Extra Nyhetsbrev från Kanslistöd oktober 2007 Innehållsförteckning Registrering av in- och utträden inför inkomståret 2008... 2 Sista dagen för att registrera rättelser/ändringar... 2 Skatteverket har utredningsskyldighet... 3 Hög belastning på Kbok2003... 3 Avgiftsregistrering i KOB... 3 Uppgradering av KOB 19 okt... 4 Personnummersökningar i SPAR... 4 Övningssystem för Organisationsregistret lanserat... 4 Planerat systemstopp... 4 Nyckeln till Svenska kyrkan 2006... 5 Valnämnd skall utses och registreras i Organisationsregistret... 5 Driftsinformation om Kyrknätet till mobilen... 5 Om Kanslistöd... 6 Kanslistöds ordinarie öppettider... 6 Utökade öppettider för registrering av begravningsavgift och budget... 6 Utökade öppettider för registrering av kyrkoavgift... 6 Vilka har fått detta brev... 6 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1
Registrering av in- och utträden inför inkomståret 2008 Onsdagen den 21 november är sista dag att registrera in- och utträden som gjorts under perioden 2 november 2006-1 november 2007. Trossamfundet Svenska kyrkan kommer därefter att lämna uppgift till Skatteverket om samtliga personer som är tillhöriga Svenska kyrkan den 1 november 2007. Skatteverket hanterar utifrån dessa uppgifter kyrkoavgiften för inkomståret 2008. Den som tillhör Svenska kyrkan den 1 november 2007 har att betala kyrkoavgift för inkomståret 2008. Den som vill utträda ur Svenska kyrkan och därmed inte betala kyrkoavgift påföljande år måste därför anmäla utträde senast den 1 november. Utträde kan antingen ske genom att man personligen besöker kyrkoherden i den församling man tillhör/är folkbokförd eller genom att man gör en skriftlig anmälan till kyrkoherden. En skriftlig anmälan ska vara egenhändigt undertecknad av den som anmäler utträdet. Utträdet gäller från och med den dag anmälan inkommer till kyrkoherden. Har anmälan inkommit före kl. 24.00 torsdagen den 1 november upphör kyrkotillhörigheten från och med den dagen. Fax eller liknande handling som följs av en undertecknad anmälan om utträde i original anses vanligen inkommen den dag faxet inkommer till församlingen. E-post anses vanligen inte som en egenhändigt undertecknad handling. Vid e- post bör personen därför omgående få information om hur anmälan om utträde skall göras. Sista dagen för att registrera rättelser/ändringar Onsdagen den 7 november är sista dag att registrera rättelser/ändring av utträden som avser tiden före den 2 november 2006. Rapportering av rättelser/ändringar av kyrkotillhörigheten meddelas till Skatteverket från trossamfundet Svenska kyrkan i en särskild rättelseavisering. Det kan här t.ex. vara ett utträde som av någon anledning inte har blivit registrerat tidigare eller en rättelse/ändring av datum för utträde enligt kyrkoherdens beslut. För att uppgiften skall finnas med vid nästa aviseringstillfälle måste uppgiften registreras i församlingen senast den 7 november. Skatteverket vidtar sedan de åtgärder som behövs för reglering av eventuell kyrkoavgift som felaktigt har betalats. Rättelseavisering görs närmast i mitten av november månad. Nästa rättelseavisering därefter görs till Skatteverket i mitten av februari månad. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2
