nr 7 maj 2013 information om de kyrkliga valen från kyrkostyrelsen Det ska synas!

Transkript

1 nr 7 maj 2013 information om de kyrkliga valen från kyrkostyrelsen innehåll Rapportering av det preliminära valresultatet s. 2 Nytt röstkort till den som behöver det dubblettröstkort s. 3 Viktiga datum för registrering i tillhörighetsregistret s. 3 Att rösta utomlands s. 4 Indirekt val nyhet i årets kyrkoval s. 4 I juli kan du tjuvkika på kandidaterna s. 5 Blanka valsedlar s. 5 Hjälp att lägga ut valsedlar s. 5 Ansvarsfördelning på valdagen s. 6 Nomineringsgruppen s. 6 Valnämnden s. 6 Församlingen s. 9 Leveranser s. 10 Externkommunikation att göra valet känt s september viktiga datum under sommaren juni Sista dagen för stiftsstyrelsen att fastställa grupp- och kandidatförteckning. 1 juli Sista dagen för stiftsstyrelsen att fastställa grupp- och kandidatförteckning i de valkretsar där ansökningstiden förlängts. Juni/juli Valsedlar levereras. 5 9 augusti Valnämndsmaterial levereras. foto: magnus aronson/ikon Det ska synas! Min vision är att när jag rör mig mellan vallokalerna den 15 september så ser jag folk på väg överallt och det är långa köer utanför vallokalerna. Det är tydligt att något viktigt sker denna dag. Val av förtroendevalda inom Svenska kyrkan. Alla kyrkotillhöriga vill vara med och forma hur och vilka som ska leda Svenska kyrkan under perioden ! Nu är vi ju inte riktigt där, inte ens den 15 september, men vad kan vi i valnämnderna göra för att se till att detta val blir viktigt och att alla kyrkotillhöriga vill lägga sin röst. Först och främst måste vi själva i valnämnderna ta kyrkovalet på allvar och se det som viktigt! Vi har ett viktigt arbete att göra på valdagen. Säkerställa att valet går rätt till. Utse bra och kompetenta valförrättare. Se till att det finns vallokaler och allt som behövs för att kunna förrätta val. De som kommer till vallokalen ska känna sig välkomna när han eller hon kommer för att rösta. En vallokalsvärd kan berätta om hur det går till att rösta och bjuda på en kopp kaffe! Visa att valet har betydelse genom att ha bra öppettider. Det är lika viktigt vad vi gör nu innan valdagen. Hur går vi ut med information om att det är val och vad det innebär? I mitten av april träffade jag församlingens informatör och tillsammans har vi planerat hur vi ska kommunicera valet till de kyrko tillhöriga i församlingen. Vi har redan bestämt att skicka ut information till alla förstagångsväljare. Ett personligt vykort om vad valet innebär och att det har betydelse att de röstar. I församlingsbladet kommer det att finnas information från alla nomineringsgrupper om vad de vill verka för. Vi sätter upp affischer på olika ställen för att göra alla medvetna om att det är kyrkoval i september Det är viktigt att ta upp valet i samband med gudstjänster och i alla verksamheter så att de aktiva i församlingen blir medvetna om att det är val och att det är viktigt att alla röstar. Att rösta är en demokratisk rättighet och ett sätt att uttrycka sin åsikt. Det ska synas den 15 september vad som är på gång! Ingen ska tveka om han eller hon ska rösta eller inte. Alla som kan/får/ vill röstar för att påverka kyrkans verksamhet och framtid! Det vi gör nu kommer att visa sig i vallokalerna den 15 september! Lycka till alla valnämnder! Eva Glemme Ordförande i valnämnden i Danmark-Funbo församling, Uppsala stift

2 Rapportering av det preliminära valresultatet En nyhet vid valet 2009 var att valnämnderna kunde registrera det preliminära valresultatet direkt via internet. Detta slog mycket väl ut både från användarnas sida och att vi snabbt hade ett valresultat att presentera. Vi kommer att använda oss av samma system detta val. Systemet har genomgått några förändringar, t.ex. har ändrade regler i mandatberäkningen införts men i det stora hela är systemet detsamma. Stiftet kommer att kontakta samtliga valnämnder för att få uppgifter om vem i valnämnden som är ansvarig för inrapportering av valresultatet. Stiften skickar därefter ut en enkel och tydlig instruktion om hur registreringen går till och hur du kommer åt systemet. (Stiften kommer även att ha telefonjour på valdagen ifall någon skulle få problem med inrapporteringen). Instruktionen kommer även att vara tillgänglig på under rubriken Valnämnd och Valresultat. Om valnämnden vill låta flera personer rapportera resultat samtidigt är det möjligt, det kan till exempel behövas i större pastorat/samfälligheter eller i församlingar med många valdistrikt. Vid inrapporteringen används de resultatbilagor (12 d) som i augusti skickas till valnämnderna tillsammans med grupp- och kandidatförteckningarna. I varje vallokal ska det finnas två resultatbilagor per val. När valnämnden tar emot resultatbilagorna, kontrollerar ni att ni har samtliga bilagor som behövs. På resultatbilagorna framgår vilka nomineringsgrupper som ställer upp till val i just er valnämnds ansvarsområde. Resultatbilaga med underrubrik Används vid rapportering/registrering av resultat ska fyllas i av valförrättarna och används sedan i samband med registrering av det preliminära resultatet. Resultatbilaga med underrubrik Bilaga till protokoll ska också fyllas i av valförrättarna och ska som en del i protokollet överlämnas till stiftet tillsammans med övrigt valnämndsmaterial. Bilagornas utformning går igen i gränssnittet för registrering för att det ska vara lätt och tydligt att registrera resultatet av den preliminära sammanräkningen. Från den 22 maj kommer det att vara möjligt att skriva ut nya resultatbilagor. Denna funktion behöver endast användas i undantagsfall: när valnämnden inte fått listorna, de har kommit bort eller av annan anledning inte kan användas. För mer information gå till under rubriken Valnämnd och Valresultat. På valdagen kl öppnas systemet för registrering av röster. Hur förtidsröster tas om hand, hur rösterna ska räknas och hur ogiltiga kuvert och valsedlar hanteras finns beskrivet i Informationshäfte för valförrättare som distribueras med övrigt valnämndsmaterial. Vid mandatberäkning av det