentation om jämställdhetsarbetet Registreras 3 4 Extern information och kommunikation 128

129 3 4 1 Ge kommuninformation Webbplats Informationsmaterial Bloggar, extern webbplats Tidning - egen produktion för extern publicering Publikationer Meddelanden till allmänheten Registreras Evenemang och aktiviteter för kommuninvånare Ansökningar om evenemang Beslut om anordnande eller deltagande Inbjudningar till evenemang Dokumentation 3 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen Tillstånd stadigvarande servering Ansökan Registreras Beslut Registreras Domar i tillståndsärenden Registreras Tillståndsbevis, stadigvarande servering Registreras Utredningar och förslag till beslut Registreras Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Registreras Övriga tillstånd Anmälan av försäljning av öl klass 2 Gallras när verksamheten har upphört 129

130 Anmälan om kryddning av egen snaps Anmälan om provsmakning Anmälan om ändrade ägarförhållanden Anmälan om utsedda serveringsansvariga Restaurangrapporter Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Tillfälliga tillstånd Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap Tillsynsärenden som leder till åtgärd Registreras Registreras Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras vid inaktualiet Gallras vid inaktualiet Gallras efter 10 år Gallring 3 år efter att verksamheten upphört Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Anmälan Registreras Beslut rörande varningar och sanktioner Registreras Beslut från andra myndigheter Registreras Domar i tillsynsärenden Registreras Tillsynsrapport Registreras Utredningar och förslag till beslut Registreras Yttrande angående olika ansökningar Registreras Överklagande Registreras Tillsynsärenden som inte leder till åtgärd Anmälan Registreras Gallras efter 5 år Yttrande angående olika ansökningar Registreras Gallras efter 5 år Beslut från andra myndigheter Registreras Gallras efter 5 år Tillsynsplan Gallras vid inaktualiet Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning 130

131 Anmälan om försäljning av tobak Gallras när verksamheten har upphört 131

132 3 5 3 Kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Rapporter 1gg/mån vilka som slutat respektive börjat sälja från Läkemedelsverket Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Ansökan om lotteritillstånd Registreras Delegationsbesut om lotteritillstånd Registreras Tillstånd om hotell- och pensionatrörelse Ansökan tillstånd för hotell- och pensionatrörelse Registreras Beslut om tillstånd för hotell- och pensionatrörelse Registreras 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning Stöd för anställbarhet och personlig utveckling Anställningsbeslut Arbetsintyg, skriftliga omdömen Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusiver handlingsplan Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Avisering om utbetalt belopp Gallras 2 år efter avslutad åtgärd 132

133 Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Förstadagsintyg Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Statsbidrag för olika åtgärdsformer Uppföljning Ärendeblad/journalblad Samordna insatser för arbetsmarknad och sysselsättning Samarbete med myndigheter, organisationer och arbetslivet. Verksamhetsbeskrivningar 3 7 Näringsliv Näringslivslots Näringslivsprogram Anteckningar Dokumentation Kontaktlista Egenproducerat material Redovisningar av genomförda aktiviteter Företagsträffar Anteckningar Dokumentation Kontaktlistor Inbjudningar Registeras Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras efter 10 år Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd 133

134 Redovisningar av genomförda aktiviteter Företagsmässor/utställningar Företagsregister Marknader Ansökan om plats Anteckningar angående platsnyttjare (firmans namn, organisationsnummer, adress, platsnummer m.m.) Platsnyttjarens F-skattebevis Karta över försjäljarnas platser Dokumentation Kontaktlistor Inbjudningar Redovisningar av genomförda aktiviteter Egenproducerat material 3 8 Turism Främja turism Mässor Turismstrategi Årsredovisning för turismföreningar Handlingsplan för turismutveckling Statistik Förmedla boende Förteckning över privatbostäder för uthyrning Stugkatalog Bokningsregister Statistik Turistpaket Sammanställning/broschyr över erbjudna turistpaket Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 134

135 3 8 4 Guidning Broschyrer Statistik 135

136 3 8 5 Turistbyrå och turistinformation Förteckning över souvenirer och leverantörer Försäljning av fiskekort Förteckning över uthyrningscyklar E-tjänster, biljettförsäljning och förmedling 3 9 Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser Ansökningshandlingar Registreras Sammanställning över sökanden Registreras Beslut av stipendiater Registreras Ansökan och beslut om utbetalning Registreras Beslut med motiveringar Registreras Bedömningskriterier Registreras Förteckning över fördelning av premier och stipendier Registreras Stiftelseförordnande Registreras Protokoll, stipendiekommittéer eller motsvarande Registreras Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Registreras Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Registreras Verifikationer Gallras efter 10 år Ansökan om permutation Registreras Anmälan om anmälan till Skatteverket, organisationsnummer Registreras 136

137 Ansökan för ändring av villkoren Registreras Anmälan till Länsstyrelsen för registrering av stiftelsen Registreras Ansökan om att förbruka tillgångarna Registreras Fonder Ansökningshandlingar Registreras Sammanställning över sökanden Registreras Beslut av stipendiater Registreras Protokoll, kommittéer eller motsvarande Registreras Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Registreras Beslut med motiveringar Registreras Bedömningskriterier Registreras Förteckning över fördelning av premier och stipendier Registreras Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Registreras Ansökan och beslut om utbetalning Registreras Donationer Ansökningshandlingar Registreras Sammanställning över sökanden Registreras Beslut av stipendiater Registreras Protokoll, kommittéer eller motsvarande Registreras Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Registreras Beslut med motiveringar Registreras Bedömningskriterier Registreras 137

138 Förteckning över fördelning av premier och stipendier Registreras Huvudbok Registreras Bokslut, inkl. revisionsberättelse Registreras Ansökan och beslut om utbetalning Registreras 3 10 Bidrag till externa aktörer Bidrag till organisationer etc. Ansökan Registreras Beslut Registreras Ärende rörande bidrag till fristående skolor m.m. Registreras Överenskommelser om interkommunal ersättning Registreras Bidrag till enskilda Ansökan Registreras Beslut Registreras 138

139 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer /gallras Sekretess ( ) A B C D 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4 1 Lantmäteri och kartarbete Fastighetsbildning Ansökan om förrättning Begäran att upprätta karta samt staka ut gränser Registreras Beställning av förrättningsförberedelser Registreras Förrättningskarta Registreras Kallelse til sammanträde på Lantmäteriet Registreras Förrättningsprotokoll (Lantmäteriets sammanträdesprotokoll) Registreras Teknisk beskrivning (utstakningsdata) Registreras Lantmäteriets beslut i form av ny förrättningskarta Registreras Förhandsförfrågan Registreras Förhandsförfrågan om fastighetsförändring Registreras Tjänsteskrivelse (förhandsförfrågan om fastighetsförändring) till Registreras nämnden Beslut (om att pröva förslaget) protkollsutdrag Registreras Övrigt Dagbok över ärenden/ förrättningar Fastighetsrättslig beskrivning Åtkomsthandlingar Akter rörande inställda förrättningar Gallras efter 10 år Missiv, delgivningsbevis, anteckningar Kontrollistor, huvudrutin Kontrollistor, planrutin Statistikrapporter, avser statistik som skickats till Lantmäteriet Kartor och geografisk informationsverksamhet Framtagning/uppdatering av karta Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 139

140 Beställning av karta kommer in/behov att uppdatera redan befintlig karta uppstår Mätdata Flygbilder Ortofotokartor Adresskartor eg. turistkarta etc. Registreras Avtalskarta Registreras Grundkarta Nybyggnadskartor Registreras 140

141 Primärkarta/ baskarta Registerkartor/fastighetsindelningskartor Stormnätskartor (mätpunkter) Översiktskartor Områdeskartor Regelverkskartor Karta över fornlämningar och byggnadsminnen Kartor med naturvårdsförordnanden Namnsätta kvarter, gator och allmänna platser Skrivelse/brev (om ändring ) Registreras Tjänsteskrivelse angående ändring av gatunamn till KS Registreras 141

142 Beslut (om ändring av gatunamn) protokollsutdrag Registreras Namnförslag Registreras Tävlingsbidrag Registreras Sammanställning Registreras Utredning Registreras Adressätta 142

143 4 2 Fysisk planering Hantera översiktsplaner Aktualisering Beslut i KF om aktualisering (protokollsutdrag) Registreras Tjänsteskrivelse till länsstyrelsen Registreras Yttrande från länsstyrelsen Registreras Framtagande av översiktsplan Registreras Beslut om uppdrag (protokollsutdrag) i KF Registreras Insamling av underlag Registreras Tjänsteskrivelse (om samrådsuppdrag) Registreras Beslut om samråd (protokollsutdrag) från KS Registreras Samrådshandlingar Registreras Missiv (infobrev) Registreras Remisslista Registreras Annonsering Registreras Mötesanteckningar med deltagarlista från samrådsmöte Registreras Yttranden/inkomna skrivelser under samrådstiden Registreras Samrådsredogörelse Registreras Tjänsteskrivelse (om utställningsuppdrag) Registreras Utställningsförslag till länsstyrelsen, regionplaneorgan och berörda kommuner Registreras Beslut (om planutställning) (protokollsutdrag) från KS Registreras Utställning Registreras Yttranden/inkomna skrivelser under utställningstiden Registreras Granskningsyttrande från länsstyrelsen Registreras Tjänsteutlåtande (utställning) Registreras Tjänsteskrivelse (om antagande) till KS Registreras Beslut (om att anta planen) (protokollsutdrag) från KF Registreras Översiktsplan (antagen) Registreras Beslut om att ÖP vinner laga kraft Registreras Avbrutna planärenden Registreras Hantera detaljplaner/områdesbestämmelser 143

144 Plankostnadsavtal Registreras Upprättande av detaljplan/områdesbestämmelser Ansökan med bilagor Registreras Tjänsteskrivelse (inför program- och planuppdrag) till KS Registreras Beslut om planuppdrag (protokollsutdrag) Registreras Beslut om program (protokollsutdrag) Registreras Program Behovsbedömning med motiverat ställningstagande Registreras Tjänsteskrivelse (inför programsamråd) till KS Registreras Beslut om programsamråd (protokollsutdrag) Registreras Förslag till program Registreras Miljökonsekvensbeskrivning Registreras Övriga utredningar Registreras Missiv (informations-/följebrev Registreras Fastighetsförteckning Registreras Remisslista Registreras Mötesanteckningar med deltagarlista från samråd Registreras Inkomna samrådsyttranden Registreras Samrådsredogörelse (program) Registreras Tjänsteskrivelse (inför godkännande av program) Registreras Beslut (protokollsutdrag) från KS Registreras Godkänt program Registreras Planer Tjänsteskrivelse (inför plansamråd) Registreras Beslut om plansamråd (protokollsutdrag) Registreras Missiv (informations-/följebrev Registreras Program Registreras Plankarta med bestämmelser Registreras Planbeskrivning Registreras Genomförandebeskrivning Registreras Miljökonsekvensbeskrivning Registreras Övriga utredningar Registreras Fastighetsförteckning Registreras Remisslista Registreras 144

145 Annonsering - notis Registreras Mötesanteckningar med deltagarlista från samråd Registreras Inkomna samrådsyttranden Registreras Samrådsredogörelse (plan) Registreras Tjänsteskrivelse (inför godkännande av planutställning/underrättelse) Registreras Beslut om planutställning/underrättelse (protokollsutdrag) Registreras Ansökan (om att upphäva strandskydd) till Länsstyrelsen Registreras Beslut ang. strandskydd (protokollsutdrag) från Länsstyrelsen Registreras Missiv (informations-/följebrev Registreras Utställt planförslag Registreras Kungörelse-granskning Registreras Inkomna yttranden Registreras Enkelt planförfarande Tjänsteskrivelse (inför antagande i nämnd) Registreras Tjänsteutlåtande Registreras Beslut (om att anta planen) (protokollsutdrag) Registreras Utskick till alla som haft synpunkter samt till länssstyrelsen Registreras Beslut (om att inte överpröva) Registreras Karta med lagakraftstämpel Registreras Planbeskrivning med lagakraftstämpel Registreras Genomförandebeskrivning med lagakraftstämpel Registreras Brev (om laga kraft) Registreras Vid normalt planförfarande Tjänsteutlåtande Registreras Tjänsteskrivelse (inför antagande i nämnd) Registreras Plankarta med bestämmelser Registreras Planbeskrivning Registreras Genomförandebeskrivning Registreras Miljökonsekvensbeskrivning Registreras Illustrationsplan Registreras Övriga utredningar Registreras Minnesanteckningar från samrådsmöte Registreras 145

146 Inkomna skrivelser under plansamråd Registreras Samrådsredogörelse Registreras Beslut från nämnd att ärendet ska vidare till KF Registreras Tjänsteutlåtande och inkomna skrivelser till utställningen Registreras Tjänsteskrivelse till KF Registreras Beslut från KF om att anta planen (protokollsutdrag) Registreras Handlingar skickas till dem med besvärsrätt samt till länsstyrelsen Registreras Beslut (om att inte överpröva) kommer in från länsstyrelsen Registreras Antagna handlingar förses med lagakraftstämpel Registreras Brev (om laga kraft) Registreras Avbrutna planärenden Registreras Gallras efter 10 år Hantera regionplaner Initiativ/ ansökan om att påbörja planarbete Registreras Planprogram/ vision Registreras Beslut om att påbörja planarbete Registreras Samråds- handlingar Registreras Övriga utredningar Registreras Nämndbeslut för samråd Registreras Planavtal Registreras Gransknings- handlingar Registreras Nämndbeslut för granskning/ utställning Registreras Gransknings- kungörelse Registreras Utskick, gransknings- handlingar Registreras Inkomna samråds- yttranden Registreras Samråds- redogörelser Registreras Utskick, samråds- handlingar Registreras Utställt planförslag Registreras Utlåtande efter granskning/ utställning Registreras Antagande- handlingar Registreras Nämndbeslut, antagande Registreras Länsstyrelsens beslut om överprövning Registreras Länsstyrelsens gransknings- yttrande Registreras 146

147 Inkomna gransknings- yttranden Registreras Notering om laga kraft Registreras Antagande- kungörelse Registreras Avbrutna planärenden Registreras Gallras efter 10 år Upphäva plan Ansökan om upphävande av fastighetsplan Registreras Protokollsutdrag Registreras Underrättelse Registreras Delgivnings kvitto Registreras Fastighets förteckning Registreras Beskrivning Registreras Fastighetskarta Registreras Behörighets handlingar för firmatecknare Registreras Delgivnings förteckning Registreras Bekräftelse inför lagakraft- vinnande Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Lokala/regionala undersökningar och sammanställningar Informations- material, egenproducerat Beslut om undersökning Registreras Mätdata? Inventeringar? Undersökningar? Kartläggningar? Beskrivningar Registreras Sammanställningar Registreras Statistik 147

148 4 3 Hantera fastigheter Förvärva fastighet Köpekontrakt Registreras Lagfartshandlingar Registreras Lantmäterihandlingar Registreras Servitutsavtal Registreras Fastighetsregister Köp/försäljning av fastighet Registreras Försäljningshandlingar Registreras Fastighetsdossié Fastighetsbeskrivning Fastighetstaxering Gallras efter 10 år Försäkringshandlingar Besiktningsprotokoll Registreras Avstyckningshandlingar Registreras Avtal kring fastighet Registreras Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Mark och exploatering Exploatering Avtal Exploateringsvtal Registreras Garanti och borgensavtal Registreras Genomförandeavtal (föravtal, exploateringsavtal, markanvisning) Registreras Optionsavtal Registreras Planeringsvtal Registreras Förköp Register över förköp Anmälan om förköp Registreras Gallras efter 5 år Kopior på köpehandlingar Registreras Gallras efter 5 år Förköpsavstående Registreras Gallras efter 5 år Förvärv av fastighet, utövning av förköpsrätt 148

