School of Mathematics and Systems Engineering Reports from MSI - Rapporter från MSI Rapportskrivning Utbildningskommittén Mar 2007 MSI Report 07045 Växjö University ISSN 1650-2647 SE-351 95 VÄXJÖ ISRN VXU/MSI/AU/R/--07045/--SE
Abstract: Denna instruktion har sammanställts i syfte att skapa ett enhetligt utseende för rapporter som framställs vid Matematiska och systemtekniska institutionen, Växjö universitet. Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 1 2 INSTRUKTIONER... 1 2.1 LAYOUT... 1 2.1.1 Pappersformat och marginaler... 1 2.1.2 Sidnumrering, överrubriker etc... 1 2.1.3 Typsnitt, teckenstorlek och radavstånd... 1 2.1.4 Stycken, sektioner och rubriker... 2 2.1.5 Noter... 2 2.1.6 Referenser... 2 2.1.7 Numrering av figurer och tabeller... 2 2.2 MALLAR... 2 3 RESURSER... 2 3.1 PROGRAM... 2 3.2 BIBLIOTEKET... 3 3.3 TEXTVERKSTADEN... 3 4 EFTERARBETEN... 3 4.1 DIGITAL PUBLICERING... 3 4.2 PLAGIATKONTROLL... 3 5 MERA ATT LÄSA... 3 REFERENSER... 4 BILAGOR... 5 BILAGA A RAPPORTSTRUKTUR... 5 BILAGA B HANTERING AV EXAMENSARBETEN VID MSI... 6 BILAGA C DIVA... 8 BILAGA D GENUINE TEXT... 9 BILAGA E RAPPORTSERIER... 10 i
1 Inledning Detta dokument har flera syften. Dels skall det ge instruktioner angående det layoutmässiga utseendet på rapporter och skriftliga arbeten som produceras vid institutionen, dels informera examensarbetare om arbetsgången (Se Appendix B) och den generella strukturen för ett innehållsligt upplägg samt kort förklara de efterarbeten som skall göras med varje rapport. Dokumentet utseende bygger på en tidigare upplaga av layout-instruktioner samt på de diskussioner och synpunkter som lämnats av institutionens medarbetare i samband med ett offentligt tillgängliggörande av förslaget via institutionens hemsida. För att begränsa sidantalet för denna rapport bryter layouten mot det uppställda direktivet att nytt kapitel skall starta på ny sida (avsnitt 2.1.4). 2 Instruktioner Följande riktlinjer har sammanställts i syfte att skapa en enhetlig utformning av de rapporter och skriftliga arbeten som framställs vid MSI, Växjö universitet. Publicering av rapporter i tidskrifter eller i anslutning till finansiärer kan kräva annat upplägg men dessa instruktioner bör kunna ligga till grund för övrig publicering. 2.1 Layout Denna sektion beskriver detaljerna i den layout som författare till rapporter bör följa. Pappersformat med marginalstorlekar, sidnumrering, rubriker, typsnitt, teckenstorlek och radavstånd, noter samt sätt att skriva referenser diskuteras. 2.1.1 Pappersformat och marginaler Originalrapporter ska vara i A4-format Bredden på sidomarginaler skall vara omkring 3,0 cm, toppmarginal 2,0 cm och bottenmarginal 2,5 cm. Text skall ej skrivas i flera kolumner. 2.1.2 Sidnumrering, överrubriker etc. Det skall inte finnas något sidhuvud eller någon sidfot som innehåller rapportens namn. Varje sida, förutom titelsidan, i rapporten skall pagineras centrerat samt noter och figurer skall numreras. De inledande sidorna fram till kapitel 1 numreras med i,ii,iii, etc. Från och med kapitel 1 används romerska siffror. 2.1.3 Typsnitt, teckenstorlek och radavstånd En rekommendation är att typsnittet Times med en teckenstorlek på 12 punkter används allmänt samt enkelt radavstånd. Andra typsnitt kan användas om det sker konsekvent. Detta kan vara lämpligt i matematisk text då inte Times ger bästa möjlighet till utskrift av formler. För markeringsändamål i text använd fetstil eller kursiverad stil undvik understruken text. För citat görs indrag både vänster och höger med 2 cm. 1
