Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred kl. 08.30-12.30 Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Rosie Folkesson, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Lars-Erik Rönnlund, kommunchef Michael Leijonhud 97 Britt Idensjö, sekreterare Jens Karlsson 100 Stefan Wittlock 95 Nicklas Holmquist 102 Malin Albertsson 95 Karin Anemyr 102 Lars Gjörloff 97 Utses att justera Rosie Folkesson Underskrifter Paragrafer 95-104 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Lars Rosander. Rosie Folkesson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2015- Datum för anslags nedtagande 2015-05- Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö 1
Ärendelista 95 Organisationsfrågor 96 Investering i två tält för fotboll och skateverksamhet på Hagadal Sportcenter 97 Medlemskap Atrinova (Trinova Akademi och Företagsutvecklingsförening) 98 Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter 99 Ansökan om tilläggsanslag från Hultsfredsbygdens Ridklubb 2014/163 2015/80 2015/38 2015/73 100 Gång- och cykelväg utmed Virserumssjön 2014/132 101 Skrivelse om förbättrad trafiksituation i Silverdalen 2014/157 102 Lägesrapport köken 103 Extra anslag till sommarjobb 2015 104 Anmälningsärenden 2015/78 2
1(1) KSAU 95/2015 Organisationsfrågor Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet tackar för informationen och ärendet får återkomma efter ytterligare beredning. Ärendebeskrivning IT-chef Stefan Wittlock och turism- och informationschef Malin Albertsson redogör för ett upplägg i en kommande organisationsförändring för att kunna svara upp bättre mot den digitala utvecklingen. Det gäller bland annat möjligheten att på olika sätt nå kommunen och att också skapa e-tjänster. Skickas till IT-chefen Turism- och informationschefen 3
1(3) KSAU 96/2015 Dnr 2014/163 821 Investering i två tält för fotboll och skateverksamhet på Hagadal Sportcenter Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att ge uppdrag till ÖSK att i samråd med kultur- och fritidsförvaltningen och utvecklingskontoret upphandla två tält till Hagadal. Detta till en maximal kostnad av 3 000 000 kronor inklusive kostnad för etablering. Finansiering sker via kultur- och fritidsförvaltningens befintliga driftsbudget med 125 000 kronor. Den återstående finansieringen görs genom att HKIAB får minskat driftsbidrag med maximalt 95 000 kronor. För de investeringar som ska göras i tälten vad gäller belysning med mera får kultur- och fritidsförvaltningen ianspråkta de kvarvarande investeringsmedlen och de medel som inte använts i driftsbudgeten för de ursprungliga tälten för 2015. Sammanfattning Ärendet gäller beslut om att investera i två tält för fotboll och skateverksamhet vid Hagadal med anledning av att de två tilltänkta tälten vid Nytorpsvägen behöver tas i anspråk av IAC AB. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige tog i mars 2014, KF 40/2014 Dnr 2014/44, beslut om att kultur- och fritidsförvaltningen genom bidrag och i samverkan med Smålandsidrotten kunde driva verksamhet i två tält på vid Nytorpsvägen. Ett tält för fotboll på konstgräs samt ett tält för skateboard. Kultur- och fritidsförvaltningen har projekterat detta och planerat ta dessa tält i bruk under 2015. Då nu förutsättningarna har ändrats då industrin, IAC AB, har ett behov av att hyra tälten för att utveckla sin verksamhet, har kultur- och fritidsförvaltningen tillsammans med utvecklingskontoret och Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK), på uppdrag av kommunchefen, tagit fram förslag till två nya tält för samma verksamhet med placering på Hagadal sportcenter. ÖSK har även gjort en undersökning av mark och en beräkning av etableringskostnaderna. Placeringen på Hagadal ger en bättre tillgänglighet och har en klar infrastruktur som ger en ökad säkerhet för brukarna i de båda 4
