ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Transkript

1 Protokoll 1(32) Plats och tid Kommunhuset, Olofström, 14:00-16:00 Beslutande (S) Kjell-Åke Karlsson (S) Kaj Joelsson (S) Sammy Gunnarsson (S) Anita Skarphagen (C) Rolf Jönsson (SD) Max Nielsen (V) Jennie Johannesson (S) (S) (S) Pirjo Veteli Patrik Sjöstedt Rolf Persson Sara Rudolfsson Karmen Björkman Sam Vidén Jakobsson (M) Torsten Cairenius Patrik Krupa (KD) Thommy Svensson Klavs Wix Nielsen (SD) Tommy Holmgren Anna-Lena Mattsson Övriga deltagande Iréne Robertsson, kommunchef Matilda Frigård, sekreterare Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis Johanna Spånér, HR-chef Utses att justera Jennie Johannesson (V) Paragraf Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret Sekreterare Ordförande Justerande... Matilda Frigård... Kjell-Åke Karlsson... Jennie Johannesson ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningsförvaltningen och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. Beslutsinstans Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Underskrift Matilda Frigård...

2 Protokoll 2(32) Ärendelista Sid 50 Informationsärende - Polisen Aktuellt från kommunledningsförvaltningen Besvarande av fråga gällande implementering av ny dataskyddsförordning Gratis sandhämtning för boende i Olofströms Kommun Ansökan om bidrag till HLR-utbildning Ansökan om medfinansiering för renovering av Vilshults medborgarhus Överföringar från 2016 till 2017 avseende investerings- och exploateringsprojekt Överföringar från 2016 till 2017 avseende driftsprojekt Årsredovisning 2016 Jöran och Magdalena Öllers fond Årsredovisning 2016 Stiftelsen Sven Carlssons fond Utdelning ur Stiftelsen Sven Carlssons fond Arvode valdistriktens ordförande Val av representant till styrelsen Mörrumsåns vattenråd Nominering av kandidater till valberedningen för SydostLeader Inbjudan till Totalförsvarsdag - Länsstyrelsen Blekinge län Arkivbeskrivning KS Kommungemensam dokumenthanteringsplan Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott Delegationsbeslut Medel i verksamhet 60 integration Medel i sociala investeringsfonden Medel till kommunstyrelsens förfogande Meddelanden...32

3 Protokoll 3(32) KS 50/2017 KS 2017/ Informationsärende - Polisen s beslut: Vi tackar Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis för föredragandet. Informationen antecknas till dagens protokoll. Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis för lokalpolisområdet Karlshamn informerar om samverkan mellan Olofströms kommun och polismyndigheten samt om trygghetsmätningen som genomförts. En trygghetsmätning har genomförts i många kommuner i Sverige, däribland Olofströms kommun. Det ger ett resultat för nutiden och möjlighet att se trender över tid. Det som mäts är den upplevda tryggheten i det område där den tillfrågade bor. I Olofströms kommun har 900 tillfrågats i åldrarna år. Av dessa har 568 personer svarat på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 63 %. Trygghetsmätning används i Sverige sedan Trygghetsindex har skapats med skala från 0-6, där 0 motsvarar en kommun utan anmärkningsvärda problem och 6 en kommun med stora problem. Frågorna grupperade i 5 grupper. Olika områden i kommunen har frågats (Jämshög/Gränum, Vilshult/Kyrkhult och tätorten Olofström) och sedan sammanställts till gemensamt värde för kommunen. Det finns många tänkbara brottsförebyggande verksamheter att genomföra som exempelvis: Gemensam krogtillsyn Samarbete kring lokaluthyrning till ungdomsfester Nattvandring Kommunal mätutrustning för att underlätta hastighetskontroller på rätt tid och plats Riktade kontroller av mopeder Grannsamverkan Märk-DNA (stöldmärkning) som enskild person och företag Trygghetsvandringar Fler ordningsvakter vid evenemang Fokus på ungdomar på glid Vikten av att anmäla brott som begåtts måste lyftas, om inga brott anmäls ser inte polisen att det behövs mer resurser. Medborgarlöfte antaget mellan kommunen och polismyndigheten för att öka känslan av trygghet för kommunens invånare. Ortsträffar kommer genomföras av polisen för att skapa dialog och samarbete med medborgarna. Delges:

4 Protokoll 4(32) Fredrik Svennergren, vikarierande kommunpolis

5 Protokoll 5(32) KS 51/2017 KS 2017/ Aktuellt från kommunledningsförvaltningen s beslut: Informationen antecknas till protokollet. Johanna Spånér, HR-chef informerar. Kommunikationsavdelningens informationsansvarige har fått nytt jobb. Med anledning av detta utreds nu i ett första skede möjligheten att rekrytera intern. Lönekonsult är en person som arbetar med lön på HR-avdelningen. Den nya tjänsten som kommer tillsätts i slutet av april är en samordnande lönekonsult och personen för detta är redan rekryterad. Ordet konsult innebär alltså inte att vi hyr in en konsult utifrån utan det är endast ett moderniserat namn på tjänsten. Bemanningsenheten är uppe och igång. Många av de vikarier som ansluts till poolen får snabbt långvikariat ute i verksamheterna, det behövs därför ännu fler vikarier till poolen. Det arbetas även hela tiden på att göra arbetsplatserna mer attraktiva. De nya vikarier som ansluts till bemanningsenheten utbildas för att arbeta inom flera olika verksamheter.

6 Protokoll 6(32) KS 52/2017 KS 2016/ Besvarande av fråga gällande implementering av ny dataskyddsförordning 2018 s beslut: anser revisorernas fråga besvarad med kommunchefens yttrande nedan. Yttrande/Bedömning/Förslag Iréne Robertsson, kommunchef, föredrar i ärendet. Revisorerna har i skrivelse till kommun och de kommunala bolagen ställt frågan om hur vi bereder oss inför Dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen kommer att gälla som svensk lag från och med maj Denna kommer då att ersätta Personuppgiftslagen men utöver hantering av personuppgifter regleras också It-system. Förändringen innebär att den enskildes rätt kommer att stärkas och ställer strängare krav på att företag och kommun ska informera enskilda om hur vi hanterar personuppgifterna och ger också större möjlighet att motsätta sig att vi använder personuppgifterna. Under 2016 fick administrativ chef tillsammans med IT-chef i uppdrag att förbereda organisationen för förändringarna och har också gått utbildning i vad som krävs. Vi kommer från kommunledningsförvaltningen att ge information, råd och stöd i implementeringen till samtliga förvaltningar och helägda bolag. Beredning: Arbetsutskottet Delges: Kommunrevisorerna IT-chef Adm. chef

7 Protokoll 7(32) KS 53/2017 KS 2017/ Gratis sandhämtning för boende i Olofströms Kommun s beslut: Medel avsätts för inköp av sandlådor. Beräknad kostnad ca kr. Inköp av grusmaterial och transport med kranbil eller hjullastare hanteras i befintlig vinterbudget och kan samordnas med leveranser till Olofströms Kraft. Centerpartiet i Jämshög har lämnat in en skrivelse där man föreslår att kommunen ska erbjuda gratis sand för avhämtning i mängd som behövs vid normal sandning vid villaboende. Yttrande/Bedömning/Förslag Undertecknad handläggare har varit i kontakt med VMAB, som ställer sig positiva till att upplåta en yta på återvinningsstationen på Traktorvägen till sandlådor. Avhämtning kan ske under stationens ordinarie öppettider. Beredning: Arbetsutskottet Delges: Centerpartiet Jämshög OKAB VMAB Ola Karlsson, teknisk samordnare infrastruktur