149 Tjänsteskrivelse till KS Registreras Beslut från KS (protokollsutdrag) Registreras Skrivelse med beslut att använda förköpsrätt skickas med Registreras delgivning Delgivningskvitto Registreras Handlingar som skickas in till Inskrivningsmyndigheten Registreras. Överklagan av förköpsrätt Registreras Begäran om tillstånd av regeringen Registreras Beslut från regeringen (protokollsutdrag) Registreras Köpekontrakt Registreras Lagfartshandlingar Registreras Köp av lägenhet Tjänsteskrivelse till KS Registreras Beslut från KS (protokollsutdrag) Registreras Brev från bostadsrättsföreningen Registreras Överlåtelseavtal Registreras Expropiera mark Fastighetsregister Program Registreras Beräkningshandlingar Planer Registreras Tomtindelningar Förrättningsakter Köpekontrakt Registreras Köpebrev Registreras Kartor Expropieringsavtal Registreras Försälja fastighet Fastighetsregister Uppdragsavtal Registreras Köpekontrakt med bilagor Registreras Tjänsteskrivelse Registreras. Beslut (protokollsutdrag) samt köpekontrakt Registreras. Verifikation på inbetalning Registreras 149

150 Köpebrev Registreras. Tillståndsprövning Anmälan om att fastighet förvärvats (kommer från köparen) Registreras. Gallras efter 10 år Registreras. Kopior på köpehandlingar med bilagor Gallras efter 10 år Yttrande från hyresgästföreningen Registreras. Gallras efter 10 år Registreras. Brev till köpare samt kopia av hyresgästföreningens yttrande Gallras efter 10 år Yttrande från köparen Registreras. Gallras efter 10 år Förköpsavstående samt avstående från tillståndsprövning Registreras. Gallras efter 10 år Tjänsteskrivelse till KS samt övriga handlingar i ärendet Registreras. Gallras efter 10 år Protokollsutdrag (KS) Registreras. Gallras efter 10 år Begäran om tillståndsprövning samt övriga handlingar i ärendet Registreras. Gallras efter 10 år Protokollsutdrag (Hyresnämndens beslut) Registreras. Gallras efter 10 år Beslut (från Hovrätten) Registreras. Gallras efter 10 år 150

151 4 3 4 Byta fastighet Nyttjanderätt för fastighet Arrende Ansökan om arrende Registreras. Arrendeavtal med bilagor Registreras. Värdering Registreras. Uppsägning av arrende Delgivningskvitto Registreras. Försäljning av byggnad på arrenderad mark Förfrågan från arrendator om kommunen vill förvärva byggnaden Registreras. Svar till arrendator i form av skrivelse Registreras. Köpekontrakt Registreras. Köpebrev Registreras. Avtal, övriga Registreras Servitut Register över servitut Ansökan med bilagor om avtalsservitut Registreras. Avtal (påskrivet) Registreras Utplåning av servitut Ansökan skickas till Inskrivningsmyndigheten Registreras. Beslut från Inskrivningsmyndigheten Registreras Tomträtt Register över tomträttsavtal Tomträttsavtal med bilagor Registreras. Värdering och ev. tilläggsavtal Registreras. Beslut från fastighetsdomstol Registreras Försäljning av tomträttsfastighet Intresseanmälan Registreras. Värdering av tomträttsfastigheten (rapport) Registreras. Köpekontrakt med bilagor Registreras. 151

152 Registreras. Tjänsteskrivelse till KS Beslut (protokollsutdrag) samt köpekontrakt Registreras. Verifikation på inbetalning Registreras. Köpebrev Registreras. Kontrolluppgift (på betald tomträttsavgift) Registreras Förvalta skogs- och lantbruksfastigheter Skogsbruksplaner Registreras. Avtal med förvaltare Registreras. Rapporter/ redovisningar Registreras. 4 4 Lovgivning och dispenser Förhandsbesked om byggnation Ansökan med handlingar Registreras. Gallras när ärendet Information om registrering avslutas Registreras. Gallras när ärendet Begäran om komplettering avslutas Gallras när ärendet Mottagningsbevis avslutas Utskick till berörda grannar Registreras. Yttranden från berörda grannar Registreras. Beslut om förhandsbesked Registreras. Faktura- underlag Lista över expediering Underrättelser om beslut Registreras. Förfrågningar som ej leder till formell ansökan Registreras. Återtagen ansökan om lov/anmälan 152

153 Ofullständig ansökan som avvisats Gallras omgående efter beslut om avvisning Bygglov Bygglov Ansökan/ anmälan med handlingar Registreras Information om registrering Gallras när ärendet avslutas Begäran om komplettering Registreras Gallras när ärendet avslutas Mottagningsbevis Gallras när ärendet avslutas Utskick till berörda grannar Registreras Yttranden från berörda grannar Registreras Bygglovsbeslut Registreras Faktura- underlag Underrättelser om beslut Registreras Beslut om kontrollplan Registreras Beslut om startbesked Registreras Tekniskt samråd Registreras Meddelande om påbörjad byggnation Gallras när ärendet avslutas Anteckningar från byggplatsbesök Registreras q Anmälan enligt kontrollplan Gallras när ärendet avslutas Relations- handlingar, planer och fasader Registreras Kontoller/ intyg enligt kontrollplan Registreras Lista över expediering Registreras Slutbesked Registreras Yttrande nybyggnationer Registreras. Förfrågningar som ej leder till formell ansökan Återtagen ansökan om lov/anmälan 153

154 Ofullständig ansökan som avvisats Gallras omgående efter beslut om avvisning Tidsbegränsat lov Ansökan/anmälan med handlingar Registreras Information om registrering Gallras när ärendet avslutas Begäran om komplettering Registreras Gallras när ärendet avslutas Mottagningsbevis Gallras när ärendet avslutas Utskick till berörda grannar Registreras Yttranden från berörda grannar Registreras Bygglovsbeslut Registreras Faktura- underlag Underrättelser om beslut Registreras Beslut om kontrollplan Registreras 154

155 Beslut om startbesked Registreras Tekniskt samråd Registreras Meddelande om påbörjad byggnation Gallras när ärendet avslutas Anteckningar från byggplatsbesök Registreras Anmälan enligt kontrollplan Gallras när ärendet avslutas Relations- handlingar, planer och fasader Registreras Kontoller/ intyg enligt kontrollplan Registreras Slutbesked Registreras Lista över expediering Registreras Ansökan om förlängning Registreras Förfrågningar som ej leder till formell ansökan Återtagen ansökan om lov/anmälan Gallras omgående efter Ofullständig ansökan som avvisats beslut om avvisning Olovligt byggande Handlingar som initierat ärendet Registreras Inventering/ dokumentation av platsen Registreras Begäran om förklaring Registreras Inkommen förklaring/ ansökan om lov i efterhand Registreras Kommunicering Registreras Tjänsteskrivelse/ utlåtande, underlag till nämnd Registreras Byggnads- nämndens beslut Registreras Delgivning av beslut Registreras Rivningslov Registreras Gallras när ärendet Remiss/ yttrande från länsstyrelsen/ länsmuséet avslutas Gallras när ärendet Mottagningsbevis avslutas Rivningsbeslut Registreras Faktura- underlag 155

156 Ansökan/ anmälan om rivning, med handlingar Registreras Information om registrering Gallras när ärendet avslutas Begäran om komplettering Registreras Gallras när ärendet avslutas Underrättelser om beslut Registreras Beslut om kontrollplan Registreras Beslut om startbesked Registreras Tekniskt samråd Registreras Meddelande om påbörjad rivning Gallras när ärendet avslutas Anteckningar och dokumentation, ex fotografier från platsbesök Gallras när ärendet Anmälan enligt kontrollplan avslutas Kontoller/ intyg enligt kontrollplan Registreras Lista över expediering Registreras Slutbesked Registreras Förfrågningar som ej leder till formell ansökan Återtagen ansökan om lov/anmälan Gallras omgående efter Ofullständig ansökan som avvisats beslut om avvisning Anmälan ej bygglovspliktig åtgärd Ansökan/ anmälan med handlingar Registreras Begäran om komplettering Registreras Gallras när ärendet avslutas Yttranden från berörda grannar Registreras Beslut Registreras Tillsyn och föreläggande rörande fastigheter Handlingar som initierat ärendet Registreras Inventering/ dokumentation av platsen Registreras Begäran om förklaring Registreras 156

157 Inkommen förklaring/ ansökan om lov i efterhand Registreras Kommunicering Registreras Tjänsteskrivelse/ utlåtande, underlag till nämnd Registreras Byggnads- nämndens beslut Registreras Delgivning av beslut Registreras Gallras efter 5 år eller då överklagat ärende avgjorts Dispenser Ansökan med handlingar Registreras Information om registrering Gallras när ärendet avslutas Begäran om komplettering Registreras Gallras när ärendet avslutas Mottagningsbevis Gallras när ärendet avslutas Utskick till berörda grannar Registreras Yttranden från berörda grannar Registreras Beslut om strandskydds- dispens Registreras Faktura- underlag Underrättelser om beslut Registreras Lista över expediering Registreras Förfrågningar som ej leder till formell ansökan 2 år Återtagen ansökan om lov/anmälan Ofullständig ansökan som avvisats Gallras omgående efter beslut om avvisning 157

158 4 5 Byggnader och anläggningar Lokalbehov och förslag Bostadsförsörjningsprogram Byggprojekt Antagna anbud/offerter med tillhörande handlingar: anbudsförfrågan, anbudsunderlag, anbudssammanställning m.m. Arkeologiska undersökningar, information rörande Registreras Besiktningsprotokoll, kulturhistoriskt värdefulla byggnader Registreras Delrapporter Registreras Ekonomisk redovisning/budget Entrepenadavtal/beställning Registreras Fotografier,filmer Geotekniska grundundersökningar Registreras Information rörande byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska Registreras värde inte får rivas eller förändras (byggnadsminnen etc.) Information rörande projektplanering Registreras Informationsmaterial egenproducerat Korrespondens Registreras Modeller Planer, t.ex. riskanalys, sanerings- och miljöplaner m.m. Registreras Program, broshyrer, affischer,annonser och övrigt marknadsföringsmaterial Protokoll från sammanträden, byggmöten, projektmöten etc. Registreras Publikationer Projektdagbok Ritningar, relationsritningar,plan-, fasad- och sektionsritningar 158

159 Slutbesiktningar Registreras Slutrapport/besiktningsrapport Registreras Tekniska beskrivningar av projektet Registreras Pressklipp Uppdragshandlingar och projektdirektiv Registreras Utlåtanden som inhämtats från utomstående Registreras. Utredningar och förstudier som ligger till grund för projektet Registreras Utvärderingar Registreras Övrig dokumentation om projektet Diareförs om det tillför sakuppgift Avtal avseende byggprojekt Registreras Ansökan och tillstånd för sprängning och för explosiva varor Registreras Besiktningsprotokoll Registreras. Gallras 10 årefter garantitidens utgång Dokumentation avseende instruktioner för drift och underhåll ( så länge anläggningen är i drift) Ekonomiska kalkyler Icke antagna anbud Information från leverantörer Rutinmässig korrespondens Sprängjournaler Tidplan Tjänsteanteckningar och underlag Gallras 10 år efter garantitidens utgång Gallras 10 årefter garantitidens utgång 159

160 Övriga ansökningar och tillstånd Konsulthandlingar Anpassa för hyresgäster Uthyrning Hyreskontrakt Felanmälan 10 år efter garantitidens utgång Gallras 2 efter upphörande Klagomål Nyckelkvittenser Hyresförhandlingar Registreras Varningsbrev Uppsägningar Besiktningsprotokoll rörande uthyrning Register över lås och nycklar Uppdateras löpande Hyresregister Uppdateras löpande Inhyrning Avtal och kontrakt 160

161 4 5 6 Underhålla Drift och skötsel Kontroller av ventilation (OVK) Register över ventilationskontroller Besiktningsprotokoll Gallras när nytt godkänt protokoll har upprättats Beslut om "lokal behörighet" för kontrollant Gallras när behörighet upphör Föreläggande från nämnden Gallras när ärendet avslutats och tvist ej pågår Kontroller av hissar Beslut om avsteg från föreskrifter Registreras Besiktningsprotokoll från kontrollorgan Registreras Gallras när ärendet avslutats och tvist ej pågår Intyg från besiktningsorgan att brist åtgärdats Registreras Gallras när ärendet avslutats och tvist ej pågår Föreläggande från nämnden Registreras Register över kontrollerade hissar Kontroller av skyddsrum Kallelse till besiktning Besiktningsutlåtande Registreras Certifikat från kontrollanter och kvalitetsansvariga Avtal med konsulter om besiktningsuppdrag Lokalvård Mätningar, städområden Städscheman 161

162 Städinstruktioner Uppföljningar Dokumentera fastighet Ritningar, relationsritningar,plan-, fasad- och sektionsritningar Externa fastigheter Avtal Ej utnyttjande pantbrev Energibesiktning Garantibesiktningar Gravationsbevis Information rörande förorenad mark Inskrivningsbevis Kvitto på köpeskillningen Köpeavtal, köpkontrakt, köpebrev Registreras Lagfartsbevis Registreras Lantmäteriförrättningar Registreras Protokoll skyddsrond Servitutavtal Registreras Slutbesiktningsprotokoll Registreras Taxeringsbevis Vägsamfälligheter, handlingar rörande Registreras Överenskommelse/avtal om fastighetsreglering Registreras Fastighetsdeklaration Gallras 5 år efter ny fastighetstaxering Fastighetsförsäkringar Fastighetstaxering Gallras 5 år efter ny fastighetstaxering Garantibrev Gallras 2 år efter upphörande Sotningsprotokoll 162

163 Anmälan och beslut om att byggnad blivit kulturminnesmärkt Registreras Ansökan och beslut om bidrag till kulturminnesmärkt byggnads ombyggnad/renovering Registreras 4 6 Gator, vägar och torg Planera gator och vägar Planer Program Registreras Utredningar Registreras Registreras om det är en skrivelse av vikt och bevaras In- och utgående skrivelser Kartor Statistik Yttranden Registreras Beslut Registreras Anlägga gator och vägar Anbud/offerter, ej antagna Rapporter Registreras Projektering Registreras Program Arbetsprogram kan gallras Geotekniska undersökningar Registreras Avtal Arkeologiska undersökningar Registreras Registreras Överenskommelser Statistik Planer Registreras Registreras Kontrakt Utredningar Registreras 163

164 Månadsjournaler/ rapporter Anbud/offerter, antagna Kartor Underhålla gator och vägar Månadsjournaler/ rapporter Lokala ordningsföreskrifter Broliggare, dokumentation rörande broar Planer för gatubelysning, ombyggnader, drift och underhåll av vägar Trafikmätningar Besiktningsprotokoll efter sprängning, grävning Flytt av fordon, dokumentation om Tillstånd vid grävning Beställning av återställning av schakt, grävning, asfalt, och dyl. Gallras efter 2år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras 2 år efter garantitidens utgång. Gallras efter 2år Enskilda vägar Avslagna ansökningar Registreras Besvärshänvisning Registreras Överklagande av beslut Registreras Register över enskilda vägar Ansökan om bidrag Registreras Gallras efter 10 år Beviljade ansökningar Registreras Anmälan om tillstånd enligt ordningsföreskrifter Grävningstillstånd Ansökan Registreras Gallras efter 5 år Utredning Beslut Registreras Upplåtelse av allmän plats Ansökan Registreras Gallras efter 5 år Utredning Beslut Registreras Tillståndsbevis 164

165 Polistillstånd Kvitton Lista över försäljare Lista över platsfördelning Lokal trafikföreskrift Gallras efter 10 år Affischeringstillstånd Ansökan Registreras Gallras efter 5 år Utredning Beslut Registreras Tillstånd för skylt Ansökan Registreras Gallras efter 5 år Utredning Beslut Registreras Offentliga tillställningar Ansökan Registreras Gallras efter 5 år Utredning Beslut Registreras Eldningstillstånd Yttrande tillfällig övernattning Anmälan Registreras Yttrande angående olika ansökningar Registreras Kopia av beslut från myndighet Registreras Yttrande offentliga tillställningar Registreras Anmälan Registreras Yttrande angående olika ansökningar Registreras Kopia av beslut från myndighet Registreras Fysisk tillgänglighet 165