preliminära resultatet tas inte hänsyn till personröster, eftersom dessa räknas av stiften först vid den slutgiltiga sammanräkningen. Vidare tas inte hänsyn till dubbelvalsavveckling eller om grupperna har tillräckligt antal kandidater för att besätta de mandat som delats ut. När slutgiltigt valresultat har registrerats utförs en komplett mandatberäkning i enlighet med det regelverk som beskrivs i kyrkoordningen. Visning av valresultatet Det preliminära valresultatet kommer att börja publiceras allt eftersom det registreras på redan på kvällen den 15 september. Resultaten från val till kyrkofullmäktige i pastorat och församling publiceras strax efter att resultatet har registrerats för det sista valdistriktet. Stiftsfullmäktige och kyrkomötesvalet publiceras när ett tillräckligt stort antal valdistrikt har registrerats och uppdateras därefter kontinuerligt. Förutom att visa valresultatet från årets val kommer det också att vara möjligt att navigera från 2013 års valresultat till resultat på motsvarande organisatorisk enhet vid tidigare kyrkoval. Samma system används senare även för registrering av resultatet efter stiftens slutgiltiga sammanräkning. Även det slutgiltiga valresultatet kommer alltså i ett senare skede publiceras på Utbildningssystem Vi har även tagit fram ett utbildningssystem så att de valnämnder som önskar kan logga in och se hur systemet ser ut och testa att registrera ett valresultat. Utbildningssystemet ser i princip likadant ut som det som kommer att användas på valdagen förutom att i utbildningssystemet genomförs ingen mandatberäkning eller publicering. De registrerade uppgifterna kommer att rensas varje natt så valnämnd/valförrättare kan testa hur mycket som helst. Länk till inloggningen hittar du genom att gå till kyrkoval och rubriken Valnämnd följt av Valresultat. Utbildningssystemet kommer att vara tillgängligt från 15 maj. användarnamn och lösenord till utbildningssystemet Användarnamn uppsala skara strängnäs västerås växjö linköping lund göteborg karlstad härnösand luleå visby stockholm Lösenord uppsala skara strängnäs västerås växjö linköping lund göteborg karlstad härnösand luleå visby stockholm 2 Kyrkoval

3 Nytt röstkort till den som behöver det dubblettröstkort Röstkorten kommer att skickas ut så att de beräknas vara de röstberättigade tillhanda senast den 28 augusti. Ingen beräknas få det tidigare än den 23 augusti. En väljare som förlorar sitt röstkort har rätt att få ett nytt röstkort, ett så kallat dubblettröstkort. Detsamma gäller om någon som är röstberättigad och borde ha fått ett röstkort inte har fått det. Från och med valet 2009 ska både kyrkostyrelsen och valnämnderna tillhandahålla dubblettröstkort till väljare som behöver det. Därför skapades det en möjlighet att skriva ut nya röstkort direkt från kyrkobokföringssystemet, Kbok. Detta register finns på i princip alla församlingsexpeditioner i landet. De som redan idag arbetar med Kbok kommer att ha behörighet till denna funktion. Särskild information om detta kommer att gå ut till användarna av kyrkobokföringssystemet. Dubblettröstkort via Kbok är tillgängligt från och med den 23 augusti Väljaren kan, förutom från sin församling, också beställa ett nytt röstkort på www. svenskakyrkan.se/kyrkoval under rubriken Rösta i kyrkovalet och Dubblettröstkort eller genom att ringa Svenska kyrkans informationsservice på telefon Den som beställer via internet får i ett webbformulär uppge namn, personnummer, telefon och e-postadress. Väljaren får en bekräftelse per e-post på att beställningen mottagits och att röstkortet skickas till personens folkbokföringsadress. Om väljaren befinner sig utomlands och vill att röstkortet ska faxas till någon av Svenska kyrkans församlingar utomlands finns ett särskilt webbformulär för detta. Röstmottagare på expeditioner för förtidsröstning och särskilda röstmottagningsställen behöver veta hur dubblettröstkort kan beställas och förmedla beställningar. Även de som arbetar på församlings- eller pastorsexpeditioner bör kunna förmedla en begäran om dubblettröstkort. I kyrkostyrelsens bestämmelser sägs att den som vill ha ett dubblettröstkort ska lämna uppgift om namn och personnummer. Om ett röstkort lämnas ut direkt till en väljare ska han eller hon kunna legitimera sig för att få röstkortet. Om ett röstkort skickas per post till en väljare så ska det skickas till folkbokföringsadressen. Detta innebär en striktare hantering av utlämnande av dubblettröstkort än vid allmänna val. Att det är så hör samman med att röstkortet i viss utsträckning får karaktär av legitimationshandling och att röstkortet är det för varje väljare unika dokument som behövs vid brevröstning. Brevröstningen sker ju inte som annan röstning vid en offentlig röstmottagning. Därför tillämpas en strikt hantering när ett dubblettröstkort ska lämnas ut. Viktiga datum för registrering i tillhörighetsregistret I samband med kyrkovalet är det särskilt viktigt att tillhörighetsregistret är uppdaterat och innehåller korrekt information, eftersom det är dessa uppgifter som ligger till grund för rösträtt och valbarhet. Torsdagen den 1 augusti är sista datum att registrera i tillhörighetsregistret inför att röstlängden ska etableras, och inför utskicket av röstkort. Kyrkovalets rösträttskontroll sker mot de uppgifter som har registrerats i Kbok. Dop, inträden och utträden måste vara registrerade senast denna dag så att de som har rösträtt får sitt röstkort och de som utträtt inte får ett. Systemet har öppet fram till kl den 1 augusti för registrering. Måndagen den 16 september. Efter kyrkovalet ska en slutgiltig valbarhetskontroll utföras för de kandidater som ställer upp i kyrkovalet. Valbarhetskontrollen sker mot uppgifter som är registrerade i kyrkobokföringen 16 september Om det finns eftersläpningar i registreringen vid utgången av denna dag, så kan det innebära att valbarhetskontrollen baseras på felaktiga uppgifter. Om många användare registrerar mer än vanligt de angivna datumen kan den ökade belastningen på Kbok innebära problem i registreringsarbetet. En generell rekommendation är därför att registreringarna utförs i god tid, och att ni inte väntar till de två datum som redovisas här, särskilt om ni har ett omfattande material att registrera. Frågor om registrering i Kbok ställs till Svenska kyrkans kanslistöd foto: magnus aronson/ikon Kyrkoval

