Arbetsordning för Linköpings Y-teknologsektion Verksamhetsåret 2014/2015 25 mars 2014
Sammanfattning Denna arbetsordning syftar till att ge styrelsen och ordföranden stöd vid fördelning av ansvar och arbete inom sektionen samt att ge utskotten vägledning i deras verksamhet. Den kan även fungera upplysande för de personer som önskar insyn i verksamheten.
Innehåll 1 Styrelsen 4 1.1 Sammansättning........................... 4 1.2 Styrelsens gemensamma uppgifter.................. 4 1.3 Styrelsemedlemmars uppgifter.................... 4 1.3.1 Samtliga............................ 4 1.3.2 Ordförande.......................... 4 1.3.3 Vice Ordförande....................... 5 1.3.4 Skattmästare......................... 5 1.3.5 Chefsbyråkrat......................... 5 1.3.6 Ledamöter.......................... 6 1.4 Beslutsfattning............................ 6 1.4.1 Ekonomiska beslut...................... 6 1.4.2 Per capsulam......................... 6 2 Kansliet 7 2.1 Sammansättning........................... 7 2.2 Uppgifter............................... 7 2.2.1 Samtliga kanslimedlemmar................. 7 2.2.2 Samtliga utskottsordföranden................ 7 2.2.3 Aktivitetsansvarig...................... 8 2.2.4 Alumniansvarig........................ 8 2.2.5 Fadderikommendör...................... 8 2.2.6 Informationsansvarig..................... 8 2.2.7 Intendent........................... 8 2.2.8 Internationellt ansvarig................... 8 2.2.9 Marknadsföringsansvarig................... 9 2.2.10 Näringslivsansvarig...................... 9 2.2.11 Pubansvarig.......................... 9 2.2.12 Sexmästare.......................... 9 2.2.13 Studienämndsordförande................... 9 2.2.14 Yvetteordförande....................... 9 2.2.15 Webmaster.......................... 9 3 Utskotten 10 3.1 Allmänna regler............................ 10 3.1.1 Inval.............................. 10 3.1.2 Utskottsmedlemmars uppgifter............... 10 3.2 Aktivitetsutskottet.......................... 10 3.2.1 Uppgifter........................... 10 3.3 Alumniutskottet........................... 10 3.3.1 Uppgifter........................... 10 3.4 Fadderiet............................... 10 3.4.1 Uppgifter........................... 11 3.4.2 Kassör............................. 11 3.5 Infoutskottet............................. 11 3.5.1 Uppgifter........................... 11 3.5.2 Organetredaktör....................... 11 3.5.3 Nattredax........................... 11 2
3.6 Internationella utskottet....................... 11 3.6.1 Uppgifter........................... 12 3.7 Marknadsföringsutskottet...................... 12 3.7.1 Uppgifter........................... 12 3.8 Näringslivsutkottet.......................... 12 3.8.1 Uppgifter........................... 12 3.9 Pubutskottet............................. 12 3.9.1 Uppgifter........................... 12 3.10 Sexmästeriet............................. 12 3.10.1 Uppgifter........................... 13 3.10.2 Kassör............................. 13 3.11 Studienämnden............................ 13 3.11.1 Uppgifter........................... 13 3.11.2 Ordförande.......................... 13 3.11.3 Vice ordförande........................ 14 3.11.4 Sekreterare.......................... 14 3.11.5 Kandidatledamot....................... 14 3.11.6 Masterledamotr........................ 14 3.11.7 Guiden-redaktör....................... 14 3.11.8 Arbetsmiljöombud...................... 14 3.12 Y-sektionens materielverk, YMV.................. 14 3.12.1 Uppgifter........................... 14 3.12.2 Bilansvarig.......................... 15 3.13 Yvette................................. 15 3.13.1 Uppgifter........................... 15 3.14 Webbgruppen............................. 15 3.14.1 Uppgifter........................... 15 4 Övriga verksamma 16 4.1 Arbetsmarknadsgruppen....................... 16 4.1.1 Uppgifter........................... 16 4.1.2 Projektledare......................... 16 4.1.3 Vice projektledare...................... 16 4.2 Y-sektionens Dumvästinnehavare.................. 16 4.2.1 Val av dumvästinnehavare.................. 16 4.2.2 Uppgifter........................... 16 4.2.3 Reglemente angående Dumvästens utdelande....... 16 A Förteckning över Dumvästinnehavare 17 3