166 Statistik Program Registreras Utredningar Registreras Projektering Registreras Planer Registreras Anmälningar Registreras Avtal Kartor Rapporter över åtgärder Registreras Kontrakt Avstängning av vägar i samband med byggnation Registreras 4 7 Parker och grönytor Planera parker och grönytor Anlägga parker och grönytor Förvalta parker och grönytor Program Anbud/offerter, antagna Anmälan om skadegörelse Felanmälan Projektering Registreras Beskrivningar/ kartor över planteringar och växtval Anbud/offerter, ej antagna Rapporter över åtgärder Vid inaktualitet Utredningar Registreras Planer Registreras Avtal om parker och grönområden Överenskommelser Statistik 166

167 Kartor och ritningar Kontrakt Månadsjournaler/ rapporter Skötselplaner 167

168 4 8 Lekplatser Planera lekplatser Projektering Registreras Utredningar Registreras Kartor Anlägga lekplatser Projektering Registreras Ritningar Förvalta lekplatser Tillsynsprotokoll Rapporter över åtgärder Gallras 2 år efter Skötselplaner upphörande Felanmälan Gallras 2 år efter åtgärd 4 9 Trafik och kommunikationer Planera trafik Planer Program Registreras Utredningar Registreras In- och utgående skrivelser Kartor Statistik Skrivelser av vikt skall bevaras Trafikföreskrifter och tillstånd Trafikföreskrifter Utredningar Registreras Yttranden Registreras Beslut Registreras Antagna föreskrifter Registreras 168

169 Förslag om lokal trafikföreskrift eller när föreskrift är antagen Parkeringstillstånd Ansökan med foto Registreras OSL kap 26 1 Läkarintyg Registreras OSL kap 26 1 Begäran om kompletteringar Registreras. OSL kap 26 1 Beslut Registreras Besvärshänvisning Registreras. Överklagande Registreras Övervakning Ansökan Registreras. Utredningar Registreras Tillstånd Registreras Avslag Registreras Besvärshänvisning Registreras Överklagande Registreras Felparkering Felparkeringsavgifter Gallras efter 10 år Anmälan Gallras efter 10 år Bötesföreläggande Gallras efter 10 år Övervakningsfilm Gallras efter 10 år Korrespondens Gallras efter 10 år Flytt av fordon Flytt av fordon, underlag för beslut Registreras Gallras efter 10 år Flytt av fordon, Beslut Registreras Gallras efter 10 år Nyttokorttillstånd Nyttokortstillstånd, Ansökan Registreras Gallras efter 10 år Utredningar Registreras Tillstånd Registreras Avslag Registreras Besvärshänvisning Registreras Överklagande Registreras Transporttillstånd 169

170 Ansökan, utfärda transporttillstånd Registreras Utredningar Registreras Tillstånd Registreras Avslag Registreras Besvärshänvisning Registreras Överklagande Registreras Kollektivtrafik Kollektivtrafik, Beslut Registreras Yttrande Registreras Information Tidtabell Beslutsunderlag Registreras Domar Registreras Överklagande Registreras Upphandlingar Järnvägsspår och industrispår 170

171 4 10 Hamnar Planera hamnar Hamnområdesplaner Registreras Hamnföreskrifter Anlägga hamnar Förvalta hamnar Föreskrifter Handlingar rörande farleder, prickar och fyrar. Registreras Vatten- och bottenundersökningar Registreras Statistik Avtal och kontrakt Drift- och underhållsrapporter Yttranden och beslut från koncessionsnämnder Registreras Hamntaxor Fartyg och båtar Register över ankommande och avgående fartyg Ansökan om upplåtande av kajplats Registreras Fartygsdeklaration Registreras Remisser och yttranden Registreras Beslut om upplåtande av kajplats Registreras Register över båtplatser Ansökan om upplåtande av båtplats Gallras 2 år efter beslut Beslut om upplåtande av båtplats Gallras 2 år efter beslut Certifikat för livbåtar Registreras Fribordscertifikat Registreras 4 11 Flygplatser Planera flygplatser 171

172 Anlägga flygplatser Förvalta flygplatser Flygtrafik 4 12 Energiförsörjning Planera och utreda energiförsörjning Energibesparing, handlingsplan Energiplanering Energiplaner med miljökonsekvensbeskrivning Fjärrvärme, årsrapport Klimatstrategier Miljöanalys, miljörapport Registreras Pressklipp Taxor, fastställda Utredningar och rapporter Registreras Övrig information av betydelse för ärende Registreras Beredskapsplaner för energiförsörjning Information rörande beredskapslagring Gallras efter 5 år Katastrofplan Anmälan om skadegörelse Kartor Producera energi Intyg, återkommande besiktningar av produktion Registreras. Koncessionshandlingar Registreras. Loggböcker Fotografier, dokumentation Miljödata från produktionsanläggningar Serviceprotokoll, kalibrireringsprotokoll Statistik från produktionsanläggningar Statistik övrig, egenproducerad, sammanställning Strömavbrott sammansställning, information rörande 172

173 Tillstånd och beslut Registreras Utredningar och rapporter Registreras Kontrollbesiktningar för anläggningar rörande fjärrvärme Registreras Gallras 10 år efter upphörande Underlag för koncessionsansökan Gallra efter 2 år Anmälan komplement Registreras. Gallras 10 år efter upphörande Besiktningsprotokoll efter sprängning, grävning Gallras efter 10 år Distribuera energi Besiktning av Panncentral, värmecentral, kraftvärmeverk Registreras Gallras 10 år efter upphörande Intyg, återkommande besiktningar av distribution Registreras. Servitut, ledningsavtal Registreras Eltaxor Energiskatteredovisningar Mätarförteckningar Underlag för inbetalning av energiskatt Gallras efter 10 år Kraftleveranskontrakt (råkraft) Gallras 2 år efter upphörande Förvalta ledningsnät för energi Anläggningsdata trafiksignaler Anslutningsschema trafiksignaler Avbrottsjournaler, avbrottsrapport Registreras Driftprov Driftrapporter från produktionsanläggningar Registreras Kopplingsschema, kopplingstabeller Kretsscheman Ledningskartor (hög- och lågspänning, gatubelysning, fjärrvärme och gas) Principschema nätstationer Register över serviser/anslutningar Slutbesiktningar, garantibesiktningar Registreras Serviser (anslutningar) 173

174 Besiktningsprotokoll, övriga Driftsinstruktioner Driftjournaler Fjärrstyrningsprogram Översiktskartor Bygga ut ledningsnät för energi Tillfälliga byggnadsserviser Abonnenter Abbonentregister/kundregister Elavtal, kunder Flyttanmälan Gallras 2 år efter upphörande Gallras 2 år efter avtalets utgång Mätaravläsningar, flyttningar och ordinarie Hot om avstängning och beslut Registreras 4 13 Kommunikationsnät Planera och utreda nät för elektronisk kommunikation Markvärderingsprotokoll Registreras. Koncessionshandlingar Registreras. Ledningsrättsavtal Registreras. Slutbesiktningar Registreras. Projektplan Registreras. Genomförandeplan Registreras. Kommunikationsplan Registreras. Ansökan om finansiellt stöd Registreras. Markupplåtelseavtal Registreras. 174

175 Markanvisningar Registreras. Markavtal Registreras. Fiberbeställning Avtal med entreprenörer Registreras. Besiktningsprotokoll Informationsmaterial Löpande uppföljning/ loggbok Slutredovisning Registreras. Kartunderlag Kartor Ledningsritningar Hyra ut kommunikationsnät Avtal/överenskommelser Registreras Förvalta kommunikationsnät Felrapporter Registreras. Uppföljningsrapporter Registreras. Garantibesiktningar Översiktskartor Registreras. Avbrottsrapport Gallras efter 5 år Besiktningsprotokoll, övriga Principschema Fiberkartor Förteckning över IP-adresser Skadeanmälningar Bygga ut kommunikationsnät Ansluta till kommunikationsnät Beställningsdokumentation Registreras. Avtal 4 14 Vatten och avlopp 175

176 Planera och utreda vatten och avlopp Föreskrifter från myndigheter (som gäller den egna verksamheten) Registreras. Informationsbroschyrer, egenproducerade Protokoll/minnesanteckningar från driftsmöten med entrepenörer Registreras. Skrivelser mellan fastighetsägare och VA-verk Registreras. Skyddsbestämmelser för vattentäkt Registreras. Tillståndsansökningar med beslut Registreras. Underhållsprogram Registreras. VA-plan VA-taxa Vatten och avloppsutredningar Registreras. Vattenmål. Avgjorda domar i vattendomstol, som rör de egna Registreras. vattentäkterna Vattenskyddsområde, information rörande Registreras. Verksamhetsområde för allmän vatten- och avloppsanläggning Årsrapporter över vatten- och avloppsanläggningar Anbud/offerter, antagna Ansökan om anslutning Registreras. Felanmälan Projektering och projekthandlingar Registreras. Analysresultat Rapporter över åtgärder Registreras. Statistik Planer Avtal Uppsägning Registreras Incidentrapporter Registreras Ansökningar om vattentäkt Registreras. Anmälan om skadegörelse Kartor 176

177 Kontrakt Registreras Utredningar Registreras. Månadsjournaler/ rapporter Dokumentation, fotografier m.m. Ritningar Geotekniska grund- undersökningar Registreras. Externa utlåtanden Registreras. Handlingar rörande byggnadsminnen Besiktningsprotokoll Konsultavtal 10 år efter garantitidens utgång Producera dricksvatten Analyser av dricksvatten Driftjournaler för vattenverk Förvalta ledningsnät Anläggningsdokumentation gällande drift och underhåll Registreras. Besiktningsprotokoll, slut- och garantibesiktning Registreras. Ledningsavtal, tillstånd att korsa med VA-ledningar Registreras. Ledningskartor Loggböcker Läcksökning, rapporter Registreras. Vatten- och avloppregister Besiktningsprotokoll Gallras efter 10 år Driftjournaler Gallras efter 10 år. Larmrapporter SOS Ledningsregister Minnesanteckningar, protokoll från olika möten Provnings- protokoll, vattenmätare 177

178 Register över vattenmätarbyten Gallras 5 år Rörinspektioner Underhållsprogram eller tills ny gjorts. Ansökan om tillstånd för miljöfarlig verksamhet Registreras. Miljörapporter Bygga ut ledningsnät Nybyggnadskarta Servitutavtal Registreras. Uppgifter om anslutning Uppgifter om debiterade anläggnings- avgifter Sprängtillstånd/ sprängupplags- tillstånd Besiktningsprotokoll, sprängning Schaktningstillstånd Gallras efter 1 år Ansluta till nät för vatten och avlopp Ansökan Registreras. Utredningar Registreras. In- och utgående skrivelser Registreras. Beslut Registreras. Debiterade anläggningsavgifter Registreras. Kontrakt eller Avtal Registreras. Nybyggnadskarta/Kartor Servitutavtal mellan fastighetsägare och VA-verket Registreras. Skrivelser från och till fastighetsägare Registreras. Färdiganmälningar Registreras. Föranmälningar avlopp Försälja dricksvatten Abbonentregister Stänga av vatten Avstängningshot, meddelande om Registreras Gallras efter 5 år Beslut Registreras. Överklagande om avstängning Registreras. Beslut av Tingsrätten Registreras. 178

179 Vattenmätare Mätaravläsningar Mätarbyten, information om Rena avloppsvatten Analysrapport för avlopp Avloppsjournaler Gallras efter 5 år Rapportera till tillsynsmyndighet Driftjournaler för reningsverk Mijörapporter avlopp Registreras. Renhållningsinformation Kvartalsrapport till länsstyrelsen för reningsverk Registreras Avfall och återvinning Avfall Anmälan om att krossa grus till mindre dimensioner Registreras. Avtal Registreras Avfallsplan Avfallsrapporter/miljörapporter Registreras Besiktningsprotokoll, slutbesiktning Registreras Beslut om sluten tank, lösningsmedel, brandfarlig vara Deponiplan Driftjournaler, dagböcker Kommunens organisation för transporter av miljöfarligt avfall Polisanmälningar, sammanställning Renhållningsordning Renhållningstaxa Skadestånd, ersättning, information rörande Registreras Tillståndsansökningar med beslut Registreras Utredningar, inventeringar Registreras Vattenanalyser 179

180 Årsstatistik, avfallsmängder Besiktningsprotokoll, övriga Dagliga rapporter från vaktbolag Detaljplane- och bygglovsremisser Driftspersonaldokumentation, ansvar för felavhjälpning Driftinstruktioner till anläggningar Driftsuppföljning, driftsdokumentation Tekniska specifikationer 180

181 Redovisning, farligt avfall Gallras efter 10 år Renhållning Ansökan och beslut om dispens från kärlplaceringsvillkoret Registreras Dispenser från sop- och latrinhämtning Registreras Entreprenörs- avtal med utförare Registreras Uppsagda renhållningsavtal Registreras Allmänna förfrågningar om avfallshantering Anmälan och beslut om kompostering av matavfall Ansökan och beslut om upphåll i hämtning Ansökan och beslut om dispens delad behållare Ansökan och beslut om hämtning av matavfall Abonnentregister Avtal om uppställning av container Beslut om föreläggande/ förbud Underlag till sammanställningar av rapportering från samordningsentreprenör Uppsägning av hämtning och behandling Ändringsmeddelande om ändrad hämtning av entreprenör Beställningar hämtningar med mera Sortering och återvinning Entreprenörsavtal med utförare Statistik Gallras efter 10 år. Gallras 2 år efter uphörande Gallras 2 år efter uphörande Gallras efter 10 år. Gallras efter 10 år. Gallras efter 10 år. Gallras efter 10 år. Gallras efter 10 år Fiske Fiske och fisketillsyn Fisketillsyn Registreras Ansökan om fiskekort Registreras Beslut om fiskekort Registreras Fiskekort Fiskodling 181

182 Ansökan om att starta fiskodling Registreras Beslut Registreras Utplantera fisk Ansökan om att få planera ut fisk Registreras Beslut Registreras Reduktionsfiske 182

183 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer /gallras Sekretess ( ) A B C D 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 5 1 Skydd mot olyckor Insatser vid olyckor Övning Ansökan om större övning Registreras Elda hus Övningsrapporter Gallras på papper efter 2 år och i databas efter 10 år Utryckning Blankett om bevakning om avslutande av räddningsinsats/efterbevakning Registreras Beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt Resursförteckning Insatsplanering Händelserapporter/insatsrapporter Registreras Underlag för insats/utryckningar 183

184 Restvärdesräddning, rapport Kopior gallras efter 2 år. Original efter 10 år Arbeta förebyggande mot olyckor Tillstånd Brandfarlig och explosiv vara Ansökan Registreras Yttrande/utredning Registreras Beslut om tillstånd, med föreskrifter Registreras Register över tillstånd Förelägganden från nämnden Registreras Utdrag ur register Tillsyn brandfarliga och explosiva varor LBE Gallras när ärendet avslutats Ansökan Beslut Tillsynsprotokoll LBE Brandskyddsdokumentation Intyg Uppföljning av tillsyn Föreläggande Överklagande Yttrande 184

185 Beslut från andra myndigheter Register över objektstillsyn Tillsyn Lagen om olyckor LSO Tillsynsprotokoll LSO Brandskyddsdokumentation Intyg Uppföljning av tillsyn Föreläggande Överklagande Yttrande Beslut från andra myndigheter Sotning Ansökan Yttrande Beslut Avtal med entreprenör som ska sköta sotningsverksamheten Föreläggande Meddelande om nyttjandeförbud Besiktningsprotokoll Register över behöriga kontrollanter Register över sotningsobjekt (kontrollbok) Hantera risker kring bl.a. olyckor Begäran om riskanalys Riskanalyser/riskinventering Automatlarm Automatlarmsavtal Uppsägning av automatlarmsavtal Följebrev Gallras 2 år efter det att de löpt ut Gallras 2 år efter det att de löpt ut 185

186 Meddelande om nytt automatlarmsobjekt Svar på automatlarmsobjekt Utbilda Offertförfrågan Avtal Utbildningsbeskrivning Kursanmälan Deltagarlista Diplom Certifikat Trafiksäkerhet Trafiksäkerhetplan 5 2 Krisberedskap Risker och sårbarhet Risk- och sårbarhetsanalys RSA (SFS 2006:544) Planera krisledning Ledningsplan (SFS 2006:544) Beredskapsplaner på förvaltningar/bolag Kriskommunikationsplan Utbilda och öva i krisberedskap Protokoll och anteckningar som upprättas under övningen. Dokumentation från övning Loggbok Slutrapport Geografiskt områdesansvar 186

