Checklista för valnämndens uppgifter samt tidsplan

Transkript

1 BILAGA 9 Checklista för valnämndens uppgifter samt tidsplan Översiktligt anges här uppgifter för valnämnden. Uppgifterna kan utföras i olika tidsföljd. Det finns dock ett antal bestämda stoppdatum som behöver följas. Se även tidsplanen. Det kan finnas behov av ytterligare precisering av olika uppgifter och eventuella kompletteringar. Observera att det kan finnas viktiga datum för er som inte finns med i tidsplanen. Följande uppgifter om valnämnden finns registrerade i Kyrksam: Ordförande, vice ordförande, minst en leda mot, eventuell kontaktperson, telefonnummer inklusive mobilnummer, e-postadress, postadress för post från valkansliet eller stift samt leveransadressen dit valnämndsmaterialet skickas i augusti Ansökt om eventuell valdistriktsindelning till stiftsstyrelsen, som ska fatta beslut om indelning senast 1 december 2016 ( 2017 i de församlingar som har indelningsändrat). Beslut har fattats om röstmottagningsställen som ska vara öppna på valdagen och dess öppettider. Uppgifterna registreras i vallokalsystemet senast 1 april Beslut har fattats om vilka röstningslokaler som ska inrättas för val innan valdagen och öppettider för dessa. Uppgifterna registreras i vallokalsystemet senast 18 augusti Genomgång av konsekvenser av ev. indelningsändringar, behov av ny valnämnd, klarhet om indelningsändringarnas betydelse för valet. Klart, efter samråd med kyrkoherde, med personal som krävs för valets genomförande. Minst fyra valförrättare utsedda i vart och ett av valdistrikten. Bland dessa har också utsetts en ordförande och en vice ordförande per valdistrikt. Godkänt/korrigerat beställning av valnämndsmaterial senast den Innan dess ska rätt leveransadress vara registrerad i Kyrksam. Klart med planering för mottagande av material och vidaredistribuering av detsamma. Samråd har skett med kyrkoherden gällande val av röstmottagningsställen och dess öppettider samt tjänstgörande valförrättare och röstmottagare. Röstmottagare för röstningslokaler har utsetts. Klart med planering av utbildning för valförrättare och röstmottagare. Samtliga valförrättare och röstmottagare har fått tillräcklig utbildning och information, bl.a. informationshäften om deras uppgifter. 139

2 Klart med ordning för hur dubblettröstkort tillhandahålls väljare vid behov. Ev. kontakt har tagits med kommunens valnämnd om lån av valurnor och valskärmar och eventuellt erfarenhetsutbyte. Om sådan finns har genomgång skett av förvarade valurnor, valskärmar och annan utrustning. Genomgång av lokaler som används under valet. Inställning av låsning, belysning, larm och dyl. Tillgång till bord och stolar i den omfattning som behövs. Verifiering/test av funktionalitet av internetuppkoppling och tillgång till samtliga grupp- och kandidatlistor i röstningslokaler. Kontaktuppgifter noterade till kontaktperson/vaktmästare för de aktuella lokalerna. Informationsplan klar för den lokala informationen om kyrkovalet, inkluderar information om röstningslokaler, kontakt med vårdinstitutioner och liknande om möjligheterna att rösta. Klart med ordning för hur valsedlar från nomineringsgrupper som deltar i val inom valnämndens ansvarsområde ska distribueras till röstmottagningsställena. Klart med ordning för hur röster från röstningslokaler som avgivits av röstande inom valnämndens ansvarsområde ska överlämnas så att de är i vallokalerna innan de stänger. Klart med ordning för hur röstlängder tas emot och distribueras till vallokalerna. Klart med ordning för hur grupp- och kandidatförteckningar och resultatbilaga 11 c tas emot och distribueras till vallokalerna. Klart med ordning för hur grupp- och kandidatförteckningar tas emot och distribueras till röstningslokalerna. Klart med planering för valdagen, kommunikation mellan valnämnden och vallokalerna, ordning för hur handlingarna från vallokalerna överlämnas till valnämnden. Klart med planering för slutlig leverans av material till stiftskansliet En ansvarig person utsedd för rapportering av preliminärt valresultat. 140