1 Styrelsen 1.1 Styrelsen består av följande poster: ordförande vice ordförande skattmästare chefsbyråkrat ledamöter 1.2 Styrelsen åligger att som grupp representera sektionen upprätta förslag till budget för nästkommande verksamhetsår upprätta förslag till arbetsordning för nästkommande verksamhetsår i enlighet med valberedningens nomineringar granska och godkänna budgetar för sexmästeriet, fadderiet och damklubben Yvette 1.3 Styrelsemedlemmars uppgifter 1.3.1 Samtliga styrelsemedlemmar åligger att kontinuerligt informera styrelsen om sin verksamhet visa upp en positiv bild av sektionen 1.3.2 Ordförande åligger att representera sektionen gentemot LinTeks styrelse verka för ett långsiktigt tänkande inom sektionen kontinuerligt hålla kontakt med valberedningen och revisorerna samt informera styrelsen om deras verksamhet glassa med en GT i näven på VSR framträda iförd Marsupilamidräkt under Sommar-Y bära den gula ordförandehatten vid alla sektionsmöten 4
1.3.3 Vice ordföranden åligger att ansvara för att sektionen representeras gentemot LinTeks fullmäktige ansvara för att sektionsaktivas genomförs ansvara för att en kick-off för sektionsaktiva genomförs i början av verksamhetsåret ansvara för sektionens nycklar ansvara för överlämningen till nästkommande styrelse och kansli 1.3.4 Skattmästaren åligger att kontinuerligt övervaka hur sektionens intäkter och kostnader följer budget och informera styrelsen därom hålla kontinuerlig kontakt med de övriga kassörerna på sektionen om deras arbete ansvara för att upprätta bokslut för sektionen som helhet, exklusive de utskott som upprättar eget bokslut ansvara för att koncernbokslut upprättas, baserat på boksluten för sektionen och de utskott som upprättar eget bokslut ansvara för styrelsens budgetarbete utifrån faktureringsunderlag sköta sektionens fakturering bistå intendenten i de ekonomiska frågorna kring prylförsäljningen redogöra för hela sektionens ekonomi på ordinarie sektionsmöte bära skattmästarhatten vid alla sektionsmöten 1.3.5 Chefsbyråkraten åligger att ansvara för att sektionen representeras i CYD-poolens styrelse ansvara för att ett straffregister sammanställs vid verksamhetsårets början ansvara för att uppdatera sektionens maillistor, skapa användarkonton på sektionens datorer samt att uppdatera mjukvara på dessa löpande under året arkivera allt material som sektionen producerar uppdatera sektionens styrdokument senast tio läsdagar efter sektionsmöte ansvara för att dokumentera sektionens verksamhet samt sammanställa en verksamhetsberättelse efter avslutat verksamhetsår tillse att sektionens arkiv är välordnat och lättillgängligt leda och övervaka arkivgruppens arbete bära den gröna chefsbyråkratkepsen vid alla sektionsmöten 5
1.3.6 Ledamöterna åligger att vara styrelsen behjälplig med glimten i ögat tävla sinsemellan om ordförandes gunst 1.4 Beslutsfattning 1.4.1 Ekonomiska beslut Ordföranden, vice ordföranden och skattmästaren äger rätt att enskilt fatta beslut i ekonomiska frågor utom budget gällande inköp under 1/10 prisbasbelopp. Övriga styrelsemedlemmar äger rätt att enskilt fatta beslut i ekonomiska frågor utom budget gällande inköp under 1/40 prisbasbelopp. 1.4.2 Per capsulam Styrelsen äger rätt att fatta beslut per capsulam enligt följande process: Ordföranden kallar samtliga styrelsemedlemmar och presenterar frågan. Samtliga styrelsemedlemmar röster lämnas in skriftligen. Då samtliga styrelsemedlemmars röster inkommit delges styrelsen resultatet skriftligen. Beslutet kan ej fattas per capsulam om minst en styrelsemedlem kräver att beslutet fattas på ett styrelsemöte. Samtliga beslut per capsulam skall redovisas under en separat punkt på nästkommande styrelsemöte. Det skriftliga resultatet ska bifogas i protokollet. 6