187 5 2 5 Rapportera krisberedskap Stöd vid kriser Protokoll och anteckningar Kontaktlista Rutiner Vattensäkerhet Anmälan om översvämning eller utsläpp Registreras Dokumentation av insats Registreras Uppföljning av insats Registreras Kriskommunikation Meddelande VMA (varningsmeddelande allmänheten) Registreras 5 3 Höjd beredskap Skydd av befolkning Skyddsrum Ritningar över befintliga skyddsrum Skyddsrumsregister Beslut från länsstyrelsen om avveckling av Registreras skyddsrum Föreläggande gentemot fastighetsägare Registreras Skyddsrumsbesked Skyddsrumsbevis Branddammar och krigsbranddammar Varningssystem (VMA) 5 4 Hantera krissituationer Krisledningsnämnd 187

188 Planer Organisationsschema Protokoll Registreras Tjänsteskrivelser Registreras Loggar Registreras Uppföljningar Registreras Rapporter Registreras Dokumentation över ledningscentral Kontaktlistor 5 5 Skydd och säkerhet Skydda byggnader och egendom Övervakning (kamera och vilt) Ansökan om kameraövervakning Registreras Ansökan om viltövervakning Registreras Utredningar Registreras Tillstånd Registreras Avslag Registreras Besvärshänvisning Registreras Lås och larm Fellarmrapporter (från SOS) Förteckningar över larmnummer och kontaktpersoner Förteckningar över utlämnade kort och nycklar till läkemedelsförråd Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system m.m. Gallras efter 10 år Larmlistor Larmplan för olika situationer Larmrapporter SOS 188

189 Rapport om avvikelser av larm som inte gått som de ska Systematiskt brandskyddsarbete Brandskyddspolicy Byggnads- och verksamhetsbeskrivning Registreras Brandbeskrivning Registreras Riskinventering Registreras Brandskyddsorganisation Utbildning Brandskyddsregler Registreras Kontrollsystem Uppföljning Registreras Informationssäkerhet Informationssäkerhet (person) Beslut om personuppgiftsombud Registreras Begäran om registerutdrag Förteckning över personuppgiftsbehandlingar 189

190 Handlingar rörande samtycken enligt PuL Medgivande om tillgång till verksamhetssystem för förmyndare PuL, information samt samtycken/åtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Registreras Gallras 2 år efter att de upphört att gälla Informationssäkerhet (IT) Informations- säkerhetspolicy IT Införandeplan Registreras Informationssäkerhetsinstruktioner Underliggande policys Informationssäkerhet IT, organisation Kontinuitet- och driftsplaner Registreras Strategier och rutiner Checklistor Utvärderingar Kontroll- och revisionsplaner Revision- och kontrollresultat Registreras Risk- och sårbarhetsanalys Registreras Dokumentation av behörighetsnivåer i IT-system Vid inaktualitet Systemloggar Systemsäkerhetsanalys Registreras Katastrofplan Registreras Systeminventeringar Informationssäkerhet (kommunikation) Tele/radio, systemuppbyggnad Registreras 190

191 Tillstånd från Post- och telestyrelsen - tillåtn Registreras Informationssäkerhet (tillgång till information) Behörighetsdokumentation Rättighetsinformation SITHS-kort Säkerhetsskydd Registreras Statusrapporter på säkerhetsutrustning Yttrande om ansökt avlysning av vattenområregistreras Säkerhets- och värdehandlingar. Identifikationsordning Personskydd Säkerhet för brukare Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Larmloggar Larmrapporter med register Nyckelkvittenser till brukares boenden Gallras när anställningen har upphört Gallras 2 år efter att de upphört att gälla Gallras efter 5 år Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Register över brukares nycklar Anmäla till polis Polisanmälningar, allmänna Registreras Polisanmälningar, rörande personal Registreras Polisanmälningar, rörande elever Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 10:

192 5 6 Försäkringar Försäkra personer Personförsäkringar, avtal Registreras Olycksfallsförsäkringar, avtal Registreras Försäkringshandlingar, inaktuella Försäkra egendom Ansvars- och olycksfallsförsäkringar, avtal Registreras Sakförsäkringar, avtal Registreras Försäkringshandlingar, inaktuella 192

193 5 7 Skade- och tillbudsrapportering Ansvarsskada Skadeanmälningar (skador, stölder och Registreras ersättningar) Egendomsskada Skadeanmälningar (skador, stölder och ersättningar) Registreras Fordonsskada Skadeanmälningar (skador, stölder och ersättningar) Registreras Tillbud Arbetsskador/olycksfall eller fäolycksfall Registreras 5 8 Brottsförebyggande arbete Samverka med polis Mäta trygghet Hantera stöd till brottsoffer 193

194 A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer /gallras Sekretess ( ) 6 MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD 6 1 Tillstånd/anmälan/registrering Miljöfarlig hantering eller anläggning Enskilt avlopp Ansökan om tillstånd att inrätta avloppsanordning Registreras Situationsplan Registreras Jordartsprotokoll med siktkurva Registreras Sektionsritning (över avloppsanläggning) Registreras Tillstånd (för utnyttjande av annans mark för avloppsanordning) Registreras Yttrande från grannar Registreras Inspektionsrapport Registreras Delegationsbeslut (om tillstånd för avloppsanordning) Registreras Delgivningskvitto Registreras Intyg om slutbesiktning Registreras Förmultningstoalett Registreras Ansökan (om inrättande av förmultningstoalett eller torrtoalett med latrinkompostering) Registreras Skiss (på fastigheten) Registreras Produktioninformationsblad Registreras Delegationsbeslut Registreras Slutbesiktningsprotokoll Registreras Miljöstörande industri/verksamhet Anmälan Registreras Ritningar m.m. Registreras Begäran on yttrande (till Länsstyrelsen) med kopior av ärendeet Registreras Yttrande från Länsstyrelsen Registreras 194

195 Samrådsanteckningar Registreras Delegationsbeslut Registreras Beslut skickas till verksamhetsutföraren Registreras Delgivningskvitto Registreras Anmälan (registrering av livsmedelsanläggning) Gallras när Registreras verksamheten upphört Registreringsbevis från bolagsverket angående livsmedelsanläggning Situationsplan Detaljritning Registreras Registreras Gallras när verksamheten upphört Gallras när verksamheten upphört Gallras när verksamheten upphört Registreras Värmepump Registreras Anmälan och situationsplan Registreras Begäran om komplettering Registreras Yttrande kommer in Registreras Delegationsbeslut, föreläggande om försiktighetsmått, installation av värmepump med besvärshänvisning Registreras Registrera nya verksamheter Bassängbad Anmälan (att få starta bassängbad) Registreras Ritning (över lokalen) Registreras Situationsplan Registreras Redovisning av radongasmätning Registreras Egenkontrollprogram Registreras Begäran om komplettering Registreras Informationsbrev om att EKP ska skickas in Registreras Hälsoskyddsinformation Svar på anmälan Registreras 195

196 Djurstall Förprövning av djurstall Registreras Hygienisk behandling Ritning (över lokalen) Registreras Situationsplan Registreras Redovisning av radongasmätning Registreras Egenkontrollprogram Registreras Ventilationskontroll Registreras Begäran om komplettering Registreras Informationsbrev om att EKP ska skickas in Registreras Hälsoskyddsinformation Registreras Svar på anmälan Registreras Delegationsbeslut (om timavgift) Registreras Besvärshänvisning Registreras Delgivningskvitto Registreras Skolor, barnomsorg m.m. Anmälan (att få starta förskola/skola) Registreras Ritning (över lokalen) Registreras Protokoll - ventilationskontroll Registreras Luftflödesprotokoll Registreras Redovisning av radongasmätning Registreras Egenkontrollprogram Registreras Begäran om komplettering Registreras Informationsbrev om att EKP ska skickas in Registreras Hälsoskyddsinformation Delgeringsbeslut Registreras Besvärshänvisning Registreras Delgivningskvitto Registreras Tobak Anmälan (om försäljning av tobak) Registreras Gallras när verksamheten upphört 196

197 Skrivelse angående anmälan Registreras Gallras när verksamheten upphört Hantera information om cisterner Cisternregister Nyinstallation av cistern Inkommande skrivelse om nyinstallation Registreras Installationsrapport Registreras Delegeringsbeslut Registreras Anmälan om att cistern ur bruk Anmälan från fastighetsägaren Registreras Intyg om demontering Registreras Skrivelse till fastighetsägaren Registreras Hantera information om köldmedier Anmälan av ny köldmediaanläggning Anmälan (om ny köldmediaanläggning) Registreras Gallras 10 år efter att verksamheten har upphört Installationsrapport Gallras 10 år efter att verksamheten har upphört Registreras Svar på anmälan Registreras Prövning och tillstånd för solarier Anmälan (att få starta solarium) Registreras Ritning (över lokalen) Registreras Protokoll - ventilationskontroll Registreras Luftflödesprotokoll Registreras Redovisning av radongasmätning Registreras Egenkontrollprogram Registreras Begäran om komplettering Registreras Informationsbrev om att EKP ska skickas in Registreras 197

198 Hälsoskyddsinformation Svar på anmälan Registreras Delegationsbeslut (om timavgift) Registreras Besvärshänvisning Registreras Delgivningskvitto Registreras Prövning och registering för livsmedelshantering Ansökan (Godkännande av livsmedelsanläggning) Registreras Gallras när verksamheten upphört Verksamhetsbeskrivning Registreras Gallras när verksamheten upphört Registreringsbevis från bolagsverket Registreras Gallras när verksamheten upphört Situationsplan Registreras Gallras när verksamheten upphört Planritning Registreras Gallras när verksamheten upphört Granskningsutlåtande Registreras Gallras när verksamheten upphört (Livsmedelsverkets) checklista för kontroll av detaljhandel Registreras Gallras när verksamheten upphört Kontrollrapport Registreras Gallras när verksamheten upphört Riskklassningsbeslut Registreras Gallras när verksamheten upphört 198

199 Delegationsbeslut (Godkännande av livsmedelsanläggning) Registreras Gallras när verksamheten upphört Internationella hot mot människors hälsa Miljötillstånd enligt lokala föreskrifter 6 2 Tillsyn och kontroll av verksamheter och lokaler Kontrollera periodisk rapport från miljöfarlig verksamhet Kontroll av befintliga cisterner Påminnelse (om kontrollrapport) Registreras Kontrollrapport Registreras Skrivelse till fastighetsägaren om att kontrollrapport inkommit samt när nästa kontroll ska ske Registreras Kontroll av köldmedieanläggning Kontrollrapport från verksamhetsutövaren Registreras Gallras vid inaktualitet Bekräftelse på mottagen kontrollrapport Registreras Gallras vid inaktualitet Miljötillsyn av verksamheter Bassängbad, allmän inspektion Informationsbrev Registreras Checklista Registreras Inspektionsrapport Registreras Skrivelse om brister i verksamheten Registreras Delegationsbeslut om att åtgärda Registreras Delegationsbeslut med vite Registreras Tjänsteskrivelse till nämnd Registreras Beslut från nämnd (protokollsutdrag) Registreras Åtalsanmälan (vid misstanke om brott) Registreras Delgivningskvitto Registreras Beslut (åklagarmyndigheten) Registreras 199

200 Kontroll av badvatten, inomhusbad Analysprotokoll (badbassäng) Registreras Delegationsbeslut om att åtgärda Registreras Delegationsbeslut (beslut om stängning av bassäng) Registreras Sammanställningslista av prover Registreras Strandbad, provtagning Analysprotokoll Registreras Inspektionsrapport Registreras Hygienlokal Informationsbrev Registreras Checklista Registreras Inspektionsrapport Registreras Skrivelse om brister i verksamheten Registreras Delegationsbeslut om att åtgärda Registreras Delegationsbeslut med vite Registreras Tjänsteskrivelse till nämnd Registreras Beslut från nämnd (protokollsutdrag) Registreras Åtalsanmälan (vid misstanke om brott) Registreras Delgivningskvitto Registreras Beslut (åklagarmyndigheten) Registreras Skola eller förskola Informationsbrev med checklista Registreras Inkommen checklista Registreras Inspektionsrapport Registreras Skrivelse om brister i verksamheten Registreras Delegationsbeslut om att åtgärda Registreras Delegationsbeslut med vite Registreras Tjänsteskrivelse till nämnd Registreras Beslut från nämnd (protokollsutdrag) Registreras Miljötillsyn, tillfällig eller otillåten verksamhet PCB-sanering Anmälan om PCB-sanering Registreras Ritning Registreras 200

201 Beslut (föreläggande om försiktighetsåtgärder) till Registreras fastighetsägaren Delgivningskvitto Registreras Miljötillsyn, olägenhet och störning Inspektion Brev (om kommande inspektion) Registreras Checklista Registreras Inspektionsrapport (om åtgärder vid brister) Registreras Delegationsbeslut (med föreläggande om åtgärder) Registreras Delegationsbeslut (med beslut om vite) Registreras Delgivningskvitto Registreras Handlingar (angående vidtagna åtgärder) Registreras Miljötillsyn, radon Långtidsmätning i radon i bostad (ej flerfamiljshus) Beställning av radondosor Bekräftelselista skickas till företaget som tillhandahåller mätutrustning. Rapport - mätning inomhusluft Registreras Boverkets information Radoninfo 2007:1 Registreras Korttidsmätning av radon Brev från fastighetsägare om rådgivning Registreras Protokoll (mätning - radon) Registreras Läcksökning av radon Brev från fastighetsägare om rådgivning Registreras Protokoll (mätning - läcksökning) Registreras Mätning av Gammastrålning Brev från fastighetsägare om rådgivning Registreras Protokoll (mätning - gammastrålning) Registreras Ansökan om radonbidrag Ansökan om radonbidrag Registreras Yttrande (över ansökan om radonbidrag) Registreras Beslut om radonbidrag Registreras 201

202 Beslut om utbetalning av bidrag Registreras Radonmätning i flerfamiljshus Skrivelse (angående redovisning av marklägenheter och Registreras mätning av radon) Redovisningsblankett Registreras Underlag (till redovisningsblanketten m.m. Registreras Mätrapport Registreras Mätning av radon skolor/barnomsorg Skrivelse (angående mätning av radon) Registreras Redovisningsblankett Registreras Rapport - mätning inomhusluft Registreras Projektrapport Registreras Smittskyddstillsyn Objektsburen smitta, utbrott Anmälan misstänkt smitta Registreras Provtagning samt överlämning av prover Gallras när försäkran kommit att prov anlänt till labb. Analysprotokoll Registreras Kallelse till möte till berörda angående analysprotokoll Registreras Informationsbrev till berörda Registreras Uppföljande provtagning med egenkontrollprogram Registreras (Analysprotokoll) Strålskyddstillsyn Inspektion av solarium Inspektionsrapport Registreras Delegationsbeslut (om timavgift) Registreras Delgivningskvitto kommer in på delegationsbeslut Registreras Skrivelse om brister i verksamheten Registreras Delegationsbeslut om att åtgärda Registreras Delegationsbeslut med vite Registreras Tjänsteskrivelse till nämnd Registreras 202

203 Åtalsanmälan (vid misstanke om brott) Registreras Delgivningskvitto Registreras Beslut (åklagarmyndigheten) Registreras Tobakstillsyn Inspektionsrapport Registreras Informationsbrev om egentillsyn Registreras Kontrollera livsmedel Kontroll av dricksvatten, distributionsnät Analyssvar kommer in från analysföretag Livsmedelshygien Brev om klagomål på livsmedelshygien/hantering Registreras Gallras när verksamheten upphört Följesedlar (vid provtagning) Gallras vid inaktualitet Analysprotokoll Registreras Gallras när verksamheten upphört Kontrollrapport Registreras Gallras när verksamheten upphört Livsmedelsanläggning (Livsmedelsverkets) Checklista för kontroll av detaljhandel (hela) Registreras Gallras när verksamheten upphört Kontrollrapport Registreras Gallras när verksamheten upphört Tidkort Registreras Gallras när verksamheten upphört 203