3 Utrustning klar för röstningslokaler Valskärm Blanka valsedlar Kuvert Brevröstningspaket Dator med uppkoppling till internet och utskriftsmöjligheter Valsedlar från nomineringsgrupper som deltar i valen i församlingen/pastoratet Grupp- och kandidatförteckning för de val som äger rum i församlingen/pastoratet Blanketter för anteckningar Bestämmelser om direkta val i Svenska kyrkan 2017 Skyltar Förseglingstejp Plomber Gummisnoddar Pennor (blyerts och bläck) Sopsäckar Ev. ficklampa vid strömavbrott Utrustning klar för vallokaler Valskärm Valurnor Blanka valsedlar Kuvert Valsedlar från nomineringsgrupper som deltar i valen i församlingen/pastoratet Grupp- och kandidatförteckning för de val som äger rum i församlingen/pastoratet Blanketter för protokoll och preliminär sammanräkning Bestämmelser om direkta val i Svenska kyrkan 2017 Skyltar Förseglingstejp Plomber Gummisnoddar Pennor (blyerts och bläck) Suddgummi Sopsäckar Ev. ficklampa vid strömavbrott 141

4

5 lokal nivå stifts nivå nationell nivå 7 mars 15 april Grupp- och kandidatsystemet öppnar för registrering av kandidater och valsedelsbeställningar. 1 mars Sista dagen att anmäla ändringar av antal ledamöter i kyrkofullmäktige. 2 maj Sista dag för nomineringsgrupper att inkomma med ändringar/kompletteringar av redan ansökt registrering av gruppbeteckning till kyrkostyrelsen eller stiftstyrelsen. 15 maj Sista dagen för att inkomma med ansökan om registrering av gruppbeteckningar, ombud, anmälan av kandidater och beställning av valsedlar i valkretsar där ansökningstiden förlängts. 30 augusti Valsedlar från nomineringsgrupper senast inlämnade till valnämnd. 30 augusti Röstkorten hos väljarna. 1 oktober Antal röstberättigade tas fram ur kyrkobokföringen används bl.a som underlag för beslut om valdistriktsindelning, antal mandat i församling/pastorat. Början oktober Registrering av valdistrikt i vallokalsystemet, där valdistriktsindelning äger rum. 1 december Sista dagen för stiftsstyrelsen att besluta om valdistriktsindelning efter samråd med valnämnden. Sista dag för stiftsfullmäktige att besluta om ändring av antal ledamöter i stiftsfullmäktige. Sista dag för stiftstyrelsen att besluta om valkretsindelning till stiftsfullmäktige. Sista dagen för stiftsstyrelsen att besluta, efter samråd med valnämnden, om valdistriktsindelning i församlingar som har indelningsändrat. 1 april Sista dagen för valnämnden att besluta om och registrera vallokaler och röstningslokaler på valdagen i vallokalssystemet. 15 april Sista dag för att skicka in ansökan om registrering av gruppbeteckningar, ombud, anmälan av kandidater och beställning av valsedlar till stiftsstyrelsen. 1 juni Sista dagen för stiftsstyrelsen att faställa grupp- och kandidatförteckning. 1 juli Sista dagen för stiftsstyrelsen att fastställa grupp- och kandidatförteckning där ansökningstiden förlängts. 18 augusti Uppgifterna i Kyrkobokföringsregistret utgör röstkort och röstlängd. 5 september Sista dagen att hos kyrkostyrelsen begära rättelse i röstlängden. 15 september Brevröster inkommit till stiftsstyrelsen. 17 september Valdagen 18 september Sista dagen att rätta i Kyrkobokföringen avseende valbarhet AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEP Augusti Valnämnd utsedd och registrerad i Kyrksam. Valet i budget arbetet. Upprätta informationsplan. September Informationsbroschyrerna Bra att veta inför Kyrkovalet och Att ställa upp distribueras. 4 oktober Grupp- och kandidatsystemet öppnar för befintliga nomineringsgrupper. November Lokala beslut om valorganisation mandat, m.m. 31 december Sista dag för stiftsstyrelsen att fatta beslut om indelningsändringar som ska träda i kraft 1 januari Slutet februari 1 april Vallokalsystemet öppet för registrering av vallokaler och röstningslokaler som är öppna på valdagen. Februari april Utse röstmottagare och val förrättare, beslut om tjänst göring och ev utbildning. Mars april Möjligt för nomineringsgrupperna att kontrollera valbarheten med hjälp av församlingen/pastoratet innan anmälan skickas in. Beställningen av valnämndsmaterial ska ha inkommit till valkansliet. Sista dag för stiftstyrelsen att besluta om antal fasta valkretsmandat för varje valkrets. Sista dag för kyrkostyrelsen att besluta om antal fasta valkretsmandat för varje valkrets. Maj juni Besluta om röstningslokaler innan valdagen efter samråd med kyrkoherden. Juni Juli Valsedlar levereras. 18 augusti Sista dag att registrera röstningslokaler innan valdagen i vallokalssystemet. 5 9 augusti Valnämndsmaterialet levereras augusti Grupp- och kandidatförteckning samt resultatbilagorna levereras september Förtidsröstning september Röstlängden levereras. 13 september Utlands (brev) röster senast inkomna till kyrkostyrelsen