8 Protokoll 8(32) KS 54/2017 KS 2017/ Ansökan om bidrag till HLR-utbildning s beslut: Medel beviljas ur verksamhet 60 med kr år 2017 för att ge FRG, Frivilliga Resursgruppen i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelseklass årskurs 8 som deras jämnåriga får, utbildning på brandstationen samt utbildning i trafiksäkerhet och krisberedskap. Medel beviljas ur verksamhet 60 med kr år 2017 till FRG för HLRutbildning (HjärtLungRäddning) till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Totalt beviljas medel om kr. Olofströms Frivilliga Resursgrupp (FRG) erbjuder kurser inom hjärt- och lungräddning (HLR) med hjärtstartare och luftvägsstopp enligt HLR-rådets riktlinjer. FRG har ett avtal med kommunen om utbildning av personal, av elever i årskurs 2, 4 och 8 samt av elever på vissa utbildningar inom Vuxenutbildningen. I utbildningen ingår även information om kommunens krisberedskap. Det ökade elevantalet av nyanlända och asylsökande i grundskolan innebär att FRG inte har ekonomisk möjlighet att ge eleverna i för-beredelseklass årskurs 8 den utbildning som deras jämnåriga får. I årskurs 8 får eleverna sin utbildning på brandstationen samt utbildning i trafik-säkerhet och krisberedskap. Utbildningen för eleverna i förberedelse-klassen behöver ske med hjälp av tolk samt även utökas i tid. Inom vuxenutbildningen genomförs HLR-utbildning idag för elever inom vårdoch omsorgsutbildningar samt för yrkeshögskoleutbildningarna. Utbildning saknas för SFI-elever samt för elever på grundläggande och gymnasial nivå. Eleverna på SFI tillhör främst målgruppen nyanlända men där finns även andra grupper av invandrare. Inom grundläggande och gymnasial utbildning finns också många från gruppen nyanlända. Personer som har genomfört en HLR-kurs kan vara den som räddar liv samtidigt som utbildningen även ger en kompetens som är bra när man söker arbete. Ansökan Kommunledningsförvaltningen ansöker om medel för att kunna ge FRG i uppdrag att genomföra motsvarande utbildning för elever i förberedelse-klass årskurs 8 som deras jämnåriga får. Kostnaden beror till viss del på antalet deltagare och uppskattas till kr under 2017.

9 Protokoll 9(32) Kommunledningsförvaltningen ansöker även om medel till FRG för HLRutbildning under 2017 till elever inom vuxenutbildningen SFI samt grundläggande och gymnasial nivå. Kostnaden beror även här på antalet deltagare och uppskattas till kr. Ansökan avser totalt kr. Beredning: Arbetsutskottet Delges: Integrationssamordnare Samhällsutvecklingschef Ekonomichef

10 Protokoll 10(32) KS 55/2017 KS 2017/ Ansökan om medfinansiering för renovering av Vilshults medborgarhus s beslut: Olofströms kommun beviljar medfinansiering (30 %) med totalt kr för renovering av Vilshults medborgarhus. Medel tas ur kommunstyrelsens förfogande, kr, mot avrop, då redovisning av inkomna bidrag ska redovisas av Vilshults meborgarhusförening innan utbetalning. Kultur- och fritidsnämnden har hanterat ärendet vid möte , 10. Nämnden överlämnade ärendet till kommunstyrelsen då de inte har medel till att ge bidrag inom befintlig budget, men ställer sig positiv till renoveringsåtgärderna av Vilshults medborgarhus. Vilshults Medborgarhusförening har kommit in med en ansökan om bidrag för utvändig målning av Medborgarhuset samt byte till energibesparande och underhållsfria fönster. Total kostnad kronor. Föreningen har lämnat in ansökan om investeringsbidrag (50 % av totalkostnad= kronor) till Boverket i Karlskrona. Boverkets villkor för bidrag är att kommunen åtar sig att medverka i finansieringen av projektet med minst 30 procent av det bidragsunderlag som Boverket fastställer i ärendet = kronor. Föreningen avser också att söka medel från andra bidragsgivare och det kan minska kommunens insats. Beredning: Kultur- och fritidsnämnden Delges: Ekonomichef Ekonom KLF Vilshults medborgarhusförening KFN