204 Delegationsbeslut (om erfarenhetsklassning) Registreras Gallras när verksamheten upphört 6 3 Miljöövervakning Miljöövervaka luft Mätning av luftföroreningar Beställning av provtagning Mätdosor skickas in till företaget för analys (följesedel) Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Analysprotokoll Registreras Miljöövervaka buller/trafik Miljöövervaka vatten Beställning av provtagning Prover tas och skickas till analys Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Analysprotokoll Registreras Miljöövervaka ekosystem 6 4 Klassningskod och tillsynsavgift Klassningskod och tillsynsavgift enligt miljöbalken Klassningskod och kontrollavgift enligt livsmedelslagen 6 5 Åtal och sanktioner Sanktionsavgifter Miljösanktionsavgift Tjänsteanteckning om att överträdelse gjorts Registreras Inkomna skrivelser Registreras Fotografier Registreras Förslag till beslut Registreras 204

205 Delgivningskvitto kommer in på förslag till beslut Registreras Skrivelse från verksamhetsutövaren Registreras Delegationsbeslut om miljösanktionsavgift Registreras Besvärshänvisning Registreras Delgivningskvitto kommer in på delegationsbeslut Registreras Tjänsteskrivelse till nämnd Registreras Beslut från nämnd på miljösanktionsavgift (protokollsutdrag) Registreras Delgivningskvitto på beslut från nämnd Registreras Anmäla misstänkt brott mot miljöbalken Åtalsanmälan (misstanke om brott) Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Föreläggande om att åtgärda Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Återkallande av godkännande Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Föreläggande om vite Registreras Gallras när verksamheten upphört Tjänsteskrivelse till nämnd Registreras Gallras när verksamheten upphört Beslut (protokollsutdrag) Registreras Gallras när verksamheten upphört Delegationsbeslut (timavgift) Registreras Gallras när verksamheten upphört 205

206 Beslut (åklagarmyndigheten) Registreras Gallras när verksamheten upphört Anmäla misstänkt brott mot livsmedelslagen Åtalsanmälan (misstanke om brott) Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Föreläggande om att åtgärda Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Beslut om saluförbud Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Beslut om omhändertagande av livsmedel Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Återkallande av godkännande Registreras Gallras när verksamheten upphört (Delegationsbeslut) Föreläggande om vite Registreras Gallras när verksamheten upphört Tjänsteskrivelse till nämnd Registreras Gallras när verksamheten upphört Beslut (protokollsutdrag) Registreras Gallras när verksamheten upphört Delegationsbeslut (timavgift) Registreras Gallras när verksamheten upphört 206

207 Beslut (åklagarmyndigheten) Registreras Gallras när verksamheten upphört 6 6 Naturvård Planera och inventera naturvårdsfrågor Naturvårdsprogram Inrättande av naturreservat Beslut om att utreda förutsättningar för bildande Registreras (protokollsutdrag från KF) Beslut om uppdrag (från KS) (protokollsutdrag) Registreras Karta Registreras Beskrivning Registreras Föreskrifter Registreras Skötselplan Registreras Tjänsteskrivelse (begäran om samråd) till KS Registreras Beslut om samråd (protokollsutdrag) från KS Registreras Kungörelse Registreras Missiv (informations-/följebrev) Registreras Fastighetsförteckning Registreras Remisslista Registreras Mötesanteckningar med deltagarlista från samrådsmöte Registreras Yttranden/inkomna skrivelser Registreras Tjänsteskrivelse (redovisning av samråd) Registreras Beslut (protokollsutdrag)från KF om att bilda Registreras naturreservat/återremittera förslaget till KS Skrivelse skickas ut till berörda sakägare om bildandet av Registreras naturreservat Framtagning av trycksaker Förvalta naturreservat 207

208 6 7 Vattenvård Planera och inventera vattenvårdsfrågor Vattenvårdsprogram Inrätta vattenreservat Förvalta vattenreservat Kalka sjöar och vattendrag Ta emot meddelande om genomförd kalkning Registreras 208

209 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer /gallras Sekretess ( ) 7 SKOLA 7 1 Gemensam verksamhet Skolplikt Tidigare/senarelagd skolplikt Registreras Åtgärder för fullgörande av skolplikt Registreras Interkommunala ärenden Registreras Planera utbildning Personalförteckning, årlig Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet Läsårstider Registreras Läromedel Beställningar av läromedel enl. avtal Läromedel, egenproducerade Läromedelsförteckning Skolskjuts Skolskjutsplaner/underlag Registreras Skolskjutsregister Gallras 3 år efter senaste anteckning Avtal med utförare Elevförteckningar, scheman m.m. 209

210 Handlingar rörande skolkort/busskort Ärenden om skolskjuts Registreras Ärenden om skolskjuts som blivit överklagade Registreras Ärenden om skolskjuts vid växelvis boende Registreras Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i Registreras enskilt fall Delegationsbeslut, utifrån särskild ansökan Registreras Årsstatistisk, skjutsverksamhet Övriga handlingar, skolskjutsverksamhet Elevsocial verksamhet Disciplinära insatser Diciplinfrågor, t.ex.: Mobbningsärenden och Registreras ärenden rörande skadegörelse Utredning som kan leda till skriftlig varning Registreras Utredning som kan leda till avstängning av elev Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:3 Utedningar om kränkande behandling eller Registreras diskriminering Polisanmälan av elev Anteckningar om: utvisning, kvarsittning, tillfällig omplacering, tillfällig placering vid annan skola och omhändertagande av föremål Hälsovårdande insatser Elevhälsovårdsjournal innehåller: Anamnes Status Åtgärder Läkemedelsjournal/hantering Vaccinationer, uppgifter om Mätvärden Olycksfall Remisser Checklistor Brev eller meddelande till, från eller avseende patient Hälsodeklaration Journalkopior som beställs från annan vårdgivare Kallelse Egenvårdsbedömning 210

211 Skolpsykologjournal Sekretess möjlig enl. OSL 23:3 Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter som har överlämnats till annan skola eller huvudman Ärenden om hjälpmedel Registreras Olycksfall/incidentrapporter Arbetsskada (elev), handlingar rörande, t.ex. vid PRAO Elevvårdande insatser Skolpsykologs handlingar som endast rör konsultation och inte behandling Anteckningar från kurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Ärende om särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. (ansökan och beslut) Ärende om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild utbildningsgrupp eller anpassad studiegång (ansökan och beslut) Ärende om in- och utskrivning vid särskola (ansökan och beslut) Utredningar om frånvaro Utredningar rörande skolsvårigheter (t.ex. Pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa) Elevpedagogisk verksamhet Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:3 Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:3 Registreras Registreras Registreras Registreras Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23: Pedagogiska insatser Protokoll/minnesanteckningar från elevvårdskonferenser Handlingar rörande special och stödundervisning Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:3 Registreras 211

212 Anteckningar från specialpedagogs verksamhet Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:4 Individuella utvecklingsplaner/studieplaner med omdömen Anteckningar från utvecklingssamtal Åtgärdsprogram Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Korrespondens med Registreras elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Överenskommelse om studiegång Registreras Kunskapsprofiler Undervisning Befrielse från visst Registreras utbildningsinslag/undervisning, handlingar rörande Handlingar rörande utbytesstipendiater Registreras Prov och prövningar Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevsvar, samtliga delar Nationella prov i övriga ämnen, elevsvar Gallras efter 5 år Sammanställningar över resultat från nationella prov Elevsvar på övriga prov Lämnas tillbaka till eleven eller gallras efter läsårets slut Sammanställningar över resultat från övriga Gallras efter 5 år prov Betygsunderlag Gallras efter 5 år Register över prövningar Ansökningar om särskild prövning, flyttningsprövning och fyllnadsprövning med Registreras Gallras efter prövningen slutförts bilagor Särskilda prövningar, flyttningsprövningar och Registreras fyllnadsprövning Handlingar rörande avgifter för prövning, Registreras Gallras efter 5 år ansökan om befrielse Gymnasiearbete, handlingar rörande Sätta betyg Betygskriterier Registreras Betygskatalog, betygssammanställningar Arkivexemplar av slutbetyg/avgångsbetyg, samlat betygsdokument samt utbildningsbevis 212

213 Original av ej avhämtade betyg och intyg samt samlat betygsdokument Skriftliga omdömen (får ingå i den individuella utvecklingsplanen) Skriftliga omdömen/intyg som ersätter slutbetyg Resultat av prövning med anteckning om givet betyg Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slultbetyg) Intyg om avgång och reducerat program Omprövning av betyg (beslut och handlingar) Registreras Kursutvärderingar Studie- och yrkesvägledning Anteckningar från studie- och yrkesvägledares verksamhet rörande enskild elev Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering Handlingar rörande praktik och praktikplatser, t.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen Enskild skolverksamhet Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:3 Gallras vid inaktualiet 7 2 Förskola Placera i förskola Placeringskriterier Registreras Ansökningshandlingar på barn som börjar Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar på barn som ej får plats Gallras 1år efter intagning Placeringsbekräftelse Ärenden om förtur etc. Registreras Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras Ansökan om att få gå om årskurs eller Registreras uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Byte av skola, ansökan Registreras 213

214 Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Överklagande med bilagor Registreras 214

215 7 2 2 Planera verksamheten i förskola Undervisning Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras Klass-/kursschema Lärarschema Gallras efter 3 år Schema elev/sal Gallras efter läsårets slut Följa upp verksamheten i förskola Närvaro i förskola Elevdokumentation Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc) Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Skolkataloger Elevfotografier/skolkort Adresslistor Protokoll från klasskonferenser Protokoll från klassråd Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Anhörigblanketter Registreras 7 3 Grundskola F Anta och placera i grundskola Antagnings- och placeringskriterier Registreras Ansökningshandlingar på barn som börjar Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar på barn som ej får plats Gallras 1år efter intagning Antagningsbekräftelse Ärenden om förtur etc. Registreras Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras Ansökan om att få gå om årskurs eller Registreras uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Byte av skola, ansökan Registreras Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Överklagande med bilagor Registreras Planera utbildning i grundskola Undervisning 215

216 Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets slut Klass-/kursschema Lärarschema Gallras efter 3 år Schema elev/sal Gallras efter läsårets slut Lektionsplanering Läsårsdata Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser Registreras och projektarbeten Handlingar rörande studieresor, skolresor och Registreras lägerskolor Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Handlingar rörande yrkespraktik och PRAO (ämnesanknuten och inbyggd praktik) Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Elevdokumentation Förteckning över elever som fått modersmålsoch hemspråksundervisning och studiehandledning Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål/hemspråk Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Anmälan/avanmälan modersmåls- /hemspråksundervisning Statistik invandrarelever Kvittenser, t.ex. elevers lån av dator Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning Språkval Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Handlingar rörande samtycken enligt PuL Följa upp utbildning i grundskola Närvaro i grundskola Elevdokumentation Registreras Gallras efter registrering på elevkort Gallras när eleven slutat skolan Gallras efter avslutad utbildning Gallras när eleven slutat skolan Gallras när eleven slutat skolan 216

217 Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc) Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Skolkataloger Elevfotografier/skolkort Adresslistor Protokoll från klasskonferenser Protokoll från klassråd Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och beslut) Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning, byte av program etc. (ansökan och beslut) Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd, inget betyg alls Anhörigblanketter 7 4 Grundsärskola Anta och placera i grundsärskola Antagnings- och placeringskriterier Ansökningshandlingar på barn som börjar Ansökningshandlingar på barn som ej får plats Registreras Registreras Registreras. Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Gallras 1år efter intagning Antagningsbekräftelse Ärenden om förtur etc. Registreras Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras Ansökan om att få gå om årskurs eller Registreras uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Byte av skola, ansökan Förteckningar eller register över elever som är Registreras folkbokförda i andra kommuner Överklagande med bilagor Registreras 217

218 7 4 2 Planera utbildning i grundsärskola Undervisning Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets slut Klass-/kursschema Lärarschema Gallras efter 3 år Schema elev/sal Gallras efter läsårets slut Lektionsplanering Läsårsdata Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser Registreras och projektarbeten Handlingar rörande studieresor, skolresor och Registreras lägerskolor Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Handlingar rörande yrkespraktik och PRAO (ämnesanknuten och inbyggd praktik) Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Elevdokumentation Förteckning över elever som fått modersmåls- /hemspråksundervisning och studiehandledning Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål/hemspråk Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Anmälan/avanmälan modersmål/hemspråk Statistik invandrarelever Kvittenser, t.ex. elevers lån av dator Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning Språkval Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Handlingar rörande samtycken enligt PuL Följa upp utbildning i grundsärskola Registreras Gallras efter registrering på elevkort Gallras när eleven slutat skolan Gallras efter avslutad utbildning Gallras när eleven slutat skolan Gallras när eleven slutat skolan 218

219 7 4 4 Närvaro i grundsärskola Elevdokumentation Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc) Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Skolkataloger Elevfotografier/skolkort Adresslistor Protokoll från klasskonferenser Protokoll från klassråd Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och beslut) Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning, byte av program etc. (ansökan och beslut) Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd, inget betyg alls Anhörigblanketter Registreras Registreras Registreras. 7 5 Fritidshem Placera i fritidshem Placeringskriterier Registreras Ansökningshandlingar på barn som börjar Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar på barn som ej får plats Gallras 1år efter intagning Placeringsbekräftelse Ärenden om förtur etc. Registreras Överklagande med bilagor Registreras Närvaro i fritidshem Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Elevfotografier/skolkort Adresslistor Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Anhörigblanketter Registreras 219

220 7 5 3 Följa upp verksamheten i fritidshem 220

221 7 6 Gymnasieskola Anta och placera i gymnasieskola Antagningskriterier Registreras Ansökningshandlingar för intagna elever Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar för ej intagna elever Gallras 1år efter avslutad reservintagning Resultat av antagningsprov Gallras efter antagningen Protokoll med beslut om intagning Intagningslistor Antagningsbekräftelser Överförda kursbetyg Gallras efter registerering Utlåtanden från grundskolan avseende hälsovård Utlåtanden från grundskolan avseende Registreras pedagogiskt behov till speciallärare Utlåtanden från grundskolan övrigt till kurator Registreras Elevers program och yrkesval, ändringar Gallras efter terminens slut Ärenden om förtur etc. Registreras Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras Ansökan om att få gå om årskurs eller Registreras uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Byte av skola, ansökan Registreras Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Överklagande Registreras Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. 221

222 7 6 2 Planera utbildning i gymnasieskola Undervisning Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets slut Klass-/kursschema Lärarschema Gallras efter 3 år Schema elev/sal Gallras efter läsårets slut Lektionsplanering Läsårsdata Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser Registreras och projektarbeten Handlingar rörande studieresor, skolresor och Registreras lägerskolor Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Registreras Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Handlingar rörande yrkespraktik och APL ( arbetsplatsförlagt lärande), ämnesanknuten och inbyggd praktik. Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Följa upp utbildning i gymnasieskola Registreras Gallras efter registrering på elevkort 222

223 7 6 4 Närvaro i gymnasieskola Elevdokumentation Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc) Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Skolkataloger Elevfotografier/skolkort Adresslistor Protokoll från klassråd Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och beslut) Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning, byte av program etc. (ansökan och beslut) Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd, inget betyg alls Anhörigblanketter Nationella program Gymnasial lärlingsutbildning Introduktionsprogram Ekonomiskt stöd till elev Registreras Registreras Registreras. 223

224 7 7 Gymnasiesärskola Anta och placera i gymnasiesärskola Antagningskriterier Registreras Ansökningshandlingar för intagna elever Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar för ej intagna elever Gallras 1år efter avslutad reservintagning Resultat av antagningsprov Gallras efter antagningen Protokoll med beslut om intagning Intagningslistor Antagningsbekräftelser Överförda kursbetyg Gallras efter registerering Utlåtanden från grundskolan avseende hälsovård Utlåtanden från grundskolan avseende Registreras pedagogiskt behov till speciallärare Utlåtanden från grundskolan övrigt till kurator Registreras Elevers program och yrkesval, ändringar Gallras efter terminens slut Ärenden om förtur etc. Registreras Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras Ansökan om att få gå om årskurs eller Registreras uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Byte av skola, ansökan Registreras Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Överklagande med bilagor Registreras Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. 224