2 Kansliet 2.1 Kansliet består, förutom styrelsens medlemmar, av följande poster: Aktivitetsansvarig Alumniansvarig Fadderikommendör Informationsansvarig Intendent Internationellt ansvarig Marknadsföringsansvarig Näringslivsansvarig Pubansvarig Sexmästare Studienämndsordförande Yvetteordförande Webmaster Representant från arbetsmarknadsgruppen Arbetsmiljöombud 2.2 Kanslimedlemmars uppgifter 2.2.1 Samtliga kanslimedlemmar åligger att tillse att sina respektive efterträdare blir insatta i sitt kommande arbete genom att skriva testamente följa styrelsens riktlinjer gällande ekonomiska frågor 2.2.2 Samtliga utskottsordföranden eller motsvarande åligger att kontinuerligt informera styrelsen om verksamheten i utskottet kontinuerligt delge utskottsmedlemmarna information från kansliet ständigt hålla information om utskottet uppdaterad och relevant på hemsidan representera sitt utskott i en motsvarande tvärgrupp på universitet om sådan finns tillse att samtliga poster med specifikt ansvar inom utskottet, eller motsvarande, skriver testamente till respektive efterträdare 7
2.2.3 Aktivitetsansvarig åligger att leda och övervaka arbetet i aktivitetsutskottet 2.2.4 Alumniansvarig åligger att leda och övervaka arbetet i alumniutskottet 2.2.5 Fadderikommendören åligger att leda och övervaka arbetet i fadderiet tillsammans med sexmästaren ansvara för ordningen i förrådet på VTI 2.2.6 Informationsansvarig åligger att leda och övervaka arbetet i informationsutskottet tillse att fotokatalog skapas, eventuellt trycks och distribueras, samt att den läggs upp på hemsidan tillse att presentationer och övrig verksamhetsårsberoende information på hemsidan uppdateras vid verksamhetsårets början 2.2.7 Intendenten åligger att leda och övervaka arbetet i materielverket ansvara för och underhålla sektionens materiella tillgångar ansvara för ordningen i sektionsrummen ansvara för sektionens försäljningsverksamhet ansvara för uthyrning av sektionens materiel ansvara för underhåll av Y-symboler och minnesmärken på campus Valla ansvara för att det löpande kontorsarbetet kan ske utan hinder ansvara för att sektionens märken i märkesbacken målas om innan nolleperioden ansvara för att klockan från Y25-jubiléet går i rätt tid minst två gånger om dygnet 2.2.8 Internationellt ansvarig åligger att leda och övervaka arbetet i internationella utskottet ansvara för internationaliseringsfrågor på Y-, Yi- och µ-programmet tillse att systemet för utlandsresuméer och kontaktlistor hålls uppdaterat verka för EESTEC-samarbetet 8
2.2.9 Marknadsföringsansvarig åligger att leda och övervaka arbetet i marknadsföringsutskottet samordna marknadsföringen mot sektionens medlemmar och presumtiva studenter 2.2.10 Näringslivsansvarig åligger att leda och övervaka arbetet i näringslivsutskottet samordna all sponsringsverksamhet som sker inom sektionen 2.2.11 Pubansvarig åligger att leda och övervaka arbetet i pubutskottet 2.2.12 Sexmästaren åligger att leda och övervaka arbetet i sexmästeriet tillsammans med fadderikommendören ansvara för ordningen i förrådet på VTI 2.2.13 Studienämndsordföranden åligger att leda och övervaka arbetet i studienämnden vara ledamot i Programnämnden för elektroteknik, fysik och matematik (EF) samt i Programplaneringsgruppen, om LinTek och EF samtycker 2.2.14 Yvetteordföranden åligger att leda och övervaka arbetet i Yvette 2.2.15 Webmastern åligger att leda och övervaka arbetet webbgruppen vara tekniskt ansvarig för hemsidan 9
3 Utskotten 3.1 Allmänna regler För samtliga utskott gäller, om inte stadgarna säger annat, att utskottens medlemmar utses av den som är ansvarig för utskottet. 3.1.1 Medlemmarna ska utses enligt följande ordning Då den utskottsansvarige valts av sektionsmötet ska platserna i utskottet utan dröjsmål ledigförklaras för sektionsmedlemmarna. Alla sektionens medlemmar ska ges chans att söka. Alla sökande ska utvärderas av den utskottsansvarige och ytterligare en person. Denna person ska ha insikt i utskottets verksamhet. 3.1.2 Samtliga medlemmar i utskotten åligger att vara varandra behjälpliga 3.2 Aktivitetsutskottet Aktivitetsutskottet består av aktivitetsansvarig och övriga medlemmar. 3.2.1 Aktivitetsutskottet åligger att utifrån sektionens önskemål och gruppens ambitioner berika sektionsmedlemmarnas liv genom social verksamhet 3.3 Alumniutskottet Alumniutskottet består av alumniansvarig och övriga medlemmar. 3.3.1 Alumniutskottet åligger att ansvara för sektionens alumniverksamhet ansvara för information till existerande alumner ansvara för att sektionens mentorskapsprogram genomförs och utvärderas arrangera alumniföreläsningar anordna heltidssitsen för de som snart tar examen 3.4 Fadderiet Fadderiet består av fadderikommendör, kassör och övriga medlemmar. 10