4 Att rösta utomlands För att vara röstberättigad måste man bland annat vara folkbokförd i Sverige. Om man är folkbokförd i Sverige och befinner sig utomlands har man som väljare möjlighet att brevrösta. För att ha rösträtt vid kyrkovalet ska man tillhöra Svenska kyrkan, fylla 16 år senast den 15 september och vara folkbokförd i Sverige den 1 augusti när röstlängden fastställs. Det sistnämnda kravet för rösträtt betyder att de flesta som tillhör Svenska kyrkan men inte är bosatta i Sverige inte heller har rösträtt. Det finns dock de som är folkbokförda i Sverige men vistas utomlands i samband med att valet äger rum och som av det skälet kan ha svårt att utnyttja sin rösträtt. Den som befinner sig utomlands kan brevrösta. Röstkortet skickas till den röstberättigades folkbokföringsadress och beräknas vara väljarna tillhanda senast den 28 augusti. För att öka möjligheten att kunna utnyttja rösträtten kan man beställa ett nytt röstkort på webben från och med den 23 augusti. Det nya röstkortet kan då faxas till den utlandsförsamling som väljaren önskar. Formuläret nås från via rubriken Rösta i kyrkovalet och sedan Dubblettröstkort. Det är viktigt att den som lämnar ut det nya röstkortet också försäkrar sig om att det görs till rätt person. Det framgår av röstkortet i vilka val man har rösträtt. Det material som behövs för brevröstning finns samlat i vad som kallas ett brevröstningspaket. För att kunna brevrösta behövs väljarens röstkort samt två vittnen som ska ha fyllt 18 år. I varje brevröstningspaket finns detaljerad information om hur det går till att brevrösta. I brevröstningspaketet finns också ett kuvert för svarspost för att skicka en brevröst till stiftsstyrelsen. Detta kuvert är dock inte användbart vid brevröstning från utlandet. Den som skickar sin röst från utlandet ska lägga brevrösten tillsammans med röstkortet i ett vanligt kuvert och skicka det till: Kyrkovalet, Svenska kyrkan, se Uppsala. Brevrösten måste ha kommit fram senast onsdagen den 11 september. Valsedlarna som finns i brevröstningspaketet är blanka. På dessa ska den röstande skriva namnet på den nomineringsgrupp som den röstande vill ge sin röst, samt eventuellt upp till tre namn på kandidater. Det är svårt att få tag på tryckta valsedlar om man befinner sig utomlands. De nomineringsgrupper och kandidater som ställer upp i valet hittar du på Svenska kyrkans webbplats www. svenskakyrkan.se/kyrkoval under rubriken Rösta i kyrkovalet följt av Vilka kan jag rösta på? Där finns också mycket annan information om valet. Indirekt val nyhet i årets kyrkoval Hösten 2011 beslutade kyrkomötet att tilldela Svenska kyrkan i utlandet två av de 251 mandaten i kyrkomötet och att tillsättandet av dessa ska ske genom indirekta val av utlandsförsamlingarnas kyrkoråd. I november 2012 fattades beslut i kyrkomötet om att lägga till paragrafer till kyrkoordningen för att reglera Val till kyrkomötet från svenska kyrkan i utlandet (Kyrkoordningen 39 kap ). Arbetet med att genomföra de indirekta valen har nu kommit igång och leds av personal på kyrkokansliet i Uppsala i samråd med utlandsförsamlingarna. Då det är första gången som utlandsförsamlingarna deltar i valet är det stort fokus på samarbete, smidighet och enkelhet samtidigt som det är mycket viktigt att säkra ett korrekt tillvägagångssätt. Viktigt att påpeka är att endast medlemmar av Svenska kyrkan som inte är folkbokförda i Sverige äger rösträtt i de indirekta valen. Valbara kandidater är de medlemmar som är valbara i en utlandsförsamling. Till utmaningarna i samband med denna process hör kontroll av rösträtt och valbarhet samt att fastställa vilka församlingar som uppfyller kriterierna för en församling enligt kyrkans ordning. Förhoppningarna är att alla frågetecken kan rätas ut och vi den 15 september fått en slutlig lista med två ledamöter och tre ersättare som kan representera utlandsförsamlingarna i kyrkomötet under nästa mandatperiod. 4 Kyrkoval

5 I juli kan du tjuvkika på kandidaterna Senast den 1 juni fastställer stiften grupp- och kandidatförteckningarna i enlighet med kyrkoordningen. Överklagandetiden för detta fastställande är den 15 juni. För de valkretsar som har fått förlängd handläggningstid ska dessa fastställas av stiftet senast den 1 juli, detta beslut kan överklagas senast den 15 juli. Förlängd handläggningstid tillämpas i de fall där det anmälts för få kandidater vid anmälningstidens utgång. Nomineringsgrupperna kan i dessa valkretsar anmäla flera kandidater fram till den 15 maj. Stiftens beslut om fastställande kan överklagas av den som finns med i förteckningen eller av den som har anmält kandidater. Korrektur för grupp- och kandidatförteckning är det valsedelskorrektur som kommer från stiften efter att nomineringsgrupperna skickat in anmälan av kandidater. Vilka kan jag rösta på? I mitten av juli kommer samtliga grupper och kandidater att publiceras på under rubriken Rösta i kyrkovalet följt av Vilka kan jag rösta på? Här kan alla ta del av vilka grupper och kandidater som alla röstberättigade kan rösta på i årets kyrkoval. När en väljare vill förtidsrösta på en expedition är det på denna sida som väljaren ska kunna få information om vilka grupper och kandidater väljaren kan välja mellan. Det är inte nödvändigt att för denna funktion ha tillgång till kyrknätet. Både privatpersoner och röstmottagare ska lätt kunna ta fram information om vilka som finns att rösta på i en viss valkrets. De tryckta grupp- och kandidatförteckningar som ska finnas i vallokaler och på särskilda röstmottagningsställen kommer att skickas under vecka 34. I samma försändelse kommer även resultatbilagorna att finnas med. blanka valsedlar Blanka valsedlar för val till kyrkofullmäktige, stiftsfullmäktige och kyrkomötet måste finnas