Skatteverket har utredningsskyldighet Skatteverket har numera en utredningsskyldighet då en person vänder sig dit för att få tillbaka kyrkoavgift. Skatteverket kommer att hantera detta så att man begär yttrande från trossamfundet Svenska kyrkan över vilken kyrkotillhörighet som gäller för personen. Från kyrkokansliet kommer vi då att begära att få veta denna uppgift från kyrkoherden i den församling personen tillhör/är folkbokförd. Kyrkoherden har alltså utifrån kyrkoordningen 29 kap. 6 att pröva och ta beslut om kyrkotillhörigheten. När denna uppgift meddelats till kyrkokansliet kommer yttrande att avges till Skatteverket med det svar som lämnats hit. Innebär kyrkoherdens beslut en rättelse/ändring av kyrkotillhörigheten i förhållande till vad som finns registrerat i Kbok2003 skall ändringen/rättelse registreras i Kbok2003 precis som vanligt. Kyrkoherdens beslut är underlag för registreringen och rättelsen/ändringen registreras enligt det datum som finns i beslutet. En retroaktiv rättelse/ändring i Kbok2003 kommer sedan att meddelas från trossamfundet Svenska kyrkan till Skatteverket i en s.k. ändringsavisering. Skatteverket vidtar därefter med automatik de åtgärder som behövs för reglering av kyrkoavgift som felaktigt kan ha betalats. Hög belastning på Kbok2003 Erfarenheten från tidigare års utträdesregistreringar visar att det stundtals kan bli hög belastning på kyrkobokföringssystemet. Åtgärder har vidtagits av systemets leverantör, som enligt deras uppfattning ska innebära att systemet nu har bättre kapacitet inför den period som nu kommer. De problem som varit tidigare har inneburit att funktionen bekräfta verifikat har tagit lång tid. Om så uppstår även i år ber vi er att invänta systemet snarare än att klicka bekräfta verifikat/avvisa ytterligare gånger. Avgiftsregistrering i KOB Senast 31 oktober ska begravningsavgift och budget för begravningsverksamheten vara registrerade i KOB. Observera att budget för begravningsverksamheten ska registreras i tusental kronor (tkr). För att du i KOB ska kunna registrera krävs den nya behörigheten "KOB - Avgiftsreg". Som vanligt är det din behörighetsadministratör som tilldelar behörigheten. Det är fortfarande över 100 enheter som inte har lagt till behörigheten KOB - Avgiftsreg. Du som vet att du ska registrera avgiften och inte fått behörighet ännu, se till att du får den snarast. Anvisningar för registrering av kyrko- och begravningsavgifter finns på KOBs hemsida http://internwww.svenskakyrkan.se, klicka på KOB. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3
Uppgradering av KOB 19 okt Nyhet i denna version är att i formuläret för att registrera budget, i fliken budget för begravningsverksamheten, sker inte automatisk utloggning vid inaktivitet. Personnummersökningar i SPAR Person- och adressregistret SPAR är ett offentligt register som får sin information dagligen från folkbokföringen och innehåller uppgifter om alla folkbokförda personer i Sverige. Registerägare är myndigheten SPAR-nämnden. Det utgår ingen anslutningsavgift eller månadsavgift för SPAR, utan man betalar per fråga som ställs. Som en del i uppgörelsen med Infodata har Svenska kyrkans enheter dock fått kostnadsfri tillgång till personnummersökningar i SPAR fram till våren 2009. Kostnader för övriga sökningar hittar ni på http://internwww.svenskakyrkan.se, klicka på kanslistöds supportsida, beställ från kyrknätet och anmälan om anslutning till SPAR. Sökningar i Kbok2003 är också gratis, och där finns dessutom tillgång till uppgifter som är mer intressanta utifrån kyrkans verksamhet. Den som har tillgång till Kbok2003 rekommenderas därför att söka där i första hand. Observera att det, i Centrala tillhörighetsregistret, går att söka med födelsedatum som sökkriterium (snarare än med komplett personnummer), vilket inte är möjligt i SPAR. Vi vill i detta sammanhang påminna om att behandling av personuppgifter i Kbok2003 omfattas av personuppgiftslagens bestämmelser. Övningssystem för Organisationsregistret lanserat Nu har övnings- och utbildningssystemet för Organisationsregistret, som är integrerat med övningssystemet för Kbok2003, lanserats. Samtidigt har en mindre versionsuppgradering av övningssystemet för Kbok2003 gjorts. För mer information se http://internwww.svenskakyrkan.se. Planerat systemstopp Söndagen den 28 oktober kl. 00.00 -- 23.59 är Kbok2003, Organisationsregistret och Knavet stängda för underhåll och servicearbete. Detta innebär att även Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4
