GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 1 av 6 Tillämpningsbeslut (av RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1) rörande bevarande och gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet Riksarkivets föreskrifter gäller för handlingar som är inkomna eller upprättade i myndigheters forskningsverksamhet. Göteborgs universitet såsom myndighet är sålunda underkastad de regler som gäller för allmänna handlingars offentlighet. Föreliggande tillämpningsbeslut (i enlighet med RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1) avser forskningshandlingar inom samtliga discipliner vid Göteborgs universitet. Med forskningsverksamhet menas grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrivs vid universitet och högskolor enligt 1 kap 2 2 p högskolelagen (1992:1434). Forskningsprojekt definieras som en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till ett visst uppdrag och/eller vissa personer. Enligt 6 skall handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt, alltid undantas från gallring. ar som också bör sparas är sådana som speglar projektets disposition avseende t ex ekonomiska förutsättningar och externa kontakter, samt visar eventuella förändringar i projektet under arbetets gång. Utöver vad som anges i 6 skall sådana handlingar undantas från gallring som: bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, har ett värde för annat forskningsområde, bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, bedöms vara av stort allmänt intresse. Exempel på dylika handlingar är: handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat genom försök, mätningar, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas, register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollbarhet, handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling, handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt perspektiv, handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet, handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare spridning. Enligt 8 skall gallring ske vid tidpunkt eller efter frist som fastställts av myndigheten. Vid fastställande av tidpunkt/frist skall uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: forskningsresultat av respektive projekt har redovisats och publicerats på annat sätt, rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat, och ekonomisk redovisning har skett.
GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 2 av 6 Prefekt (alt delegerad arkivkommitté/projektledare/motsv.) beslutar om gallring eller bevarande av handlingar efter ett forskningsprojekts avslutande. Beslutet dokumenteras på särskild blankett (se bilaga) och bevaras för framtiden. Forskningshandlingar som bevaras skall ordnas och förtecknas. Förekommande forskningshandlingar vid Göteborgs universitet och lämplig gallringsfrist för dessa framgår enligt tabellerna nedan. Tidsangivelsen inom parentes avser läkemedelsprövningar. Övergripande Policies, planer och program rörande forskning. Kongress-, konferens-, och mötesprotokoll vid av fakultet/institution arrangerade kongresser, konferenser, seminarier etc. ar rörande deltagande i av andra arrangerade kongresser, konferenser, seminarier, etc. ar rörande medverkan i refereebedömningar ar rörande medverkan i sakkunnigbedömningar (anställningar, fördelning av forskningsanslag mm). Övrig korrespondens i ärenden som inte diarieförs enligt diarieplan. Diarieförs och bevaras. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Bemärkt forskares korrespondens bör undantas från gallring. Planering och ekonomi Anslagsansökningar Beslut om beviljade medel/kontrakt Kontrakt om uppdragsforskning Projektbeskrivning/Projektplaner Metodbeskrivning/Metodanvisning Korrespondens med finansiärer/uppdragsgivare Ekonomiska slutrapporter Tillståndsansökningar för projekt och beslut om tillstånd (etiska kommittéer, datainspektionen, miljöprövande instanser etc.) Protokoll eller motsvarande anteckningar från styrgrupps- och/eller referensgruppsmöten Projektdiarium (projektdagböcker) Såväl beviljade som avslagna ansökningar diarieförs och bevaras Diarieförs och bevaras Diarieförs och bevaras
GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 3 av 6 Primärmaterial Forskningsprotokoll Försöksprotokoll Ljud- och bildupptagningar Röntgenbilder Datafiler från datoriserade analysinstrument Mät- och testresultat Kod- och variabellistor Journalutdrag Laboratoriedagböcker Biomaterial i biobank Förteckningar på använda prover i biobanker Uppgifter från patientjournaler Förteckningar på använda patientjournaler Försökspersonsjournaler Enkätmaterial Utskrifter av rådata från enkätmaterial Annat primärmaterial Gallras vid inaktualitet. Om någon institution skulle vara ägare (huvudman) får en biobank inte gallras förrän efter prövning om den inte bör bevaras för framtiden (om det senare blir fallet skall den upptas som egen serie i arkivförteckningen) Gallras vid inaktualitet. Inkomna uppgifter från sjukvården.. Enkätmaterial som anses vara av mycket stort värde för framtida forskning bevaras. Gallras förutsatt att enkätmaterialet gallras vid projektets avslutande. Om enkätmaterialet sparas 10 år (15 år), kan utskrifterna gallras vid inaktualitet Bearbetningsmaterial Försöksrapporter Kvalitetskontroller Sammanställningar Ändringar (korrigeringar) av primärdata Övrigt bearbetningsmaterial Om de har karaktär av delrapport skall de bevaras Gallras vid inaktualitet
GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 4 av 6 Redovisningsmaterial Artiklar Delrapporter Konferensrapporter Licentiat- och doktorsavhandlingar Löpande publikationsförteckningar Tryckfärdiga manuskript Vetenskapliga slutrapporter Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet
GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 5 av 6 GÖTEBORGS UNIVERSITET 1 (2) BESKRIVNING AV FORSKNINGSPROJEKT OCH FORSKNINGSMATERIAL Uppgifterna fylls i när projektet avslutas och handlingen arkiveras. UPPGIFTER OM PROJEKTET Projektets namn: Projektansvarig: Övriga medarbetare i projektet: Institution/avdelning/fakultet: Startdatum: Slutdatum: Finansiering: Projektbeskrivning: Ämnesord/nyckelord: Publikationer, rapporter, andra forskningsresultat (ev. som bilaga):. Ort och datum. Uppgiftslämnare
GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 6 av 6 GÖTEBORGS UNIVERSITET 2 (2) UPPGIFTER OM FORSKNINGSMATERIALET Planering och ekonomi, t.ex. projektplaner, anslagsansökningar, kontrakt, korrespondens med finansiärer Mängd, t.ex. hyllmeter, gigabyte Lagringsformat, t.ex. papper, CD, DVD Förvaringsplats, t.ex. institutionsarkiv, tjänsterum Primärmaterial, t.ex. enkäter, intervjuer, sammanställningar Mängd, t.ex. hyllmeter, gigabyte Lagringsformat, t.ex. papper, CD, DVD Förvaringsplats, t.ex. institutionsarkiv, tjänsterum Användarrättigheter och begränsningar (sekretess) Bearbetningsmaterial (arbetsmaterial), t.ex. anteckningar, excerpter, tillfälliga sammanställningar Redovisningsmaterial, t.ex. delrapporter, slutrapporter och artiklar Tilläggsinformation, t.ex. möjligheter att återanvända materialet i annan forskning, koppling till annat forskningsmaterial Prefektens beslut: Gallras ; gallras år 20... Ort och datum. Uppgiftslämnare