11 Protokoll 11(32) KS 56/2017 KS 2017/ Överföringar från 2016 till 2017 avseende investerings- och exploateringsprojekt s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: Utbildningsnämnden beviljas överföring från 2016 med 301 tkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Utbildningsnämnden. Medel anvisas från rörelsekapitalet. beviljas överföring från 2016 med 31,68 mkr i investeringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. beviljas överföring från 2016 med 4,319 mkr i exploateringsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från rörelsekapitalet. Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om 31,68 mkr och exploateringsmedel om 4,319 mkr (se förteckning under yttrande nedan). Utbildningsnämnden har inkommit med förslag om överföringar av investeringsmedel om totalt 301 tkr. (se förteckning under yttrande nedan) Övriga nämnder har inte begärt någon överföring. Yttrande/Bedömning/Förslag Utbildningsnämnden, investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Inventarier förskolan Summa Projekt Återstoden av inventariebudget till nya Vilbokensförskola önskas föra över till år 2017.

12 Protokoll 12(32), investeringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Åtgärder för att undvika översvämning Översvämningsåtgärder i centrum Förnyelse av styr och regler Effektiviseringar och förnyelse av ventilatio Simhallen, ytterväggar Simhallen, utbyggnad av lekland Brgskolan, plåtarbete o vindskivor Moduler Brännaregårdsskolan Brännaregårdsskolan, åtgärder byggkons Ekerydsskolan, byte panel Ekerydsskolan, köksinredning förskolelok Ekerydsskolan, ventilationsaggregat försk Ekerydsskolan, åtgärder byggkonstruktio Kyrkhults skola, byte panel Vilb skolan, ny vent gymn sal Vilboksskolan, åtgärder byggkonstruktion Kyrkhults förskola, kök Kyrkkhults förskola, moduler Nybyggnad av förskola på Vilboken Holjeskolan, projektering Anslutningar Riksväg Förstudie Sunnanvägen Omgyggnad av GC-banan Ö Storgatan Cykelväg N Kyrkhultsv-Biskopsmåla Handikappsanpassning busshållsplats Vi Förstudie gestaltning av Å-rummen Summa , exploateringsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Övre Strandplan, tomter för bostäder Summa Beredning: Arbetsutskottet

13 Protokoll 13(32) KS 57/2017 KS 2017/ Överföringar från 2016 till 2017 avseende driftsprojekt s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: beviljas överföring från 2016 med 389 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Kommunledningsförvaltningen. Medel anvisas från årets resultat. Socialnämnden beviljas överföring från 2016 med 450 tkr i driftsbudgeten för 2017 i enligt med förslaget från Socialnämnden. Medel anvisas från årets resultat. Kommunledningsförvaltningen har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 389 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Socialnämnden har inkommit med förslag om överföringar av driftsprojekt om totalt 450 tkr (se förteckning under yttrande nedan). Yttrande/Bedömning/Förslag, driftsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Lean Iordningsställande holje 204:5 (Brända tom Summa Socialnämnden, driftsbudget Projektkod o beskrivning Budget Redovisning inklusive TA Avvikelse 2016 Förslag till överföring till Införande av planeringssystemet Lapscare Projektet har förskjutits av olika anledningar (sjukdom, nya förutsättningar) från hösten 2016 till våren Summa Beredning: Arbetsutskottet

14 Protokoll 14(32)

15 Protokoll 15(32) KS 58/2017 KS 2017/ Årsredovisning 2016 Jöran och Magdalena Öllers fond s beslut: Årsredovisning 2016 för Stiftelsen Jöran och Magdalena Öllers fond godkänns och undertecknas av kommunstyrelsens ledamöter. Enligt stiftelsens stadgar skall utdelning av nettoavkastningen ske enligt följande: Tio procent skall läggas till kapitalet. Av återstående belopp skall en fjärdedel ges som bidrag till driftkostnader för elevhemmet vid Lunds stifts folkhögskola i Jämshög (161 kr). Resten av avkastningen skall användas som stöd och stimulans till skolelever, dels till andra behövande inom Olofströms kommun. Samråd skall ske mellan utbildningsnämnden och social-nämnden och beslut fattas i respektive nämnd. Medel som finns att fördela mellan utbildningsnämnden och socialnämnden av 2016 års avkastning är 480 kr. Stiftelsens bokförda tillgångar uppgår till kr. Delges: Rolf Persson, ekonom Ekonomichef