2(3) verksamheterna. Samordning görs med Hagadals verksamhet som ger tillgång till toaletter och duschar. Som exempel behöver ej Nytorpsvägen målas upp med cykelbana, eller att brukarna behöver ta sig via Silverslättsvägen som har en bristfällig säkerhet för gående och cyklister. Med nya tält får man också bättre anpassade ytor för verksamheten med ett större tält för fotboll på konstgräs samt ett mindre tält för skateboard tänkt att i framtiden även ha en klättervägg. Finansiering och kostnader Vid förundersökning och inhämtande av förslag till kostnader för tält och etablering har vi beräknat investeringen till cirka 3 000 000 kronor inklusive etableringskostnader. Kommunfullmäktige har redan anvisat medel till kultur- och fritidsförvaltningen vilka till viss del kan finansiera investeringen i de nya tälten. Detta räcker dock inte utan ytterligare medel måste tillskjutas. Lämpligen görs det genom de ökade hyresintäkter som Hultsfreds Kommunala Industri AB (HKIAB) förväntas få från IAC. Dessa kan tillskjutas genom att till exempel minska driftsbidraget till HKIAB från kommunen. Tidigare anvisade medel från kommunfullmäktige: 400 000 kr Engångsanslag för investeringar i belysning med mera. (Av dessa återstår ca 250 000 kronor) 125 000 kr/årdrift (varav 90 000 kronor skulle gå till att hyra tälten) Ny indikativ kalkyl för uppförande av två tält vid Hagadal: Investering: 3 000 000 kronor Livslängd: 25 år Kalkylränta: 2,5 % Driftskostnad per år: 25 000 kronor Total kalkylerad kostnad per år: 220 000 kronor Finansiering: 220 000 Kalkylerad driftskostnad - 125 000 Kultur- och fritidsförvaltningens årliga driftsbudget idag - 95 000 Ökade intäkter för HKIAB gör att kommunen kan minska driftsbidraget med denna summa 0 Återstår att finansiera Hyresintäkter tillkommer. Kultur- och fritidsförvaltningen har redan gjort investeringar uppgående till cirka 150 000 kronor i HKIAB:s tält. De kvarvarande 250 000 kronor 5
3(3) bedöms inte räcka till för de nya tälten. Därför föreslås att de medel för drift av tält som kultur- och fritidsförvaltningen har i sin budget för 2015 får tas i anspråk för etableringen av nya tält. Vidare föreslås att upphandlingen görs för två tält men med möjlighet att etablera fotbollstältet först om kostnaderna skulle visa sig överstiga kalkylerade kostnader. Risker De nya tältens avskrivningstid är 25 år. Det finns inga garantier för att HKIAB:s hyreskontrakt löper på lika lång tid. Om HKIAB skulle förlora sin hyresintäkt för de befintliga tälten på Nytorpsvägen så försvinner HKIAB:s möjligheter till att fortsatt kunna bidra till finansiering. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 312/2012, 64/2013, 169/2013, 226/2013, 255/2013, 58/2014, 274/2014 Kommunstyrelsen 34/2014 Kommunfullmäktige 40/2014 Miljö- och byggnadsnämnden 194/2014 Skickas till Kommunstyrelsen 6
1(2) KSAU 97/2015 Dnr 2015/80 Medlemskap Atrinova (Trinova Akademi och Företagsutvecklingsförening) Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att frågan får lyftas i tillväxt- och näringslivsrådet 21 maj och därefter återkomma till arbetsutskottet. Sammanfattning Förslag om att ansöka om medlemskap i Atrinova. Ärendebeskrivning Hultsfreds kommun har inbjudits att ingå som medlem i Atrinova som bland annat tillhandahåller en inkubators- och demonstationsfunktion där nya företagsidéer kan prövas i skarpt läge men också exponeras för potentiella marknadsaktörer vilket ger våra både befintliga och framtida företag möjligheter till viktiga kontaktytor och kompetenser. Huvudman är Oskarshamns kommun. Inkubation och demonstation hänger nära samman där inkubationsprocessen fokuserar på att identifiera nya affärsidéer och välja ut dem som man sedan ledsagar med affärsutvecklingsstöd, finansieringskontakter och demonstrationsmöjligheter fram till marknaden. Hultsfreds kommun får också tillgång till en utvidgad samarbetsplattform för näringslivsutveckling mellan kommunerna Hultsfred, Högsby, Mönsterås och Oskarshamn. Där får man tillgång till alla Atrinovas tjänster och unika nätverk vilket är positivt och till nytta även för Hultsfreds kommun som organisation. Genom Nova har Atrinova dels stöd av regionens stora företag samt tillgång till SKB:s kvalificerade forskningsanläggningar samt ett mycket kvalificerat FoU-nätvek genom universiteten KTH, Chalmers, Lunds, Uppsala och Stockholms universitet, Linneuniversitetet och genom forskare även med en rad utländska universitet. Atrinova har även genomfört en presentation av ovanstående vid möte med Tillväxt- och näringslivsrådet den 26 februari 2015. 7
2(2) Förslaget är att ansökan om medlemskap i Atrinova för Hultsfreds kommun sker från och med halvårsskiftet 2015. Medlemsavgiften är för närvarande 50 000 kronor per år, vilket innebär att beloppet blir 25 000 kronor för 2015. Finansieringen föreslås ske ur näringslivskontot. 8