225 7 7 2 Planera utbildning i gymnasiesärskola Undervisning Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets slut Klass-/kursschema Lärarschema Gallras efter 3 år Schema elev/sal Gallras efter läsårets slut Lektionsplanering Läsårsdata Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser Registreras och projektarbeten Handlingar rörande studieresor, skolresor och Registreras lägerskolor Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Registreras Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Handlingar rörande yrkespraktik och APL (arbetsplatsförlagt lärande), ämnesanknuten och inbyggd praktik. Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Följa upp utbildning i gymnasiesärskola Registreras Gallras efter registrering på elevkort 225

226 7 7 4 Närvaro i gymnasiesärskola Elevdokumentation Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc) Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Skolkataloger Elevfotografier/skolkort Adresslistor Protokoll från klassråd Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och beslut) Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning, byte av program etc. (ansökan och beslut) Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd, inget betyg alls Anhörigblanketter Registreras Registreras Registreras. 226

227 7 8 Kommunal vuxenutbildning Anta och placera i kommunal vuxenutbildning Antagningskriterier Registreras Ansökningshandlingar för intagna elever Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar för ej intagna elever Gallras 1år efter avslutad reservintagning Resultat av antagningsprov Gallras efter antagningen Protokoll med beslut om intagning Intagningslistor Antagningsbekräftelser Överförda kursbetyg Gallras efter registerering Utlåtanden från grundskolan avseende hälsovård Utlåtanden från grundskolan avseende Registreras pedagogiskt behov till speciallärare Utlåtanden från grundskolan övrigt till kurator Registreras Elevers program och yrkesval, ändringar Gallras efter terminens slut Ärenden om förtur etc. Registreras Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras Ansökan om att få gå om årskurs eller Registreras uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Byte av skola, ansökan Registreras Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Överklagande med bilagor Registreras Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen Planera utbildning i kommunal vuxenutbildning Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets slut Klass-/kursschema Lärarschema Gallras efter 3 år Schema elev/sal Gallras efter läsårets slut Lektionsplanering Läsårsdata Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser Registreras och projektarbeten Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Registreras 227

228 Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Följa upp utbildning i kommunal vuxenutbildning Närvaro i kommunal vuxenutbildning Elevdokumentation Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc) Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Skolkataloger Elevfotografier/skolkort Adresslistor Protokoll från klasskonferenser Protokoll från klassråd Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och beslut) Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning, byte av program etc. (ansökan och beslut) Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd, inget betyg alls Anhörigblanketter Registreras Registreras Registreras Registreras. 7 9 Särskild utbildning för vuxna Anta och placera i särskild utbildning för vuxna Antagningskriterier Registreras Ansökningshandlingar för intagna elever Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar för ej intagna elever Gallras 1år efter avslutad reservintagning Resultat av antagningsprov Gallras efter antagningen Protokoll med beslut om intagning 228

229 Intagningslistor Antagningsbekräftelser Överförda kursbetyg Gallras efter registerering Utlåtanden från grundskolan avseende hälsovård Utlåtanden från grundskolan avseende Registreras pedagogiskt behov till speciallärare Utlåtanden från grundskolan övrigt till kurator Registreras Elevers program och yrkesval, ändringar Gallras efter terminens slut Ärenden om förtur etc. Registreras Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras Ansökan om att få gå om årskurs eller Registreras uppflyttning till högre årskurs Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Byte av skola, ansökan Registreras Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Överklagande med bilagor Registreras Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen Planera utbildning i särskild utbildning för vuxna Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets slut Klass-/kursschema Lärarschema Gallras efter 3 år Schema elev/sal Gallras efter läsårets slut Lektionsplanering Läsårsdata Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser och projektarbeten Handlingar rörande studieresor, skolresor och Registreras lägerskolor Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Registreras Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från gymnastik Registreras 229

230 7 9 3 Följa upp utbildning i särskild utbildning för vuxna Närvaro i särskild utbildning för vuxna Elevdokumentation Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc) Klasslistor/sammanhållen grupps listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Skolkataloger Elevfotografier/skolkort Adresslistor Protokoll från klasskonferenser Protokoll från klassråd Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och beslut) Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning, byte av program etc. (ansökan och beslut) Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Närvaro- och frånvarouppgifter Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd, inget betyg alls Anhörigblanketter Särskild utbildning för vuxna på grundläggande nivå Särskild utbildning för vuxna på gymnasial nivå Registreras Registreras Registreras. 230

231 7 10 Särskilda utbildningsformer Bidrag till internationell skolgång Bidrag till svenska för invandrare vid folkhögskola Undervisning för elever som vistas på sjukhus m m eller i hemmet Annat sätt att fullgöra skolplikt 7 11 Annan pedagogisk verksamhet Öppen förskola Öppen fritidsverksamhet Omsorg när förskola eller fritidshem ej erbjuds Pedagogisk omsorg 231

232 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp 8 VÅRD OCH OMSORG 8 1 Förebyggande vård och omsorg Stöd för anhöriga Uppsökande verksamhet Kommentarer /gallras Sekretess ( ) 8 2 Hälso- och sjukvård Samordna vårdplanering Inskrivningsmeddelande Gallras efter 5 år Meddelandefunktion/extra meddelande/kommentarer Gallras efter 5 år Kallelse till vårdplanering Kvittering av kallelse Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Vårdplan Justering av vårdplan Meddelande om utskrivningsklar patient Meddelande om återkallande/makulerad utskrivning Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år 232

233 Utskrivningsmeddelande/utskriven från sjukhus Gallras efter 5 år Slutanteckning omvårdnads epikris Avliden patient Gallras efter 5 år Uttag till patient Gallras efter 10 år 233

234 8 2 2 Hantera läkemedel Dosrecept för enskild patient Förbrukningsjournal över narkotika Förteckning över narkotikaansvariga sjuksköterskor Förteckningar över utlämnade kort och nycklar till läkemedelsförråd Instruktioner för läkemedelshantering Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Läkemedelsjournal eller -lista för enskild för enskild patient Ordinationer enligt generella direktiv Rekvisitioner till apotek Gallras efter 3 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Signeringslistor över administrerade läkemedel Patientsäkerhet och avvikelser Gallras efter 10 år Anmälningar enligt bestämmelser om t.ex. Lex Maria i Patientsäkerhetslag Ansvar i patientsäkerhetsarbetet, dokumentation Avvikelserapporter (enskilda) Avvikelserapporter rörande enskilda patienter 234

235 Checklistor för vårdenheternas egenkontroll (motsv.) HSAN-beslut Hygienrond, dokumentation Händelseanalyser Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut Kontroller, dokumentation Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patientnämnd/förtroendenämnd Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags beslut Registreras Metodböcker, rutinbeskrivningar etc i sjukhushygien Mål för kvalitets-och patientsäkerhetsarbetet Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Patientsäkerhetsberättelse Registreras Riskanalyser Rekommendationer (motsv.) om vårdhygien Rådgivning, dokumenterad Sammanställningar, statistik etc. över vårdhygieniska mätdata resultat mfl. uppgifter Skadeståndsärenden vid patientskada Registreras Statistik, allmän Uppföljningar av rutiner, dokumentation Utbildning i vårdhygieniska frågor, dokumentation Åtgärdsplaner Registreras Undersöka, vårda, behandla Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc. Checklistor till grund för uppföljning av kvalitet i vårdprocessen 235

236 Menyer och noteringar om val av mat Minnesanteckningar vid överrapportering Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Signeringslistor Övervakningslistor och noteringar vid övervakning Föra patientjournal, generellt Patientjournal (generellt) Patientjournal som inte är möjlig att härleda till en specifik patient Gallras efter 10 år Patientjournal som skannats 236

237 Patientjournal som upprättats i elektronisk form i original Patientjournal förd vid hjälpmedelscentral (motsv.) Patientjournal förd i barn- och skolhälsvård Register eller liggare över mikrofilmade journaler Dokumentera i patientjournal Kommunal patientjournal inom omsorg Akupunkturjournal Anamnes Anmälan, rapportering etc. till andra myndigheter Ansvarsövertagande vid läkemedelshantering, dokumentation Arbetsterapeutens anteckningar i patientjournal Avbildningar, skisser etc. som beskriver planerad åtgärd eller resultat av åtgärd Bastest inför blodtransfusion 237

238 Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc. Blodrekvistioner Blodtransfusion, uppgift om Blodtryckslista Blåsträningslista Blödningsschema Brev eller meddelande till, från eller avseende patient Checklistor av betydelse för behandling, bedömning, beslut och diagnos Checklistor av tillfällig eller ringa betydelse Commotio-observation, dokumentation Daganteckningar rörande patienter Diabetes, uppgifter om Dietjournal Dokumentation i samband med utprovning och rådgivning rörande hjälpmedel Dosrecept, individuellt Egenvårdsbedömning Epikris och slutanteckningar Epikris, omvårdnads 238

239 Filmsekvenser (elektroniska eller video) Funktionsmätning Funktionsträning, dokumentation Fysioterapeutens/sjukgymnastens anteckningar i patientjournalen Förbrukningsjournal över narkotika, individuell Hembesök, dokumentation Hemsjukvård, ansökningar och beslut Hjälpmedelsordinationer Information given till patient eller anhörig, och medgivande från denne, uppgift om Injektionslistor/signeringslistor Individuella vårdplaner (IVP) Intyg Journalkopior som beställs från annan vårdgivare Laboratorieprovsvar, preliminära (generellt) Laboratorieprovsvar, definitiva svar (generellt) Listor över administrerade (intagna) läkemedel för enskild patient Listor över intag av mat, vätska etc, generellt Listor över utförsel av uppmätt urin avföring, kräkning etc, generellt Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc, generellt Ljudupptagningar Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Läkemedelsbiverkningar, uppgift om Läkemedelslistor, individuella Medicinsk bedömning Medgivande från patient eller anhörig 239

240 MMT-test, resultat av Ordinationer, generellt Ordinationer av hjälpmedel Planerad behandling eller annan åtgärd utifrån satta mål, dokumentation Provsvar Rapportblad Rehabiliteringsbedömning Rehabiliteringsplan Remisser, utgående svar/utlåtanden (generellt) Rättad uppgift i journal Samtal med patient, dokumentation Signeringslistor vid läkemedelsadministration (att ge läkemedel) till enskild patient Smittskydd, sjukvårdens anmälningar enligt smittskyddslagen (2004:168) och smittskyddsförordningen (2004:255) Sondmatningsschema Smittskyddsanmälningar Status Sårvårdsjournal Telefonrådgivning 240

241 Testinstrument Underlag för förskrivning (generellt) Utredningar Vaccinationer, uppgifter om Varning för ex överkänslighet Vändschema Överkänslighet, uppgift om Elevhälsovårdsjournal Personalhälsovårdsjournal 8 3 Rehablitera Erbjuda fysioterapi och arbetsterapi Arbetsterapeutens anteckningar i patientjournal Beställning (remiss) av fysioterapi eller arbetsterapi 241

242 Fysioterapeutens journalanteckningar Tidsbokning för fysioterapi Tillhandahålla hjälpmedel Beställning (remiss) av hjälpmedel och utprovning Bostadsanpassning, handlingar rörande Dokumentation i samband med utprovning och rådgivning rörande hjälpmedel Funktionsbedömningar Försäljning av nya eller utarangerade hjälpmedel, handlingar rörande Garantisedlar o.dyl. Hjälpmedelskonsulentens anteckningar i patientjournal Informationsblad etc. om hjälpmedel Kunduppgifter i hjälpmedelscentralens (mots.) kundregister Lån av hjälpmedel, handlingar rörande Ordination av hjälpmedel Planerade fortsatta insatser, dokumentation Rehabiliteringsinsatser, dokumentation Rehabiliteringsplan Rekvisition av hjälpmedel Tidsbokning vid hjälpmedelscentrum (motsv.) Utredningar om hjälpbehov 242

243 8 4 Logga händelser Loggar Logguppgifter 8 5 Föra vårdrelaterade register Lämna uppgifter till interna och externa register HSA-katalogen Underlag för ändring och rättelse av personuppgifter i lokala system Gallras efter 10 år 243

244 Uppgifter i lokalt kvalitetsregister Uppgifter i lokalt patientadministrativt system Uppgifter i övriga lokala vårdrelaterade system Uppgifter till kommunala hälso- och sjukvårdsregistret Uppgifter som lämnats till externa system, generellt 8 6 Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd Hantera journaler och förfrågningar Avtal rörande förvaring av journaler Avtal rörande skanning av journaler 244

245 Avtal rörande utlån av journaler Beställningar och rekvisitioner av journaler Fullmakter för utlämnande av uppgifter Förstörande av uppgifter i patientjournal på begäran av enskild person, handlingar rörande Förteckning (motsv.) över patienter och journaler Förteckning (motsv.) över inlånade, utlånade eller kopierade journaler Journalkopior inkomna från annan vårdgivare Registreras Gallras efter 70 år Journalkopior, uppgift om utlämnade kopior Journalnummerförteckningar (motsv.) Mikrofilmsregister Patientförteckningar upprättade i samband med förflyttning av journaler Reversal över överlämnade journaler Samtycke till utlämnande eller delning av uppgifter i journal Gallras efter 70 år Spärr samt hävande av spärr rörande tillgång till uppgifter i patientjournal, uppgift om Utlån av journal, uppgifter om Handlägga forskningsansökningar Ansökan om att få forska i medicinsk dokumentation Registreras Förbehåll vid forskning Registreras Godkännande från etisk nämnd om forskning Registreras Sekretessförbindelser Registreras Tillstånd att bedriva forskning Registreras 8 7 Stöd och omsorg Administration av stöd och omsorg Anmälningar till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Avtal med enskilda utförare Registreras Protokoll från pensionärsråd, förtroenderåd och motsvarande organ Styr- och policydokument rörande verksamheten 245

246 Dokumentatation från metod- och verksamhetsutveckling Dokumentation från kvalitetsarbete Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Sammanställning över brukarenkäter Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Avtal med enskilda utförare Korrespondens med enskilda utförare Registreras Förteckningar över institutioner och serviceinrättningar Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till Registreras Gallras efter 5 år ärende Anmälningar som resulterar i ett ärende Registreras Gallras efter 5 år Arbetsmiljöbesiktningar t.ex. skyddsrond Beslut om att inte starta ett ärende Registreras Gallras efter 5 år Brukarenkäter Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Dokumentera i personakt enligt SoL inom omsorg Handläggarfas Anmälningar som tillhör ärende eller som ger upphov till 5 år/ ärende Ansökningar från enskild om bistånd eller service med 5 år/ eventuella bilagor Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/ Avslag i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/ Domar Registreras 5 år/ 246

247 Dokumentation av planering som rör den enskild 5 år/ Fullmakter 5 år/ Inkommande och utgående handlingar av betydelse i 5 år/ ärendet Registerkontroller som utgör underlag för beslut 5 år/ Underlag för fastställande av avgift 5 år/ Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ Ärendeblad, journalblad 5 år/ Överklaganden, med bilagor Registreras 5 år/ Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden om utskrivning, från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Genomförandefas/verkställighet Anmälningar om missförhållande 5 år/ Avtal om handhavande av annans medel 5 år/ Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) 5 år/ Social dokumentation, daganteckningar Handlingar som rör avvikelsehantering Signeringslista för hemtjänstinsats Omsorg 5 år/ Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Förteckning över boenden Boenderegister Brukarenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckning över aktiva i verkställighet Hyresgästkort Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandhålls av socialtjänsten Larmloggar 247

248 Matsedlar Månadsredovisning utförda timmar Månadsuppföljning till hemkommun Nyckelkvittenser, boendes nycklar Nyckelkvittenser till brukares boenden Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Närvaro- och frånvarorapporter Planering av genomförande av insatser Protokoll/mötesanteckningar från boenderåd (eller motsvarande samråd med de boende/och eller deras närstående Protokoll/mötesanteckningar från möten med föreståndare för de särskilda boendeformerna Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Personalscheman Vårdtyngdsmätningar, underlag Handlingar rörande de boende Kontaktmannaskap - bekräftelse från anställd och information till boende Redovisning av "handhavda" medel Fickpengsredovisning Tillhörighetslistor Färdtjänstkort Aktiviteter/öppen verksamhet Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten Verksamhetsberättelser Deltagarlistor Närvarorapporter Gallras efter 10 år Se kommentar 8 8 Insatser för funktionsnedsatta Administration av insatser för funktionsnedsatta Anmälningar till ansvarig nämnd Anmälan till Länsstyrelsen om personskada Avtal med enskilda 248