16 Protokoll 16(32) KS 59/2017 KS 2017/ Årsredovisning 2016 Stiftelsen Sven Carlssons fond s beslut: Årsredovisning 2016 för Stiftelsen Sven Carlssons fond godkänns och undertecknas av kommunstyrelsens ledamöter. Enligt stiftelsens stadgar skall avkastningen av tillgångarna delas ut fr.o.m. år 2000 i form av musikstipendium. Gåvan kronor har överlämnats den 3 maj 1996 att förvaltas av Olofströms kommun. Gåvan har den 9 juni 1998 utökats med kronor. Av kapitalet har kronor varit placerat i fastränteplacering i Sparbanken i Karlshamn. Stiftelsens förmögenhet uppgår till kronor. Stipendier har under 2016 utbetalts till två stipendiater á 500 kr. Delges: Rolf Persson, ekonom Ekonomichef

17 Protokoll 17(32) KS 60/2017 KS 2017/ Utdelning ur Stiftelsen Sven Carlssons fond 2017 s beslut: Förslaget är att 200 kr samt att delar av de beslutade men ej utbetalda anslagen används och betalas ut år 2017 som musikstipendier. Rolf Persson ekonom på kommunledningsförvaltningen har lämnat in underlag i ärendet. Enligt stadgarna i Stiftelsen Sven Carlssons fond, skall avkastningen på kapitalet användas för utdelning av musikstipendier till musikstuderande eller musikutövande ungdom. Årsredovisningen som upprättats för år 2016 visar att fritt eget kapital uppgår till 233 kr. Det finns kr beslutade, men ej utbetalda anslag, sedan tidigare år. Dessa finns till förfogande. Delges: Rolf Persson, ekonom Ekonomichef Musikskolan

18 Protokoll 18(32) KS 61/2017 KS 2016/ Arvode valdistriktens ordförande s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar att engångsarvode till valdistriktsordförande ska utgå per val. För valnämndens ordförande utgår ett fast månatligt arvode hela valåret. Därmed upphör kommunstyrelsens beslut , 138 att gälla. Arvodesberedningen hanterade ärendet i juni 2016 och föreslog då att valnämndens och valdistriktens ordförande skulle arvoderas per val och inte per valår. Denna ändring är viktig då det med ett antal års mellanrum infaller två val samma år. Ärendet gick upp till kommunstyrelsen som beslutade enligt arvodesberedningens och personalutskottets förslag till beslut. Ärendet borde ha gått hela vägen till kommunfullmäktige då dessa beslutar om arvodesreglerna. En justering i detta beslut bör göras, Valnämndes ordförande ska ha månatligt arvode hela valåret enligt tidigare beslut. Och arvode till valdistriktsordförande utbetalas per val. Nuvarande månadsarvode för valnämndens ordförande är 2800 kr/månad och för valdistriktets ordförande 2344 kr per valår. Dessa belopp uppräknas årligen den 1 april enligt arvodesreglerna 19. Beredning: Personalutskottet

19 Protokoll 19(32) KS 62/2017 KS 2017/ Val av representant till styrelsen Mörrumsåns vattenråd s beslut: Olofströms kommun nominerar Rolf Persson (S) som representant i styrelsen för Mörrums vattenråd. Valberedningen för Mörrumsåns vattenråd begär att Olofströms kommun inkommer med nominering till styrelsen för Mörrumsåns vattenråd. Stämma kommer hållas i slutet av maj 2017 och de kommunala representanterna kommer då väljas för en period på två år. Nuvarande representant för Olofströms kommun i styrelsen för Mörrumsåns vattenråd är Rolf Persson (S). Delges: Valberedningen Mörrums vattenråd Rolf Persson Förtroendemannaregistret