1(2) KSAU 98/2015 Dnr 2015/38 007 Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna förslag till svar på granskningen. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt ekonomikontoret har lämnat yttrande över granskningen av intern kontroll vid debitering av avgifter. Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. I rapporten redovisas gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Arbetsutskottet beslutade 25/2015-02-24 ge uppdrag till barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden att återkomma med svar på granskningen. Ekonomikontoret gavs också i uppdrag att för kommunstyrelsens del lämna förslag till svar på granskningen. Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden beslutade 28/2015-02-24 att anlita IST för att göra en förstudie gällande retroaktiv avgiftskontroll. Vidare beslutades att skoladministratörer att i samråd med controller Henric Sundberg ta fram en rutin för stickprov av familjesammansättningen i samband med fakturering av förskole- och fritidsavgifter. IST är kommunens nuvarande leverantör av register för bland annat inlämnad bruttoinkomst. Socialnämnden Socialnämnden beslutade 54/2015-04-15 att i och med att en rutin tagits fram inom förvaltningen för att förbättra kontrollen. En stickprovskontroll kommer att ske varannan månad på tio slumpmässigt utvalda brukare. Kontrollen kommer att dokumenteras och förvaras hos förvaltningens handläggare. 9
2(2) Ekonomikontoret Ekonomichef Henric Svensson har lämnat yttrande om att kommunens systemdokumentation inte är uppdaterad. Sedan upprättandet av systemdokumentationen har några förändringar skett, bland annat byte av kundfaktureringssystem. Systemdokumentationen kommer under hösten 2015 uppdateras för att ge en korrekt bild av flödena vid debitering av avgifter. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden 28/2015 Socialnämnden 54/2015 Ekonomichefens tjänsteskrivelse 2015-03-05 Skickas till Kommunstyrelsen 10
1(1) KSAU 99/2015 Dnr 2015/73 Ansökan om tilläggsanslag från Hultsfredsbygdens Ridklubb Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att bevilja ett bidrag på 100 000 kronor till Hultsfredsbygdens ridklubb för 2015. Finansiering föreslås ske ur kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda behov. Sammanfattning Hultsfredsbygdens ridklubb ansöker om ett tilläggsanslag på 120 000 kronor. Ärendebeskrivning De senaste åren har Hultsfredsbygdens ridklubb haft en försämrad ekonomi som bidragit till att föreningen nu begär ett extra anslag på 120 000 kronor för att med en ny styrelse och ett åtgärdsprogram kunna återställa sin ekonomi för framtiden. Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) har gjort en utredning på fastigheterna som tidigare presenterats för arbetsutskottet. Under den närmsta tiden bör ett beslut tas om renovering alternativt nybyggnation av fastigheterna. Försäljning av fastigheterna till föreningen eller annan köpare kan också vara ett alternativ. Samråd i dessa frågor har skett och pågår mellan ÖSK och kultur- och fritidsförvaltingen och bör fortsätta tillsammans med kommunstyrelsen. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att ett extra anslag på 100 000 kronor beviljas till föreningen för att skapa möjligheter till att utveckla verksamheten och skapa framtida förutsättningar för en fortsatt verksamhet. Ordinarie driftbidrag till Hultsfredsbygdens ridklubb är 200 000 kronor per år. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 42/2015 Skickas till Kommunstyrelsen 11
1(3) KSAU 100/2015 Dnr 2014/132 312 Gång- och cykelväg utmed Virserumssjön Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att göra en omföring i investeringsbudget från gång- och cykelväg mellan cirkulationsplats och ICA i Målilla med 140 000 kronor till gång- och cykelväg utmed Virserumssjön. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ge Östra Smålands Kommunalteknikförbund på gata/park startbesked enligt gatuavdelningens förslag. Vidare beslutar arbetsutskottet föreslå budgetberedningen till budget 2017 att tillföra 20 000 kronor årligen till ÖSK gata/parks driftbudget för parker för framtida drift och underhåll av gångvägen. Sammanfattning Östra Smålands Kommunalteknikförbund har lämnat ett förslag till svar på skrivelsen. Ärendebeskrivning Bakgrund De ideella aktörer som skulle ha byggt gång- och cykelvägen under hösten 2014 inkom med önskemål om att Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) istället skulle bygga gångvägen. Därför beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott 307/2014-11-18 att gatuavdelningen fick uppdraget att i samverkan med samhällsbyggnadsgruppen och de ideella aktörerna ta fram ett nytt förslag på gång- och cykelväg utmed Virserumssjön innehållande kostnadskalkyl, utformning och förslag på finansiering av framtida drift och underhåll. Förslaget ska redovisas för arbetsutskottet för beslut om eventuellt genomförande. 