2.1.4 Stycken, sektioner och rubriker Undvik blanka rader mellan stycken. Indentera istället första raden i varje nytt stycke med 0,5 cm. Detta gäller inte för det första stycket efter ny rubrik. Sektionsrubriker skall numreras och skrivas i samma typsnitt som övrig text. För rubriker på första nivå skall teckenstorlek 14 punkter och fet stil användas. För rubriker på andra nivåer skall teckenstorlek 12 punkter och fet stil användas. Använd inte mer än tre nivåer. För rapportens rubrik skall 18 punkter fet stil användas. För större omfattande rapporter såsom examensarbeten eller avhandlingar skall varje nytt kapitel starta på ny sida. 2.1.5 Noter Noter skall endast användas om det är absolut nödvändigt. 2.1.6 Referenser Det finns flera olika sätt att i rapporttexten referera till källor samt att utforma referenslistor; flera exempel anges av Higham (1993), som är ett exempel på referens enligt Harvardsystemet (namn och år). Använd företrädesvis Harvardsystemet men andra välkända referenssystem kan användas om det genomförs konsekvent. När det gäller webbreferenser skall dessa inte bara innehålla aktuell länk utan även inkludera när den senast utnyttjades. Typen av rapport och eventuell publicering i tidskrift avgör bland annat vilken variant som används. 2.1.7 Numrering av figurer och tabeller Figurer och tabeller numreras lämpligen i sekvens inom ett kapitel. Detta innebär för figurnumrering att man inom kapitel ett numrera figurerna 1.1, 1.2, 1.3, osv. Figurer i kapitel två får då numreringen 2.1, 2.2, osv. Till varje figur eller tabell skall det finnas en kort förklaringstext. 2.2 Mallar Mallar för ordbehandlare (Word, LaTeX) enligt institutionens standard finns att tillgå för olika plattformar och dessa mallar följer instruktionerna i denna rapport. Se länkarna på MSIs hemsida angående processen kring examensarbeten. Tankar kring strukturen och det innehållsliga upplägget för ett examensarbete finns i bilaga A. 3 Resurser Det finns flera olika resurser som kan hjälpa till och ge ett stöd när rapporten skall skrivas. Några av dessa beskrivs i detta avsnitt. 3.1 Program Det finns många program för hantering av referenser, figurer och diagram när man håller på att skriva en uppsats eller bara vill skapa en lista (bibliotek) av referenser. Ett sådant 2
program är EndNote som låter dig att söka efter referenser på bl a universitetsbiblioteket, LIBRIS och hundratals andra bibliotek. Andra bibliografiska program är Reference Manager, ProCite, Wikindx och WriteNote. När programmet kopplas ihop med ett ordbehandlingsprogram som stödjer sådana funktioner genereras ofta referenserna automatiskt. En Pdf-konverterare finns att tillgå i datorsalarna. Den fungerar som en virtuell skrivare, med skillnaden att en fil i Pdf-format skapas istället för en utskrift på papper. 3.2 Biblioteket Biblioteket kan hjälpa till flera olika sätt. De visar på de resurser som finns tillgängliga och ger utbildning i biblioteksökning. De håller också kurser i EndNote. 3.3 Textverkstaden Knutet till biblioteket finns en resurs som kallas Textverkstad. Den ger författarna viss hjälp med texten. 4 Efterarbeten Detta kapitel behandlar kort olika delar av efterarbete som görs i samband med publiceringen av institutionens rapporter. 4.1 Digital publicering Enligt rektorsbeslut 060101 skall varje rapport av forsknings- eller examensarbeteskaraktär publiceras i bibliotekets digitala publikationssystem Diva. En kort information ges i bilaga C. För vidare information besök bibliotekets hemsida. 4.2 Plagiatkontroll Från och med årsskiftet 060401 skall alla rapporter knutna till examensarbeten kontrolleras med avseende på plagiat. På Växjö universitet används programvaran Genuine Text för detta ändamål. En kort information ges i bilaga D. 5 Mera att läsa Goda instruktioner för att skriva bra rapporter på engelska ger Higham (1993) och Beer (1992). Higham ger rådet att studera välskriven matematisk litteratur och framhåller, bland andra, Halmos (1974) och Grabiner (1983) som goda exempel på detta. Motsvarande instruktioner ger Backman (1998) när det gäller rapportskrivning på svenska. Generellt ger dessutom studier av tidskrifter och rapporter inom aktuellt ämne idéer om upplägget för en rapport. 3