hos alla valnämnder. Den som vill förtidsrösta ska kunna göra detta i vilket pastorat och i vilken församling som helst i hela landet under perioden 2 11 september (inom ett pastorat är det inte säkert att det är möjligt att förtidsrösta i alla församlingar). Blanka valsedlar kommer att levereras minst enligt det antal som föreslagits i beställningsunderlaget även om valnämnden gjort en mindre beställning. Hjälp att lägga ut valsedlar foto: magnus aronson/ikon Enligt 24 i kyrkostyrelsens närmare bestämmelser om direkta val (SvKB 2012:18) ska de nomineringsgrupper som deltar i val till kyrkomötet och till stiftsfullmäktige kunna få hjälp att lägga ut sina tryckta namnvalsedlar vid vallokaler och särskilda röstmottagningsställen. För att detta ska gälla måste nomineringsgruppen senast en vecka innan röstningen påbörjas ha försett valnämnden med sina valsedlar. När det gäller val till församling och till pastorat (samfällighet) är det nomineringsgruppen själv som har hela ansvaret för att lägga ut sina valsedlar. Det ska i anslutning till röstningslokalerna finnas en plats där de tryckta namnvalsedlarna kan läggas. Eftersom hela landets grupp- och kandidatförteckningar ska finnas tillgängliga vid expeditioner, för förtidsröstning, via internet, gäller inte bestämmelserna om hjälp med utläggning av valsedlar dessa expeditioner. Röstning vid särskilda röstmottagningsställen kan påbörjas när röstkorten är utskickade. Röstkorten ska vara framme hos mottagarna senast 28 augusti. Nomineringsgrupperna kan därför behöva skicka sina valsedlar till valnämnderna före den 20 augusti, exakt datum påverkas av när röstningen påbörjas. Det är sedan valnämnderna som har ansvaret för att fördela de tryckta valsedlarna i lämpligt antal till de olika vallokalerna och särskilda röstmottagningsställena inom sina ansvarsområden. För att det ska vara möjligt för nomineringsgrupperna att skicka ut sina valsedlar till valnämnderna finns det på under rubriken Nomineringsgrupper och Valsedlar adresser till samtliga val nämn der. Där finns även information om antal röstberättigade per församling, per valdistrikt, per valkrets och per valnämnd. Kyrkoval

6 Ansvarsfördelning på valdagen På valdagen har flera olika aktörer olika intressen och ansvar. Den röstberättigade har ett ansvar för att välja att rösta eller inte rösta. Valnämnden, stiften och kyrkostyrelsen har ansvar för själva genomförandet. Till detta kommer nomineringsgrupperna som är en slags huvudaktör eftersom valet gäller vilka av dem som ska få förtroendet att styra kyrkan de närmaste fyra åren. Dessutom har församlingen stora möjligheter på valdagen att visa upp sig och att möta medlemmar som kommer för att rösta. Nedanstående beskrivning av de olika aktörernas ansvar är inte uttömmande. Förutsättningarna varierar från församling till församling. Mycket skulle även kunna sägas om tiden innan valet, men här handlar det om valdagen och fokus ligger på de lokala aktörerna. sammanfattning lokala aktörer Valnämnden: genomför valet, ansvarar i vallokalen, på särskilda röstmottagningsställen inklusive ytor där bord med valsedlar finns. Församlingen: Firar gudstjänst, möter medlemmar, eventuellt anordnar fest-i-val i angränsande lokaler. Nomineringsgrupper: Tillhandahåller namnvalsedlar, kan dela ut valsedlar/ informera väljare utanför vallokalen (utomhus). Viktigt: i en röstningslokal eller i ett utrymme intill lokalen får det inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. Nomineringsgruppen valsedlar Nomineringsgruppens främsta ansvar på valdagen är att tillhandahålla namnvalsedlar som de röstande kan använda på valdagen. När det gäller valsedlar för de lokala valen till kyrkofullmäktige i församling och pastorat (samfällighet) gäller alltid att det är nomineringsgruppens direkta ansvar att lägga ut valsedlar på anvisad plats vid de olika röstningslokalerna. Vid vallokaler och särskilda röstmottagningsställen ska valförrättare och röstmottagare se till att nomineringsgruppernas valsedlar för val till kyrkomötet och stiftsfullmäktige finns utlagda, om sådana valsedlar senast en vecka innan röstningen påbörjas har tillhandahållits valnämnden av någon nomineringsgrupp som deltar i valen. Valnämnden kan besluta att valsedlar som den får vid en senare tidpunkt också ska läggas ut. Nomineringsgrupperna kan alltså skicka sina valsedlar för val till kyrkomötet och stiftsfullmäktige till valnämnden. Det ska naturligtvis bara vara fråga om valsedlar för den eller de valkretsar som är aktuella i röstningslokalen i fråga. I en vallokal hör samtliga som kan rösta där till samma valkrets. Det gäller stiftet som valkrets i val till kyrkomötet och det kontrakt som församlingen tillhör, ensamt eller tillsammans med andra kontrakt, som valkrets vid val till stiftsfullmäktige. I regel är det precis samma valsedlar som det finns skyldighet att lägga ut vid ett särskilt röstmottagningsställe i de fall nomineringsgrupperna förmedlat dem till valnämnden. I Göteborgs kyrkliga samfällighet tillhör de röstande inom samfälligheten och därmed valnämndens ansvarsområde olika valkretsar vid val till stiftsfullmäktige i Göteborgs stift. Det faller naturligtvis på nomineringsgrupperna att om de vill ha hjälp, skicka valsedlarna för val till stiftsfullmäktige och kyrkomöte i rätt tid och i tillräckligt antal. Bestämmelserna om att nomineringsgrupperna ska få hjälp med att lägga ut valsedlarna för val till stiftsfullmäktige och kyrkomötet infördes inför 2005 års val. För valnämnder i stora samfälligheter kan det naturligtvis medföra ett större arbete att ta hand om och fördela valsedlarna från nomineringsgrupperna till alla de vallokaler och särskilda röstmottagningsställen som finns inom valnämnden. Detta är en ofrånkomlig följd av bestämmelserna som syftar till att väljarna ska ha tillgång till alla valsedlar som de kan välja mellan. Det är avgörande att alla nomineringsgrupper behandlas lika vid tillämpningen av bestämmelserna om valsedlar. Mycket talar för att ett val kan upphävas och det blir fråga om omval om det