3.4.1 Fadderiet åligger att se till att ingen sax, rakklinga eller annat hårborttagningsmedel må beröra fadderistens skägg tills den tid fadderiet genomlevt Megaympingen aldrig någonsin bära något klädesplagg under kilten tillsätta minst en plats i näringslivsutskottet genomföra en utvärdering av nolle-p samt presentera denna på höstmötet 3.4.2 Kassören åligger att upprätta förslag till budget för nolleperioden upprätta förslag till budget för övriga arrangemang 3.5 Infoutskottet Infoutskottet består av informationsansvarig, Y-organetredaktör och övriga medlemmar. 3.5.1 Infoutskottet åligger att ansvara för att sektionens nyhetsbrev skickas ut en gång per vecka under läseperioderna uppdatera sektionens sociala medier ansvara för att innehållet på hemsidan uppdateras 3.5.2 Y-organetredaktören åligger att tillse att Y-organet publiceras i Lithanian samt på hemsidan ansvara för att Lithanian arkiveras för att bevara Y-organet för framtiden leda och fördela arbetet inom Nattredax piska och uppmuntra Nattredax att skriva i Y-organet och hålla deadline 3.5.3 Nattredax åligger att i Y-organet informera om, samt hyckla med, samtiden 3.6 Internationella utskottet Internationella utskottet består av internationellt ansvarig och övriga medlemmar. 11
3.6.1 Internationella utskottet åligger att verka för att underlätta och öka möjligheterna till internationella erfarenheter för sektionens medlemmar 3.7 Marknadsföringsutskottet Marknadsföringsutskottet består av marknadsföringsansvarig och övriga medlemmar. 3.7.1 Marknadsföringsutskottet åligger att marknadsföra Y-, Yi- och µ-programmet mot presumtiva studenter ansvara för att sektionen representeras vid marknadsföringsaktiviteter gentemot gymnasieelever om möjligt tillse att köttbullemissionering genomförs 3.8 Näringslivsutkottet Näringslivsutskottet består av näringslivsansvarig, en medlem från vardera sexmästeriet, fadderiet och Yvette samt övriga medlemmar. 3.8.1 Näringslivsutskottet åligger att ansvara för sektionens marknadsföring av Y-, Yi- och µ-programmet mot näringslivet ansvara för sektionens kontakter med näringslivet hos näringsliv och övriga intressenter söka ekonomiskt stöd för sektionens verksamhet informera sina efterträdare skriftligen om tidigare företagssamarbeten 3.9 Pubutskottet Pubutskottet består av pubansvarig och övriga medlemmar. 3.9.1 Pubutskottet åligger att genomföra det antal pubar som bestäms av pubavtalet budgetera för gruppens verksamhet samt regelbundet redovisa gruppens ekonomi för skattmästaren 3.10 Sexmästeriet Sexmästeriet består av sexmästare, kassör och övriga medlemmar. 12
3.10.1 Sexmästeriet åligger att anordna Nollephesten som avslutar nolleperioden anordna Hic Haec Hoc anordna Valla Saucer Rennen anordna TK anordna halvtidsfesten för de som har kommit halvvägs i sin utbildning anordna Yulbord tillsätta minst en plats i näringslivsutskottet 3.10.2 Kassören åligger att upprätta förslag till årsbudget för sexmästeriet upprätta förslag till budgetar för sexmästeriets arrangemang 3.11 Studienämnden Studienämnden består av studienämndsordförande, två vice studienämndsordförande, sekreterare, kandidatledamot, masterledamot, guiden-redaktör och arbetsmiljöombud. Posterna studienämndsordförande och vice studienämndsordförande innehas av representanter från sektionens samtliga tre program. 3.11.1 Studienämnden åligger att ansvara för att utbildningens obligatoriska kurser regelbundet utvärderas anordna årskursråd i samband med varje läseperiods avslutande samt vid behov halvtidsutvärderingar ansvara för att profilkurser utvärderas upprätta förteckning över klass-, språk-, och profilrepresentanter rapportera till LinTek om fullgjord studiebevakning anordna utbildning för klass-, språk-, och profilrepresentanter i möjligaste mån tillse att varje klass i årskurs ett till tre representeras av minst två klassrepresentanter samt att varje profil representeras av minst en profilrepresentant utse vinnaren av Y-sektionens lärarpris, Gyllene Moroten 3.11.2 Ordföranden och de två viceordföranden åligger att i sitt arbete ta särskilt ansvar för vardera ett av sektionsprogrammens perspektiv 13