Referenser (Nedanstående referenser följer biblioteksutbildningen i Borås beskrivning av Harvardsystemet (HB 2006).) Backman, Jarl (1998). Rapporter och uppsatser. Lund: Studentlitteratur AB Beer, David F. (Ed.) (1992). Writing and Speaking in the Technology Professions: A Practical Guide. New York: IEEE Press. Björk, Lennart & Räisänen, Christine (2003). Academic Writing. Lund: Studentlitteratur AB Grabiner, Judith V. (1983). Who gave you the epsilon? Cauchy and the origins of rigorous calculus. Amer. Math. Monthly 90 (3), 185-194. Halmos, P. R. (1974). Finite-Dimensional Vector Spaces. New York: Springer-Verlag. HB (Högskolan i Borås) (uppdaterad 2006), Harvardssystemets utnyttjande enligt Högskolan i Borås, tillgänglig <http://www.hb.se/blr/harvard/kallhar.asp>, (061208) Higham, Nicholas J. (1993). Handbook of Writing for the Mathematical Sciences. Philadelphia: Siam. MSI (Matematiska och systemtekniska institutionen) (uppdaterad 2006), En arbetsgång för hantering av examensarbeten, tillgänglig <http://www.vxu.se/msi/forskn/exarb/hantering.html>, (061208) 4
Bilagor Bilaga A Rapportstruktur Här följer ett förslag till disposition för en avrapportering av ett genomfört examensarbete. Ordvalet i förslagets huvudrubriker vill visa på innehåll mer än på exakt rubricering. Diskutera gärna rubrikerna och deras innehåll med era handledare. Titel Abstract (sammanfattning på svenska och engelska samt sökord ) Innehållsförteckning Problemformulering Bakgrund (Teori, vid behov) (Metodval, vid behov) Bearbetning (rubrik som speglar det genomförda arbetet) Resultat Resultatdiskussion Slutdiskussion Referenser Bilagor 5
Bilaga B Hantering av examensarbeten vid MSI Processmodell 1. 2. 3. 4. 5. 6. Moment Val av ämne, inriktning och tidsplan som presenteras i en planeringsrapport Studenten registreras på kursen (DAC730, IVD730, MAC730, MEC730 eller liknande) Studenten skriver sitt examensarbete enligt de direktiv/mall som anvisats. Se dokumentet rapportskrivning.pdf Writing a report.pdf I de fall examensarbetet har skrivits i samarbete med företag/myndighet/ organisation, se information i DiVA. Enligt rektorsbeslut skall samtliga kandidat- och magisteruppsatser samt examensarbeten passera ett elektroniskt plagiatupptäckarsystem före examination. Då ett examensarbete är godkänt skall underlag för betygsregistrering i Ladok skickas till sekreteraren med uppgift om kurskod, titel, studentens/studenternas namn, personnummer, e- postadress Ansvarig Resp. student Resp. student Resp. student, examinator/handledare Resp. student Examinator Examinator/handledare 7. Förstasida, sista sida skickas via e-post till student/er Sekreterare 8. 9. 10. Försättssidan enligt MSI:s rapportserie infogas i dokumentet samt sista sida och konverteras till pdfformat. Studenten/er registrerar examensarbetet i DiVA. Om du/ni är förhindrade att publicera uppsatsen elektroniskt i sin helhet skall detta formulär skickas in. Även icke publicerade examensarbeten ska arkiveras. Examensarbetet, en fil i pdf-format mejlas till MSI. När ovanstående har fullföljts kontrolleras och verifieras uppgifterna och examensarbetet publiceras. Resultat rapporteras i ladok. Student Student Sekreterare 6
Ovanstående innebär att MSI inte står för upptryckning av examensarbetet till studenterna. Studenten står för upptryckning av egna exemplar. Upptryckningsinstruktion Färg:Lavendelblå försättssida, sista sida. Bindning: Svart, ej plast. Konvertering till Pdf En Pdf-konverterare finns att tillgå i datorsalarna. Den fungerar som en virtuell skrivare, med skillnaden att en fil i Pdf-format skapas istället för en utskrift på papper. Om du inte har Pdf-skrivaren installerad, installerar du den på samma sätt som du lägger till en vanlig skrivare. Skriv ut dokumentet på vanligt sätt (exempelvis Arkiv/Skriv ut...), men välj "Pdf" som skrivare i dialogrutan. Detta skapar en Pdf-fil i ditt hembibliotek på enhet H:, med en sifferkombination som namn. Döp sedan om denna fil till lämpligt namn. 7