görs någon skillnad i behandlingen av nomineringsgrupperna och valet överklagas. Nomineringsgruppen har också, precis som väljarna, en skyldighet att rätta sig efter de instruktioner som valförrättarna eller röstmottagarna ger för att röstmottagningen ska kunna genomföras. I kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om direkta val (SvKB 2012:18) sägs i 25 att: I en röstningslokal eller i ett utrymme intill lokalen får det inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. En erfarenhet som kan dras utifrån tidigare val är att en nomineringsgrupp eller dess företrädare bör undvika att göra något i en röstningslokal eller i dess absoluta närhet. Har nomineringsgruppen synpunkter på något i röstningslokalen, till exempel på hur valsedlarna är utlagda, bör detta sägas till valförrättarna/röstmottagarna eller valnämnden. Det är deras ansvar att åtgärda eventuella brister. Valnämnden genomför valet Valnämnden har lokalt ansvaret för valets genomförande. Detta ansvar innebär många olika saker allt ifrån att röstningslokalerna är korrekt utrustade och att röstmottagandet går rätt till, till att den preliminära sammanräkningen och inrapporteringen av valresultatet sker. I en församling som inte ingår i ett pastorat och med en vallokal kan det vara möjligt att ledamöter i valnämnden är valförrättare. En valnämnd i ett stort pastorat eller en församling med många valdistrikt kan behöva finnas tillgänglig så att den kan nås av valförrättarna under valdagen för att bistå och svara på frågor som kan dyka upp under valförrättningen. Utrustning för röstningslokaler Valnämnden har det övergripande ansvaret för att de olika röstningslokalerna inom dess ansvarsområde har den utrustning som krävs för att röstmottagning och val ska kunna genomföras enligt kyrkoordningen och kyrkostyrelsens närmare bestämmelser. Omfattningen av valnämndernas ansvarsområde är 6 Kyrkoval

7 foto: magnus aronson/ikon mycket varierande. Det krävs naturligtvis en annan typ av organisation och planering om ansvaret gäller ett stort pastorat än om det är fråga om en mindre församling. Den praktiska hanteringen måste alltså utformas lokalt. Vilken utrustning som ska finnas i de olika slagen av röstningslokaler varierar däremot inte på samma sätt. Här gäller detsamma oavsett församlingens eller pastoratets storlek. Förutom det material som ska finnas i röstningslokalerna måste lokalerna också vara möblerade på ett sådant sätt att röstmottagningen fungerar så enkelt och smidigt som möjligt. Utrustning för vallokaler I varje vallokal ska det finnas en valurna för varje val. I regel bör det vara möjligt att låna valurnor från kommunens valnämnd. Dessa markeras tydligt så att det klart framgår vilket fack som gäller vilket val. I vallokalen ska finnas ett lämpligt antal avskilda platser (valskärmar) där väljarna utan insyn kan lägga in sina valsedlar i valkuvert. En av dessa bör vara anpassad för personer med funktionshinder. Vid dessa platser ska det också finnas en penna så att väljaren har möjlighet att på valsedeln markera högst tre personröster. Röstlängden, i en eller flera volymer, för det valdistrikt som lokalen gäller ska finnas i vallokalen. I eller vid ingången till vallokalen ska grupp- och kandidatförteckningar finnas för de val som hålls där. Det kan vara en lämplig ordning att om så är möjligt anslå grupp- och kandidatförteckningarna på en vägg så att de finns lätt tillgängliga för väljarna. I vallokalen ska finnas ett exemplar av 38 kap. kyrkoordningen samt av de närmare bestämmelser om de direkta valen som kyrkostyrelsen har utfärdat med stöd av 38 kap. 89 i kyrkoordningen. Dessa bestämmelser finns i häftet Bestämmelser om direkta val i Svenska kyrkan som skickas ut tillsammans med övrigt valnämndsmaterial. I vallokalen ska finnas ett tillräckligt antal valkuvert (11 a). Vid beräkningen av antalet valkuvert per vallokal är det viktigt att med relativt god marginal överstiga det beräknade antalet väljare. Samtidigt kan finnas anledning för valnämnden att i de fall det finns flera vallokaler behålla en del av valkuverten som en reserv. Det kan hända att det uppstår brist på valkuvert i en viss vallokal på grund av att andelen röstande inte är lika stort i alla församlingar/valdistrikt. I eller vid ingången till vallokalen ska blanka valsedlar finnas för de val som äger rum. Dessa ska läggas ut på en lämplig plats så att de finns lätt tillgängliga för väljarna. Det ska också finnas en lämplig plats för nomineringsgruppernas valsedlar. Gruppernas tryckta valsedlar ska läggas för sig åtskilda från de blanka valsedlar som också ska finnas vid röstningslokalerna. Det bör vara en plats utanför men i anslutning till röstningslokalen. Det finns bestämmelser om utläggning av nomineringsgruppernas valsedlar i 24 i kyrkostyrelsens närmare bestämmelser om direkta val. I varje vallokal ska finnas Protokoll från röstning i vallokal (bilaga 12 c), blanketten Resultat från den preliminära sammanräkningen i vallokalen (bilaga 12 d resultatbilaga) och Följesedel för inlämning av valhandlingar från vallokalen (bilaga 12 e). I varje vallokal ska följande typer av kuvert och omslag finnas: Omslagskuvert för räknade valsedlar vid den preliminära rösträkningen i vallokalen (11 h). Omslagskuvert för kuvert som ska bevaras efter granskning i vallokalen (11 i). Omslagskuvert för valsedlar som inte godkänts vid granskning i vallokalen (11 j). I varje vallokal ska finnas valkassar (11k) för varje val som hålls i lokalen. I dessa läggs det material som valförrättarna ska överlämna till valnämnden. I varje vallokal kan det eventuellt också behöva finnas säkerhetstejp och plomber. Utrustning för särskilda röstmottagningsställen Även på ett särskilt röstmottagningsställe ska finnas en avskild plats (valskärm) där väljarna utan insyn kan lägga in sina valsedlar i valkuvert. En av dessa bör vara anpassad för personer med funktionshinder. Där ska det också finnas en penna så att väljaren har möjlighet att på valsedeln markera högst tre personröster. På eller vid ett särskilt röstmottagningsställe ska det finnas grupp- och kandidatförteckningar för de val som äger rum inom valnämndens ansvarsområde. På ett särskilt röstmottagningsställe ska finnas ett exemplar av 38 kap. kyrkoordningen samt de närmare bestämmelser om de direkta valen som Kyrkostyrelsen har utfärdat med stöd av 38 kap. 89 kyrkoordningen. Dessa bestämmelser finns i häftet Bestämmelser om direkta val i Svenska kyrkan. Kyrkoval