3.11.3 Vice studienämndsordföranden åligger att vara ledamot i Programnänden för elektronik, fysik och matematik (EF) samt i Programplaneringsgruppen, om LinTek och EF samtycker dela studienämndsordförandes ansvar för att leda studienämndens arbete 3.11.4 Sekreteraren åligger att säkerställa att studiebevakningen arkiveras på ett tillfredsställande sätt ansvara för att studienämndens dokument är i god ordning 3.11.5 Kandidatledamoten åligger att särskilt ansvara för att studienämnden har en god kontakt med klassoch språkrepresentanterna sköta förteckningen över klass- och språkrepresentanter 3.11.6 Masterledamoten åligger att särskilt ansvara för att studienämnden har en god kontakt med profilrepresentanterna sköta förteckningen över profilrepresentanterna vara profilrepresentanterna behjälpliga i deras studiebevakningsarbete 3.11.7 Guiden-redaktören åligger att ansvara för utgiviningen av Y-arens Guide till Galaxen vara ansvarig utgivare av Y-arens Guide till Galaxen 3.11.8 Arbetsmiljöombudet åligger att organisera och leda sektionens arbete med arbetsmiljöfrågor ansvara för sektionens miljöarbete 3.12 Y-sektionens materielverk, YMV YMV består av intendent, bilansvarig och övriga medlemmar samt Yrla. 3.12.1 Materielverket åligger att sköta uthyrning av sektionens bil och övrig uthyrningsmateriel 14
3.12.2 Bilansvarig åligger att 3.13 Yvette tillse att sektionens bil hålls i gott skick tillse att sektionens bil hålls tankad tillse att bokning av sektionens bil sker på ett enkelt och tillfredställande sätt tillse att regelbundna bokningsrapporter för sektionens bil kvartalsvis lämnas till skattmästaren för fakturering 3.13.1 Yvette åligger att under nolleperioden anordna samkväm för på Y-, Yi- och µ-programmens nyantagna kvinnliga studenter tillsätta minst en plats i näringslivsutskottet 3.14 Webbgruppen Webbgruppen består av webmaster och övriga medlemmar. 3.14.1 Webbgruppen åligger att tillse att hemsidan finns tillgängligt för sektionens medlemmar i samarbete med arkivgruppen, tillse att digitaliserat material från arkivet görs tillgängligt via hemsidan ansvara för sektionens digitala infrastruktur 15
4 Övriga verksamma 4.1 Arbetsmarknadsgruppen Arbetsmarknadsgruppen består av projektledare, kassör och övriga medlemmar. 4.1.1 Arbetsmarknadsgruppen åligger att i samarbete med D-sektionen anordna arbetsmarknadsdagar, LINKdagarna, för studenter inom program för data och IT 4.1.2 Projektledaren åligger att leda och övervaka arbetet i arbetsmarknadsgruppen 4.1.3 Vice projektledaren åligger att upprätta förslag till budget för arbetsmarknadsdagarna enligt specifikationer i samarbetsavtal med D-sektionen hålla kontinuerlig kontakt med skattmästaren om arbetsmarknadsgruppens ekonomi bistå projektledaren i arbetet med att leda och övervaka arbetet i arbetsmarknadsgruppen 4.2 Y-sektionens Dumvästinnehavare 4.2.1 Val av dumvästinnehavare Det ska väljas en ny Dumvästinnehavare på varje sektionsmöte 4.2.2 Det åligger Dumvästinnehavaren att bära Dumvästen vid varje av Y-sektionens anordnade alkoholrelaterade aktiviteter som denne deltar vid där dresscode tilllåter att tillse att Dumvästeinnehavarens namn och dumhet listas i i ett register över tidigare dumvästinnehavare att fästa sitt namn med vattenfast tusch på dumvästen fram tills att det väljs en ny Dumvästinnehavare. 4.2.3 Reglemente angående Dumvästens utdelande Den, som med avsikt att erhålla Dumvästen utfört dumheter bör ej vara kvalificerad till denna Kriminella handlingar är ej kvalificerade till Dumvästen, såvida inte sektionsmötet anser detta Om ej tillräckligt kvalificerad dumhet nomineras, kvarstår Dumvästen hos innehavaren för tillfället 16
A Förteckning över Dumvästinnehavare Namn Årskurs Dumhet Möte Lukas Tallund Y4 För att på Y-sektionen infört dumvästen Höstmöte 2013 17