20 Protokoll 20(32) KS 63/2017 KS 2017/ Nominering av kandidater till valberedningen för SydostLeader s beslut: Olofströms kommun nominerar Patrik Sjöstedt (S) som kandidat till SydostLeaders valberedning Begäran från SydostLeader att inkomma med nominering ur trepartnerskapet av kandidater till valberedning Valberedningen kommer att väljas vid årsstämman den 12 maj Förslag på kandidater ska inkomma till SydostLeaders kontor senast måndag 10 april Delges: SydostLeader Patrik Sjöstedt Förtroendemannaregistret

21 Protokoll 21(32) KS 64/2017 KS 2017/ Inbjudan till Totalförsvarsdag - Länsstyrelsen Blekinge län s beslut: Arbetsutskottets ledamöter ges möjlighet att närvara vid Totalförsvarsdagen den 13 juni 2017, kl Länsstyrelsen Blekinge län tillsammans med militärregion Syd bjuder in kommunstyrelsens arbetsutskott till en Totalförsvarsdag med tema säkerhetshot och vad som förväntas av länet framöver. Programpunkter: En orolig omvärld Säkerhetsbeskrivning och Försvarsmaktens pågående arbete. Planeringsförutsättningar till 2020 och pågående arbete i länet. Tid: Tisdagen den 13 juni kl Plats: Lokal Amazonas NetPort i Karlshamn Anmälan till Malin Lind Mattsson senast 20 april tel alt. mejla malin.lind.mattsson@lansstyrelsen.se Delges: Ledamöter kommunstyrelsens arbetsutskott Arvodessamordnare

22 Protokoll 22(32) KS 65/2017 KS 2017/ Arkivbeskrivning KS s beslut: Föreliggande arkivbeskrivning antas. Därmed upphör arkivbeskrivningen antagen samt beslut om arkivansvarig och arkivombud för kommunstyrelsen att gälla. Enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen ska bland annat en arkivbeskrivning finnas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för arkivbeskrivning till sina medlemmar som arkivbeskrivningen antagen nu omformats till. I den uppdaterade arkivbeskrivningen finns även arkivansvarig och arkivombud redovisade. Den arkivansvarige har formellt ansvar för avdelningens/myndighetens arkiv (informationsägare). Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen. Arkivombud är en anställd som bland annat har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) på en avdelning. Dessa roller ska finnas inom alla kommunens förvaltningar. På kommunledningsförvaltningen har vi också en arkivfunktion som hanterar centralarkivet. Beredning: Arbetsutskottet Delges: Kommunchef Samtliga chefer KLF Arkivansvarig KS Arkiv Sydarkivera

23 Protokoll 23(32) KS 66/2017 KS 2017/ Kommungemensam dokumenthanteringsplan s förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar: Dokumenthanteringsplanen antas för samtliga av kommunens förvaltningar. Enligt antaget arkivreglemente och arkivlagen krävs att en dokumenthanteringsplan upprättas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för dokumenthanteringsplan till sina medlemmar, kallad VerkSAM PLAN. Utifrån denna mall har en kommungemensam dokumenthanteringsplan skapats. Dokumenthanteringsplanen beskriver kommunens processer. Varje process innehåller olika handlingar. Genom dokumenthanteringsplanen finns riktlinjer om hur varje handling ska hanteras. I dokumenthanteringsplanen finns gallringsbeslut, som beskriver om en handling ska bevaras eller gallras. Om handlingen ska gallras, finns tidsanvisning om detta. Det finns även beskrivet huruvida handlingen ska registreras i diariet eller inte. Dokumenthanteringsplanen finns till för att underlätta för varje medarbetare i sitt arbete och har under 2016 varit remitterad till berörda förvaltningar. Den beskriver hur man ska hantera den handling som inkommit, upprättats eller expedierats hos myndigheten. Administrativa avdelningen, kommunledningsförvaltningen kommer under året arbeta med grupper inom varje förvaltning för att implementera och utveckla dokumenthanteringsplanen. Beredning: Arbetsutskottet