8 På ett särskilt röstmottagningsställe ska finnas blanka valsedlar för samtliga val inom valnämndens ansvarsområde (församling eller pastorat). Dessa ska läggas ut på en lämplig plats så att de finns lätt tillgängliga för väljarna. Det ska också finnas en lämplig plats för nomineringsgruppernas valsedlar. Gruppernas tryckta valsedlar ska läggas för sig åtskilda från de blanka valsedlar som också ska finnas vid röstningslokalerna. Det bör vara en plats utanför men i anslutning till röstningslokalen. På ett särskilt röstmottagningsställe ska vidare finnas följande material: Tillräckligt antal valkuvert (11 a). Tillräckligt antal fönsterkuvert för förtidsröstning (11 b). Blankett för anteckningar om röstmottagningen på ett särskilt röstmottagningsställe, bilaga 12 b. Omslagskuvert för förtidsröster som har lämnats inom valnämndens ansvarsområde (11 f). Röstmottagningen Hos den som minns valet som en trevlig upp levelse, där man kanske också fick ny kunskap om Svenska kyrkan, finns möjlig heten att samhörigheten med kyrkan stärkts. När det gäller röstmottagningen är det några saker som är viktiga att framhålla. I en röstningslokal eller i ett utrymme intill lokalen får det inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. Det är valförrättarna eller röstmottagarna som ansvarar för ordningen i röstningslokalen. Den person som finns i röstningslokalen eller i ett utrymme intill lokalen ska rätta sig efter de instruktioner som valförrättarna eller röstmottagarna ger för att röstmottagningen ska kunna genomföras. Uppstår det oordning får röstmottagningen tillfälligt avbrytas. Vid röstmottagning i en vallokal ska minst tre valförrättare vara närvarande. En av dessa ska vara ordförande eller ordförandens ersättare. Vid röstmottagning på ett särskilt röstmottagningsställe ska minst två röstmottagare vara närvarande. När vallokalen har öppnats för röstmottagning ska den av valförrättarna som är ordförande visa dem som är närvarande att varje valurna är tom. Sedan får valförrättningen börja. Om röstmottagningen i en vallokal avbryts ska varje valurna och röstlängden förseglas och förvaras på ett säkert sätt. När röstmottagningen fortsätter ska valförrättarna visa dem som är närvarande att förseglingarna inte har öppnats. När röstmottagningen avbryts på ett särskilt röstmottagningsställe ska de kuvert som tagits emot förvaras på ett säkert sätt under avbrottet. Väljare som finns i vallokalen eller på en plats som de har anvisats intill lokalen, när tiden för röstmottagning går ut, ska få tillfälle att rösta. Detta gäller även när röstningen avbryts för att det är tid för församlingens huvudgudstjänst. Detsamma gäller naturligtvis också vid röstmottagning på ett särskilt röstmottagningsställe. Röstmottagningen ska förklaras avslutad när tiden för röstmottagning i vallokalen har gått ut och väljarna enligt första meningen detta stycke har fått tillfälle att rösta. Valförrättarna ska föra protokoll över valförrättningen i vallokalen. Röstmottagarna på särskilda röstmottagningsställen ska föra fortlöpande anteckningar över röstmottagningen. I protokollet och anteckningarna är det viktigt att särskilt notera sådant som avviker från ordningen och vilka åtgärder som tagits med anledning av detta. Preliminär rösträkning i vallokalen Efter avslutad röstmottagning ska en preliminär rösträkning genomföras. Hur denna ska genomföras beskrivs i SvKB 2012: och i Informationshäfte för valförrättare. Efter valets avslutning och den preliminära rösträkningen i vallokalen ska allt material överlämnas från valförrättarna till valnämnden. Hur överlämnandet ska ske måste valnämnden besluta och instruera valförrättarna om. Det är sedan valnämndens uppgift att vidarebefordra handlingarna till stiftsstyrelsen. Valnämnden ska dessutom rapportera resultatet av den preliminära rösträkningen. Kyrkomötesvalet ska räknas och inrapporteras först eftersom det finns ett påtagligt massmedialt intresse för kyrkomötesvalet. Valnämndens rapportering av den preliminära rösträkningen kan ske direkt via internet. Avsikten är att det ska vara möjligt att få fram ett samlat preliminärt resultat så snart som möjligt. Ytterligare information om hur detta ska göras finns på annan plats i detta nyhetsbrev. Stöd och support Stiften kommer under valdagen att vara bemannade för att kunna svara på frågor från valnämnderna under dagen, men kommer ock 8 Kyrkoval

9 Läs mer Valnämndens ansvar beskrivs också i valhandboken: foto: magnus aronson/ikon Kapitel 6.8 utläggning av tryckta valsedlar där val äger rum. Kapitel 8 valnämnden och dess uppgifter. Kapitel 9.5 utrustning för röstningslokaler. Kapitel 9.6 utläggning av valsedlar från nomineringsgrupperna. Kapitel 10 förtidsröstning på expeditioner och på särskilda röstmottagningsställen. Kapitel 11 brevröstning genom postbefordran eller bud. Kapitel 12 röstning i vallokal och behandling av mottagna förtidsröster. Kapitel 13 preliminär sammanräkning, hantering av handlingar från vallokalen samt rapportering av det preliminära resultatet. Kapitel 14 informera om valet. så att vara bemannade under kvällen för att vid behov kunna ta emot valnämndernas rapportering av den preliminära rösträkningen. Likaså kommer kyrkostyrelsens valkansli att vara bemannat under dagen för att kunna stödja stiften och för att kunna svara på frågor från media. Församlingen På valdagen har församlingen en särskild möjlighet att visa upp sig och sin verksamhet. Även medlemmar som kanske inte besöker Svenska kyrkan och dess verksamhet så ofta kommer att besöka vallokalen. Därför finns skäl att ge mervärde till valaktiviteten. Kanske kan församlingen