GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 1 av 6 Dnr A5 1983/04

Relevanta dokument
Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial

Riktlinjer för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Högskolan i Borås

Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial

Regler om bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamhet vid Stockholms universitet

Lathund för forskningshandlingar vid Högskolan i Halmstad - Riktlinjer samt bevarande- och gallringsplan

Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-362/2014

Regler för dokumentation och arkivering av forskningsmaterial för Högskolan

Bevarande och gallring av forskningshandlingar

Anvisning om bevarande och gallring av forskningshandlingar

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4 Genomföra forskningsprojekt Version: 1.6

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Tillämpningsbeslut av RA-FS 1999:1 Bevarande och gallring av forskningshandlingar

Regler för arkivering av forskningsmaterial

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Åtskilt från bevarandehan dlingar. Ordnas systematiskt

Råd för hantering av information som uppstår i forskningsverksamhet inom Stockholms läns landsting

Hantering och arkivering av forskningshandlingar

Dokumenthanteringsplan Bedriva forskning

Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom Forum för kunskap och gemensam utveckling (Forum)

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-453/2014

Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/adm Riktlinje Hantering och arkivering av forskningshandlingar

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

ÖVERGRIPANDE PRINCIPER FÖR OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS I INTEGRITETSKÄNSLIG FORSKNING

Inför flytt. Hantering av forskningshandlingar vid flytt av verksamhet. Enheten för arkiv- och registratur UF Framtagen

Inför flytten. Hantering av forskningsmaterial inför flytten på NKS. Enheten för arkiv- och registratur UF Framtagen

Arkivhandbok för forskningsmaterial

Riktlinjer för gallring i sociala medier KS-2011/1100

Förstudie. Arkiveringsprojektet

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen , 62.

Sociala medier+juridik=sant. Lena Olofsson E-delegationen

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets författningssamling

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EUprojekt vid Högskolan Dalarna

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Riksarkivets författningssamling

Arkivhandbok för forskningsmaterial

Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd Dnr RA /862

KAROLINSKA INSTITUTET Institutionen för klinisk vetenskap, intervention och teknik CLINTEC ARKIVREDOVISNING

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Styrelsen för psykologiskt försvar (SPF) den 11 april 2008.

SP:s projektrutiner Magnus Holmgren

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Allmänt förekommande handlingar

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Riksarkivets författningssamling

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt

1.2 Är handlingarnas benämningar aktuella, begripliga och relevanta?

Landstingsdirektörens stab Ärendenummer: 2017/01626 Kanslienheten Dokumentnummer: 2017/ Eva Norén Tegård

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson

Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket

Riksarkivets författningssamling

Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den april 2014

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets författningssamling

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs

Nya föreskrifter Désirée Veschetti Holmgren

Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Dokumenthanteringsplan

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande forskning och forskningsadministration vid Mittuniversitetet

EU-projekt Karlshamns kommun

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

Dokumenthanteringsplan

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för kultur- och medievetenskaper, den 17 september 2014

Dnr RA /4384

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007.

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI), CBRN-skydd och säkerhet i Umeå, den 17 mars 2009.

Forskningsprocessen i Landstinget Kronoberg

Inspektion hos Kungl. Musikhögskolan den 9 december 2014

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

EU:s dataskyddsförordning, dataskyddslagen och myndigheters arkiv

Kriterier för bedömning av vetenskaplig och pedagogisk skicklighet vid

Dokumenthanteringsplan

FoU-Processen i SIR /22 Svenska Intensivvårdsregistret 1

Transkript:

GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 1 av 6 Tillämpningsbeslut (av RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1) rörande bevarande och gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet Riksarkivets föreskrifter gäller för handlingar som är inkomna eller upprättade i myndigheters forskningsverksamhet. Göteborgs universitet såsom myndighet är sålunda underkastad de regler som gäller för allmänna handlingars offentlighet. Föreliggande tillämpningsbeslut (i enlighet med RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1) avser forskningshandlingar inom samtliga discipliner vid Göteborgs universitet. Med forskningsverksamhet menas grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrivs vid universitet och högskolor enligt 1 kap 2 2 p högskolelagen (1992:1434). Forskningsprojekt definieras som en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till ett visst uppdrag och/eller vissa personer. Enligt 6 skall handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt, alltid undantas från gallring. ar som också bör sparas är sådana som speglar projektets disposition avseende t ex ekonomiska förutsättningar och externa kontakter, samt visar eventuella förändringar i projektet under arbetets gång. Utöver vad som anges i 6 skall sådana handlingar undantas från gallring som: bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, har ett värde för annat forskningsområde, bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, bedöms vara av stort allmänt intresse. Exempel på dylika handlingar är: handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat genom försök, mätningar, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas, register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollbarhet, handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling, handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt perspektiv, handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet, handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare spridning. Enligt 8 skall gallring ske vid tidpunkt eller efter frist som fastställts av myndigheten. Vid fastställande av tidpunkt/frist skall uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: forskningsresultat av respektive projekt har redovisats och publicerats på annat sätt, rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat, och ekonomisk redovisning har skett.

GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 2 av 6 Prefekt (alt delegerad arkivkommitté/projektledare/motsv.) beslutar om gallring eller bevarande av handlingar efter ett forskningsprojekts avslutande. Beslutet dokumenteras på särskild blankett (se bilaga) och bevaras för framtiden. Forskningshandlingar som bevaras skall ordnas och förtecknas. Förekommande forskningshandlingar vid Göteborgs universitet och lämplig gallringsfrist för dessa framgår enligt tabellerna nedan. Tidsangivelsen inom parentes avser läkemedelsprövningar. Övergripande Policies, planer och program rörande forskning. Kongress-, konferens-, och mötesprotokoll vid av fakultet/institution arrangerade kongresser, konferenser, seminarier etc. ar rörande deltagande i av andra arrangerade kongresser, konferenser, seminarier, etc. ar rörande medverkan i refereebedömningar ar rörande medverkan i sakkunnigbedömningar (anställningar, fördelning av forskningsanslag mm). Övrig korrespondens i ärenden som inte diarieförs enligt diarieplan. Diarieförs och bevaras. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Bemärkt forskares korrespondens bör undantas från gallring. Planering och ekonomi Anslagsansökningar Beslut om beviljade medel/kontrakt Kontrakt om uppdragsforskning Projektbeskrivning/Projektplaner Metodbeskrivning/Metodanvisning Korrespondens med finansiärer/uppdragsgivare Ekonomiska slutrapporter Tillståndsansökningar för projekt och beslut om tillstånd (etiska kommittéer, datainspektionen, miljöprövande instanser etc.) Protokoll eller motsvarande anteckningar från styrgrupps- och/eller referensgruppsmöten Projektdiarium (projektdagböcker) Såväl beviljade som avslagna ansökningar diarieförs och bevaras Diarieförs och bevaras Diarieförs och bevaras

GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 3 av 6 Primärmaterial Forskningsprotokoll Försöksprotokoll Ljud- och bildupptagningar Röntgenbilder Datafiler från datoriserade analysinstrument Mät- och testresultat Kod- och variabellistor Journalutdrag Laboratoriedagböcker Biomaterial i biobank Förteckningar på använda prover i biobanker Uppgifter från patientjournaler Förteckningar på använda patientjournaler Försökspersonsjournaler Enkätmaterial Utskrifter av rådata från enkätmaterial Annat primärmaterial Gallras vid inaktualitet. Om någon institution skulle vara ägare (huvudman) får en biobank inte gallras förrän efter prövning om den inte bör bevaras för framtiden (om det senare blir fallet skall den upptas som egen serie i arkivförteckningen) Gallras vid inaktualitet. Inkomna uppgifter från sjukvården.. Enkätmaterial som anses vara av mycket stort värde för framtida forskning bevaras. Gallras förutsatt att enkätmaterialet gallras vid projektets avslutande. Om enkätmaterialet sparas 10 år (15 år), kan utskrifterna gallras vid inaktualitet Bearbetningsmaterial Försöksrapporter Kvalitetskontroller Sammanställningar Ändringar (korrigeringar) av primärdata Övrigt bearbetningsmaterial Om de har karaktär av delrapport skall de bevaras Gallras vid inaktualitet

GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 4 av 6 Redovisningsmaterial Artiklar Delrapporter Konferensrapporter Licentiat- och doktorsavhandlingar Löpande publikationsförteckningar Tryckfärdiga manuskript Vetenskapliga slutrapporter Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet

GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 5 av 6 GÖTEBORGS UNIVERSITET 1 (2) BESKRIVNING AV FORSKNINGSPROJEKT OCH FORSKNINGSMATERIAL Uppgifterna fylls i när projektet avslutas och handlingen arkiveras. UPPGIFTER OM PROJEKTET Projektets namn: Projektansvarig: Övriga medarbetare i projektet: Institution/avdelning/fakultet: Startdatum: Slutdatum: Finansiering: Projektbeskrivning: Ämnesord/nyckelord: Publikationer, rapporter, andra forskningsresultat (ev. som bilaga):. Ort och datum. Uppgiftslämnare

GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 6 av 6 GÖTEBORGS UNIVERSITET 2 (2) UPPGIFTER OM FORSKNINGSMATERIALET Planering och ekonomi, t.ex. projektplaner, anslagsansökningar, kontrakt, korrespondens med finansiärer Mängd, t.ex. hyllmeter, gigabyte Lagringsformat, t.ex. papper, CD, DVD Förvaringsplats, t.ex. institutionsarkiv, tjänsterum Primärmaterial, t.ex. enkäter, intervjuer, sammanställningar Mängd, t.ex. hyllmeter, gigabyte Lagringsformat, t.ex. papper, CD, DVD Förvaringsplats, t.ex. institutionsarkiv, tjänsterum Användarrättigheter och begränsningar (sekretess) Bearbetningsmaterial (arbetsmaterial), t.ex. anteckningar, excerpter, tillfälliga sammanställningar Redovisningsmaterial, t.ex. delrapporter, slutrapporter och artiklar Tilläggsinformation, t.ex. möjligheter att återanvända materialet i annan forskning, koppling till annat forskningsmaterial Prefektens beslut: Gallras ; gallras år 20... Ort och datum. Uppgiftslämnare