Bilaga C Diva Universitetsbiblioteket ansvarar för det elektroniska publiceringsverktyget Diva. Via detta skall alla avhandlingar (doktor/licentiat) och examensarbeten på kandidat- och magisternivå publiceras. Tanken med Diva är dels att underlätta synligheten och dels öka spridningen av dessa dokument. När det gäller forskningsinriktad information kommer översikten av produktionen att underlättas. Information om publicering för olika typer av dokument erhålls via länken http://www.vxu.se/bib/diva/. Det finns en steg-för-steg-instruktion för tillvägagångssättet vid publicering. Instruktionen för publicering av examensarbeten kan nås via länken http://www.vxu.se/bib/diva/uppsatser/forf/. När det är aktuellt att publicera examensarbetet framgår av examensarbetenas processbeskrivning, se länken http://www.vxu.se/msi/forskn/exarb/hantering.html. 8
Bilaga D Genuine Text För att minska risken för fusk har Växjö universitet infört kravet på att varje rapport genomgår en plagiattest. Författarna hålls ansvariga då fusk upptäcks. Här följer en lista av punkter som berör varje för bedömning inlämnat arbete. Författarna garanterar att: Rapporten är resultatet av mitt/min grupps eget arbete, det innehåller egna redovisningar, tankar, idéer, lösningar etc. och är formulerat med egna ord. De redovisningar, tankar, idéer, lösningar etc. som presenteras här är framtagna för just denna kurs och har inte använts i andra kurser med samma eller snarlikt innehåll. Samtliga personer som anges som författare har på ett rimligt och rättvist sätt bidragit till arbetet som helhet. Alla källor och referenser som använts är tydligt angivna i såväl texten som i referenslistan. Eventuella citat som finns med är tydligt och korrekt återgivna, utgör endast en mindre del av den egna texten och används för att motivera egna påståenden. Arbetet inte innehåller material som är plagierat eller kopierat från icke angivna källor. Eventuellt kopierade material (text, bild, ljud, källkod, layout etc.) som förekommer är tydligt angivet i arbetet och har av upphovsrättsinnehavaren uttryckligen förklarats vara fritt att använda, alternativt har jag/vi dennes skriftliga tillstånd att använda det. Jag/vi är medvetna om att läraren kan, och i vissa fall är skyldig att kontrollera ifall arbetet innehåller plagiat genom att skicka det till ett elektroniskt plagiatupptäckarverktyg. Arbetet kommer då att sparas i en databas vilket gör att andra inte heller kommer att kunna plagiera denna text. Jag/vi är medvetna om att läraren är skyldig att rapportera misstänkt fusk och plagiat till universitetets disciplinnämnd, vilket kan leda till varning eller avstängning från studierna i upp till sex månader. Plagiatkontrollen sker genom utnyttjandet av Genuine Text. Information för lärare om användarid/lösen samt hantering av Genuine Text erhålls via universitetets IT-helpdesk. De studerande får vid behov vidare information via respektive kursansvariga. 9
Bilaga E Rapportserier För rapportskrivning inom Matematiska och systemtekniska institutionen (MSI) finns tre rapportserier tillgängliga. Två centrala rapportserier, som administreras av Forskningssekretariatet, är avsedda för goda examensarbeten inom magisterutbildningen samt för lärares forskningsrapporter. Övriga rapporter ges ut av MSI i en lokal rapportserie. Magisterrapporter skall skrivas på engelska om inget tungt vägande skäl finns för ett annat språk. Respektive ämneskollegium ansvarar för kvaliteten hos rapporterna. Denna instruktion avser den lokala rapportserien som har namnet Rapporter från MSI. Följande data gäller: ISSN: 1650-2647 ISRN: VXU/MSI/X/Y/--Löpnr SE X= DA, EL, FY, IV, MA, MDI, MT, NU, AU Y= E, R Löpnr erhålls av institutionens rapportsekretariat. Varje rapport klassificeras efter ämne och typ. Följande varianter finns: Ämne Typ DA Datalogi E Examensarbeten EL Elektro/datorteknik R Övriga rapporter FY Fysik IV Informatik MA Matematik MDI Matematikdidaktik MT Medieteknik NU Numerisk analys AU Allmänt 10
Matematiska och systemtekniska institutionen SE-351 95 Växjö Tel. +46 (0)470 70 80 00, fax +46 (0)470 840 04 http://www.vxu.se/msi/