KOB, PAUS och andra system som integrerar mot Knavet påverkas. Observera särskilt att det alltså inte är möjligt att registrera avgifter i KOB denna dag. Nyckeln till Svenska kyrkan 2006 Den årliga publikationen Nyckeln till Svenska kyrkan verksamhet och ekonomi enligt bokslut 2006 har nu tryckts och distribueras i början av vecka 43 i ett exemplar till samtliga ekonomiska enheter inom Svenska kyrkan. Uppgifterna i Nyckeln bygger på den ekonomiska redogörelse som varje enhet lämnar till Statistiska centralbyrån varje år. I 2006 års Nyckel ingår bl.a. temaartiklarna Svenskt kyrkoarv unikt i världen, författad av Eva Kihlström och Samverkan i centrum när internationellt arbete utvecklas av Pelle Söderbäck. Dessutom finns liksom tidigare år en utförlig beskrivning av Svenska kyrkans organisation författad av utredningssekreterare Gunnar Edqvist. För att beställa ytterligare exemplar av Nyckeln 2006 kontakta SCB Publikationstjänst e-post publ@scb.se eller telefon 019-17 68 00. Kortversion av Nyckeln 2006 finner du här: http://www.svenskakyrkan.se/sve/dokument/dokumentfiler/2b8166e0-2829- 455F-8CE5-04E7AE370029.pdf Valnämnd skall utses och registreras i Organisationsregistret Enligt Kyrkoordningen ska det i varje församling eller, om församlingen ingår i en samfällighet, i samfälligheten finnas en valnämnd med ansvar för valets genomförande. Ledamöterna och ersättarna ska väljas för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter valåret. Valnämnden ska registreras i Organisationsregistret. Den församling/samfällighet som ännu inte har utsett någon valnämnd bör göra detta snarast. Så snart en valnämnd har utsetts ska ledamöter, ersättare och ordförande (vice ordförande om sådan är utsedd) registreras. Driftsinformation om Kyrknätet till mobilen För att kunna nå ut med information om allvarliga driftstörningar i Kyrknätet så snabbt som möjligt, kommer vi hädanefter att skicka ut information om allvarliga driftstörningar via SMS. Meddelande skickas till de personer som är registrerade Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5
som Kontaktperson IT i Organisationsregistret och har ett mobiltelefonnummer registrerat. På detta sätt kan administratörerna få viktig information snabbare, och vi får större möjlighet att minimera följderna av en driftstörning. Om Kanslistöd På Kanslistöds telefonnummer 018-16 97 00 svarar just nu nio medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma administrativa system, t ex Kyrknätet, Kyrkobokföring, Organisationsregistret och Kyrkkontot. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor: Elisabet Andersson, Ann-Cecile Björklund, Oscar Björnhag, Mikael Dahl, Linnea Edlund, Monica Jansson, Tomas Vigebjörk, Helena Vilminko och Mikael Boman - samordnare. Se även vår hemsida http://www.kyrknatet.se/support Kanslistöds ordinarie öppettider Mån-tors 9-12 samt 13-15 Fre 9-12 Dag före helgdag öppet 9-12 Helgdagar stängt Utökade öppettider för registrering av begravningsavgift och budget 29 och 30 oktober 9-12 samt 13-17 31 oktober 9-12 samt 13-24 Utökade öppettider för registrering av kyrkoavgift 15 nov 9-12 samt 13-24 Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för Sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt Kontaktperson IT som registrerat sin e- postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan http://www.kyrknatet.se/support under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6