249 Avtal med entreprenörer Dokumentation av egenproducerade utbildningar och informationsinsatser för personal, anhöriga etc Egenproducerat informationsmaterial om funktionshinder och stödformer Korrespondens med enskilda utförare Protokoll och mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Styr- och policydokument rörande verksamheten Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar Statistik över olika insatser Utreda insatser för funktionsnedsatta Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), barn och ungdom Handläggarfas Anmälan om ställföreträdare/god man/förvaltare Registerutdrag om ställföreträdarskap Begäran/ansökan om insats med eventuella bilagor Beslut Beslut/domar Registreras Individuell plan Samordnad individuell plan Fullmakter Inkommande och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Ärendeblad/utredningsdokument social Överklaganden, med bilagor Registreras Genomförandefas/verkställighet 249

250 Anmälning enligt Lex Sarah Registreras Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplanering (individuella planer m.m.) Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m.) Levnadsberättelser Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Fickpengsredovisning Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Social dokumentation Meddelanden fom utskrivning från sjukhus eller liknande Observationslistor Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), vuxna Personlig assistans Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan Utbetalningsbesked från försäkringskassan Kopior på beslut från försäkringskassan, avtal, räkningar Ledsagarservice 250

251 8 8 5 Utse kontaktperson för funktionsnedsatta Anmälan mot kontaktpersoner/kontaktfamilj, resultat av utredning och beslut Ansökan om att bli kontaktperson/kontaktfamilj Ansvarsförbindelser Avtal om ersättningar vid vårdnadsöverflyttningar Avtal med t.ex. kontaktpersoner Beslut om vård/medgivande Beslut om placering Utredningar av kontaktfamilj/kontaktperson Ärendeblad, journalblad Ekonomiska uppgifter om kontaktfamiljsersättning Intervjuunderlag från kontaktafamilj/kontaktperson Avlösarservice i hemmet Korttidsvistelse utanför hemmet Korttidstillsyn för skolungdom över tolv år Boende med särskild service för barn och ungdomar Anmälningar till ansvarig nämnd Boendeenkäter, enkäter till närstående Dagböcker, meddelandeböcker Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram Fickpengsredovisning Förteckning över boende i bostäder med särskild service Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Larmloggar Larmrapporter med register Månadsuppföljning till hemkommun Närvaro- och frånvarorapporter Registreras 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ Gallras efter 10 år Gallras efter gjord sammanfattning 251

252 Nyckelkvittenser, boendes nycklar Planering av genomförande av insatser Redovisning av boendes privata medel Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Utbetalning av habiliteringsersättning Vårddagsuppgifter Boende med särskild service för vuxna Anmälningar till ansvarig nämnd Boenderegister Boendeenkäter, enkäter till närstående Dagböcker, meddelandeböcker Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram Fickpengsredovisning Förteckning över boende i bostäder med särskild service Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Larmloggar Larmrapporter med register Månadsuppföljning till hemkommun Närvaro- och frånvarorapporter Nyckelkvittenser, boendes nycklar Planering av genomförande av insatser Redovisning av boendes privata medel Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Utbetalning av habiliteringsersättning Vårddagsuppgifter Daglig verksamhet för funktionsnedsatta Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten Verksamhetsberättelser Deltagarlistor Närvarorapporter Fritid för funktionsnedsatta Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 252

253 8 9 Insatser för psykiskt funktionsnedsatta Administration av insatser psykiskt funktionsnedsatta Utreda insatser för psykiskt funktionsnedsatta Dagverksamhet för psykiskt funktionsnedsatta Sysselsätta psykiskt funktionsnedsatta Särskilt boende för psykiskt funktionsnedsatta Boendestöd för psykiskt funktionsnedsatta Utse kontaktperson för psykiskt funktionsnedsatta 8 10 Bostadsanpassning Ansöka om bostadsanpassningsbidrag Ansökningsblankett Registreras Gallras 10 år efter beslut Bygglov för bygglovpliktiga åtgärder Registreras Gallras 10 år efter beslut Foton Registreras Gallras 10 år efter beslut Intyg från läkare, arbetsterapeut eller sakkunnig Registreras Gallras 10 år efter beslut Plan- och uppställningsritningar vid omfattande Registreras Gallras 10 år efter beslut inredningsarbeten Ritning av bostaden före respektive efter ändringen vid Registreras Gallras 10 år efter beslut ändrad planlösning Tjänsteskisser Registreras Gallras 10 år efter beslut Anbudsförfrågan Registreras Gallras 10 år efter beslut Anbud/offerter Registreras Gallras 10 år efter beslut Sammanställning över offerter Registreras Gallras 10 år efter beslut Tackbrev skickas till de vars anbud inte antagits Registreras Gallras 10 år efter beslut Orderbekräftelse Registreras Gallras 10 år efter beslut Tjänsteanteckning Registreras Gallras 10 år efter beslut Faktura, kopia Registreras Gallras 10 år efter beslut Slutbesiktning, efter åtgärd Registreras Gallras 10 år efter beslut Delegationsbeslut om bostadsanpassningsbidrag och Registreras Gallras 10 år efter beslut utbetalning Register över åtgärdade lägenheter och hus Statistiska sammanställningar 253

254 Ansöka om återställningsbidrag Ansökan Registreras Gallras 10 år efter beslut Anbudsförfrågan Registreras Gallras 10 år efter beslut Anbud/offerter Registreras Gallras 10 år efter beslut Sammanställning över offerter Registreras Gallras 10 år efter beslut Tackbrev skickas till de vars anbud inte antagits Registreras Gallras 10 år efter beslut Orderbekräftelse Registreras Gallras 10 år efter beslut Tjänsteanteckning Registreras Gallras 10 år efter beslut Beslut om återställningsbidrag Registreras Gallras 10 år efter beslut Beslut om återanvändning Registreras Gallras 10 år efter beslut Faktura, kopia Registreras Gallras 10 år efter beslut 8 11 Färdtjänst Ansöka om färdtjänst/riksfärdtjänst Ansökan Registreras Delegationsbeslut Registreras Gallras 5 år efter inaktualitet Dom Registreras Gallras 5 år efter inaktualitet Läkarintyg Registreras Gallras 5 år efter inaktualitet Anteckningar Registreras Återkallelse av tillstånd Registreras Gallras efter 5 år Följa upp färdtjänst Årsstatistik Register/förteckningar över färdtjänstberättigade Gallras efter 5 år 254

255 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp 9 SOCIALT OCH EKONOMISKT STÖD 9 1 Uppdragstagare inom individ och familjeomsorg Kommentarer /gallras Sekretess ( ) Hem för vård och boende Ansökan/anmälan om att bedriva hem för vård och boende Registeras Ansvarsförbindelser för kostnader Registeras Avtal med enskilda utförare Registeras Avtal med Migrationsverket och kommunen om mottagande av Registeras nyanlända Korrespondens med enskilda utförare Registeras Tillsyn Utredningar Registeras Förteckningar över barn i respektive feriehem Förteckningar över feriehem Register över flyktingar Besiktningsprotokoll över boende Beställningar av utbildningar Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt boende Förteckningar över familjehem Förteckningar över kontaktpersoner/kontaktfamiljer Handlingar rörande enskilda feriebarn Gallras 2 år efter kontraktstidens utgång 255

256 Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av bostäder för nyanlända Inventarieförteckningar för uthyrda bostäder Gallras vid inaktualitet Register över boende i genomgångsbostäder Gallras vid inaktualitet Uppsägning av bostadskontrakt Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis efter ärendets avslutande Familjehem Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Registeras Ansökan om att bli familjehem Ansvarsförbindelser Avtal om ersättningar vid vårdnadsöverflyttningar Avtal med familjehem Beslut om vård/medgivande Beslut om placering Handräckningsbegäran Registerutdrag Tillsyn över hur familjehemmet fungerar. (Kan utövas vid behov Registeras av kommunen, frivillig) Utredningar av familjehem Beslutsunderlag, journalblad Ekonomiska uppgifter om familjehemsersättning Gallras efter 10 år Intervjuunderlag från familjehemmet Gallras efter gjord sammanfattning Kontaktpersoner och kontaktfamiljer Anmälan mot kontaktpersoner/kontaktfamilj, resultat av Registeras utredning och beslut Ansökan om att bli kontaktperson/kontaktfamilj 256

257 Ansvarsförbindelser Avtal om ersättningar vid vårdnadsöverflyttningar Avtal med t.ex. kontaktpersoner Beslut om vård/medgivande Beslut om placering Beslutsunderlag, journalblad Handräckningsbegäran Utredningar av kontaktfamilj/kontaktperson Ekonomiska uppgifter om kontaktfamiljsersättning Intervjuunderlag från kontakt med familj/kontaktperson Gallras efter 10 år Gallras efter gjord sammanfattning 257

258 9 2 Barn och familj Familjestöd Årsberättelser/verksamhetsberättelser Statistik Minnesanteckningar kring klient Gallras vid inaktualitet Insatser barn och unga Anmälningar om in- och utskrivningar Ansökningar om plats, inte mottagna boende Gallras vid inaktualitet Förteckningar över inskrivna boende Gallras vid inaktualitet Anmälan Orosanmälan Registreras Gallras efter 5 år Skyddsbedömning Gallras efter 5 år Förhandsbedömning Gallras efter 5 år Beslut att inte inleda utredning Registreras Gallras efter 5 år Uppgifter/handlingar i personakt Anmälan/Ansökan (SOL) Ansökan om anvisning samt ekonomiskt bistånd 258

259 Orosanmälan Registreras Skyddsbedömning Förhandsbedömning Beslut att inleda utredning utan insats Registreras Utredning utan insats Utredning med insats -öppen vård Utredning med insats -placering Vårdplan Genomförandeplan Uppföljning/övervägande Avslut Ansökan/Anmälan LVU (Lagen om vård av unga) Ansökan/Anmälan Skyddsbedömning Förhandsbedömning Utredning öppnas Omedelbart omhändertagande Utredning Placering Vårdplan Genomförandeplan Uppföljning/övervägande Övriga handlingar i akt Ansökningar om vård enligt LVU till förvaltningsrätt med bilagor Avtal med föräldrar Beslut Beslutsunderlag för placering Domar Registeras 259

260 Dokumentation av planering rörande enskild Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Journaler i hem för vård eller boende Korrespondens av betydelse i ärendet Meddelande från institution om utskrivning Placeringsmeddelande från Statens institutionsstyrelse Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Registeras Yttrande (om) enligt lagen om unga lagöverträdare (LUL) Överklaganden Registeras Kallelse till möte med handläggare m.m. Ensamkommande barn Beslut i enskilt ärende Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Utredningar i enskilt ärende Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Överenskommelser Anmälan till hälsoundersökning Beslut från Migrationsverket Underlag för återsökning av utgivet bistånd Kvinno- och mansjour Verksamhetshandlingar Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 9 3 Vuxna 260

261 9 3 1 Stödinsatser för vuxna Handlingar rörande rättshjälp Meddelande om åtalsunderlåtelse/åtal ska väckas Yttrande till andra myndigheter Anmälan som resulterar i ett ärende Registeras Gallras efter 5 år 261

262 Anmälan/rapport/meddelande som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Registeras Gallras efter 5 år Beslut om att inte inleda utredning Registeras Gallras efter 5 år Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Uppgifter/Handlingar i personakt enligt SoL 5 år/ Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar från polis etc 5 år/ Ansökningar med bilagor 5 år/ Ansökningar till institutioner om vård 5 år/ Behandlingskort, servicekort 5 år/ Beslut och domar i förvaltningsdomstol Registeras 5 år/ Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/ Beslutsunderlag 5 år/ Dokumentation av planering rörande enskild 5 år/ Droganalyser 5 år/ Fullmakter 5 år/ Journaler med bilagor från HVB 5 år/ Registerkontroller som utgör underlag för beslut 5 år/ Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ 262

263 Utredningar i enskilt ärende 5 år/ Vårdplan 5 år/ Ärendeblad och journalblad 5 år/ Överklaganden med bilagor, Yttrande Registeras 5 år/ Överenskommelser Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Kopior av hyreskontrakt, besiktnings- protokoll etc Kopior av räkningar Meddelanden från hyresvärd Meddelanden om utskrivning från vårdhem el likn Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Remisser Underrättelser från kronofogdemyndighet om avhysning Uppgifter/Handlingar i personakt enligt LVM 5 år/ Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 263

264 5 år/ Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar från polis etc 5 år/ Ansökningar med bilagor 5 år/ Ansökningar om vård enligt LVM, med bilagor 5 år/ Ansökningar till institutioner om vård 5 år/ Behandlingskort, servicekort 5 år/ Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/ Beslut och domar i förvaltningsdomstol 5 år/ Dokumentation av planering rörande enskild 5 år/ Droganalyser 5 år/ Fullmakter 5 år/ Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt 5 år/ Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ Journaler med bilagor från HVB 5 år/ Polisrapporter om brott eller misstanke om brott 5 år/ Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ Utredningar i enskilt ärende 5 år/ Registerkontroller som utgör underlag för beslut 5 år/ Ärendeblad och journalblad 5 år/ Överenskommelser 5 år/ Överklaganden med bilagor Registeras 5 år/ Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Kopior av hyreskontrakt, besiktnings- protokoll etc Kopior av räkningar Meddelanden från hyresvärd Meddelanden om utskrivning från vårdhem el likn Gallras vid inaktualitet Vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 264

265 Upprättade handlingar av tillfällig betydelse, rutinmässig karaktär Underrättelser från kronofogemyndighet om avhysning Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Remisser Uppgifter/Handlingar i personakt enligt LMA Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Ansökan om dagbidrag/dagersättning Beslut i enskilt ärende Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad och journalblad Överenskommelser Anmälan till hälsoundersökning Beslut från Migrationsverket Förordnanden av offentligt biträde Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse, rutinmässig karaktär Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Underlag för återsökning av utgivet bistånd Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 265

266 Underlag till ansökan om dagbidrag/dagersättning Gallras vid inaktualitet Vård åt vuxna Placering för vård och boende Begäran om registerutdrag 9 4 Familjerätt Faderskapsärenden Förenklad Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Begäran om fastställande av faderskap/föräldraskap Första brevet till modern Kallelse möte S-protokoll Bekräftelse MF - utredning av faderskap Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Begäran om fastställande av faderskap/föräldraskap Första brevet till modern Kallelse möte Identitetsstyrkande handlingar MF-protokoll 266

267 Handlingar upprättade efter begäran av bistånd från annan kommun eller beslut i nämnd att flytta ärendet till annan kommun Handlingar kring begäran om hjälp från utrikesdepartementet Kallelse möte MF-protokoll Intyg Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Handlingar upprättade i samband med beslut att föra talan i faderskaps- eller föräldraskapsärende Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Handlingar som upprättats i samband med utredning om nedläggning av faderskapsutredning Domstolshandlingar/domar Bekräftelse Anmälan om gemensam vårdnad Svar till Skatteverket om fastställd fader/förälder Kopia av nämndens protokoll Adoptioner Aktualiseringsintyg Anmälan om förslag på barn Ansökan till tingsrätt om adoption 267

268 Ansökningar med bilagor Beslut, medgivande Beslutsunderlag Beslut/domar Registeras Handlingar rörande barnets ursprung Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Intyg om adoptionsutbildning Referenser Samtycken med bilagor Tingsrättens dom Registeras Uppföljningsrapporter Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Utdrag ur socialregister/polisregister Utredningar Yttranden från socialnämnd till tingsrätt Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd Yttranden från behandlande läkare Yttrande från Myndigheten för internationella adoptioner Ärendeblad, journalblad Återkallelse av medgivande Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift Vårdnads-, boende- och umgängesärenden (VBU-ärenden) Ansökan om kontaktperson vid umgänge Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 5 år/ 268