ha medarbetare på plats som tar emot och kan svara på frågor? Kanske kan det ges smakprov på olika verksamheter, finnas en utställning som visar på bredden i det som görs? Kanske kan man få en kopp kaffe eller en lugn stund med musik? Som kyrka har vi tillsammans möjligheten att göra något extra av valdagen då många medlemmar möter upp vid valurnorna. Alla kontakter med Svenska kyrkan påverkar människors bild av kyrkan, även valet. Hos den som minns valet som en trevlig upplevelse, där man kanske också fick ny kunskap om Svenska kyrkan, finns möjligheten att samhörigheten med kyrkan stärkts. Visionen är En kyrka som människor har en positiv relation till och känner glädje över att tillhöra (ur Svenska kyrkans kommunikationsplattform). När detta sagts ska också sägas att det naturligtvis är viktigt att tänka på att man inte gör något av detta på sådant sätt att man riskera valets formella genomförande. Det behövs ett visst fysiskt avstånd mellan församlingens aktiviteter och vallokalen för att inte riskera valets genomförande. Aktiviteter får inte pågå inne i vallokalen och helst inte i det närmast anslutande rummet heller. Den springande punkten är att det i en röstningslokal eller i ett utrymme intill lokalen inte får förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. Det är också viktigt att komma ihåg att det är valförrättarna eller röstmottagarna som ansvarar för ordningen i röstningslokalen. Men om detta beaktas är det fullt möjligt att bjuda på kaffe, körsång, visa upp kyrkobyggnaden eller församlingens diakonala arbete. Gör gärna årets kyrkoval till en händelse då hela kyrkan visas! Bjud på kaffe, körsång visa upp kyrkobyggnaden eller församlingens diakonala arbete. Gör gärna årets kyrkoval till en händelse då hela kyrkan visas! Kyrkoval

10 Leveranser Leverans av röstlängder De allra flesta valnämnderna kommer att få sina röstlängder den 9 10 september, men ett fåtal kan komma att få dem redan fredagen den 6 september. Eftersom röstlängderna skickas så nära valdagen är det extra viktigt att någon finns på plats för att ta emot leveransen. Det är också viktigt att kontakta valkansliet, på telefonnummer , om ni inte har fått röstlängderna senast den 10 september. Vi ber er att omgående kontrollera innehållet i leveransen och försäkra er om att antalet röstlängder är korrekt och att inga skador uppstått. Leverans av valsedlar Tryckning och distribution av valsedlar till nomineringsgrupperna påbörjas i 10 juni. De flesta nomineringsgrupper bör ha fått sina valsedlar under juni eller juli månad, men det finns vissa undantag. För exempelvis nomineringsgrupper som ställer upp i en valkrets med förlängd handläggningstid kan valsedlar komma att skickas ut under augusti månad. Detsamma gäller valsedlar där ändringar av ursprungsbeställningen har skett. Nomineringsgrupper som ännu inte har fått sina valsedlar i början av augusti ombeds kontakta valkansliet på telefonnummer Observera att det måste finnas en person på plats som tar emot leveransen. Om en valsedelsleverans visar sig ha felaktigt tryck, eller på annat sätt är skadad, är det också viktigt att valkansliet omgående kontaktas på ovanstående nummer. Leverans av grupp- och kandidatförteckning samt av resultatbilagor De tryckta grupp- och kandidatförteckningar som ska finnas i vallokaler och på särskilda röstmottagningsställen kommer att skickas ut omkring den 19 augusti och ska vara hos er senast måndagen den 23 augusti. I samma försändelse kommer även resultatbilagorna att finnas. Försändelsen innehåller en grupp- och kandidatförteckning för varje vallokal, liksom för varje särskilt röstmottagningsställe som är öppet på valdagen. Två extra förteckningar skickas med till varje valnämnd. Dessa är tänkta att användas om valnämnden har särskilda röstmottagningsställen som endast är öppna före valdagen. Överupplagan är en uppskattning, eftersom valkansliet inte har kännedom om hur många sådana särskilda röst- mottagningsställen som finns. Grupp- och kandidatförteckningar finns också på kyrkoval under rubriken Rösta i kyrkovalet följt av Vilka kan jag rösta på? I varje vallokal ska det finnas två resultatbilagor per val, det vill säga sammanlagt 6 blanketter (8 blanketter för Göteborgs kyrkliga samfällighet) i en häftning. Resultatbilagorna används vid sammanräkning och rapportering av valresultatet. Kontrollera omgående följande: Saknas något? Är materialet helt? Ring omgående valkansliet på telefon om ni inte har fått era grupp- och kandidatförteckningar samt resultatbilagor senast den 23 augusti eller om något har hänt med leveransen. Registrering av leveransadress för och leverans av valnämndsmaterial Valnämndernas beställningar av valmaterial till röstningslokalerna är nu registrerade och sammanställda. Materialet levereras mellan den 5 9 augusti. Några dagar innan skickas ett brev, till den leveransadress som valnämnderna registrerat i organisationsregistret, som förvarnar om att leverans snart sker. Leveransadressen får inte vara en boxadress eller liknande. För alla orter med nytt postnummer, kontrollera att detta har uppdaterats i organisationsregistret (församlingen bör ha en person som kan hantera organisationsregistret till valnämndens hjälp). Kontrollera även att adress och postnummer inte går till postbox eftersom leveransen sker med bil eller lastbil. Om ni på beställningen markerade att leveransadressen var felaktig måste den omgående rättas i organisationsregistret. Någon måste vara beredd att ta emot leveransen när den kommer och kontaktuppgifterna för denne och leveransadressen måste registreras på valnämndens egen verksamhetssida i organisationsregistret för att en adresslapp ska kunna skrivas ut till leveransen. Det är viktigt att den som registrerar uppgifterna väljer år 2014 och söker enheten för att därefter klicka på verksamhet Valnämnd. Det telefonnummer som ska skrivas ut på adresslappen måste registreras som telefontyp mobiltelefon. Handläggaren i organisationsregistret har instruktioner till sin hjälp på välj rubriken Valnämnd och