24 Protokoll 24(32) KS 67/2017 KS 2017/ Beslut fattade av kommunstyrelsens personalutskott s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. Beslut fattades av kommunstyrelsens personalutskott : 14 Aktuellt läge för projektet "Heja hälsan" 15 Information från bemanningsenheten Sanne Persson får i uppdrag att ta fram en redovisning över den totala kostnaden för den övertid som ordinarie personal arbetar. 16 Sjukfrånvarostatistik 17 Lönekartläggning 2016 Förslaget till lönekartläggning jämte de handlingsplaner som upprättats antas. HR-chefen får i uppdrag att se över hanteringen av lönesättning för personer med anställningsstöd kontra personer med lägsta lön. Förslaget tas upp inför Uppräkning av förtroendevaldas arvoden 2017 Den upprättade uppräkningen av arvoden för 2017 antas. 20 Information om avtal med staten om e-hälsa 21 Rekommendation om Kvalitet i särskilt boende för äldre nattetid 22 Svar på heroma redovisning HR-chefens svar tas till dagens protokoll. HR-chefen får i uppdrag att granska om utbetalad lön stämmer överens med personalens anmälda frånvaro. Redovisning av denna granskning tas efter sommarens semestrar. 23 Förslag till extra möte för kommunstyrelsens personalutskott s personalutskott lägger till ett extra möte på fredag den 21 april 2017 kl.08:30.

25 Protokoll 25(32) KS 68/2017 KS 2017/ Beslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott s beslut: Redovisningen antecknas till protokollet. 34 Upphandling ramavtal för markentreprenörer-godkännande av förfrågningsunderlag s arbetsutskotts beslut: Förfrågningsunderlaget godkänns för upphandling av markentreprenörer. 35 Upphandling drift och underhåll Enskilda vägar-godkännande av förfrågningsunderlag s arbetsutskotts beslut: Förfrågningsunderlaget godkänns inför upphandling av drift och underhåll Enskilda vägar. 37 Ansökan om köp av kommunal mark i anslutning till Holje 2:283 (Holjekroken) s arbetsutskotts beslut: Samhällsutvecklingsavdelningen får i uppdrag att undersöka möjligheten att sälja del av Holje 2: Kallelse till årsmöte med andelsföreningen Folkets Hus i Kyrkhult s arbetsutskotts beslut: Rolf Persson (S) medverkar som ombud för Olofströms kommun vid årsmötet med Andelsföreningen Folkets Hus i Kyrkhult u.p.a. 41 Meddelande om förslag om bildande av djurskyddsområde - Länsstyrelsen Blekinge län 43 Samrådshandlingar för Holje 204:5 (Brända tomten) s arbetsutskotts beslut: Upprättade planhandlingar godkänns för samråd Holje 204:5 (Brända tomten). 47 Medlemsdialog med Region Blekinge inför budget 2018 s arbetsutskotts beslut: Vi tackar representanterna från Region Blekinge för föredragandet. Informationen tas till dagens protokoll.

26 Protokoll 26(32) KS 69/2017 KS 2017/ Delegationsbeslut s beslut: Redovisningen av delegationsbesluten godkänns. Löpnr Ärende 1488/2017 Anställningsavtal lokalvårdare tillsvidare 100% fr.o.m , J.W. 2095/2017 Anställningsavtal samordnande lönekonsult HR-avdelningen

27 Protokoll 27(32) KS 70/2017 KS 2017/ Medel i verksamhet 60 integration s beslut: Redovisningen godkänns.

28 Protokoll 28(32)

29 Protokoll 29(32) KS 71/2017 KS 2017/ Medel i sociala investeringsfonden s beslut: Redovisningen godkänns.

30 Protokoll 30(32)

31 Protokoll 31(32) KS 72/2017 KS 2017/ Medel till kommunstyrelsens förfogande s beslut: Redovisningen godkänns.

32 Protokoll 32(32) KS 73/2017 KS 2017/ Meddelanden s beslut: Meddelandena noteras till protokollet. Löpnr Ärende 1498/2017 Brev till regioner och länsstyrelser: Möjlighet till dialog med Utredningen om kommunal planering för bostäder (N 2017:4) 1996/2017 Protokoll från årsstämma med årsredovisning Olofströms Näringsliv AB. 1841/2017 Kallelse till ordinarie årsstämma VMAB , Västblekinge miljö AB med årsredovisning och revisionsberättelse.