Forsgårdens Golfklubb 2013 Styrelsemöte 2013-04-15 Närvarande Lars-Åke Fritzson (LF) Bo Dahlström (BD) Gert Karlsson (GK) Pierre Reinler (PR) Thomas Setterberg (TS) Annika Harrysson (AH) Elisabeth Schumacher (ES) Mattias Jöckert (MJ) punkt 12 och 13 Frånvarande Karin Petersson (KP) Thorleif Thomsen (TT) Ordinarie styrelsemöte 2013-02-11 53 Mötets öppnande LF hälsade välkomna och öppnade mötet. 44 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. Som protokolljusterare valdes Pierre Reinler och som sekreterare Annika Harrysson. 55 Föregående mötesprotokoll och bevakningslistan Föregående mötesprotokoll godkändes. Kort genomgång av bevakningslistan. Faddergolf: 2 st. fadderrundor per elev ingår i grönakort utbildningen och dessa genomförs med hjälp av HURkommittén. Nybörjare behöver dessutom omhändertas av faddrar/golfkompisar för att kunna spela sig till officiellt HCP. Medlemskommittén har avsagt sig detta uppdrag. Frågan tas på nytt upp med medelskommittén (ansvarig LF). 1
56 Rapporter Medlemskommittén har många och bra aktiviteter på gång med bland annat en träff för nya medlemmar den 5 maj. Tävlingen den 25 april (vårrullen) kommer troligen endast att kunna genomföras på 9-hålsbanan. Fastighetskommittén har gjort en inventering av samtliga fastigheter och en plan för underhållsbehoven under de kommande 5 åren har tagits fram. Nuvarande värmepump är utsliten och en ny installation behöver göras, FK tar in anbud från minst 3 leverantörer. Beslut: Bengt Arne från FK bjuds in till nästa möte för att diskutera underhållsplanen. Tävlingskommittén Alla tävlingar är nu inlagda i GIT och tävlingsledarutbildningen är genomförd. Juniorkommittén önskar fler mål med avståndsmått på DR. Beslut: Detta skall fixas omgående.(ansvarig MJ) HUR-kommittén: hål 10 och 12 skall vara för utbildning 57 Investeringar Följande investeringsäskande godkändes: Dränering av DR: kostnad av 25 000 kr (BU) Avvattning hål 9:5 & 9:7: kostnad 110 000 kr (BU) Lövblåsningsmaskin: kostnad 50 000 kr (ej i BU) Jämna ut skogskant mellan infartsvägen och tee 9:2: kostnad 20 000 kr (ej i BU) 58 Ekonomisk rapport och rapport från kansliet Antalet medlemmar har ökat och är nu upp i 1709 aktiva medlemmar Det saknas fortfarande årsavgifter från ca 50 medlemmar och dessa kommer under de närmaste veckorna tillskrivas med en information om att deras spelrätter, enligt spelrättsbestämmelserna, kommer att annulleras. Jämfört mot budget saknar vi fortfarande ca 700 000 kr i medlemsintäkter. Kostnadssidan visar på en lägre kostnad (ca 900 000 kr) än under första kvartalet 2012. 2
Beslut: Förslag på ett eller flera alternativ av provmedlemskap skall omgående tas fram för att lanseras senast under maj månad. (ansvarig LF/JH) 59 Fördelningen av GGF-korten beslutades. 60 Bokningsregler Bokningsreglerna för 2013 beslutades efter några mindre justeringar och dessa publiceras omgående på hemsidan. Det som är nytt är att medlemmar och deras gäster kan boka upp till 6 st. 4-bollar med en obegränsad framförhållning, dessa bokningar skall dock göras via kansliet. 61 Utbyte mellan klubbar. Vid tävlingsutbyte och utbyte av företrädestider mellan klubbar och dess kommittéer, måste vi anpassa oss efter de regelverk som mer och mer gäller på våra samarbetsklubbar. Detta innebär att någon form av greenfee bör betalas även i dessa sammanhang. Beslut: Förslag till regelverk skall tas fram till nästa möte (ansvarig LF/JH) 62 Fritt spel för aktiva Göteborgsjuniorer Beslut: Vid GGF s årsmöte beslutades att juniorer tillhörande klubbarna inom GGF får fritt spel på samtliga banor i distriktet. För gästande juniorer på Forsgården gäller dock detta endast för vardagar och tävlingsfria helgdagar efter kl. 13:00 63 GGF Seriespel kontaktperson Frågan är nu löst genom att Bernt Olsson och Daniel Johansson delar på denna uppgift. 64 Marknadsföring För att attrahera nya medlemmar, företagspartners och gästspelare har vi ett stort behov av att marknadsföra oss mer frekvent och med en hög kvalitet. Budgeten för markandsföring är relativt begränsad och skall i första hand riktas mot våra primära målgrupper inom Kungsbacka kommun och dess närområde. Vi kommer inom den närmaste tiden bland annat synas i GT s Kungsbacka bilaga samt med en rullande annonsering på Golf.se, inom Halland och Göteborg. Fler marknadsaktiviteter och säljaktiviteter kommer dock att krävas för att vi skall lyckas med vår intäktsbudget. Beslut: Förslag till resursförstärkning i marknadskommittén samt en säljare till att bearbeta nya företagspartners tas fram omgående (ansvarig LF) 3
65 Medlemsvård En viktig framgångsfaktor är att vårda och behålla medlemmar. Idag tappar vi och hela golfsverige framförallt medlemmar med höga handicap. För att motverka denna utveckling föreslås att vi tar fram en av klubben subventionerad gruppträning riktad mot denna handicapgrupp. Beslut: Förslag tas fram tillsammans med Martin & Karolina (ansvarig BD). 66 Städning klubbhus mm. Baserat på behoven av att förbättra städningen av klubbhus och personal utrymme har offerter tagits in från ett flertal städbolag. Beslut: Vi kompletterar nuvarande städning med insatser från ett städbolag 1 gång per vecka, vidare skall ansvarsfördelningen hos egen personal förtydligas. (ansvarig MJ). 67 Veckomöten Uppstarten av veckomöten, där någon eller några av styrelsen har ett kort möte varje måndag med personal, restaurang samt Martin & Karolina, har visat sig vara ett effektivt sätt att snabbt agera och hantera många frågor utan att behöva invänta ett kommande styrelsemöte. Styrelsearbetet kommer därmed att framöver kunna ägnas åt mer övergripande frågor. Noteringarna från dessa möten distribueras löpande till styrelsemedlemmarna 68 Förslagslådan Inkomna förslag med kommentarer skall publiceras på hemsidan. (Ansvarig LF/JH) 69 Övriga frågor Stefan Eriksson har varit anställd i klubben under 25 år och som vår första 25-åring uppvaktades han och tackades för sina insatser under dessa år. Arthur Andersson och Sten Lindgren lämnade sina uppdrag som ledare av torsdagsgänget i samband med deras våravslutning. Klubben tackade, med blommor och presenter, för deras banbrytande insatser med att bygga upp det ideella arbetet i klubben. 4
Försäkringssavtalen och bevakningsavtalet med Securitas skall omförhandlas under året (ansvarig:tt/gk) Ideella resurser för att hjälpa till med greenfee kontroll skall sökas via hemsidan(ansvarig LF) Marknadsföring via sociala medier undersöks (ansvarig LF) 70 Avslutning LF tackade alla närvarande och avslutade mötet Nästa ordinarie styrelsemöte hålls tisdagen den 6 maj 2013 kl. 18.15. Vid protokollet Annika Harrysson Mötets ordförande Justeras 5