därefter Instruktioner för registrering. Support ges av Svenska kyrkans kanslistöd på telefon När ni fått er leverans är det även viktigt att ni kontrollerar följande: Är paketen/kartongerna skadade? Stämmer antalet levererade kollin (kartonger) mot bifogad packsedel? Har produkterna i kartongerna någon skada? Stämmer levererat antal av varje produkt mot bifogad packsedel och er beställning (öppna samtliga kartonger)? Om något av ovanstående inte är som det borde eller om leveransen inte kommit fram ska valnämnden omgående kontakta valkansliet och Barbro Jansson på telefon eller skicka ett meddelande med e-post till kyrkoval@svenskakyrkan.se Alla leveranser Valnämnden ansvarar för att materialet hanteras aktsamt, det vill säga så att det inte kan stjälas eller förstöras. Om det först på valdagen upptäcks att något saknas kan det bli svårt att få fram nytt material till er. Om ingen person finns på adressen för att ta emot leveransen körs leveransen tillbaka till Postens utlämningsställen. Vid mindre försändelser (Företagspaket, upp till 35 kg) så kan dessa hämtas hos Postens ombud. Vid större försändelser (PallEtt+, över 35kg, som står på pall), återsänds godset till närmaste godsterminal och finns att hämta där. I båda fallen kommer avisering från Posten göras med en avi i brevlådan enligt Postens ordinarie rutiner. Materialet ligger kvar i 14 dagar för att kunna hämtas av mottagaren, det vill säga valnämnden. Därefter återsänds godset till valkansliets lager. I de fall godset kommer i retur till lagret ringer valkansliet till valnämnden för överenskommelse om ett andra utskick. Denna extra kostnad för retur av godset bekostas av valnämnden. Valnämnden ansvarar för att materialet hanteras aktsamt, det vill säga så att det inte kan stjälas eller förstöras. 10 Kyrkoval

11 Externkommunikation att göra valet känt Syftet med den externa kommunikationen inför kyrkovalet 2013 är att göra valet känt hos en bred allmänhet samt ge kunskap om Svenska kyrkan och dess verksamhet. Strategin för arbetet är att samverka och utveckla de olika delarna tillsammans med medarbetare i stift och församlingar samt samfälligheter. Strategin för detta är i huvudsak uppdelad i tre delar: Röstkort Röstkorten är utformade för att valet ska kunna genomföras korrekt och för att vara en kanal för information om vad kyrkan gör och vad man kan påverka. Röstkortet är utformat för igenkänning med tidigare val och samspelar med den verktygslåda för kommunikation som den nationella nivån erbjuder församlingarna. Målgrupp och kanalval Kommunikationssatsningen inför kyrkovalet riktar sig till samtliga röstberättigade medlemmar. Röstberättigad är den som är medlem i Svenska kyrkan, 16 år eller äldre, folkbokförd i Sverige. Kommunikationen ska ske i breda kanaler. Verktyg för kommunikation Den verktygslåda som tas fram för 2013 års val bygger på en uppdatering av verktygslådan från Konceptet bygger på att erbjuda en grund som stiften och församlingarna antingen kan använda som de är eller kan lägga till egna mer lokalt anpassade texter. Verktygslådan erbjuds stift, samfälligheter och församlingar för att underlätta och möjliggöra en sammanhållen extern kommunikation inför valet. Verktygslådan är tänkt att bland annat innehålla underlag och original för: Annonser och annonsmallar för tryck i olika format Banners, kampanj i CS Affischer Trafikreklam Reklamfilm 2 st. vykort, ett mer allmänt inriktat och ett som riktar sig till 16-åringar Bokmärke Roll-ups Profilprodukter (för att marknadsföra kyrkovalet) Pluggar Bilder Artiklar Tips Mediatips Power Pointpresentationer Tanken är att den nationella nivån bekostar närvaro i rikstäckande medier och att stift, samfälligheter och församlingar kompletterar satsningen lokalt utifrån sina förutsättningar. Läs mer Läs mer på kyrkovalets webbplats: svenskakyrkan.se/kyrkoval och intranät: internwww.svenskakyrkan.se/kyrkoval Kyrkoval

12 B POSTTIDNING Returer till: Svenska kyrkan Uppsala (tel ) Valet i sommar Nästa nyhetsbrev kommer i mitten augusti och är det sista inför valdagen. Mycket kan hända i sommar som påverkar valet så ta för vana att gå in på och Valnämnd för att hålla dig uppdaterad. Här lägger vi ut information kontinuerligt. Kontaktpersoner Återanvänd inget material! Om någon valnämnd har kvar material från valet 2009 måste detta slängas innan det nya materialet levereras för att förhindra sammanblandning. Orsakerna till att material inte får återanvändas är flera. Bland annat kan limmet på valkuverten inte garanteras fungera tillfredsställande efter fyra år och det kan därför äventyra valhemligheten. Även om utseendet på blanka valsedlar inte har ändrats så uppstår skillnader i kulören på papperet mellan de olika åren de trycks och därför kan valsedlar inte sparas mellan kyrkovalen. Den blomstertid nu kommer Valkansliet önskar alla en riktigt glad sommar. Vi hoppas att ni alla får en sån där riktigt solig, behaglig och avkopplande sommar, en lång och härlig sommar där dagarna inte regnar bort, utan är sådär ljusblå som när Tomas Ledin sjunger. Vad gäller blanketter och övriga kuvert så har förändringar skett i regelverket och materialet har därför anpassats efter detta vilket förhindrar att de återanvänds. släng gammalt valmaterial Stift Namn telefon Uppsala Willy Hagel Linköping Anders Quarlzon Lasse Ottosson Skara Andreas Fagrell Peter Carlsson Strängnäs Jessica Engström Västerås Göran Broås Per-Håkan Sandberg Växjö Vibeke Bergman Bo Löfgren Lund Anders Ploman Eirik Ski Göteborg Margareta Wicander Karlstad Ingrid Kåwe Ingela Stålhandske Härnösand Peter Lundgren Katarina Ångström Luleå Heidi Stenberg Visby Anna Tronêt Stockholm Jan-Åke Engfors Petra Forsberg kyrkoval 2013 ges ut av kyrkostyrelsen redaktör: Ann-Mari Lundholm, ann-mari.lundholm@svenskakyrkan.se redaktion: För kontakt med redaktion mejla kyrkoval@svenskakyrkan.se ansvarig utgivare: Helén Ottosson Lovén, Generalsekreterare produktion: Ineko 2013, kyrkostyrelsen postadress: Uppsala besöksadress: Sysslomansgatan Miljömärkt trycksak nr Artikelnummer: SK13133