300 000 kr har avsatts 2015 för gång- och cykelvägen från kontot för samhällsbyggnadsfrågor. Utformning och metod Gatuavdelningen och de ideella aktörerna har tagit fram ett gemensamt förslag till utformning. Det finns två olika alternativ till byggnadsmetod. 12
2(3) Metod 1 är traditionell med bergfyll och metod 2 är att man istället för bergfyll använder gummiklipp från en lokal tillverkare. Tillstånd Oavsett metod så krävs marklov hos byggnadsnämnden och ansökan om vattenverksamhet hos Länsstyrelsen. Metod 2 kräver även tillstånd från miljönämnden där en utredning krävs för att visa att gummiklippet är ett bättre alternativ än bergfyll då det under vissa tider på året kommer att ligga under vattennivån i sjön. Utredningen måste i så fall göras av Luleå Tekniska Universitet och de gör inga utredningar åt privatpersoner eller företag så det är i så fall en kostnad som hamnar på kommunen. Kalkyler Enligt gatuavdelningens kalkyler så kostar metod 1 med bergfyll totalt 400,5 tkr + tillståndsavgifter och metod 2 kostar 413,5 tkr + utredningskostnad + tillståndsavgifter. De ideella aktörerna har tagit fram en alternativ kalkyl till metod 2 som kostar 310 tkr + tillståndsavgifter + utredningskostnad (den omfattar dock inte samma utformning av bron och så tillkommer även viss avvattning). Kalkylen förutsätter dock ideellt arbete. Årlig driftkostnad är framräknad till ca 20 000 kronor. Den höga kostnaden (trots att det inte finns gatubelysning och ej innefattar vinterunderhåll) beror på att det krävs en hel del maskinellt och manuellt arbete med att hålla omgivande ytor i ordning så att man kan ha behållning av sjöutsikten. Gatuavdelningens förslag till vidare hantering och finansering Metod 1 förordas av gatuavdelningen för att projektet ska kunna genomföras på ett korrekt och hanterbart sätt för kommunen. Den bedöms också vara möjlig att få godkänt för hos Länsstyrelse och miljö- och byggnadsnämnden. Det är också den billigaste metoden enligt våra kalkyler. Då inga alternativ ryms inom befintlig budget föreslås att 140 tkr nyttjas från investeringsprojektet avseende GC-väg mellan cirkulationsplatsen och ICA i Målilla, då detta projekt kommer generera ett överskott. Vidare föreslås att man tillför ÖSK gata/parks driftbudget för parker ett belopp på 20 tkr årligen för framtida drift och underhåll av gångvägen. Alternativ De ideella aktörerna vill bygga gångvägen själva enligt metod 2 med vissa justeringar. De bedömer att de kan bygga gångvägen för 360 tkr inklusive tillståndsavgifter. De 60 tkr som saknas kan nyttjas från investeringsprojektet avseende GC-väg mellan cirkulationsplatsens och ICA i Målilla. Om gångvägen ska byggas på ideell basis måste ett arrendeavtal för marken upprättas mellan kommunen och samhällsföreningen samt ett avtal för framtida drift och underhåll av 13
gångvägen. 3(3) Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 179/2014, 307/2014 Skickas till Kommunstyrelsen Budgetberedningen 14
1(2) KSAU 101/2015 Dnr 2014/157 312 Skrivelse om förbättrad trafiksituation i Silverdalen Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att anta Östra Smålands Kommunalteknikförbunds yttrande som sitt eget som svar på skrivelsen. Sammanfattning Östra Smålands Kommunalteknikförbund har lämnat svar på skrivelsen. Ärendebeskrivning Kristdemokraterna har genom Åke Nilsson lämnat en skrivelse om att förbättra trafiksäkerheten i Silverdalen. Bland annat föreslås att någon form av markering görs som visar att det är förbjudet att framföra och parkera motorfordon på gång- och cykelvägen utanför Tempbutiken eller att hinder sätts upp. Platsen används även av barn som med cykel balanserar på kantstenen mellan genomfartsleden och gång- och cykelvägen därför föreslås att ett räcke sätts upp. Vidare föreslås att vägområdet mellan Parkvägen och fotbollsplanen asfalteras, då vägen