269 Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge Avtal som inte blivit godkända Begäran från domstol om genomförande av samarbetssamtal och/eller umgängesstöd i VBU-ärenden Begäran från domstol om upplysningar eller utredning i VBUärenden Domar i VBU-ärende Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ Handlingar som inkommit i samband med genomförande av umgängesstöd, t.ex. rapport från umgängesstödjande Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Kontrakt/avtal med kontaktperson Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Personbevis Påtalande om god man till tingsrätt Rapporter från kontaktperson Redovisning till domstolen om utfall av umgängesstöd Uppdrag att utse kontaktperson Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ Utdrag ur socialregister/polisregister Utredningar i namnärenden till tingsrätten Äktenskapslicens Ärendeblad 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 269

270 Överenskommelser Anteckningar förda i samband med samarbetsavtal 5 år/ Brev till parterna inför och under samarbetssamtal Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse, rutinmässig karaktär Meddelanden från domstol om äktenskapsskillnad m.m. beträffande personer som saknar personakt Skriftlig begäran om samarbetssamtal Gallras vid inaktualitet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse, rutinmässig karaktär Namnärenden Begäran om yttrande från domstol Utredning och yttrande till domstol Gallras vid inaktutaliitet Gallras efter 3 år Går tillbaka till domstol 9 5 Ekonomiskt bistånd Försörjningsstöd Ansökan om ekonmiskt bistånd 5 år/ 270

271 Bilagor till ansökan/beslutsunderlag Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten 5 år/ Utredning 5 år/ Beslut 5 år/ Fullmakt/avtal 5 år/ Samtycke 5 år/ Registerkoll som underlag för beslut Företagskoll, bilregister 5 år/ Skriftligt information från andra aktörer 5 år/ Överklagande Överklagan med bilagor Registreras Yttrande Registreras Dom Registreras Handlingar som inte tillhör ett ärende och inte ger upphov till ärende (kronologisk pärm - kronpärm) Gallras efter 5 år Dödsboanmälan Ansökan Gallras efter 5 år Utredning/beslut Gallras efter 5 år 271

272 Dödsboanmälan Förmedlingsmedel Ansökan Avtal Fullmakt Fakturor Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten Gallras efter 5 år 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 272

273 9 6 Överförmyndare Registrera Register enligt 9 i förmynderskapsförordningen Journal-/dagboksblad för överförmyndarens löpande Gallras efter 3 år tjänsteanteckningar i ärendet Rekrytera ställföreträdare Register över god man Gallras vid inaktualitet Informationsbroschyr Beskrivning av uppdrag Registreras Intresseanmälan Gallras efter 3 år Lämplighetsintyg Utdrag ur register Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Utdrag ur socialregister Gallras efter 3 år Byta godman/förvaltare Gallras efter 3 år Begäran om entledigande (från god man/förvaltare) Gallras efter 3 år Inkommande klagomål Registreras Gallras efter 3 år Ansökan (från huvudman) Gallras efter 3 år Yttrande med begärda handlingar Gallras efter 3 år Beslut byte god man Gallras efter 3 år Upphörande, jämkning och entlediga ställföreträdare Gallras efter 3 år Ansökan Gallras efter 3 år Yttrande Gallras efter 3 år 273

274 Beslut Tingsrätten Intiera godmanskap och förvaltarskap Gallras efter 3 år Anmälan Remisser och remissvar Skrivelser PM Åtagande och samtycke från ställföreträdare Ansökan till tingsrätten Tingsrättens beslut (protokollsutdrag/motsvarande) Överklagande, med bilagor Överförmyndarens beslut att inte ansöka om ställföreträdarskap Samtliga handlingar ovan i ärenden där ställföreträdare inte söks Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år. Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Intiera förmynderskap Förteckning över egendom Gåvobrev Bouppteckning Testamente Arvskifteshandlingar Beslut om samtycke till egendomens fördelning Anmälan från försäkringsbolag, brottsoffermyndighet Ansökan från förmyndare rörande förvärv av fast egendom Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år 274

275 Överförmyndarens beslut om upphörande av överförmyndarkontroll Anmälan om särskild överförmyndarkontroll Förmånstagarförordnande Anmälan om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning Anmälan om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning som inte leder till någon åtgärd Ensamkommande barn Ansökan -ensamma barn Åtagande och samtycke från god man Beslut på god man Registerutdrag på att barnet fått god man Barnets samtycke vad gäller överförmyndarens förordnande av god man Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Vilande aktbildning Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Förteckning över tillgångar Gallras efter 3 år Befrielse från redovisning Gallras efter 3 år Arvodesräkningar Gallras efter 3 år Beslut på arvode Gallras efter 3 år Beslut om avvisning Gallras efter 3 år Tillfälligt uppehållstillstånd Gallras efter 3 år Permanent uppehållstillstånd Gallras efter 3 år Beslut från Tingsrätten om särskilt förordnande Gallras efter 3 år Personbevis Gallras efter 3 år Beslut om entledigande/upphörande av god man Gallras efter 3 år Utreda och kontrollera förmynderskap Gallras efter 3 år Skrivelser Gallras efter 3 år Underlag till utredning Gallras efter 3 år Beslut om skärpande föreskrifter Beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Beslut om hävande av spärr 275

276 Utredningshandlingar enligt ovan när överförmyndaren beslutar lämna ärendet utan åtgärd Gallras efter 3 år Förteckning över egendom Verifikationer till förteckning såsom saldobesked, depåförteckning, inkomstuppgift Övriga underlag till överförmyndaren såsom lagfartsbevis, uppgifter från kronofogde, kopior av reverser Bevis om spärr av tillgångar Vid vitesprocess: Anmaning om förteckning Föreläggande Ansökan till tingsrätten om utdömande Tingsrättens beslut Förvalta Årsräkning (inklusive sluträkning) Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Verifikationer till årsräkning Gransknings-PM Yttranden Beslut om anmärkning Redogörelse angående huvudman Redogörelse för hinder mot skifte Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Överförmyndarens beslut om ny tid för ingivande av handlingar Gallras efter 3 år Anmaning om bodelning/skifte Gallras efter 3 år 276

277 Framställan till Tingsrätten Arvsskifte Bodelning Avtal om sammanlevnad i oskiftat bo Överförmyndarens beslut om godkännande av bodelning/skifteavtal Anmälan om utbetalning från dödsbo Årsuppgift från ställföreträdare Överförmyndarens beslut Bevis om spärr av tillgångar Ansökan jämte bilagor PM och utredningsmaterial såsom remisser, yttranden m.m. Delgivningskvitto/mottagningsbevis Handlingar som verifierar åtgärder enligt Överförmyndarens beslut Vid vitesprocess: Anmaning om förteckning Föreläggande Ansökan till tingsrätten om utdömande Tingsrättens beslut Överlämna ärende till annan överförmyndare Följebrev Delgivningskvitto/mottagningsbevis Bevis om ärendets överlämnande till annan överförmyndare Tjänsteanteckning Personbevis Följebrev till nya kommunen Sammanställning av akt Originalakt Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år 277

278 A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp A B C D 10 KULTUR OCH FRITID 10 1 Kulturverksamhet Övergripande kulturfrågor Kommentarer /gallras Sekretess ( ) Dokumentation om Registeras Kulturplan Kulturpedagogisk plan Programverksamhet Dokumentation om. Affischer och programblad Annonsbeställningar Gallras 2 år efter upphörd giltighet Arrangörskontrakt Registeras Gallras 2 år efter upphörd giltighet Ersättning till föredragshållare och liknande Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F- skattsedel Barn- och ungdomskulturell verksamhet Dokumentation Registeras Offentlig utsmyckning Underlag/utredning Registeras Konstplan Registeras Tävling - annons Registeras Tävlingsbidrag Registeras Förslag på konstnärer Registeras Skisser Registeras Mötesanteckningar - beslut Registeras Avtal/kontrakt/uppdrag Registeras Slutbesiktningsprotokoll 278

279 Underhållsplan Invigningsprogram Fotodokumentation Konstutskott/konsthandläggare Rekvisition konst Konstregister Informationsblad Utlåningsblankett Retur av konst Producera böcker, filmer Egenproducerade böcker Egenproducerade filmer Gallras vid retur av konstverket Gallras vid inaktualiet 279

280 10 2 Bibliotek Drifta bibliotek Driftstatistik Hantera media Förteckningar över nyförvärv Förteckning över tidskrifter och dagstidningar Förteckning över prenumerationer av databaser Statistik över gallringar Fjärrlån Låna ut biblioteksmaterial Beståndsregister över all media som lånas ut Gallras efter 5 år Gallras efter 1 år Registrering av lån per låntagare Register över låntagare Avtal/förbindelse med låntagare angående lånekort Ambulerande biblioteksverksamhet Hållplatsstatistik Audiovisuell verksamhet, taltidning Band med rutinmässigt material Band med unik information Manus till taltidning Gallras vid återlämnande Gallras 2 år efter upphörd giltighet Gallras 2 år efter upphörd giltighet 280

281 Prenumerationsregister Förmedla information och kunskap Bokning av publika datorer 10 3 Museer Års- och verksamhetsberättelser Besöksstatistik Affischer och programblad Pressklipp Gästböcker Verksamhets- och utställningsplan Gallras efter 1 år Museipedagogisk verksamhet Dokumentation om Registeras Kulturmiljöer Kulturmiljöprogram Kulturmiljöutredningar Registeras Bakgrundsmaterial/manus Broschyr Skyltar Samlingar Skrivelser om gåvor, donationer och depositioner till Registeras institutionen Förteckningar och register över samlingarna/föremålen Topografiskt och andra förekommande register Dokumentation över vården av samlingarna Utställningar Ansökan om utställning Registeras 281

282 Utställningskontrakt Registeras Pristlista Information om utställare/konstnär Sammanställning av utställning Informationsmaterial 282

283 10 4 Enskilda arkiv Ta emot och återlämna enskilda arkiv Depositionsavtal Registeras Gåvoavtal Registeras Vårda och förvara enskilda arkiv Gallring av enskilda arkiv (tex företagsarkiv) Registeras Lämna ut uppgifter ur enskilda arkiv Tillgängliggöra enskilda arkiv Dokumentation om. Registeras 10 5 Musik- och teater Teater Års- och verksamhetsberättelser Besöksstatistik Dokumentation om teateruppsättningar Affischer och programblad Pressklipp Gästböcker Musik Års- och verksamhetsberättelser Besöksstatistik Dokumentation om verksamheten och arrangemang Registeras Affischer och programblad Pressklipp Gästböcker 283

284 10 6 Kulturskola Anta och placera i kulturskola Ansökan Registeras Antagningsbelsut Registeras Elevregister Ensemblelistor Föräldramedgivande om publicering av foto Planera utbildning i kulturskola Scheman Följa upp utbildning i kulturskola Mötesanteckningar Statistik Enkäter Sammanställning av enkät Registeras Närvaro i kulturskola Närvarolista Undervisa i kulturskola Dokumentation om programverksamhet Registeras Inspelningar från musikskolans uppvisningar Arrangörskontrakt Registeras Gallras 2 år efter upphörd giltighet Läromedel i kulturskola Egenproducerad 10 7 Fritid Fritidsgårdar och aktivitetshus 284

285 Dokumentation om evenemang och aktiviteter Registeras Besöksstatistik Avstängning Registeras Anmälningar 10 8 Rekreationsområden Motionsspår, skidspår etc Bad- och båtplatser Utegym, skateboardparker och liknande 285

286 10 9 Idrottsanläggningar och arenor Idrottsanläggningar Ritningar och entrprenadkontrakt och andra handlingar om anläggningarna Förteckningar/register över anläggningar och av de anläggningar som hyrs ut Bilddokumentation över egna anläggningar Statistik över uthyrningsverksamheten och besök Meddelande till abonnenter Bokningsscheman Prislista Schema för skolsim Plan för aktiviteter Uppföljning av aktiviteter Närvarolistor över deltagare i simundervisning Märkesnoteringar för simskolegrupper Beställningsbekräftelse relaxpaket Arenor Registeras Gallras 2 år efter avslutad säsong Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Föreningsstöd och utmärkelser Registrera föreningar Anmälan till föreningsregistret Registeras Stöd till föreningar Bidragsansökningar Registeras Gallras efter 5 år Sammanställning över bidragsansökningar Registeras Beslut Registeras Års- och verksamhetsberättelser från föreningar Registeras 286

287 Stöd till engagemang och projekt Projektansökningar Registeras Projektbeskrivning Registeras Redovisning av projektmedel Registeras Ansökan aktivitetsbidrag Gallras efter 5 år Sammanställning redovisade aktiviteter Registeras Ansökan ledarutvecklingsbidrag Gallras efter 5 år Ansökan om investeringsbidrag till föreningar Bidragsansökan Registeras Slutredovisning av investeringen Registeras Utmärkelser (föreningar) Registeras 287

288 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott Förslag till beslut Informationen tas till dagens protokoll. Sammanfattning Beslut fattades av kommunstyrelsens personalutskott : 14 Aktuellt läge för projektet "Heja hälsan" 15 Information från bemanningsenheten Sanne Persson får i uppdrag att ta fram en redovisning över den totala kostnaden för den övertid som ordinarie personal arbetar. 16 Sjukfrånvarostatistik 17 Lönekartläggning 2016 Förslaget till lönekartläggning jämte de handlingsplaner som upprättats antas. HR-chefen får i uppdrag att se över hanteringen av lönesättning för personer med anställningsstöd kontra personer med lägsta lön. Förslaget tas upp inför Uppräkning av förtroendevaldas arvoden 2017 Den upprättade uppräkningen av arvoden för 2017 antas. 20 Information om avtal med staten om e-hälsa 21 Rekommendation om Kvalitet i särskilt boende för äldre nattetid Informationen tas till dagens protokoll. 22 Svar på heroma redovisning HR-chefens svar tas till dagens protokoll. HR-chefen får i uppdrag att granska om utbetalad lön stämmer överens med personalens anmälda frånvaro. Redovisning av denna granskning tas efter sommarens semestrar. 23 Förslag till extra möte för kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsens personalutskott lägger till ett extra möte på fredag den 21 april 2017 kl.08:30. Kommunledningsförvaltning 288

289 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr /

290 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag till beslut Redovisningen antecknas till protokollet. Sammanfattning 34 Upphandling ramavtal för markentreprenörer-godkännande av förfrågningsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut: Förfrågningsunderlaget godkänns för upphandling av markentreprenörer. 35 Upphandling drift och underhåll Enskilda vägar-godkännande av förfrågningsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut: Förfrågningsunderlaget godkänns inför upphandling av drift och underhåll Enskilda vägar. 37 Ansökan om köp av kommunal mark i anslutning till Holje 2:283 (Holjekroken) Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut: Samhällsutvecklingsavdelningen får i uppdrag att undersöka möjligheten att sälja del av Holje 2: Kallelse till årsmöte med andelsföreningen Folkets Hus i Kyrkhult Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut: Rolf Persson (S) medverkar som ombud för Olofströms kommun vid årsmötet med Andelsföreningen Folkets Hus i Kyrkhult u.p.a. 41 Meddelande om förslag om bildande av djurskyddsområde - Länsstyrelsen Blekinge län 43 Samrådshandlingar för Holje 204:5 (Brända tomten) Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut: Upprättade planhandlingar godkänns för samråd Holje 204:5 (Brända tomten). 47 Medlemsdialog med Region Blekinge inför budget 2018 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut: Vi tackar representanterna från Region Blekinge för föredragandet. Informationen tas till dagens protokoll. Kommunledningsförvaltningen 290

291 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr /

292 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Delegationsbeslut Förslag till beslut Redovisningen av delegationsbesluten godkänns. Sammanfattning Löpnr Ärende 1488/2017 Anställningsavtal lokalvårdare tillsvidare 100% fr.o.m , J.W. 2095/2017 Anställningsavtal samordnande lönekonsult HR-avdelningen Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 292

293 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Medel i verksamhet 60 integration Förslag till beslut Redovisningen godkänns. Sammanfattning 293

294 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Kommunledningsförvaltningen Bilagor: 294

295 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr /

296 Tjänsteskrivelse Kommunledningsförvaltningen Datum Dnr / Medel i sociala investeringsfonden Förslag till beslut Redovisningen godkänns. Sammanfattning 296