används frekvent och idag är i dåligt skick. Kommunsstyrelsens arbetsutskott återremitterade ärendet till ÖSK:s gatuavdelning KSAU 78 2015-03-31 för ytterligar beredning. Gatuavdelningens yttrande Kontakt har tagits med posten som två gånger dagligen levererar paket till Tempobutiken. De har ingen möjlighet till att köra in och ut från leveransplatsen med paket om ett fysiskt hinder sätts upp mellan GC-vägen och Tempobutiken mot Skolgatan. Det sätts upp hinder på del av ytan ibland under sommarsäsongen då det ställs ut blomurnor där men fortfarande så att en bil kan passera. Om hinder sätts upp måste postbilen backa vilket ur trafiksynpunkt är mycket osäkrare än om den kan köra igenom platsen som idag. Gällande markering som visar förbud att köra och parkera fordon på GCväg behövs inte det, då det alltid är förbjudet att framföra motorfordon på GC-väg och de som gör det kan bötfällas av polis. Kontakt har även tagits med Trafikverket då det är deras GC-väg motionen avser. De anser att det inte är lämpligt med ett räcke mot vägbanan istället för kantstenarna då det 15
2(2) istället uppmuntrar barnen att klättra på räcket. De kan inte bygga bort farorna med att barn vistas på eller bredvid vägbanan. Ett alternativ är att i alla fall måla linjer som avgränsar den privata fastigheten (Tempobutiken) med Trafikverkets GC-väg. Med hänsyn till ovanstående föreslår gatuavdelningen att de delar i skrivelsen som avser trafiksituationen vid Tempobutiken avslås och att gatuavdelningen istället i dialog med Trafikverket försöker få till lämpliga linjemarkeringar av GC-vägen. Renhållningsavdelningens yttrande Kontakt har tagits med Förpacknings- och Tidningsinsamlingen AB (FTI) som ansvarar för driften av den återvinningsstation som ligger i anslutning till vägområdet mellan Parkvägen och fotbollsplanen. FTI har i dagsläget inte möjlighet att finansiera en asfaltering av området. Under förutsättning att ett nytt Samverkansavtal mellan kommunen/ösk och FTI skrivs, enligt FTI:s önskemål och förslag, skulle dock en finansiering av den yta som bedöms behövas för återvinningsstationens ändamål kunna göras av FTI. Renhållningsavdelningen bedömer att man, innan ställning tas till ett eventuellt nytt Samverkansavtal med FTI, bör avvakta resultatet av regering/riksdags förväntade beslut om eventuellt förändrat ansvar för insamling av förpackningar och tidningar samt införandet av det nya insamlingssystemet i kommunen. Om det i framtiden blir aktuellt att teckna Samarbetsavtal med FTI och återvinningsstationen då planeras finnas kvar kan det inom några år bli aktuellt med en asfaltering av de delar som behövs för återvinningsstationens ändamål. ÖSK har under slutet av 2014 sett till att den befintliga grusytan vid återvinningsstationen har jämnats till, för att förbättra de nuvarande förhållandena vid stationen. Med hänsyn till ovanstående föreslår renhållningsavdelningen att de delar i skrivelsen som avser vägområdet mellan Parkvägen och fotbollsplanen avslås. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 232/2014, 78/2015 Skickas till Kristdemokraterna Östra Smålands Kommunalteknikförbund 16
1(1) KSAU 102/2015 Lägesrapport köken Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet tackar för lägesrapporten. Sammanfattning En genomgång av de kommunala kökens status har skett. Ärendebeskrivning Kostchef Karin Anemyr och fastighetsingenjör Nicklas Holmquist lämnar en lägesrapport om genomgången av de kommunala köken. Ärendet kommer att återkomma efter ytterligare beredning. Skickas till Kostchefen Fastighetsingenjören 17
1(1) KSAU 103/2015 Extra anslag till sommarjobb 2015 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar om ytterligare 35 sommarjobb och finansiering med 210 000 kronor sker ur näringslivskontot. Sammanfattning Många ungdomar har sökt sommarjobb varför frågan om extra anslag till fler platser lyfts. Ärendebeskrivning På mötet diskuteras om möjligheten att anordna fler sommarjobb för ungdomar. Det finns 115 platser och det är ett stort antal sökande. Arbete ordnas i kommunala verksamheter samt i ideella föreningar och är begränsade till tre veckor per person. Beslutsunderlag Ekonomikontoret Skickas till Arbetsmarknadsenheten Ekonomikontoret Utvecklingskontoret 18
1(1) KSAU 104/2015 Anmälningsärenden 1. Brev från Länsstyrelsen i Kalmar län angående kommunala miljömålssamordnare 19